2004-03-01 Produktkatalog Manual Version 3.3 2004
Innehållsförteckning Skapa Varukorg Välj bil 1 Varugrupp 1 Sök på motorkod 1 Rabattkod 1 Artikel 1 Varukorgen Lägg till artiklar 2 Lägg till textrad 2 Sök artiklar 2 Import från annat system 2 Historik E-handel / Dagorder 2 Skickade ordrar 2 Spara order under dagen 2 Saldo 3 Sänd order 3 E-post 3 Skriv ut 3 Hämta 3 Radera rad 3 Töm varukorg 3 Spara som PDF 3 Orderlåda 3 Kostnadsförslag Välj kund 4 Filtrera kundlista 4 RefNr 4 Bilmärke 4 Biltyp 4 Bilmekaniker 4 Nytt kostnadsförslag 5 Hämta kostnadsförslag 6 Skicka SMS 6 Hämta kontantnota 6 Nytt kostnadsförslag Hämta katalog 5 Lägg till artiklar 5 Lägg till text 5 Arbetstider 5 Timdebitering 6 Att hitta i tidverk 5 Hämta kostnadsförslag Hämta kostnadsförslag 6
Innehållsförteckning Hämta kontantnota Hämta kontantnota 6 Skicka SMS Skicka SMS 6 Utskrift katalogsida Utskrift av katalogsida för bilmodell 7 Artikel Artikelinformation 8 Artikel ->Bilmodell 8 Sänd meddelande 8 Menyraden från första sidan Arkiv 9 Skriv ut 7 Avsluta 9 Uppdatera Uppdatera program 9 Uppdatera data 9 Inställningar Priser 11 Företagsinformation 15 Licens 20 Utskrift reklamationsblankett 9 Utskrift returföljesedel 9 Retursedel/Reklamtionsblankett 10 Standardinställningar 13 Kundregister 14 Timdebitering 6 Enhet bilregistret 9 Artikelregister Artikelregistret 12 Artikelinskrivning 12 Utskrift artikel 12 Radera artiklar 12 Sökning artiklar 2 Radera atikelgrupp 12 Bilagor Jokertecken 16 Bilregister CD-skivan 17 Höger musknapp 18 Bilregistermatchning 19
Plocka ihop en varukorg. Välj bil Finns kundens registreringsnummer tillhands är det lämpligt att börja med att skriva in detta i rutan Regnr:. I annat fall väljer man bilmodell från listorna Bilmärke: och Biltyp:. Då båda dessa listor innehåller mycket information kan man istället för att scrolla sig ner till rätt märke, välja att slå in begynnelse bokstaven / siffran. Till exempel om man befinner sig i rutan Bilmärke och vill få fram modellen Volvo slår man in ett V på tangentbordet. Nu skall markören ha flyttat sig till första märke som börjar på V i detta fall blir det en Volkswagen. Då Volvo kommer efter i alfabetisk ordning är det bara att gå ett steg nedåt för att hitta rätt. Samma sak gäller biltyp. Välj varugrupp Nästa steg är att välja en eller flera varugrupper:. Samma sätt som ovan går bra att använda vid val av varugrupper. Ett annat sätt är att när ni befinner er i listrutan navigera med <piltangenterna> på tangentbordet. Markering av grupper görs med hjälp av musklick eller för att göra samma sak men med tangentbordet, tryck ner <mellanslagstangenten>. I båda fallen bock markeras valda varugrupper. MBDs gamla artikel nummer Kommer fram när ni klickar på artikelraden med vänster musknapp. Det går också att skriva in det gamla artikel nummret i sökrutan för att få fram det ny nummret Sök på motorkod Det går också att få fram motorkoden för framtagen bil. Sök på Ref. nr Här söker man på alternativa artikelnummer eller originalartikelnummer. Sökning med så kallade jokertecken är möjligt. Programmet spara de senaste 10 sökta referensnumren även efter omstart. Rabattkod I artikelraderna finns en kolumn Kod som visar rabattkoden. Välj artikel Varje vald / markerad varugrupp på vald bilmodell kommer att listas fram i artikelrutan nedan. Varje artikelrad innehåller ytterligare information. För att få fram detaljerad information klicka med höger musknapp och välj från listan som kommer fram. Alternativt klicka på önskad knapp under rutan med artiklar. Framför vissa artikelnummer finns en blid av ett öga vilket markerar att artikel har en bild. Detta förutsätter att bilder har installerats. När symbolen av ett dokument finns framför beskrivning, av artikel finns ett dokument med information om produkten. För att välja artiklar skriv in antalet på vald artikel när artikeln är blåmarkerad. Det går också att trycka <Enter> ett fönster kommer fram där antal väljs. För att gå tillbaka tryck <Enter> två gånger. 1
Varukorg När valen av artiklar är gjorda klicka på knappen <Varukorg>. Ett nytt fönster öppnas och fylls med tidigare valda artiklar. Lägg till artiklar eller textrad Skall ytterligare artiklar läggas till varukorgen används knappen <Tillägg artiklar>. Tips. Kan man artikelnr, gå direkt varukorgen och lägg till dessa för att vinna tid. Ett nytt utseende på varukorgens huvud kommer fram. Här går nu att med hjälp av inslagna eller sökta artikelnr addera varukorgen. Möjlighet att lägga till en textrad får man genom att klicka på knappen <Text rad>. Det går plats 24 tecken på varje rad. Nya rader läggs till efter <Enter>. Sök artikel Sök fram artiklar antingen genom artikelnummer eller benämning. I rutan Sök i fält väljs sök alternativ.<enter>. En lista kommer fram från vilken artikel välj att föra över till varukorg. Det går att söka med jokertecken. Import Har man skapat en beställning från ett annat system tex Infoflex kan man läsa in filen från den utlästa mappen eller disketten. Klicka på knappen <Beställningsfil> sök upp filen läs in den i programmet. Historik E-handel/Dagorder <Visa lista> Historik över skickade / sparade ordrar fås genom att klicka här. För närmare granskning och information om dåvarande orderstatus markera och för över raden till varukorgen. Genom att klicka på <Spara> kan ordrar samlas upp för att skickas gemensamt. Namnge orden. För att hämta upp sparade ordrar klicka på <Visa lista> Visar en lista över sparade ordrar på datum. 2
Menyer Saldo: Sänd order: Före beställning kan artikelstatus kontrolleras. Lager 1 = finns på huvudlagret. Lager2 = Finns på lagerplats 2 Orden sänds iväg. Hämta: Radera rad: Hämta sparade ordrar efter visst datum. Markerad rad tas bort. Det går också att använda knappen <Delete> E-post: Orden sänds med ditt ordinarie E-post system. Töm varukorg: Tömmer varukorgen på artiklar. Skriv ut: Välj antal och skrivare. Efter det förhands - granskas orden. För att välja skriv ut klicka på symbolen för skrivare. Spara PDF: Välj var orden skall sparas i PDF-format. Orderlåda: Är i första hand tänkt för återkommande ordrar. Hämta låda, markera vilken låda som skall hämtas och klicka på <För över till Varukorg> Skapa en orderstruktur <Ny låda> Fyll i artikelnr och antal. Ge den nya lådan ett namn och spara. <Ändra i lådan> Inne i lådan markerar man raden klickar på <Radera rad> för att ta bort rad. Ändra antal tryck <Enter> skriv in nytt antal <Spara>. Information om, när orden senast ändrades ges om det finns. 3
Kostnadsförslag Välj kund: En lista med kunder visas till höger. Markera önskad kund. <Ny kund> Finns inte kunden klicka på knappen för att gå till kundregistret. <Ändra kund> Ändra eller uppdatera kundinformation i kundregistret befintlig kund information listas upp i kundregistret. <Radera kund> Markerad kund raderas. Filtrering av kundlista: Skriv in hela eller del av sökt kundnr, Företag, Namn eller telefonnummer detta för att filtrera bort ej aktuella kunder. Sökning med så kallade jokertecken är möjlig. RegNr (Bil ID): Sök bil genom att ange regnr <Enter>. Hittas inte bilen kan man själv ange reg nr eller om inget reg nr finns utelämnas denna rutan. Programmet kommer att själv lägga till ett unikt Bil ID Bilmärke: Finns inte regnr väljs bilmärke här. Biltyp: Finns inte regnr väljs biltypen här. Bilmekaniker: Välj mekaniker från lista. För att lägga till ny mekaniker klicka på <Ny>. Ta bort vald mekaniker klicka på <Radera>. Nytt kostnadsförslag: Se nästa sida Hämta kostnadsförslag: Se sida 6 Skicka SMS: Se sida 6 Hämta kontantnota: Se sida 6 4
Nytt kostnadsförslag Nytt kostnadsförslag: De artiklar som är valda från katalogen listas upp under orderader. <Hämta katalog> Gå tillbaka och plocka fram de artiklar som skall vara med i kostnadsförslaget. <Lägg till artiklar>skriv in eller sök ytterligare artiklar som skall vara med i kostnadsförslaget. Markera om det är på Artikelnr eller Benämning som sökningen avser. Markera vald artikelrad och <För över>. För att ändra antal högerklicka på orderraden i kostnadsförslagsvyn och välj <ändra antal/pris> <Höger musknapp> I kostnadsförslagsvyn ges en utförlig lista över vad som går att göra med framplockad artikelrad genom att höger klicka på raden. <Lägg till text> Det går att läggatill 24 tecken i en textrad med pris. Arbetstidverk <Arbetstidverk> Här ges förslag till arbetstidsuttag. Välj från Arbeten huvudgrupp, Undergrupp och markera valet i Arbetsmoment Skriv J eller tryck <Enter>. Välj bland Arbets kostnad. För att ändra arbetskostnad dubbelklicka på raden. Timdebitering Se nästa sida Att hitta i tidverk Klicka på menyn att hitta i tidverk för att få fram en förteckning över vad varje huvudgrupp innehåller. 5
Nytt kostnadsförslag (fort) Timdebitering Lägg till ny arbetsartikel <Ny artikel> Fyll i fälten till vänster <Spara>. Ändra timdebitering. Skriv in nytt Pris inkl eller Pris exkl. <Spara>. Det går att ta bort markerad artikel med <Radera Artikel> Vald artilkel går att <skrivas ut> Hämta kostnadsförslag Hämta kostnadsförslag: Ett fönster kommer fram där man väljer aktuellt kostnadsförslag från en lista. Markerad rad förs över genom klicka på <Öppna> Markerad rad går att ta bort. Klicka på <Radera>. Inhämtat kostnadsförslag går att göra om till kontantnota genom att markera, bocka i rutan för kontantnota upp till höger. Hämta kontantnota Samma som ovan men med den skillnad att inhämtat kostnadsförlag blir en kontantnota. Skicka SMS: Klicka här för att sända ett SMS-meddelande till kundens mobiltelefon.välj från lista för att skicka standardmeddelande eller skriv ett eget. Mobiltelefonnumret måste vara upplagt i kundregistret för att detta skall fungera.kunden får ett meddelande som börjar med - Från Meca Meddelande från Ditt företagsnamn... Skall datum och tid anges måste det göras i inskrivningsraden för text. Max 160 tecken 6
Utskrift Katalogsida Utskrift av katalogsida för bilmodell. När bilmodell är framtagen kan man här välja att exportera/skriva ut alla varugrupper för modellen eller att endast skriva ut / exportera markerade varugrupper. utskrift alternativena <Skriv ut> förhandsgranska / papper eller <Exportera> för att skapa en PDF- fil som sparas på disken. 7
Artikelinformation Mer detaljerad artikelinformation får man fram genom att markera artikelraden och klicka på knappen <Artikel info> Samma information får man om man höger klickar med musen på artikelraden och väljer Visa Artikel info. Det fönster som kommer upp innerhåller även en bild i de fall det finns en bild att visa och att man har valt att installera bilder vid installationen. Artikel->Bilmodell För att få fram vilka bilmodeller som artikeln passar till. Klicka på knappen <Artikel-> Bilmod> En lista visas upp över de modeller och bilar som artikeln passar till. Samma information får man om man höger klicka med musen på artikelraden och välja Visa Artikel->Bilmodell. Det går att skriva ut listan. <Utskrift>. Sänd meddelande Rapportera felaktigheter till MBD rörande katalogen. Markerad artikel kommer med på meddelandet som man får fram genom att klicka på <Sänd meddelande>. Här ges två Alternativ. Välj att skicka via ditt ordinarie e-post konto. Det andra alternativet är att skriva ut och faxa meddelandet. 8
Menyer på förstasidan Arkiv Inställningar Skriv ut katalogsida för en bilmodell se sidan 7. Avsluta programmet. Företag Egna företagsuppgifter Se sidan 15. Priser Se sidan 10. Licens Se sidan 19. Tidskatalog Se sidan 5. Utskrift reklamationsblankett Klicka här för att skapa en reklamationsblankett, Information hämtas från företagsuppgifterna. Nytt i denna version är att reklamationsorden kan fyllas i direkt på skärm och förhandsvisas se nästa sida för exempel. Utskrift returföljesedel Klicka här för att skapa en returföljesedel Information hämtas från företagsuppgifterna. Nytt i denna version är att reklamationsorden kan fyllas i direkt på skärm och förhandsvisas se nästa sida för exempel. Standardinställningar Se sidan 13. Kundregister Se sidan 14. Timdebitering Se sidan 6. Enhet bilregistret Ange från vilken enhet bilregistret skall läsas ifrån. För prestandaökning bör det vara från hårddisk. Tips kopiera in hela filen Askjbil till roten på någon hårddiskenhet. Skriv in denna enhets bokstav i rutan. Se även bilaga sidan 16. Uppdatera data via internet. OBS Norton antivirus måste tillfälligt stängas av vid hämtning / uppdatering av kataloger. För att hämta artikel, prisdata, bilder med mera välj Uppdatera data under Programmenyn. Ett nytt fönster kommer fram och programmet analyserar om det finns ny data att hämta samt ger information om senast hämtning. Efter sökningen blir <Installera> knappen klickbar för att kunna intstallera eventuella nya upppdateringar. Ge programmet den tid som behövs för att känna av om ny data finns att hämta. Tänk på att om ni går in flera gånger samma dag för att hämta data kommer det att vara markerat att data finns att hämta även om ni har hämtat tidigare samma dag. Anledningen till detta är att uppdateringar styrs av det datum som data läggs ut för uppdatering. Under inläsningen öppnas ett nytt fönster. När inläsningen har stannat är det klart, klicka på <Avsluta> Nytt i denna versionen är hämtning av Korsreferenser. 9
Retursedelar / Reklamationsblanketter 10
Prishantering Under menyn: Inställning, Priser Utskrift/Export prislista Markera de kataloger som är aktuella. Antingen genom att skriva in varugruppsnr eller klicka på respektive varugrupp. Vid <Skriv ut> förhandsgranskas prislistan. Klicka därefter på symbolen av skrivare för papperskopia. <Skriv PDF> Välj var filen skall sparas. Skapa SBF artikelfil Markera vilka varugrupper, prisdiskett skall skapas ifrån. Överst finns alternativet att välja alla varugrupper. Vid utläsning av selekterade varugrupper bockas dessa för i listan. Information om varugruppens nummer får man genom att blåmarkera varugruppsnamnet och avläsa numret under Utskrift/Export prislista och där fältet varugrupp. EAN-nr: Markera kryssrutan om streckkod skall skapas på SBF filen Starta: Klicka här för att börja utläsningen. En fråga var prisfilen skall skapas kommer upp. Förval är till diskett och då enhet A:. Själva inläsningen kan följas nedan. Prisjustering i katalog Prisjustering i katalog: Vid priskalkyl markera vald varugrupp, Vi endast en varugrupp klicka för att markera vid flera håll Ctrl nedtryck och klicka. Skriv in prisförändring i procent. <Utför kalkyl> efter godkännande kan man följa förloppet nedan. Den justerade varugruppen kommer att få detta pris även i kommande kalkyleringar eller tills nytt kalkylerat pris sätts. <Återställ> Det går att gå tillbaka till ursprungs priset genom att välja varugrupp och sedan skriva 0 i pris fältet. Därefter tryck <Återställ> Det pris som finns i ditt program är det senast hämtade pris från leverantör. För att spara inställningarna för prisjusteringar tryck <Spara> Rabattkodstabell Under menyn: Inställning, Priser En rabattkodslista över samtliga artiklar visas. För att sortera klicka på respektive rubrik. Väljs <Utskrift> skrivs listan ut med den sorterings ordning som är vald. 11
Artiklar Under menyn: Inställning, Priser Artikelregistret Ange Artikel nr <Enter> finns artikelnr kommer en fråga fram om ni vill editera artikel. Välj Ja för att uppdatera artikel. För att gå till nästa i ordningsnummer använd < < eller >> knappen nedan. Prefix anger leverantörens prefix. Om egna artiklar skapas skall ett för dig unikt prefix anges tex EG. Detta för att det skall gå att läsa ut dessa ur artikelregistret. Varugrupp anger varugruppsnr. Datum visar det datum som artikeln uppdaterades. Kod anger rabattkod. Momsfri artikel ange om varan är befriad från moms. Arkiv menyn: <Utskrift artikel> skriver ut aktuell artikel Utskrift prislista Prisinläsning Skapa SBF artikelfil Sökning artikel Se föregående sida Se föregående sida Se föregående sida Se sida 2 <Radera på grupp> Det går att radera hel Varugrupp eller enstaka artikelnummer eller artikelserier. Börja med att skriv in från och till vilka varugrupper som skall tas bort. Dessa fält skall utelämnas om det är en serie artikelnummer som skall tas bort. Skall radering göras på artikel går det att använda sig av så kallade jokertecken. * (stjärna) motsvara alla tecken framför eller bakom ord. Tex vid sökning av artikelnr 1255588 kan man ange *555* Detta ger svaret alla artikelnr som har tre stycken 5 or i följd. Används jokertecknet? (frågetecken) motsvarar det en valfri siffra /bokstav. Tex vid sökning av artikelnr 1255588 kan man ange??555?? Detta ger samma svar som att använda * i tidigare sökning. Skillnaden är att? motsvarar en plats medan * motsvarar allt. Exkl Moms Markera om pris utan moms skall visas. Vid val blir det en bock framför menyraden Inkl Moms Markera om pris med moms skall visas. Vid val blir det en bock framför menyraden 12
Standardinställning Under menyn: Inställning, Standardinställningar Visade varugrupper i katalog. Här bestäms vilka varugrupper som skall visas i katalogen. Förinställda varugrupper i katalog Skall vissa varugrupper vara förvalda vid start av programmet, skall de markeras i denna lista. <Spara> knappen gäller för respektive lista. Prisinläsning Efter att ni har valt varifrån prisfilen SBF skall läsas kommer detta fönstret fram. <Starta inläsning> Vid uppdatering rekommenderas att skriva över benämning. Har ni själva justerat texten i benämning av artikel och vill behålla den kan detta vara skäl till att inte bocka i denna rutan. Hantering EAN-nr används streckkoder vid hantering av artiklar skall denna rutan vara ibockad.klicka här för att börja inläsningen efter att ha markerat önskade val. 13
Kundregistret Fyll i information om kunden. Kund nr skapas av programmet. Typ och Villkor är tänkt att användas i framtiden har ingen funktion idag. Noteringar kund Här görs egna noteringar om kunden. Kundens bilar Här görs egna noteringar om kundens bilar. Reg nr Här skrivs kundens registreringsnummer in <Enter> eller klicka på sök för att lägga till ny bil till kunden. Hittas inte bilen skriv in registreringsnummer, om inget registreringsnummer finns tillgängligt utelämnas denna rutan. Programmet kommer att själv lägga till ett unikt Bil ID. Sök Klicka här när registreringsnummer är ifylld för att sök fram bilen från bilregistret. Ny Skall ytterligare bil läggas till kunden klicka här upprepa processen ovan. Lägg bil till kund Efter att bilen har plockats fram läggs bilen till kunden genom att klicka här. Radera bil Om aktuell bil skall tas bort från kunden raderas den genom att klicka här. Noteringar bil För varje bil som läggs till kunden finns möjlighet att skriva egna noteringar om denna. Informationen sparas i samband med att Biluppgifter sparas. Spara Ändrade eller ny uppgifter sparas genom att klicka här. Biluppgifter sparas separat <Lägg bil till kund>. 14
Företagsinformation Företagets information skrivs in på vanligt vis. Kundnr hos levrantören Här anges det kundnr som företaget har hos sin leverantör. Namn kryssa i denna rutan om företagsuppgifterna inte skall visas vid utskrift kostnadsförslag. Bilmekaniker kryssa i om inte denna skall visas vid utskrift kostnadsförslaget. Standard Ange som förval e-post adress genom att bocka i denna rutan. Egen loggo Kryssa i rutan om egen loggo skall användas vid utskrift / varukorg. Hämta egen loogo från din hårddisk genom att klicka på symbolen till höger under rutan. Vald loggo kommer att visas här. E-post adress Meca order Här skrivs e-post adressen in, vart e-post order skall skickas till. Varje inskriven e-post adress måste sparas genom knappen med symbolen av en diskett. Skall man ta bort visad e-post adress klickar man på knappen med symbolen av en bock. Spara När informationen är ifyll måste den sparas genom att klick här. En bekräftelse på att informationen är sparad visas. OBS spara e-post adressen se avsnittet E-post adress Meca order ovan. 15
Jokertecken Använda jokertecken till att söka efter värden som överensstämmer helt eller delvis. Jokertecken använder du som platshållare för andra tecken när du anger ett värde du vill söka efter och förutsättningarna är följande: Du känner endast till en del av värdet. Du vill hitta värden som börjar med en given bokstav eller överensstämmer med ett visst mönster. Tecken Användning Exempel * Motsvarar ett valfritt antal tecken och kan användas som första eller sista tecken i strängen. vi* hittar vilket, vit, och virka? Motsvarar ett valfritt alfabetiskt tecken. B?t hittar bit, bet och båt - Motsvarar alla tecken i ett visst intervall. Du måste ange intervallet i stigande ordning (A till Ö och inte Ö till A). b[a-c]d hittar bad, bbd och bcd # Motsvarar en valfri siffra. 1#3 hittar 103, 113, 123 16
Bilregister CD-Skivan Det smidigaste sättet att använda bilregistret tillsammans med programmet är att lägga in hela bilregistret på din hårddisk. Detta förutsätter att du har utrymme på hårddisken, minst ledigt utrymme bör vara 750 Mb. Bilregistret är på 600 Mb men för att din dator skall fungera med bibehållen prestanda bör det finnas minst 100 150 Mb ledigt utrymme efter kopieringen. Kom ihåg att din dator alltid kommer att behöva minst detta minsta ledig utrymme. Så här gör du. Sätt i CD skivan i CD ROM läsaren. Dubbelklicka på Den här datorn Ett fönster kommer fram, här dubbelklickar du på din CD enhet, vanligen D: Det fönster som nu kommer upp anpassar du i storlek så att det täcker halva höger del av skärmen Nu dubbelklickar du en gång till på Den här datorn Din skärm skall se ut ungefär så här. På höger sida skall du nu ha filen Askjbil detta är databasen som innehåller bilregistret. Iconen kan se olika ut beroende på vilka program du har i din dator. Ställ dig på filen Askjbil tryck ner och håll kvar HÖGER musknapp. Dra filen till det vänstra fönstret och där till roten av någon av dina hårddiskar C: eller och du har flera d:, e;. Släpp höger musknapp, En meny kommer upp. Välj kopiera. Detta kommer att ta några minuter. Att köra bilregister skivan över nätverk. Mapa enhet som innehåller filen på klienten som en enhets bokstav. Ange denna bokstav varifrån registret skall läsas. 17
Höger musknapp Med hjälp av höger musknapp kan ytterligare information eller funktion vara till hjälp i ditt arbete. Generellt gäller det rad som plockas fram eller förs över till ett annat formulär. Testa själv i programmet. 18
Bilregistermatchning Det mesta av information som står i fältet Bilinformation kommer från Vägverket, VV. Vi vet att det finns felaktigheter som kommit in till VV från bilimportörer vilket gör att ibland kan vi inte matcha rätt registreringsnummer till modell eller så har vi kopplat fel nummer till fel modell via vårt matchningsprogram. Vi vill gärna ha in dessa felaktigheter som du upptäcker. Dessa kan du ringa in till oss eller använda knappen sänd meddelande och e-post eller faxa in. Vi är tacksamma för att få in felaktigheter då det gäller rätt artikel till bilmodell. Vi uppdaterar våra matchningar varje dag och dessa läggs ut på Internet under natten. Du kan då få dessa till din dator genom att tanka hem det från Internet via programmets inbyggda modul. För detta krävs modem och Internetabonnemang. 19
Licens För att få tillgång till Tidbok och Kostnadsförslag måste ni licensiera programmet. Vid skrivande stund är förfarandet inte helt klar utan hänvisar till separata instruktioner i samband med utskick av version 3.3 20