Manual för Vision 80/20 Informera Version 2.3
2
Innehåll 1. Välkommen till Vision 80/20 Informera 5 2. Introduktion 6 2.1 Innan du börjar 7 2.2 Inloggning 7 Begär nytt lösenord 7 Sök utan att logga in 7 3. Sökning 8 3.1 Enkel sökning 8 3.2 Extern telefonbok 8 3.3 Resultatlista 9 Klickbara fält 9 Hänvisad 9 3.4 Sökt persons uppgifter 9 Hemliga fält 10 Foton 10 Personen har röstbrevlåda 10 3.5 Lägg till personen i din privata telefonbok 10 Sökområden 10 Meddelande 10 3.6 Visa hänvisningar i en grafisk vy 11 3.7 Spara sökning 11 4. Hantera hänvisningar 12 4.1 Ny hänvisning 13 För att skapa en ny hänvisning, gör så här: 13 4.2 Ändra en hänvisning 15 4.3 Ta bort hänvisning 15 4.4 Schema 15 Ny schemabokning 16 Ändra schemabokning 18 Ta bort en schemabokning 18 4.5 Snabbhänvisningar 18 5. Meddelande 19 Gruppering efter datum 19 5.1 Symboler 20 Markera meddelande som läst 20 Spara 20 Skicka vidare 20 Ta bort meddelande 20 Lägg till kontakt 20 Sök i extern tjänst 21 Spela upp meddelande 21 3
5.2 Skicka meddelande 21 Skicka meddelande till kollega 21 6. Samtal 22 7. Min telefonbok 23 7.1 Egna kontakter inom organisationen 23 7.2 Sök externa kontakter 23 7.3 Privata kontakter 24 Ny privat kontakt 24 Ändra privat kontakt 24 Ta bort privat kontakt 24 7.4 Kategorier 24 Ny kategori 24 Ändra namn på kategori 25 Ta bort kategori 25 7.5 Talstyrning av telefonböcker 25 8. Mina uppgifter 26 8.1 Förslag på ändringar 26 8.2 Ändra frivilliga uppgifter 27 9. Inställningar 28 9.1 Hänvisning 28 Snabbhänvisningar 28 Ny snabbhänvisning 29 Ändra snabbhänvisning 30 Ta bort snabbhänvisning 30 9.2 Standardinställningar för hänvisningar 30 Ändra dina standardinställningar 30 Sökinställningar 30 9.3 Byt personlig kod 31 9.4 Historik 31 9.5 Tips 31 Nytt tips 32 Ändra tips 32 Ta bort ett tips 32 10. OCS-integration 33 11. Hjälp 35 12. Logga ut 36 13. Tilläggsfunktioner 37 13.1 Sekreterare 37 Bli sekreterare åt en person 37 Godkänna en sekreterare 38 Ta bort sin sekreterarroll 38 13.2 Hänvisa en annan person 38 13.3 Ändra en persons uppgifter 39 4
1. Välkommen till Vision 80/20 Informera I den här manualen finns information om hur du använder Vision 80/20 Informera. Manualen behandlar först de olika delarna i programmet och därefter följer handledning i hur du använder systemet. Vision 80/20 Informera är ett verktyg för användare i hänvisningssystemet Vision 80/20. Via Informera kan du själv lägga in egna hänvisningar, skicka meddelanden till kollegor och söka på anknytningar inom företaget utan att behöva vända dig till telefonist. Informera kommer du åt via en webbläsare som t.ex. Internet Explorer. Ofta finns en länk till Vision 80/20 i företagets intranät. Beroende på vilka anpassningar som har gjorts för ditt företag kan Informera ha olika utseenden och funktionalitet. Det är möjligt att de bilder som visas i denna användarhandledning inte exakt motsvarar det du ser, men funktionerna är de samma och hanteringen sköts på samma sätt. Tänk på att Informera är anpassad för en skärmupplösning på 768x1024. Har du lägre upplösning kan gränssnittet förändras så att du har svårare att se all nödvändig information. Skärmupplösningen ställer du in genom att högerklicka på skrivbordsbakgrunden och välja Inställningar. Vision 80/20 Informera är utvecklad av Visionutveckling AB som ett led i produktsviten Vision 80/20. Det är ett system som integrerar telefoni, hänvisningssystem och datorer i en enkel och intuitiv arbetsmiljö. 5
2. Introduktion Den första sidan du möter när du loggar in är Sökning, och längst upp ser du ett antal huvudfunktioner i form av flikar: Sökning Här finns en lista på alla anknytningar i systemet och du kan söka efter anknytningar och namn. Hänvisa min telefon Här kan du lägga en hänvisning på din telefon och här kan du även hantera dina eventuella scheman. Meddelande Här finns en lista på dina meddelanden, och du kan även skicka meddelanden till kollegor. Samtal Här finns en lista på dina samtal. I Samtal hittar du dina inkommande samtal, utgående samtal och missade samtal. Min telefonbok Här hanterar du dina privata kontakter. Mina uppgifter Visar dina uppgifter och de hänvisningar du har. Inställningar Här hanteras inställningar i systemet, som snabbhänvisningar, meddelandeinställningar, lösenordsbyte, röstbrevlåda mm. Hjälp Här kan du hämta manualen till Informera i pdf-format. Logga ut Klicka här för att logga ut. Förutom dessa funktioner så finns det en knapp på vänster sida under rubriken Organisationsträd som låter dig bläddra i organisationsträdet. När du trycker på Bläddra i trädet så ser det ut som nedan. 6
2.1 Innan du börjar Informera kommer du ofta åt genom en länk från ditt företags intranät eller på en angiven adress. Har du tappat bort adressen, kontakta driftansvarig. Tänk på att webytan är anpassad för en skärmupplösning på 1024x768. Har du lägre upplösning kan gränssnittet förändras så att du har svårare att se all nödvändig information. Skärmupplösningen ställer du in genom att högerklicka på skrivbordsbakgrunden och välja Inställningar. 2.2 Inloggning Det första som möter dig när du kommer till startbilden för Informera är en inloggningsruta. Här anger du ditt anknytningsnummer, som normalt är tre eller fyra siffror och ditt lösenord. Klicka därefter på Logga in. Om du skriver in fel lösenord, så kommer du få upp en ruta där det står att du skrivit in fel lösenord, tryck Enter eller klicka på OK, och försök igen. Om du har fel lösenord, eller har glömt bort det, kontakta systemadministratör. Tips! Om du kryssar i Kom ihåg min inloggning kommer fälten att vara ifyllda nästa gång du ska logga in. Begär nytt lösenord Klicka på länken Begär nytt lösenord och du får upp en ny sida. Fyll i din e-postadress och klicka på knappen Skicka in din begäran. Lösenordet skickas till dig via e-post, och beroende på inställningar kan dessa se lite olika ut. Sök utan att logga in Här kan du göra en sökning utan att logga in, dvs. inga andra funktioner än sökning kommer att vara tillgänglig. 7
3. Sökning Första sidan som visas när du har loggat in är normalt sidan Sökning. Den innehåller sökfunktion till vänster och information om dig själv och din anknytning till höger. Därutöver visar den meddelanden som du har fått och hänvisningar som är inprogrammerade. Till vänster om varje namn visas också OCS-informationen gällande den personen, om sådan finns att tillgå. Mer om OCS finns att läsa i ett eget kapitel i denna manual. Utseendet på sidan kan variera efter anpassningar som företaget valt att göra. Styrkan i systemet sitter till stor del i de flexibla sökmöjligheterna. På söksidan kan du snabbt och enkelt söka upp arbetskollegor eller avdelningar. Välj att söka på Förnamn, Efternamn eller Anknytning. Beronde på inställningar kan du också söka på andra uppgifter som Adress, E-post, Frisökning. Du kan även kombinera dina sökningar. Observera att du inte behöver skriva hela namnet; för att hitta alla Fredrik kan det räcka med att bara skriva in Fre i fältet. 3.1 Enkel sökning Nu kan ni även ha fält för enkelt sökning, där man med ett enda sökfält söker på allt samtidigt. 3.2 Extern telefonbok I vissa fall kan du även göra sökning i den externa telefonboken. Du söker då på nummer i den externa telefonboken inlagda av administratören. 8
3.3 Resultatlista När du matat in alla uppgifter och klickat på Sök kommer du få upp ett katalogliknande söksvar, ungefär som i bilden nedan. Vilka uppgifter som visas i söksvaret ställs in vid installationen av systemet. I exemplet visas på vilket Namn och titel, organisation, arbetsplats och anknytningsnummer personen kan nås. Om personen har någon aktiv hänvisning registrerad visas denna. Klickbara fält Klickar du på ett namn kommer du att länkas till personens uppgifter. Beroende på växel kan du klicka på ett anknytningsnummer för att automatiskt att ringa upp personen. Hänvisad Om någon av anknytningarna i listan är hänvisad indikeras hänvisningen med röd text. 3.4 Sökt persons uppgifter Genom att klicka på en person kommer du till en informationsbild liknande din egen. Här kan du se personens hänvisningar och ytterligare information. Även här syns OCS-information till vänster om namnet om den informationen finns att tillgå. 9
Hemliga fält Din hemliga information visas med orange överstruken text. Denna information visas endast för dig själv och telefonisterna. Foton Om ni har personfoton i ert system kan man se nu foton över samtliga i organisationen. Rekommendation för bildstorlek är 110*100 punkter. Personen har röstbrevlåda Om personen du sökt upp har röstbrevlåda indikeras detta av en symbol: 3.5 Lägg till personen i din privata telefonbok När du sökt upp en person/anknytning kan du lägga till denna i din privata telefonbok. När du klickar på Sökområden kommer personen automatiskt att läggas till i din telefonbok. Om ert system är inställt på sökområden kan du som användare endast söka inom din egen grupp, Sökområde. Funktionen underlättar sökningar i stora sökområden som gör att resultaten blir ohanterbara, och när du inte behöver komma åt register i andra sökområden. Meddelande Vision 80/20 Informera innehåller en meddelandefunktion. När du har sökt fram en anknytning, så kan du skicka meddelanden genom att klicka på Skicka meddelande. Meddelandet skickas till mottagarens e-postadress eller mobiltelefon. 10
3.6 Visa hänvisningar i en grafisk vy För att få en överskådlig bild av vilka som är frånvarande kan du se alla hänvisningar i en grafisk vy, en sk Vem-är-var-vy. Där visas hänvisningarna som fyllda fält i en schematisk bild över dagen. Du kan välja att visa två dagar bakåt i tiden eller fyra dagar framåt. Klicka på listan längst upp i vänstra hörnet och välj vilken dag du vill visa. Håll muspekaren över en hänvisning för att se orsak och tid i klartext. Alla namnen i bilden är klickbara och länkade till personens uppgifter. Det finns också en vy som låter dig se informationen veckovis samt en ny möjlighet att bläddra framåt tillbaka i vyn genom att klicka på vänster- respektive högerpilen. 3.7 Spara sökning Det kan vara bra att spara en sökning om man ofta gör sökningar på samma saker. Gör först den sökning du vill spara. Klicka på knappen för spara sökning som finns längst ner efter sökresultatet. Du får då upp en ruta där du skriver in namn på sökningen. Klicka på Spara. Knappen lägger sig då som en snabbknapp under rubriken snabbsök. 11
4. Hantera hänvisningar Du skall alltid hänvisa din telefon när du inte är anträffbar, och för att hänvisa din telefon går du in på sidan Hänvisa min telefon. Du kan registrera en hänvisning genom inställningar eller genom kan klicka på en av knapparna för snabbhänvisning. Du kan även lägga in ett schema för återkommande hänvisningar. Hur lång tid framåt dina hänvisningar syns beror på inställningar i systemet. Dina hänvisningar indikeras på flera sätt: I resultatlistan kommer din aktiva hänvisning att indikeras med röd text. På sidan med dina uppgifter syns din aktiva hänvisning i kraftig röd text med ram runtom. Inom parentes ser man vem som skapat hänvisningen. Framtida hänvisningar som ännu inte blivit aktiva indikeras med en rubrik, Framtida hänvisningar. Klickar man på visas alla framtida hänvisningar. Har du flera överlappande hänvisningar eller hänvisningar direkt efter varandra visas ett meddelande med den slutliga återkomsttiden. 12
För vissa Outlook- eller Notesanvändare kan funktionen för hänvisning vara avstängd. Det gör att Vision 80/20 automatiskt hänvisar din telefon enligt dina kalenderbokningar och förhindrar dubbla hänvisningar. När du lägger en sammanhängande hänvisning, kommer talsvaret att läsa upp återkomstdatum samt klockslag. 4.1 Ny hänvisning En anpassad hänvisning skapas med hjälp av formuläret som är placerat i mitten av sidan. Hänvisningstiden kan beräknas med hjälp av företagets arbetstider. T ex om du väljer Gått för dagen på fredag och inte aktivt väljer Åter lördag, så blir det automatiskt Åter måndag (om detta är inställt i systemet). Beroende på om din växel är konfigurerad för att tillåta vidarekoppling eller ej, finns två olika utseenden på denna sida. Det finns en med möjlighet att vidarekoppla din telefon och en utan denna möjlighet. Bilden nedan till vänster visar hur det ser ut om du tillåts vidarekoppla din telefon och bilden nedan till höger visar hur det ser ut om du inte tillåts vidarekoppla din telefon. För att skapa en ny hänvisning, gör så här: Välj orsak Ditt företag har ett antal standardorsaker som du använder dig av. Beroende på vilken kod du väljer räknar systemet ut hur länge hänvisningen borde gälla. För lunch kan det vara 45 minuter, för gått för dagen kan det vara till 08.00 morgonen efter osv. Klicka på listan med orsaker och markera den som passar. Kontrollera från- och till-tider När du anger orsak fyller systemet automatiskt i från- och till-tider. Du kan själv ändra tider eller datum i efterhand. Klicka på listorna och markera det datum eller den tid du väljer. Nu kan du också klicka på Från och Till och välja datum direkt från en kalender. 13
o Tills vidare Du kan välja att vara hänvisad tills vidare istället för att ange en till-tid. Kryssa då i rutan framför Tills vidare. Välj hur telefonen ska hanteras vid hänvisning o Öppen telefon Om du väljer att ha telefonen öppen är din telefon hänvisad men man kan fortfarande ringa till dig. Kryssa i rutan för att välja öppen telefon o Koppla till telefonist Den inringande personen blir då kopplad till telefonist som tar emot ditt samtal. o Stör ej I växeln kan man ställa in vad som händer när abonnenten väljer Stör ej. Det kan vara att samtalet kopplas till telefonist, eller att det går direkt till röstbrevlådan. Kontakta systemansvarig för att få reda på vilken inställning som gjorts i Er växel. o Hänvisa/koppla till annat nummer Fyll i det fullständiga numret, inkl. riktnummer, du vill hänvisa/koppla till. Beroende på hur din växel är konfigurerad finns det här möjlighet att antingen koppla direkt till ett annat nummer eller hänvisa till ett nummer. Att hänvisa till ett nummer innebär att telefonist muntligen framför hänvisningen och kunden får ringa numret själv. Om din hänvisningsfunktion ser ut som till vänster nedan kan du vidarekoppla direkt och om den ser ut som till höger nedan kan du endast hänvisa till nummer. Fritext för hänvisning Om det behövs kan du fylla i meddelande till din hänvisning. Denna text syns för andra användare i Vision 80/20 Informera. Meddelande Du kan även lämna ett meddelande till telefonisten som besvarar ditt samtal. Detta meddelande syns enbart för växeltelefonisten. Klicka på Hänvisa eller tryck Enter för att spara din hänvisning. 14
Du kan nu göra en vidarekoppling utan att behöva göra en hänvisning. Detta gör du under fliken Inställningar. Där kan du också ställa in valet att systemet sparar din vidarekoppling även om du gör en hänvisning. När din hänvisning är aktuell syns den på sidorna Hänvisa min telefon och Mina uppgifter. Beroende på inställningar kan tiden för vilka framtida hänvisningar som ska visas variera. Standardinställningen är dock 10 dagar framåt på sidan Hänvisa min telefon och Mina uppgifter. Här gäller samma inställning både om du tittar på dina egna uppgifter (Mina uppgifter-sidan), och om du har sökt upp en annan person och tittar på dennes uppgifter. 4.2 Ändra en hänvisning Dina aktuella hänvisningar syns på alla sidor utom på sidan meddelande, och det gör det enkelt att kunna ändra eller ta bort en hänvisning om det skulle behövas. Gör så här för att ändra en befintlig hänvisning: Gå till en sida där din hänvisning syns. (Framtida hänvisningar syns endast på sidan Hänvisa min telefon) Klicka på den ikonen i hänvisningsrutan. Du får nu upp hänvisningsformuläret. Fyll i de uppgifter du behöver ändra. Klicka på Hänvisa eller tryck Enter för att spara. 4.3 Ta bort hänvisning Du kan alltid ta bort registrerade hänvisningar. Gör så här: Gå till en sida där du kan se den aktuella hänvisningen. Klicka på i hänvisningsrutan. Hänvisningen tas bort. 4.4 Schema Istället för enskilda hänvisningar kan du använda schema för att hänvisa din telefon vid regelbunden frånvaro. Schema är en översikt över lagrade schemabokningar och visas veckovis. 15
Ny schemabokning För att skapa en ny bokning i schemat, gör så här: Klicka på knappen Lägg till schema. Du får nu upp ett formulär där du fyller i de uppgifter som behövs för din bokning: o Orsak Klicka på ner-pilen i listan för att få fram samtliga orsaker. Välj genom att klicka på den orsak som passar bäst för din frånvaro. o Från Välj från vilken veckodag bokningen börjar gälla. Klicka på ner-pilen i listan och markera den dag du väljer. Fyll i tid i formatet tt:mm. o Till Välj vilken veckodag bokningen upphör att gälla. Klicka på ner-pilen i listan och markera den dag du väljer. Fyll i tid i formatet tt:mm. 16
o Veckor Välj om bokningen ska gälla alla veckor, udda veckor eller alla jämna veckor. Klicka på ner-pilen i listan och markera valet. o Välj hur telefonen ska hanteras vid hänvisning Öppen telefon Om du väljer att ha telefonen öppen är din telefon hänvisad men man kan fortfarande ringa till dig. Kryssa i rutan för att välja öppen telefon Koppla till telefonist Den inringande personen blir då kopplad till telefonist som tar emot ditt samtal. Stör ej I växeln kan man ställa in vad som händer när abonnenten väljer Stör ej. Det kan vara att samtalet kopplas till telefonist, eller att det går direkt till röstbrevlådan. Kontakta systemansvarig för att få reda på vilken inställning som gjorts i Er växel. Koppla till annat nummer Fyll i det fullständiga numret, inkl. riktnummer, du vill hänvisa till. Den inringande personen blir då vidarekopplad till detta nummer. o Beskrivning Ange gärna en beskrivning till din bokning. o Ange giltighetstid Om din bokning gäller under en begränsad tid kan du ange datum när schemat ska börja gälla och när det ska upphöra. Ange från- och till-tid i år, månad och dag. T ex Bocka för Tills vidare om schemat ska gälla tills vidare. Klicka på Lägg till för att spara bokningen. 17
Ändra schemabokning För att ändra ett befintligt schema, gör följande: Gå till Schema under sidan Hänvisa min telefon. I listan längst ner på sidan, klicka på Gör ändringarna och klicka på Spara. till höger om den bokningen du vill ändra. Ta bort en schemabokning För att ta bort ett befintligt schema, gör följande: Eller Gå till Schema under sidan Hänvisa min telefon. I listan längst ner på sidan, klicka på till höger om den bokningen du vill radera. I listan längst ner på sidan, klicka på den bokningen du vill radera. Klicka på knappen Radera schema. Schemabokningen är raderad. 4.5 Snabbhänvisningar För hänvisningar du använder ofta är Snabbhänvisningar det enklaste sättet att hänvisa sin telefon. Snabbhänvisningar är knappar som du själv skapar, och som hänvisar din telefon i samma ögonblick du trycker på knappen. Läs mer om hur du skapar snabbhänvisningar på sid 28. På knapparna syns återkomsttid samt vad som händer med telefonen om man håller muspekaren över. Texten, t ex återkomsttiden, visas direkt om det är samma dag. 18
5. Meddelande Under fliken Meddelande finns din inkorg för meddelanden skickade via internmeddelande, e- post och SMS. Beroende på företagsanpassning kan meddelandesätten variera. Vänstersidan används för att skicka meddelanden inom organisationen. När du fått ett nytt meddelande blir Meddelande-fliken rödmarkerad. Färgen på fliken uppdateras var femte minut Nya meddelanden indikeras med fet stil och du kan markera som läst när du tagit emot meddelandet. Här kan du även se dina skickade meddelanden. Klicka på Se skickade meddelanden. Du har möjlighet att hela tiden se status på dina meddelanden som skickas via Informera. Du har också möjlighet att nu kunna skicka meddelanden till kontakterna i din egen telefonbok eller den globala kontaktlistan. Gruppering efter datum Meddelanden visas i full-längd och grupperas efter datum när de skickades. Klicka på eller för att visa respektive dölja grupperna. 19
5.1 Symboler I meddelandelistan finns ikoner som indikerar typ av meddelande: Internmeddelande E-postmeddelande SMS-meddelande Det finns också ett antal knappar med olika funktioner för att hantera meddelanden: Markera som läst Spara Lägg till kontakt Spela upp meddelande Skicka vidare till en annan person. Ta bort meddelandet Sök i extern tjänst Markera meddelande som läst Ett nytt meddelande visas med datum och avsändare i fet stil. Klicka på knappen för att markera ett meddelande som läst. Hela meddelande kommer då att visas i normal stil. Spara Ett meddelande kan sparas och hindras från att det automatiskt rensas bort av systemet. Klicka på knappen för att spara det aktuella meddelandet. Skicka vidare Du kan skicka vidare ett meddelande till en annan intern anknytning. Oavsett vilken typ av meddelande du väljer att skicka vidare, kommer meddelandet skickas som ett internmeddelande. Klicka på knappen för att skicka ett meddelande vidare. Du får upp en ny sida. Ange mottagarens anknytning. Klicka på Skicka. Ta bort meddelande Klicka på ikonen för att ta bort ett meddelande helt. Lägg till kontakt För att skapa en kontakt utifrån informationen i ett meddelande tryck på för att komma till formuläret där man lägger till kontakter. Telefonnumret kopieras med automatiskt och det är endast de andra uppgifterna du måste fylla. 20
Sök i extern tjänst För att söka information om personen som lämnat meddelandet i en extern tjänst tryck på. Det kan t.ex. vara en nummersöktjänst eller en sökmotor så som Google. Det beror på vad administratören har valt att koppla till denna tjänst. Denna funktion kan finnas tillgänglig på flertalet platser i Informera beroende på val som gjorts av administratören.. Spela upp meddelande För att spela upp ett röstmeddelande tryck på. 5.2 Skicka meddelande Du kan skicka meddelanden till personer inom organisationen eller till valfria mobilnummer eller e- postadresser. Skicka meddelande till kollega Gör så här för att skicka ett meddelande via Informera till en person inom organisationen: Sök fram den aktuella personen och gå in på personens uppgifter. Till höger om personens uppgifter finns ett formulär för meddelande. Välj meddelandesätt. Endast de meddelandesätt som finns tillgängliga i systemet visas som valbara. Om du inte anger meddelandesätt skickas meddelandet som ett internmeddelande och kan endast läsas från Informera. Skriv ditt meddelande. o Vissa installationer har färdiga mallar för kortare meddelanden. Klicka på listan och välj genom att markera ett meddelande i listan. Klicka på Skicka eller tryck Enter för att sända ditt meddelande. Om meddelandet skickats utan problem, får du ett meddelande om detta. Du kan då välja om du vill skicka ett till eller att stänga fönstret. 21
6. Samtal I Samtal hittar du dina inkommande samtal, utgående samtal och missade samtal. Du får själv gå och rensa i de olika listorna. Du kan välja att ta bort en rad genom att klicka på den röda knappen med krysset. Det finns i systeminställningarna möjlighet att bestämma hur många dagar som samtalen skall ligga kvar i listorna. Detta sköts av administratören. Man ser också information om vilket nummer som 22
7. Min telefonbok I Min telefonbok kan du lägga upp egna kontakter och hantera dem i egna kategorier. Mina kontakter består av kontakter som du själv lägger in och sorteras i bokstavsordning från A-Ö. Genom att klicka på namnet på kontakten får du fram all lagrad information om kontakten. Dina kontakter är bara synliga för dig själv och det är du själv som skapar och kategoriserar dem. 7.1 Egna kontakter inom organisationen Du kan också lägga in kontakter inom organisationen. De kommer då att listas under dina personliga kontakter. När du sökt upp en person/anknytning kan du klicka på läggas till i din telefonbok. 7.2 Sök externa kontakter, då kommer personen automatiskt att Du kan göra en sökning i företagets externa kontakter. Dessa uppgifter hanteras av administratören i Ändra Pro. Du har möjlighet att skicka meddelanden till kontakter i min telefonbok. Du kan söka på för- eller efternamn, eller både och. Klicka på namnet i resultatlistan för att få fram kontaktuppgifter. 23
7.3 Privata kontakter I din telefonbok kan du hantera egna kontakter som bara du kan se. Ny privat kontakt För att skapa en ny privat kontakt, gör så här: Gå till sidan Min telefonbok och välj Lägg till ny privat kontakt. Du får nu upp ett formulär där du kan fylla i diverse uppgifter till din kontakt. o Du kan lägga till en personbild till alla kontakter. Klicka på knappen Bläddra för att hämta en bild från din dator. Du får upp ett nytt fönster, där du letar upp bilden och klickar på Öppna. Välj kategori genom att klicka på ner-pilen i listan och markera kategori. Klicka på Spara Ändra privat kontakt För att ändra en privat kontakt i Min telefonbok, gör så här: I listan över dina privata kontakter, klicka på till höger om den kontakt du vill redigera. I formuläret du får fram, kan du markera och byta ut de uppgifter som ska ändras. o Om du ska byta kategori, gör som vid skapande av ny kontakt, se ovan. o Om du ska byta bild, klicka då först på knappen Ta bort bild och gör sedan som när du skapar en ny kontakt, se ovan. Klicka på Spara. Ta bort privat kontakt För att ta bort en privat kontakt i listan över dina privata kontakter, klicka på kontakt du vill radera. till höger om den 7.4 Kategorier Till en kontakts uppgifter kan du lägga en kategori. I systemet finns globala kategorier som administratören av systemet hanterar, men du kan också hantera egna. Ny kategori För att skapa en ny kategori i Min telefonbok, gör så här: 24
Välj Hantera privata kategorier. Klicka på knappen Ny kategori. Ställ markören i fältet för Kategorinamn och skriv in ett namn. Klicka på Spara. Ändra namn på kategori För att ändra namn på en privat kategori, gör så här: Välj Hantera privata kategorier. Under rubriken Privata kategorier, klicka på till höger om den kategori du vill byta namn på. Ställ markören i fältet för Kategorinamn och byt namn. Klicka på Spara. Ta bort kategori För att ta bort en privat kategori, går så här: Välj Hantera privata kategorier. Under rubriken Privata kategorier, klicka på till höger om den kategori du vill radera. De kontakter som tillhörde denna kategori saknar nu kategori. Klicka på Spara. 7.5 Talstyrning av telefonböcker Om man har Auto Attendant kopplat till Vision 80/20 så har man möjligheten att talstyra mycket av funktionaliteten i telefonböckerna. 25
8. Mina uppgifter Under länken Mina uppgifter står all detaljinformation om dig. För telefonisten är det av största vikt att dina uppgifter stämmer, och du bör kontrollera dina uppgifter så att de alltid är uppdaterade. Om några data inte stämmer, klicka på knappen Ge förslag på ändringar för att informera telefonist eller på knappen Ändra frivilliga uppgifter för att ändra dina personliga uppgifter. Här ser du också om du har några hänvisningar och du kan ta bort eller ändra de som inte stämmer. 8.1 Förslag på ändringar Om du märker att uppgifterna på din anknytning är felaktiga kan du genom att klicka på knappen Ge förslag på ändringar skicka ett meddelande till dem som har hand om registrering av personuppgifter i systemet. Ditt anknytningsnummer bifogas automatiskt i meddelandet. Gör så här: Klicka på knappen Ge förslag på ändringar. Fyll i de fält som ska uppdateras. Klicka på Spara. 26
Ändringarna är nu skickade till telefonist med behörighet att ändra dina uppgifter. Du får ett meddelande när dina ändringar är uppdaterade. 8.2 Ändra frivilliga uppgifter Du kan också lägga till och ändra frivilliga uppgifter. Gör så här: Klicka på knappen Ändra frivilliga uppgifter. Fyll i de fält som ska uppdateras. Klicka på Spara. Dina ändringar är nu införda i registret. 27
9. Inställningar I systemet kan du göra en mängd inställningar på din personliga anknytning samt personliga inställningar för webben. Tänk på att inställningar som görs för en delad anknytning slår igenom för alla personer som sitter på densamma. 9.1 Hänvisning Under Hänvisning gör du inställningar gällande hänvisningar gjorda via webytan. Snabbhänvisningar Snabbhänvisningar är de knappar du ser under rubriken Snabbhänvisning, och visas på sidorna Hänvisa min telefon och Sökning. Du kan programmera in obegränsat antal egna snabbhänvisningar. Dina snabbhänvisningar lagras i en lista, där du enkelt kan ändra eller ta bort de som du tidigare lagt upp. Nu kan du ha obegränsat antal snabbhänvisningar. 28
Ny snabbhänvisning För att göra en ny snabbhänvisning, gör så här: Klicka på knappen Lägg till ny snabbhänvisning. Du får upp ett formulär där du fyller i snabbhänvisningens egenskaper. o Orsak Välj frånvaroorsak genom att klicka på en orsak i listan. o Från Välj när hänvisningen ska gälla från - i förhållande till det att du klickar på knappen. o Längd Välj hur länge hänvisningen ska gälla. Eller ange tid för återkomst: o Åter kl. Ange tid för återkomst, tt:mm. o Vidarekoppla till Välj om telefonen ska vara öppen eller stängd under tiden den är hänvisad, eller om den inringande personen ska kopplas vidare till telefonist, Stör ej, eller till ett specifikt nummer. o Knapptext Ange den text som ska stå på knappen. o Text i webben Ange den text som ska synas på din hänvisning. Klicka på Spara för att lagra knappen. Snabbhänvisningen inte är aktiv förrän du klickat på knappen. De kan alltså inte användas för schemalagda hänvisningar eller motsvarande. 29
Ändra snabbhänvisning För att ändra en lagrad snabbhänvisning, gör så här: Klicka på till höger om den snabbhänvisningen du vill ändra. Gör ändringen i formuläret och klicka på Spara. Ändringen är sparad. Ta bort snabbhänvisning För att ta bort en lagrad snabbhänvisning, tryck på. Fälten på denna rad kommer då att rensas. 9.2 Standardinställningar för hänvisningar Här anger du standardvalet för hur Din telefon skall vidarekopplas när du skapar en hänvisning. Du kan välja att koppla till telefonist, talsvar, stör-ej-funktion eller till angivet nummer. Ändra dina standardinställningar Klicka för ditt val och klicka på Spara. Sökinställningar Under sökinställningar hamnar dina snabbsökningar. Hur du gör dessa läser du om på sid. 11. Under sökinställningar kan du ange vilken typ av sökning du vill ha som standard. Detta gör du genom att markera med en bock i rutan och klicka på Spara. 30
9.3 Byt personlig kod På denna sida byter du lösenord till ett nytt som du själv väljer. För att byta lösenord till webytan, gör så här: Skriv in ditt nuvarande lösenord i det fältet för Gammalt lösenord. Skriv in ett nytt lösenord som du själv väljer. Tänk på att inte välja en allt för enkel kod. Skriv även i det nya lösenordet i rutan Bekräfta lösenord och tryck sedan på Byt kod. Om allt går väl visas sedan en bekräftelse på att lösenordet är ändrat. Det nya lösenordet gäller nu omedelbart. Kommer du inte ihåg ditt nya lösenord, så kontakta supportavdelningen för interntelefoni eller motsvarande. De kan hjälpa dig vidare. Du kan också begära nytt lösenord genom att klicka på länken Begär nytt lösenord på loginsidan. 9.4 Historik Under Historik kan du se alla loggade händelser på din telefon. 9.5 Tips På denna sida hanterar du tips. Tips är till för att hjälpa telefonisten att besvara ditt samtal på bästa sätt. Ett tips kan t ex vara Koppla gärna till min mobil om jag ej är anträffbar på annan telefon. Nu kan du också tidsbestämma ett tips, och välja om det ska visas bara på vissa dagar. Under denna sida finns en lista på dina lagrade tips. 31
Nytt tips Gör så här för att lägga till ett nytt tips: Klicka på knappen Lägg till nytt tips. Ställ markören i text-fältet och fyll i den text som telefonisten ska se. Om tipset ska ha en tidsbegränsning, fyll i startdatum och Slutdatum. Du kan klicka på kalender-ikonen för att välja datum direkt ur en kalender. Om tipset ska visas endast vissa dagar, kryssa för de dagar tipset ska gälla. Klicka på Spara. Ändra tips För att ändra ett lagrat tips, gör så här: Klicka på knappen till höger om det tips du vill ändra. Ställ markören i text-fältet och ändra texten. Klicka på Spara. Ta bort ett tips För att ta bort ett lagrat tips, klicka på knappen till höger om det tips du vill radera. 32
10. OCS-integration I detta kapitel kommer de allra vanligaste funktionerna i Microsoft Office Communicator (OCS) som är relevanta för Vision 80/20 Informera att beskrivas. Till att börja med så måste vi klargöra att allt som står med i detta kapitel endast gäller om OCS används, om så inte är fallet kan man bortse från detta kapitel då inga av dessa funktioner finns tillgängliga i annat fall. Det är också en tilläggsmodul till det ordinarie programmet, dvs. den ingår inte från början. OCS är ett omfattande program och för mer information om programmet så kontakta Microsoft. Mycket av informationen i detta kapitel är hämtad från ett Microsoft dokument vid namn Microsoft Office Communicator 2007 The Enhanced Presence Model och det går att få tag på via Microsoft. Vad OCS sköter kan kort sammanfattas med närvarohantering. Det brukar på engelska kallas för Presence and Availability Management (PAM) och rör närvarohantering, tillgänglighet samt en rad med annan information om användarna av OCS. Det mest uppenbara sättet att se OCS närvaro i Vision 80/20 Informera är genom den närvaroikon som representerar kontaktens status. En närmare beskrivning på vad statusikonens olika färger betyder och vad som kan vara orsaken bakom att de visas finns beskrivet i tabellen nedan. Vision 80/20 Informera använder sig av OCS-servern för att få information om kontakternas status därför uppdateras den när sökning sker och inte i realtid. 33
Närvaroikon Status Text Beskrivning Tillgänglig Upptagen I Samtal I Konferenssamtal I Möte Stör Ej Stör endast om det är brådskande Ej tillgänglig, Strax tillbaka Inaktiv Upptagen (Inaktiv) Offline Närvaro Okänd Blockerad Kontakten är online och kan delta I konversationer. Användaren sätter sin status manuellt, men nästa automatiska statusinställning kommer åsidosätta denna. Kontakten är tillgånglig men är upptagen med en annan aktivitet. Möjliga aktiviteter kan vara följande: I Samtal Kontakten är upptagen med en telefon-, röst- eller videokonversation. I konferenssamtal Kontakten är upptagen i en flerpartskonversation som använder, telefon-, röst-, video- eller applikationsdelning. I ett Möte Outlook-kalendern visar kontakter som ha bokat ett möte. Användaren kan ställa in status manuellt. Kontakten har tilldelat dig en tillgångsnivå annat än Team, och kontakten har manuellt satt sin tillgänglighetsstatus till Stör Ej. Kontakten har tilldelat dig tillgångsnivån Team och kontakten har manuellt satt sin tillgänglighetsstatus till Stör Ej. Kontakten är troligen inte tillgänglig. Status visas för följande orsaker: Kontaktens dator har varit inaktiv längre än den förinställda tiden för inte vid datorn : förinställt till 15 minuter. Kontakten har satt sin närvarostatus manuellt till Inte vid datorn. Kontakten har låst datorn. Kontakten har ställt sin status till Strax Tillbaka manuellt. Kontakten kan vara tillgänglig men personens dator har varit inaktiv längre än den förutbestämda tiden för inaktivitet (förinställd till 5 minuter) men inte tillräckligt länge för att statusen ska ändras till Inte vid datorn. Kontaktens skärmsläckare kan eventuellt ha startat. Statusen sätts av Communicator. Kontakten är I möte eller har samtal, och datorn har varit inaktiv längre än de förinställda 5 minuterna. Eventuellt har kontaktens skärmsläckare gått igång medan statusen var Upptagen. Denna status sätts av Communicator. Kontakten är inte tillgänglig. Status visas för följande orsaker: Kontakten har satt sin status så den ser ut att vara Offline. Communicator 2007 körs inte på kontaktens dator, eller så har kontakten inte loggat in. Kontakten har blockerat dig från att se hans eller hennes närvarostatus. Communicator 2007 kan inte avgöra status för denna kontakt. Denna status visas vanligtvis för att kontaktens närvarostatus lagrats I ett annat datorsystem, så som en organisation som inte är en integrerad partner. Du har blockerat kontakten från att se din närvarostatus. För personen som du har blockerat så visas din status som Offline. 34
11. Hjälp Under fliken Hjälp hittar du information om de olika färgerna på hänvisningar i Informera. Du hittar också manualen i Pdf-format, för nedladdning. För att hämta manualen går du in under rubriken nedladdningar. 35
12. Logga ut För att logga ut ur Informera klickar du på knappen logga ut som finns längst upp i högra hörnet. 36
13. Tilläggsfunktioner 13.1 Sekreterare Sekreterarfunktionen gör att användare kan fungera som sekreterare med tillåtelse att hänvisa och begära förändringar på andra personer. För den användare som är sekreterare åt andra finns en symbol synlig på de personernas uppgifter, så att man ser att man kan bli sekreterare åt personerna. När en användare blir sekreterare läggs den person som sekreteraren skall styra, upp bland dennes favoriter. På så sätt kan man se vilka personer man har sekreterarrättigheter över, utan att behöva söka fram dem. I favoritlistan visas framför de personer som är sekreterarens klienter. Bli sekreterare åt en person Innan du kan bli sekreterare åt en person, måste du vara behörig. Behörighet bestäms av administratören i Ändra. För att bli sekreterare åt en person, gör så här: Gå in på personens uppgifter, t ex genom att söka upp personen. Klickar på sekreterarikonen. 37
Du har nu begärt att få bli sekreterare. Den personen du valt måste nu godkänna din begäran. Godkänna en sekreterare För att få en sekreterare måste för en annan användare begära att få vara din sekreterare, se ovan. För att godkänna begäran om sekreterare, gör så här: Logga in webbytan. Du kommer då att mötas av en bild där du kan acceptera eller neka personer som begärt att få vara sekreterare åt din anknytning. Du måste göra ditt val innan du kan gå vidare i systemet. Klicka på den gröna för att godkänna sekreteraren. Vill du ha mer information om den person som försöker bli sekreterare, klicka på namnet för att se uppgifter om denna. Ta bort sin sekreterarroll Om du vill ta bort din sekreterarroll från en person, gör så här: Gå in på personens uppgifter, t ex genom att söka upp personen. Tryck på. Du är nu inte längre sekreterare åt denna person. 13.2 Hänvisa en annan person För att skapa hänvisning för en annan person, gör så här: Gå in på personens uppgifter, t ex genom att söka upp personen. Tryck på knappen Hänvisa 1234. Du kommer då till Hänvisa-sidan med personens uppgifter på vänster sida, och hänvisningsvalen i mitten. Anpassa hänvisningen och tryck Hänvisa. 38
13.3 Ändra en persons uppgifter För att ändra uppgifter för en annan person, gör så här: Gå in på personens uppgifter, t ex genom att söka upp personen. Tryck på knappen Ändra uppgifter. Skriv in de ändringar du vill genomföra och tryck Spara. Ändringarna är nu skickade till telefonist med behörighet att ändra personuppgifter. Personen får ett meddelande när ändringarna är uppdaterade. 39