Botkyrka kommuns system för lokalbokning föreningsbidrag förenings- och anläggningsregister

l a u n a m r a d n anvä o g k o o b r e t in Botkyrka kommuns system för lokalbokning föreningsbidrag förenings- och anläggningsregister

1 Sök ledig tid utan registrerad användare... 2 2 Sök ledig tid och skicka bokningsförfrågan... 3 2.1 Sök enstaka ledig tid... 3 2.2 Skicka förfrågan på ett sökresultat... 5 2.3 Lägg till ledare/tjänster/tillbehör/kort... 7 2.4 Gå via kalender för att boka ett sökresultat... 7 2.5 Sök en återkommande tid... 9 2.6 Boka ett sökresultat... 11 2.7 Ledare/tjänster/tillbehör/kort... 13 2.8 Gå via kalender för att skicka förfrågan på ett sökresultat... 13 3 Förening - Deltagare och aktiviteter... 15 3.1 Se registrerade aktiviteter... 15 3.2 Ny registrering av aktiviteter... 17 3.3 Föreningens grunduppgifter - redigera grunduppgifter -föreningsansvarig... 18 3.4 Ändra grunduppgifter... 18 3.5 Radera Grunduppgifter... 20 3.6 Föreningens medlemmar... 21 3.7 Registrera medlemmar... 21 3.8 Se tidigare registrerade medlemmar... 22 3.9 Föreningens styrelse... 23 3.10 Skapa Styrelsemedlem... 23 3.11 Ändra styrelsemedlem... 25 3.12 Radera Styrelsemedlem... 25 4 Ansökan om föreningsbidrag... 26 4.1 Skapa ansökan... 26 4.2 Komplettera ansökan (ändra)... 28 4.3 Radera ansökan... 29 4.4 Visa bidrag och ansökningar... 30 4.5 Sök bidrag och ansökningar... 31 1

1 Sök ledig tid utan registrerad användare Användaren kan söka tid genom att kombinerar olika sökkriterier och från visat resultat gå vidare till bokning/skicka förfrågan. Sökkriterierna är unik anläggning, aktivitet, distrikt samt naturligtvis när och minsta lediga tid. Sökresultatet visas i en lista. Man kan söka enstaka tider eller schematider. Resultatlistan visar alla objekt som har ledig tid utefter sökurval. Listan innehåller även anläggningsbild, telefonnummer, informationstext samt antal deltagare som kan vistas i lokalen samtidigt. Pris på bokningen för hela sökresultatet (priset visas för privatperson eftersom kunden inte är inloggad). För att kunna boka ett val i listan måste man vara registrerad i systemet. Man får i samband med bokningen möjlighet att registrera sig. Efter registrering och inloggning kan även priset förändras. Det finns tre olika registreringar beroende på vem man är Privatperson, Företag eller Förening. 2

2 Sök ledig tid och skicka bokningsförfrågan Inloggad föreningsanvändare eller privatperson 2.1 Sök enstaka ledig tid 1. Logga in 2. Välj menyn Boka 3. Välj Sök lediga lokaler (följande bild visas) Sökurval för sökning av ledig tid. Urvalen går att kombinera. Det som är obligatoriska sökurval är från och till datum samt från och till tid. Anläggning Dropdown listan visar alla anläggningar som har bokningsbara objekt Aktivitet Klicka på pilen i slutet av dropdown fältet, en lista med aktiviteter visas. Distrikt Dropdown listan visar alla distrikt som går att söka på Från datum Dropdown listan visar visa en kalender, välj från datum i kalendern. Till datum Dropdown listan visar en kalender, välj till datum i kalendern Från tid Dropdown listan visar tider, välj från tid i listan. Om du anger tiden själv måste du ange fyra tecken med semikolon mellan ex. 08:15 3

Till tid Dropdown listan visar tider, välj till tid i listan Om du anger tiden själv måste du ange fyra tecken med semikolon mellan ex. 20:10 Minst lediga tid Här har du möjlighet att söka att hela registrerade tidsintervallet ska vara ledigt eller en del av det angivna tidsintervallet ska vara ledigt Ex. om du anger att söka ledig tid mellan 16:00 till 21:00 och du inte anger något tidsintervall så söker du att hela den angivna tiden ska vara ledig. Om du vill att en del av tidsintervallet du har angivit enbart ska vara ledigt kan du i dropdown listan välja ex. 1 som innebär att du vill att det ska vara 1 timme ledigt någon gång mellan 16:00-21:00 4. Klicka på Sök En lista med alla lediga tider som stämmer överens med ditt sökurval visas. Om du vill skicka förfrågan på ett av dessa resultat markera framför den lediga tiden och klicka på Skicka förfrågan. Om du vill se resultatet i en kalenderöversikt markera framför den lediga tiden och klicka på Visa kalender 4

2.2 Skicka förfrågan på ett sökresultat 1. Sök fram en resultatlista med lediga tider 2. Markera framför den lediga tid du vill boka 3. Klicka på Boka (följande bild visas) Uppgifter såsom datum, tid, är ifyllda. Vilket objekt man valt visas i förloppsindikatorn ( se pil på bild) 4. Fyll i aktivitet (har du valt att söka på aktivitet är även detta val ifyllt) 5. Fyll i antalet deltagare Nu räknas priset ut efter registrerad kund, nyttjare, bokningstyp, aktivitet, datum och tid. Detta är parametrar som kan påverka priset 6. Klicka på Lägg till i kundkorg 7. Du kommer nu till Bokningsöversikt i kundkorgen. För att kunna söka ytterligare tider att lägga i samma kundkorg välj Sök fler tider. 8. För att boka kundkorgen, markera Jag accepterar Bokningsvillkor och tryck på knappen Boka/Skicka in. Du har nu skickat in en bokningsförfrågan. 5

Denna kundkorg kan innehålla ett antal förfrågningar. Man kan radera en förfrågan från kundkorgen genom att klicka på knappen för Ta bort När man har skickat förfrågan visas bokningsnumret i huvudet på bekräftelsen. Klicka på ett val i menyn till vänster för att gå vidare. Klar - En förfrågan gällande enstaka bokning är skickad. 6

2.3 Lägg till ledare/tjänster/tillbehör/kort På en förfrågan finns det ytterligare val man kan göra förutom var och när. Uppgifter om unik ledare med dess e-post och mobil kan registreras genom att man klicka på dropdown- pilen bakom rubriken KONTAKT/ LEDARE. Bokning av anläggningens tjänster och tillbehör bokas genom att man klicka på dropdown- pilen bakom respektive val. TILLBEHÖR eller TJÄNST. Om anläggningen som bokas har passersystem så finns avsnittet med PASSERKORT att tillgå. Kunden kan nu välja av kundens alla kort vilka som ska vara aktuella på bokningen eller lägga till alla kundens kort på en gång. 2.4 Gå via kalender för att boka ett sökresultat 1. Sök fram en resultatlista under menyn Sök ledig tid 2. Markera framför den lediga tid du vill se i en kalender eller de tider du vill se. Man kan välja flera objekt samtidigt och sedan klicka på Visa kalender för dessa. 3. Klicka på Visa kalender (följande bild visas) 7

Stängda, lediga och bokade tider visas i en kalender på valt objekt. Man kan välja att visa ytterligare objekt genom att markera dessa i rullisten. Schemat kan visas per dag, per vecka samt per månad. Det finns en färg förklaring i slutet av kalender. 4. Markera en ledig tid i kalendern 5. Klicka på Boka (för att genomföra själva förfrågan se kap 1.2) 6. Du kan även välja att gå tillbaka till sökresultatlistan utan att göra någon förfrågan Klicka på då Tillbaka till sök Klar - En förfrågan gällande enstaka bokning via Visa kalender är skickad. 8

2.5 Sök en återkommande tid 5. Loggar in 6. Välj menyn Boka 7. Välj Sök lediga lokaler (följande bild visas) Sökurval för sökning av ledig tid Urvalen går att kombinera. Det som är obligatoriska sökurval är från och till datum samt från och till tid. Anläggning Dropdown listan visar alla anläggningar som har bokningsbara objekt Aktivitet- Klicka på pilen i slutet av dropdown fältet, en lista med aktiviteter visas. Distrikt - Dropdown listan visar alla distrikt som går att söka på Från datum - Dropdown listan visar visa en kalender, välj från datum i kalendern. Till datum - Dropdown listan visar en kalender, välj till datum i kalendern Från tid - Dropdown listan visar tider, välj från tid i listan. Om du anger tiden själv måste du ange fyra tecken med semikolon mellan ex. 08:15 Till tid - Dropdown listan visar tider, välj till tid i listan Om du anger tiden själv måste du ange fyra tecken med semikolon mellan ex. 20:10 Minst lediga tid Här har du möjlighet att söka att hela registrerade tidsintervallet ska vara ledigt eller en del av det angivna tidsintervallet ska vara ledigt 9

Ex. om du anger att söka ledig tid mellan 16:00 till 21:00 och du inte anger något tidsintervall så söker du att hela den angivna tiden ska vara ledig. Om du vill att en del av tidsintervallet du har angivit enbart ska vara ledigt kan du i dropdown listan välja ex. 1 som innebär att du vill att det ska vara 1 timme ledigt någon gång mellan 16:00-21:00 Återkommande bokning- markera rutan för återkommande bokning. Ange frekvens (varje vecka, varannan vecka, var tredje vecka eller var fjärde vecka) samt ange hur många tillfällen minst i det sökta intervallet som ska vara lediga för att visas i sökresultatslistan. 8. Klicka på Sök En lista med alla lediga tider som stämmer överens med ditt sökurval visas. Om du vill boka ett av dessa resultat markera framför den lediga tiden och klicka på Boka Om du vill se resultatet i en kalenderöversikt markera framför den lediga tiden och klicka på Visa kalender 10

2.6 Boka ett sökresultat 1. Sök fram en resultatlista med lediga tider 2. Markera framför den lediga tid du vill boka 3. Klicka på Boka (följande bild visas) Uppgifter såsom datum, tid, är ifyllda. Tider i intervallet man INTE önskar avmarkerar man i listan. Vilket objekt man bokar visas i förloppsindikatorn ( se pil på bild) 4. Fyll i aktivitet (har du valt att söka på aktivitet är även detta val ifyllt) 5. Fyll i antalet deltagare Nu räknas priset ut efter registrerad kund, nyttjare, bokningstyp, aktivitet, datum och tid. Detta är parametrar som kan påverka priset 6. Klicka på Lägg till i kundkorg 7. Du kommer nu till Bokningsöversikt. För att kunna söka ytterligare tider att lägga i samma kundkorg välj Sök fler tider. 8. För att boka kundkorgen, markera Jag accepterar Bokningsvillkor och tryck på knappen Boka/Skicka in 11

Denna kundkorg kan innehålla ett antal bokningar. Man kan radera en bokning från kundkorgen genom att klicka på knappen för Ta bort När man har skickat förfrågan ur kundkorgen visas bokningsnumret i huvudet på bekräftelsen. Klicka på ett val i menyn till vänster för att gå vidare. Klar - En förfrågan gällande återkommande bokning är skickad. 12

2.7 Ledare/tjänster/tillbehör/kort På en bokning finns det ytterligare val man kan göra förutom var och när. Uppgifter om unik ledare med dess e-post och mobil kan registreras genom att man klicka på dropdown- pilen bakom rubriken KONTAKT/ LEDARE. Bokning av anläggningens tjänster och tillbehör bokas genom att man klicka på dropdown- pilen bakom respektive val. TILLBEHÖR eller TJÄNST. Om anläggningen som bokas har passersystem så finns avsnittet med PASSERKORT att tillgå. Kunden kan nu välja av kundens alla kort vilka som ska vara aktuella på bokningen eller lägga till alla kundens kort på en gång. 2.8 Gå via kalender för att skicka förfrågan på ett sökresultat 1. Sök fram en resultatlista under menyn Sök ledig tid 2. Markera framför den lediga tid du vill se i en kalender eller de tider du vill se. Man kan välja flera objekt samtidigt och sedan klicka på Visa kalendern för dessa. 3. Klicka på Visa kalender (följande bild visas) 13

Stängda, lediga och bokade tider visas i en kalender på valt objekt. Man kan välja att visa ytterligare objekt genom att markera dessa i rullisten. Schemat kan visas per dag, per vecka samt per månad. Det finns en färg förklaring i slutet av kalender. 4. Markera en ledig tid i kalendern 5. Klicka på Boka (för att genomföra själva förfrågan se kap 1.2) 6. Du kan även välja att gå tillbaka till sökresultatlistan utan att göra någon förfrågan Klicka på då Tillbaka till sök Klar - En förfrågan gällande en återkommande bokning är skickad via Visa kalender 14

3 Förening - Deltagare och aktiviteter Inloggad som föreningsansvarig ska föreningen en eller två gånger per år registrera föreningens aktiviteter och dess deltagare (aktiva medlemmar) efter en viss åldersindelning. Funktion Uppdatera Spara Sök efter redan registrerade aktiviteter genom att ange år och eventuellt period Registrera nya värden direkt i inmatningsfälten och spara 3.1 Se registrerade aktiviteter Föreningen finns registrerad i föreningsregistret. 1. Logga in på den publika delen som Föreningsansvarig 2. Klicka på huvudmenyn för Bidrag 3. Välj fliken Aktiviteter 4. En sida med en registreringsmall för aktiviteter visas. Registreringen görs på år samt eventuellt på två perioder. Aktiviteterna registreras i olika åldersgruppers samt fördelning inom åldersgrupp på pojkar/ flickor/funktions samt ledare. 15

5. Bidragsår Visas innevarande år, ändra bidragsår till det år du vill se. 6. Period - Välj eventuellt period (om systemet är inställt på att använda perioder) 7. Klicka på Uppdatera Klar, sökt fram redan registrerade aktivitetsuppgifter från tidigare bidragsår och period. 16

3.2 Ny registrering av aktiviteter Föreningen finns registrerad 1. Logga in på den publika delen som Föreningsansvarig 2. Klicka på huvudmenyn för Bidrag 3. Välj fliken Aktiviteter Ett tomt registreringsformulär för innevarande år samt eventuellt innevarande period för deltagare och aktiviteter visas. 1. Registrera - Registreringen av deltagare och aktiviteter i olika åldersgruppers samt fördelning inom åldersgrupp på pojkar/ flickor/funktions samt ledare. 2. Klicka på Spara. Klar, Registrering av aktiviteter 17

3.3 Föreningens grunduppgifter - redigera grunduppgifter - föreningsansvarig Inloggad som föreningsansvarig ska man kunna ändra och radera sina grunduppgifter. Ändra Radera Redigera befintliga grunduppgifter Radera vissa befintliga grunduppgifter 3.4 Ändra grunduppgifter Föreningsansvarig är registrerad på förening 1. Logga in på den publika delen som Föreningsansvarig 2. Klicka på huvudmenyn för Förening 3. Välj fliken Grunduppgifter Ett formulär visas med kundens/föreningens alla grunduppgifter. 18

4. Vill du avbryta uppdateringen klicka på Avsluta. 5. Uppdatera grunduppgifter - Registreringsfälten för namn, adress, postnr, ort, e- post, mobil nr, samt CVR-nr är obligatoriska fält kan inte lämnas tomma. 6. Nedanstående uppgifter visas enbart om dessa uppgifter ska ändra måste man kontakta handläggare av systemet Följande uppgifter har med det officiella föreningsregistret att göra 7. Klicka om föreningen ska Publikt = Visa föreningen i det officiella föreningsregistret 8. Skicka åtkomstinformation innan bokningstillfälle - Om föreningen har klickat i detta val skickas ett sms till bokningsansvarig xx minuter innan bokningstillfället ska 19

vara, påminnelse med passerkoder. (funktionen har en inställning för minuter innan ska skickas i systeminställningar) 9. Ladda upp bild - Bilden som kan laddas upp visas i det officiella föreningsregistret. 10. Gör förändringar, klicka på Spara. Klar, grunduppgifter för föreningen är förändrade. 3.5 Radera Grunduppgifter Föreningen finns registrerad Föreningsansvarig är registrerad på förening 1. Logga in på den publika delen som Föreningsansvarig 2. Klicka på huvudmenyn för Förening 3. Välj fliken Grunduppgifter En bild med kunden/föreningens alla grunduppgifter visas. Radera Radera vissa Grunduppgifterna 4. Vill du avbryta klicka på Avsluta 5. Radera grunduppgifter genom att blanka ut registrerat data. Detta gäller registreringsfälten co/adress, telefon samt hemsida. Det går inte i fälten för namn, adress, postnr, ort, e-post, mobil nr, samt CVR-nummer att spara tomma värden. Dessa fält är obligatoriska och måste därmed innehålla data. 6. Klicka på Spara. Klar - en eller flera Grunduppgifter är raderade 20

3.6 Föreningens medlemmar Inloggad som föreningsansvarig ska man en gång per år registrera föreningens medlemmar efter en viss åldersindelning. Funktion Uppdatera Spara Sök efter redan registrerade medlemmar genom att ange år Registrera nya värden direkt i inmatningsfälten och spara 3.7 Registrera medlemmar Föreningen finns registrerad Föreningsansvarig är registrerad på förening 1. Logga in på den publika delen som Föreningsansvarig 2. Klicka på huvudmenyn för Förening 3. Välj undermenyn för Medlemmar En sida med en registreringsmall för medlemmar visas. Registreringe görs på olika åldersgrupper samt fördelning inom åldersgrupp på medlemmar och funktionsnedsatta medlemmar. 21

4. Registrera medlemmar - Registrera antalet medlemmarna per åldersgrupp. 5. Klicka på Spara. Klar- den årliga registreringen av medlemmar är gjord. 3.8 Se tidigare registrerade medlemmar Föreningen finns registrerad Föreningsansvarig är registrerad på förening 1. Logga in på den publika delen som Föreningsansvarig 2. Klicka på huvudmenyn för Förening 3. Välj undermenyn för Medlemmar En sida med en registreringsmall för medlemmar visas. Registreringe görs på olika åldersgrupper samt fördelning inom åldersgrupp på medlemmar och funktionsnedsatta medlemmar. 4. Bidragsår Ändra bidragsår till det år du vill se medlemsuppgifter. Du kan inte ända dessa uppgifter enbart se. 5. Klicka på Uppdatera Klar - sökt fram redan registrerade medlemsuppgifter 22

3.9 Föreningens styrelse Inloggad som föreningsansvarig ska man kunna registrera, ändra samt radera sin förenings alla styrelsemedlemmar. Funktion Skapa Ändra Radera Registrera ny styrelsemedlem Redigera befintliga styrelsemedlem Radera vissa befintliga styrelsemedlem 3.10 Skapa Styrelsemedlem Föreningsansvarig är registrerad på förening 1. Logga in på den publika delen som Föreningsansvarig 2. Klicka på huvudmenyn för Förening 3. Välj pilen för Styrelse En lista med alla registrerade Styrelsemedlemmar visas. I slutet på listan redovisas om det finns flera sidor i registret. Hur många rader av registret som ska visa per sida är en inställning i systemet.(menyvalet Inställningar/ Inställningar/ Övriga inställningar) Första Föregående Gå till första sidan i aktuellt registret Gå till föregående sida i aktuellt registret 23

Nästa Sista Gå till nästa sida i aktuellt registret Gå till sista sidan i aktuellt registret Funktion Valen för Ändra och Radera är inte aktiva eftersom man inte har valt någon Styrelsemedlem att redigera eller radera. Skapa Registrera en ny styrelsemedlem 4. Klicka på Skapa för att upprätta en ny styrelsemedlem 5. Vill du avbryta registreringen klicka på Avsluta 6. Typ- Typ av kontakt (ordförande, sekreterare, kassör, revisor) 7. Registrera uppgifter om personen förnamn, efternamn, adress, eventuellt c/o adress, Postnummer, ort, e-mail, telefon samt mobil 8. Markera för om styrelsemedlemmen ska visas i det offentliga föreningensregistret. 9. Klicka på Spara. Listan över alla Styrelsemedlemmar visas även den nya. Vill man skapa flera måste man klicka på skapa för varje Styrelsemedlem. För att sortera listan kan man klicka på en kolumn. Alla kolumner är sorterbara. Klar, en ny Styrelsemedlem är skapad. 24

3.11 Ändra styrelsemedlem Föreningen finns registrerad Föreningsansvarig är registrerad på förening 1. Logga in på den publika delen som Föreningsansvarig 2. Klicka på huvudmenyn för Förening 3. Välj fliken Styrelse En lista med kundens alla styrelsemedlemmar visas. Funktion Valen för Ändra och Radera är inte aktiva eftersom man inte har valt någon Styrelsemedlem att redigera eller radera. Ändra Redigera en befintligt Styrelsemedlem 4. Markera aktuell styrelsemedlem 5. Klicka på Ändra 6. Vill du avbryta ändringen klicka på Avsluta 7. Förändra uppgifter om personen förnamn, efternamn, adress, eventuellt c/o adress, Postnummer, ort, e-mail, telefon eller mobil 8. Markera om styrelsemedlemmen ska visas i det offentliga föreningensregistret 9. Klicka på Spara. Klar, styrelsemedlemmen är ändrad. 3.12 Radera Styrelsemedlem Föreningen finns registrerad Föreningsansvarig är registrerad på förening 1. Logga in på den publika delen som Föreningsansvarig 2. Klicka på huvudmenyn för Förening 3. Välj fliken Styrelse 25

En lista med kundens alla styrelsemedlemmar visas. Funktion Valen för Ändra och Radera är inte aktiva eftersom man inte har valt någon Styrelsemedlem att redigera eller radera. Radera Radera styrelsemedlem 4. Markera den eller de styrelsemedlemmar du vill Radera 5. Klicka på Radera Klar, en eller flera Styrelsemedlemmar är raderade 4 Ansökan om föreningsbidrag Föreningen kan ansöka om bidrag. Föreningen kan även få en översikt över alla bidrag per år samt spara en ansökan till ett utkast för att senare skicka in den för handläggning. Funktion Skapa Ändra Radera Visa Sök Skapa en ny ansökan Ändra på en befintlig ansökan (aktiveras efter man valt ansökan) Ta bort ansökan (aktiveras vid val av en eller flera ansökningar) Visa innehållet i ett bidrag som är godkänt samt bidragsbesked Sök efter ett urval av bidrag och ansökningar. 4.1 Skapa ansökan Föreningen finns registrerad Föreningsansvarig är registrerad på förening 26

1. Logga in på den publika delen som Föreningsansvarig 2. Klicka på huvudmenyn för Bidrag En lista med föreningens alla bidrag och ansökningar visas. I slutet på listan redovisas om det finns flera sidor i registret. Första Föregående Nästa Sista Gå till första sidan i aktuellt registret Gå till föregående sida i aktuellt registret Gå till nästa sida i aktuellt registret Gå till sista sidan i aktuellt registret Funktion Valen för Ändra, Radera och Visa är inte aktiva eftersom man inte har valt någon ansökan att redigera, radera eller se. Skapa Skapa en ny ansökan 3. Klicka på för att upprätta en ny bidragsansökan. 4. Välj bidrag - Genom att klicka på pilen i slutet av fältet Bidrag visas en lista över alla bidrag som föreningen har rätt att ansöka om. Ett inmatningsformulär visas för ansökan. Om man inte vill registrera någon ny ansökan klicka i förloppsindikatorn på Bidrag och ansökningar för att komma tillbaka till listan. 5. Fyll i efterfrågade uppgifter för det bidrag som ska ansökas. 6. Klicka på Spara eller Klicka på Skicka Om man klickar på Spara ansökan (utkast) Ansökan sparas som ett utkast och föreningsansvarig kan redigera och komplettera ansökan innan man skickar in den för handläggning. 27

Om man klickar på Skicka ansökan låses ansökan för redigering och man skickar in den för handläggning. Tillbaka i listan över ansökningar och bidrag visas nu även den nya ansökan med status Skickad ansökan ej hanterad eller Utkast. Vill man skapa flera ansökningar måste man klicka på Ny bidragsansökan för varje ny ansökan som ska skickas in. Klar, en ny ansökan om bidrag är skapad. 4.2 Komplettera ansökan (ändra) Föreningen finns registrerad Föreningsansvarig är registrerad på förening 1. Logga in på den publika delen som Föreningsansvarig 2. Klicka på huvudmenyn för Bidrag En lista med föreningens alla bidrag och ansökningar visas. I slutet på listan redovisas om det finns flera sidor i registret. Funktion Valen för Ändra, Radera och Visa är inte aktiva eftersom man inte har valt någon ansökan att redigera, radera eller se. Ändra/Komplettera Ansökningar med status Utkast eller Ansökan ska kompletteras Statusen Utkast (inte insänd) - Ansökan går att komplettera med dokument, redigera och radera. Föreningsansvarig har valt att ansökan ska ligga som ett utkast och den är inte inskickad för handläggning av bidrag. Statusen Ansökan ska kompletteras - Föreningsansvariga har fått ett mail att det finns en ansökan som ska kompletteras. När den ansvarige ta upp ansökan står det vad som ska kompletteras denna text kan även vara med i mailet. Ansökan går att komplettera med dokument, redigera samt raderas. 3. Sök fram den ansökan som ska kompletteras (ändras). Det går att söka på Bidragsår, typ av bidrag samt status. Den vanligaste sökningen är att söka fram ansökningar med status Ansökan ska kompletteras. Efter val av sökkriterier klicka på Sök. Nu visar listan med enbart ansökningar och bidrag innehåller valt sökkriterier. 4. Markera fältet framför aktuell ansökan som ska kompletteras (ändras). Om man markerar för flera än en ansökan inaktiveras valet Ändra. Ändra kan man enbart göra på en ansökan åt gången 28

5. Formuläret för vald ansökan visas även information vad det är som ska kompletteras. Om man inte vill redigera klicka på Avbryt för att komma till listan med ansökningar. 6. Registrera efterfrågade kompletteringar samt klicka på Spara. Klar, en ansökan är kompletterad (ändrad) 4.3 Radera ansökan Föreningen finns registrerad Föreningsansvarig är registrerad på förening 1. Logga in på den publika delen som Föreningsansvarig 2. Klicka på huvudmenyn för Bidrag En lista med föreningens alla bidrag och ansökningar visas. I slutet på listan redovisas om det finns flera sidor i registret. Funktion Valen för Ändra, Radera och Visa är inte aktiva eftersom man inte har valt någon ansökan att redigera, radera eller se. Radera Ansökningar med status Utkast eller Ansökan ska kompletteras Statusen Utkast (inte insänd) - Ansökan går att komplettera med dokument, redigera och radera. Föreningsansvarig har valt att ansökan ska ligger som ett utkast och den är inte inskickad för handläggning om bidrag. Statusen Ansökan ska kompletteras - Föreningsansvariga har fått ett mail att det finns en ansökan som ska kompletteras. När den ansvarige ta upp ansökan står det vad som ska kompletteras denna text kan även vara med i mailet. Ansökan går att komplettera med dokument, redigera samt att raderas. 3. Välj att söka fram alla ansökningar med status Utkast eller Ansökan ska kompletteras samt klicka på Sök. Nu visar listan med enbart ansökningar som har status utkast. 4. Klicka i fältet framför aktuell ansökan. Man kan radera flera ansökningar samtidigt genom att klicka för flera ansökningar. 5. Klickar på Radera. Listan över nu aktuella ansökningar visas och de raderade ansökningarna är borta. Klar, en ansökan är raderad 29

4.4 Visa bidrag och ansökningar Föreningen finns registrerad Föreningsansvarig är registrerad på förening 1. Logga in på den publika delen som Föreningsansvarig 2. Klicka på huvudmenyn för Bidrag En lista med alla registrerade ansökningar och bidrag visas. Funktion Valen för Ändra, Radera och Visa är inte aktiva eftersom man inte har valt någon ansökan att redigera, radera eller se. Visa Ansökningar som är inskickade och där ansökan är godkänd och gått vidare för handläggning om bidrag går inte att ändra enbart att visa. 3. Markerad ett bidrag - med status Skickad ansökan inte hanterad, Ansökan är kompletterad, Godkänd ansökan, För utbetalning, För delutbetalning, Utbetald. 4. Klicka på Visa. En lista innehållande bidrag och ansökningar efter valt urval visas. 5. Klicka på Skriv ut Bilden som visar formuläret för valt bidrag har även en knapp för utskrift av bidragsbersked Klar, innehållet i bidrag visas även utskrift av bidragsbesked. 30

4.5 Sök bidrag och ansökningar Föreningen finns registrerad Föreningsansvarig är registrerad på förening 3. Logga in på den publika delen som Föreningsansvarig 4. Klicka på huvudmenyn för Bidrag En lista med alla registrerade ansökningar och bidrag visas. Funktion Valen för Ändra, Radera och Visa är inte aktiva eftersom man inte har valt någon ansökan att redigera, radera eller se. Sök Söka efter föreningens alla bidrag och ansökningar utefter vissa sökurval. Det går att göra urval på år, typ av bidrag samt status. 6. Välj Bidragsår Skriv in vilket bidragsår du vill söka fram föreningens bidrag och ansökningar på. Lämna fältet blankt för att visas alla bidragsår i listan 7. Välj Bidrag - Genom att klicka på pilen i slutet av fältet Bidrag visas en lista över alla bidrag som föreningen har ansöka om. Välj vilket unikt bidrag du vill söka fram. Lämna fältet blankt för att visas alla bidrag och ansökningar i listan. 8. Välj Status - Genom att klicka på pilen i slutet av fältet Status (se förklaring nedan) visas en lista över alla statusar som hanteras av föreningen. Välj vilken status du vill söka fram föreniningens bidrag på. Lämna fältet blankt för att visas alla statusar i listan. 9. Klicka på Sök. En lista innehållande bidrag och ansökningar efter valt urval visas. Klar, En lista innehållande bidrag och ansökningar efter valt urval visas. 31

Ordlista i bidragsansökan Utkast (inte insänd) Skickad ansökan inte hanterad Ansökan går att komplettera med dokument, redigera och radera. Ansökan ligger som ett utkast och är inte inskickad för hantering. Ansökan är låst för redigera och radera. Ansökan ligger hos handläggaren för hantering. En ansökan med denna status ser både handläggaren och föreningsansvarige. Ansökan ska kompletteras Ansökan är kompletterad Föreningsansvariga har fått ett mail att det finns en ansökan som ska kompletteras. När den ansvarige ta upp ansökan står det vad som ska kompletteras. Ansökan går att komplettera med dokument, redigera och radera. En ansökan med denna status ser både handläggaren och föreningsansvarige. Föreningsansvariga har gjort efterfrågade kompletteringar och skicka ansökan igen. Ansökan är låst för redigering och radering. En ansökan med denna status ser både handläggaren och föreningsansvarige. Godkänd ansökan För utbetalning För delutbetalning Ansökan är låst med det gåt att backa ansökan till Inkommen ansökan. Innehållet på ansökan är godkänt och ligger nu för vidare hantering till bidrag. En ansökan med denna status ser både handläggaren och föreningsansvarige. Bidraget är låst men går att backa till godkänd ansökan. Bidraget ligger godkänt och klar för utbetalning. En ansökan med denna status ser både handläggaren och föreningsansvarige. Viss del av bidraget är utbetalt. Det utbetalda beloppen är låsta med övriga inte utbetalda belopp går att ändra utbetalningsdatum på. Bidraget ligger godkänt och klar för utbetalning. En ansökan med denna status ser både handläggaren och föreningsansvarige. Utbetald Bidraget är låst för redigera och radera. Bidraget är utbetalt och klart. En ansökan med denna status ser både handläggaren och föreningsansvarige. Denna status går enbart att makulera. 32