För att registrera en ansökan eller offert går du in i EKO via Medarbetarportalen Verktyg. Logga in med ditt x-användarid samt ditt systemlösenord, obs använd gemener (små bokstäver) när du anger ditt användarid. Välj Ansökan/Offert i menyn och klicka på Registrera till vänster. Nu ser du första sidan i registreringsflödet. Alla fält med grön ram är obligatoriska och måste fyllas i. 2015-07-02 1
Fyll i projektledarkoden för huvudsökande. Om du inte kan den så klicka på Sök. I pop-up fönstret skriver du in aktuellt namn och klickar på sök. Klicka på aktuell projektledarkod. Finns inte projektledaren upplagd i EKO så kontakta kontraktsregistrerare på kansli/institution för upplägg i AGRESSO och överföring till EKO. Fyll i projekttitel, belopp och valutakod. Om du inte vet finansiärsnumret så klicka på Sök så att sökfönstret kommer upp. Skriv namn eller kundnummer plus * och Sök. Välj rätt finansiär och klicka på kundnumret. 2015-07-02 2
Om finansiären inte finns i EKO kan du i ansökningsregistreringen använda dig av finansiären Ej upplagd. Sök fram finansiären via sökfönstret genom att fältet för Namn ange *upplagd* och tryck på Sök. Klicka på länken EJ UPPL och fyll i aktuellt namn på finansiären i pop-up rutan som visas i webläsaren och tryck på OK. Obs! Om pop-up rutan inte syns så bör det finnas en fråga från systemet högst upp eller längst ned på sidan angående tillåtelse av pop-up fönster. Välj alternativ Tillåt alltid pop-up fönster från servern kontrakt.gu.se. Om ansökan sedan blir beviljad måste finansiären läggas upp i Agressos kundregister för att föras över till EKO och registreras på kontraktet. Använd blanketten för Kund upplägg i kundregister/kreditprövning och sänd till 4040@gu.se 2015-07-02 3
Fyll i ansvaret i fältet eller använd sökfönstret för att söka fram rätt ansvar. Du kan söka på del av namn eller ansvarsnummer plus * så får du fram alla liknande, där du kan välja det riktiga ansvaret. Fyll i om det är en bidragsansökan eller en uppdragsoffert. Välj aktuell verksamhetsgren i scrollistan. Bocka i rutorna om det är ett tvärfakultativt eller universitetsövergripande projekt, dessa fält är ej obligatoriska. Skall ansökan kopplas till en annan ansökan eller offert på grund av att de tillhör samma projekt, sök fram aktuell Ansökanslänk via sökfönstret och välj rätt länk. Finns ingen länk så 2015-07-02 4
måste den först skapas i Grunddata tabellen Kontraktslänk av kontraktsregistrerare på kansliet/institutionen. Obs! Detta är samma länk som sedan kan användas för att knyta samman flera olika kontrakt. Fyll i Start- och Slutdatum samt Sista ansökningsdag. Sista ansökningsdag styr även vilket datumintervall som ansökan/offerten uppkommer i Att göra listan. I fritext kan du skriva in övrig information eller kommentarer som du anser vara viktiga att de finns med. Klicka på Nästa för att gå vidare eller Spara om du vill stanna här och fortsätta senare. Det är först när du tryckt Spara eller Nästa som ansökan/offerten får ett idnummer i EKO. 2015-07-02 5
När du har klickat på Nästa i den tidigare bilden så kommer du till Fördelning av belopp över åren. I fältet Belopp (valuta) visas totalbeloppet för aktuell ansökan/offert. När du fyller i beloppet för första året (2012) och tabbar till nästa år så räknar systemet fram vad som är kvar att fördela i fältet Belopp kvar att fördela. Fyll i beloppet för 2013 och 2014. Nu visas belopp 0 kvar att fördela. Klicka Nästa för att gå vidare. 2015-07-02 6
Nästa bild i flödet är att ange Ämneskategori för projektet. För att välja Ämneskategori är det lättast att använda sökfönstret och sök fram alla genom att trycka på sökfönstrets Sök knapp eller via beskrivning eller ämnesområde. Välj den ämneskategori du vill ha och klicka på id. numret. Du kan även välja fler ämneskategorier på en gång genom att klicka i rutorna framför varje och sedan längst ner. Då kommer den som står längst upp i listan att markeras som huvudkategori. Klicka på Lägg till och ämneskategorin visas i raden under. Skall det vara fler ämneskategorier så gör om samma procedur igen. 2015-07-02 7
Här kan du även justera vilken ämneskategori som skall var huvudkategori genom att klicka i punkten framför. Klicka sedan på Nästa för att gå vidare. Nästa bild i flödet är Interna och Externa medsökande. Finns det en eller flera interna medsökande angivna på ansökan/offerten så använd sökfönstret och sök på projektledarkod, efternamn eller förnamn. Välj den medsökande som du vill ha genom att klicka i rutan Välj framför vald person och sedan Ok eller klicka på länken för projektledarkoden. Även här kan du välja flera medsökande i listan som du sökt fram genom att bocka i flera rutor och trycka Ok. 2015-07-02 8
Nu hamnar vald medsökande i registreringsfältet nedan, för att den ska sparas på ansökan/offerten måste du nu klicka på Spara. Den medsökande syns nu i raden under. Finns flera interna medsökande så gör samma procedur igen. Här finns det bara en intern medsökande. Finns flera så klicka i punkten för vem som ska vara huvudmedsökande, d.v.s. kunna ses i rapporterna. Finns det externa medsökande så gör du samma procedur där, d.v.s. välj aktuell extern medsökande, klicka på länken så Kundnr syns i registreringsfältet för Externa medsökande och klicka på Spara. Obs! Här kan du bara ange lärosäte/organisation och inte person. Om den externa organisation du söker ej finns med i tabellen kan även här valet med Ej upplagd användas, se sid 3 för sök instruktion. 2015-07-02 9
Klicka på Nästa för att gå vidare. Till varje ansökan/offert måste en ansökanshandling/offert och kalkyl bifogas vilket sker i nästa steg. Klicka på Lägg till för att bifoga Ansökan/Offert. Skriv i beskrivningsfältet vad det är för dokument, ex Ansökan Formas. Använd Bläddra knappen för att leta fram sökvägen och hämta filen från din dator. Obs! Måste vara en pdf-fil. Klicka på Lägg till/ändra. Dokumentet visas nu under registreringsfältet. Har du lagt dit fel dokument så får du klicka på Bläddra igen och leta fram den nya sökvägen till rätt dokument och klicka Lägg till/ändra så byter du ut det tidigare dokumentet Klicka på Åter bifoga dok när du är klar. Klicka på Lägg till för att bifoga kalkylen. 2015-07-02 10
Fyll i Beskrivning, ange sökvägen till kalkylen på din dator via Bläddra och klicka på Lägg till. Ansökan/Offert och Kalkyl är obligatoriska dokument och det kan bara finnas ett dokument av varje sort. Vill du bifoga ytterligare dokument så klickar du på Lägg till för Övriga dokument och gör samma procedur som vid Ansökan/Offert och Kalkyl. Under Övriga dokument kan du bifoga hur många dokument som du vill. Klicka på Nästa när du är klar. Nu kommer du till bilden Visa information för ansökan/offert. Här ser du allt som du har registrerat. Ser du något som är fel kan du gå in på respektive avsnitt med Ändra knapparna och editera. Om hela ansökan skulle vara fel kan du klicka på Ta bort, då tas den bort helt från databasen. Är allt riktigt så klickar du på Klar. 2015-07-02 11
2015-07-02 12
Nu har ansökan fått status Klar. Det går nu inte att ändra direkt i den. Knapparna har bytt från Ändra till Visa. Nästa steg är att Granska, Godkänna via signatur eller Komplettera ansökan via knapparna längst ner. 2015-07-02 13
Titta igenom ansökan/offerten igen så att allt stämmer. Klicka på Granska knappen så går ansökan vidare till prefekt/motsvarande för godkännande. Är ansökan (underlaget) redan påskrivet (godkänt) av prefekt eller motsvarande så kan du godkänna ansökan/offerten genom att klicka på Godkänn via sign knappen. Ansökan/offerten blir då markerad som granskad och godkänd med ditt x- användarid i systemet. OBS! Signatur från prefekt/motsvarande måste finnas bifogat i systemet för att denna funktion ska kunna användas. Skulle du upptäcka något som är fel i registreringen av ansökan när den är klarmarkerad så klickar du på Komplettera knappen så sätts ansökan tillbaka i status preliminär så att den blir ändrings bar igen. När du har kontrollerat att ansökan är riktig så klickar du på Granska. Nu ser du i bilden att ansökan fortfarande har status Klar men att den också har blivit granskad och ditt x- användarid står angivet som granskare. När en ansökan/offert blivit granskad så går ansökan/offerten vidare i systemet till den som ska godkänna den. Mail sänds enbart ut varje tisdag och torsdag för ärenden som behöver granskas eller godkännas. 2015-07-02 14