Offertförfrågan. Skanning-/tolkningstjänst 2015-08-18

Offertförfrågan Skanning-/tolkningstjänst 2015-08-18 Fullmaktskollen i Sverige AB Box 24106 104 51 Stockholm Karlavägen 108 Tel 08-522 784 80 info@fullmaktskollen.se www.fullmaktskollen.se

Innehåll 1 Inledning... 3 2 Om Fullmaktskollen... 3 3 Om offertförfrågan... 3 3.1 Innehåll... 3 3.2 Beställare och kontaktperson... 3 3.3 Krav på offert... 4 3.4 Svar på frågor... 4 3.5 Presentation av offert... 4 3.6 Val av leverantör... 4 3.7 Kriterier för val av leverantör... 5 3.8 Driftsättning av Tjänsten/Start av leverans... 5 4 Krav på leverantör... 5 4.1 Kompetens... 5 4.2 Resurser... 5 4.3 Juridisk ställning... 5 4.4 Ansvarsförsäkring... 6 4.5 Referenser... 6 4.6 Övrigt... 6 5 Tjänst... 6 5.1 Lösningsförslag... 6 5.2 Uppsättning/Införande... 7 5.3 Samverkan om utveckling... 7 5.4 Avveckling av tjänsten... 7 6 Pris och avtal... 7 7 Kravspecifikation... 7 7.1 Skanning/tolkning... 7 7.2 Kapacitet... 10 2 (10)

1 Inledning Fullmaktskollen i Sverige AB (Fullmaktskollen) har i uppdrag att finna en lämplig leverantör för att hantera flödet av fullmakter som ska registreras i fullmaktskollen.se efter att ha omvandlats från ett pappersbaserat till ett elektroniskt format. I flödet ingår ansvar för tolkning och verifiering av mottagna fullmakter. Detta dokument med bilagor beskriver förutsättningarna för offertförfrågan, krav på leverantör och innehåller en beskrivning av uppdraget. Fullmaktskollen efterfrågar en priseffektiv och hållbar lösning med god kvalitet som uppfyller de krav som beskrivs i kravunderlagen. 2 Om Fullmaktskollen Fullmaktskollen i Sverige AB bildades under våren 2014 och kommer i början av 2016 att lansera en digital tjänst (webbtjänst) för att hantera fullmakter på pensions- och livförsäkringsområdet. Konsumenten ges genom en fullmaktstjänst, tillhandahållen via webben, i smarta mobiler och på läsplatta, ett lättillgängligt verktyg att få överblick över sina fullmakter. Genom inloggning med e-legitimation kan konsumenten få översikt över de fullmakter som hanteras inom tjänsten. Förutom att få en översikt kan konsumenten även godkänna nya fullmakter och återkalla befintliga fullmakter. Genom webbtjänsten får konsumenten en god överblick och kontroll över sina fullmakter. Konsumenten får även vägledande information om fullmakter, vad en fullmakt är samt vilka regler som gäller för fullmakter enligt lag. Även en företrädare för en juridisk person kan, med hjälp av sin personliga e-legitimation, ta del av samma tjänster för den juridiska personens del. Genom att tillhandhålla webbtjänsten ges förutsättningar för privatpersoner och företag att få bättre kontroll över sina utställda fullmakter samtidigt som fullmaktshanteringen effektiviseras för de parter som agerar utifrån en fullmakt. Fullmaktskollen beskrivs mer i detalj i bilaga 1. 3 Om offertförfrågan 3.1 Innehåll Offertförfrågan består förutom av detta dokument av följande bilagor: Bilaga 1 Fullmaktskollen Bilaga 2 Exempel på fullmakt i utkastformat 3.2 Beställare och kontaktperson Beställare är Fullmaktskollen i Sverige AB, Box 24106, 104 51 Stockholm. Kontaktperson är Camilla Algeroth von Thiele, 08-522 784 80, info@fullmaktskollen.se 3 (10)

3.3 Krav på offert Offert ska ha inkommit till Fullmaktskollen via e-post till info@fullmaktskollen.se senast 2015-09-09 kl. 16.30, vara giltigt i minst 3 månader från och med sista anbudsdag vara skriven på svenska (broschyrer och liknande material accepteras även på engelska), vara komplett i enlighet med förfrågan innehålla pris angivet i SEK, exkl. moms innehålla företagsnamn, organisationsnummer innehålla namn och kontaktuppgifter till den person som ansvarar för offerten. 3.3.1 Offertens innehåll Frågorna i avsnitt 4. Krav på leverantören 5. Tjänst 6. Pris och avtal ska besvaras med rubricering och numrering utifrån den här offertförfrågans struktur. 3.4 Svar på frågor Frågor angående offertförfrågan ska sändas via e-post till info@fullmaktskollen.se senast den 2015-09-02 kl. 15.00. Inkomna frågor kommer att samlas ihop för att besvaras via hemsidan www.fullmaktskollen.se vid ett begränsat antal tillfällen. 3.5 Presentation av offert Beställaren avser att kalla ett antal utvalda leverantörer till offertpresentation. Leverantör ska vara beredd att med kort varsel kunna presentera sin offert, vilket planeras ske under vecka 38-39 2015. 3.6 Val av leverantör Beställaren har för avsikt att välja leverantör under oktober 2015 varefter slutligt avtal utarbetas. Beställaren förbehåller sig rätten att inte gå vidare med någon av de leverantörer som lämnat offert. 4 (10)

3.7 Kriterier för val av leverantör Avtalsförhandlingar kommer att föras med den leverantör som uppfyllt ställda krav och som Fullmaktskollen bedömer har erbjudit den mest fördelaktiga offerten. Följande kriterier kommer att ligga till grund för bedömning: Uppdragsbeskrivning Pris Tidigare erfarenhet 3.8 Driftsättning av Tjänsten/Start av leverans Tjänsten ska finnas på plats den dag Fullmaktskollen driftsätts vilket är beräknat att ske under Q1 2016. Vald leverantör ska planera för uppsättning (inkl. test) och införande så att tjänsten finns att ta i drift den dag Fullmaktskollen driftsätts. 4 Krav på leverantör 4.1 Kompetens Leverantören ska ha erfarenhet av leveranser enligt angivet slag i denna förfrågan och/eller av utförande av jämförbara tjänster. Detta visas i offerten genom en beskrivning av: Leverantörens åtaganden, inom för förfrågan relevant område, under den senaste treårsperioden. 4.2 Resurser Leverantören ska då Avtalet börjar gälla, utöver centrala personer, ha tillräckligt med personella resurser som kan avdelas för uppsättning respektive utförande av tjänsten. Detta visas i offerten genom: Beskrivning av organisationen för uppsättning respektive utförande av tjänsten. Den person som föreslås vara projektledare för uppsättning av tjänsten ska ha erfarenhet av jämförbara åtaganden. Detta visas i offerten genom bifogad CV för utpekad person/personer. 4.3 Juridisk ställning 1. Leverantören ska vara registerad i Bolagsverkets bolagsregister. 2. Leverantören ska vara fri från onormala skulder för skatter och socialförsäkringsavgifter. 3. Utländska leverantörer ska uppfylla motsvarande villkor i hemlandet. Kontroll kan komma att utföras av Beställaren. 5 (10)

4.4 Ansvarsförsäkring Leverantören ska inneha ansvarsförsäkring för sin verksamhet under hela avtalstiden. Detta visas i offerten genom dokumentation om giltig ansvarsförsäkring med uppgift om försäkringsgivare och försäkringsnummer. 4.5 Referenser Leverantören ska lämna minst två referenser inom liknande uppdrag med uppgifter om kontaktperson och kontaktuppgifter. 4.6 Övrigt Leverantören har möjlighet att lämna annan information, råd, erfarenheter, tips eller konkreta förslag som kan effektivisera eller på annat sätt förbättra tjänsten. 5 Tjänst 5.1 Lösningsförslag I avsnitt 7, beskrivs de krav som Fullmaktskollen ställer på den tjänst som ska levereras. Leverantören ska presentera en lösning för Fullmaktskollen baserad på krav i detta dokument och tillhörande bilagor. Leverantören ska redogöra för rutiner och hantering gällande: mottagande av indata/postmottagande, reject-hantering, ex. hantering av fullmakter som inte är godkända av Fullmaktskollen, hantering av ovidkommande information i indataflöde, skanning/bildhantering av indata tolkning (automatisk med manuell komplettering) verifiering av tolkade uppgifter Utdata/transfer/filöverföring (leverans av datafiler med bilddata och tolkad data) Återsökning Kundservice/Support Leverantören ska också lämna förslag på tidsåtgång för leverans från tidpunkt för mottagande av indata/postmottagande. Leverantören ska också beskriva och förklara anledning till eventuella avvikelser från de, i kravspecifikationen, föreslagna processerna. Leverantören ska ge en tydlig och fullständig förklaring till hur offererad lösning fungerar och på vilket sätt lösningen stödjer det beskrivna behovet. Leverantören ska också tydligt beskriva om något i den föreslagna lösningen saknas för att lösa de krav som specificerats. 6 (10)

5.2 Uppsättning/Införande Leverantören ska redogöra för, utifrån angivet förslag till lösning, hur leverantören avser sätta upp och införa tjänsten. Leverantören ska presentera en tidplan med avstämningstidpunkter angivna för uppsättning av tjänsten. Leverantören ska redogöra för hur man avser kontrollera kvaliteten på leveransen vid varje tidpunkt i tidplanen Leverantören ska också redogöra för hur mycket och på vilket sätt som Fullmaktskollen förväntas delta vid uppsättning/införandet. 5.3 Samverkan om utveckling Leverantören ska redogöra för, utifrån angivet förslag till lösning, hur leverantören avser samverka med Fullmaktskollen vid tillkommande fullmaktstyper, vid förändringar av befintliga fullmakter samt vid förändrade krav på leverans etc. efter införande projektets avslutande. Leverantören ska redogöra för hur man avser kontrollera kvalitet efter genomförda förändringar som tillkommer efter införande projektets avslutande. 5.4 Avveckling av tjänsten Leverantören ska redogöra för hur en eventuell avvecklingsfas bedrivs gentemot Fullmaktskollen samt vilka aktiviteter som ingår. Leverantören ska redogöra för hur denna avser medverka till eventuell överflyttning av uppdraget till ny leverantör. 6 Pris och avtal Leverantören ska ange ett pris för tjänsten per skannad fullmakt, inklusive samtliga fasta kostnader. Priset ska presenteras med variabelt antal fullmakter som hanteras i tjänsten. Det ska tydligt framgå om kostnad för uppsättning/införande ingår som del av priset per fullmakt. I annat fall ska denna kostnad redovisas separat. Övriga kostnader, exempelvis kostnader enligt 5.3 och 5.4 ska anges separat. 7 Kravspecifikation 7.1 Skanning/tolkning Nedan specificeras de krav som Fullmaktskollen har på tjänsten där fullmakter som har sitt ursprung i pappersformat ska skannas/digitaliseras, relevant information tolkas, verifieras och levereras elektroniskt. 7 (10)

7.1.1 Mottagande av fullmakter Leverantören ska: Ta emot de fullmakter som ska hanteras i tjänsten. Fullmakterna har ursprungligen varit i pappersformat som skannats innan de inkommer till leverantören i elektroniskt format ex. via mail eller fax. Notera ankomsttid (datum + klockslag) Säkerställa bildkvaliteten av bilden som ska sparas samt vid behov bildförbättra. Sortera och klassificera inkomna dokument samt vid behov gruppera dessa. Tillhandahålla rutiner för felhantering då exempelvis dokument inkommer som Fullmaktskollen inte stödjer, bildkvaliteten inte är tillräcklig eller dokument inkommer från icke ansluten aktör. 7.1.2 Tolkning och verifiering Leverantören ska: Tolka och verifiera data på de standardfullmakter som Fullmaktskollen avser använda sig av (i dagsläget 5 stycken). Säkerställa att fullmaktstexten överensstämmer med den standardiserade fullmaktstext som gäller för respektive fullmaktstyp. Säkerställa att de uppgifter som finns presenterade på fullmaktsdokumentet uppfyller de minimikrav som Fullmaktskollen fastställt. Ha kunskap att i samband med datafångst sköta handläggning/komplettering av data, t.ex. återsända fullmakt som inte är korrekt ifylld. 7.1.3 Leverans Leverantören ska: Leverera data som är anpassad till Fullmaktskollens gränssnitt för mottagande. Skapa fullmaktsbilder med god kvalitet för presentation i ett format som är kompatibelt och som kan hanteras i Fullmaktskollens system. Se till att fullmakter som anländer för tolkning levereras till Fullmaktskollen så snart som möjligt från ankomsttidpunkt. 7.1.4 Leveranssäkerhet Leverantören ska: Ha rutiner för att säkerställa att leveransen nått Fullmaktskollen. Ha en kopia i ett elektroniskt arkiv på levererad data, bild och registerposter för eventuell omsändning om felaktigheter uppstår. Möjlighet till omsändning ska finnas i minst upp till 60 dagar efter originalsändning, Kunna koppla rätt fullmaktsbild och bilagor till den tolkade och registrerade datan. Hantera verifiering, det vill säga kontroll och eventuell rättning av tolkade fält. 8 (10)

7.1.5 Säkerhet, sekretess och personuppgiftslagen (PuL) Leverantören ska: Vidta nödvändiga åtgärder för att efterleva de säkerhetsföreskrifter och lagar avseende sekretess som gäller för Fullmaktskollen. Leverantören får inte lämna ut handlingar till tredje man eller på annat sätt återge uppgifter vilka rör interna förhållanden eller information i de aktuella systemen. Sekretessen gäller även om aktuellt avtal mellan leverantören och Fullmaktskollen upphört. Uppfylla PuL:s krav på säkerhet vid behandling av personuppgifter. Leverantören, som kommer att behandla data där personuppgifter kan ingå, får endast behandla personuppgifter i enlighet med de instruktioner som är överenskomna med Fullmaktskollen och som är nödvändiga för att kunna utföra tjänsten. Leverantören blir därigenom enligt definition som finns i PuL personuppgiftsbiträde till Fullmaktskollen. Leverantören ska teckna sekretessförbindelse med all sin personal. 7.1.5.1 Säkerhet och gallring All överföring över gränssnitten mellan leverantör och Fullmaktskollen ska vara krypterad. All indata samt information lagrad i elektroniskt arkiv ska gallras inom den tid som överenskommits med Fullmaktskollen. 7.1.6 Service och Support Leverantören ska: Ha en support som kan hantera felanmälningar och förfrågningar, Ha en hög tillgänglighet under svensk kontorstid kl 08.00-17-00, via olika kanaler med snabb återkoppling Ha all kommunikation i tal och skrift på det svenska språket. 7.1.7 Filformat Leverantören ska: Leverera fil i format efter överenskommelse med Fullmaktskollen, ex. xml samt bilder i.tiff alt.pdf 7.1.8 Övrigt Leverantören ska: Tillse att data för tolkning och verifiering går att ändra och att antalet fält går att utöka efter överenskommelse med Fullmaktskollen, Möjliggöra att förändringar kan göras av de dokument som ska hanteras, både vad gäller antalet dokument som hanteras samt innehållet på dokumentet som ska tolkas och verifieras, Se till att skanningsdatum/ankomstdatum för varje fullmaktsdokument framgår, 9 (10)

Vara behjälplig vid utformningen av fullmaktsblanketter som ska hanteras i tjänsten. Tillhandahålla statistik till Fullmaktskollen enligt överenskommelse. 7.2 Kapacitet Fullmaktskollen har förberetts för att initialt ha möjlighet att ta emot upp emot 300 000 fullmakter årligen vilka sedan antas öka upp till 500 000 stycken på några års sikt. På sikt kommer en stor del av dessa fullmakter att hanteras helt digitalt genom webbtjänsten. Initialt kommer dock en stor andel av fullmakterna att ha sitt ursprung i pappersbaserade fullmakter som således ska hanteras i skanning-/ tolkningstjänsten. Uppskattad volym för mottagande av fullmakter är ca 1 000 stycken/dag. Varje fullmakt kan omfatta flera dokumentsidor och bilagor. Uppskattad volym gäller utan förbindelse från Fullmaktskollen då uppgiften är förenad med stor osäkerhet. Antalet skannade fullmakter antas komma att minska över tiden till förmån för de helt digitala fullmakterna. Fullmaktskollen har som mål att enbart tillhandahålla en helt digital lösning. Tjänsten ska vara dimensionerad för att emot upp till 1500 fullmakter/dag. 10 (10)

Bilaga 1 1 Beskrivning av Fullmaktskollen 1.1 Övergripande syfte och mål Fullmaktskollen är tänkt att fungera som ett nav för fullmaktshanteringen inom försäkringsbranschen med det övergripande syftet att öka konsumentnyttan. Fullmaktskollen ska underlätta och förenkla för konsumenterna genom att konsumenterna på ett enkelt sätt ska få överblick över de fullmakter de ställt ut och hur länge fullmakterna gäller. De ska också kunna signera fullmakterna, ändra och återkalla dem om de så önskar. Även en juridisk person som företräds av en enskild individ ska, med hjälp av den individens personliga e-legitimation, kunna ta del av samma tjänster som en privatperson. Genom att tillhandhålla en digital infrastruktur för hantering av fullmakter inom livförsäkring och pensionsområdet ska följande mål uppnås för Fullmaktskollen: förbättra servicen till privatpersoner och företagare effektivisera fullmaktshanteringen minska den administrativa bördan för aktörerna förbättra säkerheten i hanteringen. 1.2 Bakgrund E-delegationen gav år 2011 Pensionsmyndigheten i uppdrag att genomföra en förstudie med förslag till utformning av en digital fullmaktstjänst. Skälet till detta var att E-delegationen kunde konstatera att det finns ett påvisat kundbehov av en gemensam ingång till fullmakter och ett intresse från offentliga organisationer för en sådan funktion eller tjänst. En fullmaktstjänst skulle ge enklare service för privatpersoner och företagare, högre kvalitet och större effektivitet i offentlig verksamhet samt en minskad administrativ börda för företag. Digitala fullmakter sågs mot bakgrund av dessa slutsatser som en prioriterad del av realiseringen av e- förvaltning och e-samhälle. I den studie som genomfördes av Pensionsmyndigheten arbetade man med en hypotes om en nationell visningstjänst vars primära funktionalitet skulle vara att visa upp information för privatpersoner och organisationer om fullmakter som finns lagrade digitalt hos myndigheter och företag. Till visningstjänsten skulle bl.a. en fullmaktsnod på försäkringsområdet kunna kopplas på. En fortsättning på det projektet blev ett uppdrag från Pensionsmyndigheten till Min Pension att göra en fördjupad förstudie om en digital fullmaktsnod inom försäkringsområdet. Pensionsmyndigheten pekade i uppdragsbeskrivningen på att en fullmaktstjänst skulle öka individens möjligheter till faktisk kontroll över sina fullmakter på försäkringsområdet. Samtidigt, menade Pensionsmyndigheten, skulle en fullmaktstjänst bidra till en betydande rationaliseringspotential inom såväl livsom skadeförsäkringsbranschen. Den fördjupade förstudien genomfördes under perioden september 2012 till januari 2013 och i denna togs en lösning fram för att hantera fullmakter digitalt vilken förankrades med marknadens aktörer. Arbetet låg till grund för bildandet av bolaget Fullmaktskollen i Sverige AB. Fullmaktskollen i Sverige AB Box 24106 104 51 Stockholm Karlavägen 108 Tel 08-522 784 80 info@fullmaktskollen.se www.fullmaktskollen.se

Bilaga 1 Fullmaktskollen i Sverige AB ägs till 50 % vardera av Svenska försäkringsförmedlares förening (Sfm) och Svensk Försäkring. 1.3 Beskrivning av Fullmaktskollen 1.3.1 Fullmaktsgivare En fullmaktsgivare är en individ som besöker Fullmaktskollen i egenskap av privatperson/konsument eller som företrädare för en organisation (företag etc.). För att använda sig av Fullmaktskollen så identifierar sig fullmaktsgivaren med hjälp av en personlig e-legitimation. Genom att godkänna Fullmaktskollens användarvillkor får fullmaktsgivaren tillgång till Fullmaktskollens visningstjänst. I visningstjänsten kan individen/företrädaren för organisationen se aktuella (gällande) fullmakter som finns registrerade avseende egen person eller den organisation som denne företräder. Finns en ny fullmakt upplagd i tjänsten som är aktuell för signering visas denna och fullmaktsgivaren har sedan möjlighet att ändra giltighetstiden på fullmakten innan signering görs. Möjlighet finns också att ändra eller ta bort en befintlig fullmakt. Notifieringar, via mail och/eller sms, kan exempelvis göras i samband med att en ny fullmakt ska signeras eller när en fullmakt är på väg att löpa ut. Fullmaktsgivaren kan själv styra hur ofta och när notifieringar ska göras. 1.3.2 Fullmaktshavare Fullmaktshavaren har ett uppdrag ifrån fullmaktsgivaren att företräda denna gentemot en tredje part. För att kunna göra detta behövs en fullmakt. Fullmaktshavaren ser till att en fullmakt registreras i Fullmaktskollen. Vid registeringen så anger fullmaktshavaren vilka parter som fullmakten ska 2 (5)

Bilaga 1 presenteras för. Endast gällande fullmakter presenteras. För att fullmakten ska vara gällande måste den vara signerad av fullmaktsgivaren. 1.3.3 Behörighetskontrollerande part (BKP) En behörighetskontrollerande part (BKP) kan få fullmakter rörande egna kunder presenterade för sig på något av följande sätt: 1. Fullmaktshavaren har angivit att denna önskar att fullmakten presenteras för den aktuella BKP och BKP har bekräftat att fullmakten avser egen kund (se beskrivning portvaktsfråga nedan). 2. BKP ställer en fråga till Fullmaktskollen om fullmakt finns för den aktuella kunden. 1.3.4 Portvaktsfråga Portvaktsfrågan är en kontrollfråga till en BKP om angivet personnummer/organisationsnummer är kund hos dem. Syftet med portvaktsfunktionen är flera: 1. Säkerställa att man enbart lämnar fullmaktsinformation till BKP där fullmaktsgivaren är kund. 2. Hitta de BKP som har ett kundförhållande med fullmaktsgivaren. 1.3.5 Prenumerationstjänst En del BKP använder sig av egna fullmaktsregister. För att dessa register ska vara uppdaterade finns behov av prenumerationer på förändringar av fullmakter. En förändring kan vara ändring av giltighetstid på fullmakten, att denna återkallats eller annan ändring av status. 1.3.6 Registrerad, ej ansluten BKP Fullmaktskollen kommer inledningsvis hantera ett antal BKP som är registrerade i tjänsten utan att vara anslutna till Fullmaktskollen. En registrerad, ej ansluten, BKP kommer att kunna få en PDF som motsvarar innehållet i den digitala fullmakten sänt till sig i mail. 1.3.7 Övrigt 1.3.7.1 Hantering av pappersfullmakter Åtminstone inledningsvis kommer ett stort antal fullmakter fortfarande att signeras på papper (genom standardiserade fullmaktsblanketter utgivna av Fullmaktskollen). Fullmaktskollen ska ha stöd för att digitalt lagra fullmakter som har sitt ursprung i en pappersfullmakt. 1.3.7.2 Notifieringar & Frågor om status Det finns ett antal tillfällen då en aktör behöver notifieras. Det kan vara en fullmaktsgivare som via sms eller mail uppmärksammas på att en fullmakt finns att signera eller håller på att förfalla. Det kan också vara en fullmaktshavare eller en 3 (5)

Bilaga 1 BKP som uppmärksammas på att en fullmakt har återkallats. Fullmaktshavare och BKP har hela tiden möjlighet att se status över de fullmakter där de är mottagare av fullmakten eller har fått fullmakten presenterad för sig. 1.3.7.3 Fullmaktsstatus/-händelser, registervård, statistik och fakturering Det kommer att finnas ytterligare tjänster för att underlätta för aktörer som använder sig av Fullmaktskollen, såsom att följa status och händelser för en fullmakt, registervård och statistik. Samma funktioner ska finnas för Fullmaktskollen och dessutom rutiner för fakturering. 1.3.7.4 Identifiering och Signering Grunden för identifiering och signering är e-legitimation. Dock kommer det exempelvis finnas fullmakter som signerats på papper och som sedan gjorts om till digitalt format. Fullmaktskollen byggs också för att stödja förfarande med Single Sign On från ansluten aktör där användare identifieras via e-legitimation eller annan 2-faktorsautenticering 1.3.7.5 Information om fullmaktshantering Fullmaktskollen kommer att tillhandahålla konsumentvägledande information runt fullmakter. Både vad gäller Fullmaktskollens hantering och mer generell information om fullmaktshanteringen. 1.4 Exempel på användning av Fullmaktskollen Mats Andersson är 40 år och har precis bytt jobb och hans arbetsgivare har anlitat en försäkringsförmedlare som bistår alla anställda med deras försäkringsskydd. Anna som är försäkringsförmedlare på Byske & Co kontaktar Mats inför deras möte. Anna förklarar att för att hon ska kunna ge Mats en bra analys av hans situation behöver hon ha en fullmakt för att kunna hämta ut hans försäkringsinformation från försäkringsbolag och andra aktörer där han är försäkrad eller har pensionstillgodohavanden. Under samtalet frågar Anna vilken e-postadress Mats använder och meddelar att hon kommer skicka över en begäran om informationsfullmakt som han måste godkänna genom att gå in på www.fullmaktskollen.se. Att Byske & Co har en fullmakt ifrån Mats är en förutsättning för den informationsinsamling som behöver göras för att Anna ska kunna genomföra sitt rådgivningssamtal med Mats. Anna går in i Byske & Co:s system 1 för att skapa en fullmakt och fyller i efterfrågade uppgifter som typ av fullmakt, Mats uppgifter samt föreslår en löptid för fullmakten. Vidare anger Anna vilka BKP som hon önskar att fullmakten ska distribueras till med automatik. Informationen skickas till Fullmaktskollen via ett digitalt gränssnitt. När fullmakten registrerats och lagrats hos Fullmaktskollen skickas mail till Mats om att fullmakt har registrerats hos Fullmaktskollen och att denna behöver signeras. I mailet finns en länk till www.fullmaktskollen.se. 1 Anna skulle också kunna ha valt att logga in med e-legitimation i Fullmaktskollens webbgränssnitt och registrera fullmakten där. 4 (5)

Bilaga 1 Mats går in på www.fullmaktskollen.se och loggar in med sin e-legitimation och får då se fullmakten som Byske & Co har registrerat. Mats läser igenom fullmakten och signerar den sedan med sin e-legitimation. När fullmakten är signerad skickar Fullmaktsskollen en fråga till de BKP som Anna har angett att hon önskar att fullmakten ska distribueras till. Frågan som ställs är en så kallad portvaktsfråga för att systemet ska veta till vilka BKP som fullmaktsinformation ska skickas. För de parter som svarar Ja på frågan om de har Mats som kund skickas fullmaktsinformationen. När fullmakten finns signerad kan Byske & Co påbörja processen med informationsinsamling. En del BKP som fått fullmakten sänt till sig väljer att tolka den inkomna fullmakten som att Byske & Co begär ut försäkringsinformation. Andra BKP har andra processer för informationsutlämning. Byske & Co har kontakt med en BKP som inte stod angiven som mottagare av fullmakten. Innan BKP lämnar ut information till Byske & Co gör de en slagning i Fullmaktskollen för att kontrollera att Byske & Co har fått en fullmakt ifrån Mats. 1.5 Vision Fullmaktskollen ska på sikt kunna anslutas till en nationell visningstjänst för fullmakter. I den nationella visningstjänsten ska privatpersoner via länkning till respektive nod kunna se sina utfärdade fullmakter och där enkelt kunna få tillgång till, ändra och återkalla fullmakter både inom försäkringsområdet och även inom andra områden. Visningstjänsten ska vara en enkel ingång för att få översikt och för att enklare kunna nå underliggande fullmaktsregister. Det är först när allt är samlat som tjänsten når sin fulla potential. 5 (5)

Bilaga 2 1 Exempel på fullmakt i utkastformat 1.1 Informationsfullmakt - Privatperson

Bilaga 2 1.2 Informationsfullmakt Arbetsgivare 2 (2)