1 (2) Landstingets revisorer 2006-12-19 Dnr REV/30/06 Revisionschef Lennart Ledin Tfn: 063-14 75 27 Landstingsstyrelsen Redovisning av resor vid studiebesök, kurser och konferenser m m Revisionskontoret har på uppdrag av oss granskat och bedömt om resor i samband med studiebesök, personalsociala aktiviteter, kurser och konferenser etc uppfyller landstingets policys, skatte- och andra typer av regler. Samtidigt har granskningen av den interna kontrollen i rutinerna för skanning som genomfördes under hösten 2005 följts upp. Granskningarna har för kontorets räkning utförts av auktoriserad revisor Carina Ringdahl, Deloitte. Rapport över resultatet av granskningen lämnas till landstingsdirektören och övriga berörda ansvariga genom revisionschefens försorg. Granskningen har omfattat ett stickprov på 161 st fakturor som representerar samtliga landstingets verksamheter och som rör kostnader för förrättningar av det slag som inledningsvis nämns. Resultatet av granskningen visar sammanfattningsvis att: Även om det sedan förra granskningen har blivit en förbättring, trots att några påtagliga åtgärder inte har vidtagits, så saknades fullständiga uppgifter på ca hälften av de granskade fakturorna (på 65 procent vid förra granskningstillfället). En del av de ofullständiga fakturorna saknade tillräcklig information både om vad fakturan avsåg, vilka som deltagit och syftet med förrättningen. I ett 20-tal fall har vi begärt och fått in kurs-/konferensprogram där detta inte funnits med som kompletterande information till fakturorna. Hälften av de program som vi begärde in behöver enligt vår bedömning kompletteras ytterligare för att det skall gå att avgöra om de uppfyller skattelagstiftningens krav. Bland annat saknas en mer utförlig förklaring till varför aktiviteten ägt rum. I något fall skulle både resmål respektive koppling till verksamheten kunna ifrågasättas. Fortfarande behöver anvisningarna enligt vår mening förtydligas och utvecklas. Bland annat när det gäller hur olika aktiviteter skall konteras och vilken kompletterande information som skall lämnas till fakturorna när det gäller bland annat representation inkl representation med alkohol, resor vid studiebesök, kurser, konferenser m m.
Jämtlands läns landsting Landstingets revisorer 2006-12-19 2 (2) Olika anvisningar och regler som rör området föreslår vi också samlas på ett ställe på intranet. Det bör kunna öka förutsättningarna för att regler och anvisningar blir bättre kända av attestanter och övriga berörda och därmed bidra till att redovisningen framdeles bättre uppfyller föreskrifterna i lagen om kommunal redovisning, god redovisningssed och landstingets interna regelverk. Vi föreslår att landstingsstyrelsen uppdrar till landstingsdirektören att vidta de åtgärder i sammanhanget som krävs för att förbättra rutiner och anvisningar. Medarbetarna vid vårt revisionskontor är beredda att i överläggningar med ansvariga tjänstemän ytterligare kommentera rapportens iakttagelser, bedömningar och förslag. För Jämtlands läns landstings revisorer Nils-Gunnar Molin Ordförande Viola Ekavall V ordförande Kopia till Landstingsdirektören Bitr. landstingsdirektören Chefen för landstingsservice Ekonomichefen i landstingsdirektörens stab Chefen för ekonomienheten i landstingsservice H:\Mina Dokument\aa-Pågående\aaa_tillhemsidan\Resor\RR Resor m m Rev skr LS.doc
Rapport över granskning av redovisning av resor vid studiebesök, kurser, konferenser m.m. Jämtlands läns landsting 2006
1 SAMMANFATTNING...3 2 ALLMÄNT...3 2.1 INLEDNING...3 2.2 UPPDRAG...4 2.3 METOD OCH AVGRÄNSNING...4 3 RESULTAT AV GRANSKNING...6 3.1 UPPFÖLJNING AV SKANNING LEVERANTÖRSFAKTUROR...6 3.2 GRANSKNING AV FAKTUROR I FAKTURAPORTALEN...6 Bilaga 1 "Landstingsgemensamma regler för resor" 2
1 SAMMANFATTNING Deloitte har fått i uppdrag av Jämtlands läns landstings revisionskontor att genomföra en granskning om resor i samband med studiebesök, personalsocial verksamhet, kurser och konferenser eller liknande uppfyller landstingets policys, skatte- och andra regler etc. Granskningen har omfattat samtliga landstingets verksamheter. Vidare har en uppföljning gjorts av den granskning av intern kontroll i rutinerna för skanning av fakturor som utfördes under hösten 2005. Uppdraget innefattade även att utifrån gjorda iakttagelser göra en bedömning om rutinerna och interna reglementen m m har förbättrats jämfört med tidigare utförd granskning och om de är ändamålsenliga samt lämna förslag till förbättringar. Granskningen har skett genom dokumentstudier och intervjuer. Verifiering har gjorts med hjälp av stickprov. Uppföljningen har visat att det inte gjorts något internt arbete inom Landstinget under året för att förbättra kvalitén på verifikaten. Vi föreslår att rutinansvariga inom landstinget får i uppdrag att tillse att attestanter blir informerade om vilka regler och anvisningar som gäller och vikten av att dessa följs. Attestanterna bör också informeras om vilka möjligheter det finns att komplettera faktura efter skanning. För att säkerställa att verifikat konteras korrekt föreslår vi att anvisningarna för moms vid representation förtydligas samt kompletteras beträffande landstingets alkoholpolicy. Vidare föreslår vi att även ett förtydligande görs vilka konteringsregler som ska gälla för interna informationsmöten, interna kurser, konferenser och studieresor. Förslagsvis samlas anvisningar och information avseende redovisningsrutiner på ett och samma ställe på intranät. Program för studiebesök, kurser och konferenser fanns i de flesta fall hos attestansvarig på avdelningarna men saknades också i några fall. För att säkerställa att programmen är ändamålsenliga och skattemässigt hållbara bör ansvariga för planering av interna konferenser och studieresor m.m. bättre informeras om gällande regler. Det bör också bestämmas var dessa program ska arkiveras och hur hänvisning i fakturaportalen ska hanteras. Bedömning om program varit ändamålsenliga med avseende på innehåll och de berördas tjänsteuppdrag i landstinget har i några fall varit svårt att göra. Granskningen visade att många program skulle behöva kompletteras främst vad det gäller anledning till sammankomst och planerad tidsåtgång för aktiviteter men även anledning till valt resmål. 2 ALLMÄNT 2.1 INLEDNING Jämtlands läns landsting har sedan en tid tillbaka infört elektronisk leverantörsfakturahantering. Skanning av fakturorna utförs på entreprenad av Infodata AB i Strömsund och 3
fakturorna överförs i datafil till leverantörsfakturaportal hos landstinget. Under hösten 2005 genomfördes en redovisningskontroll vid skanning av fakturor och granskningen visade att det förekom vissa brister i rutiner och extra hantering av fakturorna dels på skanningföretaget och dels hos landstinget. Främsta bristen var att ofullständiga uppgifter lämnades i fakturaportalen avseende vad fakturan avsåg. Det framkom också att ca 1/3 av alla fakturor skickades åter till landstinget varje dag från skanningföretaget på grund av ofullständiga uppgifter på fakturorna. 2.2 UPPDRAG Deloitte har fått i uppdrag av Jämtlands läns landstings revisionskontor att genomföra en granskning om resor i samband med studiebesök, personalsocial verksamhet, kurser och konferenser eller liknande uppfyller landstingets policys, skatte- och andra regler etc. Granskningen har omfattat samtliga landstingets verksamheter och har avsett följande kontrollmål: -om t ex program för studiebesök, kurser och konferenser etc finns sparade på ett systematiskt sätt och om de är i överensstämmelse med skattelagstiftningen och dess praxis -om nyss nämnda program etc är ändamålsenliga med avseende på innehåll och de berördas tjänsteuppdrag i landstinget. Vidare har en uppföljning gjorts av den granskning av intern kontroll i rutinerna för skanning av fakturor som utfördes under hösten 2005. Uppföljningen har omfattat följande kontrollmål: -om skannade fakturor innehåller eller har kompletterats med tillräckliga uppgifter om den ekonomiska händelsen i form av ändamål, deltagare etc. -om det skett några förbättringar i fråga om fakturor som returneras från skanningföretaget. -om kontering på rätt kostnadsslag har förbättrats samt -om attester har gjorts och dokumenterats på ett tillfredställande sätt. Uppdraget innefattade även att utifrån gjorda iakttagelser göra en bedömning av om rutinerna och interna reglementen m m har förbättrats jämfört med tidigare gjord granskning och om de är ändamålsenliga samt lämna förslag till förbättringar. 2.3 METOD OCH AVGRÄNSNING Granskningen har skett genom dokumentstudier och intervjuer. Verifiering har gjorts med hjälp av stickprov. Urval av stickprov har skett i samråd med landstingets revisionskontor och har inneburit att endast vissa resultatkonton varit föremål för granskning. De resultatkonton som stickprovgranskats för år 2006 är: 4611 Kursavgifter 4630 Personalrepresentation avdragsgill 4631 Personalrepresentation ej avdragsgill 4690 Personalbefrämjande åtgärder 6811 Flygresor 4
6812 Tågresor 6813 Utlandsresor alla färdmedel 6830 Kost/logi i Sverige 6840 Kost/logi utomlands 6890 Övriga resekostnader 7070 Representation avdragsgill ej lt:s anst. 7071 Representation ej avdragsgill ej lt:s anst. Antalet stickprov varierar mellan de olika kontoslagen och totalt antal stickprov uppgår till 161 st ( 2,5 %) av transaktionerna första halvåret 2006. Urvalet av verifikationerna gjordes utifrån följande kriterier: - externa leverantörer (utanför skattefamiljen ) - belopp ( värdemässigt högsta beloppen) - kostnadsslag ( enligt förteckning ovan) - vissa leverantörer ( t ex charterföretag, kända konferensanläggningar m m). Vad beträffar attesträtt har det förutsatts att behörigheter är korrekt upplagda i fakturaportalen och att attestanterna är behöriga att attestera fakturor. Vi har endast kontrollerat om det förekommer att personer attesterar sina egna kostnader. 5
3 RESULTAT AV GRANSKNING 3.1 UPPFÖLJNING AV SKANNING LEVERANTÖRSFAKTUROR Vid vårt besök på skanningföretaget 2005 framförde personal synpunkter på hanteringen av fakturor. Enligt uppgift skickades ca 1/3 av alla fakturor tillbaka varje dag pga ofullständiga uppgifter. De uppgifter som saknades eller var felaktiga var främst referensnummer och bank/postgironummer. Referensregister hade inte uppdaterats sedan starten och personalen efterfrågade en mer regelbunden kommunikation mellan uppdragsgivare och uppdragstagare. Vid telefonintervju med personal på skanningföretaget i december 2006 har framkommit att mängden fakturor som skickas tillbaka varje dag har minskat till uppskattningsvis 10-15% per dag. Uppdaterat referensregister har skickats en gång under året och inte med regelbundenhet som föreslagits. Felaktiga referenser är fortfarande främsta anledningen till att fakturor skickas tillbaka till landstinget. Vid telefonintervju med personal på Landstingets kansli framkom att vid felaktig adress har leverantören meddelats rätt adressuppgifter via brev men i övrigt har inga nya rutiner skapats avseende fakturahanteringen. Sammanfattande kommentarer: Problem med att referens på faktura saknas eller är felaktig kvarstår. Vi anser att landstinget bör tillse att en rutin införs där referensregister uppdateras löpande med skanningföretaget. 3.2 GRANSKNING AV FAKTUROR I FAKTURAPORTALEN Vi har granskat ett urval av fakturor registrerade i fakturaportalen för år 2006 enligt vad som beskrivits i avsnittet metod. Vi har granskat om resor i samband med studiebesök, personalsocial verksamhet, kurser och konferenser eller liknande uppfyller landstingets policys, skatte- och andra regler etc. Nedan återfinns ett utdrag ur tidigare granskningsrapport Granskning av redovisningskontroll vid skanning av fakturor 2005 avseende vilka regler som gäller och de bedömningar som vi gjorde vad det gäller verifikationer m m: För varje ekonomisk händelse ska det finnas en verifikation enligt Lag om kommunal redovisning 2 kap.4. Verifikationen skall innehålla uppgift om när den har sammanställts, när den ekonomiska händelsen har inträffat, vad denna avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. I förekommande fall skall verifikationen även innefatta upplysning om handlingar eller andra uppgifter som har legat till grund för den ekonomiska händelsen samt var dessa finns tillgängliga. 6
Enligt anvisningarna till JLL s attest och utbetalningsreglemente ska fakturor som avser resor, måltider m m och som inte innehåller uppgifter om anledning och vilka det avser kompletteras i detta avseende. Vid taxiresa skall uppgift finnas om färdväg, anledning till resan och passagerare. För att underlätta vid kontering av fakturor gällande representation finns anvisningar i vilka det framgår hur personalrepresentation och representation för icke JLL anställda ska hanteras samt vad som avses med övriga personalkostnader och kost och logi i Sverige. Anvisningarna innehåller dock ingen vägledning vid gränsdragning mellan t ex interna informationsmöten, interna kurser, studieresor och konferenser. Landstinget har en bestämmelse om alkohol vid representation i vilken huvudregeln är att ingen alkohol får förekomma. Undantag får beslutas bl.a. av landstingsstyrelsens ordförande, 1:e och 2:e vice ordförande för sig. Det finns även en alkoholpolicy som antagits av vilken det framgår: All betald arbetstid skall vara alkohol- och drogfri. På kurser, konferenser, representation för landstinget och personalfester skall återhållsamhet råda och alkoholfria alternativ erbjudas. I anvisningar för registrering av representationskostnader finns ingen hänvisning eller annan kommentar rörande tillåtelse att för landstingets räkning inhandla alkohol. För representation finns också en instruktion på JLL s intranät Insidan, att samtliga närvarandes namn alltid ska antecknas i fakturaportalens meddelanderuta. Utbetalning ska inte ske förrän detta är gjort. Enligt anvisningar till attest- och utbetalningsreglemente skall den som utför betalning kontrollera felaktigheter och påpeka för attestanten de rättelser och/eller kompletteringar som behövs. Vid oklarheter skall närmaste chef över attestanten kontaktas. Enligt anvisningar till attest- och utbetalningsreglemente avseende jäv framgår att den som är utsedd att utföra en kontroll inte får vara underställd eller på annat sätt i beroendeställning till den som kontrollen berör. Ej heller får någon attestera en betalning som man själv eller någon nära anhörig/närstående berörs av. Normalt beskattas inte den anställde för förmånen av resa, kost och logi i samband med interna kurser och konferenser där närvaro är obligatorisk. Inte ens mer eller mindre lustfyllda personalvårdande nöjesmoment beskattas om kostnaden för detta inte är alltför hög. Om nöjesinslagen blir alltför dominerande kan det bli aktuellt med förmånsbeskattning. Det är ofta en svår gränsdragning och man måste dels titta på helheten-vad är egentligen syftet med konferensen- och dels måste man granska konferensens innehåll och upplägg, dvs vad har avhandlats och hur mycket tid har lagts ned på arbete respektive nöje och rekreation. Vad en konferens ska innehålla och ha för syfte för att vara skattemässigt acceptabel är svårt att uttala sig om. Det måste bedömas från fall till fall men en tumregel som finns är att konferensen ska huvudsakligen bestå av arbete. Med huvudsakligen menas i detta fall minst 75 % dvs av en normal arbetsdag på 8 timmar ska minst 6 timmar ägnas åt arbete och alltså högst 2 timmar får nyttjas för rekreation och nöjen. I Landstingsgemensamma regler för resor, bilaga 1 finns detta beskrivet. För att inte bli förmånsbeskattad som anställd vid deltagande i interna kurser, konferenser och studieresor bör nedanstående förutsättningar vara uppfyllda för att resan ska vara att anse som tjänsteresa. Förutsättningar för att slippa förmånsbeskattning är att: 7
det i huvudsak handlar om ett internt arrangemang. Sammankomsten varar minst en dag (minst den huvudsakliga delen av en arbetsdag, dvs minst 6 timmar av en normal 8-timmarsdag) Sammankomsten varar högst en vecka Det inte är fråga om arrangemang som hålls regelbundet med kort mellanrum (varje eller varannan vecka) Det är gemensamma måltidsarrangemang. Vi har granskat 161 st fakturor och av dessa saknades fullständiga uppgifter på ca 50 % vilket är något bättre jämfört med förra granskningstillfället (fg år ca 65 %). Vi har i vår granskning begärt kompletterande information från attestanter för de fakturor som vi anser vara ofullständiga (ca 80 st). En del av de ofullständiga fakturorna saknade information både om vad fakturan avsåg, vilka som deltagit och syftet. På andra fakturor framgick det delvis och på vissa fakturor saknades endast hänvisning till program. Vi har också begärt att få ta del av ett 20 tal program trots att dessa fakturor hade tillräcklig information i portalen. Svarsfrekvensen i förfrågningen av kompletterande uppgifter har varit ca 97 %. En sammanställning av de uppgifter som kom in visade att av de fakturor som vi begärde kompletterande information avseende program och syfte behöver enligt vår bedömning ca hälften av programmen kompletteras ytterligare. De program som finns uppfyller inte alltid de krav som ställs för att överensstämma med skattelagstiftningen och dess praxis. Bland annat saknas en mer utförlig förklaring till varför aktiviteten ägt rum vilket är en av förutsättningarna för att undgå förmånsbeskattning. Det kan i vissa fall ifrågasättas om arbetstiden omfattar minst 6 timmar per dag vilket är en annan förutsättning för att undgå beskattning. I vissa fall saknas program eller annan dokumentation över resan. Det förekommer i stickprovet en faktura med kompensationsaktivitet istället för ersättning för utfört arbete. Denna aktivitet är enligt vår bedömning felaktigt konterad som extern representation. Enligt vår bedömning skulle också någon faktura kunna ifrågasättas av skatteverket vad det gäller resmål/program och koppling till verksamheten. Vidare förekommer fakturor med restaurangbesök där syftet bland annat har varit firande av nytt intraprenadavtal och studiebesök där enligt vår mening representationens koppling till verksamheten kan ifrågasättas. Landsting har efter ansökan rätt till ersättning för ingående moms som inte får dras enligt den vanliga momslagen. Detta regleras i det s.k. kommunkontosystemet. Viss moms går dock inte att få ersättning för. Enligt 4 lag om ersättning för viss mervärdesskatt för kommuner och landsting kan landsting inte få avdrag för representation för vilka skattskyldiga inte har rätt att göra avdrag vid inkomsttaxeringen enligt 16 kap 2 Inkomstskattelagen. Samma gränser för moms på representation gäller således för landsting liksom för vanliga företag. Detta innebär att landstinget kan bara begära ersättning för moms på belopp upp till 90 kr när det gäller representationsmåltider. Granskningen visar att sammankomsterna och resorna konteras olika. Interna konferenser exempelvis har konterats både som kursavgifter, kost och logi, resa och personalbefrämjande åtgärder. Det är viktigt att skilja på interna konferenser och intern representation där det senare medger avdrag enligt representationsreglerna. Detta för att korrekt moms ska redovisas. Vår granskning har visat att det inte tagits fram några nya konteringsanvisningar eller riktlinjer för klassificering av leverantörsfakturor i redovisningen. Detta påtalades redan i förra rapporten och ingen dokumenterad förbättring har gjorts under året. 8
På föregående sida finns utdrag från förra granskningsrapporten där det framgår vilka regler som gäller för attest av faktura. Vi kan i vår granskning konstatera att det fortfarande förekommer att deltagare på t ex en konferens eller resa attesterat sin egen räkning. De fakturor som kontrollerades var alla betalda vid granskningstillfället och hade således passerat kontrollen genom attester och utbetalningskontroll. Detta trots att det saknades fullständiga uppgifter på hälften av de granskade fakturorna. Sammanfattande kommentarer Vi kan konstatera att flertalet av de brister som påtalades i den förra granskningsrapporten kvarstår och våra rekommendationer är därför i stort desamma som i vår tidigare rapport. Det har enligt uppgift inte gjorts något internt arbete inom Landstinget under året för att förbättra kvalitén på verifikaten. Vi föreslår att rutinansvariga inom landstinget tillser att attestanter blir informerade om vilka regler och anvisningar som gäller och vikten av att dessa följs. Attestanterna bör också informeras om vilka möjligheter det finns att komplettera faktura efter in skanning. De konteringsanvisningar som finns är inte fullständiga. För att säkerställa att verifikat konteras korrekt föreslår vi att anvisningarna för moms vid representation förtydligas samt kompletteras beträffande landstingets alkoholpolicy. Vidare föreslår vi att även ett förtydligande görs vilka konteringsregler som ska gälla för interna informationsmöten, interna kurser, konferenser och studieresor. Förslagsvis samlas anvisningar och information avseende redovisningsrutiner på ett och samma ställe på intranät. Bestämmelserna om representation med alkohol bör kompletteras med föreskrifter om att faktura avseende representation skall godkännas av den som gett tillståndet. Alternativt så skall hänvisning till dokumentation av tillståndet anges. Program för studiebesök, kurser och konferenser fanns i de flesta fall hos attestansvarig på avdelningarna men saknades också i några fall. För att säkerställa att programmen är ändamålsenliga och skattemässigt hållbara bör ansvariga för planering av interna konferenser och studieresor m.m. bättre informeras om gällande regler. Det bör också bestämmas var dessa program ska arkiveras och hur hänvisning i fakturaportalen ska hanteras. Bedömning om program varit ändamålsenliga med avseende på innehåll och de berördas tjänsteuppdrag i landstinget har i några fall varit svårt att göra. Granskningen visade att många program skulle behöva kompletteras främst vad det gäller anledning till sammankomst och planerad tidsåtgång för aktiviteter men även anledning till valt resmål. Östersund den 8 december 2006 Carina Ringdahl Auktoriserad revisor 9
10
Dnr 415/1998 1 (5) LANDSTINGSGEMENSAMMA REGLER FÖR RESOR 1 Grundsyn För att förtroendevalda och anställda inom landstinget skall kunna utföra och utveckla de uppgifter som ålagts dem utgör resor i allmänhet ett naturligt medel för detta inom ramen för uppdraget / tjänsten. Nyttan för verksamheten skall vara vägledande för resandets omfattning. En bedömning av totalkostnaden för varje resa skall göras varvid avvägning görs mellan å ena sidan tids- och kostnadsaspekter och å den andra sidan val av väg, färdmedel, miljöhänsyn och boende. Det är angeläget att förvaltningarna gör en övergripande uppföljning av reserutiner och tillämpning åtminstone en gång per år. Alternativa mötesformer som begränsar omfattningen av resandet skall alltid övervägas (telefonsammanträden, videokonferenser, datakonferenser). Dessa regler syftar till att inom landstingsorganisationen skapa en gemensam plattform för resor. Alla landstingsanställda / förtroendevalda omfattas av reglerna. 2 Grundläggande regler Varje resa skall utföras till så låg totalkostnad som möjligt. Resorna skall planeras på sådant sätt att rabatter och kombinationsfördelar så långt möjligt nyttjas på bästa möjliga sätt. Detta innebär att resor skall planeras och beställas så tidigt som möjligt. Avtal som landstinget träffat skall nyttjas vilket innebär att resor beställs via upphandlad resebyrå. Inom varje organisatorisk enhet (område / motsv.) skall beställningsrutiner finnas, vara kända och tillämpas. En kontaktperson skall finnas som kan ta emot och förmedla information kring reserutiner och förändringar av dessa. Beställning av resor skall göras av den som inom ramen för sin tjänst har detta uppdrag. För beställning krävs att resan är beslutad av ansvarig chef och för förtroendevalda av respektive organ eller dess ordförande. För varje beslut om resa utanför det normala arbetsområdet skall skriftliga underlag (program, kallelse, inbjudan etc) finnas eller så skall resan på annat sätt i förväg kunna motiveras. Någon form av rapportering / information skall i normalfallet också ske. Det är dock upp till respektive förvaltning att utforma rutinerna för detta. För resor som kännetecknas av att uppläggning, genomförande och innehåll till stor del avgörs av den eller de som genomför resan skall särskild tydlighet eftersträvas. Detta inte minst mot bakgrund av gällande skatteregler (se bilaga 1). Dessa resor syftar oftast till att i grupp utveckla den egna kompetensen och / eller planera den egna verksamheten. Innan beslut om sådan resa skall underlag föreligga vad avser Antagna av landstingsfullmäktige 23 september 1998, 145.
Dnr 415/1998 2 (5) syfte och motiv (dels varför resan bör genomföras, dels val av resmål), kostnader (inklusive förutsättningar för den enskilde) samt program. Resor av denna typ skall beslutas av förvaltningschef och för förtroendevalda av respektive organ eller dess ordförande. Efter avslutad resa skall reserapport med ekonomisk redovisning upprättas. Denna skall undertecknas / godkännas av berörd chef. Detta underlag skall sammantaget ge möjlighet att bedöma resans värde i förhållande till kostnader och den berörda enhetens uppgift i landstinget. Resor till mål utomlands kan genomföras endast under förutsättning att programmet innehåller studieinslag eller erfarenhetsutbyte med relevans för den grupp som genomför resan. Resor inom ramen för tjänsten / uppdraget kan kombineras med privata resor under förutsättning att landstingets kostnader inte ökar till följd av detta och att de eventuella privata kostnaderna tydligt kan åtskiljas från landstingets kostnader. Resor får aldrig utgöra kompensation för ej uttagen lön eller annan ersättning från landstinget. 3 Miljökrav samt rekommendationer för resor i tjänsten I det miljöpolitiska handlingsprogrammet anges att landstinget skall för transporter och annan fordonsanvändning med anknytning till den egna verksamheten genom aktiva insatser begränsa uppkomna negativa miljökonsekvenser. Detta innebär att tåg och buss är att föredra framför flyg och bil. (Bilaga 2). Konferenser i egen regi och internkonferenser skall i första hand förläggas inom länet. Antagna av landstingsfullmäktige 23 september 1998, 145.
Dnr 415/1998 3 (5) Bilaga 1 Studie- respektive konferensresor (utdrag ur Handledning för beskattning av inkomst och förmögenhet m m vid 1996 års taxering) Anställda som i tjänsten företar en studieresa eller deltar i en konferensresa inom eller utom landet beskattas normalt inte för värdet av sådan resa så länge det handlar om en renodlad studie respektive konferensresa eller resa där det visserligen finns inslag av nöje och rekreation men där detta är försumbart. Om inslaget av nöje och rekreation däremot får en mer framträdande roll under resan kan man inte utesluta förmånsbeskattning. Det finns en omfattande rättspraxis på området. Domstolarna gör en bedömning av skatteplikten i varje enskilt fall. Förmånsbeskattning kan aktualiseras om resan sker exempelvis under en helg, till populärt turistmål eller till en mycket avlägsen plats. Det förhållandet att kurser och konferenser förläggs till ett populärt turistmål, exempelvis Kanarieöarna, behöver dock inte innebära att beskattning skall ske. I vissa fall kan ett sådant arrangemang medföra lägre kostnader för arbetsgivaren jämfört med att kursen eller konferensen förlagts till en närliggande ort. Avgörande för bedömningen är - som ovan sagts - hur stort inslaget är av nöje och rekreation. För att kunna bedöma om en anställd skall beskattas för sitt deltagande i en sådan resa måste man ta hänsyn till flera olika faktorer, bl a syftet med resan, vilken nytta resan kan få för arbetsgivarens verksamhet, val av resmål och studiernas eller konferensens uppläggning. En omständighet bland andra vid den skattemässiga bedömningen är den tidsmässiga fördelningen mellan studier / konferens och andra aktiviteter under resan. Resan måste innehålla en inte oväsentlig del effektivt arbete. Som en tumregel brukar anföras att studierna/konferenstiden bör uppgå till minst sex timmar per dag. Under en vecka bör den effektiva studie / konferenstiden omfatta minst 30 timmar jämnt fördelade under veckan. Skattemyndigheterna gör en samlad bedömning när man avgör om en skattepliktig förmån föreligger eller inte. Studie- och konferensresor - några tumregler för beskattningen 1. Beteckningen Hur en resa betecknas eller efter vilka grunder deltagarna väljs ut saknar i princip betydelse för hur beskattningen ska ske, utan detta styrs utifrån resans verkliga innehåll. En belöningsresa kan alltså vara skattefri medan en studie- eller konferensresa kan komma att föranleda förmånsbeskattning. 2. Resans innehåll Resans innehåll har en avgörande betydelse för hur den skall betraktas skattemässigt. För att undgå eller minimera förmånsbeskattning skall resan vara av betydande nytta för verksamheten. Om nyttan är liten i förhållande till kostnaden kan man misstänka att ändamålet med resan i realiteten helt eller delvis varit att bereda deltagaren rekreation. Vid denna bedömning tas bl a Antagna av landstingsfullmäktige 23 september 1998, 145.
Dnr 415/1998 4 (5) hänsyn till fördelning av tiden mellan rena tjänsteuppgifter, gemensamma aktiviteter i övrigt, tid för egen disposition, hur frikostig arbetsgivaren varit i fråga om måltider och andra arrangemang samt om resan blivit onödigt dyr pga att den förlagts till avlägsen ort. 3. Resmål Valet av resmål betyder olika mycket beroende av vilken typ av resa det är fråga om. I en del fall bestäms resmålet av andra (mässor, externa konferenser o dyl). I andra fall bestämmer företaget själv resmålet (interna konferenser o dyl). Om resmålet förlagts till en ort som medfört betydande merkostnader jämfört med mera närliggande alternativ kan man misstänka att den bakomliggande orsaken är att ge deltagarna en form av belöning. Detta gäller särskilt om resmålet är en att- raktiv turistort under högsäsong. 4. Sammanfattning Utmärkande för en resa som inte föranleder förmånsbeskattning är bl a följande: Resan skall vara av stor nytta för företaget. Resan skall inte medföra onödigt höga kostnader för företaget exempelvis pga att resan förläggs onormalt långt bort jämfört med vad som är nödvändigt utifrån tjänsteinslagen eller att arbetsgivaren kostar på deltagarna exklusiva middagar och andra arrangemang. Resan skall inte innehålla onormalt stora inslag av tid för egen disposition. För en veckoresa bör minst 30-32 timmar användas för tjänsten. För en kortare resa exempelvis 2-3 dagar är det godtagbart med en halv dag fritid. Gäller motsatsen ifråga om kostnader samt disponeras huvuddelen av tid för annat än studiebesök, konferenstid o dyl föreligger risk att hela kostnaden för resan förmånsbeskattas. Även om en resa bedöms vara av visst värde för företaget kan full förmånsbeskattning ske. I mellanlägena d v s tjänsteinslagen uppgår till säg mellan 25-75 % av tiden sker förmånsbeskattning för en del av den totala kostnaden. Antagna av landstingsfullmäktige 23 september 1998, 145.