Upphandlande organisation 1. ALLMÄN INFORMATION 2. VILLKOR. Förfrågningsunderlag Creative Nodes - Fusion. Sista anbudsdag:

Transkript

1 Upphandlande organisation Luleå Näringsliv AB Upphandling Projektledare för projeket Creative Nodes - Fusion Sista anbudsdag: ALLMÄN INFORMATION Luleå Näringsliv AB inbjuder er härmed att lämna anbud på rubricerad förfrågan. Upphandlingen genomförs i konkurrens. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Luleå Näringsliv AB kommer att anta det mest fördelaktiga anbudet. Anbuden bedöms utifrån kvalitet, genomförande, kompetens samt ekonomiska aspekt. Luleå Näringsliv AB förbehåller sig fri prövningsrätt. Det innebär bland annat att vi kan anta hela anbudet eller delar därav, eller avbryta upphandlingen. Antagen offert ska bekräftas med ett skriftligt avtal undertecknat av parterna. Luleå Näringsliv benämns nedan som köparen och anbudsgivaren som leverantör. Det är leverantörens skyldighet att före anbudets avgivande noggrant förvissa sig om uppdragets beskaffenhet och utförande. Köparen friskriver sig från leverantörens alla ersättningsanspråk som har sitt ursprung i nedlagt arbete vid anbudsgivning. Frågor i anslutning till denna upphandling ska ställas via tina.magito@lnab.se till Tina Magito, Controller. Frågor som inkommer på annat sätt kommer inte att besvaras. Sista dag för att ställa frågor om upphandlingen är VILLKOR Anbudet ska vara skriftligt och på svenska. Anbudet ska undertecknas av person som är behörig att företräda leverantören. Dokumentation som styrker behörigheten ska lämnas med anbudet. Säljaren ska ange sitt organisationsnummer. Om leverantören avser att använda underleverantör för fullföljandet av uppdraget/leveransen ska leverantören även ange organsiationsnummer för dessa. Anbudet skickas till anbud@luleanaringsliv.se senast den Anbudet ska för leverantören vara bindande t o m två månader efter den , Leverantör som vill skydda uppgifter i anbudet rekommenderas att lämna in en begäran om sekretess samt vilka uppgifter som leverantören vill skydda. Luleå Näringsliv AB kan emellertid aldrig komma att behöva stå till svars för uppgifter i anbudet som leverantören vill skydda eller om leverantören skulle lida skada om uppgifterna röjs. Anbudet ska utformas i enlighet med det sätt uppdraget är beskrivet. Arbetet ska kunna påbörjas inom 4 veckor efter antaget anbud. Sida 1 av 6

2 3. BESKRIVNING AV UPPDRAGET Aktuell upphandling Projekledare för projektet Creative Nodes - Fusion. Omfattning Upphandlingen gäller köparens behov av projektledare för projektet Creative Nodes Fusion. Leverans ska kunna ske successivt under avtalsperioden. Detaljerat behov och omfattning framgår av delen kravspecifikation. Beskrivning Den kulturella och kreativa näringen i Norrbotten består av många och små företag med ett behov av bra innovationsklimat och nya marknader för att växa och bli fler. Målbilden är att på 5-10 år ha bidragit till en drivande region som skapar nya innovativa produkter och tjänster. Detta ska ske genom en positionsförskjutning från diversifiering till smart specialisering som drivkraft för branschens tillväxt. Arbtete ska möjliggöras genom etablering av en fysisk och kreativ mötesplats som ska fungera som en regional nod för utvecklingen av kulturella och kreativa näringar och delar av informations- och kommunikationsteknik branschen, i samverkan med andra branscher. Projektet ska bland annat bidra till att öka små och medelstora företags konkurrenskraft. Luleå Näringsliv är huvudman för projektet. Ytterligare information finns att läsa i bifogad projektansökan. Avtalstid: Avtalstiden omfattar perioden från avtalets undertecknande till och med Avtalet omfattar också perioden som avser avslutning av projektet. Omfattning: Uppdraget omfattar ca: timmar per månad under perioden fram till och med Generellt sett ska konsulttimmarna fördelas jämt under avtalsperioden, men efter önskemål av leverantören kan tiden utökas för specifika tillfällen. I anbudet bör anbudsgivaren ange vilken kompetens och möjlighet man har att nå upsatta mål. Genomförandet av uppdraget ska löpande ske i samråd med Luleå Näringsliv. Offerten ska innehålla en specifikation av arvodet per timme. Ansvar och försäkring I det fall leverantören är vållande till direkt skada i samband med uppdragets utförande ska denne ansvara för skada på fast egendom, lös egendom samt på personskador. Köparens krav på leverantören är maximalt 20% av avtalets totala värde. Eventuella skadeståndsanspråk från tredje man som kan komma att ställas mot leverantören gällande de delar av projektet som leverantören svarar för, enligt upprättat avtal, ska i sin helhet hanteras och bekostas av leverantören. Leverantören ska inneha en gällande ansvarsförsäkring. Säljaren ska följa gällande skyddsbestämelser. Leverantören ska som arbetsgivare svara för samtliga förpliktelser som ingår i begreppet arbetsgivaransvar för all personal inom verksamheten. Sida 2 av 6

3 5. KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN Anbud kommer att antas om leverantören i förekommande fall är registrerad i aktiebolags eller handelsbolagsregistret. Anbudsgivaren ska även vara registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivareavgifter. Anbudsgivaren ska inneha s.k. F-skattesedel. Anbudsgivaren måste på begäran kunna visa att det finns ekonomisk förmåga att fullfölja uppdraget. Bifoga en kopia av senast fastställd årsredovisning för det företag som är kopplat till detta uppdrag. 6. REFERENSUPPDRAG Anbudet ska innefatta en kort beskrivning av referensuppdrag som utförts av leverantören som är jämförbart till inriktning och omfattning med det aktuella uppdraget, samt namn på uppdragsgivaren. Vi förbehåller oss även rätten att utvärdera interna och externa referenser. 8. PRISET I anbudet ska fasta timpris framgå som ska gälla igenom hela perioden. Priser anges exklusive mervärdeskatt. Beloppet ska anges i svenska kronor. I priset ska ingå leverantörens samtliga kostnader för att utföra uppdraget. Kostnader för eventuella resor, logi och traktament ska vara inkluderade i angivna priser. I denna kostnad ska även ingå samtliga kostnader som är hänförliga till av beställaren godkänd underleverantör. Anbud ska också ange timpris vid tillkommande beställning såväl under som efter avslutad avtalstid. Fakturering-, expeditions-, eller motsvarande kostnader godkänns inte. Säljaren fakturerar i efterskott en gång per månad motsvarande värdet av utfört arbete. Betalning sker 30 dagar efter godkänd leverans och faktura. Luleå Näringsliv AB förbehåller sig fri prövningsrätt av inlämnade offerter. 9. HÄVANDE Köparen äger rätt att häva tecknat avtal med omedelbar verkan: - Om säljaren inte utför sina åtaganden och rättelse inte sker utan dröjsmål efter skriftlig påminnelse. - Om säljaren försätts i konkurs, likvidation eller för övrigt är på sådant obestånd att denne inte kan förväntas fullgöra sina skyldigheter. - Om säljaren inte redovisar eller betalar skatter och avgifter. - Om säljaren inte fullgör andra förpliktelser gentemot det allmänna som följer av lag eller lagakraftvunnen dom eller domslut. - Om säljaren inte innehar för uppdragets utförande nödvändiga tillstånd och godkännanden och inte omedelbart införskaffar sådant. Säljaren äger rätt att häva tecknat avtal med omedelbar verkan: - Om köparen i väsentligt hänseende låter bli att fullgöra sina åtaganden och rättelser inte sker utan dröjsmål efter skriftlig påminnelse. Sida 3 av 6

4 10. SOCIALA KRAV Säljaren, eller underleverantör som denna anlitar, får inte vid utförandet av uppdraget diskriminera någon på grund av kön, sexuell läggning, etnicitet, funktionshinder, ålder, religion eller annan trosuppfattning eller av sådana skäl otillbörligt särbehandla arbetstagare eller arbetssökande. Därtill ska leverantören eller underleverantör säkerställa att produktionen av upphandlade varor har skett på ett sätt som är förenligt med ILO:s kärnkonventioner om grundläggande rättigheter i arbetslivet. Fullgör inte säljaren sina skyldigheter enligt första och andra stycket skall säljaren betala ett vite på upp till ett halvt prisbasbelopp enligt lagen 1962:381 om allmän försäkring som gäller vid tidpunkten för avtalets tecknande. Beställaren bestämmer vitets storlek utifrån vad som är skäligt med hänsyn till säljarens avtalsbrott. Beställaren kan avstå från att utkräva vite om säljarens bristande uppfyllelse är ringa. Vitet förfaller till betalning vid anfordran. Upplupet vite får avräknas från den avtalade ersättningen för uppdraget. 11. KRAVSPECIFIKATION Upphandlingen avser projektledare för projektet Creative Nodes Fusion Köparen kommer att avropa mellan timmar i månaden under perioden från avtalets tecknade fram till och med För perioden kommer köparen att avropa mellan timmar i månaden. Den angivna volymen garanteras inte och kan ändras under avtalsperioden. Leverantören ska lämna digital tidredovisning löpande, varje månad i samband med fakturering. Leverantören ska garantera att köparen har tillgång till konsult i en omfattning av minst den uppsakttade arbetsvolymen. Om köparen anser att någon av konsulterna inte uppfyller ställda krav, ska leverantören snarast möjligt ersätta konsulten med en annan konsult som uppfyller köparens krav. Köparen har tolkningsföreträdande. Om leverantören inte kan tillhandahålla konsult som uppfyller Luleå Näringslivs krav förbehåller köparen sig rätten att häva avtalet enligt avtalets hävningsklausul. Projektledarens arbetsuppgifter och ansvar Uppdraget avser att för Luleå Näringslivs räkning vara projektledare för projektet Creative Nodes Fusion. Projektledaren ska ansvarar för att målen uppfylls enligt bifogad ansökan. Projektledare ska ansvara för att projektet tillämpar Tillväxtverkets föreskrifter, handbok finns på eu.tillvaxtverket.se. Projektledaren ska ansvara för att, tillsammans med interna och externa aktörer, driva processen för att omvandla en idé/målbild till konkreta mål för projektet samt skapa goda samarbetsformer och möjligheter för inblandade parter. Projektledaren ska resursplanera, driva, leda, koordinera, följa upp och avrapportera projektet genom dess olika faser. Projektledaren är ansvarig inför internbeställaren och styrgruppen för projektet och rapporterar löpande projektets framsteg och status i övrigt till dessa. Projektledarens ska informera och samverka med berörda parter internt inom Luleå Näringsliv. Vidare ska projektledaren upprätthålla och utveckla goda relationer med externa aktörer och intressenter men även påverka berörda parter att jobba mot projektets mål och tidplan så att projektets intressen tillgodoses i t ex andra myndigheters, exploatörers eller näringslivets planeringsprocesser. Ovanstående förutsätter god samarbets- och kommunikativ förmåga samt förmågan att driva utveckling framåt. Sida 4 av 6

5 Projektledaren ska ha goda erfarenheter av tillväxtsprojekt samt erfarenhet av att bygga upp nya verksamheter inom näringslivet. Projektledaren ska ha bra nätverk inom de kreativa näringarna samt erfarenheter av att ha jobbat inom de kreativa näringarna. Projektledaren ansvarar för - den direkta ledningen och samordningen av projektet med utgångspunkt i projektansökan, fastställda planer och uppställda mål - att identifiera, analysera och reagera på risker i projektet - att följa upp projektet och rapportera avvikelser - att samordna projektet så att gränser mellan faser och etapper blir satta samt att samordning sker mellan respektive aktiviteter i projektet - att ta upp resursbehov med köpren och styrgruppen vad gäller kompetens och övriga resurser så att bemanningen är rätt - att svara för upphandling, avvikelsehanteringen, ändrings- och tilläggsarbeten av konsultuppdrag - att samverka med samverkansgrupper - att säkerställa informationsflödet inom och utanför projektet i samverkan med Luleå Näringsliv - att upprätta kommunikations- och informationsplan (omfattning kan bero på projektets komplexitet) i samverkan med Luleå Näringsliv - att all projektadministration och dokumentation hanteras enligt Luleå Näringslivs rutiner och ärendehantering. - Projektledaren ansvarar för att skapa en god miljö för tillväxt inom de kreativa näringarna. Uppdraget skall utföras i Luleå. På plats om Luleå Näringsliv så önskar. Leverantörens konsulter ska uppfylla följande krav: - Minst 5 års erfarenhet av att som projektledare eller likvärdigt, arbetat med utvecklingsprojekt och utredningar i tidiga skeden. - Ansvarat och genomfört samråd och informationsmöten med sakägare och allmänhet. - Erfarenhet av kontakter med massmedia. - Inneha minst B-körkort. Projektledaren ska ha gott förtroende hos samverkande aktörer och näringsliv. Projektledaren ska ha god samarbetsförmåga, vara pedagogisk och drivande samt har lätt för att uttrycka sig i tal och skrift. Projektledaren ska vara en person som är nätverksbyggande och är med och skapar aktiviteter som bidrar till tillväxt. Skall-krav verifieras med CV och referenser. Bifoga CV för projektledare Bifoga referenser som styrker konsultens erfarenhet Bifoga referenser som styrker konsultens erfarenhet gällande projektledning Leverantören ska ha en sådan ekonomisk ställning att denne kan upprätthålla avtalet under hela dess giltighetstid. Leverantören riskkvalificeras enligt affärs- och kreditupplysningsföretag. Köparen kommer att kontrollera att vinnande anbud uppfyller kraven på ekonomisk ställning innan tilldelningsbeslut meddelas. 12. MERVÄRDE Anbuden i denna upphandling kommer att utvärderas enligt Mervärdesmodellen: Definitioner: Mervärde Det ekonomiska värde som tillmäts de utvärderingskriterier, vid sidan av priset, som Sida 5 av 6

6 bedöms vid utvärdering av anbud enligt principen det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Maximalt mervärde Det belopp uttryckt i kronor ett mervärde kan uppgå till. Jämförelsesumma Anbudssumma minskad med det mervärde ett anbud erhåller vid anbudsprövningen. Beskrivning Mervärdesmetoden bygger på principen att de utvärderingskriterier utöver pris som bedöms i utvärderingen, ges ett mervärde i kronor. Härigenom läggs grunden för en medveten och affärsmässig avvägning mellan priset och angivna utvärderingskriterier. Dessutom klargör den upphandlande myndigheten för anbudsgivarna vilket ekonomiskt värde som tillmäts de olika utvärderingskriterierna. Varje utvärderingskrav värderas för sig och åsätts ett ekonomiskt värde i kronor. Det totala maximala mervärdet erhålls genom att summera samtliga mervärden. Vid utvärdering av anbuden måste utvärderingskraven betygsättas på en lämplig skala. Mervärdena subtraheras från den nollställda anbudssumman. Resultatet betecknas anbudets jämförelsesumma. Anbudet med den lägsta jämförelsesumman är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Intervju Köparen kommer att kalla anbudsgivare som kvalificerat sig för utvärdering till intervju. De personer som från leverantörens sida ska delta i intervjun är de personer som ska utföra det aktuella uppdraget. Intervjuerna är planerade att äga rum kort efter inlämnande av anbuden och kommer att pågå under ca 1 timme med varje leverantör. Leverantören har möjlighet att avstå från att delta i intervjun men kommer då att tilldelas ett mervärde på 0 kr på denna del. Under intervjun ska konsulten presentera ett tidigare uppdrag inom näringslivsutveckling eller likvärdigt och där konsulten var projektledare. Presentationen får ta maximalt 20 minuter. I presentationen skall följande frågor besvaras gällande det valda uppdraget: - Hur arbetade konsulten med kostnadsstyrningen? - Hur arbetade konsulten med tidsplaneringen? - Hur arbetade konsulten med riskanalyser? - Hur fick konsulten projektdeltagarna engagerade? - Hur arbetade konsulten med uppföljning? Efter presentationen kommer köparen att ställa följdfrågor. Under intervjun kommer följande att bedömas: Konsultens förmåga att göra en presentation. Uppfyllelse av skallkraven. Konsultens förmåga att representera Luleå Näringsliv. En grupp kommer att bedöma leverantörens svar under intervjun och därefter utvärderas leverantörens intervju utifrån följande bedömningskriterier: 1. Är uppgifterna i anbudet styrkta på ett trovärdigt sätt? 2. Har vi fått tydliga svar på våra frågor? 3. Har leverantören visat på god samarbetsförmåga internt och med kunden? 4. Har deras kunskaper motsvarat köparens krav? Bilagor 1. Projektansökan 2. Riktlinjer kommunikation Sida 6 av 6