Ankomstkontroll För säkrare Lagerhantering och produktion Nyheter Hybron MPS version 4.7 1-1
1 Innehållsförteckning 1 Innehållsförteckning...1-2 2 Ankomstkontroll & Kontrollager...2-3 2.1 Bakgrund...2-3 2.2 Inställningar...2-3 2.2.1 Licens...2-3 2.2.2 Personal...2-3 2.2.3 Förråd...2-4 2.2.4 Nytt förråd - kontrollförråd...2-4 2.2.5 Koppla kontrollförråd till ett normalförråd...2-5 2.2.6 Artiklar...2-6 2.2.7 Dokumentkopplingar till ankomstkontroll...2-6 2.3 Arbetsflöde ankomstkontroll - kontrollager...2-7 2.3.1 Inköp av artikel...2-7 2.3.2 Inleverans...2-7 2.3.3 Ankomstkontroll...2-9 2.3.4 Beskrivning av ankomstkontrollbilden och dess funktioner 2-11 1-2 Nyheter Hybron MPS version 4.7
2 Ankomstkontroll & Kontrollager 2.1 Bakgrund Tanken med ankomstkontroll och kontrollager är att man skall kunna upp inleverans/artiklar i 2 steg. I steg 1 inlevereras ankomna artiklar till ett s.k. kontrollager. Under tiden artiklarna befinner sig på kontrollagret kontrolleras de och är inte tillgängliga för produktion. I steg 2 godkänns de och inleverans sker till det "normala" förrådet. Det viktiga är att under tiden som artiklarna befinner sig i kontrollagret får de under inga omständigheter vara tillgängliga för plock till produktion eller utleverans till kund. Nedanstående figur illustrerar grovt hur det är tänkt att fungera med avseende på förråd och ankomstkontroll för de rader som skall ankomstkontrolleras. Inleverans artiklar Frisläppning av ankomstkontrollrader Ankomstkontrollrader skapas Ineleverans mot kontrollförråd sker Flytt till Flytt till förråd för underkänt "normalförråd" sker sker Fig 1 - Flödet i stora drag Ankomstkontroll Kontrollager fungerar som en "modul" i Hybron. Den skall kunna kopplas på/av med hjälp av Hybrons licensnrnummer. Modulen har en funktion bara mot inköpsartiklar. 2.2 Inställningar 2.2.1 Licens Under menyn Arkiv Grundinställningar Licens anger man det nya licensnumret som ger tillträde till Ankomstkontroll modulen. 2.2.2 Personal Under menyn Information Personal fliken Behörigheter om man vill att användaren skall ha tillgång till Ankomstkontroll funktionen. Nyheter Hybron MPS version 4.7 2-3
2.2.3 Förråd Förrådsbilden har utökats så att man har möjlighet att välja ett kontrollager till varje förråd. Man kan också ange om ett förråd är ett kontrollförråd. Vidare finns nu också möjlighet att ange om ett förråd är ett underkännandeförråd. 2.2.4 Nytt förråd - kontrollförråd Gå in i menyn Information Förråd och klicka på knappen NY. Ange namn, adress, konto1, konto2 och kostnadsställen. Klicka i att detta förråd är ett kontrollförråd. Popupmenyn Kontrollförråd dimmas eftersom man inte kan koppa ett kontrollförråd till något annat förråd. 2-4 Nyheter Hybron MPS version 4.7
Ange förrådsplatser för förrådet genom att klicka på knappen NY. Ange namnet på förrådsplatsen och klicka på OK och NY. Klicka på knappen Avbryt när alla förrådsplatser är registrerade. Nu visas alla förrådsplatserna för kontrollförrådet. Observera att även om man kan lägga upp flera förrådsplatser i kontrollförrådet används bara den första förrådsplatsen av systemet. 2.2.5 Koppla kontrollförråd till ett normalförråd Gå in på normalförrådet via Information Förråd markera normalförrådet och klicka på Info. Nyheter Hybron MPS version 4.7 2-5
Under rubriken Kontrollförråd kan man nu välja vilket förråd man vill ha kopplat som kontrollförråd till normalförrådet. I det här fallet har vi bara lagt upp ett enda kontrollförråd och därför är det bara det som visas i listan. 2.2.6 Artiklar Via Information Artiklar fliken Inköp kan man ange i kryssrutan Ankomstkontrolleras att artikeln skall läggas i angivet kontrollager vid Inleverans Artiklar. Detta information presenteras som ett x i inleveransbilden och har där rubriken Ankomstkontrolleras. En eventuell anmärkning kan anges i fältet Anm. vid inleverans med maximalt 20 alfanumeriska tecken. Detta information presenteras i inleveransbilden och har där rubriken Anm. vid inleverans. 2.2.7 Dokumentkopplingar till ankomstkontroll I samband med ankomstkontroll finns det möjlighet att skriva ut dokument med information innehållande specifika kontrollinstruktioner. En förutsättning för detta är att man har modulen Automatisk dokumentutskrift kopplad. Kopplingen gör man för varje artikel i fliken Dokumentkoppling. 2-6 Nyheter Hybron MPS version 4.7
2.3 Arbetsflöde ankomstkontroll - kontrollager I exemplet nedan kommer vi att följa artikeln 10001 Trärör 2 m från inköp, genom inleverans, kontrollager, reklamation och slutligen frisläppning till produktion. Noteras bör att reklamation är en modul i Hybron som aktiveras via licensnummret., alltså kommer vi även att visa samma flöde utan att använda reklamationsmodulen. För att detta skall fungera har vi gjort alla de inställningar som finns beskrivna i kapitel 9.2 Inställningar. 2.3.1 Inköp av artikel Via Arbetsområde Manuell beställning Köp, gör vi en beställning. 2.3.2 Inleverans I inleveransbilden (Arbetsområde Inleverans Artiklar) ser man de artiklar som är beställa och väntas för inleverans. En del av artiklarna är markerade för Ankomstkontroll. Detta innebär att de Nyheter Hybron MPS version 4.7 2-7
inlevereras till kontrollagret för kontroll och därefter frigörs för produktion genom att överföras till normallagret. Ifall ett antal av den inlevererade artikeln blir underkända flyttas de över till underkännande förrådet. Här nedan kommer förloppet att beskrivas. Markera de rader som skall inlevereras (de får ett kryss i kolumnen Vald.) och klicka på knappen Inleverera. I det här fallet har vi valt en artikel som skall ankomstkontrolleras och en som inte skall ankomstkontrolleras Här får man en meddelanderuta som beskriver hur många rader man har markerat och till vilka förråd respektive rad kommer att flyttas beroende på de inställningar som är gjorda för varje artikel. Detta meddelande visas enbart om minst en markerad rad skall ankomstkontrolleras. Här har användaren möjlighet att fortsätta eller avbryta inleveransen. Kryssrutan Skriv ut kopplade kontrolldokument är som standard ikryssad och innebär att det/de kontrolldokument som är kopplade till artikeln/artiklarna automatisk skrivs ut. När man har klickar på knappen OK skriv även dokumentet Inleverans Artiklar ut så som bilden nedan visar. 2-8 Nyheter Hybron MPS version 4.7
2.3.3 Ankomstkontroll Ankomstkontrollen öppnas via Arbetsområde - Ankomstkontroll Följande information finns att utläsa i bilden. Frisläpp från kontrollförråd till förråd Har man flera normalförråd kan man här välja mot villket normalförråd man vill göra frisläpp av artiklar. Nyheter Hybron MPS version 4.7 2-9
Artikelnummer... Artikelns nummer i Hybron Benämning... Artikelns benämning i Hybron Antal... Antal som finns att frisläppa på den här raden Antal inlevererade... Antal som inlevererades vid inleveranstillfället på den här artikeln Sort... Artikelns interna sort Leverantörsnummer... Leverantörens nummer i Hybron Leverantörens namn... Leverantörens namn i Hybron Inleveransdatum... Datum för inleverans Beställningsnummer... Beställningens nummer Position... Radens positionsnummer i beställningen Beställt antal... Totalt antal beställda på raden i aktuell beställning Förrådsplats... Förrådsplats där artikeln inlevererades för ankomstkontroll Satsnummer... Eventuellt/-a satsnummer Kolumnerna är sorteringsbara genom att man klickar på kolumnens namn. Då sorteras informationen i stigande ordning. För att sortera i fallande ordning håller man ner <ALT>-tangenten och klickar på kolumnens namn. Genom att sortera informationen på olika sätt blir det lättare att hitta den rad man vill ankomstkontrollera. 2.3.3.1 Knappen Dokument Via knappen Dokument kan man titta på eller skriva ut de dokument som är kopplade till den aktuella raden (den markerade raden i ankomstkontrollbilden). Väljer man Visa kopplade dokument finns det även här möjlighet att skriva ut dokumentet genom att välja aktuellt dokument och klicka på Skriv doc. 2-10 Nyheter Hybron MPS version 4.7
2.3.3.2 Knappen Frisläpp/Underkänn se avsnittet nedan 2.3.4 Beskrivning av ankomstkontrollbilden och dess funktioner När man klickar på knappen Frisläpp/Underkänn öppnas ankomstkontrollbilden som är uppdelad i ändringsbara och ej ändringsbara fält. Den inte ändringsbara informationen kommer från leverantören, artikeln, beställningen och inleveransen. Informationen är uppdelad i olika grupper. Gruppernas namn är skrivna i fetstil i bilden. Info Artikel Best.nr. Pos Best.antal Inlev.antal Berörd artikels nummer och benämning Aktuella radens beställningsnummer Aktuella artikelns radposition i beställningen Totalt antal beställda på beställningsraden Antal inlevererade vid den aktuella inleveransen Nyheter Hybron MPS version 4.7 2-11
Inlev.datum Förrådsplats Satsnr Leverantör Lev.bedömning Anmärkning Datum för aktuell inleverans Aktuell förrådsplats för inleveransen till kontrollagret Eventuellt, -a satsnummer Leverantörens nummer och namn Informationen kommer från leverantörsregistret Informationen kommer från Artikeln under fliken inköp fältet Anm. vid inleverans Godkänn/Underkänn Antal Denna gång exempel Tidigare exempel Frisläppta Det antal som man frisläpper den här gången 98 Det antal som har frisläppts vid eventuell tidigare på denna raden 125 Underkända Totalt Det antal som underkändes utav det antal som kontrollerades Frisläppta denna gång + Underkända denna gång 2 25 100 150 Frisläpp godkända till förrådsplats Här kan man välja att frisläppa artikeln till föreslagen förrådsplats eller klicka i den tomma radioknappen och ange en annan förrådsplats Antal kontrollerade Kommentar Här anger man det antal som har kontrollerats totalt. Det här fältet måste manuellt uppdateras i de fall man gör ankomstkontrollen i flera steg exempelvis vid delkontroller eller delfrisläppning. Om 10 st kontrollerades vid första tillfället och ytterligare 10 st vid andra tillfället måste man manuellt skriva in antalet 20. Vid en eventuell reklamationsregistrering följer det här fältet med in i reklamationen automatiskt. Texten som skrivs in här kan exempelvis vara information om eventuella felaktigheter på de kontrollerade artiklarna. De företag som inte använder reklamationsmodulen har alltså möjlighet att använda informationen som lagras i ankomstkontrollregistret som en mini-reklamationshanterarel. Knappen Avbryt Knappen Reklamation Knappen Godkänn/Underkänn Bilden stängs, ingen information sparas och systemet återgår till föregående bild. Vissa delar av informationen som har registrerats följer med in i reklamationen. Funktionen kommer att beskrivas längre fram under rubriken Reklamation. Via den här knappen godkänner man informationen som har registrerat i ankomstkontrollbilden. 2-12 Nyheter Hybron MPS version 4.7