Dokumenthanteringsplan 1/57 DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR KOMMUNSTYRELSEN I KRISTIANSTADS KOMMUN Enligt det kommunala arkivreglementet antaget av kommunfullmäktige 2014-10-14 158, ska dokumenthanteringsplaner upprättas för samtliga myndigheter. En dokumenthanteringsplan innehåller myndighetens gallringsbeslut, och beskriver de handlingar som inkommit, upprättats och/eller förvaras i verksamheten och hur dessa hanteras. Planen ska ses över och revideras årligen. Följande styrdokument behandlar dokumenthanteringen i styrande och stödjande processer för kommunstyrelsen. I dokumenthanteringsplanen ingår även mark- och exploateringsenheten och räddningstjänsten som tillhör kommunstyrelsens ansvarsområden. Dokumenthanteringsplanen ger en översikt över handlingsbeståndet och fungerar som hanteringsanvisningar. Planen är också ett sökredskap som ska kunna användas av både kommunens anställda och allmänheten. En god dokumenthanteringsplan skapar kontinuitet i ärendehanteringen. För digitalt bevarande pågår utformande av strategier varför flertalet handlingstyper anges förekomma i både analog och digital form. För att garantera en fungerande långtidsbevaring måste i dagsläget alla handlingar som ska bevaras skrivas ut på papper vid överlämnande till centralarkivet. Inledningsvis ges förklaringar till begrepp som förekommer i dokumenthanteringsplanen, följt av en genomgång av handlingstyper som förekommer inom kommunstyrelsen. Styrdokumentet avslutas med instruktioner kring gallring av handlingar med tillfällig eller ringa betydelse. Som bilaga till dokumenthanteringsplanen finns arkivbeskrivningen för kommunstyrelsen. Arkivbeskrivningen visar kommunstyrelsens organisation, arkivets struktur, sökingångar till arkivet, samt vilka handlingar som är viktiga för verksamheten.
Dokumenthanteringsplan 2/57 Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 2 Ta fram styrdokument... 4 Administrera nämnd... 5 Hantera allmänna handlingar... 6 Redovisa allmänna handlingar/arkivera... 7 Behandla personuppgifter... 8 Representera kommunen (fullmäktiges presidium)... 9 handahålla borgerlig vigsel (borgerlig förrättning)... 10 Informera och kommunicera/hantera IT-system och databaser... 11 Bedriva IT-verksamhet.... 13 Driva (utvecklings)projekt... 14 Verka för en god arbetsmiljö... 16 Hantera försäkringar... 17 Samverka med personalen och de fackliga organisationerna... 18 Administrera personal... 20 Administrera ekonomi... 32 Administrera stiftelser... 36 Upphandla, köpa in och avtala... 38 Hantera övriga generellt förekommande verksamhetsanknutna handlingar... 47 Mark och exploatering/fastigheter.... 49 Räddningstjänsten... 52 Instruktioner: Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse vid inaktualitet... 56
Dokumenthanteringsplan 3/57 Förklaringar Gallras Gallras vid inaktualitet Anmärkning är en benämning på handling som tillkommer genom att en aktivitet genomförs upprepat. Med aktivitet avses ett led i en process. betyder medel eller metoder för framställning, överföring och lagring av handlingar. Exempelvis i pappersform eller digitalt. innebär att handling ska arkiveras för all framtid. Handlingar som ska bevaras levereras till kommunarkivet. innebär att handling förstörs och därmed inte kan återsökas eller återskapas. Sekretessbelagd handling strimlas. Gallringsbara handlingar i elektronisk form i systemet. Om det står en tidsgräns (gallringsfrist) för bevarande får handlingen (förstöras) efter angivet antal hela år. I undantagsfall kan gallringsfrist anges i annan form än antal år. Saknas handlingstyp i dokumenthanteringsplanen är gallring inte tillåten. Rådgör istället med kommunarkivet om revidering av planen. innebär att handling när den inte längre behövs i verksamheten. avser den plats där handlingen förvaras innan den eller skickas till centralarkivet. Exempelvis i förvaltningens närarkiv eller hos handläggare. Denna kolumn kräver ytterligare inventering för att fastställa var handlingstyperna förvaras. är kommunarkivets slutarkiv där handlingar förvaras. Kolumnen avser den tidsfrist då handlingarna ska överlämnas till den centrala arkivfunktionen. innehåller kompletterande uppgifter, såsom innehåll, uppkomst, ordning och specifika gallringsbestämmelser.
Dokumenthanteringsplan 4/57 Handläggare på kommunledningskontorets enheter handlägger ärenden och fattar beslut på delegation från kommunstyrelsen. Kommunstyrelsens arbetsutskott, KSAU, förbereder och lägger fram förslag till beslut som därefter behandlas av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen förbereder ärenden inför kommunfullmäktige och ansvarar för att fullmäktiges beslut genomförs. I kommunfullmäktige tas de stora övergripande besluten om den kommunala verksamheten. Ta fram styrdokument Delegation: Riktlinjer för utövande av delegerad beslutanderätt Delegationsförteckningar Handböcker Personalpolitiska Riktlinjer och Policy beslutade och antagna Reglementen Riktlinjer Rutiner Säkerhets- och beredskapsarbete/ Risk- och krishantering 1-3 år 1-3 år Om framtagna för den egna verksamheten Uppdateras Finns samlade i personalhandbok på intranätet och vid inaktualitet 1-3 år Antas av kommunfullmäktige 1-3 år Antas av kommunstyrelsen Vid inaktualitet 1-3 år Säkerhetspolicy/styrdokument, samt dokumentation av nämnds- eller verksamhetsspecifika säkerhetsrutiner
Dokumenthanteringsplan 5/57 Administrera nämnd Arvodesbestämmelser Papper 1-3 år Arvodesunderlag, förtroendevalda 10 år Förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar o d. Finns i lönehanteringssystemet och baseras på underlag från de förtroendevalda. Se även Närvarolistor och Förtroendevalda ersättning etc. Avsägelser, förtroendevalda Papper 1-3 år Ingår i protokollet Delegationsbeslut Papper 1-3 år Beslut som fattas på delegation och som återanmäls till styrelsen/fullmäktige Delegationsförteckningar/ originallistor över anmälda delegationsbeslut Papper 1-3 år Föredragningslistor, dagordningar och kallelser Papper Förtroendemannaregister Papper 1-3 år Inkallelseordning för ersättare Papper 1-3 år Inlämningar av handlingar till Vid inaktualitet Kanslisektionen 1-3 år De som används som register eller innehållsförteckningar till protokollen bevaras Sammanträdestider. Planering inför sammanträden. Gallras vid inaktualitet, men de uppgifter som bevaras finns i protokoll och som protokollsutdrag. Justeringsanslag Papper 1-3 år kännagivandet av justeringen antecknas på protokollet Kungörelser fullmäktigesammanträden Ljud- och bildupptagningar från fullmäktigesammanträden Papper Se anmärkning. 1-3 år med protokollet Bandinspelningar, filer från webbsändningar och dylikt. i väntan på att strategi för bevarande av digital inion tagits fram Närvarolistor 1-3 år Ingår i protokollet Protokoll Papper 1-3 år Fullmäktige, nämnd/styrelse, utskott, politiska arbetsgrupper, presidier, styrgrupper, valberedning, kommittéer. Protokoll eller mötesanteckningar från referensgrupper Papper 1-3 år Bystämmor, Folkhälsorådet, Invandrarrådet, Kommunala pensionärsrådet, Kommunala rådet för funktionsnedsatta
Dokumenthanteringsplan 6/57 Protokollsbilagor Papper 1-3 år Skrivelser, tjänsteutlåtanden, utredningar och andra handlingar som ligger till grund för besluten eller innehåller unik inion av direkt relevans. Ingår i protokollet Sekretessbevis för förtroendevalda Papper 1-3 år Voteringslistor Papper 1-3 år Ingår i protokollet Hantera allmänna handlingar Adresslistor Anonyma skrivelser Avslag på begäran om utlämnande av allmän handling Begäran om utlämnande av allmän handling Diarieförda handlingar/ärendeakter Diarieplaner (motsvarande) Vid inaktualitet Se anmärkning Papper 1-3 år 2 år Se anmärkning Fax, försättsblad Papper Vid inaktualitet 1-3 år Anonyma skrivelser av vikt registreras och bevaras. Övriga: se Instruktioner: Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Från och med 1 januari 2012 används inte diarieplan, tidigare diarieplaner bevaras som sökredskap till handlingar.
Dokumenthanteringsplan 7/57 Korrespondens, rutinmässig Vid inaktualitet Postlistor Digitala Vid inaktualitet Postöppning, fullmakter Papper Vid inaktualitet (motsvarande) Se Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Integrerade i diariesystemet Fullmakter för öppnande av personadresserad post Redovisa allmänna handlingar/arkivera Arkivbeskrivningar/ beskrivning av en myndighets allmänna handlingar Arkivförteckningar Dokumenthanteringsplaner Förteckning över IT-stöd som innehåller allmänna handlingar Gallringsbeslut 1-3 år Upprättas enligt arkivlagen 6, samt offentlighets- och sekretesslagen kap 4 2 1-3 år Upprättas i centralarkivet. Kan ingå i arkivbeskrivningen. Kan ingå i dokumenthanteringsplan. Leveransreversal Papper Kvitto över handlingar levererade till arkivmyndigheten. centralarkivet i samband med leverans.
Dokumenthanteringsplan 8/57 Behandla personuppgifter Anmälan av behandling av personuppgifter till Datainspektionen Anmälan av behandling av personuppgifter till personuppgiftsombudet Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen Entledigande av tidigare anmält personuppgiftsombud Förordnande av personuppgiftsombud Inionsmaterial till personuppgiftsombudet från Datainspektionen Inrättande av personuppgiftsombud Nämndens/styrelsens instruktion för förvaltningen angående behandling av personuppgifter Personal: för inion, samtycken o dyl. Personuppgiftsbiträde, avtal med Personuppgiftsbiträde, checklista för kontroll av avtalsuppfyllelse t ex säkerhet Personuppgiftsbiträde, instruktion för Vid inaktualitet Vid inaktualitet 1-3 år Vid inaktualitet Ingår i Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen 1-3 år Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar Vid inaktualitet 1-3 år Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar 1-3 år Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar Vid inaktualitet 1-3 år 1-3 år Se Administrera personal
Dokumenthanteringsplan 9/57 Registerförteckningar Registerutdrag (begäran om) samt svar Papper 1-3 år Personuppgiftsombudets förteckning och beskrivning över personregister 1 år Representera kommunen (fullmäktiges presidium) Förtjänsttecken (motsvarande) Gåvor till kommunen Handlingar rörande vänorter Tackbrev och ordförandekorrespondens 1-3 år 1-3 år
Dokumenthanteringsplan 10/57 handahålla borgerlig vigsel (borgerlig förrättning) Administrativ avgift vid vigsel utanför Rådhus Skåne Anmälan vigsel Häri ingår följande: Tids-/datumbokning Tolk, namn och adress Önskat förrättningsdatum Papper 10 år Underlag till Redovisningsenheten (hanteras som övriga fakturor) Vid inaktualitet kommunen (blankett från kommunen) I den mån det förekommer. Bekräftelse av anmälan de berörda (muntligt) (med förrättningsdatum) Bevis vigsel Papper de berörda (Inga kopior bevaras) Fakturering av förrättningen (förrättarens) /underlag arvode 2 år Original till länsstyrelsen respektive kommunens HRenhet/Lönesupport Formulär/ceremonitext Vid inaktualitet Orden fastslås i förordningen (SFS 2009:263) 4-5 publiceras på kommunens webbplats. Förordnande av vigselförrättare Från Länsstyrelsen direkt till förrättaren. Kopia till kommunen Förslag på vigselförrättare samt val av vigselförrättare Papper KS-beslut Ingår i Diarieförda handlingar Förteckning över vigselförrät- Papper Vid inaktuali- Länsstyrelsen. Lista kan även tillhandahållas av kommunen tare Inion på kommunens webbplats tet (Gallras när ny förteckning gjorts) 1-3 år Startsidan och webbplatsens karta/struktur tas ut på papper en gång om året samt vid varje större förändring. Intyg hindersprövning Papper 1 år Lämnas till kommunen (fås från Skatteverket) Intyg vigsel/underrättelse om vigsel Papper 1 år Lämnas till kommunen (fås från Skatteverket) Original till skatteverket, kopia till centralarkivet tillsammans med protokollet
Dokumenthanteringsplan 11/57 Protokoll Papper 1 år Förrättarens protokoll. Originalet bevaras i centralarkivet Kopia sänds årligen till länsstyrelsen Vittnenas namn och adress Om de två vittnena inte tillhandahålls av kommunen. Kan ingå i Anmälan vigsel. Finns med i protokollet Överenskommelse med förrättaren Vid inaktualitet exempel om annan plats Görs i samband med beställning Informera och kommunicera/hantera-it system och databaser Chattlogg Vid inaktualitet Se anmärkning Fotografier, filmer, video, ljudband, CD-skivor o dyl. framtagna för t ex intern inion och utbildning Fotografier, filmer, video, ljudband, CD-skivor o dyl. som dokumenterar den egna verksamheten Vid inaktualitet Grafiskt program Se anmärkning. Konversationshistorik. Om inionen resulterar i ett ärende ska det diarieföras/ registreras och handläggas. Bildarkiv, digitala och analoga Digitala handlingar bevaras i väntan på strategi för digitalt långtidsbevarande. Grafisk profil/grafisk handbok. Sparas i PDF-, logotyper etc. i.jpeg/eps-. i väntan på strategi för digitalt långtidsbevarande.
Dokumenthanteringsplan 12/57 Inionsskrifter och broschyrer (för internt och externt bruk) Intranät och externwebb (www.kristianstad.se) Papper Se anmärkning. Arkivexemplar av egenproducerade. Inionsskrifter och broschyrer leveras till et vid nyproduktion. Sparas i XML- eller XHTLM- en gång per år samt vid större förändringar. Scheman, dokumenttypsdefinitioner och layout-mallar framställs och bevaras i form av elektroniska mallar. Nyhetsbrev Server Egenproducerade, för bl.a. turister och näringsliv. Pressklipp Se anmärkning 1-3 år Pressklipp, nyhetssammandrag eller motsvarande omvärldsbevakning med direkt anknytning till verksamheten - om sådant samlas in på papper. Digitala handlingar som förekommer genom prenumeration på presstjänst bevaras tillsvidare. Pressmeddelanden Mynewsdesk Sammanställning över interna Se anmärk- webbplatser/domäner ning SMS/MMS, meddelande via Se anmärkning röstbrevlåda Sociala medier (där myndigheten är aktiv) Bloggar, egna webbplatsen Bloggar, extern Vid inaktualitet webbplats Webbplatser, externa Telefonkataloger, interna Vid inaktualitet Digitala handlingar bevaras i väntan på strategi för digitalt långtidsbevarande. i väntan på strategi för digitalt långtidsbevarande. Om meddelandet resulterar i ett ärende ska det diarieföras/ registreras och handläggas. Annars vid inaktualitet. Sparas ner en gång om året tillsammans med intranät och webbplats. Inlägg som innehåller sekretessbelagd inion ska omedelbart tas bort, samt tas om hand för diarieföring/ registrering och handläggning T.ex. Facebook, Twitter. Varje halvår/varje år/vid större förändring ska utdrag göras. Ögonblicksbild av det sociala mediet bevaras genom skärmdump i PDF/A-. Även chattlogg från sociala medier sparas ner om sådan finns. om uppgifter om befattning, organisatorisk placering o dyl. ingår, annars vid inaktualitet.
Dokumenthanteringsplan 13/57 Tidningar, egenupprättade Turistbyråns bildbank, arbetsmaterial till trycksaker 1-3 år Arkivexemplar av hushållstidning (Tidningen Kristianstad), personaltidning (Cefyren). Digitala tidningar bevaras i väntan på strategi för digitalt långtidsbevarande. Server Digitala handlingar bevaras i väntan på strategi för digitalt långtidsbevarande. Bedriva IT-verksamhet er inom IT-området är inte fullständigt redovisade i denna dokumenthanteringsplan, vilket justeras genom kommande revidering. Användardokumentation om den är unik, annars vid inaktualitet. Avtal och överenskommelser Papper 2 år efter utgånget avtal Elektroniska spår från internetuppkoppling Vid inaktualitet Se anmärkning. Användning och drift av olika system. Förvaras även på ekonomikontoret. Sparas i 180 dagar. IT-plan Innehåller exempelvis beskrivning av e-förvaltning. Loggar Se anmärkning. Gallring beroende på systemets innehåll och inionens Systemlogg säkerhetsklass, därför särskilda rutiner för olika loggar. Spa- Applikationslogg ras i 180 dagar. Säkerhetslogg
Dokumenthanteringsplan 14/57 Regler för användning av inionsteknik Riktlinjer och policies. Innehåller anvisningar och säkerhetsinion. Systembeskrivningar Se anmärkning Handböcker och manualer, nödvändiga för redovisning av arkivbildning. Systemdokumentation om den är unik, annars vid inaktualitet. Driva (utvecklings)projekt I kommunen förekommer även projekt som drivs inom ramen för, och finansieras av, olika fonder och program inom EU. För dessa handlingar gäller särskilda bestämmelser för gallring. Se Gallringsråd för lednings- och stödprocesser i kommuner, landsting och regioner (2010) utgiven av Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor/skl och Riksarkivet. Avtal och överenskommelser 1-3 år exempel samarbetsavtal, sponsoravtal, outsourcingavtal rörande projektet Budget, se Projektorganisation Ekonomisk slutredovisning 1-3 år Förstudier och utredningar 1-3 år Korrespondens Se anmärkning Korrespondens som dokumenterar överenskommelser, avgöranden, beslut med mera för projektet bevaras. Rutinmässig korrespondens vid inaktualitet. Planläggning av projektet 1-3 år Avser projektplaner, förstudier, timplaner, anvisningar, projektbudget och dylikt Projektdatabas Innehållet i projektdatabasen ska hanteras enligt vad som anges för respektive handlingstyp
Dokumenthanteringsplan 15/57 Projektorganisation 1-3 år Projektets sammansättning, projektledare, deltagare, delprojekt, delprojektledare och deltagare, tidplaner, tilldelade resurser (fastställda budgetramar), budgetansvar, attestregler, riktlinjer för projektet Protokoll eller mötesanteckningar, med dagordning och deltagarlista Rapportering och utvärdering: delrapporter samt slutrapport, utvärdering 1-3 år Protokoll och minnesanteckningar från styrgrupper, projektgrupper/arbetsgrupper, referensgrupper etc., som dokumenterar projektets utveckling och beslut bevaras, övriga vid inaktualitet 1-3 år Dokumentation av genomförande, mål, metoder och resultat Uppdragshandlingar 1-3 år Direktiv, uppdragsbeskrivningar, uppdragsavtal etc. Övriga projekthandlingar Ett arkivexemplar av varje egenproducerad produkt bevaras affischer, broschyrer, marknadsföringsmaterial, foton, publikationer och dylikt.
Dokumenthanteringsplan 16/57 Verka för en god arbetsmiljö Kommentarer i anmärkningsfältet berör huvudsakligen Arbetsmiljöenheten. Arbetsmiljöplaner Arbetsmiljöutredningar AME (Arbetsmiljöenheten) Arbetsskador och tillbud, samt risk (t ex tillbudsanmälningar, årssammanställningar) Organisation för arbetsmiljöarbetet med delegering av arbetsmiljöarbetsuppgifter/ ansvar, handlingsplan mot kränkningar, krishanteringsplaner Se anmärkning. Se anmärkning. Se anmärkning. Respektive förvaltning/enhet AME Flexite 3 år Ingår i Systematiskt arbetsmiljöarbete (se nedan) T ex teamutveckling, kartläggning av psykosociala förhållanden, utredning av inomhusmiljö Arbetsgivarens ansvar, ska sparas minst 5 år. Register som avser läkarundersökning eller vaccinering vid risk för ohälsa eller olycksfall sparas minst 10 år och vid exponering som kan medföra ohälsa 40 år från det att exponeringen upphörde. Inom företagshälsovården sparas kopia på dokumenten som skickats till arbetsgivare obegränsad tid. Ingår i Systematiskt arbetsmiljöarbete. Arbetsskadeanmälan förvaras i personalakt. Myndighetsspecifik dokumentation bevaras. Anmälan görs, utredning och utskrift av försäkringskassans blankett för arbetsskada görs i Flexite. Arbetsmiljöenhetens dokument rörande intern arbetsmiljö bevaras i kvalitetssystem för ledning och arbetsmiljö. 3 år I Personalakt se Rutin för hantering av personalakter Myndighetsspecifik dokumentation bevaras. Ansvarig chef och ev. delegerad chef har uppgiftsfördelning inom arbetsmiljöområdet. Handlingsplan för kränkande särbehandling och krishanteringsplaner ska finnas hos ansvarig chef. I förekommande fall då företagshälsovården varit delaktig finns dokumentation i journalsystemet. Arbetsmiljöenhetens dokument rörande intern arbetsmiljö bevaras i kvalitetssystem för ledning och arbetsmiljö.
Dokumenthanteringsplan 17/57 Protokoll, arbetsmiljö innehållande även arbetsmiljö- /skyddsronder riskbedömningar handlingsplaner Respektive förvaltning/enhet 3 år Arbetsmiljöenhetens dokument rörande intern arbetsmiljö bevaras i kvalitetssystem för ledning och arbetsmiljö. Huvudskyddsombudet. Skyddsföreskrifter Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) - årlig uppföljning Tidplan för arbetsmiljöarbetet, riskbedömning av arbetsmiljön vid t ex verksamhetsförändring inkl handlingsplan Gallras Se anmärkning. Se anmärkning. Respektive förvaltning/enhet Respektive förvaltning/enhet Respektive förvaltning/enhet Ingår i Systematiskt arbetsmiljöarbete. 3 år Kommunövergripande sammanställning. hör akten för aktuellt ärende. Myndighetsspecifik dokumentation bevaras. Sammanställs kommunövergripande enligt rutin. Arbetsmiljöenhetens dokument rörande intern arbetsmiljö bevaras i kvalitetssystem för ledning och arbetsmiljö. 3 år Myndighetsspecifik dokumentation bevaras. Utförs enligt policy och rutin. Arbetsmiljöenhetens dokument rörande intern arbetsmiljö bevaras i kvalitetssystem för ledning. Hantera försäkringar Ansvarsfrågor, handlingar rörande Papper 1-3 år
Dokumenthanteringsplan 18/57 Ansvarsskador, handlingar Papper 1-3 år rörande Avtal rörande försäkringar Papper 1-3 år Egendomsskador, handlingar Papper 1-3 år rörande Förfrågningsunderlag Papper 1-3 år Personal, försäkringshandlingar Skadeärenden Papper 1-3 år Se Administrera personal. Samverka med personalen och de fackliga organisationerna Förhandlingsprotokoll, löner/ löneöversyn/ revisionshandlingar med bilagor Lokala samverkansprotokoll lokala kollektivavtal (överenskommelser) Mötesanteckningar från avdelningsmöten, personalmöten, inionsmöten och andra interna verksamhetsmöten Mötesanteckningar från ledningsgrupper (förvaltningsledning) Förvaltning 3 år hör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet Papper Förvaltning 3 år hör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Förvaltning Förvaltning Minnesanteckningarna läggs ut och kan läsas på Insidan på respektive förvaltning.
Dokumenthanteringsplan 19/57 Protokoll eller mötesanteckningar från samarbetsorgan och samrådsgrupper samt övriga organ där nämnden/styrelsen (förvaltningen) har sekreteraransvar Protokoll från förhandlingar enligt MBL (medbestämmandelagen) Protokoll med bilagor från samverkan på förvaltningsnivå Protokoll med bilagor från samverkan på verksamhetsområdena (lokal samverkan) Protokoll/anteckningar, arbetsplatsträffar eller motsvarande samverkan på arbetsplatsnivå Papper Se anmärkning. 3 år Protokoll bevaras. Minnesanteckningar. Papper Förvaltning 3 år T ex individärenden och förhandlingar enligt 38 m.fl. som inte ersätts av centrala samverkansöverenskommelser. hör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet Papper Förvaltning 3 år Regleras i samverkansavtal Papper Förvaltning 3 år Regleras i samverkansavtal Förvaltning 3-5 år Regleras i samverkansavtalet Minnesanteckningar från möten bevaras ej, vid inaktualitet
Dokumenthanteringsplan 20/57 Administrera personal Anställa personal Administrera ändrade arbetsförhållanden Handlingar rörande administrering av personal berörs ofta av framtagna rutiner för personalhandlingar. Detta anges i anmärkningsfältet nedan. Rutin för hantering av Personalakter finns tillgängligt på kommunens intranät. Handlingar som ingår i personalakten skickas till et när personal slutar. Annonser 2 år Rekryteringsverktyg som en del av tjänstetillsättningsärendet. Publicerad annons ska redovisa de egenskaper som krävs för den utannonserade tjänsten. Anställningsavtal och beslut Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Gäller även timanställning, visstidsanställning, vikariat, säsongsarbete och provanställning. Ansökningshandlingar som tas emot av rekryteringsföretag Ansökningshandlingar, ej erhållen tjänst Ansökningshandlingar, erhållen tjänst Ansökningshandlingar, när sökande återtar sin ansökan Ansökningshandlingar, när tjänsten dras tillbaka Ansökningshandlingar, spontana inklusive svar 2 år Förvaltning Rekryteringsverktyg Rekryteringsverktyg 2 år Rekryteringsverktyg 2 år Rekryteringsverktyg Se anmärkning Endast handlingar kring erhållen tjänst bevaras i personalakt. Se Rutin för hantering av Personalakt. P.g.a. möjligheten att överklaga enligt 23 i lag om förbud mot diskriminering I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter. Häri även CV. Skickar meddelande med inion om hänvisning till hemsida för lediga tjänster.
Dokumenthanteringsplan 21/57 Behörigheter till IT-system, passerkort, kvittenser för nycklar m.m. Förbindelse, policy för e-post intranät Internet PuL, inion samt samtycken/återtaganden av samtycken till behandling av personuppgifter samt återtaganden av samtycken till utlägg på webbplats Förändringar och tillägg i anställningsvillkor Hälsodeklaration alt. Intyg läkarundersökningar och tester Individuellt träffade anställningsavtal Introduktionsprogram för nyanställda Konsulter och andra uppdragstagare, avtal med Sekretessförbindelse (även icke anställda, t ex praktikanter) Papper 2 år efter inaktualitet I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Papper Se anmärkning Förekommer främst inom Räddningstjänsten. Om hälsodeklaration lämnas bevaras den i personalakt för den som fått tjänsten. Se Rutin för hantering av Personalakter. Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Vid inaktualitet Handläggare Papper Förvaltning Konsult kan tillhöra ett ärende registrerat i ärendehanteringssystemet. Uppdragstagare Registreras i personalsystemet. Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
Dokumenthanteringsplan 22/57 Sökandeförteckning 2 år Rekryteringsverktyg sättning av tjänst, delegeringsbeslut Papper hör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet Uppdragsbeskrivning Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Utdrag ur belastningsregister Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Utredning av bisyssla Papper Vid inaktuali- I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Överenskommelser/avtal med arbetsgivaren tet Papper T ex telefoner. I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Anställa personal Hantera särskilda anställningsformer Här avses t ex arbetsmarknadspolitiska åtgärder, externfinansierade tjänster, platser i traineeprogram och praktikplatser. De handlingar som finns med här, är utöver de som finns under övriga rubriker för personaladministration. Handlingar som ingår i personalakten skickas till et när personal slutar. Avisering om utbetalt belopp Papper 2 år Förvaltning Bekräftelse av anställning till Papper 2 år Förvaltning Arbetsförmedlingen Beslut från Arbetsförmed- Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter lingen avseende bidrag (nytt eller omprövning) Beslutsunderlag till Arbetsförmedlingen Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter för bidrag (nytt eller omprövning) inkl handlingsplan Rekvisition av bidrag till Arbetsförmedlingen Papper 2 år Förvaltning
Dokumenthanteringsplan 23/57 Rehabilitera personal Hantera tillbud arbetsskada tillhandahålla företagshälsovård Handlingarna från arbetsgivarens rehabiliteringsutredning bevaras enligt rutin för hantering av personalakter. Hanteras med sekretess. Handlingar som ingår i personalakten skickas till et när personal slutar. Arbetsanpassning, dokumentation av behov och eventuella åtgärder Arbetsmiljöenhetens bedömning av arbetsoförmågan Arbetsskada, risk och tillbud Arbetsträning, dokumentation av Bedömning av arbetsförmåga, underlag för Besked till anställd enligt AB 05 12 att anställningsvillkoren skall omregleras på grund av att den anställde har rätt till partiell sjukersättning som inte är tidsbegränsad Försäkringskassans anteckningar från avstämnings- /uppföljningsmöten alt. Låst närarkiv I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Finns i patientjournal då företagshälsovård är inkopplade. I övrigt i personalakt hos ansvarig chef. Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Patientjournal och personalakt hos ansvarig chef. Flexite I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Anmälan görs i Flexite och skadeanmälan till försäkringskassan (kopia till medarbetare och chef). Läkarintyg, utredningsdokumentation, beslut om skadeersättning, ansökan om ersättning, finns i personakt hos ansvarig chef. Papper Finns i personalakt hos ansvarig chef Papper Finns i personalakt hos ansvarig chef Finns i personalakt hos ansvarig chef. I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Finns i patientjournal då företagshälsovård är inkopplade. Respektive chef och medarbetare ansvarar för sitt dokument enligt arbetsanpassningsrutin. I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Då företagshälsovård är inkopplad finns dokumentation i patientjournal.
Dokumenthanteringsplan 24/57 Försäkringskassans beslut avseende rehabiliteringsersättning Försäkringskassans beslut avseende sjukersättning (sjukpenning) Försäkringskassans förfrågan om anställds inkomst och årsarbetstid Handlingar angående omplacering eller förflyttning Handlingsplan (rehabiliteringsplan) Kompetensutvecklingsinsatser i samband med rehabilitering, dokumentation av Papper Finns i personalakt hos ansvarig chef. I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Papper Finns i I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter personalakt hos ansvarig chef. Papper 2 år Finns i I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter personalakt hos lönespecialist Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Papper Finns i personalakt hos ansvarig chef Se anmärkning I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Personalakt hos ansvarig chef Livränta Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Läkarintyg Missbruk av alkohol eller andra droger, handlingsprogram för hantering av Finns i personalakt hos ansvarig chef Finns i personalakt hos ansvarig chef hörande rehabiliteringsplan I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter. Då företagshälsovården är inkopplad sker förvaring i patientjournal. I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Dokumenteras i patientjournal då företagshälsovård är inkopplad.