Fast telefoni Användarhandbok Automatisk telefonist Ett tillval till Telias nummertjänster
2 Användarhandbok Automatisk telefonist ett tillval till Telias nummertjänster Revision A, 2008-12-17 Du hittar alltid senaste versionen av denna handbok på Mina Sidor på Arbetet, din personliga företagsdel av Telias webbplats. Gör följande val i huvudmenyn: Administrera Nummertjänster Automatisk telefonist Support och klicka sedan på länken Automatisk telefonist handbok. 2008 TeliaSonera Sverige AB
3 Innehåll 1 Välkommen 5 1.1 Effektivare hantering av inkommande samtal 5 1.2 Detta hittar du i användarhandboken 5 2 Läs det här innan du börjar 6 2.1 Förutsättningar 6 2.2 Skrivsätt i handboken 6 2.3 Om du behöver hjälp 6 3 Öppna Automatisk telefonist 7 4 Lägg in en ny Automatisk telefonist 10 4.1 Välj den nummertjänst som ska få ny Automatisk telefonist 10 4.2 Spara inställningar 11 4.3 Besluta om metod för talsvarshantering 11 4.4 Gör allmänna inställningar 12 4.5 Lägg in uppgifter i namnkatalogen 13 4.5.1 Allmänt 13 4.5.2 Lägg in uppgifter manuellt 13 4.5.3 Lägg in uppgifter via import av datafil 14 4.6 Kontrollera inställningarna och skicka beställning 17 5 Producera talsvarsbesked 19 5.1 Spela in eget talsvar 19 5.1.1 Att tänka på vid inspelning 19 5.1.2 Spela in välkomstfras med hjälp av Ljudfilshanteraren 19 5.1.3 Spela in namn och eventuell särskiljande information 20 5.1.4 Hämta talsvarsfiler från din dator 21 5.2 Om du valt talsvar inspelat av Telia 21 5.3 Använd eget talsvar i avvaktan på leverans av Telias talsvar 21 6 Visa en befintlig Automatisk telefonist 23
4 7 Ändra en befintlig Automatisk telefonist 25 7.1 Allmänt om arbetsgången 25 7.2 Välj den Automatiska telefonist som ska ändras 25 7.3 Ändra allmänna inställningar 26 7.4 Ändra namnkatalogen manuellt 26 7.5 Komplettera namnkatalogen via import av datafil 27 7.5.1 Allmänt 27 7.5.2 Skapa en helt ny datafil 27 7.5.3 Uppdatera en befintlig datafil 27 7.5.4 Spara filen i csv-format 30 7.5.5 Importera datafilen 30 7.6 Ändra namnkatalogen via hämtning av textbackup 31 7.7 Ändra eget talsvar 32 7.7.1 Spela in en ny fras 32 7.7.2 Använd ett talsvar som du tidigare lagt in i tjänsten 33 7.7.3 Hämta talsvarsfiler från din dator 33 7.8 Ändra Telias inspelade talsvar 34 7.9 Kontrollera ändringarna och skicka beställning 34 8 Hantera prenumeration på statistikrapport 36 8.1 Beställ prenumeration 36 8.2 Avbeställ prenumeration 36 9 Spara inställningar med funktionen Textbackup 37
5 1 Välkommen 1.1 Effektivare hantering av inkommande samtal Du använder redan Telia nummertjänster för att effektivisera företagets telefoni. Nu är du redo att ta nästa steg med hjälp av tillvalet Automatisk telefonist. Den innebär att inkommande samtal besvaras av en välkomstfras, följd av en fråga vem man vill ringa. När den som ringer sagt namnet kopplas samtalet vidare till rätt svarsställe. Om ingen medarbetare på ditt företag fungerar som telefonist kan tjänsten Automatisk telefonist vara ett utmärkt sätt att förbättra kundservicen dygnet runt, året runt. Du kan även använda tjänsten för att avlasta den ordinarie telefonisten. 1.2 Detta hittar du i användarhandboken Den här handboken riktar sig till dig som har ansvar för att administrera Automatisk telefonist. Här får du hjälp att komma igång med tjänsten och att använda den på ett effektivt sätt. Vi kommer bland annat att beskriva hur det går till att: Lägga in en namnkatalog Spela in eget talsvar (välkomstfras, personnamn, särskiljande information) eller beställa talsvarsinspelning av Telia. Ändra i en befintlig namnkatalog, antingen manuellt eller genom att överföra datafiler från din dator till tjänsten Prenumerera på statistik från tjänsten.
6 2 Läs det här innan du börjar 2.1 Förutsättningar För att kunna använda Automatisk telefonist behöver du någon av Telias nummertjänster (020, 077, Freephone eller Telia Lokalt Nummer). Automatisk telefonist är en av flera tillvalstjänster till Telias nummertjänster. Du hanterar Automatisk telefonist själv med hjälp av Mina Sidor på Arbetet, Telias företagswebb. 2.2 Skrivsätt i handboken När vi hänvisar till objekt i användargränssnittet (text som du skriver, knappar och flikar i webbverktyget, tangenter på tangentbordet osv) använder vi fet stil. Exempel: Skriv www.telia.se i webbläsarens adressfält. Klicka på knappen LÄGG TILL. Tryck på Enter. 2.3 Om du behöver hjälp I den röda bården i dialogrutornas överkant finns längst till höger en orange knapp med ett frågetecken. Klicka på denna knapp om du vill ha hjälp med funktionerna i en viss dialogruta. En hjälptext öppnas och visas under bården. Klicka på knappen med frågetecknet om du vill ha hjälp. Du kan också läsa våra frågor och svar, som du hittar via följande val i huvudmenyn till vänster: Administrera Nummertjänster Automatisk telefonist Frågor och svar.
3 Öppna Automatisk telefonist 1. Öppna webbläsaren i din dator 2. Skriv www.telia.se/foretag i webbläsarens adressfält och tryck på Enter. Datorn visar en sida av det här slaget: 3. Fyll i 4. Klicka 3. Skriv ditt användarnamn och lösenord för Mina Sidor på Arbetet i textrutorna nere till vänster. 4. Klicka på knappen LOGGA IN. Datorn visar en sida av det här slaget: 5. Klicka 5. Klicka på menyvalet Administrera i huvudmenyn till vänster. 7
Datorn visar en sida av det här slaget: 6. Klicka 6. Klicka på menyvalet Nummertjänster. Datorn visar en sida med en total översikt över era nummertjänster och tillvalstjänster: 7. Klicka 7. Klicka på menyvalet Automatisk telefonist. 8
9 Datorn visar företagets nummertjänster och de automatiska telefonister som finns för dessa tjänster: Era nummertjänster Status
4 10 Lägg in en ny Automatisk telefonist 4.1 Välj den nummertjänst som ska få ny Automatisk telefonist 1. Öppna webbverktyget (se avsnitt 3 Öppna Automatisk telefonist på sidan 7) och klicka på Nybeställning i huvudmenyn till vänster. Datorn visar följande bild: 2. Öppna listrutan Välj abonnemang för automatisk telefonist och markera önskat abonnemang. 3. Klicka på knappen LÄGG TILL. Datorn visar följande bild: Länkar till två olika funktioner för att spara data. Läs mer under 4.2 nedan! Under dessa tre flikar kommer du att göra dina inställningar; se 4.4 4.6 nedan
4.2 Spara inställningar Du kan när som helst spara de uppgifter du skrivit in och de inställningar som du gjort under sessionen genom att klicka på länken Spara (se bilden på föregående sida). Detta är praktiskt om du vill avbryta arbetet och fortsätta vid ett senare tillfälle från den aktuella punkten. Du kan också välja att spara en komplett Automatisk telefonist och lagra den som inaktiv till dess att den behövs. Ett klick på Spara gör dessutom att tjänsten indikerar vilka av dina önskade talsvar som redan har spelats in av Telia; se avsnittet 5.2 Om du valt talsvar inspelat av Telia på sidan 21 Observera att inställningar och inmatningar sparas i tjänsten, inte i din dator. Men du kan även spara en kopia av den Automatiska telefonisten i din dator. I så fall använder du funktionen Textbackup. Se avsnitt 9 Spara inställningar med funktionen Textbackup på sidan 37. 4.3 Besluta om metod för talsvarshantering Det finns två metoder att producera de talsvarsfiler som innehåller välkomstfrasen samt de personnamn och funktionsnamn som du vill ha i namnkatalogen. Antingen spelar du in talsvaret själv med hjälp av din dator, eller så beställer du talsvarsinspelning av Telia. Fördelar med egen talsvarsproduktion: Du kommer igång snabbare med tjänsten. Det blir enklare och smidigare att göra ändringar i välkomstfras och namnkatalog. Era kunder får en mer personlig service när de möts av rösten från en av företagets egna medarbetare. Fördelar med talsvarsproduktion i Telias regi: Du slipper utrusta din dator med mikrofon och hörlurar. Du får en professionell inläsning med bra ljudkvalitet. 11
12 4.4 Gör allmänna inställningar 1. 8. 2. 5. 3. 6. 7. 1. I sektionen Katalognamn och storlek: skriv ett namn för den nya katalogen. 2. Öppna listrutan och välj det antal katalogposter som du vill att katalogen ska innehålla. 3. I sektionen Aktiveringsdatum visas dagens datum som grundvärde. Om du föredrar en senare tidpunkt: öppna listrutorna och välj önskat datum för aktivering. 4. I sektionen Särskiljande information: markera alternativknappen för den egenskap med vars hjälp man ska kunna skilja på personer med identiskt namn. Exempel A: På företaget finns två Markus Svensson. I Namnkatalogen har du noterat att den ena arbetar på Marknad och den andra på Service. När den som ringer säger Markus Svensson frågar tjänsten Menar du Markus Svensson på Marknad eller Markus Svensson på Service? Exempel B: På företaget finns två Jessica Andersson, båda på avdelningen Personal. I Namnkatalogen har du noterat att den ena är personalchef och den andra är lönespecialist. När den som ringer säger Jessica Andersson frågar tjänsten Menar du Jessica Andersson personalchef eller Jessica Andersson lönespecialist? 5. I sektionen Växel/Hjälpnummer: skriv numret till det svarsställe dit inkommande samtal ska styras om tjänsten inte hör eller inte förstår vad den uppringande personen säger. 6. I sektionen Ljudfiler för uppläsning: markera alternativknappen för önskad ljudlösning. Leveranstiden för talsvarsfiler inspelade av Telia är max 15 arbetsdagar. Vill du komma igång med din Automatiska telefonist innan Telias talsvarsbesked levererats kan du spela in eget talsvar. När Telias talsvarsbesked är klara läggs de automatiskt in i din Automatiska telefonist. Läs mer i avsnitt 5.3 Använd eget talsvar i avvaktan på leverans av Telias talsvar på sidan 21. 7. I sektionen Välkomstfras: skriv den välkomstfras som ska besvara inkommande samtal. Om du även har du tjänsten Menystyrning hanteras inkommande samtal så här: Den som ringer möts av välkomstfrasen i Menystyrning. Personen väljer 0 för att bli kopplad till Automatisk telefonist. Personen möts av ännu en välkomstfras, nämligen den som du lagt in i Automatisk telefonist. Av denna anledning är det olämpligt att lägga in samma välkomstfras i båda tjänsterna. Vi föreslår att du i Automatisk telefonist använder en välkomstfras av det här slaget: Säg för- och efternamn på den du vill prata med. Efter välkomstfrasen fortsätter tjänsten alltid med den automatiska frasen Vem vill du ringa? 4.
8. När du är nöjd med inmatningen, klicka på fliken Namnkatalog. 4.5 Lägg in uppgifter i namnkatalogen 4.5.1 Allmänt Om följande krav är uppfyllda kan du aktivera Automatisk telefonist: Samtliga katalogposter som du lagt in ska innehålla data i minst en av namnkolumnerna och minst en av nummerkolumnerna. Exempel: en post med Fredrik i kolumnen Förnamn och 031-12 34 56 i kolumnen Telefonnummer samt med tomma rutor i kolumnerna Efternamn och Mobil är korrekt. Obs! I stället för ett personnamn kan du i någon av namnkolumnerna lägga in benämningen på en funktion inom företaget. Exempel: Lagret, Support, Bokningar. Om katalogen innehåller poster som orsakar namnkonflikt ska dessa poster ha särskiljande information. Särskiljande information ska även finnas som inläst talsvar. Det är alltså inte nödvändigt att spela in talsvarsfiler med för- och efternamn för att kunna aktivera tjänsten. Men genom att spela in sådant talsvar kan du ge ännu bättre service till de som ringer. Tjänsten kommer nämligen att informera om hur samtalet kopplas fram. Så här kan det låta: (Automatisk telefonist:) Välkommen till Anderssons El. Vi har öppet [ ] Vem vill du ringa? (Personen som ringer:) Johanna Pettersson (Automatisk telefonist:) Ringer Johanna Pettersson! Tjänstens uppläsning av namnet ger alltså den som ringer en bekräftelse på att samtalet kopplas fram korrekt. 4.5.2 Lägg in uppgifter manuellt Efter att du klickat på fliken Namnkatalog visar datorn följande bild: 1. Skriv efternamn, förnamn, telefonnummer (fast telefoni) och mobilnummer i motsvarande kolumner för varje person som ska ingå i Namnkatalogen. 13
2. Om en eller flera poster markeras med rött (se exemplet nedan) har du gjort något av följande fel vid inmatningen: De markerade katalogposterna har identiska efternamn och förnamn. Den markerade posten innehåller ett ogiltigt telefonnummer eller ogiltiga tecken. 3. Korrigera din inmatning på något av följande sätt: (Om du råkat skapa en namnkonflikt:) Markera den första av de identiska posterna och komplettera inmatningen genom att skriva särskiljande information i den första av de två textrutorna längst till höger. Markera därefter den andra av de identiska posterna och skriv dess särskiljande information i samma textruta. Om posterna fortfarande har röd markering kvarstår namnkonflikten. I så fall skriver du särskiljande information även i den andra av de två textrutorna längst till höger. Vad textrutorna heter beror på vilka inställningar du gjorde i sektionen Särskiljande information på fliken Allmänna inställningar. (Om du råkat skriva ett ogiltigt telefonnummer eller tecken:) Ändra det ogiltiga numret eller tecknet. Tips! Om du inte ser var felet ligger kan du göra så här: Klicka på fliken Sammanställning. Klicka på det röda krysset i sektionen Katalognamn och storlek. Tjänsten går tillbaka till fliken Namnkatalog och visar ett felmeddelande med detaljerad information om problemet. 4. Fortsätt inmatningen tills du lagt in uppgifter för samtliga personer som ska ingå. 5. Kontrollera de uppgifter som du lagt in. När du nöjd med resultatet, klicka på fliken Sammanställning. 4.5.3 Lägg in uppgifter via import av datafil I stället för att skriva in namnkatalogen manuellt kan du importera den från en datafil som är formaterad på ett speciellt sätt. Om du har tillgång till Microsoft Excel gör du så här: 1. Starta Microsoft Excel. 2. Skriv värdet H i cell A1. Skriv sedan följande kolumnrubriker i cellerna B1 G1: 14
3. Skriv värdet D i cell A2. Skriv sedan följande: Personens förnamn och efternamn i cellerna B2 C2. Obs! Du måste fylla i båda cellerna. Personens telefonnummer eller mobilnummer eller bådadera i celler D2 E2. Obs! Du måste fylla i minst ett telefonnummer. Särskiljande information i cellerna F2 G2 (krävs endast om du vet att posten kommer att orsaka namnkonflikt). 4. Fortsätt på samma sätt med rad 3 och så vidare. Så här ska det se ut: 5. När du skrivit in alla uppgifter: öppna menyn Arkiv och välj Spara som. Excel öppnar dialogrutan Spara som. 6. Välj den mapp där du vill spara filen. 7. Skriv ett filnamn i textrutan 8. Öppna listrutan Filformat och markera CSV (MS-DOS) (*.csv): 9. Klicka på knappen Spara. 15
10. Gå tillbaka till fliken Namnkatalog i Automatisk telefonist och klicka på knappen IMPORTERA. Din dator öppnar en dialogruta med vars hjälp du kan importera csv-filen med kataloginformation. 11. Öppna den mapp där du sparade filen. 12. Markera filen och klicka på knappen OK. 13. Filen importeras till tjänsten och innehållet visas på fliken Namnkatalog. 14. Kontrollera om det finns rader med röd markering. Sådana poster har någon form av fel som du måste åtgärda för att kunna aktivera den Automatiska telefonisten. Se steg 2 i avsnitt 4.5.2 på sidan 14. Du kan självfallet skapa din csv-fil även på andra sätt, exempelvis genom att exportera data från ett lönesystem. 16
17 4.6 Kontrollera inställningarna och skicka beställning 1. Klicka på fliken Sammanställning. Datorn visar följande bild, som sammanfattar de inställningar du gjort under flikarna Allmänna inställningar och Meny: Ikonen visar att de inställningar du gjort i den aktuella kategorin är korrekta och klara att skickas som beställning. Ikonen betyder att något är fel eller saknas. Klicka på krysset så kommer du direkt till det aktuella stället på föregående inställningsflikar, där du kan rätta eller komplettera dina uppgifter. 2. Om du valt Egna ljudfiler på fliken Allmänna inställningar kommer kategorin Välkomstfras att ha ett rött kryss eftersom du inte spelat in någon fras ännu. Har du dessutom löst namnkonflikter i namnkatalogen genom att lägga in särskiljande information kommer även kategorin Särskiljande information att ha ett rött kryss, eftersom du inte heller spelat in de ord du använt som särskiljande information. Gör så här: Producera ditt talsvar enligt beskrivningen i avsnitt 5.1 Spela in eget talsvar på sidan 19 Återvänd därefter hit och fortsätt med nedanstående steg. 3. Rätta eller komplettera vid behov andra inställningar, så att samtliga kategorier får ikonen. Fortsätt i bildens nedre del: 4. Öppna listrutan Ersätt följande nummer med automatisk telefonist och markera numret till det svarsställe dit du vill koppla den automatiska telefonisten. Numren i listan går till svarsställena i det nummertjänstabonnemang där du håller på att lägga in Automatisk telefonist. 5. Markera kryssrutan Jag godkänner villkoren för tillvalstjänster. 6. Klicka på knappen SKICKA BESTÄLLNING. Datorn visar följande kvittering högst upp på sidan:
7. Tjänsten räknar också ut en trolig tidpunkt när Automatisk telefonist aktiveras. Datumet visas i rutan Aktiveringsdatum längst upp till höger. Om du valt att skapa ditt talsvar med egna ljudfiler kommer Automatisk telefonist att aktiveras vid den tidpunkt som du önskat. Leveranstiden för talsvarsfiler inspelade av Telia är max 15 arbetsdagar. Vill du komma igång med Automatisk telefonist innan Telias talsvarsbesked levererats kan du spela in eget talsvar. När Telias talsvarsbesked är klara läggs de automatiskt in i din automatiska telefonist. Läs mer i avsnitt 5.3 Använd eget talsvar i avvaktan på leverans av Telias talsvar på sidan 21. 8. Om du valt Telias inspelade ljudfiler på fliken Allmänna inställningar: hoppa till avsnitt 5.2 Om du valt talsvar inspelat av Telia på sidan 21. 18
5 Producera talsvarsbesked 5.1 Spela in eget talsvar 5.1.1 Att tänka på vid inspelning Om du valt att spela in eget talsvar (se avsnitt 4.3 Besluta om metod för talsvarshantering på sidan 11) behöver du koppla in en mikrofon samt högtalare eller hörlurar till datorn. Var aktsam om kvaliteten på ljudet bra ljud är lika med god kundservice. Några tips: Gör inspelningen i en tyst och ostörd lokal. Låt en och samma person läsa in allt ljud, så att företaget får en enhetlig ljudprofil utåt. Läs in varje fras med exakt den lydelse som står i den aktuella textrutan. Behåll samma röststyrka och avstånd till mikrofonen, så att alla filer får samma ljudvolym. Om ljudet blir burkigt kan det bero på att hårda vägg- och takytor ger hög efterklang. Prova att spela in i en mindre lokal med textilier, möbler och andra dämpande objekt. Lyssna noggrant på ljudfilerna och gör om de inspelningar som du inte tycker håller måttet. 5.1.2 Spela in välkomstfras med hjälp av Ljudfilshanteraren När du gör inställningarna den allra första gången och har markerat Egna ljudfiler på fliken Allmänna inställningar tänds följande ikon vid de frastextrutor som du använt: Ikonen betyder att du ännu inte har lagt in något eget talsvar för den aktuella frasen. Så här kan det se ut: Din uppgift är nu att spela in det nödvändiga talsvaret: 1. Gå tillbaka till fliken Allmänna inställningar. 2. Klicka på ikonen vid textrutan Välkomstfras. Tjänsten öppnar Ljudfilshanteraren: 3. Klicka på inspelningsknappen 90 sekunder. 4. Klicka på stoppknappen och läs in välkomstfrasen. Maximal längd för frasen är för att avsluta inspelningen. 19
5. Klicka på spela upp-knappen för att lyssna på inspelningen. Under uppspelningen byter knappen funktion till pausknapp. 6. Om du inte är nöjd med inspelningen: markera kryssrutan Skriv över ljudfil vid nyinspelning och gå tillbaka till steg 3 ovan. Annars fortsätter du med steg 7 nedan. 7. Klicka på knappen Använd. Talsvaret läggs därmed in i den automatiska telefonisten när du skickar din beställning och kommer att spelas upp vid inkommande samtal. Detta indikeras av att ikonen vid textrutan byter till följande utseende: 8. Det talsvar som du nyss spelat in ligger på Telias server (ungefär på samma sätt som när du läser in ett hälsningsmeddelande i ditt mobilsvar). Du kan dessutom spara talsvaret som en ljudfil på din egen dator på följande sätt: Ändra innehållet textrutan Namn på ljudfil till det namn som du vill att filen ska ha på din dator Klicka på knappen Spara kopia. Din dator öppnar en dialogruta med vars hjälp du kan spara filen i lämplig mapp. Det här är några av fördelarna med att spara talsvar på din egen dator: Du får säkerhetskopior. Du kan återanvända talsvar i andra Automatiska telefonister. Du kan skapa olika varianter av talsvaret för en och samma automatiska telefonist och enkelt byta mellan dem genom att ladda upp önskad talsvarsfil till tjänsten. 5.1.3 Spela in namn och eventuell särskiljande information Du kan aktivera Automatisk telefonist utan att spela in förnamn och efternamn.. Men genom att spela in sådant talsvar kan du ge ännu bättre service till de som ringer. Tjänsten kommer nämligen att informera om hur samtalet kopplas fram. Se exemplet i avsnitt 4.5 Lägg in uppgifter i namnkatalogen på sidan 13. Däremot måste du spela in talsvar för den särskiljande information som du lagt in för att eliminera eventuella namnkonflikter. 1. Gå till fliken Namnkatalog. 2. Klicka på ikonen vid första radens textruta Efternamn. Tjänsten öppnar Ljudfilshanteraren. Repetera åtgärderna i föregående avsnitt (spela inefternamnet, lyssna på inspelningen, gör om inspelningen om du inte är nöjd, lägg in talsvaret i den automatiska telefonisten genom att klicka på knappen Använd och spara slutligen en kopia på din egen dator om du så vill). När du är klar får ikonen vid textrutan följande utseende: 3. Fortsätt med första radens textruta Förnamn på samma sätt som i ovanstående steg. 4. Fortsätt med inspelning för övriga rader på samma sätt. Vid eventuell namnkonflikt: spela även in talsvar för den särskiljande informationen. 20
5.1.4 Hämta talsvarsfiler från din dator Om den automatiska telefonist som du håller på att skapa innehåller fraser eller namn som du tidigare spelat in och sparat på din dator kan du återanvända dessa talsvarsfiler. 1. Klicka på ikonen vid textrutan för den aktuella frasen eller namnet. Tjänsten öppnar Ljudfilshanteraren: 2. Klicka på knappen BLÄDDRA. Datorn öppnar ett fönster med vars hjälp du navigerar till rätt mapp i din dator och öppnar den önskade filen. Detta indikeras genom att filnamnet visas i textrutan Namn på ljudfil. 3. Klicka på knappen ANVÄND. Talsvarsfilen läggs därmed in i den automatiska telefonisten när du skickar din beställning och kommer att spelas upp vid inkommande samtal. Detta indikeras av att ikonen vid textrutan byter till följande utseende: 5.2 Om du valt talsvar inspelat av Telia Om du klickar på länken Spara (se avsnitt 4.2 Spara inställningar på sidan 11) ersätts ikonen på flikarna Allmänna inställningar samt Namnkatalog med någon av följande ikoner: Telia har redan ett inspelat talsvar (välkomstfras, förnamn, efternamn, särskiljande information) med den lydelse som du angivit i textrutan. Detta talsvar kommer automatiskt att läggas in i din automatiska telefonist när du skickar din beställning. Av upphovsrättsliga skäl kan du tyvärr inte få lyssna på talsvaret medan du arbetar med uppläggningen. Men så snart den automatiska telefonisten har aktiverats kan du själv ringa till tjänsten och agera så att olika talsvar läses upp. Det finns inget talsvar med den angivna lydelsen. När vi fått din beställning på den automatiska telefonisten (se avsnitt 4.6 Kontrollera inställningarna och skicka beställning på nästa sida) kommer vi att producera de talsvarsfiler du behöver och lägga in dem i rätt Automatisk telefonist. Observera att leveranstiden är upp till 15 arbetsdagar. Om du hittar ett felaktigt uttal av namn i Telias talsvar ringer du vår telefonsvarare på tel. 010-481 14 26 och läser in namnet med korrekt uttal. Vi ändrar då vår inspelning så att den stämmer överens med ditt uttal. Om du behöver hjälp med något annat ljudrelaterat problem kan du kontakta Telia på tel. 90 400. 5.3 Använd eget talsvar i avvaktan på leverans av Telias talsvar Du behöver inte vänta på leveransen av Telias inspelade talsvar för att kunna aktivera din automatiska telefonist. Om du spelar in eget talsvar(se avsnitt 5.1 Spela in eget talsvar på sidan 19) för de fraser där Telia saknade tidigare inspelningar kan du aktivera den automatiska telefonisten omedelbart. När våra inspelningar är klara tar vi automatiskt bort ditt talsvar och lägger in Telias i stället. 21
Viktigt! Du ska behålla inställningen Telias inspelade ljudfiler i kategorin Ljudfiler för uppläsning på fliken Allmänna inställningar. 22
6 Visa en befintlig Automatisk telefonist Det första som möter dig i tjänstens webbverktyg är en översikt där du ser vilka abonnemang ditt företag har och vilka av dessa som du har försett med Automatisk telefonist. Från öppningssidan kan du välja att visa, ändra, avbeställa eller lägga till Automatisk telefonist. 1. Öppna webbverktyget (se avsnitt 3 Öppna Automatisk telefonist på sidan 7): Följande alternativ finns för Status: Aktiv en Automatisk telefonist som är i drift och tar hand om inkommande samtal. Inaktiv en Automatisk telefonist där du kan göra ändringar. Installation pågår tjänsten bearbetar din beställning och kommer göra den aktiv när bearbetningen är klar. Uppdatering pågår tjänsten uppdaterar vissa data. Väntar på Telia-ljud du har beställt talsvar inspelat av Telia och detta har ännu inte levererats. Beräknat [datumangivelse] det datum då Automatisk telefonist kommer att aktiveras. Error tjänsten har misslyckats med att uppdatera en Automatisk telefonist, som därför inte kan aktiveras. Kontrollera alla inställningar och skicka beställningen ännu en gång. Om den Automatiska telefonisten fortfarande får statusbeteckningen Error: kontakta Telia på tel. 90 400. 2. Klicka på knappen VISA för den Automatiska telefonist som du vill se. 23
Datorn visar fliken Sammanställning för den valda Automatiska telefonisten: 24
7 Ändra en befintlig Automatisk telefonist 7.1 Allmänt om arbetsgången Ändringarna i en befintlig Automatisk telefonist gäller vanligen namnkatalogen. Du kan göra ändringarna manuellt, men det finns också olika sätt att överföra datafiler med uppdaterad namn- och nummerinformation från din dator till tjänsten. Samtliga metoder för ändring av namnkatalogen beskrivs i avsnitt 7.4 7.6. Vad som ska ske efter att du är klar med dina ändringar av allmänna inställningar eller namnkatalogen beror på ändringarnas karaktär: Om de innebär att det befintliga talsvaret inte längre är korrekt ska du fortsätta antingen med avsnitt 7.7 Ändra eget talsvar på sidan 32 eller med avsnitt 7.8 Ändra Telias inspelade talsvar på sidan 34, beroende på vilken talsvarslösning du valt. Om ändringarna inte påverkar talsvaret ska du fortsätta med avsnitt 7.9 Kontrollera ändringarna och skicka beställning på sidan 34. 7.2 Välj den Automatiska telefonist som ska ändras Obs! Du bör inte skicka en beställning för ett abonnemang där tjänsten håller på med installation av en tidigare skickad beställning. Ett sådant abonnemang visar beteckningen Installation pågår i kolumnen Status. Se avsnitt 6 Visa en befintlig Automatisk telefonist på sidan 23. 1. Öppna webbverktyget (se avsnitt 3 Öppna Automatisk telefonist på sidan 7): (Mer information om betydelsen hos de olika statusangivelserna hittar du i avsnitt 6 Visa en befintlig Automatisk telefonist på sidan 23.) 2. Leta reda på den Automatiska telefonist som du vill ändra och klicka på knappen ÄNDRA längre till höger på samma rad. Varje aktiv Automatisk telefonist har en inaktiv arbetskopia. Denna skapades automatiskt av tjänsten i samband med att du skickade din beställning och den Automatiska telefonisten aktiverades. Det är i denna arbetskopia som du gör dina ändringar. 25
Datorn visar fliken Sammanställning för den valda Automatiska telefonisten: Observera att textrutan Ersätt följande nummer med automatisk telefonist längst ned på sidan inte längre visar numret till det svarsställe som du valde vid beställningen. Nu finns här i stället ett s.k. debiteringsnummer. Bytet har att göra med de administrativa rutinerna för Automatisk telefonist och påverkar varken era nummertjänster eller tillvalstjänster. Du kommer att se debiteringsnumret i fakturan för tjänsten. 7.3 Ändra allmänna inställningar 1. Klicka på fliken Allmänna inställningar. 2. Gör önskade ändringar. 7.4 Ändra namnkatalogen manuellt 1. Klicka på fliken Namnkatalog. 2. Ändra, ta bort eller lägg till katalogposter. 3. När du är klar, kontrollera om det finns rader med röd markering. Sådana poster har någon form av fel som du måste åtgärda för att kunna aktivera den Automatiska telefonisten. Se steg 2 i avsnitt 4.5.2 på sidan 14. 26
7.5 Komplettera namnkatalogen via import av datafil 7.5.1 Allmänt När du importerar en datafil med katalogposter till en namnkatalog lägger tjänsten till de nya posterna i namnkatalogen. Inga befintliga katalogposter skrivs över eller ändras. Kontrollera före importen att din namnkatalog har plats för de katalogposter som du vill lägga till. Ändra vid behov namnkatalogens storlek i kategorin Katalognamn och storlek på fliken Allmänna inställningar. Om du försöker importera en datafil med fler poster än vad som ryms i din namnkatalog får du ett felmeddelande där du ombeds ta bort poster i datafilen. Du kan ta fram din datafil på två olika sätt: skapa en helt ny datafil; se avsnitt 7.5.2 nedan. uppdatera en befintlig datafil; se avsnitt 7.5.3 nedan. 7.5.2 Skapa en helt ny datafil 1. Starta Microsoft Excel. 2. Skriv värdet H i cell A1. Skriv sedan följande kolumnrubriker i cellerna B1 G1: 3. Skriv värdet D i cell A2. Skriv sedan följande: personens förnamn, efternamn och telefonnummer i cellerna B2 D2 (obligatoriska uppgifter). personens mobilnummer (frivillig uppgift). särskiljande information (om du vet att posten kommer att orsaka namnkonflikt). 4. Fortsätt på samma sätt med rad 3 och så vidare. Så här ska det se ut: 5. Gå vidare enligt instruktionerna i avsnitt 7.5.4 Spara filen i csv-format på sidan 30. 7.5.3 Uppdatera en befintlig datafil Om du vill skriva in de kompletterande katalogposterna i en befintlig datafil med så kallat csvformat gör du så här: 1. Starta Microsoft Excel. 2. Öppna menyn Arkiv och välj Öppna. Excel öppnar dialogrutan Öppna. 3. Välj den mapp där datafilen finns lagrad. 4. Vid textrutan Filnamn: öppna listrutan för filtyper och välj alternativet Textfiler (*.prn; *.txt; *.csv). 5. Dubbelklicka på den fil som du vill importera. 27
6. Om du använder Microsoft Excel 2003 eller tidigare kommer programmet starta Textimportguiden (se illustrationerna nedan). Om du däremot använder Microsoft Excel 2007 kan filen i vissa fall öppnas direkt, utan Textimportguiden. 7. Markera alternativknappen Avgränsade fält. 8. Klicka på knappen Nästa. Excel öppnar steg 2 i textimportguiden. 9. Markera kryssrutan Semikolon. I kategorin Förhandsgranskning kan du se hur innehållet i din datafil behandlas: 10. Klicka på knappen Nästa. 28
Excel öppnar steg 3 i textimportguiden: 11. Klicka på knappen Slutför. Excel öppnar ett kalkylblad med data i filen fördelade över rader och kolumner på följande sätt: 12. Skriv in de nya rader som du vill importera till namnkatalogen och ta bort de rader som du inte vill importera. Viktigt! Låt alla uppgifter på rad 1 förbli orörda, annars kommer filen inte att kunna importeras. Kontrollera också att du har skrivit D i kolumn A på samtliga katalogposter. 29
7.5.4 Spara filen i csv-format 1. När du skrivit in alla uppgifter: öppna menyn Arkiv och välj Spara som. Excel öppnar dialogrutan Spara som. 2. Välj den mapp där du vill spara filen. 3. Skriv ett filnamn i textrutan 4. Öppna listrutan Filformat och markera CSV (MS-DOS) (*.csv): 5. Klicka på knappen Spara. 7.5.5 Importera datafilen 1. Gå tillbaka till fliken Namnkatalog i Automatisk telefonist och klicka på knappen IMPORTERA. Din dator öppnar en dialogruta med vars hjälp du kan importera csv-filen med kataloginformation. 2. Öppna den mapp där du sparade filen. 3. Markera filen och klicka på knappen OK. 4. Filen importeras till tjänsten och innehållet visas på fliken Namnkatalog. 5. Kontrollera om det finns rader med röd markering. Sådana poster har någon form av fel som du måste åtgärda för att kunna aktivera den Automatiska telefonisten. Se steg 2 i avsnitt 4.5.2 på sidan 14. Gå vidare till avsnitt 7.7 Ändra eget talsvar på sidan 32. 30
7.6 Ändra namnkatalogen via hämtning av textbackup Att manuellt ta bort ett större antal poster ur namnkatalogen kan vara tidskrävande. En alternativ metod är att hämta en rensad katalogfil från din dator med funktionen Textbackup. Den befintliga namnkatalogen i din Automatiska telefonist kommer då att ersättas med innehållet i den hämtade katalogfilen. Gör så här: 1. Välj den Automatiska telefonist vars namnkatalog du vill rensa. 2. Klicka på länken Textbackup och spara backupfilen i lämplig katalog. 3. Öppna backupfilen i Microsoft Excel enligt instruktionerna i avsnitt 7.5.3 Uppdatera en befintlig datafil på sidan 27. 4. Ta bort raderna med de katalogposter som du inte längre vill ska ingå i namnkatalogen. 5. Skriv in de eventuella nya katalogposter som du vill inkludera i namnkatalogen. 6. När du skrivit in alla uppgifter: öppna menyn Arkiv och välj Spara som. Excel öppnar dialogrutan Spara som. 7. Välj den mapp där du vill spara filen. 8. Skriv ett filnamn i textrutan 9. Öppna listrutan Filformat och markera CSV (MS-DOS) (*.csv): 10. Klicka på knappen Spara. 11. Gå tillbaka till din webbläsare och tjänsten Automatisk telefonist. 12. Klicka på länken Textbackup. Din dator öppnar en dialogruta med vars hjälp du kan hämta csv-filen. 13. Öppna den mapp där filen ligger. 31
14. Markera filen och klicka på knappen OK. 15. Filen hämtas till tjänsten. Datorn öppnar en informationsruta som visar om hämtningen lyckades eller inte. 16. Kontrollera om det finns rader med röd markering. Sådana poster har någon form av fel som du måste åtgärda för att kunna aktivera den Automatiska telefonisten. Se steg 2 i avsnitt 4.5.2 på sidan 14. 7.7 Ändra eget talsvar Om du ändrat lydelsen hos en fras kommer motsvarande talsvarsfil inte längre att stämma överens med frasen. När du klickar på länken Spara i bildens överkant indikerar tjänsten att talsvarsfilen inte är korrekt genom att tända följande ikon vid textrutan för den aktuella frasen: Gör så här på varje ställe under Allmänna inställningar och Namnkatalog där tjänsten indikerar felaktig talsvarsfil: 1. Klicka på ikonen Tjänsten öppnar Ljudfilshanteraren: Om du vill spela in nytt talvar: fortsätt enligt avsnitt 7.7.3 Hämta talsvarsfiler från din dator på nästa sida. Spela in en ny fras nedan. Om du vill använda ett talsvar som du tidigare lagt in i tjänsten via inspelning eller kopiering från din dator: hoppa till avsnitt 7.7.2 Använd ett talsvar som du tidigare lagt in i tjänsten på nästa sida. Om du vill använda en talsvarsfil som du lagrat på din dator: hoppa till avsnitt 7.7.3 Hämta talsvarsfiler från din dator på nästa sida. 7.7.1 Spela in en ny fras 1. Markera kryssrutan Skriv över ljudfil vid nyinspelning. 2. Klicka på inspelningsknappen 3. Klicka på stoppknappen och läs in frasen. för att avsluta inspelningen. 4. Klicka på spela upp-knappen för att lyssna på inspelningen. Under uppspelningen byter knappen funktion till pausknapp. 5. Om du inte är nöjd med inspelningen: gå tillbaka till steg 1 ovan. Annars fortsätter du med steg 6 nedan. 6. Klicka på knappen Använd. Talsvarsfilen läggs därmed in i Automatisk telefonist när du skickar din beställning och kommer att spelas upp vid inkommande samtal. Detta indikeras av att ikonen vid textrutan byter till följande utseende: 32
7. Det talsvar som du nyss spelat in ligger på Telias server (ungefär på samma sätt som när du läser in ett hälsningsmeddelande i ditt mobilsvar). Du kan dessutom spara talsvaret på din egen dator på följande sätt: Ta bort den text som visas i textrutan Namn på ljudfil. Skriv ett filnamn i textrutan. Klicka på knappen Spara kopia. Din dator öppnar en dialogruta med vars hjälp du kan spara filen i lämplig mapp. 7.7.2 Använd ett talsvar som du tidigare lagt in i tjänsten 1. Klicka på den lilla triangeln till höger om Aktiva egna ljudfiler. Ljudfilshanteraren öppnar dels en listruta för val av fras, dels en förteckning med namn på redan inspelade talsvar: 2. Om du vill ändra någon annan fras än välkomstfrasen: öppna listrutan och välj den önskade frasen. 3. Klicka på talsvarets namn i förteckningen under listrutan. Tjänsten öppnar en dialogruta med kontrollfrågan Är du säker att du vill använda befintlig ljudfil. 4. Klicka på knappen OK 5. Om du vill lyssna på talsvarsfilen: klicka på spela-upp-knappen 6. Om du vill välja något annat talsvar: gå tillbaka till steg 3 ovan. Annars fortsätter du med steg 7 nedan. 7. Klicka på knappen Använd. Talsvarsfilen läggs därmed in i Automatisk telefonist när du skickar din beställning och kommer att spelas upp vid inkommande samtal. Detta indikeras av att ikonen vid textrutan byter till följande utseende: När du valt en talsvarsfil kan du även spara en kopia av den i din egen dator. Se punkt 8 i avsnitt 5.1.2 Spela in välkomstfras med hjälp av Ljudfilshanteraren på sidan 19. 7.7.3 Hämta talsvarsfiler från din dator 8. Klicka på knappen BLÄDDRA. Datorn öppnar ett fönster med vars hjälp du navigerar till rätt mapp och öppnar den önskade filen. 9. Filen kopieras nu från din dator till tjänsten. När detta är klart visas filnamnet i textrutan Namn på ljudfil. 10. Klicka på knappen Använd. Talsvaret läggs därmed in i Automatisk telefonist när du skickar din beställning och kommer att spelas upp vid inkommande samtal. Detta indikeras av att ikonen vid textrutan byter till följande utseende: 33
34 7.8 Ändra Telias inspelade talsvar För de fraser där du ändrat lydelsen kommer tjänsten att visa den här ikonen vid textrutan: Den ersätts med någon av följande ikoner när du klickar på länken Spara (se avsnitt 4.2 Spara inställningar på sidan 11): Telia redan har redan ett talsvar med den lydelse som du angivit i textrutan. Detta talsvar kommer automatiskt att läggas in i din Automatiska telefonist när du skickar din beställning. Av upphovsrättsliga skäl kan du tyvärr inte få lyssna på talsvaret medan du arbetar med uppläggningen. Men så snart den automatiska telefonisten har aktiverats kan du själv ringa till tjänsten och agera så att olika talsvar läses upp. Det finns inget talsvar med den angivna lydelsen. När vi fått din beställning på Automatisk telefonist kommer vi att producera de talsvarsfiler du behöver och lägga in dem i rätt Automatisk telefonist. Observera att leveranstiden är upp till 15 arbetsdagar. Om du hittar ett felaktigt uttal av namn i Telias talsvar ringer du vår telefonsvarare på tel. 010-481 14 26 och läser in namnet med korrekt uttal. Vi ändrar då vår inspelning så att den stämmer överens med ditt uttal. Om du behöver hjälp med något annat ljudrelaterat problem kan du kontakta Telia på tel. 90 400. 7.9 Kontrollera ändringarna och skicka beställning 1. Klicka på fliken Sammanställning. Datorn visar följande bild, som sammanfattar de inställningar du gjort under flikarna Allmänna inställningar och Meny: Ikonen visar att de inställningar du gjort i den aktuella kategorin är korrekta och klara att skickas som beställning. Ikonen betyder att något är fel eller saknas. Klicka på krysset så kommer du direkt till det aktuella stället på föregående inställningsflikar, där du kan rätta eller komplettera dina uppgifter. 2. Rätta eller komplettera vid behov dina inställningar, så att samtliga kategorier får ikonen 3. Markera kryssrutan Jag godkänner villkoren för tilläggstjänster. 4. Klicka på knappen SKICKA BESTÄLLNING..
Datorn visar följande kvittering högst upp på sidan: 5. Tjänsten räknar också ut en trolig tidpunkt när din ändrade Automatiska telefonist aktiveras. Datumet visas i rutan Aktiveringsdatum längst upp till höger. Om du valt att ha eget talsvar kommer den Automatiska telefonisten att aktiveras vid den tidpunkt som du önskat. Leveranstiden för talsvarsfiler inspelade av Telia är max 15 arbetsdagar. Vill du komma igång med din Automatiska telefonist innan Telias talsvarsbesked levererats kan du spela in eget talsvar. När Telias talsvarsbesked är klara läggs de automatiskt in i din Automatiska telefonist. Läs mer i 5.3 Använd eget talsvar i avvaktan på leverans av Telias talsvar på sidan 21. 35
8 36 Hantera prenumeration på statistikrapport I tjänsten Automatisk telefonist finns en statistikfunktion som ger dig möjlighet att undersöka hur dina Automatiska telefonister fungerar i praktiken. Därmed kan du prova dig fram till lösningar som ger bästa möjliga omhändertagande av de som ringer till ditt företag. Statistikrapporten redovisar följande parametrar: Anrop Antal inkommande samtal. Ank Antal samtal som kopplats till fasta nummer. Mob Antal samtal som kopplats till mobilnummer. Vx (eget ök) Antal personer som sagt Växel. Växel Antal samtal som kopplats till växeln på grund av fel eller tystnad. Lagt på Antal personer som lagt på. Nr info Antal personer som frågat efter ett telefonnummer. Avbrutna Antal personer som sagt Avbryt. Hjälp Antal personer som sagt Hjälp. 8.1 Beställ prenumeration 1. Klicka på Nummertjänster Automatisk telefonist Statistikrapport 2. Öppna listrutan och välj det abonnemang för vilket du vill ha statistik 3. Öppna listrutan och välj rapporttyp 4. Fyll i textrutorna 5. Klicka på BESTÄLL Veckorapport levereras varje måndag och innehåller uppgifter från den närmast föregående veckan. Månadsrapport levereras första måndagen efter ett månadsskifte och innehåller uppgifter från den närmast föregående månaden. Efter att du gjort din beställning måste det gå en hel rapportperiod innan tjänsten genererar en rapport och skickar den till dig. Därför kan leveransen av den första rapporten dra ut en del på tiden. 8.2 Avbeställ prenumeration Kontakta vår kundtjänst på tel. 90 400 om du vill avbeställa prenumeration på statistikrapport.
9 Spara inställningar med funktionen Textbackup Funktionen Textbackup ger dig möjlighet att spara kopior av olika Automatiska telefonister i din dator. En sådan kopia kan du vid behov återanvända genom att hämta den till tjänsten. Observera att du kan hämta en textbackup till en helt ny automatisk telefonist eller till en annan automatisk telefonist än den varifrån du skapade backupen. Du kan alltså använda den här funktionen för att överföra inställningar mellan olika automatiska telefonister, eller för att snabbt och enkelt göra varianter av en befintlig automatisk telefonist. Observera att du inte kan använda funktionen Textbackup för att spara talsvar som du spelat in. Detta sparar du i stället med hjälp av Ljudfilshanteraren (se avsnitt 5.1.2 Spela in välkomstfras med hjälp av Ljudfilshanteraren på sidan 19). Om du inte sparade ditt eget talsvar vid inspelningstillfället kan du spara det i efterhand med hjälp av funktionen Aktiva egna ljudfiler (se avsnitt 7.7.2 Använd ett talsvar som du tidigare lagt in i tjänsten på sidan 33). Gör så här för att spara en kopia av Automatisk telefonist: 1. Klicka på länken Textbackup i bildens överkant. Din dator öppnar en dialogruta med vars hjälp du kan spara en fil med den Automatiska telefonistens innehåll. 2. Välj lämplig mapp. 3. Ge filen ett beskrivande namn. Gör så här för att hämta en tidigare sparad kopia av Automatisk telefonist till tjänsten: 4. Klicka på länken Textbackup i bildens överkant. Din dator öppnar en dialogruta med vars hjälp du kan hämta filen med den Automatiska telefonistens innehåll. 5. Öppna den mapp där filen ligger. 6. Markera filen och klicka på knappen OK. TSP-1744_1-0812 7. Filen hämtas till tjänsten. Datorn öppnar en informationsruta som visar om hämtningen lyckades eller inte. 37