SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(11) Plats och tid Svansjörummet, kommunhuset, Kinna, klockan 08:30 12.00. Beslutande (M) Tomas Johansson (C) Anders Andersson (KD) (S) Ola Andreasson Pelle Pellby (S) Barbro Petersson Ej tjänstgörande ersättare (S) (S) Ulf Svensson Lisa Dahlberg, 50-51 samt del av 52 Övriga närvarande Haleh Lindqvist, verkställande direktör Magnus Hjelmgren, VD Marks Bostads Martin Svenhed, redovisningschef Bengt-Allan Frost, VD Mark Kraftvärme Göran Andersson (S), vice ordförande Marks Fastighets Erik Arnell (M), ordförande Marks Bostads Rolf Wallerdal (S), vice ordförande Mark Kraftvärme Bernt Spetz (FP), ordförande Marks Fastighets, Bror-Eric Johansson (S), vice ordförande Marks Bostads Lars-Olof Sandberg (MP), ordförande Mark Kraftvärme Helena Blomqvist, kommunjurist 52 Utses att justera Justeringens plats och tid Pelle Pellby Kommunhuset, Kinna Underskrifter Sekreterare 50-57 Martin Svenhed Ordförande Tomas Johansson Justerande Pelle Pellby ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Instans Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande - Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Kommunledningskontoret Underskrift
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 2(11) Innehållsförteckning Förändring av ärendelistan 50 Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut 51 Översyn av ägardirektiv 52 Resultatprognos för 2011 med förslag till preliminära dispositioner 53 Redovisning av koncernens interna kontroll 54 Tider för sammansträden 2012 55 Förfrågan från skatteverket avseende momsredovisning 56 Nästa sammanträde 57
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 3(11) 50/2011 Förändring av ärendelistan Ett extra ärende anmäles Information om förfrågan från Skatteverket avseende momsredovisning för moderbolaget
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 4(11) 51/2011 Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut :s beslut Protokollet från den 29 september 2011 läggs till handlingarna. Redovisningschef Martin Svenhed informerar att sammanträdesprotokollet från den 29 september 2011 finns publicerat på Marks kommuns hemsida; www.mark.se Beslutsgång Ordföranden frågar om protokollet från den 29 september 2011 kan läggas till Handlingarna och finner att så sker.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 5(11) 52/2011 Översyn av ägardirektiv :s beslut Vid mötet redovisade synpunkter ska arbetas in i förslag till ägardirektiv och bolagsordningar för utskick 2011-12-19 till dotterbolagens styrelser. Presidiet för Marks Bostads får i uppdrag att utreda och komma med förslag på skrivning om prioritetsregler i lägenhetskö för ungdomar och andra målgrupper. Förslaget ska kunna utgöra komplement till kommunens bostadsförsörjningsplan och behöver inte nödvändigtvis till sin helhet ingå i ägardirektiven. Presidierna vid Marks Fastighets och Mark Kraftvärme får i uppdrag att föra över verksamheten vid Rydals fjärrvärmeanläggning från Marks Fastighets till Mark Kraftvärme. Ärendet Synpunkter från partigrupperna på förslag till ägardirektiv för bolagen i Spinnerskan-koncernen redovisades vid ett presidiemöte för koncernbolagen 2011-11-21. Dessa synpunkter hade inarbetas i utskick inför dagens styrelsemöte. Även förslag till reviderade bolagsordningar hade skickats ut inför mötet. Presidierna från dotterbolagen samt moderbolagets styrelse redovisade synpunkter på förslaget. Beslutsgång Vid mötet redovisade synpunkter ska arbetas in i förslag till ägardirektiv och bolagsordningar för utskick 2011-12-19 till dotterbolagens styrelser. Presidiet för Marks Bostads fick i uppdrag att utreda och komma med förslag på skrivning om prioritetsregler i lägenhetskö för ungdomar och andra målgrupper. Förslaget ska kunna utgöra komplement till kommunens bostadsförsörjningsplan och behöver inte nödvändigtvis till sin helhet ingå i ägardirektiven. Presidierna vid Marks Fastighets och Mark Kraftvärme fick i uppdrag att föra över verksamheten vid Rydals fjärrvärmeanläggning från Marks Fastighets till Mark Kraftvärme.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 6(11) 53/2011 Resultatprognos för 2011 med förslag till preliminära dispositioner. Spinnerskans i Marks :s beslut De inför mötet föreslagna preliminära bokslutsdispositionerna fastställs. Belopp i mnkr Givna koncernbidrag Erhållna koncernbidrag Spinnerskan i Mark 10,3 11,7 Marks Bostads 11,7 Mark Kraftvärme 9,7 6,9 Marks Fastighets 0,5 Överavskrivningar Därutöver erhåller Marks Bostads ett aktieägartillskott från Spinnerskan på 8,6 mnkr. Bokslutsdispositionerna utgår utifrån den inför mötet utskickade prognosen enligt nedan. Justering kommer att ske utifrån faktiskt redovisat resultat Belopp i mnkr Summa bolag Spinnerskan i Mark Marks Bostads Mark Kraftvärme Marks Fastighets Beskattningsbart resultat före koncernbidrag 7,0-1,4 11,7-2,8-0,5
Ärendet SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 7(11) I varje årsbokslut för Spinnerskan-koncernen skall beslut fattas om vinstdispositioner. Ett preliminärt beslut fastställs av styrelsen i Spinnerskan i december, detta bland annat för att effektivisera bokslutsarbetet. Förslaget baseras på de resultatprognoser som bolagen lämnat under november. Slutligt förslag behandlas vid styrelsemötet i mars då bokslutet föreligger. Förslaget fastställs av kommunfullmäktige i april. Den inför mötet utskickade resultatprognosen med bokslutsdispositioner redovisades. Verkställande direktören för Mark Kraftvärme redovisade en reviderad prognos med ett resultat efter finansiella poster på -3,5 mnkr jämfört med den inför mötet utskickade prognosen på -2,8 mnkr. Beslutsgång De inför mötet föreslagna preliminära bokslutsdispositionerna fastställs. Belopp i mnkr Givna koncernbidrag Erhållna koncernbidrag Spinnerskan i Mark 10,3 11,7 Marks Bostads 11,7 Mark Kraftvärme 9,7 6,9 Marks Fastighets 0,5 Överavskrivningar Därutöver erhåller Marks Bostads ett aktieägartillskott från Spinnerskan på 8,6 mnkr. Bokslutsdispositionerna utgår utifrån den inför mötet utskickade prognosen enligt nedan. Justering kommer att ske utifrån faktiskt redovisat resultat Belopp i mnkr Summa bolag Spinnerskan i Mark Marks Bostads Mark Kraftvärme Marks Fastighets Beskattningsbart resultat före koncernbidrag 7,0-1,4 11,7-2,8-0,5
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 8(11) 54/2011 Redovisning av koncernens interna kontroll :s beslut Revisorernas rapport avseende koncernbolagens interna finansiella kontroll läggs till handlingarna. Ärendet Enligt sammanträdesplanen för styrelsen ska en genomgång av koncernbolagens interna kontroll ske årligen. Bolagens auktoriserade revisor har inkommit med en rapport avseende bolagens interna finansiella kontroll. Vid mötet redovisades rapporten från bolagens auktoriserade revisorer. I rapporten lyftes två frågor fram, bristande registrering av styrelsesuppleanter i Marks Fastighets samt värderingen av Rydalsfastigheten i samma bolag. Vad avser registrering av suppleanter har detta sin orsak i att valda suppleanter hade avsagt sig sina uppdrag och nya hade inte hunnit registreras vid granskningstillfället. Suppleanter är nu registrerade. Vad avser värderingen av Rydalsfastigheten konstaterades att värderingen kan göras utifrån olika utgångspunkter. En värdering baserat på hyresintäkter skulle kunna motivera en nedskrivning av det bokförda värdet samtidigt som en nyproduktion av motsvarande fastighet skulle kosta mångdubbelt mer. Styrelsen konstaterade samtidigt att värderingen av Rydalsfastigheten liksom värdet på bolagets övriga fastigheter är en fråga för styrelsen i Marks Fastighets att ta ställning till vid årsbokslutet. Beslutsgång Ordföranden frågar om revisorernas rapport avseende koncernbolagens interna finansiella kontroll kan läggas till handlingarna och finner att så sker.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 9(11) 55/2011 Tider för styrelsesammanträden 2011 :s beslut Sammanträdesplanen för styrelsemöten under 2012 fastställs med ändringen att mötet i september flyttas från den 12 september till den 17 september. Ärendet Styrelsen ska inför varje år besluta om sammanträdesplan med tider och ärenden per möte. Sammanträdestiderna i denna har tillsammans med kommunstyrelsens arbetsutskotts, kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges sammanträdestider fastställts av kommunfullmäktige. Den inför mötet utskickade sammanträdesplanen redovisades. I planen för 2012 är styrelsemötet i september inplanerat den 12 september. Redovisningschef Martin Svenhed pekade på problemet med att i tid rapportera ett delårsbokslut till styrelsen. Sammanträdestiden ändrades därför till 17 september. Detta under förutsättning att ändringen inte påverkade tidplanen för kommunkoncernens delårsbokslut. Ledamöternas förslag till beslut Tomas Johansson (M) föreslår att den inför mötet utsända tidplanen för styrelsemöten under 2012 fasställs med ändringen att mötet i september flyttas från den 12 september till den 17 september. Förslaget antas.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 10(11) 56/2011 Förfrågan från skatteverket angående momsredovisning i moderbolaget. :s beslut Verkställande direktören i moderbolaget får i uppdrag att besvara förfrågan från skatteverket avseende avdragsrätt för ingående mervärdesskatt och återkomma med rapport vid nästa styrelsemöte. Ärendet Redovisningschef Martin Svenhed informerade om förfrågan från skatteverket avseende avdragsrätt för ingående mervärdesskatt i moderbolaget för 2010. Om avdragsrätt ej beviljas kan detta innebära att det som i årsredovisingen för 2010 redovisats som ingående mervärdesskatt måste redovisas som kostnad vilket skulle kunna innebära ett resulttapp på cirka 300 tkr enligt en preliminär bedömning. Detta exklusive eventuellt skattetillägg. Svar till skatteverket ska ges i slutet av december. Frågan om avdragsrätt för mervärdesskatt diskuterades. Verkställande direktören fick i uppdrag att besvara förfrågan och återkomma med rapport vid nästa styrelsemöte. Beslutsgång Verkställande direktören i moderbolaget fick i uppdrag att besvara förfrågan från skatteverket avseende avdragsrätt för ingående mervärdesskatt och återkomma med rapport vid nästa styrelsemöte.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 11(11) 57/2011 Nästa sammanträde Nästa sammanträde är torsdagen den 1 mars 2012 kl 08.30-12.00 ca. Lokalen är Örestensrummet, kommunhuset, Kinna.