Sidan 1 av 7 Lathund Elektronisk fakturahantering Rapporter 2015-02-01
Sidan 2 av 7 1 Introduktion... 3 2 Logga in... 4 3 Rapporter... 5 3.1 Generellt om rapporter... 5 3.2 Tillgängliga rapporter... 6 3.2.1 Visa faktura... 6 3.2.2 Min utskriftkö... 6
Sidan 3 av 7 1 Introduktion erbjuder en tjänst för att kunna hantera elektronisk fakturahantering. Detta innebär en betydande förenkling av hanteringen av leverantörsfakturor. Via en inloggning når du som attestant fakturor och kan enkelt och snabbt attestera dessa för betalning. Om ni ännu inte anslutit er fastighet till tjänsten är detta enkelt gjort. Kontakta oss på info@botema.se så berättar vi mer och sätter ihop de avtal och dokument som behövs. Vi använder oss av en tjänst från Palette. Tjänsten är installerad på säkra servrar i en kontrollerad servermiljö. All kommunikation mellan din dator och tjänsten sker krypterat. Information om tjänsten, länk till dokument som bl.a. denna lathund samt inloggningslänk finns på https://efh.botema.se.
Sidan 4 av 7 2 Logga in Ange din e-postadress som användarnamn. Om det är första gången du loggar in: 1. Använd det temporära lösenord du har fått utskickat vid anslutning. 2. Klicka Logga in. 3. Du kommer nu få ange ett eget mer personligt lösenord. Om du har loggat in tidigare: 1. Ange ditt lösenord. 2. Klicka Logga in.
Sidan 5 av 7 3 Rapporter 3.1 Generellt om rapporter För att få fram önskad data finns för varje rapport ett antal olika urvalskriterier. Generellt för rapporterna gäller dock följande: Om du vill göra ett urval på allt skriver du in en * i önskat fält. I samtliga rapporter går det att göra urval på värden som innehåller - och, genom att omsluta söksträngen med -tecknet. T.ex. för att söka ut fakturor som behandlats av rollerna Ek-Chef och/eller VD skriver man följande söksträng: Ek-Chef, VD. Om du t ex vill ha en rapport på alla leverantörer vars namn börjar på bokstaven A skriver du A* i urvalsfältet för leverantörsnamn. Det går även att skriva en lista över önskade förekomster. Om du t.ex. vill se alla fakturor som är bokade på vissa konton kan du skriva 4*,6010,6030,7035,8-9. Om du vill använda ett sökvillkor med ett sk wildcard (*) ska detta anges som ett öppet villkor, t.ex. för alla konton över 5055 som 5055-*. Det är möjligt att använda specialtecken vid sökning i urvalsfälten för belopp, datum och textfält. För belopp och datum används det första fältet för att ange specialtecken i urvalet. Med specialtecken kan du exempelvis söka fram fakturor som saknar betaldatum. Följande specialtecken går att använda och finns även beskrivna i applikationen under i-ikonen.! urvalsfältet har ett värde? urvalsfältet saknar värde # - urvalsfältet ska vara skilt från angivet värde Om du vill söka fram ett resultat som innehåller!,? eller # så måste du ange dessa tecken inom citationstecken.
Sidan 6 av 7 Det är möjligt att kombinera vanliga urval med specialtecken. Exempel: A-C,! Tar fram poster mellan A och C A-C,? Tar fram poster som saknar värde eller är mellan A och C A-C, #B Tar fram poster som är mellan A och C men skilt från B NOTERA! För belopp och datum fungerar inte kombinerade urval. Du kan rensa dina val med knappen Rensa. Allmänt om sökning i listor kan sägas att om jag väljer posterna 1-2 så får jag alla poster mellan t.ex. 10000 19999. Urvalet som görs i Rapporter sparas till nästa gång användaren går in på samma rapport. 3.2 Tillgängliga rapporter 3.2.1 Visa faktura Detta är en rapport alla roller har användning för. Rapporten visar vilka fakturor som finns eller har funnits i Palette. Urvalsmöjligheter finns på de flesta fakturauppgifter. Möjlighet finns att skriva ut fakturabilder till de fakturor som urvalet omfattar. 3.2.2 Min utskriftkö I den här rapporten visas de fakturor som användaren har i sin utskriftskö. När man väljer att skriva ut en faktura eller vy så finns det möjlighet att istället för att vänta på att en pdf ska genereras direkt lägga utskriften i utskriftskön. Då kommer
Sidan 7 av 7 systemet att skapa en pdf i bakgrunden som man sedan kan ladda ner från denna rapportsida.