version 9.60 Ekonomi Bokföringsunderlag Kundreskontra Fakturabevakning Räntefakturering

version 9.60 Ekonomi Bokföringsunderlag Kundreskontra Fakturabevakning Räntefakturering

Innehållsföreteckning Ekonomi... 3 Efter installation... 3 En fakturas livscykel exemplifierat... 4 Avgifter... 5 Bokföringskonton, Avdelningar, Konton... 6 Fördelning... 7 Interndebitering... 10 Redovisa verksamheten med olika avdelningar... 13 Förslag till arbetsordning... 14 Dagligt arbete... 14 Varje månad... 14 Bokföringsunderlag... 14 Bokföringsunderlag Nytt... 14 Skriv ut tidigare utskrivet och godkänt underlag... 16 Försäljningsrapport... 16 Kundreskontra... 17 Registrera inbetalningar... 17 Fakturabevakning... 23 Texter i påminnelser... 25 Kundreskontra Rapporter... 26 Räntefakturering... 27 2011 Winassist System AB, Sollentuna, Sweden. All rights reserved. Att helt eller delvis i någon form mångfaldiga innehållet i denna handbok utan skriftligt medgivande från Winassist System AB är ett brott mot lagen om upphovsrätt. 2

Ekonomi All försäljning i WinAssist konteras automatiskt i ett bokföringsunderlag och fakturor registreras i en kundreskontra. Detta kapitel beskriver bokföringsunderlag, försäljningsrapport, kundreskontran, inbetalningar, kundreskontrarapporter, fakturabevakning samt räntefakturering. Efter installation Winassist levereras med vissa grundvärden för ifyllda som moms, referensränta, betalningsvillkor m.m. Börja med att kontrollera att dessa värden stämmer överens med ditt företags behov. Kravrutinen i WinAssist följer lagen 1975:739. Innebörden i denna lag är att fordringsägaren har rätt att ta betalt för det merarbete som denne tvingas utföra för att driva in sin fordran. Det här är ett arbete som normalt inkassoföretagen utför och tar betalt för. "En fakturas livscykel" innebär därför att fakturan plus hela den efterföljande kravrutinen har åsatts olika datum. När dessa datum nåtts, uppmärksammar Winassist detta genom signaler i fakturabevakningsrutinen. Vissa värden är inlagda i datorn vid leverans av Winassist. Andra däremot får du själv bestämma om, s.k. disponibla. Observera dock att vissa värden förändras, såsom referensränta, betalningspåminnelse m.m. I likhet med andra fasta uppgifter i funktionen Parametrar, skrivs ovanstående uppgifter automatiskt ut på externa dokument. Det här innebär att betalningsvillkor och förfallodatum skrivs ut på följesedlar och fakturor. Börja med att gå till System Parametrar Betalningsvillkor. 3

En fakturas livscykel exemplifierat Förfallodatum Värdet som registreras här utgör det värde som alltid föreslås i kundregistret varje gång en ny kund registreras, s.k. standard värde. Om olika betalningsvillkor tillämpas, t ex 30 dagar till företag och 20 dagar till privatkunder, görs aktuell ändring per kund i kundregistret. Ange det värde som är det vanligaste för er verksamhet. Om värdet ändras senare kommer alla kunder som följer standard värdet att automatiskt ändras. 1:a brev "Glömt-att-betala-brev, är ett lite vänligare brev där kunden upplyses om att ni har en öppen fordran på kunden. Inga avgifter påförs kunden, men upplyses om att betalningspåminnelse enligt lag kommer att påföras om inte fordran betalas Brevet sätter press på mottagaren, genom sitt vänliga men bestämda innehåll. 1:a brevet behöver inte användas, utan betalningspåminnelse kan sändas direkt. Fakturabevakningen kommer att indikera att ett Glömt-att-betala-brev ska skapas. I exemplet på föregående sida, 5 dagar efter förfallodagen. Betalningspåminnelse Kunden påförs nu en betalningspåminnelse avgift. Fakturabevakningen kommer att indikera att en betalningspåminnelse ska skapas. I exemplet på föregående sida, 10 dagar efter förfallodagen. Inkassokrav Kunden påförs nu ett inkassokrav. Fakturabevakningen kommer att indikera att ett inkassokrav ska skapas. I exemplet på föregående sida, 20 dagar efter förfallodagen Indrivning På inkassokravet står det att ärendet lämnas för lagsökning efter 10 dagar om inte kunden betalar. Under denna tid avråds från muntliga kontakter och dito överenskommelser om detta inte dokumenteras. Inkassokravet kan senare komma att användas i juridisk instans. Fakturering Förfallodatum Betalningsvillkor för räntefakturor. 4

Avgifter Automatisk faktureringsavgift Kunder som ska faktureras kan här ges ett grundvärde. Varje ny kund som registreras i kundregistret förslås detta värde. Varje kund kan ges ett eget värde i kundregistret. Dröjsmålsränta Dröjsmålsränta som med % överstiger riksbankens referensränta. Referensränta Räntelagen är både tvingande och dispositiv. Den är tvingande genom att man har laglig rätt att debitera dröjsmålsränta som med % överstiger riksbankens referensränta. Den är disponibel genom att den får höjas med kundens godkännande. Påminnelseavgift Här anges beloppet för påminnelseavgift, dessa värden förändras över tiden. Tala med banken om aktuella värden. Kravavgift Här anges beloppet för kravavgift, dessa värden förändras över tiden. Tala med banken om aktuella värden. Moms Moms anger den momssats som programmet skall räkna efter. Automatiskt godkännande av diff När du registrerar en inbetalning och en ränta har uppstått p.g.a. att kunden har betalat för sent, kastas all ränta automatiskt bort understigande det belopp som anges här. Övrig ränta flyttas till räntefaktureringsmodulen. Bokföringsunderlag/Inbetalningsjournal per avdelning När du tar fram ett bokföringsunderlag skapas automatiskt ett underlag där försäljning redovisas per avdelning. Om du inte använder avdelningsredovisning kan denna parameter vara satt till Nej. 5

Bokföringskonton, Avdelningar, Konton Gå till System Parametrar Bokföring Avdelningar/Konton Här registreras vilka bokföringskonton som användas vid försäljning och redovisas i bokföringsunderlaget. Huvudkonton externförsäljning Här registreras de konton som är fasta såsom kassa, kundfordran moms m.m. Kontrollera i din kontoplan vilka konton som skall anges. Miljöavgifter arbete Fasta eller % beräknade miljöavgifter kan anges. Konton Garantier Här anges vilka konton garanti märkta rader på en faktura skall registreras i garantimodulen. Vidare information finns i kapitlet Garantier. 6

Fördelning När rader registreras på en arbetsorder måste en radtyp anges, tex. A, R, F. Fyra fasta rad typer finns i systemet som inte går att ändras eller tas bort. A = Arbete R = Reservdelar F = Främmande arbete Ö = Övrigt Ni kan själva skapa egna rad typer exempelvis H eller L H = Hyrbil L = Lånebil Dessa rad typer måste/bör kopplas mot ett bokföringskonto för att bokföringsunderlagen ska gå att tyda och bokföra efter. Alla radtyper (huvudkonton) är dynamiska vilket innebär att du kan själv skapa underkonton till huvudkonton. 99 underkonton till varje huvudkonto. Ex. A1, R12, H7, osv. Tryck på knappen Fördelning Här lägger man upp och redigerar huvudkonton och underkonton. Markera radkod A Arbete och klicka på knappen Redigera Huvudkonto 7

Ange bokföringskonto med moms (extern försäljning) Ange bokföringskonto momsfritt (raden kan göras momsfri på en arbetsorder) Ange bokföringskonto Internt (Internt avser kredit, Motkonto debet) Markera radkod R Reservdelar och klicka på knappen redigera Huvudkonto Ange bokföringskonto med moms (extern försäljning) Ange bokföringskonto momsfritt (raden kan göras momsfri på en arbetorder) Ange bokföringskonto Internt (Internt avser kredit Motkonto debet) Ange bokföringskonto Lager Lager kontot avser försäljningskostnad för reservdelar som säljs (Lager kredit Motkont debet) Fyll i konton för Främmande arbete samt konto för Övrigt. OBS! Rad typerna A, R, F samt Ö går inte att ta bort. Skapa nytt huvudkonto (egen radtyp) Tryck på knappen Nytt Huvudkonto. Ange vid rubriken Nr en bokstav te.x. H ange beskrivning Hyrbilar (alla bokstäver går att använda förutom A, R, F, Ö, O, P samt T). Fyll i vilka konton som tillhör radtypen. Om kontot avser internfakturering räcker det med kredit och debet internt. När en rad registreras på en arbetsorder kan sedan denna radtyp anges och beloppet kommer som en egen post på bokföringsunderlaget. 8

Skapa nytt underkonto Markera radkod A Arbete i boxen huvudkonto och klicka på knappen Nytt underkonto. Ange vid rubriken Nr en siffra te x. 1 ange beskrivning Påkostnad nya bilar Fyll i vilka konton som tillhör radtypen. Om kontot avser internfakturering räcker det med kredit och debet internt. När en rad registreras på en arbetsorder kan sedan denna radtyp anges och beloppet kommer som en egen post på bokföringsunderlaget. OBS! Internfakturering måste kopplas till ett kundnummer. Se vidare Interndebitering 9

Interndebitering Interndebitering måste knytas till ett kundnummer och en konteringsmall för att motkonton skall kunna redovisas. Skapa de konton som krävs enligt anvisningar i kapitlet Fördelning (sid. 6). Gå till fliken betalare och registrera en ny kund. I boxen Kredit anger du att kundnummret avser internfakturering. Klicka på knappen Konteringsmallar. 10

Klicka på knappen Redigera. Om du använder avdelningar måste även aktuell avdelning väljas. I exemplet ovan har jag skapat en konteringsmall genom att: Markerat huvudkonto A och underkonto A1= Påkostnad Nya Citroen och flyttat A1 till Valda konton med den undre gröna pilen till höger. 11

Markerat huvudkonto R och underkonto R1= Påkostnad Nya Citroen och flyttat R1 till Valda konton med den undre gröna pilen till höger. Markerat huvudkonto F och underkonto F1= Påkostnad Nya Citroen och flyttat F1 till Valda konton med den undre gröna pilen till höger. Klicka på Spara. Ange vilka kredit konton som ska användas för Förbrukningsmateriel, Miljöavgift arbete, Faktureringsavgift samt Öresutjämning. Spara. Nu är kundnummer klart för att användas, när en arbetsorder skapas och detta kundnummer anges finns inga andra konton än dessa tillgängliga. 12

Redovisa verksamheten med olika avdelningar Om du vill redovisa t ex Mek verkstaden som egen avdelningar kan du skapa en ny avdelning som kan döpas till ex. MEK. Varje avdelning har egna bokföringskonton, samtliga konton måste anges även för denna avdelning enligt instruktioner ovan. Tryck på knappen Ny avdelning. På bilden ovan har vi klickat på knappen Ny Avdelning och skriver in MEK i registreringsfältet. Välj sedan avdelning och ange vilka konton som skall finnas på respektive avdelning. OBS! Konteringsmallar för interndebitering måste skapas för varje avdelning enligt avsnitt Interndebitering (Sid. 9) När du skall registrera en Arbetsorder väljer du avdelning i rullgardinsmenyn enligt bilden nedan. När dessa konton och inställningar är klara kan systemet tas i bruk. 13

Förslag till arbetsordning Här ges en beskrivning på arbetsordning som kan fungera som vägledning vid arbetet med WinAssist. Beskrivningen skall ses som ett förslag och självklart kan och bör anpassningar göras efter ert företags behov. Dagligt arbete Detta är sådana bearbetningar som normalt görs regelbundet, oftast dagligen. Hur ofta dessa bearbetningar skall göras beror på företagets storlek, omfattning, rutiner etc. 1. Skriva ut bokföringsunderlag och godkänna den. 2. Registrera inbetalningar 3. Skriva ut inbetalningsjournalen 4. Skriva ut ev. uppkommna räntefakturor 5. Skriva ut betalningspåminnelser/krav Varje månad 1. Skriv ut utestående fordran från kundreskontran 2. Stäm av utestående fordran i kundreskontran mot bokfört saldo Bokföringsunderlag Varje typ av försäljning registreras i ett bokföringsunderlag uppdelat på olika konton. Varje gång som ett nytt underlag skapas får du en fråga om ingående fakturor skall bokföras. Svarar du Ja registreras dessa som bokförda och underlaget börjar att samla ny information vid nästa försäljning. Svarar du Nej kommer all information att komma med vid nästa underlag som skapas. Det är att rekommendera att skriva ut ett bokföringsunderlag dagligen och stämma av din försäljning. Bokföringsunderlag Nytt Välj Ekonomi Bokföring Bokföringsunderlag Nytt. Här kan du ange t o m vilket datum. (Dagens datum föreslås) Information från den senaste gången underlaget bokfördes till angivet datum. Funktionen kan vara bra att använda vid t.ex. månadsslut Bokföringsunderlaget som skapas består av flera sidor. Den första är ett konteringsunderlag med aktuella bokföringstotaler för varje försäljningskonto för det som är sålt externt, kontant, kort, samt fakturerat. 14

Nästa sida består av motsvarande information för interndebitering. Därefter kommer journaler per betalsätt, Kontant, Kort, Fakturerat samt Internt. Använder ni avdelningar skapas ett komplett underlag för varje avdelning. Sammanställning Kontantjournal Fakturajournal 15

När du klickar på Skriv ut får du en fråga om bokföringsunderlaget ska bokföras. Om du svarar Nej kan underlaget skapas på nytt. Svarar du Ja töms bokföringsunderlaget på sin information och börjar på nytt. Skriv ut tidigare utskrivet och godkänt underlag Skulle du behöva skriva ut ett bokföringsunderlag som tidigare är utskrivet och godkänt, väljer du: Bokföring Bokföringsunderlag Befintligt. Ange önskat datum. Ett bokföringsunderlag skapas innehållande alla fakturor som har samma godkännande datum, detta underlag kan inte godkännas en gång till. Försäljningsrapport Eftersom alla fakturor/kontantnotor sparas i datorn finns det möjlighet att läsa ut försäljningsinformation genom att ställa olika villkor. Resultatet presenteras på samma sätt som det vanliga bokföringsunderlaget. Skillnaden är att detta underlag kan skapas obegränsat. Skulle du tycka att det är lättare att bokföra från datum till datum går denna försäljningsrapport utmärkt att använda. Tänk bara på att vara noggrann med att inte sälja en Kontantnota/faktura efter att ett bokföringsunderlag är utskrivet på samma datum. Då måste ett nytt underlag skapas och ersätta det tidigare. Ekonomi Bokföring Försäljningsrapport. Olika kombinationer kan anges: 16

Från och med datum till och med datum Från fakturanummer till fakturanummer Kontant, Kort, Faktura, Internfaktura Samtliga avdelningar redovisas separat En enskild avdelning Försäljning redovisas per märkeskod Inkludera faktura journal Urval från och med kundnummer till och med kundnummer Urval från och med registreringsnummer till och med registreringsnummer Urval från och med ObjektID till och med ObjektID Knappen OK skapar samma underlag som Bokföringsunderlag nytt. Knappen Detaljerad lista ger en journal som redovisar varje kontering per faktura. Kundreskontra Samtliga fakturor hamnar i kundreskontran utom Internfakturor, dessa fakturor särredovisas på bokföringsunderlaget och är utan moms. Kundreskontran består av en Inbetalningfunktion, Inbetalningsjournal, Fakturabevakning, funktion för Rapporter samt för Räntefakturering. Registrera inbetalningar I denna funktion registrerar du dina kunders inbetalningar och avbokar dessa ur kundreskontran. Att registrera inkommande betalningar från kunder är lika viktigt som att fakturera. Detta för att du ska kunna hålla en bra bevakning av dina kundfodringar och kunna skicka påminnelser osv. 1. För att registrera inbetalningar går du till Ekonomi Kundreskontra Inbetalningar. 2. Här visas alla fakturor som finns i reskontran. Markera vilken faktura som skall registreras. Klicka på Visa 17

eller skriv fakturanumret på tangentbordet och dialog boxen Sök faktura aktiveras automatiskt. 3. Klicka sedan Ok. 18

4. Här får du fram information om fakturan och du går vidare genom att klicka på Ny inbetalning. 5. Här anger du belopp och väljer du datum och hur inbetalningen har skett. Betalas inte hela beloppet registreras det som en delbetalning och rest beloppet kan registreras vid ett senare tillfälle Om kunden har påförts en betalningspåminnelse eller kravavgift och betalt den skall värdet som visas i boxen Avgifter vara kvar om inte skall avgiften tas bort. Enligt inkasso lagen måste en påminnelse eller krav innehålla aktuell ränteskuld. Vissa kunder kan ibland betala räntan som finns på påminnelsen, en överbetalning. När hela det ursprungliga beloppet är betalt går det att göra en överbetalning, tryck på knappen Ny inbetalning och ange det överbetalda beloppet och välj betalningssätt. Detta belopp redovisas på inbetalningen separat. 19

Nu har inbetalningen registrerats och du kan se att Inbetalningsfönstret blivit uppdaterat 6. I detta läge kan du fortsätta med fler inbetalningar genom att skriva fakturanumret direkt. När du gör det aktiveras dialog boxen Sök faktura automatiskt. När samtliga inbetalningar är klara ska en inbetalningsjournal skapas. 20

Inbetalningsjournal 1. För att skapa en inbetalningsjournal klickar du på Inbetalningsjournal, dialog- boxen Välj alternativ visas. Här kan du göra ett par val. Aktuell skapar en inbetalningsjournal över de inbetalningar som registrerats, när journalen skrivs ut får du en fråga om dessa skall bokföras. Om du svarar Ja kan inbetalningarna inte ändras. Om du svarar Nej så har ingenting skett. Viss period Här kan inbetalningar över en viss period anges och skrivas ut. Denna funktion kan vara bra vid exempelvis felsökning av tidigare inbetalningar. Välj Aktuell 2. En inbetalningsjournal skapas innehållande alla inbetalningar sorterade per betalningssätt och där sista sidan består av ett bokföringsunderlag över inbetalningarna. 21

3. Nu kan du göra en utskrift och om du svarar Ja på frågan om räkningarna ska bokföras så godkänns och avslutas fakturan. Om det finns räntor eller avgifter kvar att betala så skapas en post för räntefakturering. En registrerad faktura kan ändras så länge inte inbetalningsjournalen är utskriven och godkänd. 22

Fakturabevakning Gå till Ekonomi Kundreskontra Fakturabevakning Här finner du information om fakturor och dess status. Under rubrikerna Brev, Påminnelse samt Krav visas det utropstecken när fakturan har passerat ett visst datum (de inställningar som är gjorda under En fakturas livscykel exemplifierat ). När ett brev, påminnelse eller krav är skapat och godkänt, ersätts tecknet med det datum som råder vid godkännandet. Förklaringar av förkortningar i övre listen Åtg Du kan härifrån skicka olika påminnelser typer till kunderna. Genom att skriva B, P eller K på den markerade fakturan (raden) och sedan klicka på Skapa. Du kan givetvis markera flera rader åt gången. Se Exempel Brev på nästa sida. B = Brev P = Påminnelse K = Krav FaNr Fakturanummer Kundnr Kundnummer Namn Kundens namn Belopp Ursprungligt belopp 23

KT Kredittid för aktuell faktura Förfallodag Förfallodag Brev Ett första brev, Glömt att betala, som på ett mjukt men bestämt sätt inleder kravrutinen. Är inte nödvändigt att skicka till kunden. Datum visas när brevet skickats. Påminnelse En första betalningspåminnelse enligt vad inkassolagen föreskriver. Datum visas när brevet skickats. Krav Inkassokrav enligt vad inkassolagen föreskriver. Datum visas när brevet skickats. Rest Belopp att betala. Exempel Brev 24

Texter i påminnelser Breven och påminnelse innehåll kan du själv påverka, dock ej kraven Gå till System Parametrar Arbetssätt Brev Kravrutinens två brev En kravrutin kan inte innehålla mer en två brev. Glöm därför gamla hemmagjorda krav i olika antal och skiftande textinnehåll. Inkassolagen talar om hur det hela skall se ut. Därför måste en kravrutin alltid börja med betalningspåminnelse, för att inkassokravet därefter skall kunna sändas. Detta för att senare kunna debiteras. Eftersom denna rutin är snabb i tid, det tar i stort inte mer än 1 månad till dess att indrivning är aktuellt, så finns i Winassist 1:a brev Glömt att betala vilket på ett mjukt men bestämt sätt inleder kravrutinen. Det här brevet är inte nödvändigt att skicka till kunden, utan betalningspåminnelse kan sändas direkt under förutsättning att respittiden gått, vilket datorn håller reda på. Om kunden inte betalar efter ovanstående kravrutin är ärendet föremål för indrivning, vilket en inkassobyrå lämpligast kan handlägga (men givetvis också du själv). Kravrutinen kan inte upprepas utan nu återstår i princip rättsliga åtgärder. Genom att du kan utföra din egen kravrutin, som sedan inte behöver upprepas av inkassobyrån, är du snabbt igång med dina krav, vilket kan utgöra skillnaden mellan att erhålla betalning eller att inordna sig bland fordringsägarna i en konkurs. 25

Standard Texten under Brev och Betalningspåminnelse kan du ändra efter eget tycke och smak. Om du vill återgå till originaltexten trycker du på knappen Standard. Texten under Inkassokrav går dock ej att ändras på. Kundreskontra Rapporter Gå till Ekonomi Kundreskontra Rapporter Här kan du på ett flexibelt sätt ta fram olika Rapporter från kundreskontran. Du kan bl. a. välja på Typ, Urval och Avdelningar Aktuell, Retroaktivt samt Sorteringsordning. Typ Detaljerad Ger en detaljerad lista av kundfordran. Summarisk Vill du ha en snabböversikt över din kundreskontra eller en inbetalningsprognos de närmaste veckorna ger denna funktion ett snabbt besked. Enskild kund Denna funktion ger svar på hur stor kundfordran du har på en kund. Samtliga fakturor kommer med, alltså både betalda, delbetalda och obetalda. Önskas bara fakturor som är öppna (obetalda) markera Öppna i Urval. Urval Öppna Reskontran öppna ( ej betalda), ger dig ett snabbt svar på hela reskontran. Förfallna Reskontran förfallna, ger dig ett snabbt svar på vilka fakturor som har förfallit till betalning. 26

Skapa Skv-fil av Rapporter Det finns möjligheter att skapa en skv-fil av rapporter. Gör dina val och klicka även i Skapa skv-fil. Klicka på Ok. Nu får du se en förhandsvisning av rapporten. Filen skapas oavsett om du väljer att skriva ut rapporten eller ej. När du stängt ner förhandsvisningen visas en box med hänvisning om vart filen är skapad. Räntefakturering För att kunna skapa en räntefaktura måste hela fordran vara betald. När inbetalningsjournalen är utskriven och godkänd skapas automatiskt en räntepost om fakturan är betald för sent, även obetalda påminnelser och kravavgifter flyttas hit. Sorteringen av ränteposterna är per kundnummer, det går bra att markera flera per kund och skapa en samlingsräntefaktura. För att skapa en räntefaktura går du till Ekonomi Kundreskontra Räntor. 1. Markera den faktura som är aktuell och klicka på Skapa Räntefaktura. 27

2. Vill du göra några ändringar eller lägga till avgifter eller ändra räntan (det går ej att öka räntan) klickar du på Redigera avgifter/upplupet. Gör eventuella justeringar och tryck Enter. 28

3. När du är klar med justeringarna klickar du på Skapa. Fakturan tilldelas ett nummer och du får en fråga om utskrift. 4. Nu är Räntefakturan klar, och konteras i bokföringsunderlaget och finns i kundreskontran. En räntefaktura kan ge upphov till påminnelser och krav, dock ej till en ny räntefaktura. 29