Förfrågningsunderlag Upphandlingsansvarig Upphandling Symbolförklaring: Förfrågningsunderlag 1. Allmänna föreskrifter 1.1.

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlingsansvarig Upphandling Lulebo AB Företagshälsovård Anna Vikman 11/47 Sista anbudsdag: :59 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen Förfrågningsunderlag 1. Allmänna föreskrifter 1.1. Inledning Lulebo AB är ett kommunalägt bostadsföretag. Antalet tillsvidareanställda uppgår för närvarande till 70 st, av dessa är 33 st män och 37 st kvinnor, fördelade på huvudkontor och tre områdeskontor. Bolaget äger och förvaltar närmare lägenheter, varav ca är studentbostäder, och drygt 280 affärslokaler i de flesta av Luleås stadsdelar. Yttre skötsel och om- och tillbyggnad av fastigheterna upphandlas externt. Lulebo AB: s primära uppgift är att tillhandahålla och erbjuda luleåborna bra bostäder med god boendemiljö och service. Bolaget är en kundstyrd organisation vars policy är att sätta kunden i centrum Beskrivning av uppdraget Upphandlingen omfattar Lulebo AB s behov av företagshälsovård. Se verksamhetskrav (skall-krav) Förtydligande och komplettering av förfrågningsunderlag Det är av stor vikt att Ni har kontinuerlig e-post bevakning av e-post-adressen som angetts. Till denna E-postadress kommer det att skickas information om upphandlingen. Exempelvis: Aviseringar om tilläggsskrivelser/kompletteringar Aviseringar om ev. förlängning av anbudstiden Svar på ställda frågor Tilldelning Leverantör som beställt förfrågningsunderlaget via annan part ansvarar själv för att kontrollera om några förtydliganden och kompletteringar distribuerats Frågor och svar Frågor: Utskrivet: :20 Sida 1 av 11

2 Alla frågor beträffande denna upphandling kan endast ställas via den i annonsen angivna länken fram till Frågor som inkommer på annat sätt kommer inte att besvaras. Svar: Svar och andra uppgifter om upphandlingen, under anbudstiden, delges registrerade anbudsgivare via samma länk senast kl. 15:00. Innan anbud lämnas skall därför anbudsgivaren kontrollera om nya uppgifter om upphandlingen tillkommit Lämna anbud För att effektivisera hanteringen skall anbud lämnas i digital form (e-anbud), detta sker via den länk som ni erhållit i samband med beställningen av aktuell upphandling. Det är Leverantörens skyldighet att före anbudets avgivande noggrant förvissa sig om uppdragets beskaffenhet och utförande. Leverantören ska vara fullt förtrogen med de faktorer och förhållanden som kan påverka uppdraget. Leverantören äger inte rätt till någon ersättning för tillkommande arbeten orsakade av omständigheter som Leverantören genom noggrann förundersökning kunnat skaffa sig kännedom om Anbudsformat Anbud skall lämnas digitalt via erhållen länk för anbudslämning. Eventuella bilagor ska sparas digitalt i allmänt kända format t ex: pdf, doc, xls, ppt, txt, jpg, tif, m.fl. Enskilda filer (dokument) bör inte överskrida 25 MB. Undvik att spara filer i komprimerad mapp i så kallat zip- eller rar-format Skattekontroll Skattekontroll kommer att göras av Lulebo AB. Samtliga anbudsgivare skall vara fria från skuld till skattemyndigheter och/eller kronofogdemyndigheten för svenska skatter och sociala avgifter samt inneha F-skattebevis Leverantörsförbindelse Leverantören förbinder sig att under anbudets giltighetstid på begäran av Lulebo AB underteckna upphandlingskontrakt (avtal) i enlighet med angivet anbud. Leverantören accepterar kravet (/ svar) 1.9. Prövning av anbud Inkomna anbud kommer att utvärderas i tre steg uteslutningsfasen, kvalificeringsfasen och utvärderingsfasen. Steg 1 Uteslutning av leverantör Omständigheter som skall medföra uteslutning av leverantörer Enligt LOU (2007:1091) 10 Kap. 1. Ledande personer hos Leverantören/Företaget eller del avföretaget som står för anbudet får ej vara: 1. Medlem i kriminell organisation enligt definition artikel 2.1 i rådets gemensamma åtgärder 98/773/RIF. 2. Dömd för bestickning enligt definition i artikel 3 i rådets gemensamma åtgärder Utskrivet: :20 Sida 2 av 11

3 98/742/RIF. 3. Dömd för bedrägeri i den mening som avses i artikel 1 i konventionen om skydd av Europeiska gemenskapernas finansiella intressen. 4. Dömd för penninghäleri enligt 9 kap. 6a brottsbalken. Omständigheter som får medföra uteslutning av leverantörer enligt LOU (2007:1091) 10 Kap. 2. Företaget/Leverantören och/eller personer i företagsledande ställning inom Företaget/Leverantören får ej vara: 1. I konkurs, under tvångsförvaltning eller likvidation. 2. Föremål för ackord, inställt betalningarna eller har näringsförbud. 3. Skyldig till allvarligt fel i yrkesutförandet som vi kan påvisa. 4. Dömd för brott avseende sitt yrkesutövande. 5. I skuld gällande socialförsäkringsavgifter. Steg 2 Kvalificerande krav 1. Leverantören ska uppfylla Lulebo ABs ställda skall-krav. 2. Leverantören ska inneha F-skattsedel vid anbudslämnandet och under hela avtalsperioden. 3. Leverantörens erläggande av allmänna avgifter. Leverantörer som har oreglerade skatteskulder kommer att diskvalificeras. Steg 3 Tilldelning av kontrakt I utvärderingsfasen utvärderas de anbud som gått vidare från kvalificeringsfasen. Mervärdesmodell enligt Opic/TendSign: Anbuden i denna upphandling kommer att utvärderas enligt Mervärdesmodellen: Definitioner: Mervärde Det ekonomiska värde som tillmäts de utvärderingskriterier, vid sidan av priset, som bedöms vid utvärdering av anbud enligt principen det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet Maximalt mervärde Det belopp uttryckt i kronor ett mervärde kan uppgå till. Jämförelsesumma Anbudssumma minskad med det mervärde ett anbud erhåller vid anbudsprövningen. Beskrivning Mervärdesmetoden bygger på principen att de utvärderingskriterier utöver pris som bedöms i utvärderingen, ges ett mervärde i kronor och att detta värde anges i förfrågningsunderlaget. Härigenom läggs grunden för en medveten och affärsmässig avvägning mellan priset och angivna utvärderingskriterier. Dessutom klargör den upphandlande myndigheten för anbudsgivarna vilket ekonomiskt värde som tillmäts de olika utvärderingskriterierna. Varje utvärderingskrav värderas för sig och åsätts ett ekonomiskt värde i kronor. Det totala maximala mervärdet erhålls genom att summera samtliga mervärden. Vid utvärdering av anbuden måste utvärderingskraven betygsättas på en lämplig skala. Mervärdena Utskrivet: :20 Sida 3 av 11

4 subtraheras från den nollställda anbudssumman. Resultatet betecknas anbudets jämförelsesumma. Anbudet med den lägsta jämförelsesumman är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Härmed intygas att anbudsgivare och företrädare för denne är fri för hinder enligt 10 kap 1 LOU. (/ svar) Härmed intygas att anbudsgivare och företrädare för denne är fri för hinder enligt 10 kap 2 LOU. (/ svar) Resurser och kompetens Leverantör skall ha resurser och kompetens för utförandet av uppdraget. Som bekräftelse på att kravet uppfylls skall beskrivning av företagets uppdragsorganisation bifogas anbudet. Lulebo AB gör bedömningen av leverantörens resurser och kompetens för utförandet av uppdraget. De intyg och bevis angående anbudsgivare/leverantör som verifierar ovanstående bifogas som bilaga Uppdragsorganisation. (/ svar) Ekonomisk och finansiell ställning Anbudsgivaren skall ha en stabil ekonomisk och finansiell ställning och stabilitet för aktuellt uppdrag. Anbudsgivarens senaste årsredovisning skall ha tillstyrkts utan anmärkning av revisor då sådan krävs (Gäller för samtliga företag vid konsortium). I de fall anmärkning finns, ska anbudssökande ändå anses uppfylla detta krav om anbudssökanden lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att rättelse/åtgärd vidtagits, (skall bifogas anbudsansökan). Organisation eller nystartat företag kan uppfylla kravet genom att inge en beskrivning bestyrkt av oberoende kreditbedömningsinstitut eller auktoriserad revisor, som visar att företaget/organisationen har ekonomisk och finansiell ställning som uppfyller kraven. De intyg och bevis, Senaste årsredovisning med revisionsberättelse, angående anbudsgivare som verifierar ovanstående bifogas anbudet (/ svar) Upphandlingsform Denna upphandling genomförs enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). Förenklad upphandling: Upphandling där alla leverantörer har rätt att delta. Deltagande leverantörer ska lämna skriftliga anbud och den upphandlande myndigheten får förhandla med en eller flera leverantörer. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Utskrivet: :20 Sida 4 av 11

5 1.13. Ersättning för arbete vid anbudsgivning Upphandlande myndighet friskriver sig från anbudsgivarens alla ersättningsanspråk som har sitt ursprung i nedlagt arbete vid anbudsgivning Sista anbudsdag Sista dag för inlämnande av anbud är Anbud bindande Anbud ska vara bindande tom Andra varor och tjänster Andra varor eller tjänster (och priset på dem) som inte täcks av kraven och som kan vara av väsentligt intresse för Lulebo får bifogas leverantörens anbud. Dessa varor och tjänster kommer inte att påverka anbudsutvärderingen. Lulebo har rätt att avropa dessa varor och tjänster men är inte skyldig att göra det Sekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt sekretess-lagen till dess att beslut om tilldelning av kontrakt fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Nämnda uppgifter kan omfattas av sekretess även efter nämnda tid-punkt. Leverantörer som vill att sekretess skall råda även efter det att anbuds-sekretessen upphört skall skriftligen inkomma med begäran om sekretess, innehållande precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas leverantören om uppgifterna röjs. Alla uppgifter som leverantören vill sekretessbelägga lämnas i form av separata bilagor som enkelt kan avskiljas från övriga uppgifter i anbudet. Observera att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas Underrättelse om beslut När beslut om tilldelning av kontrakt är fattat skickar Lulebo underrättelse av beslut till samtliga anbudsgivare. Underrättelse om beslut skickas via e-post till den person som registrerat sig som intressent/anbudsgivare Avbrytande av upphandlingen Upphandlingen kan avbrytas om inget anbud motsvarar ställda krav eller om anbuden innefattar för höga priser (t.ex. överstiger budgeterade medel) eller på annat sätt är oförmånliga kan upphandlingen avbrytas och samtliga anbud förkastas. Om upphandlingen avbryts kommer samtliga anbudsgivare att underrättas om detta. Anbudsgivare har ingen rätt till ersättning vid avbruten upphandling. 2. Avtalsvillkor 2.1. Parter Mellan Lulebo AB organisationsnummer: och (Leverantören), organisationsnummer:xxxxxx-xxxx, har följande avtal träffats Handlingarnas inbördes ordning Utskrivet: :20 Sida 5 av 11

6 Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de sinsemellan i följande ordning: - Avtal - Upphandlingsprotokoll med ev. skriftliga ändringar och tillägg - Anbud - Förfrågningsunderlag med bilagor 2.3. Avtalstid Avtalet gäller från och med till och med Avtalet ger Lulebo AB möjlighet till tre års (3) förlängning och då med ett år (1) i taget. Vid förlängning av avtalet gäller det med oförändrade villkor. Vardera parten har rätt att säga upp avtalet i förtid med en ömsesidig uppsägningstid av tre månader. Den grundläggande principen skall dock vara att avtalet skall hållas varför starka skäl som grundar sig på omständigheter som inte kunnat förutses vid avtalsslutet, måste föreligga för att avtalet skall få sägas upp. För det fall ansökan om överprövning i förvaltningsrätt och eventuellt överklagande till högre instans, föranlett att avtalet inte börjat löpa den dag som angetts i förfrågningsunderlaget, förlängs avtalstiden med tid motsvarande förseningen. Oaktat ovanstående avtalsperiod äger Lulebo AB rätt att förlänga avtalsperioden i lämplig omfattning, dock högst ett (1) år, i det fall överprövning enligt lag om offentlig upphandling (2007:1091) föranleder försening vid kommande upphandling Omfattning Upphandlingen omfattar Lulebo AB s behov av företagshälsovård. Detaljerat behov och omfattning framgår av Verksamhetskrav (skall-krav). Leverans ska kunna ske successivt under avtalsperioden. Vid större objekt förbehåller sig Lulebo rätten till separat upphandling. Anbud antas i helt skick. Lulebo har för avsikt att teckna avtal med en leverantör Anbud ska lämnas på hela omfattningen Tillkommande och avgående personal Antalet anställda som ingår i uppdraget (70 st tillsvidareanställda) kan under avtalstiden komma att ändras vid nyrekrytering eller avgång. Detta påverkar ingånget avtal vad gäller årlig fakturering Underleverantörer Lulebo AB förbehåller sig rätten att godkänna leverantörens eventuella underleverantörer. Leverantören ansvarar för eventuella underleverantörers åtaganden Ansvar och försäkring I det fall Leverantören är vållande till skada i samband med uppdragets utförande ska denne ansvara för personskador. Leverantören ska inneha en gällande ansvarsförsäkring. Det åligger Leverantören att på egen bekostnad teckna och vidmakthålla sedvanlig Utskrivet: :20 Sida 6 av 11

7 ansvarsförsäkring Pris Leverantören ska ange ett totalpris (SEK/person och år) för genomförande av uppdraget. Inga andra kostnader får tillkomma Mervärdesskatt Priser anges exklusive mervärdesskatt Prisjusteringsklausul Pris ska gälla fast utan indexreglering till och med Prisändring får därefter ske per den1/1 varje år. Basmånad är anbudsmånad. Beräkningen ska göras på senast kända index. Leverantörens förslag till prisändring sänds skriftligen till Lulebo 30 dagar före genomförandet. Lulebo ska skriftligen godkänna leverantörens begäran om prisändring. Om Lulebo inte godkänner ändringarna gäller avtalet med oförändrade villkor Ändringar och tillägg Parterna ska skriftligen komma överens om ändringar och tillägg Fakturering Faktura ska innehålla uppgift om beställarens namn, referensnummer, telefonnummer, leveransdag och eventuellt beställningsnummer. Fakturering skall ske halvårsvis i förskott. Eventuella justeringar med hänsyn till avgångar och nyanställningar görs vid nästkommande faktureringstillfälle. Fakturering får inte överlåtas på tredje part utan Lulebo AB godkännande Avgifter Fakturerings-, expeditions-, eller motsvarande kostnader ska inte tillkomma Dröjsmålsränta Eventuell dröjsmålsränta ska debiteras enligt räntelagens bestämmelser. Dröjsmålsräntor understigande eller lika med 50 kr per faktura beaktas ej Betalningsvillkor Betalning sker 30 dagar efter godkänd leverans och faktura. Om faktura inkommer mellan den 15 juni-31 juli betalas den tidigast 31 augusti Tvist Tvist om tolkning av avtalsbestämmelser ska i första hand lösas genom förhandlingar parterna emellan. Där oenighet fortfarande kvarstår ska tvist avgöras av domstol i Luleå. I avvaktan på att tvist löses har Lulebo tolkningsföreträde. Utskrivet: :20 Sida 7 av 11

8 2.17. Hävande Lulebo AB äger rätt att häva tecknat avtal med omedelbar verkan: Om Leverantören i väsentligt hänseende inte utför sina åtaganden och rättelse inte sker utan dröjsmål efter skriftlig påminnelse. Om Leverantören försätts i konkurs, likvidation eller för övrigt är på sådant obestånd att denne inte kan förväntas fullgöra sina skyldigheter. Om Leverantören inte betalar skatter eller fullgör andra förpliktelser gentemot det allmänna som följer av lag eller lagakraftvunnen dom eller domslut. Om Leverantören inte innehar för uppdragets utförande nödvändiga tillstånd och godkännanden och inte omedelbart införskaffar sådant. Leverantören äger rätt att häva tecknat avtal med omedelbar verkan: Om Lulebo AB i väsentligt hänseende låter bli att fullgöra sina åtaganden och rättelser inte sker utan dröjsmål efter skriftlig påminnelse Förbehåll Lulebo AB:s undertecknande av upphandlingskontraktet (avtalet) kommer inte att ske förrän tiden för överprövning, enligt lagen om offentlig upphandling (2007:1091) gått ut. Lulebo AB:s undertecknande är en förutsättning för bundenhet av avtalet Undertecknande Avtalet har upprättats i två likalydande exemplar där parterna har tagit var sitt. Staden 20xx-xx-xx Leverantören AB Namn Luleå 20xx-xx-xx Lulebo AB Namn Godkännande av avtalsvillkor Leverantören har läst, förstått och accepterar Lulebos avtalsvillkor. (/ svar) 3. Verksamhetskrav (skall-krav) 3.1. Allmänt Utskrivet: :20 Sida 8 av 11

9 Leverantören ska uppfylla följande krav (skall-krav): Lokaliteten för samtliga nedanstående tjänster skall vara placerad inom Luleå Kommun. Ange i kommentarsfältet adress eller på vilket sätt kravet uppfylles. (/ svar) 3.2. Medicinsk hälsokontroll Leverantören ska uppfylla följande krav (skall-krav): Allmänt Lulebo ABs personal, för närvarande 70 st tillsvidareanställda av dessa är 33 st män och 37 st kvinnor, skall erbjudas hälsokontroller. En större hälsokontroll där man skall kontrollerar blodtryck, puls, längd, vikt, BMI, hörsel, EKG, och följande blodprover: sänka, blodfetter, blodvärde, blodsocker, leverprover, PSA (prostataprov) för män över 50 år, TSH (ämnesomsättningsprov) för kvinnor. Vid behov skall även syn och urinprov kontrolleras. (/ svar) Ett frågeformulär med frågor rörande livsstil, alkohol och tobaksvanor, psykisk hälsa, psykosocial och fysisk arbetsmiljö skall tillhandahållas och lämnas till personalen inför hälsokontroll. (/ svar) Uppföljning skall ske via ett läkarbesök vid ett separat tillfälle då provsvaren för alla över 50 år är klara. (/ svar) Anställda under 50 år skall erhålla en skriftlig återkoppling av hälsokontrollen. Den anställde skall dock ha rätt till ett separat läkarbesök om så önskas. (/ svar) Upptäcks avvikande provsvar på hälsokontrollen skall återbesök ske hos ansvarig läkare. Vid behov skall personen remitteras vidare inom sjukvården. (/ svar) Kontrollerna skall utföras återkommande men är åldersberoende. Anställda under 50 år skall kallas vart annat år och anställda över 50 år skall kallas varje år. (/ svar) Leverantören skall årligen efter hälsokontrollerna redovisa hälsoläget med förslag på förbättringar/åtgärder. (/ svar) Utskrivet: :20 Sida 9 av 11

10 3.3. Sköterskerådgivning, allmän- och specialistläkare Leverantören ska uppfylla följande krav (skall-krav): Leverantörens sjuksköterskor skall finnas till hands för att svara på medicinska frågor, under ordinarie öppettider, och boka tid till läkare om det är nödvändigt. (/ svar) Alla besök till allmän- och specialistläkare skall vara inkluderat i offererat pris/anställd. (/ svar) Leverantören skall tillhanda hålla ett "VIP" nummer dit all personal kan ringa under ordinarie öppettider. (/ svar) Vid behov av allmän- och specialistläkare skall väntetiden för besök inte överstiga fem (5) arbetsdagar. (/ svar) 3.4. Vaccinationer Leverantören ska uppfylla följande krav (skall-krav): Leverantören skall kunna erbjuda vaccinationsservice till Lulebo ABs personal. Priser och eventuella rabatter anges i separat prislista. (/ svar) 3.5. Övrigt tjänsteutbud Priser på övriga tjänster och eventuella rabatter anges i separat prislista som skall bifogas anbudet. (/ svar) 3.6. Acceptans Leverantören har läst, förstått och accepterar Lulebos samtliga krav (skall-krav). (/ svar) 4. Pris 4.1. Totalpris Leverantören ska ange ett totalpris för komplett uppdrag (SEK/person och år). Ange totalpris för komplett uppdrag (SEK/person och år). (Prisruta) % 100,00 5. Mervärden Utskrivet: :20 Sida 10 av 11

11 5.1. Mervärdesmodellen Anbuden i denna upphandling kommer att utvärderas enligt Mervärdesmodellen: Definitioner: Mervärde Det ekonomiska värde som tillmäts de utvärderingskriterier, vid sidan av priset, som bedöms vid utvärdering av anbud enligt principen det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet Maximalt mervärde Det belopp uttryckt i kronor ett mervärde kan uppgå till. Jämförelsesumma Anbudssumma minskad med det mervärde ett anbud erhåller vid anbudsprövningen. Beskrivning Mervärdesmetoden bygger på principen att de utvärderingskriterier utöver pris som bedöms i utvärderingen, ges ett mervärde i kronor och att detta värde anges i förfrågningsunderlaget. Härigenom läggs grunden för en medveten och affärsmässig avvägning mellan priset och angivna utvärderingskriterier. Dessutom klargör den upphandlande myndigheten för anbudsgivarna vilket ekonomiskt värde som tillmäts de olika utvärderingskriterierna. Varje utvärderingskrav värderas för sig och åsätts ett ekonomiskt värde i kronor. Det totala maximala mervärdet erhålls genom att summera samtliga mervärden. Vid utvärdering av anbuden måste utvärderingskraven betygsättas på en lämplig skala. Mervärdena subtraheras från den nollställda anbudssumman. Resultatet betecknas anbudets jämförelsesumma. Anbudet med den lägsta jämförelsesumman är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet Leverantörens beskrivning av anbudets mervärden Leverantören ska besvara följande frågor. Varje fråga viktas separat. Viktningen framgår för respektive fråga. Leverantören finns lokaliserad (besökstället för Lulebo ABs personal)? (Fasta svarsalternativ) Inom Luleå centrum (centrumhalvön) Inom Luleå tätort Inom Luleå Kommun Personalen på Lulebo AB är garanterad besökstid hos leverantörens allmän- och specialistläkare inom? (Fasta svarsalternativ) Inom en (1) arbetsdag Inom två (2) arbetsdag Inom tre (3) arbetsdag Inom fyra (4) arbetsdag Inom fem (5) arbetsdag (skall-krav) SEK 300,00 SEK 300,00 Utskrivet: :20 Sida 11 av 11