Rapport Årlig kontrollrapport 2011 Europeiska regional utvecklingsfonden (ERUF) - Regionala program 2012-13
ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade utredningar. Datum: 2011-12-23 Dnr: 60-1423/2011 ESV-nr: 2012-13 Copyright: ESV Rapportansvarig: Mustafa Sütcü
Förord I detta ärende har avdelningschef Ulrika Bergelv beslutat. Uppdragsledare Mustafa Sütcü har varit föredragande. STOCKHOLM, 23 december 2011 Ulrika Bergelv Avdelningschef EU-revision Mustafa Sütcü Uppdragsledare (senior auditor) 3
Årlig kontrollrapport enligt artikel 62.1 d i) i rådets förordning (EG) nr 1083/2006 och artikel 18.2 i kommissionens förordning (EG) nr 1828/2006 avseende Europeiska regionala utvecklingsfonden- regionala program Till: Europeiska kommissionen Generaldirektorat för regional utveckling Kopia: Förvaltningsmyndigheten, Tillväxtverket Attesterande myndighet, Tillväxtverket Internrevisionen, Tillväxtverket Näringsdepartementet Riksrevisionen Övervakningskommittén 4
1 Inledning Denna årliga kontrollrapport för Europeiska regionala utvecklingsfonden- för regional konkurrenskraft och sysselsättning (ERUF), programperiod 2007-2013 för Sverige, har upprättats i enlighet med artikel 62.1 d i) rådets förordning (EG) nr 1083/2006 och artikel 18.2 i kommissionens förordning (EG) nr 1828/2006. Styrande för arbetet har varit kommissionens vägledning för revisionens årliga kontrollrapporter och uttalanden ( Guidance note on annual control reports and opinions 1 ). I övrigt har god revisionssed beaktats i samband med upprättandet av denna kontrollrapport. I enlighet med revisionsmyndighetens revisionsplan för revisionsperioden 1 juli 2010 till 30 juni 2011 har fyra systemrevisioner samt två uppföljningsrevisioner varav en med viss utvidgning genomförts avseende ovannämnda revisionsperiod. Revisionerna har inte skett per operativt program utan som en enhetlig enhet då förvaltnings- och kontrollsystemet är detsamma för de åtta operativa programmen inom ERUF. Revisionsmyndigheten har, för referensperioden 1 januari 2010 till 31 december 2010 granskat urval av projekt från utgiftsdeklarationerna omgång 4 2 som har lämnats till kommissionen. Ange vilken revisionsmyndighet som ansvarat för utarbetande av rapporten och vilka andra organ som bidragit. Föreliggande årlig kontrollrapport har utarbetats av Ekonomistyrningsverket som är utsett till revisionsmyndighet i Sverige för programperiod 2007-2013 3. Inga andra organ har bidragit i detta arbete. Rapporten har upprättats i enlighet med bilaga VI till kommissionens förordning (EG) nr 1828/2006 samt enligt kommissionens vägledning Guidance note on annual control reports and opinions. 1 COCOF 18022009 2 Utgiftsdeklarationer omgång 4 som attesterades 17 november 2010 3 Förordning (2007:14) om förvaltning av EU:s strukturfonder, 8a 5
Ange under vilken tolvmånadersperiod (referensperiod) det slumpmässiga urvalet gjordes. Rapporten avser referensperiod 1 januari 2010 till 31 december 2010. Ange vilket eller vilka operativa program som omfattas av rapporten och vilka förvaltningsmyndigheterna och de attesterande myndigheterna är. Om rapporten omfattar fler än ett program eller en fond skall uppgifterna redovisas separat för varje program och fond. Tillväxtverket 4 är förvaltande myndighet och attesterande myndighet för de åtta programmen inom ERUF. I genomförandet av programmen deltar även de åtta strukturfondspartnerskapen. Programmen är: Programnummer Programnamn Slutligt godkännande av kommissionen CCI 2007SE162PO001 Skåne-Blekinge 2007-08-16 CCI 2007SE162PO002 Småland och öarna 2007-08-09 CCI 2007SE162PO003 Västsverige 2007-08-16 CCI 2007SE162PO004 Östra Mellansverige 2007-08-16 CCI 2007SE162PO005 Stockholm 2007-08-16 CCI 2007SE162PO006 Norra Mellansverige 2007-08-14 CCI 2007SE162PO007 Mellersta Norrland 2007-08-09 CCI 2007SE162PO008 Övre Norrland 2007-08-16 4 Den tidigare förvaltande myndigheten Nutek gick upp i den nybildade myndigheten Tillväxtverket 1 april 2009. 6
Beskrivning av hur rapporten utarbetats. Förberedelser: utgångspunkten har varit att följa samtliga punkter i förlagan till bilaga VI till kommissionens förordning (EG) nr 1828/2006 samt kommissionens riktlinjer i Guidance note on annual control reports and opinions. Analyser: Rapporten sammanfattar resultaten och slutsatserna från de sex systemrevisioner 5 som utförts under revisionsperioden 1 juli 2010 till 30 juni 2011. Analyser av underlag från revision av insatser innefattar dels en kvalitativ analys av feltyper och tänkbara orsaker t.ex. om det kan avse s.k. systemfel, dels en finansiell analys där en felprocent anges på granskat urval av utgiftsdeklarationerna. Yttrande: yttrandet baseras på genomförd analys av revisionsperiodens revision av insatser samt systemrevisioner. Resultat av revisioner som färdigställts efter revisionsperioden har även beaktats. 2 Ändringar i förvaltnings- och kontrollsystemen Redogör för alla större förändringar av de förvaltnings- och kontrollsystem som anmälts till revisionsmyndigheten jämfört med beskrivningen enligt artikel 71.1 i förordning (EG) nr 1083/2006 och ange från och med vilket datum förändringarna gäller. 5 (1) Revisionsrapport avseende systemgranskning av den förvaltande myndigheten Tillväxtverkets kontroll av följsamheten till upphandlingsregelverket (Dnr 60-91/2011). (2) Uppföljning av revisionsrapport (Dnr 60-1109/2009) och utvidgning avseende Tillväxtverket, attesterande myndighets arbete med upprättande av utgiftsdeklaration m.m. (Dnr 60-200/2011). (3) Revisionsrapport avseende uppföljande granskning hos förvaltande myndighet Tillväxtverket med avseende på rekommendationerna i rapport med diarienummer 60-911/2009 (Dnr 60-221/2011). (4) Revisionsrapport avseende Tillväxtverkets handläggning av oriktigheter, återkrav och OLAF-rapporteringar inom ramen för genomförande av de åtta regionala strukturfondsprogrammen för regional konkurrenskraft och sysselsättning (ERUF) (Dnr 60-269/2011). (5) Revisionsrapport avseende systemgranskning av Tillväxtverkets handläggarsystem NYPS (Dnr 60-268/2011). (6) Revisionsrapport avseende systemgranskning av processen för utlysning, ansökan och beslut om projektstöd (Dnr 60-293/2011). 7
Beskrivningen av förvaltnings- och kontrollsystemet fastställdes och godkändes av kommissionen den 12 december 2008. Revisionsmyndigheten har inte noterat att några väsentliga förändringar därefter har skett i förvaltnings- och kontrollsystemet jämfört med den godkända beskrivningen. 3 Förändringar av revisionsstrategin Redogör för eventuella förändringar som har gjorts eller som föreslås i revisionsstrategin och för orsakerna till dem. Revisionsstrategin enligt artikel 62 1 c) i rådets förordning (EG) 1828/2006 godkändes av kommissionen 22 december 2008. Den senast uppdaterade version sändes till kommissionen i april 2011, inför det bilaterala samarbetsmötet den 16 maj 2011. Uppdateringen avsåg den indikativa revisionsplanen för 1 juli 2011 till 30 juni 2012. 4 Revision av system Ange vilka organ, även revisionsmyndigheten, som har utfört revisioner av system. Ekonomistyrningsverket är ensam revisionsmyndighet 6 för samtliga strukturfonder däribland ERUF. Revisionsmyndigheten har genomfört sex systemrevisioner i enlighet med revisionsplanen för perioden 1 juli 2010 till 30 juni 2011. Av dessa var två uppföljningsrevisioner. Uppföljningsgranskningen av revisionsrapporten 7 systemgranskning av den förvaltande myndigheten Tillväxtverkets process för uppföljning av projekt på plats som skulle genomföras enligt revisionsplanen 2010/2011 kommer istället att genomföras inom 2011/2012 år revisionsplan. Inga andra organ har genomfört revisioner under revisionsmyndighetens ledning. Ge en sammanfattande förteckning över de utförda revisionerna (reviderade organ). 6 Förordning (2007:14) om förvaltning av EG:s strukturfonder, 8a 7 Dnr 60-218/2009 8
De sex systemrevisioner som genomförts är: Attesterande myndighet - Uppföljning av revisionsrapport med diarienummer 60-1109/2009 och utvidgning avseende Tillväxtverkets, attesterande myndighets, arbete med upprättande av utgiftsdeklaration med mera inom ramen för genomförande av de åtta regionala strukturfondsprogrammen för regional konkurrenskraft och sysselsättning (ERUF) 8. Expedierad den 7 september 2011. För detaljer se avsnitt 7. Förvaltande myndighet - Systemrevision avseende Tillväxtverkets, förvaltande myndighets, kontroll av följsamheten till upphandlingsregelverket 9. Expedierad den 1 juli 2011. - Systemrevision avseende Tillväxtverkets, förvaltande myndighets, process för utlysning, ansökan och beslut om projektstöd. Dnr 60-293/2011. 11 november 2011 - Systemrevision avseende Tillväxtverkets, förvaltande myndighets, handläggning av oriktigheter, återkrav och OLAF-rapporteringar inom ramen för genomförande av de åtta regionala strukturfondsprogrammen för regional konkurrenskraft och sysselsättning (ERUF) 10. Expedierad 15 december 2011. - Systemrevision avseende Tillväxtverkets, förvaltande myndighets, handläggarsystem NYPS 11. Expedierad 15 december 2011. - Systemrevision 12 avseende uppföljande granskning hos Tillväxtverket, förvaltande myndighet, med avseende på rekommendationerna i rapport om utbetalningsprocessen med diarienummer 60-911/2009. Expedierad den 29 augusti 2011. Beskriv grunden för urvalet av revisioner mot bakgrund av revisionsstrategin. 8 Dnr 60-200/2011 9 Dnr 60-91/2011 10 Dnr 60-269/2011 11 Dnr 60-268/2011 12 Dnr 60-.221/2011 9
Riskanalysen underhålls kontinuerligt och har senast fastställts formellt 29 augusti 2010. Riskanalysen är upprättad för det program som avses, den organisation som ska genomföra det och det regelverk som gäller för genomförandet. Riskerna är graderade i en sannolikhetsskala från 1 till 3, där 3 är en hög risk att en väsentlig brist kan finnas i programmet. Riskbedömningen 1 till 3 är viktade i modellen baserat på sannolikhet och väsentlighet vilket genererar en vägd risk. Det värde som framkommer skall tolkas som en signal att den specifika processen kan innehålla en hög risk. Basen för prioriteringar och revisionsmål är främst den riskanalys, som beskrivits ovan och som tagits fram av revisionsmyndigheten. Riskanalysen har varit underlag för revisionsplanen för systemrevisionerna under revisionsperioden. Metodiken för riskanalys är beskriven i kapitel 5 i revisionsstrategin. Revisionsplanen är baserad direkt på denna riskanalys. I granskningarna har särskilt beaktats de nyckelkrav som kommissionen framhåller i sina riktlinjer. Beskriv de viktigaste resultaten och de slutsatser som dragits efter revisionen av förvaltnings- och kontrollsystemen och hur de fungerar, bl.a. huruvida förvaltningskontrollerna, certifieringsförfarandena och verifieringskedjan är tillräckliga, huruvida det har gjort tillräcklig åtskillnad av funktionerna samt huruvida gemenskapens krav iakttagits och dess politik följts. Revisionsmyndigheten kan endast redogöra för de delprocesser som har reviderats och resultatet redogörs för nedan. Förvaltande myndighets kommentarer och åtgärdsplan på revisionsmyndighetens rekommendationer har tidigare kommunicerats med kommissionen i samband med delgivning av revisionsrapporterna och redogörs därför inte för i denna rapport. Revisionsmyndigheten bedömer att de åtgärder som föreslås i åtgärdsplanerna till stora delar kommer att leda till att rekommendationerna implementeras på ett effektivt sätt. Revisionsmyndigheten har i systemgranskningen av attesterande myndighet följt upp rekommendationerna som lämnades i revisionsrapporten (dnr 60-1109/2009) avseende Tillväxtverket, attesterande myndighets, arbete med upprättande av utgiftsdeklaration. Uppföljande granskning har även gjorts hos förvaltande myndighet Tillväxtverket med avseende på rekommendationerna i revisionsrapport avseende systemgranskning av 10
utbetalningsprocessen 13. Se avsnitt 7 för redovisning av granskningsresultaten. För de övriga systemrapporterna har revisionsmyndigheten ännu inte genomfört någon formell uppföljande granskning av processerna för att bekräfta att de föreslagna åtgärderna har genomförts. Men i de systemgranskningar som har genomförts har revisionsmyndigheten beaktat de tidigare lämnade rekommendationerna. Då ingen formell uppföljning har gjorts med en åtföljande uppföljningsrapport bedöms samtliga iakttagelser och slutsatser som öppna. Eftersom nyckelkraven även avser andra delprocesser än de som granskats under revisionsperioden, så kommer revisionsmyndigheten att göra en helhetsbedömning 14 av nyckelkraven när alla delprocesser som är relevanta för ett nyckelkrav har granskats. Förvaltande myndighet - Systemrevision avseende den förvaltande myndigheten Tillväxtverkets kontroll av följsamheten till upphandlingsregelverket (Dnr 60-91/2011). Expedierad den 1 juli 2011. Revisionens mål är att bedöma huruvida Tillväxtverket som förvaltande myndighet har en betryggande och effektiv kontroll av att projekt uppfyller de krav som ställs i upphandlingsregelverket samt förvaltande myndighets åtaganden i enlighet med beskrivningen av förvaltnings- och kontrollsystemet 15. Med upphandlingsregelverket avses Lagen om offentlig upphandling (LOU) 16, Lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF) 17 samt kravet på affärsmässighet i de fall LOU eller LUF inte är tillämpligt 18. De mest väsentliga rekommendationerna är: Följsamhet till upphandlingsregelverket Förvaltande myndighet rekommenderas att: 13 Dnr 60-911/2009 14 De fyra tillitsnivåerna för systemgranskningar är: Fungerar tillfredställande; Fungerar, men vissa förbättringar behövs; Fungerar delvis, väsentliga förbättringar behövs; Fungerar i princip inte, genomgripande förbättringar behövs. 15 Tillväxtverkets Dnr 5502-2007-3310 16 SFS 2007:1091 17 SFS 2007:1092 18 Förordning (2007:14) om förvaltning av EU:s strukturfonder 15 punkt 5. 11
säkerställa att samtliga programkontor utför tillräckliga kontroller av att stödmottagarna följer upphandlingsregelverket samt att dessa dokumenteras så att det går att verifiera att de har utförts. Riskanalyser/granskningsplaner Förvaltande myndighet rekommenderas att: antingen använda granskningsplaner för samtliga projekt under hela projektperioden eller ändra texten i de interna riktlinjerna så att det framgår vad kontrollnivåerna baseras på. Checklistor/upphandlingsfrågor Förvaltande myndighet rekommenderas att: göra en översyn av granskningschecklistorna och utöka antalet frågor som rör kontroll av att stödmottagarna följer upphandlingsregelverket. implementera de kontrollpunkter som har fastställts i de uppdaterade riktlinjerna 19 för kontroll av upphandling och affärsmässiga villkor i checklistorna så att det går att verifiera vilka av kontrollerna som har utförts. Revisionsmyndigheten har gjort nedanstående bedömningar baserat på kommissionens nyckelkrav. Nyckelkrav 1: Tydlig definition, fördelning och åtskillnad av funktioner inom förvaltande myndighet. Revisionsmyndigheten bedömer att delsystemet fungerar tillfredsställande. Nyckelkrav 3: Tillfredsställande information till stödmottagarna avseende deras rättigheter och skyldigheter. Revisionsmyndigheten bedömer att delsystemet fungerar tillfredsställande. Nyckelkrav 4: Tillräckliga förvaltningskontroller. Revisionsmyndigheten bedömer att delsystemet fungerar, men vissa förbättringar behövs. 19 Fastställd av förvaltande myndighet 28 februari 2011 12
Revisionsmyndigheten bedömer dock att delsystemet fungerar delvis, väsentliga förbättringar behövs avseende ett av de besökta programkontoren. Nyckelkrav 5: Tillfredställande verifieringskedja. Revisionsmyndigheten bedömer att delsystemet fungerar, men vissa förbättringar behövs. Samlad bedömning av nyckelkraven: Revisionsmyndigheten bedömer, baserat på bedömningen av nyckelkraven ovan, att kontrollen av följsamheten till upphandlingsregelverket inom den förvaltande myndigheten fungerar, men vissa förbättringar behövs. - Systemrevision avseende Tillväxtverkets handläggning av oriktigheter, återkrav och OLAF-rapporteringar inom ramen för genomförande av de åtta regionala strukturfondsprogrammen för regional konkurrenskraft och sysselsättning (ERUF). Dnr 60-269/2011. Expedierad 15 december 2011. Revisionens mål är att bedöma om det finns tillfredsställande rutiner för Tillväxtverkets genomförande av programmet i enlighet med kraven i artikel 58 och 60 i förordning (EG) nr 1083/2006, dvs. om förvaltnings- och kontrollsystemet fungerar tillräckligt effektivt med avseende på förvaltande myndighets handläggning av oriktigheter, återkrav och OLAF-rapportering. De mest väsentliga rekommendationerna är: Tydlig avgränsning och fördelning av uppgifter (nyckelkrav 1) Förvaltande myndighet rekommenderas att: utöka uppföljningen från central nivå av hur regionkontoren tillämpar riktlinjerna för det aktuella området, i syfte att säkerställa en korrekt och enhetlig handläggning. utveckla och fastställa riktlinjer för det aktuella området. Tillfredsställande rutiner för att upptäcka, åtgärda och rapportera oriktigheter (nyckelkrav 7) Förvaltande myndighet rekommenderas att: 13
redovisa hur man försäkrar sig om att alla återkrav som regleras genom kvittning har handlagts och åtgärdats på ett korrekt sätt se över sin information till stödmottagare vid beslut om återkrav som regleras dels genom faktura, dels genom kvittning så att det tydligt framgår dels att beslut om återkrav fattas, dels vad det omfattar, dels hur det ska regleras, dels om det kan överklagas helt eller delvis eller inte. fastställa rutiner för hur så kallade ej rekvirerbara medel ska hanteras utveckla sina rutiner för OLAF-anmälningar så att det mot bakgrund av regelverket dels framgår hur oriktigheter avseende fondkapitalprojekt handläggs i detta avseende, dels att ärenden anmäls utan onödigt dröjsmål Tillfredsställande rutiner för att överlämna nödvändig information till attesterande myndighet (nyckelkrav 4) Förvaltande myndighet rekommenderas att: redovisa hur man försäkrar sig om att samlade uppgifter till attesterande myndighet avseende återkrav som regleras genom kvittning är kompletta och tillförlitliga. Tillfredsställande rutiner för att analysera och dra nytta av gjorda erfarenheter (nyckelkrav 7) Förvaltande myndighet rekommenderas att: utveckla sina rutiner avseende kvalitetssäkring av information avseende oriktigheter, återkrav (inklusive återkrav som regleras genom kvittning) och OLAF-anmälningar. I rutinerna bör ingå bevakning av ännu ej beslutade återkrav. utveckla sina rutiner för att analysera och dra slutsatser av de samlade uppgifterna om återkrav, oriktigheter och OLAF-anmälningar för att kunna använda dessa som input i Tillväxtverkets eget arbete för att löpande förbättra förvaltnings- och kontrollsystemet. Tillfredsställande verifieringskedja (nyckelkrav 5) Förvaltande myndighet rekommenderas att: utveckla metoderna för att förbättra dokumentationen så att handläggningen alltid kan följas. Speciell hänsyn bör tas till moment i handläggningen som involverar fler delar av organisationen. 14
Revisionsmyndigheten har gjort nedanstående bedömningar baserat på kommissionens nyckelkrav. Nyckelkrav 1: Tydlig avgränsning och fördelning av uppgifter inom förvaltande myndighet och gentemot attesterande myndighet med avseende på aktuellt område och åtskillnad av funktioner inom förvaltande myndighet. Revisionsmyndigheten bedömer att delsystemet fungerar, men att vissa förbättringar behövs. Nyckelkrav 4: Tillfredsställande rutiner för att överlämna all nödvändig information avseende aktuellt område till attesterande myndighet. Revisionsmyndigheten bedömer att delsystemet fungera, men att vissa förbättringar behövs. Nyckelkrav 5: Tillfredställande verifieringskedja avseende aktuellt område Revisionsmyndigheten bedömer att delsystemet fungerar, men vissa förbättringar behövs. Nyckelkrav 7: Tillfredsställande rutiner för att upptäcka och åtgärda oriktigheter samt för att rapportera oriktigheter till OLAF Revisionsmyndigheten bedömer att delsystemet fungerar, men vissa förbättringar behövs. Nyckelkrav 7: Tillfredsställande rutiner för att analysera och dra nytta av gjorda erfarenheter (förvaltande myndighets handläggning samt revisionsrapporter) för att förbättra förvaltnings- och kontrollsystemet inom aktuellt område. Revisionsmyndigheten bedömer att delsystemet fungerar, men vissa förbättringar behövs. Samlad bedömning av nyckelkraven: Revisionsmyndigheten bedömer sammantaget, baserat på bedömningen av nyckelkraven, att förvaltande myndighets handläggning av oriktigheter, återkrav och OLAF-rapportering fungerar, men att vissa förbättringar behövs. Systemrevision avseende Tillväxtverkets handläggarsystem NYPS (Dnr 60-268/2011). Expedierad 15 december 2011. Revisionens mål har varit att bedöma om det finns tillfredsställande rutiner för förvaltande myndighets genomförande av programmet i enlighet med kraven i 15
artiklarna 58, 60 och 61 i Rådets förordning (EG) nr 1083/2006, dvs. om förvaltnings- och kontrollsystemet fungerar tillräckligt effektivt, med avseende på handläggarsystemet NYPS och ev. övriga kompletterande system. De mest väsentliga rekommendationerna är: Tydlig avgränsning och fördelning av uppgifter (nyckelkrav 1) Förvaltande myndighet rekommenderas att: att utveckla sina rutiner för att handlägga rättningar och förbättringsförslag för att säkerställa att likformiga kriterier används vid bedömning och prioritering mellan samtliga ärenden. Tillförlitlig redovisning, övervakning och finansiell rapportering i datoriserad form (nyckelkrav 6) Förvaltande myndighet rekommenderas att: utveckla rutiner för att kunna leverera ett samlat, korrekt och tillförlitligt underlag inom angiven tidsfrist när kommissionen begär uppgifter enligt bilaga III till förordning (EG) nr 1828/2006. ytterligare utveckla rutinerna för periodisering av svensk finansiering som underlag till upprättande av underlag till bilaga X, för att säkerställa att endast verifierad offentlig finansiering som kan kopplas till redovisade stödberättigade utgifter tas med. tillhandahålla attesterande myndighet kompletta uppgifter om återkrav som regleras genom kvittning, som underlag till bilaga XI. Revisionsmyndigheten har gjort nedanstående bedömningar baserat på kommissionens nyckelkrav: Nyckelkrav 1: Tydlig avgränsning och fördelning av uppgifter inom förvaltande myndighet. Revisionsmyndigheten bedömer att förvaltnings- och kontrollsystemet fungerar i detta avseende, men att vissa förbättringar behövs. Nyckelkrav 6: Tillförlitlig redovisning, övervakning och finansiell rapportering i datoriserad form 16
Revisionsmyndigheten bedömer att förvaltnings- och kontrollsystemet delvis fungerar i detta avseende, och att väsentliga förbättringar behövs. Samlad bedömning av nyckelkraven: Granskning av Tillväxtverkets arbete med genomförande av programmet visar att förvaltnings- och kontrollsystemet till den del denna granskning omfattar bedöms fungera delvis, och att väsentliga förbättringar behövs. Grund för revisionsmyndighetens bedömning är i hög grad att revisionsmyndigheten bedömt att det finns risk för att förvaltande myndighet inte kan leverera ett samlat, korrekt och tillförlitligt underlag avseende bilaga III inom ramen för fastställd tidsfrist. Detta innebär enligt revisionsmyndigheten dock inte någon väsentlig risk för att felaktiga utgifter skulle godkännas och utgöra underlag för utgiftsdeklarationer. - Systemrevision avseende processen för utlysning, ansökan och beslut om projektstöd (Dnr 60-293/2011). Expedierad 11 november 2011 Revisionens mål har varit att granska huruvida förvaltande myndighet har en betryggande och effektiv process för utlysning, ansökan och beslut om projektstöd samt att kunna ge ett uttalande utifrån EU-kommissionens nyckelkrav. Revisionsmyndigheten har inga rekommendationer avseende granskningsområdet. Revisionsmyndigheten har gjort nedanstående bedömningar baserat på kommissionens nyckelkrav Nyckelkrav 2: Tillräckliga förfaranden för urval av insatser. Revisionsmyndigheten bedömer att delsystemet fungerar tillfredsställande. Nyckelkrav 3: Tillfredsställande information till stödmottagarna avseende deras rättigheter och skyldigheter. Revisionsmyndigheten bedömer att delsystemet fungerar tillfredsställande. Nyckelkrav 5: Tillfredsställande verifieringskedja. 17
Revisionsmyndigheten bedömer att delsystemet fungerar tillfredsställande. Samlad bedömning av nyckelkraven: Revisionsmyndigheten bedömer sammantaget att förvaltande myndighets processer för utlysning, ansökan och beslut om projektstöd fungerar tillfredställande. Ange huruvida eventuella problem som förekommit kan anses vara systembetingande och vilka åtgärder som vidtagits, och kvantifiera oegentliga utgifter och eventuella finansiella korrigeringar. Inga problem som kan anses vara systembetingade har iakttagits. Sammanfattande bedömning av granskade nyckelkrav Resultatet av systemgranskningarna och bedömningen av nyckelkraven ger vid handen att förvaltnings- och kontrollsystemet fungerar men att vissa förbättringar behövs. Tillförlitligheten i systemet bedöms ligga på medel. 5 Revision av urval av insatser (projekt) Ange vilka organ, även revisionsmyndigheten, som har utfört revisioner av urvalen. Revisionsmyndigheten är ensam ansvarig för genomförande av revision av urval av projekt. Arbetet har genomförts med egen anställd personal. Beskriv på vilka grunder urvalet eller urvalen gjorts. Utgiftsdeklaration omgång 4, attesterad 17 november 2010 Utgiftsdeklarationerna omgång 4 uppgår till ett sammanlagt rekvirerat belopp på 845 697 712 kronor (92 736 157 Euro). 18
Summa deklarerade utgifter uppgår till 2 214 314 015 kronor, varav nationell medfinansiering 1 368 616 303 kronor. Anledningen till att den nationella medfinansieringen överstiger medfinansieringen från ERUF så högt är att attesterande myndighet inte har deklarerat mot ERUF- medfinansieringen korresponderande nationell medfinansiering, utan har deklarerat brutto utbetalt nationell medfinansiering. Urvalsmetod Antalet utbetalningar i populationen uppgår till 1 140 stycken och överstiger därmed 800 enheter. Revisionsmyndigheten har därför valt, i enlighet med revisionsstrategin, den statistiska metoden MUS och en beslutad konfidensnivå på 70%. I urvalet som gjordes i ACL föll 61 utbetalningar fördelat på 54 projekt ut för granskning. Summa utbetalt belopp uppgår för de 61 utbetalningarna till projekten till 798 663 773 kronor. Av beloppet 798 663 773 kronor utgör 404 433 128 kronor förskott för så kallad revolverande kapital (fondkapital). Revisionsmyndigheten har granskat att förskotten har hanterats på ett korrekt sätt. Resultat Summa granskat belopp för de 61 utbetalningarna uppgår till 798 663 773 kronor. Summa granskat i andel av utgiftsdeklarationernas belopp uppgår till 36,07 % (798 663 773 / 2 214 314 015). Antal projekt där revisionsmyndigheten identifierat ej stödberättigande utgifter uppgår till 18 stycken. Rekommenderat återkrav uppgår sammanlagt till 13 678 989 kronor varav medfinansiering från ERUF uppgår till 6 365 758 kronor. Nationell medfinansiering uppgår till 7 313 231kronor. Den projicerade felprocenten beräknas till 2,64%. Om ett enskilt projekt, se nedan under upphandling inte medtas vid beräkningen av felprocenten, så hamnar felprocenten på 1,19%. Se tabell 9 för resultat av granskningen. Ange toleransnivå samt, vid statistiska urval, konfidensnivå och i tillämpliga fall intervall. 19
Bedömning av systemets nyckelkrav har skett i enlighet med kommissionens riktlinjer. Efter genomförda systemgranskningar år 2009 och 2010 av förvaltningsmyndighetens och attesterande myndighetens genomförande av programmet gjorde revisionsmyndigheten bedömningen att förvaltnings- och kontrollsystemet fungerade men att vissa förbättringar behövdes. Tillförlitligheten i systemet bedömdes ligga på medel. Den icke-statistiska metoden obundet slumpmässigt urval användes för referensperioden 1 januari 2010 till 31 december 2010. Felprocenten, som iakttagelserna i revisionsmyndighetens granskning av urvalet resulterade i, uppgick till 0,78%. På grundval av resultatet från systemrevisionerna och insatsgranskningarna har konfidensnivån 70% använts i det statistiska urvalet MUS. Intervallet var 32 098 403 kronor. Felaktigheter skall anses vara materiella om de, enskilt eller aggregerat, uppgår till, eller överstiger 2 % i det slumpvisa urvalet som omfattas av revisionen. Sammanställning i en tabell Se tabell under avsnitt 9. Redogör för de viktigaste resultaten av revisionerna och ange särskilt storleken på de oegentliga utgifterna och den felprocent som framkommit vid revision av det slumpmässiga urvalet. Upphandling Revisionsmyndigheten har iakttagit att en stödmottagare inte följt upphandlingsregelverket. För den period, 2008-12-01 till 2009-04-30, som revisionsmyndigheten har granskat uppgår värdet av icke upphandlad byggtjänst till 8 048 537 kronor. Stödmottagaren har inte annonserat ut uppdraget om byggtjänsterna utan har ringt till sju leverantörer med lokal anknytning och efterfrågat intresset för att lämna anbud. De som visat intresse fick därefter ett förfrågningsunderlag att ta ställning till och eventuellt lämna anbud. Stödmottagaren har inte heller följt upphandlingsregelverket vad gäller projektledaruppdraget. Enligt stödmottagarens interna riktlinjer får direkt- 20
upphandling för år 2008 ske upp till ett belopp av 205 000 kronor. Av beslutet om stöd framgår att totalt får kostnaden för personal uppgå till 572 000 kronor för tiden 2007 till 2010. Projektledaren är den ende verksamme inom projektet. Det felaktiga beloppet bedöms uppgå totalt till 8 172 640 kronor. Revisionsmyndigheten rekommenderar att förvaltande myndighet reducerar kommande utgiftsdeklaration med 8 172 640 kronor. Fondkapitalprojekten Fondbolagen bedriver enbart projekt med så kallad revolverande kapital där investering sker i portföljbolag. Revisionsmyndigheten har noterat att förvaltande myndighet inte skiljer på kostnader för bolaget och kostnader för det projekt som bedrivs inom bolaget. Förvaltande myndighet motiverar det med att projektet är den enda verksamhet som bolaget bedriver. Fondkapitalprojekten får finansiera kostnad för sin förvaltning av fondkapitalet årligen med maximalt 3 % av kapitalbasen, som utgörs av förskottsutbetalning av EU-stöd samt nationell medfinansiering. Kostnaden för förvaltningen av fondkapitalet har avräknats förskottet, som ingår i utgiftsdeklarationerna. Revisionsmyndigheten har rekommenderat reducering av kommande utgiftsdeklarationer för de kostnader 3 613 843 kronor som enligt revisionsmyndighetens bedömning ej är stödberättigande. Förvaltande myndighet har svarat att den kommer att vidta åtgärder, till de delar den avser följa revisionsmyndighetens rekommendation, i mars 2015 då fondkapitalprojektens nuvarande verksamhet kommer att upphöra och slutlig avräkning mot förskotten kommer att ske. Exempel på, enligt revisionsmyndighetens bedömning, ej stödberättigande kostnader är friskvårdskostnader, kostnad för personal som arbetar mellan två operativa program men där tidrapport saknas och därmed kan faktisk kostnad för respektive operativt program ej styrkas, kostnad för tjänstebil som nyttjas av två operativa program men körjournal som styrker faktisk kostnad för respektive program saknas eller är ofullständig. Projekt inom åtgärd 1.3, Internationellt samarbete 21
Revisionsmyndigheten har i en stödmottagares dokumentation inte kunnat finna spårbarhet till att utgifterna har uppkommit för och är nödvändiga för projektet. Hela stödbeloppet 1 351 012 kronor bedöms vara icke stödberättigande. Ange vilka slutsatser som dragits av resultaten av revisionerna om hur effektivt förvaltnings- och kontrollsystemet är. Felprocenten ligger över signifikansnivån 2%. Den projicerade felprocenten uppgår för denna population till 2,64%. Om det enskilda projektet som inte följt upphandlingsregelverket inte tas med i felberäkningen blir felprocenten 1,19%. Om varken projektet som inte följt upphandlingsregelverket och fondkapitalprojekten tas med i beräkningen, så hamnar felprocenten på 0,98%. Ej stödberättigande utgifter på grund av icke följsamhet till upphandlingsregelverket i ett av projekten förklarar att felprocenten hamnar över materiell nivå 2%. Revisionsmyndigheten bedömer att detta är en enskild felaktighet och inte är systembetingad. Under genomförda insatsgranskningar har revisionsmyndigheten konstaterat att förvaltningsmyndigheten i sin granskning av projektens ansökningar om utbetalning iakttagit oriktigheter som dragits av innan utbetalning skett. Förvaltande myndighet gör också uppföljningsbesök på plats enligt ett särskilt urvalsförfarande. Förvaltande myndighet har även sett över sin riktlinje för kontroll av offentlig upphandling och affärsmässiga villkor. Ny uppdaterad riktlinje fastställdes den 28 februari 2011. Revisionsmyndigheten gör bedömningen att de avvikelser som iakttagits vid granskningar av utgiftsdeklarationerna inte är systembetingade. Iakttagna avvikelser är inte koncentrerade till någon enskilt region eller viss typ av organisation och är inte specifika för ett visst utgiftsslag eller operativt program. Beskriv uppföljningen av oegentligheter, bland annat revision av tidigare rapporterade felprocent. Genomförda granskningar år 2010 22
Revisionsmyndigheten redogjorde i föregående års Årlig kontroll rapport om ett projekt där förvaltande myndighet trots sin tveksamhet till om upphandlingen gjorts på ett korrekt sätt ändå har betalat ut EU-medel till projektet. Revisionsmyndigheten bedömde att utredningen av genomförd upphandling inte skett grundligt. Bland annat synes icke diskrimineringsprincipen inte ha följts då upphandlingen enligt förvaltande myndighets uppfattning har skett riktat till två specifika leverantörer. Av rådets förordning (EG) nr 1083/2006 Artikel 60a framgår att förvaltande myndighet ska se till att projekten uppfyller kraven i tillämpliga gemenskapsregler och nationella regler. Revisionsmyndigheten var av den uppfattningen att förvaltande myndighet inte har säkerställt att artikel 60 a är uppfyllt. Revisionsmyndigheten bedömde att beloppet 3 267 542 kronor är ej stödberättigande. Förvaltande myndighet har i den 27 januari 2011 inkommit med en utredning som visar att projektet har följt upphandlingsregelverket och använt upphandlingsformen Öppen upphandling. Revisionsmyndigheten har med anledning av förvaltande myndighets utredning återtagit sin rekommendation om att beloppet 3 267 542 kronor inte är stödberättigande. Felprocenten för år 2010 blir efter återtagandet av rekommendationen 0,43% mot i 2010 års Årliga kontrollrapport redovisade 0,78%. För de iakttagelser där förvaltande myndighet svarat att den avser följa revisionsmyndighetens rekommendationer kommer dessa att följas upp under första halvåret 2012. Genomförda granskningar år 2011 Revisionsmyndigheten har lämnat rekommendationer om att reducera kommande utgiftsdeklarationer med de utgifter som bedömts vara ej stödberättigande. Rekommendationer har i tillämpliga fall lämnats om att utreda om iakttagna felaktigheter förekommer i andra perioder än den granskade och att i så fall reducera kommande utgiftsdeklaration med dessa felbelopp. Förvaltande myndighet har lämnat svar på samtliga rapporter. Av svaren framgår att den avser att följa revisionsmyndighetens rekommendationer till vissa delar. Exempelvis avser förvaltande myndighet inte att följa revisionsmyndighetens bedömning om att utgift för friskvårdskostnader ej är stödberättigande och att reducering av utgiftsdekalrationerna ska ske med 23
beloppet. Resultaten av genomförda åtgärder kommer att delges revisionsmyndigheten löpande. Förvaltande myndighet ska för varje rapport där revisionsmyndigheten konstaterat avvikelse inkomma med handlingsplan för de åtgärder som ska vidtas. Revisionsmyndigheten följer sedan upp att handlingsplanen har genomförts. Ange huruvida eventuella problem som förekommit kan anses vara systembetingande och vilka åtgärder som vidtagits, och kvantifiera oegentliga utgifter och eventuella finansiella korrigeringar. Inga systembetingade fel har iakttagits. 6 Samordning mellan revisionsorgan och revisionsmyndighetens tillsyn Beskriv samordningen mellan olika nationella revisionsorgan och revisionsmyndigheten (i tillämpliga fall). Ekonomistyrningsverket är ensam revisionsmyndighet för samtliga strukturfonder (se ovan avsnitt 4, första stycket). Frågan är inte tillämplig. Beskriv revisionsmyndighetens tillsyn över andra revisionsorgan (i tillämpliga fall). Denna punkt är ej tillämplig då inga andra revisionsorgan finns. 7 Uppföljning av föregående års revisioner Redogör för uppföljningen av resterande revisionsrekommendationer och för uppföljningen av resultaten av de revisioner av system och insatser (projekt) som gjorts tidigare år. Attesterande myndighet 24
- Systemgranskning uppföljning av revisionsrapport (dnr 60-1109/2009) och utvidgning avseende Tillväxtverket, attesterande myndighets arbete med upprättande av utgiftsdeklaration med mera inom ramen för genomförande av de åtta regionala strukturfondsprogrammen för regional konkurrenskraft och sysselsättning (ERUF) 20 Revisionens mål har varit att bedöma om det finns tillfredsställande rutiner för attesterande myndighets genomförande av sitt uppdrag i enlighet med kraven i artikel 58 och 61 i rådets förordning (EG) nr 1083/2006, det vill säga om förvaltnings- och kontrollsystemet fungerar tillräckligt effektivt. Revisionen har omfattat uppföljning av de rekommendationer som lämnades i rapport med dnr 60-1109/2009, samt en utvidgning rörande attesterande myndighets handläggning avseende material som inte tidigare funnits hos attesterande myndighet. Den har omfattat granskning av attesterande myndighets åtgärder i anledning av lämnade rekommendationer och verifiering av att dessa implementerats, med utgångspunkt i de utgiftsdeklarationer som omfattar utgifter till och med den 30 april 2010, och registrerats i SFC2007 i november 2010. Resultat av uppföljningsgranskningen: Avgränsning och fördelning av uppgifter (nyckelkrav 1) Attesterande myndighet rekommenderades: - att förtydliga rollen medverkat när attesterande myndighets bägge befattningshavare tillsammans utfört arbete. Uppföljning: Revisionsmyndigheten har kunnat konstatera att det nu framgår tydligt vem som gjort vad i attesterande myndighets dokumentation av utfört arbete. De brister som föranledde rekommendationen bedöms ha åtgärdats. - Att klargöra ansvar för avstämning av inkomna medel. Uppföljning: Attesterande myndighet har upprättat en rutin för avstämning av inkomna medel där det framgår att attesterande myndighet ansvarar för denna avstämning. De brister som föranledde rekommendationen bedöms ha åtgärdats. 20 Dnr 60-200/2011 25
Attestering av utgifterna (nyckelkrav 3) Attesterande myndighet rekommenderades: - att ytterligare förtydliga sin kravspecifikation till förvaltande myndighet avseende de ekonomiska uppgifter som behövs för att kunna upprätta utgiftsdeklaration och ansökan om utbetalning i enlighet med regelverket. Uppföljning: Revisionsmyndigheten kan konstatera att kravspecifikationen har förtydligats i linje med den lämnade rekommendationen. Revisionsmyndigheten har också kunnat verifiera att förvaltande myndighet har lämnat in ett mer fullständigt underlag än tidigare, speciellt avseende resultat av skrivbordskontroller och återkrav/kvittningar. De brister som föranledde rekommendationen bedöms ha åtgärdats. - att ytterligare förtydliga sin kravspecifikation till förvaltande myndighet för att kunna erhålla den information om programmets genomförande och hur förvaltnings- och kontrollsystemet fungerar som attesterande myndighet bedömer att den behöver som underlag inför attestering av utgifter. Uppföljning: Revisionsmyndigheten kan konstatera att kravspecifikationen har förtydligats i linje med den lämnade rekommendationen. De brister som föranledde rekommendationen bedöms ha åtgärdats. - att upprätta utgiftsdeklarationen så att kraven i artikel 77 i rådets förordning (EG) nr 1083/2006, som bland annat anger hur mellanliggande betalningar ska beräknas, uppfylls. Uppföljning: Som bakgrund kan nämnas att det i handläggarstödet NYPS, som är källa till de rapporter som förvaltande myndighet lämnar till attesterande myndighet som underlag för attestering registreras finansiering kontantmässigt, inte periodiserat motsvarande de registrerade stödberättigade utgifterna. Det har konsekvensen att uppgiften motsvarande offentlig finansiering, som ska registreras i utgiftsdeklarationen, inte direkt kan hämtas från NYPS. Attesterande myndighet har vid aktuell revision beskrivit den modell som attesterande och förvaltande myndighet gemensamt kommit fram till att använda för att periodisera medfinansieringen. 26
Revisionsmyndigheten har testat och bedömt denna modell och bedömer att den är ett steg i rätt riktning men att den ändå kan medföra risk för att ett för högt belopp avseende motsvarande offentlig finansiering redovisas till kommissionen och att attesterande myndighet därmed rekvirerar ett för högt belopp. Vid programmets slut kommer dock detta att ha justerats automatiskt. Då det är mer vanligt att den registrerade finansieringen överstiger än understiger utgifterna bedömer revisionsmyndigheten att risken för att ett för högt belopp ska rekvireras från kommissionen inte är väsentligt. Revisionsmyndigheten bedömer att de brister som föranledde rekommendationen delvis har åtgärdats. Nya rekommendationer lämnas nedan. Attesterande myndighet rekommenderas att ytterligare utveckla och dokumentera sina analyser och slutsatser av inkommet material som grund för inriktning och omfattning av sina egna kontroller. Attesterande myndighet rekommenderas att ytterligare utveckla sina metoder för att komma fram till hur resultat av genomförda revisioner påverkar beslutsunderlaget inför attestering. Attesterande myndighet rekommenderas att ytterligare utveckla modellen för att justera offentlig finansiering för att minska riskerna att redovisa och rekvirera ett för högt belopp från kommissionen. - att upprätta rutin för avstämning av inkomna medel från kommissionen Uppföljning: En rutin har upprättats. Revisionsmyndigheten noterar att den inte innehåller något om hur attesterande myndighet ska agera om begärt belopp inte erhålls från kommissionen. Det torde dock vara sällan förekommande. Revisionsmyndigheten har kunnat verifiera att rutinen använts och att handläggningen dokumenterats. De brister som föranledde rekommendationen bedöms ha åtgärdats. Processen för att föra räkenskaper över belopp som kan återkrävas och för återkrav av felaktiga betalningar (nyckelkrav 4). Attesterande myndighet rekommenderades: 27
- att ytterligare förtydliga sin kravspecifikation till förvaltande myndighet avseende de uppgifter om indragna belopp och återvunna belopp som behövs dels för att kunna upprätta utgiftsdeklaration, dels för att kunna rapportera i enlighet med artikel 20 i kommissionens förordning (EG) nr 1828/2006. Uppföljning: Revisionsmyndigheten kan konstatera att kravspecifikationen har förtydligats i linje med den lämnade rekommendationen. De brister som föranledde rekommendationen bedöms ha åtgärdats. - att upprätta rutiner för att kunna rapportera de uppgifter som framgår av artikel 20 i kommissionens förordning (EG) nr 1828/2006 samt bilaga XI i ny lydelse. Uppföljning: De brister som föranledde rekommendationen bedöms ha åtgärdats. Det finns dock utrymme för fortsatt utveckling. Nya rekommendation lämnas nedan. Attesterande myndighet rekommenderas att vidareutveckla och konkretisera rutinerna för att kunna upprätta bilaga XI med en ökad tillförlitlighet. Tillfredställande verifieringskedja (nyckelkrav 2) Attesterande myndighet rekommenderades: - att fastställa hur länge material som dels är underlag till utgiftsdeklaration (data- och pappersform), dels utgör dokumentation av attesterande myndighets utförda arbete ska sparas, med hänsyn till kraven i regelverket. Uppföljning: Attesterande myndighet har fattat beslut att underlag/ dokumentation ska sparas till och med 31/8 2020. De brister som föranledde rekommendationen bedöms ha åtgärdats. - att tydligare dokumentera vem som utfört arbete och vad detta arbete bestått i. Uppföljning: De brister som föranledde rekommendationen bedöms ha åtgärdats. - att utgiftsdeklarationen upprättas på ett sådant sätt att det är möjligt att följa de redovisade utgifterna och finansieringen ner till stödberättigade utgifter/finansiering hos de enskilda stödmottagarna. 28
Uppföljning: Konsekvensen av den använda metoden är att överskjutande offentlig finansiering från ett projekt kan användas för att täcka upp brist på offentlig finansiering i ett annat. Då finansiering inte är utbytbar mellan projekten bedömer revisionsmyndigheten att verifieringskedjan, trots förbättringar, fortfarande har vissa brister. Revisionsmyndigheten bedömer att de brister som föranledde rekommendationen delvis har åtgärdats. Ny rekommendation lämnas nedan. Attesterande myndighet rekommenderas att genomföra åtgärder för att förbättra verifieringskedjan. Revisionsmyndigheten har gjort följande bedömningar baserat på kommissionens nyckelkrav 21. Nyckelkrav 1: Att bedöma om det finns en tydlig avgränsning och fördelning av uppgifter inom attesterande myndighet och gentemot förvaltande myndighet. Revisionsmyndigheten bedömer att förvaltnings- och kontrollsystemet fungerar tillfredställande 22. Nyckelkrav 2: Att bedöma om det finns en tillfredsställande verifierings-kedja för attesterande myndighets uppgifter samt räkenskaper i datoriserad form Revisionsmyndigheten bedömer att förvaltnings- och kontrollsystemet fungerar, men att vissa förbättringar behövs. Nyckelkrav 3: Att bedöma om processen för attestering av utgifterna säkerställer att samtliga deklarerade utgifter är stödberättigade. Revisionsmyndigheten bedömer att förvaltnings- och kontrollsystemet fungerar, men att vissa förbättringar behövs. Nyckelkrav 4: Att bedöma om processen för att föra räkenskaper över belopp som kan återkrävas och för återkrav av felaktiga betalningar är tillförlitlig. Revisionsmyndigheten bedömer att förvaltnings- och kontrollsystemet fungerar delvis, men att väsentliga förbättringar behövs. 21 COCOCF 08/0019/00-SV 22 De fyra tillitsnivåerna för systemgranskningar är: Fungerar tillfredställande; Fungerar, men vissa förbättringar behövs; Fungerar delvis, väsentliga förbättringar behövs; Fungerar i princip inte, genomgripande förbättringar behövs. 29
Samlad bedömning av nyckelkraven: Revisionsmyndigheten bedömer, baserat på bedömningen av nyckelkraven ovan, att förvaltnings- och kontrollsystemet till den del granskningen omfattar bedöms fungera, men att vissa förbättringar behövs. Förvaltande myndighet - Systemrevision 23 avseende uppföljande granskning hos förvaltande myndighet Tillväxtverket med avseende på rekommendationerna i rapport om utbetalningsprocessen 24. Expedierad den 29 augusti 2011. Revisionens mål har varit att följa upp de rekommendationer som lämnades i Revisionsrapport avseende systemgranskning av utbetalningsprocessen på den förvaltande myndigheten Tillväxtverket daterad 2010-02-26 (Dnr 60-911/2009). Förvaltande myndighet rekommenderades: - Revisionsmyndigheten rekommenderar den förvaltande myndigheten att tillse att beskrivningen av förvaltnings- och kontrollsystemet uppdateras så att den överensstämmer med hur utbetalningsfunktionen är organiserad. Uppföljning: Förvaltande myndighet har en pågående process för att uppdatera dokumentet beskrivning av förvaltnings- och kontrollsystemet. Rekommendationen är öppen. - Förvaltande myndighet rekommenderas att säkerställa att de interna processkontrollerna (innefattande stickprov av utbetalningar) är av tillräcklig omfattning och spridda över programperioden. Omfattningen och resultaten från egenkontrollerna bör sammanställas på ett strukturerat sätt så att revisionsmyndigheten, attesterande myndighet och eventuella övriga intressenter kan ta del av resultaten. Uppföljning: Interna processkontroller har genomförts på samtliga åtta programkontor år 2009 och resultatet från dessa finns dokumenterat. Inga interna processkontroller genomfördes under år 2010. Programstöd har planerat att göra processkontroller på samtliga åtta programkontor under år 2011. Rekommendationen är till stor del fortfarande öppen. 23 Dnr 60-.221/2011 24 60-911/2009 30
- Förvaltande myndighet rekommenderas att tillse att grundliga och regelbundna egenkontroller spridda över programperioden utförs. Uppföljning: Förvaltande myndighet genomför vissa kontroller men dessa är dock inte av den omfattningen som förvaltande myndighet i styrdokumenten har uppgett att de ska göra. Rekommendationen är öppen utifrån formuleringarna i de gällande styrdokumenten. Revisionsmyndigheten har dock noterat att förvaltande myndighet håller på att se över styrdokumenten. - Förvaltande myndighet rekommenderas att tillse att egenkontrollerna utförs av en avskild funktion, som till exempel Programstöd, för att upprätthålla separation av funktioner inom den förvaltande myndigheten i överensstämmelse med artikel 58 b i Rådets förordning (EG) nr 1083/2006. Uppföljning: De kontroller som genomförs görs av programstöd samt ekonomiavdelningen. Rekommendationen är stängd. Revisionsmyndigheten har gjort följande bedömningar baserat på kommissionens nyckelkrav 25. Nyckelkrav 1: Tydlig definition, fördelning och åtskillnad av funktioner mellan och inom förvaltningsmyndigheten/förmedlande organ. Revisionsmyndigheten bedömer att delsystemet fungerar tillfredställande 26. Nyckelkrav 4: Tillräckliga förvaltningskontroller. Revisionsmyndigheten bedömer att delsystemet fungerar men vissa förbättringar behövs. Nyckelkrav 5: Tillfredställande verifieringskedja. Revisionsmyndigheten bedömer att delsystemet fungerar tillfredställande. 25 COCOCF 08/0019/00-SV 26 De fyra tillitsnivåerna för systemgranskningar är: Fungerar tillfredställande; Fungerar, men vissa förbättringar behövs; Fungerar delvis, väsentliga förbättringar behövs; Fungerar i princip inte, genomgripande förbättringar behövs. 31