VALLENTUNA KOMMI..IN REVTSIONEN MISS]V 2016-11-10 KOMMUNSTYRELSEN Internkontroll vseende löner och ensättningr hr på uppdrg v oss förtroendevld revisorer genomfört en grnskning v systemen för rpportering v löner och ersättningr. Grnskningen syftde tili tt bedöm om kommunstyrelsens och öwig nämnders intern kontroll är tillrächig. Grnskningsrpporten bifogs. Efter genomförd grnskning bedömer vi tt det finns påtglig brister i kommunstyrelsens och öwig nämnders intern kontroll. Vårbedömning bsers på de ikttgelser redovisr i sin rpport på utfllet v grnskningens ått kontrollmåi. Ett kontrollmål bedöms som uppfullt, firr som delvis upp$'lld och två som ej uppfylld. Ett kontrollmål hr inte kunnt följs upp. I syfte tt stärk den intern kontrollen lämns ett ntl rekommendtioner i rpporten. Mot bkgrund v grnskningens resultt och tt löneprocessen genererr lönekostnder som utgör c 47 %o v kommunens totl kostnder vill revisionen särskilt lyft vikten v tt genomför en översyn v lönehnteringen där blnd nnt roller och nsvr tydliggörs och tt kommunens säkerställer tt relevnt kontroller de fcto blir genomförd. Revisionen finner det nmärkningsvärt tt v n7 tillfrågnde chefer och dministrtörer svrdebr Bo på en utsänd enkät. Svrsprocenten uppgicktill 68 %o. Densvrsfrekvensen kn i ndr smmnhng nses som hög men inte när revisionen skickr ut en fråg i orgnistionen i ett viktigt ärende. Vi hopps tt kommunst 'relsen och nämndern medverkr till tt inskärp vikten v tt ll svrr när revisionen frågr. Rpporten hr vrit fdremål för skgrnskning. Redovisningen sker vi rutinen L2.gg. För revisorern Øfuø< Stffn Modig Ordförnde REVISIONEN TUNA TORG 1. 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 ' FAX 08-587 850 88 KO lvlm U N @VALLENTU NA. SE WWW,VALLENTI.JNA. SE hml TE Vllentun kommun
VALLENTUNA KOMMUN REVISIONEN MISSIV 2016-11-10 KOMMUNSTYRELSEN Distribution v grnskningsrpport - Internkontroll vseende löner och ersättningr Kommunstyrelsen Kommunfullmäktiges presidium Kommundirekfören Cheßekonomen REVISIONEN TUNA TORG 1. 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00. FAX 08-587 850 88 KOMMUN @VALLENTU NA.SE WWW,VALLENTUNA, SE tffit U Vllentun kommun
www.pwc.se Revisionsrpport CrinHultgren Cert. kommunl reuisor SndrFeiff EbbLind Jenny Nyholm Oktober zot6 pwe r -J!-
lntern kontroll - Grnskning v löner och ersättningr inkl. rvoden till förtroendevld InnehflUsforteckníng 1.1. Bkgrund.. 2 t.2. Syftc och revisionsfräg... o 1.3. Kontrollmål t t.4. 1.5. t Avgränsning och metod....3 2.1. Kommunens lönefunktion....,4 2.t.2. Lönerutinen.. 2.r.2.1.. Arvoden till förtroendevld...femokmåtrket är inte definiert. 2.1.9. Behörigheter och tilldelning......5 2.r.4. Attesträtt 7 B. Grnskningsresultt...8 Kommentrer 10 3.3. Verifiering v system.....10 8.4. Verifieringvuppföljning...10 9.4.L. Cheferns nsvr, kontroller och uppföljning 11. g.4.2. Uppföljning v sprde semesterdgr 12 9.4.3. Uppföljning v lönetillägg 12 Vllentun kommun
Snntnønfø:ttníng På uppdrg v de förtroendevld revisorern i Vllentun kommun hr genomfört en grnskning v löner och ersättningr. Grnskningen syftde till tt besvr följnde revisionsfråg: Är kommunstyrelsen och nömnderns íntern kontroll eu seende rpportering ou löner och erstittningr tillräcklig? Efter genomförd grnskning är den smmnfttnde bedömningen tt den intern kontrollen vseende löner och ersättningr inte är helt tillräcklig. Vår bedömning bsers på ikttgelser och bedömningr v grnskningens ått kontrollmål. Ett kontrollmål bedöms uppfyllt, sex kontrollmål bedöms delvis uppfyll, och ett kontrollmål kn inte följs upp. Smtlig kontrollmål och bedömningr finns beskrir,n i vsnitt 4. Mot bkgrund v grnskningsresulttet och ovnstående bedömningr rekommenderr vi Kommunstyrelsen tt: Säkerställ tt rutinen vseende de kontroller som sk genomförs v HR-support och chefer i smbnd med lönekörningrn stärks och dokumenters och kommunicers till berörd. Av rutinbeskrirrningen bör nsvrsroller frmgå. Dett för tt blnd nnt undvik tt löneskulder uppstår. Säkerställ tt respektive nämnds ttestförteckning överensstämmer med delegtionsordning och nsvrsområde. Dett för tt säkerstäli tt tid- och frånvrorpporter, och därmed löneutbetlningen, ttesters v behörig person. Genomgång sker v smtlig registrerde behörigheter i systemen för tt säkerställ tt bl.. tt gml behörigheter inte finns kvr. Se över möjligheten tt systemtiser och/eller inför ytterligre kontrollmoment vid överföring från iönesystem tiil ekonomisystem. Dett eftersom mnuell hntering lltid utgör en ökd risk. HR-support kontinuerligt bevkr och följer upp nställd som hr fler än 4o sprde semesterdgr. Vllentun kommun 1v17
7 InIedníng t.r. Bkgrund På uppdrg v de förtroendevld revisorern i Vllentun kommun gör cn grnskning v löner och ersättningr. Personlkostndern utgör en stor del v komtnutrerrs extern kostnder. Redovisningsrevisionell instser styrs v risk och väsentlighet, det vill säg väsentligheten är hög. Det finns också risker förknippde med lönehnteringen. I den centrl hnteringen kn det finns risk för tt registerhållningen och hnteringen v lönesystemet i öwigt, inte lltid fungerr som vsett. I den mån lönehnteringen hr decentrliserts finns ökd risk för tt lönerpporteringen och rbetsledrns kontroll v löneunderlgen inte fungerr tillfredsställnde. Dett eftersom det kn uppstå svårigheter tt i ll clejr upprätthåìl kompetens och enhetlighet i kontrollen. Det är nämndern som nsvrr för den intern kontrollen inom sitt verksmhetsområde, både till utformning och till utförnde. Nämndern sk säledes utt'orm nvisningr för den egn intern kontrollens orgnistion, utformning och funktion. Kommunstyrelsen hr till uppgift tt främj den intern kontrollen. Viktigt är tt den intern kontrollen utforms utifrån ett för ll nämnder gemensmt synsätt. I.Z. <-Y- ÐAJLY -r}.^ UClt ^ ^r^ ^^^-^:^-'^-- l-eul ttljtt_ùjr( g(i ^A^L -- Grnskningen syftr till tt besvr följnde revisionsfråg: Ar kommunstyr elsen och nämnderns íntern kontroll u seende rpportering ou löner och ersättningr tíllräcklig? r.s. Kotttrolhnó/ Grnskningen bedöms utifrån följnde uppställd kontrollmål: Behörigheter är över tiden ändmålsenlig utifrån den nställdes rbetsuppgifter och nsvr Användrns behörighetsnivå i lt-system är ändmålsenlig utifrån nsvr och befogenheter Tidrpporter/Frånvrorpportering är ttesterd v behörig person Resulttet v den preliminär och definitiv lönekörningen hnters på rätt sätt och i rätt tid Löneutbetlning är ttesterd v behörig person Överföring från lönesystem till ekonomisystem sker fullständigt och rilitigt Vllentun kommun 2v 17
Lönekostnder och tillhörnde kostnder nlysers regelbundet Det finns fungernde rutiner för kontroll v tt registrerde behörigheter är korrekt utifrån delegtionsordningen smt v förändringr under året (exempelvis medrbetre som slutr, är ledig eller tillfállig förändringr vbehörighet) t.4. Augränsníng ochtnetod Grnskningen omfttr kommunstyrelsen och smtlig nämnder och sker utifrån ett väsentlighets- och riskperspektiv där ett ntl kontrollmål väljs ut. Utifrån dess kontrollmål sker en bedömning v dels befintlig regler och rutiner, dels förvltningens egn kontrollktiviteter. Grnskningen hr gjorts i två etpper dels genom en registernlys och intervjuer med berörd tjänstemän smt en enkätundersökning som riktde sig till smtlig chefer och dministrtörer i kommunen. Utdrg ur lönesystemet hr berbetts genom s.k. registernlys. Registernlysen vlönetrnsktioner omfttr perioden jnuri - ugusti 2o1b. Uppföljning och verifiering v identifierde wikelser och orimlig värden hr skett. Vidre hr kontroll v gällnde ttestreglemente/ttestförteckning och ett ntl sticþrov för tt verifier riktighet i gällnde rutiner och riktlinjer gjorts. Intervjuer hr genomförts med kommunens systemekonom och en löne-/pakonsult på HR-vdelningen. Dilog hr även förts vi mil smt telefon med förhndlingschefen tillik chef för enheten HR-support inom HR-vdeiningen. Vidre så hr vstämning gjorts med ekonomvid ekonomivdelningen som nsvrr för inläsning v bokföringsfilen i ekonomisystemet. En enkätundersökning hr genomförs i syfte tt fång de kontroller som genomförs v chefer och dministrtörer före och efter lönekörning. Enkäten kommunicerdes med och godkändes v personlchefen innn utskick. Smtlig chefer och dministrtörer i Vllentun kommun tillfrågdes. Bo v rr7 tillfrågde besvrde enkäten, vilket innebär en svrsfrekvens på 68 procent. Resulttet v enkäten frmgår vbilg r. Rpporten hr vrit föremål för fktsvtämning v berörd. r.5. Stgrnde oeh stödjunde doku:rlr.ertt Inom rmen för grnskningen hr vi inhämtt och tgit del v följnde styrnde och stödjnde dokument: Rutinbeskrivning för nställnings- och löneprocessen från kommunens intrnät Attestreglemente. Förteckning över smtlig behörigheter Internkontrollplner för kommunstyrelsen och smtlig nämnder för zor5. Tidpln zor5 och tidpln zo16 för HR-systemen Vllentun kommun 3v17
Ð I,kttø,gelser - Nedn redoviss vd som frmkommit under intervju med berörd tjänstemän smt genom dokumentstudier. 2.7. I{onurtuner.s lönefunktíon 2.1.1. Orgqnístion, nsur och omfttning Vllentun kommuns HR-vdelning ftnns under kommunstyrelsen och ingår i kommunledningskontoret. På HR-vdelningen rbetr vid tidpunliten för grnskningen tio personer; fin personer rbetr som kine-/pa-konsulter och fyr personer rbetr som HR-konsulter. På HR-vdelningen finns även en systemekonom (tillik systemförvltre för personlsystemet). Förhndlingschefen och tillik tf. personlchef under grnskningsperioden, är chef för enheten för HRsupport inom HR-vdelningen, med personlnsvr för tre v f1'r löne-/pakonsulter. Både löne-/pa-konsultern och HR-konsultern hr ett uppdelt nsvr som kontktpersoner mot kommunens olik verksmheter/förvltningr, men de hr smtidigt tillräckligt med kunskp för tt kunn täck upp för kollegor vid frånvro Vllentun kommun ingår i region Nordost'och ett ntl gänger per år träffs löneenhetern från respektive kommun, som hr smm personlsystem /^n^*^--i^- \uvvr rl/4rrrvrr {-B- rr4 r Ii'^l uf LJ fä õâmncqmmo ), nätrrorl cfnäfêor rlär cr clpmfr8onr behndls. För år zor5 uppgick kommunens personlkostnd till 838,4 mnkr", vilket motsvrr c 47 % v kommunens verskmhetskostnder. 2.1.2. Lönerutinen Vllentun kommun nvänder personlsystemet ecompnion och schembemnningssyslernet BeSched, som båd leverers v Evry. Tid- och wikelserpportering sker i webbserde självservicesystem och lönen utbetls i enlighet med dess rpporter efter tt mnuell korrigeringr v eventuell wikelser/tillägg gjorts. Viss mnuell registrering v r,r ikelser utifrån pppersun<lerlg finns också fortfrnde. T.ex, sjukersättning smt ändringr som redn verkställts. Lönekörning Vid den preliminär lönekörningen skps signllistor ur ecompnion där viss felktigheter frmgår. Signllistorn sprs i HR-supports gemensmm mppsystem AD:t. Förutom de felktigheter (signler) som frmgår v signllistorn kn inte HR-support bedöm om korrekt lön betls ut eftersom den informtion HR-support hr tt tillgå frmförlltbygger på tt medrbetre och l Norrtälje, Österåker, Vxholm, Vllentun, Täby och Dnderyd z I personlkostnden ingår utöver löner och socil vgifter kostnd för pensioner Vllentun kommun 4v17
chefer hr rpportert in wikelser/tillägg korrelit i självservicesystemet. Det är cheferns nsvr tt koll personlnlyslistorn i rpporteringsverktyget Qlickview för tt se tt ders underordnde erhåller korrekt lön. Om ett schem i BeSched inte är korrekt uppdtert kn det t.ex. förnled en felktig löneutbetlning. I prktiken innebär det tt en löntgre kn få en löneskuld. Om det uppstår en löneskuld meddelr HR-support berörd chef som får i uppdrg tt komm överens med den nställde om hur löneskulden sk löss. Huvudregeln är tt dess sk korrigers så snrt som möjligt. Den preliminär lönekörningen sker melln den r6-r8:e vrje månd. Fel som upptäcks vid den preliminär lönekörningen hinner korrigers inför den definitiv lönekörningen. Av kommunens rutinbeskrivning för löneprocessen frmgår tt vrje chef nsvrr för tt kontroller utgående lön vrje månd i verktyget Qlickview. Den definitiv lönekörningen görs melln 2o-22ivrje månd. Det är en utomtisk körning som sker på ntten och vid tidpunkten skps både bnkfiler och bokföringsfiler. Melln den z4-z7e vrje månd sker en extr lönekörning med utbetlning runt den sist vrje månd. Den extr löneutbetlning är tili för tt fång upp sådnt som inte hunnit med i den ordinrie lönekörningen. Vid det extr körningstillfüllet sker den definitiv beräkningen direkt, och bnkfil/bokföringsfiler skps. Till dett tillf?ille måste löne-/pa-konsultern registrer uppgifter mnuellt eftersom ingen överföring sker från självservicesystemen. Efter tt HR-support skickt bnkfilen fl ts boldöringsfilern mnuellt till en speciell gemensm mpp (i dtorn) vrefter systemekonomen meddelr ekonomivdelningen tt bokföringsfilern finns tillgänglig för inläsning. Ansvrig ekonom vid ekonomivdelningen hämtr upp filen som sedn läses in (integrers) i ekonomisystemet. All hntering sker i systemet, men det finns ingen utomtiks koppling melln löne- och ekonomisystem. Kontroll görs vid ekonomikontoret tt filöverföring fungert. Kontr oll u löne öu erforing Om bokföringsfilen inte innehåller någr fel läses den in direkt i ekonomisystemet. Vid fel uppstår en felktig verifiktlogg (s.k. verrloggr) och filen läses inte in. Ekonomen skriver ut (på ppper) den felktig verifiktloggen och meddelr HRsupport som gör smtlig rättningr. Under intervju nges tt det oftst hndlr om konteringsfel eller tt lönerter som inte finns nvänts. När felet hr korrigerts signers fellistn v personen som gjort rättningen för tt sedn ttesters och dtumstämpls v ekonomen vid ekonomivdelningen. Därefter sker rättning i ekonomisystemet. All fellistor sprs i en fiisisk pärm på ekonomivdelningen. 2.1.5. Behörigheter och tíildelning TíIldelníng Det är tre personers som delr på uppgiften tt tilldel och lägg upp behörigheter i personlsystemet. En löne-/pa-konsult är också bck-up för dett. I bemnningssystemet BeSched tilldels behörigheter v systemekonomen eller en 3 Förhndlingschefen (tillik tf. personlchefen), systemekonomen och en HR-konsult Vllentun kommun 5v17
löne-pa/konsult utifrån begärn v överordnd chef till den som behöver behörighet. Begärn sk vnligwis lämns in genom ett särskilt beställningsformulär som finns på intrnätet. Beställningcn hmnr då i cn gemensm e-postbrevlåd för HR-system och ts om hnd v HR-vdelningen. Det är dockvniigt ttbegärn kommer in vi vnlig mil och då sprs milet i rkivfunktionen i milboxen. Under våren hr en ny intern e-tjänst införts för bl beställning v ll systembehörigheter vid nynställning, ändring v tjänst smt även för vslut. Dcn nv lösningen ersätter då de tre olik beställningsformulären som finns idg med ctt gcmcnsmt wcbbformulär för smtlig behörighetsbeställningr. Behörigheter Det finns olik chefsbehörigheter för verksmheter och förvltningr. Verksmhetschef/ förvltningschef hr iblnd behörighet till hel verksmheten, men endst tittbehörighet vseende lön. Det betyder tt de hr tillgång till informtionen i lönesystemet, men de kn inte registrer eller ändr informtion. Under intervju trmkommer tt det inom området finns utvechingsrbete eftersom det i en el-el verksmheter finns en viss ofvdlighet när det gäller chefsbefogenhetern. Viss chefer eller rbetsledre hr personlnsvr, men inget budgetnsvr, medn ndr t.ex. inom skoln där rektor ensm hr budgetnsvr, men pelsonlnsvret dels på fler personer. Det finns två olik behörighetssystem. Ett för behörighet i schem- och bemnningssystemet BeSched/BeSchedwebb och ett för behörigheter i ecompnion (personisystemet) och ecompnionwebb. Ettersom systemen integrerr med vrndr är det viktigt tt behörighetern i systemen överensstämmer. BeSched nvänds v uttörndesidn inom socilförvltningen och fritidsförvltningen som är verksmheter med schemlgd personl. BeSched nvänds även inom brn- och ungdomsförvltningen för hntering v timvlönd personl, smt i ndr v kommunens verksmheter för hntering v timvlöncle. Auu ikel s er pp o r t eríng Smtlig måndsvlönde hr en personlig inloggning i systemet där de hittr informtion om ktucll schemn, önskr om ledighet, nmäler frånvro etc. De som är timvlönde hr ingen personlig inloggning i systemet, men enligt uppgift är mbitionen tt det sk bli så. Om en löntgre gör en ändring i systemet, t.ex. önskr <lm ledigìrel, så nråste dclt br:viljs cllcr vslås v övcrordnd chcf innn r,r ikelsen överförs till lönesysternel-. Res rektive överordnd chef sk därmed rnåntligen kontroller, bevilj/vslå eventuell wikelsekorringerr smt ttcstcr wikelsen/tillägget innn schemt överförs till lönesystemet. Lönen betls ut bsert på det ursprunglig schemt utifrån de eventuell wikelser/tillägg som gjorts. Överföringen från Besched till lönesystemet sker utomtiskt. Anställd som inte tillhör utförndesidn eller fritidsförvltningen nvänder ett nnt webbsert system för wikelserpportering (ecompnionwebb) som är koppld till nställningen som finns i lönesystemet. HR-support hr nsvr för tt nställningrn läggs upp korrekt i lönesystemet. Vllentun kommun 6v17
Kontroll u b ehörig heter Under intervju frmkommer tt det inte finns någon systemtisk rutin för vslut v behörigheter i systemet. De hr inte gjort någon genomgång vbehörigheter, men det finns plner på tt det sk ske. Orsken till vrför en genomgång inte hr gjorts är tidsbrist p.g.. fler sjukskrivningr och vknser. 2.1.4. Attestrtitt Kontroll och ttest v tidrpporter och frånvrorpporter sker v överordnd chef. Förvltningscheferns rpporter ttesters v kommundirektören. I personlsystemet finns ingen särskild funktion för chefer tt ttester löneutbetlningen för respektive medrbetre innn lönefilen skps. Därtör hr de tgit frm en mnuell rutin som chefer sk följ vrje månd. Av den frmgår bl.. tt chefern sk grnsk den s.k. nlyslistn (som de hr tillgång till vi Qlikview) så snrt den preliminär lönekörningen är genomförd, och snrst meddel HRsupport om något blivit fel, så tt det kn korrigers. Om en chef glömt tt ttester eller informer om fel så hinner det rätts till innn den definitiv lönekörningen. Tre personer hr behörighet tt ttester löneutbetlningr, d.v.s. bemlmdig, lönefilern, som skicks till Norde. Vem som ttestert utbetlningrn för respektive månd loggs i Girolink, som är Nordes system för filöverföring där ll tre hr behörighet. Det är nämndern som ntr respektive förvltnings ttestförteckning och fokus ligger på ttest v ekonomitrnsktioner, fkturor, bokföringsordrr och utnordningr. Fstställd ttestförteckningr förvrs på ekonomivdelningen i en pärm. HR-support hr tillgång till pärmen och kn kontroller nmnteckningr när det kommer nställningsvtl etc. Det är dock ekonomivdelningens nsvr tt se till tt ttestförteckning och delegtionsordning överensstämmer och tt rätt personer hr rätt nsvr. Det sk finns underskrift för smtlig och HR-support sk kunn förlit sig på det som finns i pärmen. Under intervju frmkommer dock tt det händer tt chefer ändrr ttesträtter utn tt meddel HR-vdelningen och tt det därmed inte fìnns blnkett eller underlg för ll i pärmen. Vllentun kommun 7v17
3. 3.7. Grnslcnin gsresu,ltø:t Verífieríng u behörígheter B e S che d r ch B e S che dtu ebb Btt urvl v 13 stycken personer med behörighet i systemet hr kontrollerts för tt verifier tt upplägg v behörighet gjorts utifrån korrekt underlg/blnkett. Kontroll hr skett genom vstämning mot system och blnkett/uncìerlg. Vid grnskningen noterdes tt korrekt underlg/blnkett endst fnns för tre (v r3) behörigheter. Vi hr tgit del v verifiernde underlg. För öwig tio personer noterdes följnde: Fem behörigheter tillkom vid införndet v BeSched vid skolorn och Kullurskoln och vser pelsuner nred futrklionen rbetsledre. TVå behörigheter ldes upp i smbnd med nställning. En behörighet ldes upp i smbnd med införndet v BeSchecl vrpå underlget för upplägg inte finns kvr. 'IVå behörigheter tillhör nställd som inte längre rbetr kvr inom kommunen. Anställningrn upphörde år zorr respektive 2o1b. e C o mp nío n o ch e C omp onio ntu ebb Ett un l v ro stycken personer med hehörighet i systemet hr kontrollerts för tt verifier tt upplägg vbehörighet gjorts utifrån korrekt underlg/blnkett. Kontroll hr skett genom vstämning mot system och blnkett/underlg. Vid grnskningen nolerdes LL del för srrrllig (ro v ro) upplägg v behörigheter skndes korrekt underlg/blnkett. Följnde noterdes : Tre behörigheter hr tiildelts utn beställning eftersom en del v ders tjänst vser tilldelning v behörigheter. Tre behörigheter hl lgts upp endst genonl muntlig beställning. En behörighet hr lgts upp genom beställning vi telefon. En behörighet ldes upp utn beställning för vikrie i smbnd med sjukskrivning v ordinrie personl på HR-support. Två behörigheter tillhör nställd som sedn sommren zor5 inte längre rbetr inom kommunen. Vllentun kommun 8v17
Kommentrer Vår grnskning visr tt det endst fnns blnkett/underlg för tre v z3 behörigheter. Vi vill särskilt ffi tt det firr vbehörighetern vsåg personer som inte längre rbetr i kommunen. Vi rekommenderr tt kommunst,'relsen gör en genomgång v smtlig behörigheter i systemen. S,z, Verífieríng u øttest Tidrpport/Frånuro Ett urvl v tio stycken tidrpporter/frånvrorpporter, som vser grnskningsperioden 2or1, för tt kontroller tt rpportern i systemet hr ttesterts v behörig person. Verifiering hr gjorts genom vstämning mot ktuell ttestförteckning. Utfllet v grnskningen redoviss i tbellen nedn: Nfunnd./foruø,ltníng Anto,l Auuíkelser Socilnämnden 5 En ttest vser 2014 och finns ej uppdterd för zor5. En ttest överensstämmer med förteckningen, men nmnet är överstruket med penn. Två ttester vser tillf,ållig ttestnter utn ttesträtt, medn en ttestnt sknr ttesträtt helt och hållet. Fritidsnämnden.) Två v tre ttestnter sknr ttesträtt. En ttest vser KLK. Brn- och ungdomsnämnden 2 Båd ttestntern sknr ttesträtt. Tot"It 70 Löneutbetlning Vi hr inhämtt utbetlningsfilern för måndern (sep, okt, nov zor5) för tt verifier tt löneutbetlningrn är ttesterde, d.v.s. bemyndigde, v behörig person. Av själv utbetlningsfilern frmgår dock inte vem som hr ttestert utbetlningsfilen för respektive månd. Enligt uppgift är bnkfilen ttesterd v systemekonomen. Vem som hr ttestert loggs i Girolink, som är Nordes system för filöverföring, där de tre personern med ttesträtt vseende löneutbetlningr hr behörighet. Filern från lönesystemet läses in i ekonomisystemet efter tt bnkfilen skickts till Norde. Vid vrje lönefil skps en lönelogg och lönebok som spårr vem som gjort vd. Om det är mnuell inmtning så loggs det i löneloggen och om det sker vi system så syns det tt det kommer från systemet. Vllentun kommun 9v17
Kommentrer Vår grnskning vseende ttest v tidrpport/frånvrorpport visr tt smtlig stickprov innehöllnågon form v r.r ikelse. Fem ttestnter sknde ttesträtt helt och hållet och wå ttestnter vsåg tillfrillig ttestnter utn ttesträtt. För tt säkerstäil tt tid- och frånvrorpporter ttesters v behörig person. Vi utgår från tt i smbnd med en genomgång v smtlig behörigheter kommer dess problem tt åtgärds och det kommer tt finns en ktuell smmnställning per nämnd på ttestnter med tillhörnde underlg till respektive behörighet. Vi hr inte kunnt verifier ttest v löneutbetlningsfil eflersom det inte frmgår v utbetlningsfilen som skicks till Norde vem som hr ttestert. Vi hr efterfrågt underlg som visr ttesteringen, men enligt uppgift går det inte tt få ett sådnt underlg från kommunens leverntör (Norde). S.S. Veríjiering u sastetn Smtidigt som lönefilern skps i ecompnion vid lönekörningen så skps även boköringsfiler. Efter tt HR-support skickt bnldilen fl ts bokföringsfilern mnuellt till en speciell gemensm mpp (i dtorn) vrefter systemekonomen meddelr ekonomivdelningen tt bokföringsfilern finns tillgänglig för inläsning. Ansvrig ekonom vid ekonomivdelningen hämtr upp fiien som sedn läses in (integrers) i ekonomisystemet. All hntering sker i systemet, men kräver mnr ell hndpåläggning. Ekonomen vid ekonomivdelningen kontrollerr tt hel filen hr erhållits smt dess korrekthet, här görs dock ingen kontroll v tt det belopp som läses in överensstämmer mecl lönefilen. Om clet vicl inläsning v filen upptäcks nâgr fei (verrioggr) me<ideis HR-support som korrigerr feiet på den utskrivn fellistn. Därefter görs rättning i ekonomisystemet. Fel hndlr oftst om konteringsfel eller tt lönerter som inte finns nvänts. I{ommentrer Överföringen från lönesystemet till ekonomisystemet är en mnuell process som måste initiers v HR-support. Mnuell hnteringr innebär lltid en högre risk. Vi ser positivt på tt det är två personer involverde i överföringen, en person.lrån HR-support och en person vid ekonomikontoret. Vi rekommenderr dock kommunstyrelsen tt överväg om det finns behov v tt inför ytterligre kontrollmoment i smbnd med filöverföringen. Dess kn vr kontroll v tt belopp i lönefil överensstämmer med belopp i ekonomisystem, ntl trnsktioner OSV. 5.4. Verífieríng eu uppfrljníng Avkommunens tidpln (HR-system) frmgår smtlig dtum under året som gäller förbl.. de preliminär smt definitiv lönekörningrn. Den preliminär lönekörningen sker melln den r6-r8:de vrje månd och den definitiv Iönekörningen melln den zo-23: vrje månd. Fel som upptäcks vid den preiiminär lönekörningen hinner korrigers inför den definitiv lönekörningen. Av rutinbeskrivningen frmgår tt det är vrje chefs nsvr tt utför måntlig kontroll v lön. Vllentun kommun 10 v 17
Av rutinbeskrivningen frmgår bl tt överordnd chef vrje månd sk utför kontroll v frånvrovdrg och utbetld tillägg/ersättningr. Kontrollen v personlkostnder görs i ppliktionen Personl i Qlickview, där bruttolönern frmgår. Om fel upptäcks i nlysen skicks underlg för korrigering till HRsupport. I ppliktionen Ekonomi i Qlickview ingår även socil vgifter etc. och i den ppliktionen sk vrje chef måntligen följ upp hel sitt ekonomisk utfll. Respektive nämnd nsvrr själv för tt uppföljning v utfllet v personlkostnder sker vrje månd. Under intervjuer frmkommer tt vrken HRsupport eller ekonomivdelningen gör någon nlys eller uppföljning v löne- och personlkostnder. I(ornmentrer Det finns en dokumenterd rutinbeskri-rning över löneprocessen med tider för de olik lönekörningrn. Det finns även en rutinbeskrivning över vilk kontroller som åligger respektive chef tt gör. 5.4.1. Cheferns ensuür, kontroller och uppföijníng En enkätundersökning hr genomförs i syfte tt fång de kontroller som genomförs v chefer och dministrtörer före och efter lönekörning. Enkäten kommunicerdes med och godkändes v personlchefen innn utskick. Smtlig chefer och dministrtörer i Vllentun kommun tillfrågdes. 8o v tr7 tillfrågde besvrde enkäten, vilket innebär en svrsfrekvens på 68 procent. Resulttet v enkäten frmgår vbilg r. Av enkätsvren frmkommer tt7o procent v de svrnde bedömer tt det finns beskrivningr/instruktioner vseende de kontroller som sk genomförs i smbnd med lönekörningen. Cirk 8z procent v de svrnde uppger tt de genomför kontrolier vseende tt registrerd sjukfrånvro, semester och fyllnds/övertid är korrekt inför den definitiv lönekörningen. De genomförd kontrollern dokumenters i vriernde omfttning, 6r procent v de svrnde uppger tt de dokumenterr kontrollern vseende sjukfrånvro och semester medn 53 procent v de svrnde uppger tt de dokumenterr kontrollen vseende fyllnds/övertid. Av svren frmkommer blnd nnt tt uttld rutin för dokumenttion skns, tt det inte ftnns ett system för dokumenttionen och tt det är svårt tt finn tid för sådn tillkommnde dministrtion. De tillfrågde ombds också redogör för om de genomför någon rimlighetsbedömning v lönekostndern och tt Iönekostndern belstr rätt enhet. 75 procent v de svrnde uppger tt de genomför en sådn kontroll och v förklringrn i kommentrsf,åltet sluter vi oss till tt denn uppföljning mestdels hnters vi Qlickview. 25 procent v de svrnde genomför således inte rimlighetsbedömningr och förldring till dett uppges blnd nnt vr tt rutiner inte delgivits för sådn kontroll och tt den svrnde bedömer tt kontrollnsvren rimligtvis borde iigg på nnn instns. Vllentun kommun 11 v 17
5.4.2. Uppfötjning u sprde semesterdgr Enligt kollektivvtlet AB (Allmänn bestämmelser) får den nställde h upp till 4o sprde semesterdgr. De sprde semesterdgrn kn inte bli utbetlde i form v lön under pågående nställning. Om en löntgre hr över 4o sprde semesterdgr kn däremot den överstignde delen utbetls som iön, lterntivt växis in i en timbnk för semesteruttg "del v dg" längre frm. Avstämning v överstignde semesterdgr görs i februri och utbetlning sker r mrs. Inför vstämningen skicks en förfïågn/päminnelse till chet'ern med uppmning om tt stämm v med berörd löntgre huruvid de vill h den överstignde delen utbetlt i lön eller sprt i timmr. I vår nlys hr vi notert tt 13 personer hdefler àn 4o sprde semesterdgr per 2o15-o8-81. Det totl ntlet sprde semesterdgr för dess 1g personer uppgår till 6+g dgr. Kommunen förklrr dess enligt följnde: Nio vlöntgrn med fler än 4o sprde semesterdgr är nhörigvårdre- och personlig ssistenter, med nställningsvillkor enligt det s.k. "PAN"-vtlet. HR-support är medvetn orrr problerntiken och hr prtt med berörd enhetsledre om dett för tt få en förklring om vrför semester för dess personer inte lgts ut i enlighet med semesterlgens regler, eftersom PAN-nställd sedn zoro omftts v semesterlgens regler och inte och AB-vtlet. Fyr löntgre hör inte till gruppen ovn. Efter utredning v HR-support frmkommer tt två personer hr tgit ut en extr semester under hösten och hr mindre än 4o dgr sprde till näst år. Två personer, vrv en hr vrit fr:*:.:l1-^l^l:-,..^l^--^*:^l^* IUIAI(IÌd.rçLrr6 tlirltçi l^^*+^-:+,,+.,;ilji-+f,r 'l^-^-"-,1^- ^^. ^ l^^. - r.il.l'^+ Pçrru\rçrr, rdr LdórL ul vd'rur6l r u464r uuuçr zvl.+l év\c, Yrr^ul HR-support hr påpekt tiil respektive rbetsledre. Löne-/PA-konsultern hr dem under bevkning innn näst semesteromställning som görs under februri 20t6. 5.4.5. Upp.följninq u lönetillöqq Vi hr inhämtt ll utbetld lönetillägg för juni zor5, totlt 19 stycken, och vcrificrt tt dct finns blnkett/underlg för smtlig. Resulttet v stickprovsgrnskningen redoviss i tbellen nedn: Underlg Antl Awikelse Blnkett 15 Tre lönetillägg överensstämmer ej med beslut på blnkett vseende belopp. Ett lönetillägg hr betlts ut i sin helhet trots tt beslutet endst gäller frm till 1616. Mil från chef 2 Ing wikelser Beslut utifrån 1 personligt ut-lägg Skns 1 Totlt Ing rwikelser Ej grnskt Vllentun kommun 12 v 17
Som frmkommer ovn noterrvi i grnskningen tt tre lönetillägg ej överensstämmer med beslut vseende belopp. Smtlig tre utbetld lönetillägg underskrider vd som nges på respektive blnkett. Istället för rooo kr, etoo kr och gsoo kr hr 75o kr, tz6o kr och 31bo kr utbetlts. För personen vrs beslut om lönetillägg skns hr vi erhållit lönespecifiktion för juni månd v vilken det frmgår tt lönetillägg utbetlts. Kommentrer I den genomförd enkätundersökningen ngv nästn 3o procent v de tillfrågde tt det skns beskrivningr/instruktioner för uppföljning och kontroll v löner vilket ger indiktion om tt kommunens rutiner inte är känd i orgnistionen. Vidre så medgv 4o procent tt de tillfrågde tt de inte dokumenterr de kontroller som genomförs. För tt säkerställ korrekt löneutbetlning, smt tt genomförd kontroller dokumenters behöver rutinbeskrirrningen tydligre kommunicers till ll berörd chefer. För tt säkerställ tt rutiner och regler kring semester och sprde semesterdgr efterlevs hr HR-support under hösten zor5 gått ut med informtion på intrnätet. Vi rekommenderr tt HR-support fortsätter bevk och följer upp de personer vrs sprde semesterdgr överskrider mxbeloppet, smt kontinuerligt kommunicerr med berörd chefer. Dett för tt säkerställ tt personlen tr ut sin semester i tid. I grnskningen v lönetillägg noterdes tt det fnns beslut i form v blnkett eller nnt underlg för smtlig utbetlningr. Tre v de utbetld beloppen stämde dock inte överens med beslut. Vllentun kommun 13 v 17
4. Bedönutíng och rekornrnendø:tíoner 4.r. Austärnníng mot kontrollrn&i Grnskningen görs utifrån ått uppställd kontrollmåi. Bedömningen v respektive kontrollmmâl görs enligt kriteriern: Uppfyllt/Delvis uppfyllt/nj uppftllt. Kontrollmål Behörigheter är över tiden i ändmålsenlig utifrån den nställdes rbetsuppgifter och nsvr. Bedömning Uppfullt Vår bedömning grundr sig på tt: Användrns behörighetsnivå i ITsystem, smt behörighet utifrån rbetsuppgifter och nsvr bedöms över tid ändmålsenlig utifrån erhålln förteci<ningr. Eniigt HR-suppori Íinns det dock en viss otydlighet vd gäller chefsbefogenheter vseende budget- och personlnsvr. HR-support bedömer dett som ett utvecldingsrbete. Användrns behörighetsnivå i ITsystem är ändmålsenlig utifrån nsvr och befogenheter. Delvis uppfrlld Vår bedömning grundr sig på tt: Det finns två olik behörighetssystem: Schem- och bemnningssystemet BeSched/BeSchedwebb smt personlsystemet ecompnion och ecompnionwebb. Vår verifïering visr tt upplägg v behörigheter hr gjorts utifrån skriftligt underlg/blnkett för endst g v 28 stickprov. re stycken behörigheter hr lgts upp utn beställning utifrån rbetsup :gift ocù/eìler i strtbrttl rrretl nställning. Vidre noterdes firr behörigheter för nstäild som inte längre rbetr i kommunen. Tidrpporter/ Frånvrorpportering är ttesterd v behörig person. Ej uppfyllt Vår bedömning grundr sig på tt: Attest v tid- och frånvrorpporter sk Ol<tobcr 2016 Vllentun kommun 14 v 17
I ske v överordnd chef. Förvltningscheferns rpporter sk ttesters v kommundirektören. I vår stickprovsgrnskning noterdes tt smtlig tio sticþrov innehöll någon form v wikelse. Exempelvis sknde fem v stickproven ttesträtt helt och hållet och wå stickprov vsåg tillf?illig ttestnter utn ttesträtt. Resulttet v den preliminär och definitiv lönekörningen hnters på rätt sätt och i rätt tid. Delvis uppffllt Vår bedömning grundr sig på tt: Löneprocessen är indeld i en preliminär och en definitiv lönekörning. I smbnd med den preliminär lönekörningen nsvrr HR-support för kontroll utifrån signllistor, medn chefern nsvrr för kontroll v tt registrerde uppgifter är korrekt. Vid genomförd enkätundersökning uppger 8z procent v de svrnde chefern och dministrtörern tt de utför denn kontroll. Dock frmgår v enkäten tt 30 procent v de svrnde bedömer tt beskrivning/instrultion vseende de kontroller som sk genomförs skns. Vidre frmkommer tt endst 6o procent v de svrnde dokumenterr de kontroller som genomförs. Löneutbetlning är ttesterd v behörig person. Kn ej bedöms Vår bedömning grundr sig på tt: Tre personer hr behörighet tt ttester (bemyndig) själv löneutbetlningsfilen. Vi hr dock inte kunnt verifier tt löneutbetlningsfil är ttesterd v behörig person, eftersom det inte frmgår v utbetlningsfilen vem som hr ttestert den. Vi hr efterfrågt, men ej erhållit underlg som visr ttesteringen från kommunens leverntör. Vllentun kommun 15 v 17
överföring från lönesystem till ekonomisystem sker fullständigt och riktigl. Lönekostnder och tillhörnde kostnder nþsers regelbundet., Delvis uppfrllt Vår bedömning grundr sig på tt: Smtidigt som lönefilern skps i ecompnion vid lönekörningen så skps även bokföringsfilen. Systemekonomen meddelr ekonomivdelningen vi e-post tt bokföringsfilern finns i mppen för inläsning, vrpå ekonornivtlelningen kontrollerr tt de fått hel filen smt dess korrekthet. Här sker ingen kontroll v tt belopp överensstämmer. Inläsningen v bokföringsfilen i ekonomisystemet sker i systemet genom mnuell hndpåläggning. Mnuell hntering innebär lltid en ökd risk. Delvis uppffllt Vårbedömning grundr sig på tt: Det är cheferns nsvr tt mäntligen nþser lönekostnder och tillhörnde kostnder. Stöd för uppfölining fås genom nlysverktyget i Qlickview. Vid genomförd enkätundersökning EF ñ-^â^-+ ^-, l^ -.,^---À^ ^++,{^ trpl-,åçr /Ð },rulçul v uç ùv4l4rruç qll uç nlyserr dess kostnder. Vidre frmkommer tt det finns bristncle rutinbeskrivning för de kontroller som sk genomförs. Dct finns fungernde rutiner för kontroll v tt registrerde behörigheter är korrekt utifrån, delegtionsordningen smt v förändringr under året (exempelvis mcdrbctrc som slutr, är lcdig cllcr tililüllig för'ändringr v behörighet). $ uppfyllt Vår bedömning grundr sig på tt: Kommunen hr ing rutiner för tt kontroiler registrerde behörigheter. I vår stickprovsgrnskning noterd es f1'r behörigheter i systemet som vsåg personel som inte längre rbetr kvr i kommuncn. 4.2. Rekorntnend&tíone.r Mot bkgrund v grnskningsresulttet och ovnstående bedömningr rekommenderr vi Kommunsffrelsen tt: Säkerställ tt rutinen vseende de kontroller som sk genomförs v HR-support och chefer i smbnd med lönekörningrn stärks och Ol<tobcr 2016 Vllentun kommun 16 v 17
dokumenters och kommunicers till berörd. Av rutinbeskrirrningen bör nsvrsroller frmgå. Dett för tt blnd nnt undvik tt löneskulder uppstår. o Säkerställ tt respektive nämnds ttestförteckning överensstämmer med delegtionsordning och nsvrsområde. Dett för tt säkerställ tt tid- och frånvrorpporter, och därmed löneutbetlningen, ttesters v behörig person. Genomgång sker v smtlig registrerde behörigheter i systemen för tl säkerställ tt bl.. tt gml behörigheter inte finns kvr. Se över möjligheten tt systemtiser och/eller inför ytterligre kontrollmoment vid överföring från lönesystem till ekonomisystem. Dett eftersom mnuell hntering lltid utgör en ökd risk. HR-support kontinuerligt bevkr och foljer upp nställd som hr fler àn 4o sprde semesterdgr. Cc:rínllultgren P r oj ektle dr e / upp dr g sle dr e Vllentun kommun 17 v 17