DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR KOMMUNSTYRELSEN I KRISTIANSTADS KOMMUN

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan 1/58 Kommunstyrelsen Revidering DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR KOMMUNSTYRELSEN I KRISTIANSTADS KOMMUN Enligt det kommunala arkivreglementet antaget av kommunfullmäktige , ska dokumenthanteringsplaner upprättas för samtliga myndigheter. En dokumenthanteringsplan innehåller myndighetens gallringsbeslut, och beskriver de handlingar som inkommit, upprättats och/eller förvaras i verksamheten och hur dessa hanteras. Planen ska ses över och revideras årligen. Följande styrdokument behandlar dokumenthanteringen i styrande och stödjande processer för kommunstyrelsen. I dokumenthanteringsplanen ingår även mark- och exploateringsenheten och räddningstjänsten som tillhör kommunstyrelsens ansvarsområden. Dokumenthanteringsplanen ger en översikt över handlingsbeståndet och fungerar som hanteringsanvisningar. Planen är också ett sökredskap som ska kunna användas av både kommunens anställda och allmänheten. En god dokumenthanteringsplan skapar kontinuitet i ärendehanteringen. För digitalt bevarande pågår utformande av strategier varför flertalet handlingstyper anges förekomma i både analog och digital form. För att garantera en fungerande långtidsbevaring måste i dagsläget alla handlingar som ska bevaras skrivas ut på papper vid överlämnande till centralarkivet. Inledningsvis ges förklaringar till begrepp som förekommer i dokumenthanteringsplanen, följt av en genomgång av handlingstyper som förekommer inom kommunstyrelsen. Styrdokumentet avslutas med instruktioner kring gallring av handlingar med tillfällig eller ringa betydelse. Som bilaga till dokumenthanteringsplanen finns arkivbeskrivningen för kommunstyrelsen. Arkivbeskrivningen visar kommunstyrelsens organisation, arkivets struktur, sökingångar till arkivet, samt vilka handlingar som är viktiga för verksamheten.

2 Dokumenthanteringsplan 2/58 Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 2 Ta fram styrdokument... 4 Administrera nämnd... 5 Hantera allmänna handlingar... 6 Redovisa allmänna handlingar/arkivera... 7 Behandla personuppgifter... 8 Representera kommunen (fullmäktiges presidium)... 9 handahålla borgerlig vigsel (borgerlig förrättning) Informera och kommunicera/hantera IT-system och databaser Bedriva IT-verksamhet Driva (utvecklings)projekt Verka för en god arbetsmiljö Hantera försäkringar Samverka med personalen och de fackliga organisationerna Administrera personal Administrera ekonomi Administrera stiftelser Upphandla, köpa in och avtala Hantera övriga generellt förekommande verksamhetsanknutna handlingar Mark och exploatering/fastigheter Räddningstjänsten Medborgarcenter Instruktioner: Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse vid inaktualitet... 57

3 Dokumenthanteringsplan 3/58 Förklaringar Gallras Gallras vid inaktualitet Anmärkning är en benämning på handling som tillkommer genom att en aktivitet genomförs upprepat. Med aktivitet avses ett led i en process. betyder medel eller metoder för framställning, överföring och lagring av handlingar. Exempelvis i pappersform eller digitalt. innebär att handling ska arkiveras för all framtid. Handlingar som ska bevaras levereras till kommunarkivet. innebär att handling förstörs och därmed inte kan återsökas eller återskapas. Sekretessbelagd handling strimlas. Gallringsbara handlingar i elektronisk form i systemet. Om det står en tidsgräns (gallringsfrist) för bevarande får handlingen (förstöras) efter angivet antal hela år. I undantagsfall kan gallringsfrist anges i annan form än antal år. Saknas handlingstyp i dokumenthanteringsplanen är gallring inte tillåten. Rådgör istället med kommunarkivet om revidering av planen. innebär att handling när den inte längre behövs i verksamheten. avser den plats där handlingen förvaras innan den eller skickas till centralarkivet. Exempelvis i förvaltningens närarkiv eller hos handläggare. Denna kolumn kräver ytterligare inventering för att fastställa var handlingstyperna förvaras. är kommunarkivets slutarkiv där handlingar förvaras. Kolumnen avser den tidsfrist då handlingarna ska överlämnas till den centrala arkivfunktionen. innehåller kompletterande uppgifter, såsom innehåll, uppkomst, ordning och specifika gallringsbestämmelser.

4 Dokumenthanteringsplan 4/58 Kommunstyrelsen Revidering Handläggare på kommunledningskontorets enheter handlägger ärenden och fattar beslut på delegation från kommunstyrelsen. Kommunstyrelsens arbetsutskott, KSAU, förbereder och lägger fram förslag till beslut som därefter behandlas av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen förbereder ärenden inför kommunfullmäktige och ansvarar för att fullmäktiges beslut genomförs. I kommunfullmäktige tas de stora övergripande besluten om den kommunala verksamheten. Ta fram styrdokument Delegation: Riktlinjer för utövande av delegerad beslutanderätt Delegationsförteckningar Handböcker Personalpolitiska Riktlinjer och Policy beslutade och antagna Reglementen Riktlinjer Rutiner Säkerhets- och beredskapsarbete/ Risk- och krishantering 1-3 år 1-3 år Om framtagna för den egna verksamheten Uppdateras Finns samlade i personalhandbok på intranätet och vid inaktualitet 1-3 år Antas av kommunfullmäktige 1-3 år Antas av kommunstyrelsen Vid inaktualitet 1-3 år Säkerhetspolicy/styrdokument, samt dokumentation av nämnds- eller verksamhetsspecifika säkerhetsrutiner

5 Dokumenthanteringsplan 5/58 Administrera nämnd Arvodesbestämmelser Papper 1-3 år Arvodesunderlag, förtroendevalda 10 år Förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar o d. Finns i lönehanteringssystemet och baseras på underlag från de förtroendevalda. Se även Närvarolistor och Förtroendevalda ersättning etc. Avsägelser, förtroendevalda Papper 1-3 år Ingår i protokollet Delegationsbeslut Papper 1-3 år Beslut som fattas på delegation och som återanmäls till styrelsen/fullmäktige Delegationsförteckningar/ originallistor över anmälda delegationsbeslut Papper 1-3 år Föredragningslistor, dagordningar och kallelser Papper Förtroendemannaregister Papper 1-3 år Inkallelseordning för ersättare Papper 1-3 år Inlämningar av handlingar till Vid inaktualitet Kanslisektionen 1-3 år De som används som register eller innehållsförteckningar till protokollen bevaras Sammanträdestider. Planering inför sammanträden. Gallras vid inaktualitet, men de uppgifter som bevaras finns i protokoll och som protokollsutdrag. Justeringsanslag Papper 1-3 år kännagivandet av justeringen antecknas på protokollet Kungörelser fullmäktigesammanträden Ljud- och bildupptagningar från fullmäktigesammanträden Papper Se anmärkning. 1-3 år med protokollet Bandinspelningar, filer från webbsändningar och dylikt. i väntan på att strategi för bevarande av digital inion tagits fram Närvarolistor 1-3 år Ingår i protokollet Protokoll Papper 1-3 år Fullmäktige, nämnd/styrelse, utskott, politiska arbetsgrupper, presidier, styrgrupper, valberedning, kommittéer. Protokoll eller mötesanteckningar från referensgrupper Papper 1-3 år Bystämmor, Folkhälsorådet, Invandrarrådet, Kommunala pensionärsrådet, Kommunala rådet för funktionsnedsatta

6 Dokumenthanteringsplan 6/58 Protokollsbilagor Papper 1-3 år Skrivelser, tjänsteutlåtanden, utredningar och andra handlingar som ligger till grund för besluten eller innehåller unik inion av direkt relevans. Ingår i protokollet Sekretessbevis för förtroendevalda Papper 1-3 år Voteringslistor Papper 1-3 år Ingår i protokollet Hantera allmänna handlingar Adresslistor Anonyma skrivelser Vid inaktualitet Se anmärkning Avslag på begäran om utlämnande Papper 1-3 år av allmän hand- ling Begäran om utlämnande av 2 år allmän handling Diarieförda handlingar/ärendeakter 1-3 år Diarieplaner (motsvarande) Se anmärkning Fax, försättsblad Papper Vid inaktualitet Anonyma skrivelser av vikt registreras och bevaras. Övriga: se Instruktioner: Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Från och med 1 januari 2012 används inte diarieplan, tidigare diarieplaner bevaras som sökredskap till handlingar.

7 Dokumenthanteringsplan 7/58 Korrespondens, rutinmässig Vid inaktualitet Postlistor Digitala Vid inaktualitet Postöppning, fullmakter Papper Vid inaktualitet (motsvarande) Se Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Integrerade i diariesystemet Fullmakter för öppnande av personadresserad post Redovisa allmänna handlingar/arkivera Arkivbeskrivningar/ beskrivning av en myndighets allmänna handlingar Arkivförteckningar Dokumenthanteringsplaner Förteckning över IT-stöd som innehåller allmänna handlingar Gallringsbeslut 1-3 år Upprättas enligt arkivlagen 6, samt offentlighets- och sekretesslagen kap 4 2 Upprättas i centralarkivet. 1-3 år Kan ingå i arkivbeskrivningen. Kan ingå i dokumenthanteringsplan. Leveransreversal Papper Kvitto över handlingar levererade till arkivmyndigheten. centralarkivet i samband med leverans.

8 Dokumenthanteringsplan 8/58 Behandla personuppgifter Anmälan av behandling av personuppgifter till Datainspektionen Anmälan av behandling av personuppgifter till personuppgiftsombudet Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen Entledigande av tidigare anmält personuppgiftsombud Förordnande av personuppgiftsombud Inionsmaterial till personuppgiftsombudet från Datainspektionen Inrättande av personuppgiftsombud Nämndens/styrelsens instruktion för förvaltningen angående behandling av personuppgifter Personal: för inion, samtycken o dyl. Personuppgiftsbiträde, avtal med Personuppgiftsbiträde, checklista för kontroll av avtalsuppfyllelse t ex säkerhet Personuppgiftsbiträde, instruktion för 1-3 år Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Ingår i Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen 1-3 år Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar Vid inaktualitet 1-3 år Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar 1-3 år Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar 1-3 år Vid inaktualitet 1-3 år Se Administrera personal

9 Dokumenthanteringsplan 9/58 Registerförteckningar Registerutdrag (begäran om) samt svar 1-3 år Personuppgiftsombudets förteckning och beskrivning över personregister Papper 1 år Representera kommunen (fullmäktiges presidium) Förtjänsttecken (motsvarande) Gåvor till kommunen Handlingar rörande vänorter 1-3 år Tackbrev och ordförandekorrespondens 1-3 år

10 Dokumenthanteringsplan 10/58 handahålla borgerlig vigsel (borgerlig förrättning) Administrativ avgift vid vigsel utanför Rådhus Skåne Anmälan vigsel Häri ingår följande: Tids-/datumbokning Tolk, namn och adress Önskat förrättningsdatum Papper 10 år Underlag till Redovisningsenheten (hanteras som övriga fakturor) Vid inaktualitet kommunen (blankett från kommunen) I den mån det förekommer. Bekräftelse av anmälan de berörda (muntligt) (med förrättningsdatum) Bevis vigsel Papper de berörda (Inga kopior bevaras) Fakturering av förrättningen (förrättarens) /underlag arvode 2 år Original till länsstyrelsen respektive kommunens HRenhet/Lönesupport Formulär/ceremonitext Vid inaktualitet Orden fastslås i förordningen (SFS 2009:263) 4-5 publiceras på kommunens webbplats. Förordnande av vigselförrättare Från Länsstyrelsen direkt till förrättaren. Kopia till kommunen Förslag på vigselförrättare samt val av vigselförrättare Papper KS-beslut Ingår i Diarieförda handlingar Förteckning över vigselförrät- Papper Vid inaktuali- Länsstyrelsen. Lista kan även tillhandahållas av kommunen tare Inion på kommunens webbplats tet (Gallras när ny förteckning gjorts) 1-3 år Startsidan och webbplatsens karta/struktur tas ut på papper en gång om året samt vid varje större förändring. Intyg hindersprövning Papper 1 år Lämnas till kommunen (fås från Skatteverket) Intyg vigsel/underrättelse om vigsel Papper 1 år Lämnas till kommunen (fås från Skatteverket) Original till skatteverket, kopia till centralarkivet tillsammans med protokollet

11 Dokumenthanteringsplan 11/58 Protokoll Papper 1 år Förrättarens protokoll. Originalet bevaras i centralarkivet Kopia sänds årligen till länsstyrelsen Vittnenas namn och adress Om de två vittnena inte tillhandahålls av kommunen. Kan ingå i Anmälan vigsel. Finns med i protokollet Överenskommelse med förrättaren Vid inaktualitet exempel om annan plats Görs i samband med beställning Informera och kommunicera/hantera-it system och databaser Chattlogg Vid inaktualitet Se anmärkning Fotografier, filmer, video, ljudband, CD-skivor o dyl. framtagna för t ex intern inion och utbildning Fotografier, filmer, video, ljudband, CD-skivor o dyl. som dokumenterar den egna verksamheten Vid inaktualitet Grafiskt program Se anmärkning. Konversationshistorik. Om inionen resulterar i ett ärende ska det diarieföras/ registreras och handläggas. Bildarkiv, digitala och analoga Digitala handlingar bevaras i väntan på strategi för digitalt långtidsbevarande. Grafisk profil/grafisk handbok. Sparas i PDF-, logotyper etc. i.jpeg/eps-. i väntan på strategi för digitalt långtidsbevarande.

12 Dokumenthanteringsplan 12/58 Inionsskrifter och broschyrer (för internt och externt bruk) Intranät och externwebb ( Papper Se anmärkning. Arkivexemplar av egenproducerade. Inionsskrifter och broschyrer leveras till et vid nyproduktion. Sparas i XML- eller XHTLM- en gång per år samt vid större förändringar. Scheman, dokumenttypsdefinitioner och layout-mallar framställs och bevaras i form av elektroniska mallar. Nyhetsbrev Server Egenproducerade, för bl.a. turister och näringsliv. Pressklipp Se anmärkning 1-3 år Pressklipp, nyhetssammandrag eller motsvarande omvärldsbevakning med direkt anknytning till verksamheten - om sådant samlas in på papper. Digitala handlingar som förekommer genom prenumeration på presstjänst bevaras tillsvidare. Pressmeddelanden Mynewsdesk Sammanställning över interna Se anmärk- webbplatser/domäner ning SMS/MMS, meddelande via Se anmärkning röstbrevlåda Sociala medier (där myndigheten är aktiv) Bloggar, egna webbplatsen Bloggar, extern Vid inaktualitet webbplats Webbplatser, externa Telefonkataloger, interna Vid inaktualitet Digitala handlingar bevaras i väntan på strategi för digitalt långtidsbevarande. i väntan på strategi för digitalt långtidsbevarande. Om meddelandet resulterar i ett ärende ska det diarieföras/ registreras och handläggas. Annars vid inaktualitet. Sparas ner en gång om året tillsammans med intranät och webbplats. Inlägg som innehåller sekretessbelagd inion ska omedelbart tas bort, samt tas om hand för diarieföring/ registrering och handläggning T.ex. Facebook, Twitter. Varje halvår/varje år/vid större förändring ska utdrag göras. Ögonblicksbild av det sociala mediet bevaras genom skärmdump i PDF/A-. Även chattlogg från sociala medier sparas ner om sådan finns. om uppgifter om befattning, organisatorisk placering o dyl. ingår, annars vid inaktualitet.

13 Dokumenthanteringsplan 13/58 Tidningar, egenupprättade Turistbyråns bildbank, arbetsmaterial till trycksaker 1-3 år Arkivexemplar av hushållstidning (Tidningen Kristianstad), personaltidning (Cefyren). Digitala tidningar bevaras i väntan på strategi för digitalt långtidsbevarande. Server Digitala handlingar bevaras i väntan på strategi för digitalt långtidsbevarande. Bedriva IT-verksamhet er inom IT-området är inte fullständigt redovisade i denna dokumenthanteringsplan, vilket justeras genom kommande revidering. Användardokumentation om den är unik, annars vid inaktualitet. Avtal och överenskommelser Papper 2 år efter utgånget avtal Elektroniska spår från internetuppkoppling Vid inaktualitet Se anmärkning. Användning och drift av olika system. Förvaras även på ekonomikontoret. Sparas i 180 dagar. IT-plan Innehåller exempelvis beskrivning av e-förvaltning. Loggar Se anmärkning. Gallring beroende på systemets innehåll och inionens Systemlogg säkerhetsklass, därför särskilda rutiner för olika loggar. Spa- Applikationslogg ras i 180 dagar. Säkerhetslogg

14 Dokumenthanteringsplan 14/58 Regler för användning av inionsteknik Riktlinjer och policies. Innehåller anvisningar och säkerhetsinion. Systembeskrivningar Se anmärkning Handböcker och manualer, nödvändiga för redovisning av arkivbildning. Systemdokumentation om den är unik, annars vid inaktualitet. Driva (utvecklings)projekt I kommunen förekommer även projekt som drivs inom ramen för, och finansieras av, olika fonder och program inom EU. För dessa handlingar gäller särskilda bestämmelser för gallring. Se Gallringsråd för lednings- och stödprocesser i kommuner, landsting och regioner (2010) utgiven av Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor/skl och Riksarkivet. Avtal och överenskommelser 1-3 år exempel samarbetsavtal, sponsoravtal, outsourcingavtal rörande projektet Budget, se Projektorganisation Ekonomisk slutredovisning 1-3 år Förstudier och utredningar 1-3 år Korrespondens Se anmärkning Korrespondens som dokumenterar överenskommelser, avgöranden, beslut med mera för projektet bevaras. Rutinmässig korrespondens vid inaktualitet. Planläggning av projektet 1-3 år Avser projektplaner, förstudier, timplaner, anvisningar, projektbudget och dylikt Projektdatabas Innehållet i projektdatabasen ska hanteras enligt vad som anges för respektive handlingstyp

15 Dokumenthanteringsplan 15/58 Projektorganisation 1-3 år Projektets sammansättning, projektledare, deltagare, delprojekt, delprojektledare och deltagare, tidplaner, tilldelade resurser (fastställda budgetramar), budgetansvar, attestregler, riktlinjer för projektet Protokoll eller mötesanteckningar, med dagordning och deltagarlista Rapportering och utvärdering: delrapporter samt slutrapport, utvärdering 1-3 år Protokoll och minnesanteckningar från styrgrupper, projektgrupper/arbetsgrupper, referensgrupper etc., som dokumenterar projektets utveckling och beslut bevaras, övriga vid inaktualitet 1-3 år Dokumentation av genomförande, mål, metoder och resultat Uppdragshandlingar 1-3 år Direktiv, uppdragsbeskrivningar, uppdragsavtal etc. Övriga projekthandlingar Ett arkivexemplar av varje egenproducerad produkt bevaras affischer, broschyrer, marknadsföringsmaterial, foton, publikationer och dylikt.

16 Dokumenthanteringsplan 16/58 Verka för en god arbetsmiljö Kommentarer i anmärkningsfältet berör huvudsakligen Arbetsmiljöenheten. Arbetsmiljöplaner Arbetsmiljöutredningar AME (Arbetsmiljöenheten) Arbetsskador och tillbud, samt risk (t ex tillbudsanmälningar, årssammanställningar) Organisation för arbetsmiljöarbetet med delegering av arbetsmiljöarbetsuppgifter/ ansvar, handlingsplan mot kränkningar, krishanteringsplaner Se anmärkning. Se anmärkning. Se anmärkning. Respektive förvaltning/enhet 3 år Ingår i Systematiskt arbetsmiljöarbete (se nedan) AME T ex teamutveckling, kartläggning av psykosociala förhållanden, utredning av inomhusmiljö Arbetsgivarens ansvar, ska sparas minst 5 år. Register som avser läkarundersökning eller vaccinering vid risk för ohälsa eller olycksfall sparas minst 10 år och vid exponering som kan medföra ohälsa 40 år från det att exponeringen upphörde. Inom företagshälsovården sparas kopia på dokumenten som skickats till arbetsgivare obegränsad tid. Flexite Ingår i Systematiskt arbetsmiljöarbete. Arbetsskadeanmälan förvaras i personalakt. Myndighetsspecifik dokumentation bevaras. Anmälan görs, utredning och utskrift av försäkringskassans blankett för arbetsskada görs i Flexite. Arbetsmiljöenhetens dokument rörande intern arbetsmiljö bevaras i kvalitetssystem för ledning och arbetsmiljö. 3 år I Personalakt se Rutin för hantering av personalakter Myndighetsspecifik dokumentation bevaras. Ansvarig chef och ev. delegerad chef har uppgiftsfördelning inom arbetsmiljöområdet. Handlingsplan för kränkande särbehandling och krishanteringsplaner ska finnas hos ansvarig chef. I förekommande fall då företagshälsovården varit delaktig finns dokumentation i journalsystemet. Arbetsmiljöenhetens dokument rörande intern arbetsmiljö bevaras i kvalitetssystem för ledning och arbetsmiljö.

17 Dokumenthanteringsplan 17/58 Protokoll, arbetsmiljö innehållande även arbetsmiljö- /skyddsronder riskbedömningar handlingsplaner Respektive förvaltning/enhet 3 år Arbetsmiljöenhetens dokument rörande intern arbetsmiljö bevaras i kvalitetssystem för ledning och arbetsmiljö. Huvudskyddsombudet. Skyddsföreskrifter Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) - årlig uppföljning Tidplan för arbetsmiljöarbetet, riskbedömning av arbetsmiljön vid t ex verksamhetsförändring inkl handlingsplan Gallras Se anmärkning. Se anmärkning. Respektive förvaltning/enhet Respektive förvaltning/enhet Respektive förvaltning/enhet Ingår i Systematiskt arbetsmiljöarbete. 3 år Kommunövergripande sammanställning. hör akten för aktuellt ärende. Myndighetsspecifik dokumentation bevaras. Sammanställs kommunövergripande enligt rutin. Arbetsmiljöenhetens dokument rörande intern arbetsmiljö bevaras i kvalitetssystem för ledning och arbetsmiljö. 3 år Myndighetsspecifik dokumentation bevaras. Utförs enligt policy och rutin. Arbetsmiljöenhetens dokument rörande intern arbetsmiljö bevaras i kvalitetssystem för ledning. Hantera försäkringar Ansvarsfrågor, handlingar rörande Papper 1-3 år

18 Dokumenthanteringsplan 18/58 Ansvarsskador, handlingar Papper 1-3 år rörande Avtal rörande försäkringar Papper 1-3 år Egendomsskador, handlingar Papper 1-3 år rörande Förfrågningsunderlag Papper 1-3 år Personal, försäkringshandlingar Se Administrera personal. Skadeärenden Papper 1-3 år Samverka med personalen och de fackliga organisationerna Förhandlingsprotokoll, löner/ löneöversyn/ revisionshandlingar med bilagor Lokala samverkansprotokoll lokala kollektivavtal (överenskommelser) Mötesanteckningar från avdelningsmöten, personalmöten, inionsmöten och andra interna verksamhetsmöten Mötesanteckningar från ledningsgrupper (förvaltningsledning) Förvaltning 3 år hör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet Papper Förvaltning 3 år hör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Förvaltning Förvaltning Minnesanteckningarna läggs ut och kan läsas på Insidan på respektive förvaltning.

19 Dokumenthanteringsplan 19/58 Protokoll eller mötesanteckningar från samarbetsorgan och samrådsgrupper samt övriga organ där nämnden/styrelsen (förvaltningen) har sekreteraransvar Protokoll från förhandlingar enligt MBL (medbestämmandelagen) Protokoll med bilagor från samverkan på förvaltningsnivå Protokoll med bilagor från samverkan på verksamhetsområdena (lokal samverkan) Protokoll/anteckningar, arbetsplatsträffar eller motsvarande samverkan på arbetsplatsnivå Papper Se anmärkning. 3 år Protokoll bevaras. Minnesanteckningar. Papper Förvaltning 3 år T ex individärenden och förhandlingar enligt 38 m.fl. som inte ersätts av centrala samverkansöverenskommelser. hör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet Papper Förvaltning 3 år Regleras i samverkansavtal Papper Förvaltning 3 år Regleras i samverkansavtal Förvaltning 3-5 år Regleras i samverkansavtalet Minnesanteckningar från möten bevaras ej, vid inaktualitet

20 Dokumenthanteringsplan 20/58 Administrera personal Anställa personal Administrera ändrade arbetsförhållanden Handlingar rörande administrering av personal berörs ofta av framtagna rutiner för personalhandlingar. Detta anges i anmärkningsfältet nedan. Rutin för hantering av Personalakter finns tillgängligt på kommunens intranät. Handlingar som ingår i personalakten skickas till et när personal slutar. Annonser 2 år Rekryteringsverktyg som en del av tjänstetillsättningsärendet. Publicerad annons ska redovisa de egenskaper som krävs för den utannonserade tjänsten. Anställningsavtal och beslut Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Gäller även timanställning, visstidsanställning, vikariat, säsongsarbete och provanställning. Ansökningshandlingar som tas emot av rekryteringsföretag Ansökningshandlingar, ej erhållen tjänst Ansökningshandlingar, erhållen tjänst Ansökningshandlingar, när sökande återtar sin ansökan Ansökningshandlingar, när tjänsten dras tillbaka Ansökningshandlingar, spontana inklusive svar Endast handlingar kring erhållen tjänst bevaras i personalakt. Se Rutin för hantering av Personalakt. 2 år Förvaltning Rekryteringsverktyg Rekryteringsverktyg 2 år Rekryteringsverktyg 2 år Rekryteringsverktyg Se anmärkning P.g.a. möjligheten att överklaga enligt 23 i lag om förbud mot diskriminering I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter. Häri även CV. Skickar meddelande med inion om hänvisning till hemsida för lediga tjänster.

21 Dokumenthanteringsplan 21/58 Behörigheter till IT-system, passerkort, kvittenser för nycklar m.m. Förbindelse, policy för e-post intranät Internet PuL, inion samt samtycken/återtaganden av samtycken till behandling av personuppgifter samt återtaganden av samtycken till utlägg på webbplats Förändringar och tillägg i anställningsvillkor Hälsodeklaration alt. Intyg läkarundersökningar och tester Individuellt träffade anställningsavtal Introduktionsprogram för nyanställda Konsulter och andra uppdragstagare, avtal med Sekretessförbindelse (även icke anställda, t ex praktikanter) Papper 2 år efter inaktualitet I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Papper Se anmärkning Förekommer främst inom Räddningstjänsten. Om hälsodeklaration lämnas bevaras den i personalakt för den som fått tjänsten. Se Rutin för hantering av Personalakter. Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Vid inaktualitet Handläggare Papper Förvaltning Konsult kan tillhöra ett ärende registrerat i ärendehanteringssystemet. Uppdragstagare Registreras i personalsystemet. Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter

22 Dokumenthanteringsplan 22/58 Sökandeförteckning 2 år Rekryteringsverktyg sättning av tjänst, delegeringsbeslut Papper hör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet Uppdragsbeskrivning Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Utdrag ur belastningsregister Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Utredning av bisyssla Papper Vid inaktuali- I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Överenskommelser/avtal med arbetsgivaren tet Papper T ex telefoner. I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Anställa personal Hantera särskilda anställningsformer Här avses t ex arbetsmarknadspolitiska åtgärder, externfinansierade tjänster, platser i traineeprogram och praktikplatser. De handlingar som finns med här, är utöver de som finns under övriga rubriker för personaladministration. Handlingar som ingår i personalakten skickas till et när personal slutar. Avisering om utbetalt belopp Papper 2 år Förvaltning Bekräftelse av anställning till Papper 2 år Förvaltning Arbetsförmedlingen Beslut från Arbetsförmed- Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter lingen avseende bidrag (nytt eller omprövning) Beslutsunderlag till Arbetsförmedlingen Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter för bidrag (nytt eller omprövning) inkl handlingsplan Rekvisition av bidrag till Arbetsförmedlingen Papper 2 år Förvaltning

23 Dokumenthanteringsplan 23/58 Rehabilitera personal Hantera tillbud arbetsskada tillhandahålla företagshälsovård Handlingarna från arbetsgivarens rehabiliteringsutredning bevaras enligt rutin för hantering av personalakter. Hanteras med sekretess. Handlingar som ingår i personalakten skickas till et när personal slutar. Arbetsanpassning, dokumentation av behov och eventuella åtgärder Arbetsmiljöenhetens bedömning av arbetsoförmågan Arbetsskada, risk och tillbud Arbetsträning, dokumentation av Bedömning av arbetsförmåga, underlag för Besked till anställd enligt AB att anställningsvillkoren skall omregleras på grund av att den anställde har rätt till partiell sjukersättning som inte är tidsbegränsad Försäkringskassans anteckningar från avstämnings- /uppföljningsmöten alt. Låst närarkiv I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Finns i patientjournal då företagshälsovård är inkopplade. I övrigt i personalakt hos ansvarig chef. Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Patientjournal och personalakt hos ansvarig chef. Flexite I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Anmälan görs i Flexite och skadeanmälan till försäkringskassan (kopia till medarbetare och chef). Läkarintyg, utredningsdokumentation, beslut om skadeersättning, ansökan om ersättning, finns i personakt hos ansvarig chef. Papper Finns i personalakt hos ansvarig chef I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Finns i patientjournal då företagshälsovård är inkopplade. Respektive chef och medarbetare ansvarar för sitt dokument enligt arbetsanpassningsrutin. Papper Finns i personalakt hos ansvarig chef Finns i personalakt hos ansvarig chef. I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Då företagshälsovård är inkopplad finns dokumentation i patientjournal.

24 Dokumenthanteringsplan 24/58 Försäkringskassans beslut avseende rehabiliteringsersättning Försäkringskassans beslut avseende sjukersättning (sjukpenning) Försäkringskassans förfrågan om anställds inkomst och årsarbetstid Handlingar angående omplacering eller förflyttning Handlingsplan (rehabiliteringsplan) Kompetensutvecklingsinsatser i samband med rehabilitering, dokumentation av Papper Finns i personalakt hos ansvarig chef. I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Papper Finns i I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter personalakt hos ansvarig chef. Papper 2 år Finns i I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter personalakt hos lönespecialist Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Papper Finns i personalakt hos ansvarig chef Se anmärkning I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Personalakt hos ansvarig chef Livränta Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Läkarintyg Missbruk av alkohol eller andra droger, handlingsprogram för hantering av Finns i personalakt hos ansvarig chef Finns i personalakt hos ansvarig chef hörande rehabiliteringsplan I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter. Då företagshälsovården är inkopplad sker förvaring i patientjournal. I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Dokumenteras i patientjournal då företagshälsovård är inkopplad.

25 Dokumenthanteringsplan 25/58 Patientjournal Rehabiliteringsmöten (samtal), övrig dokumentation Rehabiliteringsmöten (samtal), övriga anteckningar Se anmärkning. Papper Finns i personalakt hos ansvarig chef Finns i personalakt hos ansvarig chef Sjukanmälan Personalsystemet Patientjournal översänds till centralarkiv i pappersform enligt rutin för företagshälsovård. Inkl. t ex underlag för genomgång med medarbetaren av rehabiliteringsprocessen I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Då företagshälsovård är inkopplad finns dokumentation i patientjournal. Inkl. eventuell anteckning om att rehabiliteringsbehov inte finns I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Då företagshälsovård är inkopplad finns dokumentation i patientjournal. Om tillhörande rehabiliteringsplan I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter. Sjukanmälan till närmsta chef enligt personalhandboken. Avsluta anställning Handlingar som ingår i personalakten skickas till et när personal slutar. Arbetsgivarintyg 2 år Handläggare Beslut om avgångs- Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter /omställningsersättning Dödsfall Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Egen uppsägning Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter

26 Dokumenthanteringsplan 26/58 Handlingar som rör uppsägning/avsked från arbetsgivarens sida LAS-varsel, handlingar som ej resulterar i avslut LAS-varsel, handlingar som resulterar i avslut Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Förhandlingsprotokoll, tillhör akt i ärendehanteringssystemet. Papper 2 år I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Tjänstgöringsbetyg (kopia) Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Tjänstgöringsintyg (kopia) 2 år Handläggare Hantera försäkringar på individnivå Avtalsförsäkringar och trygghetsavtal Arbetsrätt och avtal Handlingar som ingår i personalakten skickas till et när personal slutar. Disciplinpåföljd, handlingar Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter rörande Domar, Kristianstads kommun 2 år hör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet i arbetsdomstol och/eller tingsrätt Fullmakter Papper 2 år hör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet. Förhandlingsprotokoll och protokoll med bilagor från central samverkan med de fackliga organisationerna 2 år hör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet

27 Dokumenthanteringsplan 27/58 Utbilda och utveckla personal Kompetensförsörjning/Kompetensutveckling Handlingar som ingår i personalakten skickas till et när personal slutar. Behörighetsgivande utbildning Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter (bevis/intyg på) Fritidsstudier, beslut Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Intyg över fortbildningar som Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter fullgjorts under anställningen Kompetensutvecklingsinsatser Gallras vid Hand- Kompetensutvecklingsinsatser för ledare och medarbetare inaktualitet läggare Medarbetarsamtal, dokumenterade överenskommelser/ individuella utvecklingsplaner När anställningen upphör eller när ny plan upp- Berörd chef/medarbetare rättas Utbildningar, kommuninterna Gallras vid inaktualitet Handläggare Hantera bemanning, personaluppföljning och personalvård Handlingar som ingår i personalakten skickas till et när personal slutar. Försäkringar, Ansökningar AFA, AGF/KL Lönestatistik Matrikel (motsvarande) Förvaltning AFA, AGF/KL ansökan görs via webb. Arbetstagarens ansvar. Arbetsgivaren hanterar inte ansökan, intygar endast anställning. Förvaltning Inkl. analys av utfall av löneöversyn Personalsystemet Systematiskt förda uppgifter om den anställdes tjänstgöring och lön/uppgifter över tidigare anställning i kommunen. I Personalakt.

28 Dokumenthanteringsplan 28/58 Medarbetarenkät Dokumentation av valt verktyg, samt sammanställningar/rapporter bevaras. Central uppföljning för övergripande åtgärder. Personalakter Papper Personalaktens innehåll se Rutiner för hantering av Personalakter Personaluppföljning Årlig respektive delårs- och tertial, personalnyckeltal. Semesterlistor Vid inaktualitet Tjänstebil med särskilt bilav- Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Överenskommelse om tjänster från Arbetsmiljöenheten tal Uppvaktningar Personalsystemet Gratifikation t ex jubileumsgåva (tidigare kallat minnesgåva). Registreras i PA-systemet. Skrivs ej ut och läggs separat i akten, utan bevaras i personalsystemet. Papper Avtal/överenskommelser. på Arbetsmiljöenheten Hantera pension Handlingar som ingår i personalakten skickas till et när personal slutar. Pensionsansökan, pensionsbrev med bilagor, godkännande AFA-beslut Papper Gallras vid pensionsavgång Handläggare Papper Handläggare Efter 1 år Förvaras hos handläggaren under innevarande år.

29 Dokumenthanteringsplan 29/58 Pensionsansökan, särskild avtalspension med beslut och överenskommelse Pensionslösningar, avtal om särskilda Pensionsunderlag, anmälan om arbetstagare m.m. Papper Handläggare Papper Handläggare Papper Handläggare Efter 1 år Efter 1 år Förvaras hos handläggaren under innevarande år. Förvaras hos handläggaren under innevarande år. I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Lönebildning Handläggare Förhandlingsunderlag för lönesättning (individuella) Förhandlingsunderlag för lönesättning (löneöversynsförhandling) Handläggare Avstämning centralt med respektive förbund. hör ärendet och registreras i ärendehanteringssystemet. Administrera lönefrågor Handlingar som ingår i personalakten skickas till et när personal slutar. Ersättningar Ersättningar för studier, inkl. ansökan 2 år eller 10 år Förvaltning 2 år om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10 år. T ex bilersättningar (inkl körjournal som grund för bilersättning), reseersättningar, traktamenten, sjukvårdskvitton Personalsystemet I personalakt. Se Rutin för hantering av personalakter

30 Dokumenthanteringsplan 30/58 Flextidssammanställningar Efter 2 år Personalsystemet Självservice i personalsystemet Friskanmälningar Efter 2 år Personalsystemet Självservice i personalsystemet Förtroendevalda ersättning vid sammanträde, förlorad arbetsinkomst m.m. Papper Vid inaktualitet Handläggare / Nämndsekreterare Signeras av förtroendevald och förs över till personalsystemet efter sammanträde. Ligger till grund för arvodet. Förtroendemannarutin. Underlag vid inaktualitet, ska kunna kontrolleras mot deklaration. Se även Arvodesunderlag, förtroendevalda Grundlistor/Lönelistor Efter 10 år Före 1999 i pappersform och arkiverade i et Införsel i lön (beslut om) Papper 2 år efter upphört beslut Jourlistor, jourredovisning Efter 2 år Handläggare / Centralt Handläggare förvaltning Kontrolluppgifter Papper Efter 6 år Personalsystemet Ledighet med lön för fackligt uppdrag, samt facklig tid, rapporter 2 år Personalsystemet Jourersättningar, jourkompräkning. Pappersblankett centralt hos handläggare. Ledighetsansökningar kortare än 6 månader Ledighetsansökningar: barn-, studie- och tjänstledigheter över 6 månader 2 år Personalsystemet förvaltning Personalsystemet Läkarintyg Papper Gallras när personalakten arkiveras Papper sparat i personalakt vid avslut. I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Ej rehabilitering

31 Dokumenthanteringsplan 31/58 Löne- och anställningsstyrande Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter meddelande i perso- nalärende Löneavdrag 2 eller 10 år Förvaltning 2 år om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10 år. T ex kost, lunchkuponger, motionskort, privata telefonsamtal Löneunderlag/tjänstgöringsrapport 2 eller 10 år Förvaltning 2 år om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10 år. Underlag för beräkning av lön t ex semester-/timlistor, oblistor, timrapporter, sjukanmälningar, försäkran för sjuklön, ledighetsansökningar Retroaktiv lön (ansökan om) Papper 2 år Centralt Skatter, avdrags- och jämkningshandlingar Papper 7 år Centralt Tidredovisning, tidssammanställningar 2 år Personalsystemet Timlistor för timanställd personal Papper 10 år Förvaltning om inte uppgifterna finns någon annanstans och andra handlingar som visar arbetad tid och utbetald lön Alt. bevaras Timlistor för uppdragstagare Papper 2 år Förvaltning Exempelvis konsultarvoden, utbildningsarvoden etc. Uppdrags-/lönetillägg 2 år Personal- systemet 2 år Personalsystemet Vård av barn (VAB), sjukoch friskanmälan Återbetalda löneskulder Papper 2 år Centralt Övertids- och jourtidsjournal 2 år Personalsystemet Ska bevaras 2 år enligt Arbetsmiljöverkets föreskrift 1982:17

32 Dokumenthanteringsplan 32/58 Administrera ekonomi Fatta beslut, planera, följa upp och utveckla verksamheten Attest- och utanordningsbehörigheter: beslut om attest Bokslut och delårsbokslut: huvudbok, saldo kontoklass 1-2 resultat och balansräkning, saldo kontoklass 3-8 specifikationer till tillgångs- och skuldkonton Budget/verksamhetsplan 1-3 år Styrelsens beslut om att delegera beslutsrätt i attest och utanordning 1-3 år Kontoklass 1-2 visar tillgångar och skulder, kontoklass 3-8 rör balans och drift. 1-3 år Med flerårsplan. Slutdokument för budgetprocessen och underlag till fastställd budget i nämnd och styrelse samt fullmäktige. Budget: budgethandling 1-3 år budgetunderlag, verifikationer 10 år justeringsverifikationer 10 år övr. budgetunderlag 10 år Ekonomisystem Aditro Se anmärkning. ekonomiadministrativa handlingar Faktureringssystem IoF Delsystem till Aditro Innehåller en mängd handlingstyper rörande redovisning och reskontra som bevaras/ beroende på vilken inion de innehåller. Intern kontroll 1-3 år Dokumentation av upplägg och arbetsformer, samt rapporter och eventuella åtgärdsplaner (motsvarande)

33 Dokumenthanteringsplan 33/58 Kodplan i ekonomisystemet Redovisningssystemet Målarbete Månadsuppföljning Systemdokumentation Årsförbrukning Årsredovisning med årsbokslut/bokslutsbilagor 1-3 år 1-3 år Koder i systemet för bland annat organisatorisk enhet, verksamhet, konto, motpart vilka behövs för att rekonstruera bokföringen över tid. Beskrivningar av koder som används i ekonomisystemet finns i upprättad systemdokumentation. digitalt i väntan på strategi för digitalt långtidsbevarande. 1-3 år Aktuell version sparas tillsammans med årsredovisning 1-3 år Årlig statistik över förbrukning av varor och tjänster Finns i huvudbok 1-3 år Slutdokument för bokslutsprocessen och underlag till fastställt bokslut i nämnd och styrelse samt fullmäktige. Rapportering och avstämning Bankställning, uppgift om 2 år Kontoutdrag från bank. Kontoavstämningar Ingår som bokslutsbilaga i fastställt bokslut.

34 Dokumenthanteringsplan 34/58 Rapportering, daglig: daglig körning med tillhörande girolistor dagrapport in- och utbetalningsverifikationer på papper kassor (rapport, avstämning samt kvitton) kontoutdrag, e- redovisningen Rapportering: uppföljningsrapport för helår och delår 10 år Aditro Rapporteringen sker via ekonomisystemet Aditro. Papper 10 år Aditro Reskontra Anläggningsreskontra: anskaffade anläggningar per år, lista med hänvisning till verifikation komprimerad bokslutslista per tillgångskonto, som bifogas bokslutet 10 år Aditro 1-3 år

35 Dokumenthanteringsplan 35/58 Bokföringsorder Kundreskontra Leverantörsreskontra: system leverantörsfakturor följesedlar utbetalningsorder med underlag förvaltningsinterna fakturor Momsredovisning Nedskrivningar av kundfordringar: beslut och specifikation 10 år Aditro Registreras i Aditro och skrivs sedan ut på papper. Aditro i bokslutsbilaga 10 år/ Papper 3 år Se anmärkn. 10 år 10 år Aditro/IoF 10 år Aditro 10 år Aditro i bokslutsbilaga Leverantörsfakturor på papper av skanningsleverantören. Om fakturan är komplett följesedeln vid inaktualitet.

36 Dokumenthanteringsplan 36/58 Administrera stiftelser Anmälningar till stiftelseregistret Ansökningar till Kammarkollegiet om tillstånd att ändra, upphäva eller åsidosätta föreskrifter i stiftelseförordnandet, överklaganden till domstol av Kammarkollegiets beslut Bidragsansökningar och beslut Koncernredovisningar Koncernrevisionsberättelser Protokoll Revisionsberättelser Räkenskaper över belopp som har inbetalats eller utbetalats Vid inaktualitet 1-3 år Förvaras tillsammans med protokoll/diarieförda handlingar. 1-3 år Förvaras tillsammans med protokoll från KS. Även beslutsunderlag bevaras, dock ej själva ansökningshandlingarna. 1-3 år Moderstiftelse och dotterföretag kan bilda koncern 1-3 år Moderstiftelse och dotterföretag kan bilda koncern 1-3 år 1-3 år Förvaras fram t o m det tionde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades Stiftelser som inte är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen

37 Dokumenthanteringsplan 37/58 Räkenskapshandlingar för stiftelser som är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen Sammanställning för räkenskapsåret (räkenskapssammandrag) Stiftelseförordnande eller motsvarande Verifikationer för in- och utbetalningar Årsbokslut Årsredovisning Övrig dokumentation som kan förekomma, bevaras eller enligt vad som för övrigt anges i dokumenthanteringsplanen Se Administrera ekonomi 1-3 år Stiftelser som inte är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen Papper 1-3 år Donationsurkunder, gåvobrev, testamenten Förvaras fram t o m det tionde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades 1-3 år 1-3 år Stiftelser som inte är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen. Övrig korrespondens, uppgifter om förtroendevalda ledamöter, blanketter och inion

38 Dokumenthanteringsplan 38/58 Upphandla, köpa in och avtala För digitala handlingar som inte ska bevaras förvaras handlingstyperna i aktuellt dokument- och ärendehanteringssystem, efter att upphandling avslutats. Handlingarna ordnas i akter efter ärendenummer. Upphandling och enstaka köp av varor och tjänster för vilka ramavtal saknas: anbud och offerter beslut avtal beställningar, beställningsbekräftelser Direktupphandling Se anmärkning Se anmärkning Endast handlingar rörande upphandling av verksamhetskritiska varor och tjänster bevaras, d v s varor och tjänster med stor betydelse för, eller påverkan på, organisationen och omvärlden. Handlingar rörande upphandlingar som är av ringa betydelse, d v s saknar långsiktigt värde, t ex leasingavtal, kontorsmateriel, transporter, boende, konferens, tryckeritjänster med mera, 2 år efter avtalstidens utgång. Ej antagna offerter vid inaktualitet. Med direktupphandling avses ett förfarande utan särskilda krav på anbud eller annonsering. Sker endast om kontraktets värde är lågt eller om det finns synnerliga skäl. Gallras 2 år efter avtalstidens utgång. Före upphandlingen Avrop/beställning mot ramavtal Cirkulärskrivelser, inköp/ upphandling Delegationsordning för inköp/upphandling 2 år Se anmärkning Vid inaktualitet 1-3 år endast vid förnyad konkurrensutsättning.

39 Dokumenthanteringsplan 39/58 Förhandsannonsering/ Upphandlarprofil Inköpsstatistik etc., löpande under året Inköpsstatistik och artikelstatistik, årssammanställning Lokala bestämmelser för upphandling och leveranser Upphandlingsuppdrag (externt) 2 år Förhandsannonsering för planerade upphandlingar de närmaste 12 månaderna är obligatorisk bara om den upphandlande enheten vill förkorta anbudstiderna. Annonseringen kan även ske av den upphandlande parten på dess upphandlarprofil, som är en sammanställning tillgänglig på Internet med uppgifter om pågående upphandlingar med mera istället för att en förhandsannons skickas till kommissionen. Digital Vid inaktualitet Vid inaktualitet Se anmärk- Ingår i protokoll för kommunfullmäktige, kommunstyrelse eller ning Se anmärkning. aktuell nämnd. Fullmakter m.m. till inköpscentraler 2 år efter avtalstidens utgång. Initiera upphandlingsärende Inköpsgrundande handlingar, t ex anskaffningsbeslut, investeringsbeslut och inköpsanmodan (beställning) Tjänsteutlåtande/underlag för beslut Se anmärkning Vid inaktualitet Gallras efter inaktualitet när upphandling avslutats eller avtal tecknats. Original bevaras som bilaga till protokoll i respektive instans.

40 Dokumenthanteringsplan 40/58 Ta fram förfrågningsunderlag vid upphandling Förfrågningsunderlag: anbudsinbjudan avtalsvillkor branschvillkor och bestämmelser kravspecifikationer Sändlista för utskickat förfrågningsunderlag Se anmärkning. Häri även annons och annonsunderlag. Handlingar med ringa betydelse 2 år efter avtalstidens utgång. Underlag med inion om aktens innehåll skickas till et Vissa upphandlingar genererar omfångsrika förfrågningsunderlag och anbud som inte ryms i en vanlig diarieakt. Särskilda rutiner krävs för arkivering av sådana handlingar. Skrymmande handlingar ska hållas ihop med övriga upphandlingsdokument, oavsett om det sker fysiskt eller logiskt. 2 år Gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft, endast selektiv upphandling. Urvalsupphandling, selektiv upphandling och förhandlad upphandling Upphandlingar av verksamhetskritisk art samt handlingar som inte är av ringa betydelse bevaras och skickas till et efter 3 år. Övriga upphandlingar 2 år efter avtalstidens utgång om inget annat anges. Ansökningsinbjudan Ansökningar om att få lämna anbud: antagna ej antagna för sent inkomna Avböjanden att delta i upphandlingen Se instruktioner för avsnitt. Se instruktioner för avsnitt. 2 år 2 år Ej antagna och för sent inkomna 2 år räknat från den dag då avtal om upphandling slöts. Endast selektiv upphandling. 2 år Gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft. Gallras vid inaktualitet eller när upphandling avslutats eller avtal tecknats.

41 Dokumenthanteringsplan 41/58 Meddelanden till anbudssökande: utvalda ej utvalda Utvärderingsprotokoll eller sammanställning över kvalificering av anbudsansökningar och intresseanmälningar Se instruktioner för avsnitt. 2 år Se instruktioner för avsnitt. Meddelanden till ej utvalda 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft Anbudstiden för upphandling Upphandlingar av verksamhetskritisk art samt handlingar som inte är av ringa betydelse bevaras och skickas till et efter 3 år. Övriga upphandlingar 2 år efter avtalstidens utgång om inget annat anges. Anbud, antagna Se instruktioner för avsnitt. Bilagor som utgörs av föremål, t ex arbetsprover och modeller, får eller återlämnas till anbudsgivaren efter inaktualitet, d v s när upphandlingen är avslutad, under förutsättning att de beskrivs eller avbildas i dokumentation som bevaras. Anbud, ej antagna Anbud, för sent inkomna Vid inaktualitet Se anmärkning Gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft Observera: anbud från anbudsgivare som begärt överprövning/skadestånd vid ett upphandlingsförfarande ska bevaras till dom har vunnit laga kraft. 2 år Gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft

42 Dokumenthanteringsplan 42/58 Anbud, som skickats per post trots att den upphandlande enheten ställt krav på elektroniska anbud Anbudsöppningsprotokoll/ anbudsprotokoll/ anbudsdiarium/ anbudsförteckning Papper 2 år Gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft. Se instruktioner för avsnitt. Gäller även anbudsprotokoll för anbudskompletteringar. Broschyrer som ingår i anbud och som innehåller sakuppgift: antagna anbud ej antagna anbud Broschyrer som ingår i anbud och inte innehåller sakuppgift Kuvert/emballage som innehållit inkomna anbud Papper Papper Papper 2 år 2 år Vid inaktualitet Vid inaktualitet Broschyrer tillhörande antagna anbud ligger tillsammans med upphandlingsärendet. Rensas ur akten. Broschyrer tillhörande ej antagna anbud 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft Gallras när upphandlingen är avslutad Gallas när upphandlingen är avslutad. Anbudsprövning och utvärdering Upphandlingar av verksamhetskritisk art samt handlingar som inte är av ringa betydelse bevaras och skickas till et efter 3 år. Övriga upphandlingar 2 år efter avtalstidens utgång om inget annat anges. Anbudssammanställning Se instruktioner för avsnitt.