Netwise Office Web 2007 Handbok Denna handbok behandlar ett standard konfigurerat Netwise CMG 2007 system. Vissa funktioner, layouter och fältnamn kan därför skilja sig något från ert system. Har du frågor gällande Netwise CMG 2007 systemet ska du vända dig till: växeln (021-10) INNEHÅLL Sidan: 2 Starta Office Web 3 Mina Inställninga 5 Sökning i Katalog - Namnsökning - Telefonnummersökning - Sökord 9 Organisationsträd 10 Quick Info 11 Aktiviteter (Hänvisning) 15 Vidarekoppling 16 Röstbrevlådan (Voicemail) - Lyssna Av Meddelanden - Spela in Hälsningsfras 24 Netwise Quick Netwise Office är ett program som använder samma databas som organisationens telefonister. Det finns två huvuddelar i programmet, en publik del för att söka efter medarbetare och en privat del för hantering av personliga aktiviteter, röstmeddelanden och inställningar. Detta dokument beskriver hur ett fullt konfigurerat program kan fungera men observera att det kan förekomma avvikelser beroende på hur olika organisationer valt att konfigurera sitt system. Funktioner som är markerade med grå text eller med en grå ikon går ej att ändra eller finns ej installerat.
Netwise Office Web Starta webbläsaren, Internet Explorer 5.5 eller högre, skriv in adressen till netwiseoffice i adressfältet: http://hanvisning.mdh.se/netwiseoffice/welcome.asp Figur 1 Skriv in adressen i din web-browser Nedan visas hur Netwise Office Web ser ut när den öppnas. Sidan består av en navigationsmeny med ikoner samt av sökfälten Namn/Tel, Sökord och Organisation samt en kryssruta för Närvarande. Sökresultaten presenteras enligt de layouter som valts av systemansvariga på företaget. Navigationsmeny Sökfält Mina inställningar Figur 2 Startbilden i Netwise Office Web I Netwise Office Web kan du via ikonerna i navigationsmenyn och sökfälten: Katalog - Söka i CMG databasen, er internkatalog. Organisation - Söka organisatoriskt. Quick Info - Söka i ert kartotek efter t ex externa telefonnummer och länkar. Aktiviteter - Registrera aktiviteter och frånvaro. Vidarekoppling - Hantera vidarekopplingar. Voice - Hantera röstbrevlådan Netwise CMG Voice. Logout - Logga ut från den personliga delen. 2
Mina inställningar Under mina inställningar kan du ändra lösenord, byta språk samt se vilken information som finns om dig själv i systemet. Figur 3 Generella personliga inställningar Ändra lösenord Byta lösenord gör du genom att klicka på Ändra lösenord. Fyll i eventuellt gammalt lösenord, har du inget lämnar du den raden tom. Fyll i ditt nya lösenord och verifiera detta, klicka på OK. I systemet finns fördefinierat hur många tecken lösenordet minst måste innehålla samt om det är känsligt för stora/små bokstäver. Ändra språk Vill du ändra språk klicka på Ändra språk. Du får du en lista med tillgängliga språk. Välj ett språk genom att markera det, klicka på Spara. Ändra användarinformation Vill du ändra på någon av dina uppgifter klickar du på Ändra användarinformation. Logga in med din anknytning och eventuellt lösenord. Registrera dina ändringar på ändringsformuläret och klicka på Begär ändring. Du kan inte själv ändra direkt i databasen utan detta görs av driftoperatören vid tillfälle. Ändra kalenderinställningar Tjänsten saknas. 3
Ändra kontaktprofiler Med hjälp av kontaktprofiler kan man som enskild användare tala om hur inkommande samtal skall hanteras för de olika aktivitetskoderna. Läs kapitlet om Aktivitetshantering. Den profil som är knuten till en viss aktivitetskod kommer att automatiskt väljas när en ny aktivitet registreras. Figur 4 Kontaktprofiler för inställning av vidarekopplingar vid frånvarobesked Skapa ny profil Det finns ett antal fördefinierade profiler i systemet. Utöver dessa går det att skapa personliga profiler. Systemansvariga kan eventuellt tillåta att anknytningen vidarekopplas till ett eget externt nummer. Figur 5 Skapa en kontaktprofil 4
Sökning i Katalog Katalog är den del av Netwise Office Web som du först hamnar på när sidan laddas. Här kan du söka i de olika sökfälten Namn/Tel, Sökord och Organisation. Namnsökning När du vill söka skriver du först efternamn och sedan förnamn separerade med mellanslag i Namn/Tel fältet. Du behöver inte skriva hela namnet, sökning sker på del av namn, ju fler bokstäver desto färre sökträffar. Vill du söka bara på ett förnamn ska du trycka mellanslag först. Avsluta genom att klicka på sök eller tryck Enter på tangentbordet, se exempel på resultat nedan. Här kan du förutom Namn, Tel och Organisationstillhörighet se om personen har hänvisat sig. Figur 6 Sök abonnenter i katalogen Klicka på eller någonstans på raden om du vill se mer information om abonnenten. Vilken information som visas och ordningen på denna bestäms av systemansvariga på företaget. Samma organisation Utökad information Aktivitetsöversikt Figur 7 Allmän information om användaren 5
Vill du ha ännu mer information om en abonnent klicka på. Den utökade informationen som finns om abonnenten presenteras, se utökad information nedan. Vill du ha en grafisk presentation av en persons aktiviteter klicka på Aktivitetsöversikt. Vill du se vilka andra personer som tillhör samma organisationsenhet klicka på rubriken Organisation (samma organisation). Nedan visas den utökade informationen för abonnenten. Detta är all information som finns registrerad och som är synlig för kontorsanvändarna. Ytterligare information kan finnas tillgänglig för telefonister och driftoperatörer. Tips: Kontrollera din egen information så att den är rätt och skicka om nödvändigt en ändringsbegäran till driftoperatören. Figur 8 Utökad information om abonnenten 6
Telefonnummersökning Vill du se vem som har en viss anknytning? Fyll i anknytningsnumret i Namn/Tel fältet och klicka på sök eller tryck enter på tangentbordet. Om du tillexempel bara fyller i siffran 1 och trycker enter på tangentbordet eller klickar på sök får du med alla som har en anknytning som börjar på 1 i sökresultatet. Figur 9 Sök abonnent med hjälp av anknytningsnummer Figur 10 Sök abonnent med hjälp av del av anknytningsnummer 7
Sökord I sökfältet sökord kan du söka på ord som driftoperatören valt att registrera på abonnenterna. Det kan vara exempelvis titel, arbetsuppgifter eller kostnadsställe, se nedan där det är sökt på sökordet jurist. Figur 11 Sök abonnent med hjälp av sökord (Ärende) Organisation I sökfältet Organisation går det att söka på organisationsenheternas namn i exemplet nedan är det sökt på eko, för att få fram alla som arbetar på ekonomiavdelningen. Figur 12 Kryssa i rutan för att ta endast visa de som är närvarande Närvarande Då närvaranderutan bockas i exkluderas de abonnenter, som är hänvisade just precis vid sökningstillfället, från sökträffslistan. 8
Organisationsträd Här finns en översikt av företagets organisation med underliggande enheter. Klicka på önskad enhet och personerna som tillhör vald enhet presenteras med namn och telnr. Härifrån går det att i sökresultatlistan trycka på för att få mer information om en person. Figur 13 Organisationsträdet kan expanderas och visa abonnenter på en viss avdelning Du kan även skriva ut en telefonlista från organisationsträdssökningen. Klicka på skrivarsymbolen till höger ovanför namnrutan. Du får nu en utskrift av denna enhet plus ev. underenheter. 9
Quick Info Här kan du till exempel hitta extern information som adresser och telefonnummer till andra företag, hotell och kortnummer. Det kan även finnas länkar till webbsidor, allt beroende på vilken typ av information som registrerats. Välj den katalog du vill söka i. Ange sökbegreppet i sökfältet och klicka på sök. Vill du söka fram allt innehåll i en viss katalog markera katalogen och placera markören i sökfältet, tryck enter på tangentbordet, systemet sätter själv en asterisk (*) i sökfältet och hela katalogens innehåll listas i sökresultatet. Sökresultat Markera katalog Sökfält Figur 14 Quick Info katalogsökning Klicka på en post i sökresultatlistan för att se mer information om denna. Figur 15 Detaljinformation för en post i katalog 10
Aktiviteter Om du vill hänvisa din telefon registrerar du en aktivitet. En aktivitet kan vara till exempel lunch, möte eller semester. En aktivitet är alla typer av frånvaro. Klicka på knappen Aktiv. Logga in med din anknytning och eventuellt lösenord. Första gången du loggar in i Netwise Office Web kontaktar du (021-10)5150 eller telefoni@mdh.se. Önskar du att byta lösenord kan du lägga in det genom att klicka med musen på Ändra lösenord. När du fyllt i anknytningen och lösenordet klickar du på OK. Då kommer du till sidan Ny aktivitet. Här kan du välja att registrera ny aktivitet, ändra befintlig eller framtida aktivitet eller ta bort aktivitet. Figur 16 Visa och registrera aktiviteter (frånvarobesked) Ny aktivitet Välj kod från den nedrullningsbara listan, välj också datum och tid när aktiviteten ska börja respektive sluta. Du har här också möjlighet att lämna ytterligare information till telefonist och kollegor genom att skriva i fältet Information. Bockar du i rutan Visa info endast för telefonist är det bara telefonisterna som ser vad du skrivit i informations rutan. Samtliga med tillgång till Netwise Office kan se vilken kod du stängt dig med. Avsluta genom att klicka på Spara. Är du administratör för en arbetsgrupp kan du även registrera dina kollegors aktiviteter. Rutan vid Vidarekoppla bockas i om telefonen ska stängas och kopplas till växeln eller talsvaret. Återgå automatiskt anger om telefonen ska öppnas automatiskt när tiden för en aktivitet gått ut. Tar du bort den kommer du själv vara tvungen att manuellt plocka bort aktiviteten via din telefon. 11
Vidarekoppla till används då man vill vidarekoppla sin anknytning till ett annat nummer, telefonist eller röstbrevlåda (IVR), detta är en växelberoende funktion. Denna funktion styrs från de personliga kontaktprofilerna som kan modifieras under Mina inställningar. Läs detta kapitel i början av dokumentet. Har du skapat egna kontaktprofiler enligt sidan 4 så kommer fältet Vidarekoppla till att automatiskt fyllas i med denna för valda inställning. Du kan naturligtvis själv ändra denna vidarekoppling. Ändra aktivitet Markera genom att klicka på den aktivitet du vill redigera. Gör dina ändringar och klicka på Spara. Aktiviteten är nu ändrad. Markera Ändra Återkommande aktivitet Figur 17 Markera och ändra en aktivitet Ta bort aktivitet Ta bort aktivitet Om du vill ta bort en aktivitet klickar du med musen på krysset till höger om vald aktivitet. Du kan även ta bort hänvisningen manuellt från din telefon. 12
Återkommande aktivitet, schema Under rubriken återkommande aktiviteter kan du registrera nya återkommande aktiviteter. Du kan även ändra samt ta bort återkommande aktiviteter. Rutan vid Visa info endast för telefonist bockar du i om du vill att endast telefonisterna ska se vad du har skrivit i informationsrutan. Ny återkommande aktivitet Klicka på länken Återkommande aktiviteter. Du kommer då till sidan Ny återkommande aktivitet. Välj orsaks kod från rullgardinsmenyn kod. Fyll i när du vill att aktiviteten skall börja gälla och när du vill att den skall upphöra. Ange därefter hur ofta aktiviteten ska repeteras. Tips! Vill du lägga in deltid för varannan vecka så tänk på att aktiviteten ska börja på rätt vecka. Fyll sedan i under vilken period du vill att ditt schema skall gälla. Avsluta med att klicka med musen på Spara. Tänk också på att det är frånvarotiden som anges, med andra ord när frånvaron påbörjas samt när du förväntas vara tillbaka. Figur 18 Återkommande aktiviteter (schema) 13
Ändra återkommande aktivitet Markera den återkommande aktivitet du vill ändra. Registrera dina ändringar och klicka på Spara. Markera Ändra Figur 19 Markera och ändra en återkommade aktivitet Ta bort Ta bort återkommande aktivitet När du vill ta bort en aktivitet klickar du på krysset till höger om aktivitetsbeskedet. 14
Vidarekoppling I vissa fall kan det vara möjligt att hänvisa telefonen direkt utan att ange frånvaro orsak. Detta kräver en speciell växelkonfiguration (fungerar ej på MD & Meridian). Välj vidarekoppling ur listan och klicka på Spara. Figur 20 Vidarekoppling utan aktivitet (endast för vissa växeltyper) 15
Röstbrevlådan Netwise CMG Voice 6.1 När du vill hantera röstbrevlådan klickar du på ikonen Voice. Netwise CMG Voice 6.1 består av två delar, den talade hänvisningen och röstbrevlådan. Den talade hänvisningen presenterar för den inringande vilken aktivitet du är på och när du återkommer. Röstbrevlådan fungerar som en vanlig telefonsvarare där den inringande kan lämna meddelande efter en signal. Du kan även tala in egna fraser som då kommer att spelas upp mellan den talade hänvisningen och röstbrevlådan. Se rubriken Fraser nedan för att spela in egna fraser. Netwise CMG Voice 6.1 har många funktioner, till att börja med bör du aktivera röstbrevlådan och ange ett lösenord för röstbrevlådan så att obehöriga inte skall kuna lyssna av dina meddelanden. Därefter kan Du spela in en generell hälsningsfras samt ställa in hur du vill få reda på att du har fått nya meddelande i röstbrevlådan, avisering. Logga in Ange din anknytning och klicka på OK. Första gången du loggar in i röstbrevlådan kontaktar du (021-10)5150 eller telefoni@mdh.se Hit vänder du dig även om du glömt ditt lösenord. Figur 21 Inloggningsrutan för röstbrevlådan 16
Meddelanden Under menyn Meddelanden listas alla inkomna röstmeddelanden i röstbrevlådan, nya meddelanden, som du inte lyssnat av kommer först. Varje röstmeddelande presenteras med status, längd och ankomsttid. Figur 22 Röstbrevlådans startsida med sparade röstmeddelanden Markera ditt första meddelande genom att klicka med musen på raden Figur 23 Välj det röstmeddelande du vill lyssna på 17
Meddelandet visas under menyn meddelanden Figur 24 Det meddelande som lyssnas av visas Ta bort Klicka på Spela Systemet ringer då upp den anknytning eller det telefonnummer som är angiven i rutan Ring nummer:. Notera att om du vill lyssna av meddelandet på ett externt nummer, så skall du normalt inte ange prefixet för att komma ut på linjen. Följande dialogruta kommer att visas Figur 25 Svara i telefonen när det ringer och klicka på OK Vänta tills telefonen ringer, då lyfter du luren och klickar sedan på OK. Nu spelas ditt meddelande upp. Det upplästa meddelandet lägger sig automatiskt längst ner på listan och du kan enkelt klicka på nästa meddelande för att även lyssna av detta. Ta bort meddelande När du har lyssnat av dina meddelanden kan du välja att ta bort dem genom att klicka på krysset till höger om respektive meddelande. 18
Vidarebefordra meddelande Vill du vidarebefordra ett meddelande till en kollega ska du markera meddelandet. Fyll i kollegans anknytning vid vidarebefordra till anknytning och tryck på Vid.bef. Figur 26 Vidarebefordra meddelandet till annan anknytning Markera Fyll i anknytning Ev. kommentar Skicka iväg Vill du bifoga en kommentar till din kollega, som kommer att spelas upp innan det aktuella meddelandet väljer du att bocka i rutan vid Bifoga kommentar, tryck därefter på Vid.bef. Telefonen börjar ringa och du får upp följande dialogruta. Vänta tills telefonen ringer, svara och klicka på OK. Du kan nu spela in din kommentar efter signalen. Meddelandet skickas så fort du lägger på luren. Figur 27 Svara i telefonen när det ringer och klicka på OK 19
Fraser Under menyn Fraser visas de aktiviteter där du kan spela in egna hälsningsfraser. Du ser även för vilka aktiviteter som du redan har spelat in fraser. Om någon ringer till dig när du har en gällande aktivitet, kommer din hälsningsfras att spelas upp för den inringande. Systemrösten och din egen hälsningsfras kombineras. Systemrösten talar om för den inringande när du återkommer, och din egen hälsningsfras talar om var du är. Väljer du att spela in en generell hälsningsfras kommer denna att spelas upp för samtliga aktiviteter då ingen annan hälsningsfras finns inspelad. Figur 28 Startsidan för personliga fraser Spela in en generell hälsningsfras: Du kan naturligtvis spela in vad du vill, till exempel: Hej, du har kommit till (N N) på (Företagsnamn) jag kan inte ta ditt samtal just nu. Klicka på hälsningsfrasen Generell, så att den dyker upp i den grå ytan högst upp på sidan. Den fras du för tillfället arbetar med (t ex spelar in eller lyssnar på) syns alltid här. Högst upp till höger syns en textruta med texten Ring nr:, här anger du telefonnumret till den telefon du vill spela in från. Systemet föreslår alltid den anknytning du har loggat in med. Klicka på Spela in. Nu kommer Netwise CMG Voice-systemet ringa upp dig. Vänta tills det ringer i telefonen, lyft luren. Klicka på OK i den dialogruta som kommit fram på webbsidan. Du kommer nu att få höra ett pip i luren och inspelningen börjar. Tala in din hälsningsfras, t ex enligt exemplet ovan. Klicka på Stopp på webbsidan för att avsluta inspelningen. (Trycker du lägg på så får du en tvär brytning). Du kan nu lyssna på det du spelat in genom att klicka på Spela. Är du inte nöjd kan du spela in hälsningsfrasen på nytt. Prova gärna din fras genom att registrera en aktivitet och stänga din telefon, och ringa till dig själv. Lyssna på hur det låter! Bäst resultat får du om du börjar prata direkt efter pipet, talar i samma tempo som systemrösten och trycker Stopp direkt när du slutat prata. 20
Aviseringar Via Aviseringar väljer du på vilket eller vilka sätt du ska få reda på att du har fått meddelanden i din röstbrevlåda. Tillgängliga meddelandesystem Aviseringen skickas med fördröjning Figur 29 Välj hur inkomna röstmeddelanden skall aviseras till dig Spara Under Tillgängliga presenteras de aviseringssätt som finns att välja på och under Mina aviseringar presenteras de aviseringssätt som är valda. För att välja ett aviseringssätt markerar du det i rullgardinsmenyn och trycker spara. Vilka aviseringssätt du har tillgång till och vad de är döpta till ser olika ut beroende på vad ni har för olika meddelandesystem på företaget. Aviseringssätten i bilden ovan betyder att om du har valt SMS får du ett SMS till din mobiltelefon, har du valt E-mail så får du ett E- mail när du har fått ett meddelande. Medd.Indikator tänder en blinkande lampa, skickar ringsignaler eller tänder meddelande symbol på din telefon, vilket beror på telefonväxel och modell på telefonen. 21
Inställningar Dina inställningar påverkar både hur systemet fungerar när du ringer till det och hur det ska fungera när de inringande försöker nå dig men hamnar i talsvaret. Brevlåda - Tar du bort bocken stänger du av din röstbrevlåda, den inringande får då ingen möjlighet att lämna ett meddelande. Ska du t ex vara borta på en längre tjänsteresa och inte har möjlighet att lyssna av dina meddelanden kan det vara bra att stänga av brevlådan. Systemröster - Tar du bort bocken så fungerar Netwise CMG Voice som en vanlig telefonsvarare. Den inringande får inget besked om var du är eller när du väntas åter! Text till tal - genererar en syntetisk fras av ditt namn som kommer att läsas upp istället för din anknytning. Autom. Telefonist - gör det möjligt för den automatiska telefonisten att koppla samtal till dig. Figur 30 Generella inställningar för röstbrevlådan Mitt språk - du väljer det språk du vill höra när du ringer till CMG Voice. Info nivå - välj hur mycket information den talade hänvisningen ska ge, detaljerad, standard eller minimerad när du ringer till din egen röstbrevlåda. Språk för inringande - visar de språk som finns att välja på och de som är valda. För att välja ett språk markerar du det med musen och klickar på högerpilen. Språket flyttas till rutan Valda. Det språk som presenteras överst i valda rutan är det som kommer att vara standardspråk för den inringande. 22
Pin-kod - Du använder pin-koden för att logga in när du ska administrera din röstbrevlåda via telefon. Ange en sifferkod så att obehöriga ej kommer åt dina meddelanden. Notera att detta inte är samma lösenord som du anger för att logga in till detta program via datorn. Mina nummer - Här kan du ange telefonnummer som systemet ska känna igen som dina, så att du, när du ringer från något av numren slipper logga in. Mobilnumret hämtas automatiskt från Netwise CMG databasen. Så lyssnar du av din röstbrevlåda via telefon. Numret till röstbrevlådan: (021-15)1750 Du kan också genom att ringa till röstbrevlådan, från vilken telefon som helst, lyssna av dina meddelanden samt registrera aktiviteter. När du ringer till röstbrevlådan via telefon får du ange din anknytning och ditt lösenord. Följ sedan röstinstruktionerna. 23
Netwise Quick Netwise Quick är ett enkelt och uppskattat program som du snabbt öppnar med ett musklick. Därefter väljer du aktivitet från en egen definierad lista. Aktiviteten innehåller en kontaktprofil där du har angivit när och på vilket sätt du vill bli nådd. Logga in När du startar Netwise Quick får du upp en inloggningsdialog. Figur 31 Inloggningsrutan för Netwise Quick Här loggar du in med din anknytning (ID) och ditt lösenord. Härifrån kan du också ändra språk och byta lösenord. En liten gul telefon visas i aktivitetsfältet längst ner till höger på bildskärmen. Definiera snabbval I Netwise Quick kan du definiera snabbval för de aktiviteter som du oftast hänvisar din telefon med. Detta gör du genom att högerklicka på den gula telefonen längst ned till höger på statusraden och välja Definiera snabbval. Det går bra att ha flera snabbval med samma kod men med olika tider. 24
Figur 32 Definiera snabbval för olika aktiviteter Ta bort snabbval Om du vill ta bort ett befintligt snabbval gör du detta genom att högerklicka på den gula telefonen längst ned till höger på statusraden och välja Definiera snabbval. Markera önskad aktivitet och välj Ta bort. Figur 33 Ta bort ett snabbval Använda snabbval För att du ska kunna använda dig av snabbval för dina aktiviteter måste du först ha registrerat alternativa snabbval. Du väljer snabbval genom att vänsterklicka på den gula telefonen längst ned till höger på statusraden och sedan välja en av dina fördefinierade aktiviteter. 25
Figur 34 Hänvisning med hjälp av snabbval Quick ikonen är en gul telefon längst nere till höger på status raden. Ett rött kryss över telefonsymbolen visar att aktiviteten (hänvisningen) är gällande. 26
Tillfällig aktivitet Om du vill registrera en aktivitet och inte har fördefinierat snabbval som passar kan du lägga in en tillfällig aktivitet. Högerklicka på den gula telefonen längst ned till höger på status raden och välj Ny aktivitet. Figur 35 Manuell hänvisning utan snabbval Vidarekoppling Du kan vidarekoppla din anknytning till ett valfritt nummer, förutsatt att växeln stöder vidarekoppling (ej t ex MD110, Meridian). Högerklicka på den gula telefonen längst ned till höger på status raden och välj Vidarekoppling. I den vita rutan anger du vilket nummer som dina samtal ska vidarekopplas till. Figur 36 Hänvisning utan aktivitet (beroende av växeltyp) Lycka till!!! 27