Förfrågningsunderlag. Förfrågningsunderlag. Upphandlande organisation. 1 Allmänna föreskrifter Anna Vikman 15/6

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlande organisation Lulebo AB Upphandling Företagshälsovård Anna Vikman 15/6 Symbolförklaring: Sista anbudsdag: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen Förfrågningsunderlag 1 Allmänna föreskrifter 1.1 Kontroll av företagsuppgifter i Tendsign Innan ni börjar svara på denna förfrågan vill vi att ni säkerställer att det företag som ni svarar för i denna upphandling har uppdaterade uppgifter i TendSign ex företagsnamn, organisationsnummer, adress mm. Det är mycket viktigt att dessa uppgifter är uppdaterade och stämmer när ni lämnar in ert anbud. Våra uppgifter är kontrollerade och eventuellt uppdaterade. (/ svar) 1.2 Säljarens organisationsnummer Säljaren ska ange sitt organisationsnummer. Om säljaren avser att använda underleverantörer för fullföljandet av uppdraget/leveransen ska säljaren även ange organisationsnummer för dessa. Utländska företag ska bifoga motsvarande registreringsnummer i form av intyg eller certifikat som har utfärdats av behörig myndighet i det land de är registrerade. Ange organisationsnummer: (Fritextsvar) 1.3 Inledning Lulebo AB inbjuder Er härmed att lämna anbud på rubricerade. Lulebo AB benämns nedan som köparen och anbudsgivare som säljaren. Lulebo är ett kommunalägt bostadsbolag. Antalet anställda uppgår till ca 70 personer fördelade på huvudkontor och tre områdeskontor, lika många kvinnor som män. Bolaget äger och förvaltar drygt lägenheter, varav ca 1500 är studentlägenheter, och drygt 280 affärslokaler i de flesta av Luleås stadsdelar. Yttre skötsel och om- och tillbyggnad av fastigheterna upphandlas externt. Vår Vision Som kommunens eget bostadsbolag har vi en viktig roll i Luleås utveckling. Samtidigt är vi beroende av att bostadsmarknaden som helhet fungerar och att planeringen för nya områden har god framförhållning. Lika viktigt är att det finns andra aktörer som är beredda att investera och bygga nytt. För att förverkliga vår del i detta arbetar vi efter visionen där vi Utskrivet: :19 Sida 1 av 10

2 säger att vi är en klok framsynt samhällsbyggare. - KLOK är att ta hänsyn till alla tre hållbarhetsaspekterna sociala, ekonomiska och ekologiska, att vara en affärsmässig och ansvarsfull förvaltare, att agera demokratiskt, lyssna och samverka. - FRAMSYNT är att agera långsiktigt, att bygga sunda och friska hus, att vara en kunskapsbärare lokalt, att pröva nya tekniker och lösningar och vara en förebild på bostadsmarknaden. - SAMHÄLLSBYGGARE är att vara med och påverka utvecklingen genom att bygga, förädla och förvalta bostäder som gör Luleå till en bättre plats att leva och bo på. 1.4 Beskrivning av uppdraget Upphandlingen omfattar Lulebo AB s behov av företagshälsovård. Se verksamhetskrav (skall-krav). 1.5 Sista dag för att ställa frågor om upphandlingen Säljarens eventuella frågor gällande denna upphandling ska ställas via aktuell internetlänk som framgår av upphandlingsannonsen. Köparens aktuella upphandlingsannonser finns på Frågor som inkommer på annat sätt kommer inte att besvaras. Sista dag för att ställa frågor om upphandlingen är Sista anbudsdag Sista dag för inlämnande av anbud är Anbud bindande Anbud ska vara bindande tom Lämna anbud För att effektivisera hanteringen ska anbud lämnas elektroniskt (e-anbud), detta sker via den länk som framgår av upphandlingsannonsen. Köparen äger rätten att förkasta anbud som inkommer på annat sätt. Anbud ska vara på svenska och priser lämnade i svensk valuta SEK. Det är säljarens skyldighet att före anbudets avgivande noggrant förvissa sig om uppdragets beskaffenhet och utförande. Köparen friskriver sig från säljarens alla ersättningsanspråk som har sitt ursprung i nedlagt arbete vid anbudsgivning. Säljaren äger inte rätt till någon ersättning för tillkommande arbeten orsakade av omständigheter som säljaren genom noggrann förundersökning kunnat skaffa sig kännedom om. För det fall säljaren i anbudet hänvisar till andra allmänna bestämmelser än de i avtalsvillkoren angivna, så kommer anbudet inte att gå vidaretill Steg 3 Tilldelning av kontrakt. 1.9 Skattekontroll Skattekontroll kommer att göras av köparen. Samtliga anbudsgivare skall vara fria från skuld till skattemyndigheter och/eller Utskrivet: :19 Sida 2 av 10

3 kronofogdemyndigheten för svenska skatter och sociala avgifter samt inneha F-skattebevis Leverantörsförbindelse Leverantören förbinder sig att under anbudets giltighetstid på begäran av Lulebo AB underteckna upphandlingskontrakt (avtal) i enlighet med angivet anbud. Leverantören accepterar kravet (/ svar) 1.11 Prövning av anbud Inkomna anbud kommer att utvärderas i tre steg enligt: Steg 1 Uteslutning av säljare - Inkomna anbud kommer att granskas i enlighet med Lagen om offentlig upphandling (LOU) 10 kap. 1. Steg 2 Kvalificerande krav - Säljaren ska uppfylla köparens ställda ska-krav. - Säljaren ska inneha F-skattsedel vid anbudslämnandet och under hela avtalsperioden. Steg 3 Tilldelning av kontrakt Tilldelning av kontrakt sker enligt principen det ekonomiskt mest fördelaktiga. Anbuden i denna upphandling kommer att utvärderas enligt mervärdesmodellen. Se delen Mervärden Grunder för uteslutning En upphandlande myndighet ska enligt bestämmelser i LOU utesluta anbudsgivare från att delta i en offentlig upphandling, om myndigheten får kännedom om att anbudsgivaren enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för bland annat vissa typer ekonomisk eller organiserad brottslighet - se vidare 10 kap. 1 LOU. Intygar säljaren att denne enligt 10 kap. 1 LOU är fri från hinder för deltagande denna upphandling (/ svar) 1.13 Resurser och kompetens Säljaren skall ha resurser och kompetens för utförandet av uppdraget. Som bekräftelse på att kravet uppfylls skall beskrivning av säljarens uppdragsorganisation bifogas anbudet. Köparen gör bedömningen av säljarens resurser och kompetens för utförandet av uppdraget. De intyg och bevis angående anbudsgivare/leverantör som verifierar ovanstående bifogas som bilaga Uppdragsorganisation. (/ svar) 1.14 Upphandlingsform Denna upphandling genomförs enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) (SFS 2007:1091). Utskrivet: :19 Sida 3 av 10

4 Upphandlingen genomförs som: Förenklat förfarande 1.15 Ekonomisk och finansiell ställning Säljaren skall ha en stabil ekonomisk och finansiell ställning och stabilitet för aktuellt uppdrag. Säljarens senaste årsredovisning skall ha tillstyrkts utan anmärkning av revisor då sådan krävs (Gäller för samtliga företag vid konsortium). I de fall anmärkning finns, ska säljaren ändå anses uppfylla detta krav om säljaren lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att rättelse/åtgärd vidtagits, (skall bifogas anbudsansökan). Organisation eller nystartat företag kan uppfylla kravet genom att inge en beskrivning bestyrkt av oberoende kreditbedömningsinstitut eller auktoriserad revisor, som visar att företaget/organisationen har ekonomisk och finansiell ställning som uppfyller kraven. De intyg och bevis, Senaste årsredovisning med revisionsberättelse, angående säljaren som verifierar ovanstående bifogas anbudet (Bifogat dokument) 1.16 Ersättning för arbete vid anbudsgivning Upphandlande myndighet friskriver sig från anbudsgivarens alla ersättningsanspråk som har sitt ursprung i nedlagt arbete vid anbudsgivning Andra varor och tjänster Andra varor eller tjänster (och priset på dem) som inte täcks av kravspecifikationen och som kan vara av väsentligt intresse för köparen får bifogas lsäljarens anbud. Dessa varor och tjänster kommer inte att påverka anbudsutvärderingen. Köparen har rätt att avropa dessa varor och tjänster men är inte skyldig att göra det Sekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt sekretess-lagen till dess att beslut om tilldelning av kontrakt fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Nämnda uppgifter kan omfattas av sekretess även efter nämnda tid-punkt. Leverantörer som vill att sekretess skall råda även efter det att anbuds-sekretessen upphört skall skriftligen inkomma med begäran om sekretess, innehållande precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas leverantören om uppgifterna röjs. Alla uppgifter som leverantören vill sekretessbelägga lämnas i form av separata bilagor som enkelt kan avskiljas från övriga uppgifter i anbudet. Observera att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas Underrättelse om beslut När beslut om tilldelning av kontrakt är fattat skickar köparen underrättelse av beslut till samtliga anbudsgivare som lämnat anbud. Underrättelse om beslut skickas via e-post till den person som registrerat sig som anbudsgivare Säljaren accepterar köparens allmänna föreskrifter Säljaren accepterar köparens allmänna föreskrifter? 2 Avtalsvillkor Utskrivet: :19 Sida 4 av 10

5 Lulebo AB benämns nedan som köparen och leverantören benämns nedan som säljaren. 2.1 Handlingarnas inbördes ordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de sinsemellan i följande ordning: - Avtal - Upphandlingsprotokoll med ev. skriftliga ändringar och tillägg - Anbud - Förfrågningsunderlag med bilagor 2.2 Avtalstid Avtalet gäller från och med till och med Avtalet ger köparen möjlighet till tre års (3) förlängning och då med ett år (1) i taget. Vid förlängning av avtalet gäller det med oförändrade villkor. Vardera parten har rätt att säga upp avtalet i förtid med en ömsesidig uppsägningstid av sex månader. Den grundläggande principen skall dock vara att avtalet skall hållas varför starka skäl som grundar sig på omständigheter som inte kunnat förutses vid avtalsslutet, måste föreligga för att avtalet skall få sägas upp. För det fall ansökan om överprövning i förvaltningsrätt och eventuellt överklagande till högre instans, föranlett att avtalet inte börjat löpa den dag som angetts i förfrågningsunderlaget, förlängs avtalstiden med tid motsvarande förseningen. Oaktat ovanstående avtalsperiod äger köparen rätt att förlänga avtalsperioden i lämplig omfattning, dock högst ett (1) år, i det fall överprövning enligt lag om offentlig upphandling (2007:1091) föranleder försening vid kommande upphandling. 2.3 Omfattning Upphandlingen omfattar köparens behov av företagshälsovård. Detaljerat behov och omfattning framgår av Verksamhetskrav (skall-krav). Leverans ska kunna ske successivt under avtalsperioden. Vid större objekt förbehåller sig köparen rätten till separat upphandling. Anbud antas i helt skick. Köparen har för avsikt att teckna avtal med en säljare. Anbud ska lämnas på hela omfattningen. 2.4 Tillkommande och avgående personal Antalet anställda som ingår i uppdraget (ca 70 st tillsvidareanställda) kan under avtalstiden komma att ändras vid nyrekrytering eller avgång. Detta påverkar ingånget avtal vad gäller årlig fakturering. På grund av ändrade ägardirektiv från Luleå kommun som i dagsläget ej vunnit lagakraft kan köparens organisation minska i omfattning. 2.5 Underleverantörer Köparen förbehåller sig rätten att godkänna säljarens eventuella underleverantörer. Säljaren ansvarar för eventuella underleverantörers åtaganden. 2.6 Ansvar och försäkring I det fall säljaren är vållande till skada i samband med uppdragets utförande ska denne Utskrivet: :19 Sida 5 av 10

6 ansvara för personskador. Säljaren ska inneha en gällande ansvarsförsäkring. Det åligger säljaren att på egen bekostnad teckna och vidmakthålla sedvanlig ansvarsförsäkring. 2.7 Pris Leverantören ska ange ett totalpris (SEK/person och år) för genomförande av uppdraget. Inga andra kostnader får tillkomma. 2.8 Mervärdesskatt Priser anges exklusive mervärdesskatt. 2.9 Prisjusteringsklausul Pris ska gälla fast utan indexreglering till och med Prisändring får därefter ske per den1/1 varje år. Basmånad är anbudsmånad. Beräkningen ska göras på senast kända index. Säljarens förslag till prisändring sänds skriftligen till köparen 30 dagar före genomförandet. Köparen ska skriftligen godkänna säljarens begäran om prisändring. Om köparen inte godkänner ändringarna gäller avtalet med oförändrade villkor Ändringar och tillägg Parterna ska skriftligen komma överens om ändringar och tillägg Fakturering Faktura ska innehålla uppgift om beställarens namn, referensnummer, telefonnummer, leveransdag och eventuellt beställningsnummer. Fakturering skall ske halvårsvis i förskott. Eventuella justeringar med hänsyn till avgångar och nyanställningar görs vid nästkommande faktureringstillfälle. I de fall där säljaren överlåter faktureringen till tredje part ska säljaren skriftligen ange till köparen vem som tar emot betalningen i säljarens ställe och till vem köparen således betalar med befriande verkan. Köparen godkänner inte samlingsfakturor. Köparens fakturor ska skickas elektroniskt pdf-faktura (om eventuella bilagor så ska dessa levereras i samma fil). Leverantören skall skicka fakturorna till epostfaktura.pdfinbox@lulebo.se Avgifter Fakturerings-, expeditions-, eller motsvarande kostnader godkänns inte Dröjsmålsränta Eventuell dröjsmålsränta ska debiteras enligt bestämmelserna i Räntelagen (SFS 1975:635). Dröjsmålsräntor understigande eller lika med 50 kr per faktura beaktas ej Betalningsvillkor Betalning sker 30 dagar efter godkänd leverans och faktura. Korrekt faktura som är köparen tillhanda under perioden 1/7 t o m 1/8 betalas den 31/8. Säljaren äger inte rätt till ränteersättning för dessa fakturor. Utskrivet: :19 Sida 6 av 10

7 2.15 Tvist Tvist om tolkning av avtalsbestämmelser ska i första hand lösas genom förhandlingar parterna emellan. Där oenighet fortfarande kvarstår ska tvist avgöras av domstol i Luleå. I avvaktan på att tvist löses har köparen tolkningsföreträde Hävande Köparen äger rätt att häva tecknat avtal med omedelbar verkan: - Om säljaren inte utför sina åtaganden och rättelse inte sker utan dröjsmål efter skriftlig påminnelse. - Om säljaren försätts i konkurs, likvidation eller för övrigt är på sådant obestånd att denne inte kan förväntas fullgöra sina skyldigheter. - Om säljaren inte redovisar eller betalar skatter och avgifter. - Om säljaren inte fullgör andra förpliktelser gentemot det allmänna som följer av lag eller lagakraftvunnen dom eller domslut. - Om säljaren inte innehar för uppdragets utförande nödvändiga tillstånd och godkännanden och inte omedelbart införskaffar sådant. Säljaren äger rätt att häva tecknat avtal med omedelbar verkan: - Om köparen i väsentligt hänseende låter bli att fullgöra sina åtaganden och rättelser inte sker utan dröjsmål efter skriftlig påminnelse Sociala krav Säljaren, eller underleverantör som denna anlitar, får inte vid utförandet av uppdraget diskriminera någon på grund av kön, sexuell läggning, etnicitet, funktionshinder, ålder, religion eller annan trosuppfattning eller av sådana skäl otillbörligt särbehandla arbetstagare eller arbetssökande. Därtill ska säljare eller underleverantör säkerställa att produktionen av upphandlade varor har skett på ett sätt som är förenligt med ILO:s kärnkonventioner om grundläggande rättigheter i arbetslivet. Köparen kommer i upphandling att ta vederbörlig hänsyn till Barnkonventionens regler. Köparen kräver att företag inte använder sig av barnarbete vid framställning av produkterna. Fullgör inte säljaren sina skyldigheter enligt första och andra stycket skall säljaren betala ett vite på upp till ett halvt prisbasbelopp enligt lagen 1962:381 om allmän försäkring som gäller vid tidpunkten för avtalets tecknande. Beställaren bestämmer vitets storlek utifrån vad som är skäligt med hänsyn till säljarens avtalsbrott. Beställaren kan avstå från att utkräva vite om säljarens bristande uppfyllelse är ringa. Vitet förfaller till betalning vid anfordran. Upplupet vite får avräknas från den avtalade ersättningen för uppdraget Förbehåll Enligt Lagen om offentlig upphandling (2007:1091), får köparen inte ingå avtal förrän fristen för avtalsspärr är utgången. Köparens undertecknande är en förutsättning för bundenhet av avtalet Godkännande av avtalsvillkor Säljaren accepterar köparens avtalsvillkor? (/ svar) Utskrivet: :19 Sida 7 av 10

8 3 Verksamhetskrav (skall-krav) 3.1 Allmänt Säljaren ska uppfylla följande krav (skall-krav): Lokaliteten för samtliga nedanstående tjänster skall vara placerad inom Luleå Kommun. Ange i kommentarsfältet adress eller på vilket sätt kravet uppfylles. (/ svar) 3.2 Medicinsk hälsokontroll Leverantören ska uppfylla följande krav (skall-krav): Allmänt Köparens personal, för närvarande 70 st tillsvidareanställda av dessa är 31 st män och 37 st kvinnor (2 vakanta), skall erbjudas hälsokontroller. En större hälsokontroll där man skall kontrollerar blodtryck, puls, längd, vikt, BMI, hörsel, EKG, och följande blodprover: sänka, blodfetter, blodvärde, blodsocker, leverprover, PSA (prostataprov) för män över 50 år, TSH (ämnesomsättningsprov) för kvinnor. Vid behov skall även syn och urinprov kontrolleras. (/ svar) Ett frågeformulär med frågor rörande livsstil, alkohol och tobaksvanor, psykisk hälsa, psykosocial och fysisk arbetsmiljö skall tillhandahållas och lämnas till personalen inför hälsokontroll. (/ svar) Uppföljning skall ske via ett läkarbesök vid ett separat tillfälle då provsvaren för alla över 50 år är klara. (/ svar) Anställda under 50 år skall erhålla en skriftlig återkoppling av hälsokontrollen. Den anställde skall dock ha rätt till ett separat läkarbesök om så önskas. (/ svar) Upptäcks avvikande provsvar på hälsokontrollen skall återbesök ske hos ansvarig läkare. Vid behov skall personen remitteras vidare inom sjukvården. (/ svar) Kontrollerna skall utföras återkommande men är åldersberoende. Anställda under 50 år skall kallas vart annat år och anställda över 50 år skall kallas varje år. (/ svar) Säljaren skall årligen efter hälsokontrollerna redovisa hälsoläget med förslag på förbättringar/åtgärder. (/ svar) Utskrivet: :19 Sida 8 av 10

9 3.3 Sköterskerådgivning, allmän- och specialistläkare Säljaren ska uppfylla följande krav (skall-krav): Säljarens sjuksköterskor skall finnas till hands för att svara på medicinska frågor, under ordinarie öppettider, och boka tid till läkare om det är nödvändigt. (/ svar) Alla besök till allmän- och specialistläkare skall vara inkluderat i offererat pris/anställd. (/ svar) Säljaren skall tillhanda hålla ett "VIP" nummer dit all personal kan ringa under ordinarie öppettider. (/ svar) Vid behov av allmän- och specialistläkare skall väntetiden för besök inte överstiga fem (5) arbetsdagar. (/ svar) 3.4 Vaccinationer Leverantören ska uppfylla följande krav (skall-krav): Säljaren skall kunna erbjuda vaccinationsservice till Lulebo ABs personal. Priser och eventuella rabatter anges i separat prislista. (Bifogat dokument) 3.5 Övrigt tjänsteutbud Priser på övriga tjänster och eventuella rabatter anges i separat prislista som skall bifogas anbudet. (Bifogat dokument) 3.6 Acceptans Säljaren har läst, förstått och accepterar köparens samtliga krav (skall-krav). (/ svar) 4 Pris 4.1 Totalpris Säljaren ska ange ett totalpris för komplett uppdrag (SEK/person och år). Ange totalpris för komplett uppdrag (SEK/person och år). (Prisruta) 100,00 % 5 Mervärden 5.1 Mervärdesmodellen Utskrivet: :19 Sida 9 av 10

10 Anbuden i denna upphandling kommer att utvärderas enligt Mervärdesmodellen: Definitioner: Mervärde Det ekonomiska värde som tillmäts de utvärderingskriterier, vid sidan av priset, som bedöms vid utvärdering av anbud enligt principen det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet Maximalt mervärde Det belopp uttryckt i kronor ett mervärde kan uppgå till. Jämförelsesumma Anbudssumma minskad med det mervärde ett anbud erhåller vid anbudsprövningen. Beskrivning Mervärdesmetoden bygger på principen att de utvärderingskriterier utöver pris som bedöms i utvärderingen, ges ett mervärde i kronor och att detta värde anges i förfrågningsunderlaget. Härigenom läggs grunden för en medveten och affärsmässig avvägning mellan priset och angivna utvärderingskriterier. Dessutom klargör den upphandlande myndigheten för anbudsgivarna vilket ekonomiskt värde som tillmäts de olika utvärderingskriterierna. Varje utvärderingskrav värderas för sig och åsätts ett ekonomiskt värde i kronor. Det totala maximala mervärdet erhålls genom att summera samtliga mervärden. Vid utvärdering av anbuden måste utvärderingskraven betygsättas på en lämplig skala. Mervärdena subtraheras från den nollställda anbudssumman. Resultatet betecknas anbudets jämförelsesumma. Anbudet med den lägsta jämförelsesumman är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. 5.2 Säljarens beskrivning av anbudets mervärden Säljaren ska besvara följande frågor. Varje fråga viktas separat. Viktningen framgår för respektive fråga. Säljaren finns lokaliserad (besökstället för köparens personal)? (Fasta svarsalternativ) Inom Luleå centrum (centrumhalvön) Inom Luleå tätort Inom Luleå Kommun Personalen hos köparen är garanterad besökstid hos säljarens allmän- och specialistläkare inom? (Fasta svarsalternativ) Inom en (1) arbetsdag Inom två (2) arbetsdag Inom tre (3) arbetsdag Inom fyra (4) arbetsdag Inom fem (5) arbetsdag (skall-krav) 1 200,00 SEK 400,00 SEK Utskrivet: :19 Sida 10 av 10