1 Förfrågningsunderlag avseende projektet KOH-I-NOOR, kompetensutveckling inom verksamhetsområdet funktionshinder Kommunförbundet Norrbotten inbjuder Er härmed att lämna anbud på rubricerade. Kommunförbundet Norrbotten benämns nedan som Kommunförbundet och anbudsgivaren som leverantör.
2 Innehåll 1.1 Lämna anbud... 3 1.2 Kontaktperson... 4 1.3 Leverantörsförbindelse... 4 1.4 Sista dag för frågor och svar... 4 1.5 Prövning av anbud... 4 1.6 Upphandlingsform... 5 1.7 Ersättning för arbete vid anbudsgivning... 6 1.8 Sista anbudsdag... 6 1.9 Anbud bindande... 6 1.10 Andra varor och tjänster... 6 1.11 Sekretess... 6 2 Avtalsvillkor... 7 2.1 Parter... 7 2.2 Avtalstid... 7 2.3 Omfattning... 7 2.4 Nyttjanderätt... 7 2.5 Underleverantörer... 8 2.7 Pris... 8 2.8 Mervärdesskatt... 8 2.9 Prisjusteringsklausul... 8 2.10 Fakturering... 8 2.11 Avgifter... 8 2.12 Dröjsmålsränta... 8 2.13 Betalningsvillkor... 8 2.14 Tvist... 9 2.15 Hävande... 9 2.16 Allmänna Bestämmelser... 9 2. 17 Sociala krav... 9 2.18 Förbehåll... 10 Beskrivning av uppdraget/verksamhetskrav... 11 Leverantörsinformation... 16 Ekonomiska förhållanden (Frivilliga uppgifter)... 17
3 Förfrågningsunderlag avseende projektet KOH-I-NOOR kompetensutveckling inom verksamhetsområdet funktionshinder 1 Allmänna föreskrifter Kommunförbundet Norrbotten inbjuder Er härmed att lämna anbud på ovanstående konsulttjänst. Kommunförbundet Norrbotten benämns nedan som Kommunförbundet och anbudsgivare som leverantören. Kommunförbundet Norrbotten är en intresseorganisation för länets 14 kommuner. Vårt uppdrag är att tillvarata kommunernas intressen, främja samverkan och att tillhandahålla service. Kommunerna i Norrbotten arbetar inom ett mycket stort område både fackmässigt och i geografisk mening. En viktig uppgift för Kommunförbundet är därför att arrangera gemensamma utbildningar, konferenser och möten. Kommunförbundet Norrbotten driver också många projekt i helt egen regi eller tillsammans med andra organisationer. 1.1 Lämna anbud Anbud ska vara skriftligt undertecknad av behörig firmatecknare. Anbud ska lämnas i försluten förpackning märkt Upphandling projekt KOH-I-NOOR och vara inkommet senast angiven Sista anbudsdag. Anbud adresseras till: Kommunförbundet Norrbotten Västra varvsgatan 11 Anbud ska vara på svenska och priser lämnade i svensk valuta SEK. Handlingar som efterfrågas ska inlämnas. Det är leverantörens skyldighet att före anbudets avgivande noggrant förvissa sig om uppdragets beskaffenhet och utförande. Leverantören ska vara fullt förtrogen med de faktorer och förhållanden som kan påverka uppdraget.
4 Leverantören äger inte rätt till någon ersättning för tillkommande arbeten orsakade av omständigheter som leverantören genom noggrann förundersökning kunnat skaffa sig kännedom om. För det fall leverantören i anbudet hänvisar till andra allmänna bestämmelser än de i avtalsvillkoren angivna, så kommer anbudet inte att gå vidare till utvärderingsfasen. 1.2 Kontaktperson Ingrid Carlenius, handläggare, Kommunförbundet Norrbotten Telefon: 0920-20 54 04, 070-21 358 15 E-post: ingrid.carlenius@bd.komforb.se 1.3 Leverantörsförbindelse Leverantören förbinder sig att under anbudets giltighetstid på begäran av Kommunförbundet underteckna upphandlingskontrakt (avtal) i enlighet med angivet anbud och vad som överenskommits vid eventuella förhandlingar med Kommunförbundet. 1.4 Sista dag för frågor och svar Leverantören har rätt att få upplysningar och klargöranden gällande denna upphandling under anbudstiden och fram till 2010-09-22. Eventuell förfrågan ska vara skriftlig och ställas till ansvarig kontaktperson. 1.5 Prövning av anbud Inkomna anbud kommer att utvärderas i tre steg uteslutningsfasen, kvalificeringsfasen och utvärderingsfasen. Steg 1 Uteslutning av leverantör Inkomna anbud kommer att granskas i enlighet med lagen om offentlig upphandling Steg 2 Kvalificerande krav Leverantören ska uppfylla Kommunförbundets ställda ska krav Leverantören ska bifoga ifylld leverantörsinformation Leverantören ska inneha F-skattsedel vid anbudslämnandet och under hela avtalsperioden. Steg 3 Tilldelning av kontrakt
5 Tilldelning av kontrakt sker enligt principen det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn tagen till nedan angivna kriterier, viktningsgrad anges inom parentes. kompetens (60%) pris (40%) Poängbedömningen av anbudens kompetens går till så att anbudsgivares svar poängsätts, se Kravspecifikation. Max svarspoäng anges i samma bilaga. Anbudsgivarens kompetenspoäng beräknas enligt följande formel: x Kp = 10 v y Kp = Kompetenspoäng x = Svarspoäng y = Max svarspoäng v = viktning Poängbedömningen av anbudens priser går till så att anbud med lägst pris får betyget tio multiplicerat med viktningen. Poängbedömningen av övriga anbudsgivares priser sker med utgångspunkt från lägsta pris enligt följande formel: x Pp = 10 v y Pp = Prispoäng x = lägsta pris y = leverantörens pris v = viktning Bedömningen kommer att ske utifrån leverantörens skriftliga redogörelser i anbudet. 1.6 Upphandlingsform Denna upphandling genomförs som Förenklad upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) (SFS 2007:1 091). Denna upphandling genomförs enligt lagen om offentlig upphandling inom B-tjänst, övrigt. Förenklad upphandling: Upphandling där alla leverantörer har rätt att delta. Deltagande leverantörer ska lämna skriftliga anbud och den upphandlande enheten får förhandla med en eller flera leverantörer. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling.
6 1.7 Ersättning för arbete vid anbudsgivning Upphandlande myndighet friskriver sig från anbudsgivarens alla ersättningsanspråk som har sitt ursprung i nedlagt arbete vid anbudsgivning. 1.8 Sista anbudsdag Sista dag för inlämnande av anbud är 2010-09-24 Anbudet ska ha inkommit senast klockan 24.00 sista anbudsdagen. 1.9 Anbud bindande Anbud ska vara bindande tom2010-12-31. 1.10 Andra varor och tjänster Andra varor eller tjänster (och priset på dem) som inte täcks av kravspecifikationen och som kan vara av väsentligt intresse för Kommunförbundet får bifogas leverantörens anbud. Dessa tjänster kommer inte att påverka anbudsutvärderingen. Kommunförbundet har rätt att avropa dessa tjänster men är inte skyldig att göra det. 1.11 Sekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt sekretesslagen till dess att tilldelningsbeslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Nämnda uppgifter kan omfattas av sekretess även efter nämnda tidpunkt. Leverantörer som vill att sekretess skall råda även efter det att anbudssekretessen upphört skall skriftligen inkomma med begäran om sekretess, innehållande precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas leverantören om uppgifterna röjs. Alla uppgifter som leverantören vill sekretessbelägga lämnas i form av separata bilagor som enkelt kan avskiljas från övriga uppgifter i anbudet. Observera att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas. 1.12 Underrättelse om beslut När beslut om tilldelning av kontrakt är fattat skickar Kommunförbundet underrättelse av beslut till samtliga anbudsgivare.
7 2 Avtalsvillkor 2.1 Parter Mellan Kommunförbundet Norrbotten och leverantören har följande avtal träffats. 2.2 Avtalstid 2010-10-01 till 2012-11-30. För det fall nödvändiga beslut har fördröjts och föranlett att avtalet inte börjat löpa den dag som angetts i förfrågningsunderlaget, förlängs avtalstiden med tid motsvarande förseningen. Vid förlängning av avtalet gäller det med oförändrade villkor. Vardera parten har rätt att säga upp avtalet i förtid med en ömsesidig uppsägningstid av 3 månader. Den grundläggande principen skall dock vara att avtalet skall hållas varför starka skäl som grundar sig på omständigheter som inte kunnat förutses vid avtalsslutet, måste föreligga för att avtalet skall få sägas upp. För det fall ansökan om överprövning i länsrätt och eventuellt överklagande till högre instans, föranlett att avtalet inte börjat löpa den dag som angetts i förfrågningsunderlaget, förlängs avtalstiden med tid motsvarande förseningen. Oaktat ovanstående avtalsperiod äger Kommunförbundet rätt att förlänga avtalsperioden i lämplig omfattning, dock högst ett (1) år, i det fall överprövning enligt lag om offentlig upphandling (2007:1091) föranleder försening vid kommande upphandling. 2.3 Omfattning Omfattningen gäller Kommunförbundets behov av konsulttjänst i samband med aktuellt projekt. Beskrivning av projektet samt konsulttjänstens innehåll framgår av bil 1. Leverans ska kunna ske successivt under avtalsperiodens längd. Kommunförbundet har för avsikt att teckna avtal med en (1) leverantör. 2.4 Nyttjanderätt Kommunförbundet övertar med ensamrätt äganderätten och det fulla nyttjandet av originalhandlingar, datafiler och elektroniska dokument som handlingar framställs ur.
8 2.5 Underleverantörer Kommunförbundet förbehåller sig rätten att godkänna leverantörens eventuella underleverantörer. Leverantören ansvarar för eventuella underleverantörers åtaganden. 2.7 Pris Leverantören ska ange ett totalpris för genomförande av uppdraget. Bonus och rabatter utvärderas inte. Inga andra kostnader får tillkomma. 2.8 Mervärdesskatt Samtliga priser ska vara exklusive mervärdesskatt. 2.9 Prisjusteringsklausul Priset ska vara fast under avtalstiden. 2.10 Fakturering Faktura ska innehålla uppgift om beställarens namn, telefonnummer, projektets namn och tidsperiod. I de fall där leverantör överlåter faktureringen till tredje part ska leverantören skriftligen ange till Kommunförbundet vem som tar emot betalningen i leverantörens ställe och till vem Kommunförbundet således betalar med befriande verkan. Vi godkänner inte samlingsfaktura. 2.11 Avgifter Fakturerings-, expeditions-, eller motsvarande kostnader ska inte tillkomma. 2.12 Dröjsmålsränta Eventuell dröjsmålsränta ska debiteras enligt räntelagens bestämmelser. Dröjsmålsräntor understigande 50 kr per faktura beaktas ej. 2.13 Betalningsvillkor Leverantören fakturerar i efterskott en gång per månad motsvarade värdet av utfört arbete. Betalning sker 30 dagar efter godkänd leverans och faktura.
9 Uppdraget vara slutfört senast2012-11-30. Detta innebär att tjänsten ska vara leveransgodkänd av Kommunförbundet angiven dag. 2.14 Tvist Tvist om tolkning av avtalsbestämmelser ska i första hand lösas genom förhandlingar parterna emellan. Där oenighet fortfarande kvarstår ska tvist avgöras av domstol i Luleå. I avvaktan på att tvist löses har Kommunförbundet Norrbotten tolkningsföreträde. 2.15 Hävande Kommunförbundet äger rätt att häva tecknat avtal med omedelbar verkan: Om leverantören i väsentligt hänseende inte utför sina åtaganden och rättelse inte sker utan dröjsmål efter skriftlig påminnelse. Om leverantören försätts i konkurs, likvidation eller för övrigt är på sådant obestånd att denne inte kan förväntas fullgöra sina skyldigheter. Om leverantören inte betalar skatter eller fullgör andra förpliktelser gentemot det allmänna som följer av lag eller lagakraftvunnen dom eller domslut. Om leverantören inte innehar för uppdragets utförande nödvändiga tillstånd och godkännanden och inte omedelbart införskaffar sådant. Leverantören äger rätt att häva tecknat avtal med omedelbar verkan: Om kommunförbundet i väsentligt hänseende låter bli att fullgöra sina åtaganden och rättelser inte sker utan dröjsmål efter skriftlig påminnelse. 2.16 Allmänna Bestämmelser För övrigt ska allmänna bestämmelser enligt ABK 09 gälla. För det fall leverantören i anbudet hänvisar till andra allmänna bestämmelser än de ovan angivna anses anbudet som orent. 2. 17 Sociala krav Leverantör, eller underleverantör som denna anlitar, får inte vid utförandet av uppdraget diskriminera någon på grund av kön, etnicitet, funktionshinder eller sexuell läggning eller av sådana skäl otillbörligt särbehandla arbetstagare eller arbetssökande.
10 Fullgör inte leverantören sina skyldigheter enligt första stycket ska leverantören betala ett vite på upp till ett halvt prisbasbelopp enligt lagen 1962:381 om allmän försäkring som gäller vid tidpunkten för avtalets tecknande. Beställaren bestämmer vitets storlek utifrån vad som är skäligt med hänsyn till leverantörens avtalsbrott. Beställaren kan avstå från att utkräva vite om leverantörens bristande uppfyllelse är ringa. Vitet förfaller till betalning vid anfordran. Upplupet vite får avräknas från den avtalade ersättningen för uppdraget. 2.18 Förbehåll Kommunförbundet undertecknar upphandlingskontraktet (avtalet) med leverantören endast under förutsättning att medel ur Europeiska Socialfonden beviljas. Kommunförbundets undertecknande av upphandlingskontraktet (avtalet) kommer inte att ske förrän tiden för överprövning, enligt lagen om offentlig upphandling (2007:1 091) gått ut. Kommunförbundets undertecknande är en förutsättning för bundenhet av avtalet. Avtalet har upprättats i två likalydande exemplar där parterna har tagit var sitt. Luleå 2010- - Kommunförbundet Norrbotten XXX 2010- - XXX
11 Beskrivning av uppdraget/verksamhetskrav Bakgrund Projektet Koh-I-Noor, kompetensutveckling inom verksamhetsområdet funktionshinder är en del av ett EU-program, sociala fonden. Projektledaren förväntas delta i ett nationellt nätverk för liknande projekt. Projektet kommer att ha en extern utvärderare. Socialtjänstlagen och Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade ålägger varje kommun att svara för olika former av stöd och service till personer med kognitiva och fysiska funktionshinder. Kommunen ansvarar bl.a. för gruppbostäder, servicebostäder, personliga assistenter, kontaktpersoner mm. I gruppbostäder finns personal som ska täcka de boendes hela stödbehov. De boende har oftast ett omfattande tillsyns och omvårdnadsbehov att mer eller mindre kontinuerlig närvaro av personal är nödvändig. Det finns en rad faktorer som tillsammans försvårar förutsättningarna för att skapa en god lär och hälsomiljö för personal i särskilda boenden inom verksamheter för funktionshindrade. Att bygga strukturer för lärande är a och o dels för att kunna säkerställa god kvalitet i arbetet i förhållande till brukaren och dels i ett vidare perspektiv på sikt även nödvändigt för att kunna upprätthålla verksamheten i hela länet. Här spelar ökad samverkan mellan kommunerna en väsentlig roll i att stötta varandra. Många kommuner i Norrbotten lider av ett minskande befolkningsunderlag och risker finns att utbudet på arbetskraft utarmas inom detta verksamhetsområde som betraktas ha låg status relativt sett. Yrket karaktäriseras av en låg utbildningsnivå utan krav på eftergymnasial utbildning bland baspersonalen, en hög grad av ensamarbete och deltidsarbete samt fysisk belastning. Dessa är även riskfaktorer ur ett hälsoperspektiv. En bidragande orsak till att det är svårt att få till stånd en lärande organisation och att kompetensutveckling bedrivs i mindre omfattning än i andra kommunala verksamheter är att verksamheten inom särskilda boenden pågår dygnet runt, utgörs av ensamarbete och schemalagd arbetstid. Enligt socialstyrelsens rekommendationer så är boendeenheterna små, med fyra till åtta boende per enhet. Bemanningen är ofta så låg som fem till sju årsarbetare per boende, vilket motsvarar sex till åtta anställda. På grund av schemaläggningen och den låga personaltätheten begränsas möjligheterna till att samla all personal samtidigt för grupputveckling och dialog, vilket i sin tur
12 innebär svårigheter att skapa gemensamma arbetsformer, värderingar och förhållningssätt. På grund av att verksamheten kräver vikarier vid all frånvaro, medför all kompetensutveckling extra kostnader. Dessa personalgrupper är också många till antalet vilket innebär att kostnaderna blir mycket höga sett som andel av den totala budgeten. Det finns även en viss problematik att finna kompetenta vikarier. Verksamhetsområden som inte satsar på kompetensutveckling har inte samma attraktionskraft och heller inte samma förmåga att behålla personal. Det försvårar även ambitionerna att locka till sig fler män för att komma till rätta med den snedvridna könsfördelningen. En övervägande majoritet av personalen inom de särskilda boendena är kvinnor, såväl bland baspersonal som bland chefer. Utöver detta leder en kultur som inte aktivt främjar lärande hos och mellan individer ökade risker för ohälsa på arbetsplatsen. Ohälsotalen inom de särskilda boendena är generellt sett högre än inom övrig kommunal verksamhet. Innehåll i projektet KOH-I-NOOR Projektet startar med en mobliseringsfas där intervjuer genomförs med personal och ledning för att kartlägga vilka ämnesområden som är viktiga för att skapa goda relationer och ett öppet klimat. Viktigt är också att föra dialog med syfte att kunna skapa samsyn kring verksamhetens uppdrag. Exempel på ämnesområden kan vara kommunikation och konflikthantering. Ledningen spelar en central roll i att engagera verksamheten och visa på insatsernas betydelse. För detta ändamål är det viktigt att cheferna ges möjlighet att nå insikt i kompetensutvecklingens och lärandets betydelse för den psykosociala arbetsmiljön men också för verksamhetens resultat. Under genomförandefasen ska lärande seminarium anordnas löpande inom de olika kartlagda ämnesområdena. På varje arbetsplats bildas team där chefer och ett urval bland baspersonalen ingår. Dessa får sedan i uppgift att samtalsleda övriga i baspersonalen inom områdena mellan lärseminarierna. På detta sätt kombineras formell och icke-formellt lärande. En utsedd person ur teamet säkerställer sedan att det informella lärandet blir till genom det dagliga arbetet. Till projektets uppdrag under mobiliseringsfasen hör just att söka hitta olika former och metoder för hur dessa lärande seminarier, inspirationsdagar och tillfällen för samtal däremellan ska bedrivas. Mot bakgrund av de strukturella utmaningarna som karaktäriserar de särskilda boendena måste metoderna vara flexibla och innovativa avseende pedagogik och teknik samt förankrade och ekonomiskt hållbara över tid. Metoderna ska testas, utvecklas samt följas upp och utvärderas under genomförandefasen. Vilka metoder finns och används idag och skulle kunna spridas och/eller utvecklas? Av intresse är att titta på
13 och inspireras av bl.a. aktörer som präglas av samma strukturella faktorer inom den privata sektorn, i andra länder och inom primärvården. Inte minst ses andra projekt och övriga projekt inom ramen för det nationella nätverket som källor till lärande och erfarenhetsutbyte. Deltagande arbetsplatser i projektet är särskilda boenden inom verksamheten för funktionshindrade i Arvidsjaur, Boden, Gällivare, Jokkmokk, Kiruna, Luleå, Pajala, Piteå, Älvsbyn och Övertorneå. Antalet deltagare uppgår till ca 700 personer. De kommuner som inte deltar aktivt i projektet kommer att hållas informerade och beredas plats på de lärande seminarier som hålls samt ingå i det nätverk mellan kommuner som byggs upp mellan de särskilda boendena. Mål Det övergripande målet är att de deltagande kommunerna både var och en för sig och gemensamt har en organisatorisk struktur som möjliggör fortlöpande kompetensutveckling och lärande bland personalen inom de särskilda boendena. Delmål En etablerad struktur som främjar goda relationer på arbetsplatserna. Definierade, hållbara och tillgängliga metoder och former för dialog och kompetensutveckling. En gemensam värdegrund och en gemensam syn på uppdraget mellan medarbetare, chefer och politiker. Ett nätverk mellan deltagande kommuner Effektmål Ökad tillfredsställelse bland brukarna/närstående/eller annan företrädare. Kostnadseffektivare kompetensutvecklingsinsatser Ökad yrkesstolthet Minskad sjukfrånvaro Organisation Projektägare är Kommunförbundet Norrbotten. Ansvarig tjänsteman är Ingrid Carlenius som också kommer att vara medverkande i projektets styrgrupp. I styrgruppen ingår representanter från Kommunförbundet Norrbotten
14 socialberedningens ordförande, socialchef/motsvarande, projektledaren. Projektet kommer att genomföras av konsult som upphandlas.
15 Kravspecifikation Leverantörens svar till följande frågor kommer att utvärderas och poängsättas. Den maximala poängen är 12, vilket är högsta möjliga poäng för angivet utvärderingskriterium, kompetens. Frågor som besvaras: Mycket goda kunskaper om och insyn i verksamhet för funktionshindrade, lagstiftning, verksamhetens komplexitet. (3p) Goda kunskaper i pedagogik, metoder för att skapa nätverk mellan deltagande enheter och erfarenhet av att ha arbetat med attityd och värdegrundsarbete (3p) Erfarenhet av att leda komplexa projekt med många deltagande enheter och stora organisationer (2p) God kunskap om Norrbottens län och dess förutsättningar för utveckling av verksamhetsområdet (2p) Kunskap om andra liknande verksamheter offentliga som privata (1p) Kontakter med nationella och internationella intresse- och branschorganisationer som arbetar med verksamhetsområdet funktionshinder (1p)
16 Leverantörsinformation Denna blankett ska vara ifylld och medfölja anbudsgivarens anbud. Uteblivna uppgifter kan medföra att anbudsgivaren inte går vidare till utvärderingsfasen. Tryck på Tab -tangenten för att förflytta er mellan fälten (Shift-Tab för att gå bakåt). Klicka på kryssrutor för att markera. Företagets namn: Organisationsnummer: Besöksadress: Postadress (Box): Postnummer och ort: Telefonnummer (vx): Faxnummer (allmänt): Hemsida: Företagsform: Aktiebolag Ekonomisk förening Handelsbolag Enskild firma Annat: Skattsedel: F-skatt Antal anställda: Företaget registrerades år: Uppgifter på en av delägarna i företaget Namn: Postadress: Postnummer och ort: E-post: Telefonnummer:
17 1:a kontaktperson i frågor gällande anbudet Namn: Telefonnummer: Mobiltelefonnummer: E-post: 2:a kontaktperson i frågor gällande anbudet Namn: Telefonnummer: Mobiltelefonnummer: E-post: Ekonomiska förhållanden (Frivilliga uppgifter) Ange de två senaste bokslutsperioderna. Omsättning (SEK) Period: Period: Soliditet (%) Period: Period: Resultat efter finansnetto (SEK) Period: Period: Omsättning: Omsättning: Soliditet: Soliditet: Resultat: Resultat: Behörig uppgiftslämnare bekräftar härmed att samtliga lämnade uppgifter är sanningsenliga. Ort: Datum: Namn: Titel:
18 Telefonnummer: E-post: