Netwise Office Web Lathund Denna lathund behandlar ett standardkonfigurerat Netwise CMG 6.5 system. Vissa funktioner, layouter och fältnamn kan därför skilja sig något från ert system. Har du frågor gällande Netwise CMG 6.5 systemet ska du vända dig till: Netwise Office är ett program som använder samma databas som organisationens telefonister. Det finns två huvuddelar i programmet, en publik del för att söka efter medarbetare och en privat del för hantering av personliga aktiviteter, röstmeddelanden och inställningar. Detta dokument beskriver hur ett fullt konfigurerat program kan fungera men observera att det kan förekomma avvikelser beroende på hur olika organisationer valt att konfigurera sitt system. Funktioner som är markerade ned grå text eller med en grå ikon går ej att ändra eller finns ej installerat.
Netwise Office Web Anteckna adressen här: Starta webbläsaren, Internet Explorer 5.5 eller högre, skriv in adressen till Netwise Office Web i adressfältet. Figur 1 Skriv in adressen i din web-browser Nedan visas hur Netwise Office Web ser ut när den öppnas. Sidan består av en navigationsmeny med ikoner samt av sökfälten Namn/Tel, Sökord och Organisation samt en kryssruta för Närvarande. Sökresultaten presenteras enligt de layouter som valts av systemansvariga på företaget. Sökfält Navigationsmeny Mina inställningar Figur 2 Startbilden i Netwise Office Web I Netwise Office Web kan du via ikonerna i navigationsmenyn och sökfälten: Katalog - Söka i CMG databasen, er internkatalog. Quick Info - Söka i ert kartotek efter t ex externa telefonnummer och länkar. Org - Söka organisatoriskt. Aktiv. - Registrera aktiviteter och frånvaro. Vidkoppl. - Hantera vidarekopplingar. Röstb. - Hantera röstbrevlådan Netwise CMG Voice. Besök - Registrera dina besökare i förväg. SMS - Skicka SMS. Logout - Logga ut från den personliga delen. 2
Mina inställningar Under mina inställningar kan du ändra lösenord, byta språk samt se vilken information som finns om dig själv i systemet. Figur 3 Generella personliga inställningar Ändra lösenord Byta lösenord gör du genom att klicka på Ändra lösenord. Fyll i eventuellt gammalt lösenord, har du inget lämnar du den raden tom. Fyll i ditt nya lösenord och verifiera detta, klicka på OK. I systemet finns fördefinierat hur många tecken lösenordet minst måste innehålla samt om dett är känsligt för stora/små bokstäver. Ändra språk Vill du ändra språk klicka på Ändra språk. Du får du en lista med tillgängliga språk. Välj ett språk genom att markera det, klicka på Spara. Ändra användarinformation Vill du ändra på någon av dina uppgifter klickar du på Ändra användarinformation. En ändringsbegäran skickas via E-mail till företagets driftoperatör. Logga in med din anknytning och eventuellt lösenord. Registrera dina ändringar på ändringsformuläret och klicka på Begär ändring. Du kan inte själv ändra direkt i databasen utan detta görs av driftoperatören vid tillfälle. Ändra inställningar för CMG Exchange Connection - Se sidan 27 för vidare info Här kan du ändra inställningarna för hur aktiviteter i Exchange-kalendern skall hanteras. 3
Ändra kontaktprofiler Med hjälp av kontaktprofiler kan man som enskild användare tala om hur inkommande samtal skall hanteras för de olika aktivitetskoderna. Läs kapitlet om Aktivitetshantering. Den profil som är knuten till en viss aktivitetskod kommer att automatiskt väljas när en ny aktivitet registreras. Figur 4 Kontaktprofiler för inställning av vidarekopplingar vid frånvarobesked Skapa ny profil Det finns ett antal fördefinierade profiler i systemet. Utöver dessa går det att skapa personliga profiler. Systemansvariga kan eventuellt tillåta att anknytningen vidarekopplas till ett eget externt nummer. Figur 5 Skapa en kontaktprofil 4
När du vill söka Katalog Katalog är den del av Netwise Office Web som du först hamnar på när sidan laddas. Här kan du söka i de olika sökfälten Namn/Tel, Sökord och Organisation. Namnsökning När du vill söka skriver du först efternamn och sedan förnamn separerade med mellanslag i Namn/Tel fältet. Du behöver inte skriva hela namnet, sökning sker på del av namn, ju fler bokstäver desto färre sökträffar. Vill du söka bara på ett förnamn ska du trycka mellanslag först. Avsluta genom att klicka på sök eller tryck Enter på tangentbordet, se exempel på resultat nedan. Här kan du förutom Namn, Tel och Organisationstillhörighet se om personen har hänvisat sig. Figur 6 Sök abonnenter i katalogen Klicka på eller någonstans på raden om du vill se mer information om abonnenten. Vilken information som visas och ordningen på denna bestäms av systemansvariga på företaget. 5
Samma organisation Utökad information Aktivitetsöversikt Figur 7 Allmän information om användaren Vill du när du ha ännu mer information om en abonnent klicka på. Den utökade informationen som finns om abonnenten presenteras, se utökad information nedan. Vill du ha en grafisk presentation av en persons aktiviteter klicka på Aktivitetsöversikt. Vill du se vilka andra personer som tillhör samma organisationsenhet klicka på trädsymbolen (samma organisation). Nedan visas den utökade informationen för abonnenten. Detta är all information som finns registrerad och som är synlig för kontorsanvändarna. Ytterligare information kan finnas tillgänglig för telefonister och driftoperatörer. Tips: Kontrollera din egen information så att den är rätt och skicka om nödvändigt en ändringsbegäran till driftoperatören. Figur 8 Utökad informationom abonnenten 6
Telefonnummersökning Vill du se vem som har en viss anknytning? Fyll i anknytningsnumret i Namn/Tel fältet och klicka på sök eller tryck enter på tangentbordet. Om du tillexempel bara fyller i siffran 1 och trycker enter på tangentbordet eller klickar på sök får du med alla som har en anknytning som börjar på 1 i sökresultatet. Figur 9 Sök abonnent med hjälp av anknytningsnummer Figur 10 Sök abonnent med hjälp av del av anknytningsnummer 7
Sökord I sökfältet sökord kan du söka på ord som driftoperatören valt att registrera på abonnenterna. Det kan vara exempelvis titel, arbetsuppgifter eller kostnadsställe, se nedan där det är sökt på sökordet advokat. Figur 11 Sök abonnent med hjälp av sökord (Ärende) Organisation I sökfältet Organisation går det att söka på organisationsenheternas namn i exemplet nedan är det sökt på eko, för att få fram alla som arbetar på ekonomiavdelningen. Figur 12 Kryssa I rutan för att ta endast visa närvarande Närvaranderutan Närvarande Då närvaranderutan bockas i exkluderas de abonnenter, som är hänvisade just precis vid sökningstillfället, från sökträffslistan. 8
Quick Info Här kan du till exempel hitta extern information som adresser och telefonnummer till andra företag, hotell och kortnummer. Det kan även finnas länkar till webbsidor, allt beroende på vilken typ av information som registrerats. Välj den katalog du vill söka i. Ange sökbegreppet i sökfältet och klicka på sök. Vill du söka fram allt innehåll i en viss katalog markera katalogen och placera markören i sökfältet, tryck enter på tangentbordet, systemet sätter själv en asterisk (*) i sökfältet och hela katalogens innehåll listas i sökresultatet. Sökresultat Markera ktl Sökfält Figur 13 Quick Info kartoteksökning Klicka på en post i sökresultatlistan för att se mer information om denna. Figur 14 Detaljinformation för en post i kartoteket 9
Organisationsträd Org Här finns en översikt av företagets organisation med underliggande enheter. Klicka på önskad enhet och personerna som tillhör vald enhet presenteras med namn och telnr. Härifrån går det att i sökresultatlistan trycka på för att få mer information om en person. Figur 15 Organisationsträdet kan expanderas och visa abonnenter på en viss avdelning 10
Aktiviteter Aktiv. Om du vill hänvisa din telefon registrerar du en aktivitet. En aktivitet kan vara tillexempel lunch, möte eller semester. En aktivitet är alla typer av frånvaro. Klicka på knappen Aktiv. Logga in med din anknytning och eventuellt lösenord. Första gången du loggar in i Netwise Office Web har du inget lösenord. Önskar du ett lösenord kan du lägga in det genom att klicka med musen på Ändra lösenord. När du fyllt i anknytningen och lösenordet klickar du på OK. Då kommer du till sidan Ny aktivitet. Här kan du välja att registrera ny aktivitet, ändra befintlig eller framtida aktivitet eller ta bort aktivitet. Figur 16 Visa och registrera aktiviteter (frånvarobesked) Ny aktivitet Välj kod från den nedrullningsbara listan, välj också datum och tid när aktiviteten ska börja respektive sluta. Du har här också möjlighet att lämna ytterligare information till telefonist och kollegor genom att skriva i fältet Information. Bockar du i rutan Visa info endast för telefonist är det bara telefonisterna som ser vad du skrivit i informationsrutan. Samtliga med tillgång till Netwise Office kan se vilken kod du stängt dig med. Avsluta genom att klicka på Spara. Är du administratör för en arbetsgrupp kan du även registrera dina kollegors aktiviteter. Rutan vid Vidarekoppla bockas i om telefonen ska stängas och kopplas till växeln eller talsvaret. Återgå automatiskt anger om telefonen ska öppnas automatiskt när tiden för en aktivitet gått ut. Tar du bort den kommer du själv vara tvungen att manuellt plocka bort aktiviteten via din telefon. Vidarekoppla till används då man vill vidarekoppla sin anknytning till ett annat nummer, detta är en växelberoende funktion. Denna funktion styrs från de personliga 11
kontaktprofilerna som kan modifieras under Mina inställningar. Läs detta kapitel i början av dokumentet. Har du skapat egna kontaktprofiler enligt sidan 4 så kommer fältet Vidarekoppla till att automatiskt fyllas i med denna förvalda inställning. Du kan naturligtvis själv ändra denna vidarekoppling. Ändra aktivitet Markera genom att klicka på den aktivitet du vill redigera. Gör dina ändringar och klicka på Spara. Aktiviteten är nu ändrad. Ändra Återkommande aktivitet Markera Figur 17 Markera och ändra en aktivitet Ta bort Ta bort aktivitet aktivitet Om du vill ta bort en aktivitet klickar du med musen på krysset till höger om vald aktivitet. Du kan även ta bort hänvisningen manuellt från din telefon. 12
Återkommande aktivitet, schema Under rubriken återkommande aktiviteter kan du registrera nya återkommande aktiviteter. Du kan även ändra samt ta bort återkommande aktiviteter. Rutan vid Visa info endast för telefonist bockar du i om du vill att endast telefonisterna ska se vad du har skrivit i informationsrutan. Ny återkommande aktivitet Klicka på länken Återkommande aktiviteter. Du kommer då till sidan Ny återkommande aktivitet. Välj orsakskod från rullgardinsmenyn kod. Fyll i när du vill att aktiviteten skall börja gälla och när du vill att den skall upphöra. Ange därefter hur ofta aktiviteten ska repeteras. Tips! Vill du lägga in deltid för varannan vecka så tänk på att aktiviteten ska börja på rätt vecka. Fyll sedan i under vilken period du vill att ditt schema skall gälla. Avsluta med att klicka med musen på Spara. Tänk också på att det är frånvarotiden som anges, med andra ord när frånvaron påbörjas samt när du förväntas vara tillbaka. Figur 18 Återkommande aktiviteter (schema) 13
Ändra återkommande aktivitet Markera den återkommande aktivitet du vill ändra. Registrera dina ändringar och klicka på Spara. Ändra Markera Ta bort Figur 19 Markera och ändra en återkommade aktivitet Ta bort återkommande aktivitet När du vill ta bort en aktivitet klickar du på krysset till höger om aktivitetsbeskedet. 14
Vidarekoppling I vissa fall kan det vara möjligt att hänvisa telefonen direkt utan att ange frånvaroorsak. Detta kräver en speciell växelkonfiguration. Välj vidarekoppling ur listan och klicka på Spara. Figur 20 Vidarekoppling utan aktivitet (endast för vissa växeltyper) 15
Besök Via ikonen Besök i huvuddisplayen kan du förregistrera nya besökare samt se status på redan registrerade besökare. När du förregistrerat dina besökare är det enkelt för receptionisten att checka in besöket och skriva ut en namnbricka till besökaren. Färgen på pricksymbolen framför besökarens namn anger vilken status besökaren har. Grå när besökaren är förregistrerad, när pricken är grön eller röd under statusfältet är besökaren incheckad respektive överskriden (besökstiden har gått ut). En in eller utcheckad besökare är inte ändringsbar. Figur 21 Förregistrera besökare och visa status för registrerade besökare Ta bort besökare Via ikonen Besök i huvuddisplayen tar du bort registrerade besökare. Figur 22 Ta bort en registrerad besökare Klicka på krysset till höger för att ta bort en besökare. Ta bort 16
Ändra besöksinformation Figur 23 Ändra besöksinformation Markera den besökare som du vill redigera i listan under Mina besökare. Uppgifterna visas då i övre delen av fönstret under Ändra besöksinformation. Registrera dina ändringar direkt i formuläret och välj Spara för att spara ändringarna. 17
Kalenderkoppling Netwise kalenderkoppling för Outlook Du kan på ett enkelt och tidsbesparande sätt administrera dina inkommande samtal via Outlooks egen kalender. När du har bokat in till exempel möten, tjänsteresor och semester görs en synkronisering med Netwise CMG system. CMG-systemet kommer då att vidarekoppla din anknytning enligt de val som du har gjort, till exempel till telefonist, till röstbrevlåda eller till din mobiltelefon. Du kan själv göra en del inställningar som påverkar denna funktion i NetwiseOffice. Ny aktivitet När du registrerar en aktivitet i din Outlook kalender överförs bokningen till Netwisesystemet och stänger din telefon när aktivitetens starttid är uppnådd. Systemet kommer att läsa texten i ämnesfältet i Outlook och korrelera detta mot vad som finns definierat i Netwisesystemet, t ex. om det står tjänsteresa i texten så stängs telefonen med koden möte. Om systemet inte kan hitta någon matchande text så kommer telefonen att stängas med den kod som du har ställt in som din standardkod. Om du tar bort eller ändrar aktiviteten i Outlook tas den bort eller ändras även i Netwise CMG-systemet. Tar du bort aktiviteten i Netise CMG systemet så kommer denna ändring inte att föras över till Outlook-kalendern. Inställningar För att ändra inställningar i Netwise kalenderkoppling går du in under Mina inställningar i NetwiseOffice och klickar på Ändra inställningar för CMG Exchange Connection. Figur 24 Generella personliga inställningar Figur 25 Inställningar för kalenderkoppling 18
SMS Härifrån kan du skicka SMS till valfritt nummer. Fyll i mobilnummret du vill skicka till samt skriv meddelandet i textrutan för meddelandetext. Klicka på Skicka. Figur 26 Skicka ett SMS till en mobiltelefon Logout Web. Här klickar du när du vill logga ut från den personliga delen av Netwise Office Hjälp Klicka på knappen hjälp för att komma till Netwise Office Webs hjälpsida. Här kan du klicka i innehållsförteckningen för att få den hjälp du behöver. 19
Netwise Quick Netwise Quick är ett enkelt och uppskattat program som du snabbt öppnar med ett musklick. Därefter väljer du aktivitet från en egen definierad lista. Aktiviteten innehåller en kontaktprofil där du har angivit när och på vilket sätt du vill bli nådd. Logga in När du startar Netwise Quick får du upp en inloggningsdialog. Figur 27 Inloggningsrutan för Netwise Quick Här loggar du in med din anknytning (ID) och ditt lösenord. Härifrån kan du också ändra språk och byta lösenord. En liten gul telefon visas i aktivitetsfältet längst ner till höger på bildskärmen. Definiera snabbval I Netwise Quick kan du definiera snabbval för de aktiviteter som du oftast hänvisar din telefon med. Detta gör du genom att högerklicka på den gula telefonen längst ned till höger på statusraden och välja Definiera snabbval. Det går bra att ha flera snabbval med samma kod men med olika tider. Figur 28 Definiera snabbval för olika aktiviteter 20
Ta bort snabbval Om du vill ta bort ett befintligt snabbval gör du detta genom att högerklicka på den gula telefonen längst ned till höger på statusraden och välja Definiera snabbval. Markera önskad aktivitet och välj Ta bort. Figur 29 Ta bort ett snabbval Använda snabbval För att du ska kunna använda dig av snabbval för dina aktiviteter måste du först ha registrerat alternativa snabbval. Du väljer snabbval genom att vänsterklicka på den gula telefonen längst ned till höger på statusraden och sedan välja en av dina fördefinierade aktiviteter. Figur 30 Hänvisning med hjälp av snabbval Krysset över den gula telefonen längst ned till höger på statusraden visar att aktiviteten är gällande. 21
Tillfällig aktivitet Om du vill registrera en aktivitet och inte har fördefinierat snabbval som passar kan du lägga in en tillfällig aktivitet. Högerklicka på den gula telefonen längst ned till höger på statusraden och välj Ny aktivitet. Figur 31 Manuell hänvisning utan snabbval Vidarekoppling Du kan vidarekoppla din anknytning till ett valfritt nummer, förutsatt att växeln stöder vidarekoppling (ej t ex MD110, Meridian). Högerklicka på den gula telefonen längst ned till höger på statusraden och välj Vidarekoppling. I den vita rutan anger du vilket nummer som dina samtal ska vidarekopplas till. Figur 32 Hänvisning utan aktivitet (beroende av växeltyp) Lycka till!!! 22