SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (54) Plats och tid Stora sammanträdesrummet, Kommunkontoret, Heby kl 10:00-16:40 Beslutande Marie Wilén (C), ordförande Ewa Westling-Olzon (M) Carina Schön (S) Anders Pettersson (S) Bengt Löfling (V) Dick Pettersson (C) Anne-Charlotte Mattsson (FP) Bernt-Ove Stenmark (KD) Monica Brode (LP) Michael Öhman (SD) 40-54, 56-75 Michelle Storm (SD) 55 Jan Andersson (S) Ej tjänstgörande ersättare Carl-Åke Elmersjö (MP) Tjänstemän Sixten Larsson (M) 40-69 Arvid Jansson (LP) Berith Röjerås (C) Per Möller (C) 46-75 Jan Eriksson (S) Michelle Storm (SD) 40-54, 56-57 Peter Lund, kommunchef Iris Björkman, vik karttekniker Helena Henriksson, 61, 63 kommunsekreterare Hanna Svensson, bredbandsstrateg Mikael Eriksson, 62 ekonomichef 43-45 Magnus Giertz, IT-chef 64-66, 68 Katarina Welin, Mats Jällrud, personalchef 70 administrativ chef 43, 52- Sofie Fröbom, vik samhällsplanerar 55 71 Åsa Nylander, controller 50,58-60 Utses att justera Justeringens plats och tid Bernt-Ove Stenmark (KD) Kommunkontoret, Heby, torsdag 26 februari 2015 Sekreterare Paragrafer Helena Henriksson 40-75 Ordförande Marie Wilén Justerande Bernt-Ove Stenmark ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kommunstyrelsen Datum för anslags uppsättande 26 februari 2015 Datum för anslags nedtagande 20 april 2015 Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret, Heby Underskrift Helena Henriksson
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (54) Ks 40 Revidering av föredragningslistan Kommunstyrelsens beslut Extraärenden Yttrande till förvaltningsrätten angående överklagande av kommunstyrelsens beslut 18 den 20 januari 2015 om Överenskommelse om mottagande och bosättning av nyanlända invandrare Yttrande över GC-planen Morgongåva Heby
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (54) Ks 41 Delegationsbeslut Kommunstyrelsens beslut Redovisning av delegationsbeslut enligt lista 13 januari 16 februari 2015, godkänns. Delegationsbeslut enligt lista 13 januari 16 februari 2015 presenteras.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (54) Ks 42 Meddelanden Kommunstyrelsens beslut Redovisning av meddelanden enligt lista 13 januari 2015, godkänns. Meddelanden enligt lista, enligt lista 13 januari 16 februari 2015, presenteras.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (54) Ks 43 Dnr 2014/291 042 Årsredovisning 2014, kommunstyrelsen och kommunstyrelsens verksamhetsutskott Kommunstyrelsens beslut Årsredovisning 2014, kommunstyrelsen och kommunstyrelsens verksamhetsutskott,, antas. Kommunstyrelsen och kommunstyrelsens verksamhetsutskotts årsredovisning för 2014 presenteras. Kommunstyrelsen visar ett resultat på 2 482 tkr och för verksamhetsutskottet är motsvarande siffra -3 420 tkr. Beslutsunderlag Årsredovisning 2014, kommunstyrelsen och kommunstyrelsens verksamhetsutskott Marie Wilén (C): Årsredovisning 2014, kommunstyrelsen och kommunstyrelsens verksamhetsutskott,, antas. sordning kommunstyrelsen bifaller förslaget. Protokollsanteckning Protokollsanteckning Socialdemokraterna och Vänsterpartiet, årsredovisningen 2014, kommunstyrelsen och kommunstyrelsens verksamhetsutskott Från Socialdemokraterna och Vänsterpartiet ser vi med fortsatt stor oro på den ekonomiska utvecklingen. Verksamhetens nettokostnad är fortsatt mycket höga. Vissa av kostnaderna är visserligen inte helt med i kommande års kostnader, men samtidigt har kommunen bundit upp sig i nya årliga kostnader. En stor kostnad blev överförandet av personliga assistenter till privata utförare. Detta underskott bottnar i att budgeten skars ner och det fanns en tro på ett snabbt överförande, trots att man från fackligt håll sa att detta inte var möjligt. Resultatet borde inte komma som någon överraskning. De stora ökade sjukskrivningskostnaderna är ett orosmoln som har kostat under 2014 och kommer att kosta under 2015, om det inte sker ett förebyggande arbete för att mota detta.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (54) Det kommer att behövas en total översyn i prioriteringarna av de ekonomiska resurserna framöver, för att få tillstånd en ekonomisk förändring och därmed en stabil ekonomi. Därför har Socialdemokraterna och Vänsterpartiet detta med i den budget som gäller för 2015 och som är antagen av kommunfullmäktige. Delges Ekonomichefen Administrativ chef
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (54) Ks 44 Dnr 2014/291 041 Bokslut för 2014, muntlig information Kommunstyrelsen tackar för informationen Ekonomichefen informerar om det pågående arbetet med bokslut 2014. Heby kommuns resultat är + 7 362 tkr att jämföra med budgeterat resultat +18 093 tkr. Marie Wilén (C): Kommunstyrelsen tackar för informationen. sordning kommunstyrelsen bifaller förslaget. Delges Ekonomichef
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (54) Ks 45 Dnr 2014/291 041 Budget 2016, kommunstyrelsen Kommunstyrelsen tackar för informationen Ekonomichefen informerar om det pågående arbetet med kommunstyrelsens budget. Nämnderna arbetar utifrån de givna planeringsförutsättningarna, förslag kommer att presenteras till budgetberedningen i maj. Marie Wilén (C): Kommunstyrelsen tackar för informationen. sordning kommunstyrelsen bifaller förslaget. Delges Ekonomichef
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 (54) Ks 46 Dnr 2013/194 044 Om- och tillbyggnad av Tärnsjö brandstation, slutrapport Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen godkänner slutrapporten av investeringen gällande Tärnsjö brandstation. Om och tillbyggnaden av Tärnsjö brandstation är nu besiktad och klar för att tas i bruk helt enligt tidplan. Igångsättningstillstånd för investeringen togs i kommunstyrelsen den 3 dec 2013. Fastighetsbolaget har givit en rapport under byggtiden den 23 september 2014. Byggnationen startade 2014-08-04 Besiktning skedde den 2014-12-10 Vissa arbeten har inte kunnat färdigställas på grund av årstiden utan kommer att så fort vädret tillåter att utföras senare. Hyran var beslutat öka med 323 tkr per år och investeringen beräknades till 3938 tkr. Summan för investeringen presenterades muntligen för kommunstyrelsen vid tidpunkten för beslut om igångsättningstillstånd. Detta eftersom arbetet ännu inte var upphandlat. Under projektet har det tillkommit extrabeställningar från hyresgästen och ändringar som resulterat en kostnadsökning på 136 tkr. Detta påverkar hyran så att den ökar med 349 tkr, det vill säga 26 tkr högre än den av kommunstyrelsen godkända hyresnivån. Beslutsunderlag PM, 10 februari 2015 Ks 161,23 september 2014 Ks 251, 3 december 2013 Marie Wilén (C): Kommunstyrelsen godkänner slutrapporten av investeringen gällande Tärnsjö brandstation. Delges Hebyfastigheter sordning kommunstyrelsen bifaller förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10 (54) Ekonomichef Förvaltningschef; samhällsbyggnad
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11 (54) Ks 47 Dnr 2014/89 041 Underlag för en mer detaljerad beräkning av resultatkrav och finansiella mål Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen beslutar i enlighet med PM Underlag för en mer detaljerad beräkning av resultatkrav och finansiella mål, daterad 2 februari 2014. Kommunfullmäktige beslutade i juni 2014 om preliminära ekonomiska ramar för budgetåret 2015. Vid hantering av ärendet yrkade Carl-Åke Elmersjö (MP) på nedanstående tilläggsförslag: Kommunstyrelsens ges i uppdrag att ta fram underlag för en mer detaljerad beräkning av resultatkrav och finansiella mål för de kommande åren fram mot 2020, som är förenliga med lagkravet på god ekonomisk hushållning, med beaktande av demografisk utveckling och investeringsbehov. till hantering av ärendet Kommunstyrelsen har 20 januari 2015 beslutat om Riktlinjer till styr-, budget- och uppföljningsprocess av styrelser, nämnder och bolag och dess förvaltningar under år 2015 Riktlinjerna innebär förändringar i jämförelse med tidigare år. Förändringarna är initierade av kommunens nya ekonomichef. En del av syftet med den nya modellen är att fokusera mer på det faktiska behovet av resultatnivå och finansiella mål. Vidare syftar arbetet att bli mer långsiktigt och strategiskt. Demografisk utveckling och framtida behov av investeringar är exempel på områden som lyfts fram av ekonomichefen som viktiga komponenter i det fortsatta utvecklingsarbetet. Med anledning av ovanstående gör undertecknad bedömningen att det som fullmäktige beslutat går hand i hand med de av kommunstyrelsen beslutade riktlinjerna. Med anledning av det bör frågan hanteras inom ramen för den ordinarie budget- och uppföljningsprocessen. Beslutsunderlag PM, 2 februari 2015 Marie Wilén (C): Kommunstyrelsen beslutar i enlighet med PM Underlag för en mer detaljerad beräkning av resultatkrav och finansiella mål, daterad 2 februari 2014.
Delges Kommunfullmäktige Kommunchef SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12 (54) sordning kommunstyrelsen bifaller förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13 (54) Ks 48 Dnr 2014/89 041 Total översyn av kommunens verksamheter och de framtida ekonomiska förutsättningarna Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen beslutar i enlighet med PM Total ekonomisk översyn av kommunens verksamheter och de framtida ekonomiska förutsättningarna, daterad 2 februari 2015. Kommunfullmäktige beslutade i december 2014 om Budget 2015, plan 2015-2016 och i den framgår bland annat att En total ekonomisk översyn av kommunens verksamheter och de framtida ekonomiska förutsättningarna. till hantering av ärendet Kommunstyrelsen har 20 januari 2015 beslutat om Riktlinjer till styr-, budget- och uppföljningsprocess av styrelser, nämnder och bolag och dess förvaltningar under år 2015 Riktlinjerna innebär förändringar i jämförelse med tidigare år. Förändringarna är initierade av kommunens nya ekonomichef. En del av syftet med den nya modellen är att fokusera mer på det faktiska behovet av resultatnivå och finansiella mål. Vidare syftar arbetet att bli mer långsiktigt och strategiskt. Demografisk utveckling och framtida behov av investeringar är exempel på områden som lyfts fram av ekonomichefen som viktiga komponenter i det fortsatta utvecklingsarbetet. Det nya arbetssättet kommer att ställa större krav på såväl politisk nivå som förvaltningsnivå i form av prioriteringar, långsiktighet etc. Att göra en total ekonomisk översyn av kommunens alla verksamheter är resurskrävande. Att köpa tjänsten extern i form av konsultinsats finns det inte ekonomiska förutsättningar för. Med anledning av det behöver det formuleras ett uppdrag till den egna organisationen att på egen hand genomföra uppdraget. För att uppdraget ska bli greppbart föreslås att frågan belyses utifrån olika verksamhetsområden snarare än utifrån respektive budgetansvarigs ansvarsområde. Exempel på verksamhetsområden kan vara grundskola, förskola, vuxenutbildning, vård- och omsorgsboende, förebyggande verksamhet, ordinärt boende, VA, bibliotek, fritidsgårdar etc. Varje förvaltningschef föreslås få uppdraget att dela in sitt förvaltningsområde i olika verksamhetsområden, där all verksamhet finns inrymt i ett sådant. Översynen föreslås innehålla nedanstående punkter för varje verksamhetsområde: - Kort beskrivning av den verksamhet som bedrivs idag. (ex. antal enheter, geografisk placering, budgetnivå 2015 etc.) - Verksamhetsansvarigs eller utredares bedömning av ekonomiska förutsättningar på kort och lång sikt. Finns
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 14 (54) Delges Kommunfullmäktige Kommunchef Samtliga förvaltningschefer Ekonomichef effektiviseringspotential och i sådant fall på vilket sätt och till vilka nivåer? Central förvaltning tar fram en kommungemensam mall för utredningsarbetet och ansvarar också för att sammanställa verksamheternas material till att bli ett sammantaget dokument, vilket presenteras för den politiska ledningen före utgången av 2015. Marie Wilén (C): Kommunstyrelsen beslutar i enlighet med PM Total ekonomisk översyn av kommunens verksamheter och de framtida ekonomiska förutsättningarna, daterad 2 februari 2015. sordning kommunstyrelsen bifaller förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 15 (54) Ks 49 Dnr 2015/20 736 Översyn av utvecklingen av kostnader för färdtjänst och riksfärdtjänst Kommunstyrelsens beslut Förvaltningen ges uppdrag att genomföra en översyn av färdtjänst och riksfärdtjänst med fokus på framtida utveckling. Översynen bör vara färdigställd senast till budgetberedningen i maj 2015. Antalet personer med beslut om färdtjänst och riksfärdtjänst har ökat under 2014 i jämförelse med 2013. Kostnaden har dock inte ökat. En neddragning av budgeten gjordes inför 2014. Kostnaderna för arbetsresor till daglig verksamhet beräknades minska i samband med öppnande av ny verksamhet i Östervåla, vilket också skett. Genom att antalet nya beslut om färdtjänst samtidigt ökat, har dock inte förväntad kostnadsminskning uppstått. En översyn behöver göras av färdtjänst och riksfärdtjänst ur olika perspektiv. Analys av utvecklingen av kostnaderna för färdtjänst och riksfärdtjänst. Ytterligare förbättring av redovisningen från leverantören. Revidering av riktlinjerna för färdtjänst. Skapa riktlinjer för arbetsresor. Kommunen bör dessutom utreda förutsättningarna för ett eventuellt införande av mobilitetsstöd. Förvaltningen föreslås få i uppdrag att genomföra en översyn av färdtjänst och riksfärdtjänst, utifrån de angivna perspektiven och med fokus på framtida utveckling. Beslutsunderlag PM, 9 februari 2015 Marie Wilén (C): Förvaltningen ges uppdrag att genomföra en översyn av färdtjänst och riksfärdtjänst med fokus på framtida utveckling. Översynen bör vara färdigställd senast till budgetberedningen i maj 2015. Delges Förvaltningschef; vård- och omsorg sordning kommunstyrelsen bifaller förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 16 (54) Ks 50 Dnr 2014/153 106 SCB:s medborgarundersökning 2014 Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktiges presidium Resultatet redovisas för kommunfullmäktige. Kommunstyrelsens beslut Måtten i SCB:s medborgarundersökning bör i tillämpliga delar användas som grund för formulering av de effektmål som nämnderna prioriterar. I SCB:s medborgarundersökning får medborgarna tycka till om Heby kommun och dess verksamheter. När det gäller Nöjd Medborgar Index (NMI) och Nöjd Inflytande Index (NII) har Heby kommun ett något bättre resultat jämfört med när undersökningen genomfördes 2012. För Nöjd Region Index (NRI) har kommunen samma resultat jämfört med 2012. Högst betyg ger medborgarna hur man upplever tryggheten i kommunen samt när det gäller verksamheterna räddningstjänst och vatten och avlopp. Inom flera områden kan betyget bli högre, inte minst när det gäller hur medborgarna bedömer sina möjligheter till inflytande i kommunen. För detta index (NII) har Heby kommun, liksom övriga kommuner, knappt godkänt betyg. Positivt är dock att Heby kommuns betyg har förbättrats jämfört med tidigare år. SCB:s medborgarundersökning är en attitydundersökning och inte en brukarundersökning. Den mäter framför allt kommunens kvalitet ur ett medborgarperspektiv. Detta innebär att t ex enskilda händelser, lokaloch rikspress, dagsformen etc. påverkar resultatet i positiv eller negativ riktning. Intressant att notera är att undersökningen genomfördes 22september-10 november 2014 dvs. i nära anslutning till valrörelsen. Rapporten i sin helhet finns i bilaga 1 för den som vill fördjupa sig ytterligare när det gäller resultaten eller se vilka frågor som har ställts till medborgarna. Beslutsunderlag PM, 10 februari 2015 Marie Wilén (C): Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktiges presidium Resultaten redovisas för kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen beslutar Måtten i SCB:s medborgarundersökning bör i tillämpliga delar användas som grund för formulering av de effektmål som nämnderna prioriterar.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 17 (54) Delges Kommunfullmäktige Samtliga nämnder Samtliga förvaltningschefer Controller sordning. kommunstyrelsen bifaller förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 18 (54) Ks 51 Dnr 2015/19 001 Omvärldsanalys för Heby kommun Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen tackar för informationen. Förvaltningen överlämnar sin omvärldsanalys, som utgör en revidering och bearbetning av förra årets omvärldsanalys. Den ska ge en övergripande bild av hur olika företeelser i vår omvärld kan påverka den kommunala verksamheten och är beskriven utifrån professionens perspektiv. Beslutsunderlag Missiv, 27 januari 2015 Omvärldsanalys, 27 januari 2015 Marie Wilén (C): Kommunstyrelsen tackar för informationen. sordning. kommunstyrelsen bifaller förslaget. Delges Kommunsekreteraren
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 19 (54) Ks 52 Dnr 2015/7 001 Inriktningar 2016, kommunstyrelsen Kommunstyrelsens förslag Kommunfullmäktiges beslut Inriktningar för 2016 ska vara desamma som inriktningar för 2015. Kommunstyrelsen beslutade 20 januari 2015 om Riktlinjer till styr-, budget- och uppföljningsprocess under år 2015. Av dessa framgår bland annat att inriktningar för 2016 ska beslutas av fullmäktige i mars 2015 under förutsättning av att inga förändringar görs jämfört med inriktningarna för 2015. Tidigare har fullmäktige antagit inriktningar för följande år under april månad. För att arbetet i nämnderna med budget och effektmål ska komma i fas krävs att fullmäktige fattar beslut under mars månad. Detta i sin tur medför att nämnderna och styrelsen redan under februari månad måste ta ställning till inriktningarnas utformning. Beslutsunderlag PM, 22 januari 2015 Marie Wilén (C): Kommunstyrelsens förslag Kommunfullmäktiges beslut Inriktningar för 2016 ska vara desamma som inriktningar för 2015. sordning. kommunstyrelsen bifaller förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 20 (54) Ks 53 Dnr 2015/7 001 Inriktningar Heby kommun 2016 Kommunstyrelsens förslag Kommunfullmäktiges beslut Centrala inriktningar för 2016 ska vara - Heby kommun ska vara en trygg och säker kommun. - Heby kommun ska tillhandahålla tjänster av god kvalitet med möjlighet till delaktighet, inflytande och valfrihet. - Heby kommun ska ha en hållbar social, ekologisk och ekonomisk utveckling. - Heby kommun ska vara en attraktiv kommun för medborgare, företagare och anställda att leva, bo och verka i. Inriktningar för bygg- och miljönämnden och utbildningsnämnden ska, utöver de centrala inriktningarna, vara - Kommunen ska vara serviceinriktad och rättssäker i sin myndighetsutövning med snabb handläggning och gott bemötande. - Myndighetsnämndernas beslut ska ha en sådan kvalitet att de står sig i besvärsinstanserna. - Skolorna i Heby kommun ska vara bland landets bästa. - Individuella behov. Varje barn/elev ska erbjudas en förskola och skola som utgår från varje individs behov, för att därigenom ges möjlighet att utvecklas på absolut bästa sätt. - Stimulera nyfikenheten. Varje barn/elev ska erbjudas en verksamhet som stimulerar till ständiga förbättringar i sitt lärande och sin utveckling. - Glädje och trygghet. Varje barn/elev har rätt till en arbetsmiljö som präglas av glädje, trygghet och stimulans och som bidrar till god hälsa. Samtliga nämnder och beredningar har lämnat förslag till inriktningar för 2016. Kommunstyrelsen beslutade 20 januari 2015 om Riktlinjer till styr-, budget- och uppföljningsprocess under år 2015. Av dessa framgår bland annat att inriktningar för 2016 ska beslutas av fullmäktige i mars 2015 under förutsättning av att inga förändringar görs jämfört med inriktningarna för 2015.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 21 (54) Tidigare har fullmäktige antagit inriktningar för följande år under april månad. För att arbetet i nämnderna med budget och effektmål ska komma i fas krävs att fullmäktige fattar beslut under mars månad. Vård- och omsorgsnämnden, samhällsbyggnadsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, utbildningsnämnden har alla föreslagit att inga förändringar görs jämfört med inriktningar för 2015. Bygg- och miljönämnden har föreslagit ett ytterligare mål: Heby kommun ska skapa förutsättningar för en positiv utveckling av företagsklimatet. Beslutsunderlag PM, 16 februari 2015 Marie Wilén (C): Kommunstyrelsens förslag Kommunfullmäktiges beslut Centrala inriktningar för 2016 ska vara - Heby kommun ska vara en trygg och säker kommun. - Heby kommun ska tillhandahålla tjänster av god kvalitet med möjlighet till delaktighet, inflytande och valfrihet. - Heby kommun ska ha en hållbar social, ekologisk och ekonomisk utveckling. - Heby kommun ska vara en attraktiv kommun för medborgare, företagare och anställda att leva, bo och verka i. Inriktningar för bygg- och miljönämnden och utbildningsnämnden ska, utöver de centrala inriktningarna, vara - Kommunen ska vara serviceinriktad och rättssäker i sin myndighetsutövning med snabb handläggning och gott bemötande. - Myndighetsnämndernas beslut ska ha en sådan kvalitet att de står sig i besvärsinstanserna. - Skolorna i Heby kommun ska vara bland landets bästa. - Individuella behov. Varje barn/elev ska erbjudas en förskola och skola som utgår från varje individs behov, för att därigenom ges möjlighet att utvecklas på absolut bästa sätt. - Stimulera nyfikenheten. Varje barn/elev ska erbjudas en verksamhet som stimulerar till ständiga förbättringar i sitt lärande och sin utveckling.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 22 (54) - Glädje och trygghet. Varje barn/elev har rätt till en arbetsmiljö som präglas av glädje, trygghet och stimulans och som bidrar till god hälsa. sordning. kommunstyrelsen bifaller förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 23 (54) Ks 54 Dnr 2015/19 001 Kommunens kvalitet i korthet Kommunstyrelsens beslut Resultatet i Kommunens Kvalitet i Korthet ska tas i beaktande vid formulering av effektmål för 2016. Kommunens Kvalitet i Korthet är ett verktyg som beskriver kommunernas kvalitet ur ett medborgarperspektiv och som kan användas för att se hur kommunens verksamheter står sig i en jämförelse med andra kommuner. Verktyget är framtaget och administreras av Sverige kommuner och landsting, med stöd från statistikdatabasen Kolada. Projektet genomfördes första gången 2006. Antalet deltagande kommuner har hela tiden växt och 2014 har drygt 220 kommuner deltagit. Heby deltog för första gången i 2010 års undersökning. Det är cirka 40 mått som används. En del hämtas ur offentlig statistik, andra inrapporteras av kommunerna själva. Måtten delas in i fem olika perspektiv på kommunal verksamhet: Tillgänglighet Trygghet Information och delaktighet Effektivitet Kommunen som samhällsutvecklare Resultaten ger en sammanfattande översiktlig bild av kommunens kvalitet i jämförelse med andra kommuner. Eftersom resultaten redovisas varje år går det också att jämföra utvecklingen över tiden. Resultatet kan användas i medborgardialogen och i styrning, ledning och verksamhetsutveckling. Administrativa chefen redogör för resultatet av 2014 års undersökning. Beslutsunderlag PM, 12 februari 2015 Marie Wilén (C): Resultatet i Kommunens Kvalitet i Korthet ska tas i beaktande vid formulering av effektmål för 2016. Delges Administrativ chef sordning. kommunstyrelsen bifaller förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 24 (54) Ks 55 Dnr 2007/115 133 Mottagande av flyktingar och andra skyddsbehövande, mål 746-15, yttrande till förvaltningsrätten Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen bestrider överklagandet av beslutet 20 januari 2015, 18, om att avtalet med Migrationsverket om mottagande av nyanlända justeras från 40 till 49 för 2015. Kommunfullmäktige beslutade i oktober 1998, 85, Dnr 137/98, att delegera till kommunstyrelsen att handlägga ärenden om mottagande av flyktingar. Kommunstyrelsen beslutade 20 januari 2015, 18, att avtalet med Migrationsverket om mottagande av nyanlända justeras från 40 till 49 för 2015. Avtalet gäller fortsättningsvis enbart anvisade flyktingar och inte egenbosatta. Sakframställan Kommunfullmäktige beslutade 1998 att delegera till kommunstyrelsen att handlägga ärenden om mottagande av flyktingar. Sedan dess har kommunstyrelsen handlagt dessa ärenden och tecknat avtal med Migrationsverket/Integrationsverket. Att utöka antalet platser från 40 till 49 är inte att anse som ett beslut av principiell beskaffenhet som avses i kommunallagen 3 kapitlet 9, utan är snarare att anse som en verkställighetsfråga, huruvida man ska ta emot 40 eller 49 nyanlända. Placeringarna i kommunen ersätts av Migrationsverket och kan således inte heller anses vara av ekonomisk vikt för kommunen av den dignitet att detta skulle kunna hänföras till kommunallagen 3 kapitlet 9. Heby kommun har tagit emot flyktingar och andra skyddsbehövande i enlighet med beslut av kommunfullmäktige under många år. Verksamheten har fungerat väl och det är inte att anse att en utökning av antalet platser har någon form av principiell betydelse för kommunen. I överklagandet anförs också att ökningen av antalet nyanlända skulle komma att utgöra en ekonomisk påfrestning på kommunen. Man har dock inte kunnat påvisa på vilket sätt och i vilken omfattning. Således yrkar kommunstyrelsen att beslutet att utöka antalet platser har tillkommit i laga ordning och i enlighet med ovanstående kommunfullmäktigebeslut och att det inte är en fråga av principiell beskaffenhet. Beslutet ska således inte upphävas på dessa grunder.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 25 (54) Beslutsunderlag PM, 23 februari 2015 Föreläggande, 20 februari 2015 Marie Wilén (C) med bifall av Bengt Löfling (V): Kommunstyrelsen bestrider överklagandet av beslutet 20 januari 2015, 18, om att avtalet med Migrationsverket om mottagande av nyanlända justeras från 40 till 49 för 2015. sordning. kommunstyrelsen bifaller förslaget. Jäv Michael Öhman (SD) deltar inte i behandlingen av ärendet på grund av jäv. Ajournering Kommunstyrelsen ajournerar sig 14:00-14:05. Reservation Michelle Storm (SD) reserverar sig mot beslutet. Delges Förvaltningsrätten Administrativ chef
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 26 (54) Ks 56 Dnr 2008/126 106 Samverkansöverenskommelse kommun och polis år 2015 Samverkansöverenskommelsen mellan Heby kommun och Lokalpolisområde Norduppland för år 2015 antas. Sedan år 2009 har Heby kommun och polismyndigheten i Uppsala län ingått i samverkan enligt avtal. Polismyndigheten är från och med den 1 januari 2015 en myndighet. Heby kommun tillhör därmed Polisregion Mitt i polisområde Uppsala, i lokalpolisområdet Norduppland. Lokalpolisområde norduppland består av Tierp, Älvkarleby, Östhammar och Heby kommuner. Tidigare samverkansavtal mellan Heby kommun och polismyndigheten i Uppsala län löpte ut den 31 december 2014. I och med polisens nya organisation är det beslutat att Heby kommun ska skriva överenskommelse på lokalpolisområdesnivå. Efter det att förlaget på överenskommelsen skrivits har Tomas Eriksson övertagit rollen som tf lokalpolisområdeschef istället för tidigare Olle Rehn. Beslutsunderlag Thr 4, 10 februari 2015 Missiv, 2 februari 2015 till samverkansöverenskommelse, 23 januari 2015 Marie Wilén (C): Samverkansöverenskommelsen mellan Heby kommun och Lokalpolisområde Norduppland för år 2015 antas. sordning kommunstyrelsen bifaller det egna förslaget. Delges Polisen Trygghetsrådet Folkhälsosamordnaren
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 27 (54) Ks 57 Dnr 2011/279 002 Kommunstyrelsens delegationsordning Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsens delegationsordning, förslag 27 januari 2015, antas. I kommunstyrelsens och samtliga nämnders delegationsordningar görs tillägg gällande delegation att underteckna avtal samt ramavtal efter tilldelningsbeslut. En revidering görs även vad gäller delegation att föra nämndens talan som ombud i allmän svensk domstol samt vid skiljedomsförfarande. Tidigare har detta delegerats till kommunjurist men då kommunen från och med februari inte har någon kommunjurist ändras delegationen till att utse ombud att föra nämndens talan i allmän svensk domstol samt vid skiljedomsförfarande. Under avsnittet allmänna handlingar utgår delegation om att avvisa försent inkommen överklagandehandling mm. då detta även står angivet under avsnittet överklaga. Beslutsunderlag PM, 27 januari 2015 till delegationsordning, 27 januari 2014 Marie Wilén (C): Kommunstyrelsens delegationsordning, förslag 27 januari 2015, antas. sordning kommunstyrelsen bifaller det egna förslaget. Delges Kommunchef Samtliga förvaltningschefer Kommunsekreteraren
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 28 (54) Ks 58 Dnr 2015/21 001 Bästa Heby ett utvecklingsarbete om kvalitet Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen tackar för informationen. Kommunens controller informerar om arbetet med Bästa Heby. Bästa Heby är ett utvecklingsarbete i Heby kommun med syfte att utveckla och säkerställa god kvalitet inom kommunens alla verksamheter. Utgångspunkt för arbetet är Heby kommuns vision och kvalitetspolicy. Allt arbete sker med öppenhet och möjlighet till insyn för såväl den egna verksamheten som för medborgarna. Denna strategi är framtagen av en utvecklingsgrupp med representanter från samtliga förvaltningar i kommunen. Strategin är beslutad att gälla av kommunchefens ledningsgrupp. För att lyckas arbetar vi med kvalitetsutveckling både utifrån ett strukturellt perspektiv och utifrån ett kulturellt perspektiv. Vi fokuserar på fyra olika målbilder, som alla är beroende av varandra och tillsammans bildar en helhet: - Vem är vi till för? - Stolta medarbetare och chefer - alla med tydliga uppdrag! - Tydlig intern styrning och struktur! - En förebild för andra! Arbetet med kvalitetsutveckling pågår redan inom kommunen men intensifieras och struktureras med Bästa Heby för att bli mer systematiskt. En medvetenhet finns samtidigt att utvecklingsarbetet aldrig kommer att ta slut och ständigt behöver pågå. Vi kan alltid bli bättre! Beslutsunderlag Strategi för Bästa Heby Kvalitetspolicy Marie Wilén (C): Kommunstyrelsen tackar för informationen. Delges Kommunfullmäktige Controller sordning. kommunstyrelsen bifaller förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 29 (54) Ks 59 Dnr 2012/221 042 Kommunstyrelsens interna kontroll 2014 - efterlevnad, information och återkoppling av beslut Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsens godkänner rapport daterad 10 februari 2015 om intern kontroll för efterlevnad, information och återkoppling av beslut. Kommunstyrelsen konstaterar att inga större eller allvarliga brister har kommit fram i den interna kontrollen. Kommunstyrelsen beslutade, den 15 oktober 2013 i 193, att i sin kontrollplan för 2014 följa upp i vilken grad förvaltningen följer de beslut som fattas på kommunstyrelsen sammanträde. Uppföljningen ska omfatta: Följs besluten? Får berörda verksamheter information om besluten? Hur sker återkoppling till kommunstyrelsen? I denna utredning har inga allvarliga eller större brister framkommit i den interna kontrollen men det finns ändå med en del förslag till förbättringar för att säkerställa att förvaltningen följer de beslut som fattas på kommunstyrelsens sammanträde. 19 beslut har slumpmässigt valts ut från kommunstyrelsens sammanträden under 2014. Av dessa har samtliga beslut följts av förvaltningen och förvaltningen har börjat agerat utifrån besluten. I den interna kontrollen konstateras samtidigt att de endast i ett av besluten, som valts ut, finns en tid satt när förvaltningen ska ha utfört sitt uppdrag. I inget av besluten framgår om eller när kommunstyrelsen önskar en återkoppling. Detta leder till svårigheter i den interna kontrollen i att besvara frågan följs besluten? eftersom det är oklart när beslutet ska vara verkställt och om återkoppling ska ske till kommunstyrelsen. Beslutet som rör Tidernas väg har förvaltningen inte kunnat verkställa vilket borde ha återkopplats till kommunstyrelsen. Två beslut är återkopplade till kommunstyrelsen förutom de beslut som rör de ekonomiska uppföljningarna (tertialrapporten, delårsrapporten och månadsrapporten) vilket återkopplas per automatik genom månadsrapporteringen. Tre beslut rör planprocessen och dessa återkopplas till kommunstyrelsen i enlighet med denna dvs. i samband med att det är dags för nästa steg i processen. Detta har ännu inte skett. I utredningen konstateras samtidigt att i inget av besluten framgår om eller när kommunstyrelsen önskar återkoppling. I denna utredning föreslås att fler beslut tidssätts och att det tydligt framgår om och i så fall när återkoppling ska ske till kommunstyrelsen. En metod för återkoppling kan vara att förvaltningen, vid några tillfällen per år, återrapporterar flera beslut till kommunstyrelsen under en
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 30 (54) beslutspunkt. Att återkoppla varje ärende i separata beslutspunkter innebär alltför mycket administration. Beslut av större vikt bör däremot återrapporteras till kommunstyrelsen i separata beslutspunkter. Genom en högre grad av återkoppling till kommunstyrelsen torde styrningen och uppföljningen bli än mer tydlig och effektiv och kommunstyrelsens ledamöter får bättre kännedom om vad som sker i förvaltningen. Det är också ett sätt att stärka tilliten mellan politik och förvaltning. När det gäller information till berörda verksamheter så görs den via delgivning från kommunsekreteraren till förvaltningschefer och ansvariga handläggare. Förvaltningscheferna ansvarar därefter att utifrån beslutets karaktär informera vidare till sin förvaltning. Det har inte framkommit något i den interna kontrollen som visar att delgivningen inte fungerat. Större beslut som rör hela förvaltningen hanteras också på kommunchefens ledningsgrupp där det beslutas om hur man går vidare i ärendet och vem som är ansvarig handläggare. Information och förankring av kommunstyrelsens beslut kan dock utvecklas ytterligare för att säkerställa att berörda verksamheter får information om beslutet och i förekommande fall också agerar efter det. I den beslutade planprocessen framgår inte om återkoppling ska ske till kommunstyrelsen vid eventuella förseningar i planarbetet. Detta bör den kompletteras med om kommunstyrelsen vill ha kännedom om förseningarna. förslag till förbättringar: Fler beslut tidssätts med när de ska vara genomförda. Det ska också framgå om och i så fall när kommunstyrelsen önskar återkoppling. Förvaltningen utvecklar ytterligare hur information och förankring av kommunstyrelsens beslut sker till berörda. Planprocessen kompletteras med hur återkoppling om eventuella förseningar i planarbetet återkopplas till kommunstyrelsen. Beslutsunderlag PM, 10 februari 2015+bilagor Marie Wilén (C): Kommunstyrelsens godkänner rapport daterad 10 februari 2015 om intern kontroll för efterlevnad, information och återkoppling av beslut. Kommunstyrelsen konstaterar att inga större eller allvarliga brister har kommit fram i den interna kontrollen. sordning. Ordförande ställer det egna förslaget och finner att kommunstyrelsen bifaller förslaget. Delges Kommunfullmäktiges revisorer
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 31 (54) Kommunchef Förvaltningschefer Administrativ chef Controller
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 32 (54) Ks 60 Dnr 2012/221 042 Kommunstyrelsens interna kontroll 2014 - Hur kvalitetssäkras information till medborgarna? Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen godkänner rapport, daterad 9 februari 2015, om intern kontroll för hur information kvalitetssäkras till medborgarna. Kommunstyrelsen ger i uppdrag till förvaltningen att se över nuvarande, och vid behov, ta fram nya eller revidera styrande dokument i syfte att kvalitetssäkra informationen till medborgarna. Kommunstyrelsen beslutade, den 15 oktober 2013 i 193, att i sin kontrollplan för 2014 följa upp hur informationen kvalitetssäkras till medborgarna. Uppföljningen ska omfatta: Finns politiskt beslutade riktlinjer för att kvalitetssäkra information till medborgarna? Om så är fallet följs dessa? Finns rutiner inom förvaltningen för att kvalitetssäkra information till medborgarna? Om så är fallet följs dessa? Det finns en informations- och kommunikationspolicy samt en grafisk profil som är politiskt beslutade i kommunen. Det finns även riktlinjer för krisinformation. Det finns idag inga ytterligare riktlinjer för att kvalitetssäkra informationen till medborgarna. Inom förvaltningarna finns inte rutiner eller anvisningar för att kvalitetssäkra informationen till medborgarna. Detta innebär inte per automatik att informationen är av dålig kvalitet till medborgarna, men det finns risk att den är av varierad kvalitet. Därför föreslås i denna utredning att kommunstyrelsen ger i uppdrag till förvaltningen att se över nuvarande, och vid behov, ta fram nya eller revidera styrande dokument i syfte att kvalitetssäkra informationen till medborgarna. Det finns en tydlig och genomarbetad grafisk profil i kommunen. Denna ger en enhetlig och professionell bild av informationen från kommunen till medborgarna. Detta vittnar inte minst broschyrförrådet i medborgarkontoret om. Den grafiska profilen bör beslutas som en riktlinje så att den blir en del av den beslutade strukturen för styrdokument i kommunen. Beslutsunderlag PM, 9 februari 2015+ bilagor Marie Wilén (C): Kommunstyrelsen godkänner rapport, daterad 9 februari 2015, om intern kontroll för hur information kvalitetssäkras till medborgarna.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 33 (54) Delges Kommunchef Förvaltningschefer Administrativ chef Informationsansvarig Webmaster Ansvarig för den grafiska profilen Kommunstyrelsen ger i uppdrag till förvaltningen att se över nuvarande, och vid behov, ta fram nya eller revidera styrande dokument i syfte att kvalitetssäkra informationen till medborgarna. sordning. kommunstyrelsen bifaller förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 34 (54) Delges Förvaltningschef; samhällsbyggnad Samhällsplanerare/karttekniker Ks 61 Dnr 2015/22 253 Uppdrag att utreda kommunalägda småhustomter i planlagt område Kommunstyrelsens beslut Förvaltningen får i uppdrag att utreda kommunalägda tomter inom planlagda områden Med nuvarande markpolicy kan kommunen endast sälja mark som är planlagd för bostadsändamål om personen avser att bygga en bostad på marken inom två år. Det finns idag flera tomter som inte har blivit sålda och som har stått obebyggda under lång tid. Dessa tomter kanske inte ens är möjliga, med rimliga åtgärder, att bebygga med bostadshus. Kommunen vill därför genomföra en utredning av kommunalägda småhustomter i planlagda områden för att se vilka som är byggbara och vilka som eventuellt skulle kunna säljas för annat ändamål än bostadsbebyggelse. Beslutsunderlag PM, 9 februari 2015 Marie Wilén (C): Förvaltningen får i uppdrag att utreda kommunalägda tomter inom planlagda områden sordning. kommunstyrelsen bifaller förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 35 (54) Ks 62 Dnr 2011/81 214 Ändring i detaljplan Fredsbacken Hov 49:1, DP/ä 329/349 Kommunstyrelsens beslut Utlåtande 16 februari 2015 efter samråd godkännes. 16 februari 2015 till ändring i detaljplan Fredsbacken Hov 49:1, Östervåla tätort, antages. En planändring har gjorts över del av gällande detaljplan, Fredsbacken, DP/ä 53/329 i Östervåla tätort. Fastighetsägaren, BRF Mejeriet begär planändring för att möjliggöra anläggning av altaner till de parhus som byggs inom planområdet. Detta har krävt att andelen prickmark har behövts minskas. Nuvarande bestämmelse B, bostäder, kommer fortsatt att gälla på fastigheten. Planändringen har gjorts med ett begränsat förfarande. Planändringen är initierad av BRF Mejeriet och plankostnaderna ska i enlighet med kommunens praxis bäras av planintressenten. Planavtal har tecknats med BRF Mejeriet för att reglera ansvar och kostnader mellan kommunen och planintressenten. Planändringen bedöms inte medföra några påtagliga störningar för omgivningen. Samråd gällande miljöbedömning har skett med länsstyrelsen om denna planändring och antas inte medföra risk för betydande miljöpåverkan. Samråd kring förslaget till planändring har hållits under perioden 20 januari 12 februari 2015. Inkomna synpunkter finns samlade i särskilt utlåtande. Efter samråd har ett antal mindre justeringar av planhandlingarna gjorts utifrån inkomna synpunkter. I övrigt är planförslaget efter samråd oförändrat. Beslutsunderlag PM, 16 februari 2015 Plan- och genomförandebeskrivning, 16 februari 2015 Plankarta 16 februari 2015 Samrådsredogörelse 16 februari 2015 Marie Wilén (C): Utlåtande 16 februari 2015 efter samråd godkännes. 16 februari 2015 till ändring i detaljplan Fredsbacken Hov 49:1, Östervåla tätort, antages. sordning.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 36 (54) kommunstyrelsen bifaller förslaget. Delges Förvaltningschef; samhällsbyggnad Tf enhetschef; mark- och plan Bredbandsstrategen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 37 (54) Ks 63 Dnr 2015/16 214 Ändring av detaljplan Tärnsjö centrum II, Tärnsjö tätort Kommunstyrelsens beslut Kommunens planarbete rörande Tärnsjö centrum II ska inledas. Ändring av detaljplan Tärnsjö centrum II DPä 74/350, läggs in bland prioriterade planer år 2015. 2015-02-16 till planuppdrag för ändring i detaljplan Tärnsjö centrum II, Tärnsjö tätort, DPä 74/350 godkännes. Principförslag 2015-02-16 till planavtal godkännes. Förvaltningen får i uppdrag att genomföra samråd baserat på förslag inom ramen för planuppdraget utan ytterligare beslut av kommunstyrelsen. En förfrågan om det behövs planändring för den tidigare livsmedelsbutiken Coop i Tärnsjö har inkommit till kommunen. Tanken är att kunna bedriva undervisning där. En planändring krävs för att möjliggöra detta användningsområde. I och med att den berörda planen berör ett litet område tas hela planen med. Det kommer innebära att även några intilliggande bostadshus tas med och där kommer prickad mark att justeras. Planarbetet är på grund av detta och den begränsade omfattningen relativt enkelt och bör därför av praktiska och kostnadsskäl genomföras inom förvaltningen, som också hanterar den formella planprocessen. Planändringen bedöms inte medföra sådana förändringar att den fordrar en miljökonsekvensbeskrivning enligt MB 6:11. Länsstyrelsen tar ställning till behovsbedömningen under samrådet samt om planändringen kan antas medföra risk för betydande miljöpåverkan och av den anledningen kräva en miljöbedömning. Planändringen är initierad av fastighetsägaren och plankostnaderna ska i enlighet med kommunens praxis bäras av planintressenten. Planavtal tecknas med fastighetsägaren för att reglera ansvar och kostnader mellan kommunen och planintressenten. Beslutsunderlag PM, 16 februari 2015 till planuppdrag, 16 februari 2015 Principförslag till planavtal 14 januari 2015 Info om planbesked Marie Wilén (C):
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 38 (54) Kommunens planarbete rörande Tärnsjö centrum II ska inledas. Ändring av detaljplan Tärnsjö centrum II DPä 74/350, läggs in bland prioriterade planer år 2015. 2015-02-16 till planuppdrag för ändring i detaljplan Tärnsjö centrum II, Tärnsjö tätort, DPä 74/350 godkännes. Principförslag 2015-02-16 till planavtal godkännes. Förvaltningen får i uppdrag att genomföra samråd baserat på förslag inom ramen för planuppdraget utan ytterligare beslut av kommunstyrelsen. Delges Förvaltningschef; samhällsbyggnad Tf enhetschef; mark och plan sordning. kommunstyrelsen bifaller förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 39 (54) Ks 64 Dnr 2014/83 106 Gemensam IT-nämnd Heby och Knivsta, information Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen tackar för informationen och beslutar i ärendet vid sammanträdet i april 2015. IT-chefen informerar om arbetet med gemensam IT-nämnd mellan Heby och Knivsta kommuner. Beslutsunderlag februari 2015 Marie Wilén (C): Kommunstyrelsen tackar för informationen och beslutar i ärendet vid sammanträdet i april 2015. sordning kommunstyrelsen bifaller det egna förslaget. Delges IT-chef
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 40 (54) Ks 65 Dnr 2014/185 044 Begäran om investeringsmedel för slutförande av ipads till förtroendevalda Kommunstyrelsens beslut IT-enheten beviljas 100 tkr för färdigställande av inköp av ipads till förtroendevalda, kostnaden tas från kommunstyrelsens budget för oförutsedda avgifter. Kommunstyrelsen 143, 20 augusti 2014 beviljade igångsättningstillstånd för investering 372 00 kr samt kostnad på 104 500 kr för investering ipads till förtroendevalda. Denna investering hann inte slutföras under 2014 och medel flyttades inte över till nästkommande år. 70 st ipads köptes in under 2014 och ytterligare ipads behöver köpas in för att täcka behovet. Med bakgrund av detta ansöker IT-enheten om 100 000 kr för färdigställande av etapp två, och att medlen tas från kommunstyrelsens budget för oförutsedda kostnader. Beslutsunderlag PM, 9 februari 2015 Ks 143, 20 augusti 2014 PM, 4 juni 2014+bilaga Marie Wilén (C): IT-enheten beviljas 100 tkr för färdigställande av inköp av ipads till förtroendevalda, kostnaden tas från kommunstyrelsens budget för oförutsedda avgifter. sordning kommunstyrelsen bifaller det egna förslaget. Delges IT-chef Ekonomichef
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 41 (54) Ks 66 Dnr 2014/185 044 Återrapportering investering ipads till förtroendevalda Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen godkänner återrapportering i enlighet med PM, 6 februari 2015. Slutrapportering sker under våren 2015. Kommunstyrelsen 143, 20 augusti 2014 beviljade igångsättningstillstånd för en investering i ipads samt tillbehör till förtroendevalda. Igångsättningstillstånd beviljades för budgeterad investering på 372 000 kr samt att ytterligare 104 500 kr beviljas från kommunstyrelsens budget för oförutsedda kostnader. Investeringen gällde inköp av ca 100 st ipads. Under hösten 2014 har IT-enheten köpt in 71 ipads samt fodral för 322 140 kr till kommunfullmäktiges ledamöter och ersättare. 70 stycken ituneskort har köpts in men finansierats av IT-enhetens driftbudget. Totalt har 322 140 kr använts av beviljade 476 500 kr. Under 2015 har kompletterande inköp till ledamöter och ersättare i nämnder gjorts men dessa kommer att redovisas i slutrapporten när finansiering av dessa klargjorts. Genomförande De förtroendevalda har fått välja om de vill låna ipad av kommunen eller om de vill använda egen utrustning. Av de totalt 67 ledamöter och ersättare i kommunfullmäktige har 59 personer valt att låna ipad från kommunen. Av de 32 ledamöter och ersättare i nämnderna som inte också sitter med i kommunfullmäktige har för närvarande 24 personer hämtat ut eller meddelat att de vill låna ipad från kommunen. En ipad används av kommunsekreteraren. IT-enheten har i samband med utlämning av utrustningen hållit utbildning i hur man hämtar hem handlingarna från extranätet. Utbildningen har erbjudits vid 12 tillfällen. Ersättning till utbildningsledaren har tagits från IT-enhetens driftsbudget. När en ledamot eller ersättare lämnar sitt uppdrag så överlämnas ipad och tillbehör till den person som övertar uppdraget. I det fall den avgångne ledamoten/ersättaren inte lånat någon ipad måste en sådan köpas in av IT-enheten.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 42 (54) IT-enheten anser i och med detta investeringen vara avslutad och ytterligare inköp av enstaka ipads för att täcka behovet kommer att finansieras av enhetens driftbudget. Beslutsunderlag PM, 6 februari 2015 Ks 143, 20 augusti 2014 PM, 4 juni 2014+bilaga Marie Wilén (C): Kommunstyrelsen godkänner återrapportering i enlighet med PM, 6 februari 2015. Slutrapportering sker under våren 2015. sordning kommunstyrelsen bifaller det egna förslaget. Delges IT-chef Administrativ chef Kommunsekreterare
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 43 (54) Ks 67 Dnr 2014/231 102 Trygghetsrådet, val av ledamöter, ersättare och vice ordförande Kommunstyrelsens beslut Trygghetsrådet, ledamöter, ersättare samt vice ordförande för tiden fram till 31 december 2018 Ledamöter Ersättare Nominerad av Marie Wilén (C), ordf. Carina Schön (S) Kommunstyrelsen Rickert Olzon (M) Rose-Marie Isaksson (S) Utbildningsnämnden Salima Fahad (V) Joel Lind (MP) Kultur- och fritidsnämnden Margareta Gadde- Jennische (M) Carola Eriksson (S), vice ordförande Annika Krispinsson (C) Kristina Pettersson (S) Gösta Persson (M) Vård- och omsorgsnämnden Hebyfastigheter /Hebygårdar Landstingsstyrelsen Enligt Trygghetsrådets instruktion väljs ledamöterna till Trygghetsrådet via kommunstyrelsen. Nomineringar har inkommit från kommunstyrelsen, utbildningsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, vård- och omsorgsnämnden, styrelsen för Hebyfastigheter och Hebygårdar samt för landstingsstyrelsen. Beslutsunderlag PM, 2 februari 2015+bilaga Marie Wilén (C): Trygghetsrådet, ledamöter, ersättare samt vice ordförande för tiden fram till 31 december 2018 sordning kommunstyrelsen bifaller det egna förslaget. Delges De valda Trygghetsrådet Folkhälsosamordnaren FMS Webbmaster
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 44 (54) Ks 68 Dnr 2014/244 014 Medborgarförslag Fritt wifi för kommunmedborgare Kommunstyrelsens beslut Svar på medborgarförslaget, 10 februari 2015, godkänns och överlämnas till förslagsställaren. Förstudie initieras för att skapa underlag för beslut. Mikael Silverhult har i ett medborgarförslag daterat 21 oktober 2014, föreslagit kommunfullmäktige att skapa fri internetuppkoppling (wifi) till kommunens medborgare. Av medborgarförslaget framgår att detta skulle vara ett sätt för Heby kommun att ligga i framkant och skapa ett attraktivare inflyttningsklimat. Vidare menar förslagsställaren att det skulle innefatta de centrala delarna av orterna och vid de mötesplatser där folk möts t.ex. vid torg, parker mm. Förvaltningen lämnar följande svar: Intentionen i medborgarförslaget är väldigt intressant, kommunen har till viss del en infrastruktur som skulle kunna stödja en sådan lösning. Det skulle dock krävas en del investeringar för att på ett rättssäkert sätt erbjuda kommuninnevånarna en sådan tjänst. Vidare finns en del aspekter att ta hänsyn till såsom att kommunen ej får konkurera med de privata aktörerna vid vissa allmänna platser. För att gå vidare och utreda möjligheten till en sådan tjänst bör en förstudie initieras som inventerar behoven samt den befintliga infrastrukturen. Vidare bör kostnader och investeringar klarläggas innan ställning kan tas till ovanstående förslag. Förstudien kan hanteras av IT-enheten och kommer då ta avdelningens tid i kostnad. Beslutsunderlag PM, 10 februari 2015 Medborgarförslag, 21 oktober 2014 Kf 115, 3 november 2014 Marie Wilén (C): Svar på medborgarförslaget, 10 februari 2015, godkänns och överlämnas till förslagsställaren. Förstudie initieras för att skapa underlag för beslut. Delges Kommunfullmäktige IT-chefen sställaren sordning.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 45 (54) Ks 69 Dnr 2014/276 007 Granskningsrapporten Registerkontroll inom barn och utbildning samt socialtjänstens område, svar till revisionen Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen antar sammanställning av nämndyttrande som sitt eget och överlämnar det till kommunfullmäktiges revisorer. Förvaltningen får i uppdrag att utarbeta styrdokument för de områden som granskningsrapporten rekommenderar. Under hösten 2014 har KPMG, på uppdrag av Heby kommuns revisorer, genomfört en granskning av registerkontrollen av personal inom förskoleverksamheten, skolbarnomsorg och grundskola samt inom insatser åt barn med funktionshinder och institutionsplacerade barn och unga. Granskningens syfte var att övergripande undersöka om kommunen upprättat riktlinjer för hur den ska uppfylla de lagar som rör registerkontroll samt granska om lagarnas krav och eventuella riktlinjer följs. För närvarande regleras registerkontroll i svensk lagstiftning av fyra lagar. Dessa är: 2 kap. 31-33 (Skollagen 2010:800). Lag (2010:479) om registerkontroll av personal som utför vissa insatser åt barn med funktionshinder. Lag (2007:171) om registerkontroll av personal vid sådant hem för vård eller boende som tar emot barn. Lag (2013:852) om registerkontroll för personer som ska arbeta med barn. Lagarna består av två mycket viktiga skyddsintressen skyddet av barn mot övergrepp och skyddet av den personliga integriteten. Lagarnas huvudsakliga syfte är att stärka barns och ungdomars skydd mot främst sexuella övergrepp genom att förhindra att personer som dömts för vissa brott anställs inom de aktuella verksamheterna. Baserat på den information som granskningen erhöll, har KPMG framställt sex olika rekommendationer som kan förbättra kommunens registerkontroll för anställning av personal som ska arbeta med barn och unga. Dessa rekommendationer är: Riktlinjer och rutiner avseende registerkontroll ska upprättas. Dessa ska innefatta hanteringen av registerutdrag från tidpunkt när de ska begäras till hur lämnade utdrag ska hanteras. Vidare bör rutinerna även innehålla information om