Innehåll Ansvar, delegation och attesträtt Kalkylering Direkta och indirekta kostnader (OH-kostnader) Medfinansiering Kodsträng Redovisning Bokslut Återrapportering, avslut av projekt
Delegationsordning Prefekt ansvarar för institutionens verksamhet och måste därför alltid godkänna samtliga avtal och ansökningar som berör institutionens verksamhet oavsett om behörig firmatecknare är annan.
Delegationsordning Prefekt kan delegera ansvar till gruppchefer bla. Nu ska du visa en delegation till gruppchef
Bidragskontrakt/Uppdragsavtal Ingångna skriftliga bidragskontrakt är allmän handling som skall diarieföras. Kontrakten skall arkiveras på institutionen. På HVS är det Elisabeth Löfstedt som ansvarar för diarieföringen. Kontrakten kommer att läggas in i en kontraktsdatabas av respektive ekonom.
Verksamhetsplanering När det gäller extern finansiering är det upp till varje institution/avdelning/forskargrupp/forskare att ansöka om medel. Det är vanligtvis ett antal externa finansiärer som är aktuella inom de olika forskningsområdena. Det är viktigt att bevaka de ansökningstider som gäller för de mest intressanta finansiärerna.
Budget Göra enskilda Efterprojekt budgetar PLANERING-BUDGETERING Verksamhetsplanering Planeringsförutsättningar, beräkningsunderlag Utföra beräkningar Sammanställning helhet Bedömning av rimlighet Presentation och spridning Projektet är en del av institutionens/avdelningens budget och skall tas med i den budget/de prognoser som görs Ofta behöver projektkalkylen göras om till projektbudget när kontrakt/avtal är klara. Det är inte ovanligt att finansiären prutat ner finansieringen.
Kalkyl Hur skall man kalkylera externa projekt och uppdrag? Det är viktigt att räkna på projektets totala kostnader för att garantera full kostnadstäckning oavsett om bidragsgivaren betalar 100% av kostnaderna eller endast en del av kostnaden. Det är lämpligt att göra budgeten i form av aktiviteter som skall genomföras. Då blir det tydligare för bidragsgivaren vad medlen används till och svårare att pruta ner beloppet. Det kan dock vid beräkningen vara lättast att utgå från beräkning med kostnadsslag. En del bidragsgivare har färdiga mallar för kalkyleringen.
Kalkyl Påläggskalkyl I påläggskalkylen skiljer man på direkta och indirekta kostnader. Kalkylen är ett internt underlag för att räkna fram rätt pris på tjänsten. Beräkningarna bör inte vara en del av offerten eller avtalet med uppdrags- och bidragsgivaren. Kostnadsberäkningarna i offerten/avtalet bör vara antingen en totalsumma exkl moms en totalsumma för varje aktivitet tex förstudie, genomförande en uppdelning med få specifikationer i enlighet med bidragsgivarens krav tex löner, drift, utrustning, indirekta kostnader
Kalkyl Hur skall man kalkylera externa projekt och uppdrag? Personalkostnader Driftskostnader Investeringar Overhead Vilka personer skall arbeta i projektet Antal månader per person och tjänsteomfattning Månadslön Lönebikostnader (2014: ca 1,28% semesterlönetillägg, 50 % sociala avgifter) Tänk på lönerevisioner Resor, konferenser Material mm Tänk på prisuppräkning under projektets livslängd Vilken utrustning behövs till projektet (nyinköpt, befintlig) Skall investeringsutgift eller avskrivningskostnad anges i ansökan Vad ska man tänka på här? prisuppgång Vilken intern procentsats gäller inom institutionen. Hur ser villkor för indirekta kostnader ut i kontraktet? Moms INGEN MOMS
Kalkyl Hur kan man kalkylera externa projekt och uppdrag? PERSONALKOSTNADER Person Lön kr/mån Månader Löneökning * Semesterlönetillägg Lönebikostn ad Total kostnad Lina Nilsson 30.000 12 1,03 1,0128 1,5 570.000 Johan Persson * 24.000 6 1,03 1,0128 1,5 228.000 Sven Olsson 20.000 12 1,0125 1,5 408.000 TOTAL 1.205.000 Tar ut sin semester under projektets gång liksom övriga inblandade Om lönerevision under projektets löptid
Kalkyl Hur kan man kalkylera externa projekt och uppdrag?. DRIFTSKOSTNAD Kostnad Belopp Prisuppräkn Belopp inkl uppräkning Resor 30.000 Konferenser Material 300.000 Lokaler Provtagning Databearbetn. Utskrifter Tryckning 10.000 Forskn.info. Telefon 5.000 Kopiering Förbrukn.mtrl TOTAL 345.000
Kalkyl Hur kan man kalkylera externa projekt och uppdrag? INVESTERING Beskrivning Anskaffn.värde Avskrivn.tid Månader Avskrivn tid i projekt Avskrivning Maskin 450.000 36 36 450 000 TOTAL 450.000. Är det investering eller avskrivning som skall redovisas oftast investering Bidragsgivaren i detta exempel finansierar hela investeringsutgiften
Kalkyl KONTROLL OCH PRESENTATION Kontrollera att alla kostnader är med? Räkna nu om möjligt om detta till olika aktiviteter/delar av projektet, genomförande fas med ev beskrivningar, avrapportering odyl. Arbetet med kalkylering görs oftast av forskaren själv eller i ett samarbete mellan forskaren och ekonom/administratör. INSTITUTIONENS EKONOM SOM ARBETAR MED EKONOMIFRÅGOR SKALL DELTA I KALKYLERINGSARBETET SAMT INTYGAR FÖR PREFEKTEN INNAN UNDERSKRIFT ATT ALLA KOSTNADER ÄR TÄCKTA I PROJEKTET INKL OH!
Kalkyl LÖPANDE SEMESTERLÖN KORTARE PROJEKT Om ett projekt sträcker sig över en del av ett år tex 4 månader och involverade personer inte kommer att ta semester under projekttiden, då skall löpande semesterlön kalkyleras som en direkt kostnad enligt följande formel: Månadslön * 7,65% * månadens intjänade semesterdagar (årssemester * antal kalenderdagar i aktuella månader/365) T ex projekttid september-december (30+31+30+31=122) Lön 32.000 kr 32.000*0,0765*(35*122/365) = 28 638 kr OBS! I denna löpande semesterlön ingår semesterlön, semestertillägg och lönebikostnad.
Kalkyl LÄNGRE PROJEKT Om ett projekt sträcker sig över ett år eller flera år så skall inget tillägg göras för semesterlön då personerna under ett år beräknas ta ut sina semesterdagar. Den kostnad som kan uppstå är att semester sparas, vilket kan ge en viss kostnad för projektet.
Kalkyl Hur kan man kalkylera externa projekt och uppdrag? SAMMANFATTNING Beskrivning Belopp Löner 1.205.000 Drift 345.000 Investering 450.000 Indirekt kostnad 512 400 TOTAL 2 512 400 Sökt bidrag 2 312 400 Medfinansiering 200.000
Att tänka på Påslag på lönekostnader för sociala avgifter (LKP) 50 % (2014) Fleråriga projekt; löneuppräkning, inflationshänsyn, semesteruttag OH-pålägg på direkt lön + direkt drift Tydlighet Relevanta rubriker för kostnader Gärna en budget som kopplas till aktiviteter
Medfinansiering Institutioner inom LU som bedriver utbildning och forskning har ofta tillgång till följande finansieringskällor: Grundutbildningsanslag Anslag för forskning och forskarutbildning Externa medel Finns det någon gräns för avsättning till gemensamma kostnader enligt kontraktet/avtalet? Många externa bidragsgivare ställer krav på medfinansiering från den mottagande institutionen/forskargruppen Medfinansiering kan ges i form av tillgång till universitetets faciliteter och utrustning, att universitetet står för en del av lönekostnaderna eller andra kostnader. Medfinansiering görs ofta med hjälp av anslag för forskning och forskarutbildning samt i vissa fall med bidrag från stiftelser. Det är därför viktigt att en beräkning av vilken medfinansiering som finns att tillgå och hur stor den behöver vara för att få institutionens/avdelningens totala budget att gå ihop.
Projektprocess Projekttid Beslut om projekt Budget Ansökan bifalles Kontrakt / Avtal kommer, skrivs under och returneras Diarieföring av kontrakt avtal Arkivering av kontrakt/avtal Göra enskilda efterprojekt Budgetar t ex i LUPP Redovisning/Bokföring Upplägg av ev. ny aktivitet i redovisningssystemet Uppföljning Rekvisition av bidrag och fakturering av uppdrag Bevaka Inkommande medel Återrapporteringstider Hantering av lönekonteringar och inköp/leverantörsfakturor transfereringar, ytterligare rekvisitioner, utbokning från utredningskonto och kundfaktureringar, i samband med projektet Bokslutshantering Löpande ekonomisk projektuppföljning och återrapportering till bidragsgivare Presentera ekonomi för berörd forskare
Projekt Definition enligt Projekt i staten (RRV 1997:20) En samling aktiviteter för vilka man behöver en sammanhållen redovisning. En bestämd arbetsuppgift med ett väl preciserat mål Tidsbegränsad uppgift En i förväg bestämd resursram Leds av särskilt utsedd projektledare
Full kostnadstäckning Full kostnadstäckning innebär att projektets samtliga direkta och indirekta kostnader ska täckas av intäkterna
Kostnader Direkta kostnader (projektnära) Indirekta kostnader (OH-pålägg)
Direkta kostnader Kostnader som är direkt hänförliga till ett projekt Exempelvis: Direkta personalkostnader Hyror som är hänförliga till projektet Material och andra direkta driftskostnader Utrustning Resekostnader och traktamente belastar projektet direkt LÖNER RESOR PROJEKTAKTIVITET MATERIAL
Indirekta kostnader Kostnader som är indirekta Exempelvis: OH-kostnader belastar projektet indirekt LU Medfak HVS OH PROJEKTAKTIVITET PROJEKTAKTIVITET PROJEKTAKTIVITET
Indirekta kostnader (OH) finns på tre nivåer Universitetsgemensamma kostnader Fakultetsgemensamma kostnader Institutionsgemensamma kostnader
Gemensam forskningsomkostnad Den gemensamma forskningsomkostnaden innebär kostnader såsom: Ledningsfunktion för LU De universitetsgremensamma enheternas verksamhet (myndighetsuppgifter, service, systemägande) Områdeskansliernas verksamhet (myndighetsuppgifter, service) Institutionernas/avdelningarnas service och administration Institutionsgemensamma kostnader är kansliet+prefekt+bitr prefekt+ga-prefekt Alla medel skall bidra till dessa kostnader såväl statsbudgetanslag som externa medel. Det är prefekten som har ansvar för att full kostnadstäckning tas ut.
OH-kostnader HVS 2013
OH-finansiering HVS 2013
Fördelning av OH-kostnader på Vgren Gemensamma kostnader/fördelningsbas = Påläggsprocent Fördelningsbas = omsättning 1/10 30/9 GU 44 % FO 20 %
OH Forskning 2013 BUDGET Prognos 121231 OH-kostnad forskning 8242 000 8 242 000 Fördelningsbas 34 346 000 40 000 000 Påläggsprocent 24 % 24 % Påläggsprocent x Förd bas 8 243 000 Resultat 1 000 9 600 000 1 358 000
Ändamålsenlig kodsträng Vilka delar i kodsträngen kan institutionen själv påverka? Kostnadsställe 314500 Verksamhet Vgren 35 Aktivitet 31450015001
Ändamålsenlig kodsträng Hur hänger verksamhetsgren samman med aktivitet? Verksamhet 21 Forskning Fakultetsanslag Verksamhet 54 Uppdragsutbildning Verksamhet 11 GU anslag Aktivitet 31450015001 Verksamhet 35 Externa bidrag Verksamhet 91 Gemensamma kostnader tex institutionskansliet,hyra En aktivitet är inte hårdkopplat till verksamhetsgren utan kan kopplas samman med vilken verksamhetsgren som helst
Upplägg av aktivitetskod För att underlätta återrapportering av kontrakt och avtal är det vanligt att varje kontrakt och avtal får en egen aktivitet i redovisningssystemet Strukturer av aktiviteter t ex efter ämnesområde, forskargrupp eller forskare. Aktiviteterna namnges genom att man alltid anger projektledarens initialer, projektnamn och ev kontraktsnummer. OBS Det kan vara olämpligt att dela upp ett projekt på flera aktiviteter då en uppdelning ställer krav på särskild hantering vid bl a periodisering i bokslut.
Varför skall man bokföra? Krav - förordningsstyrt Få kontroll över inbetalningar och utbetalningar Möjliggöra avgränsning i tid för att se överskott/underskott vid olika tidpunkter Möjliggöra uppföljning hur ser den ekonomiska ställningen ut vid olika tidpunkter Möjliggöra uppföljning mot plan (verksamhetsplanering och budget) Möjliggöra ekonomi- och verksamhetsstyrning
Krav och föreskrifter LU är en statlig myndighet och alla statliga myndigheter är bokföringsskyldiga LU ingår i koncernen staten, vilket gör att det måste finnas en möjlighet att konsolidera LU:s redovisning till statens redovisning. LU använder den EU anpassade BAS redovisningsmodellen (samma som ofta används i näringslivet) Ekonomienhetens EA-handbok. Här beskrivs LU:s redovisningsrutiner, ekonomimodell odyl.
Krav och föreskrifter Representation Återhållsamhet gäller, skall ha med universitetets verksamhet att göra. Maxbelopp extern representation 650 kr/person och tillfälle exkl moms. Dricks bör undvikas men är kyparen bättre än förväntat kan max 5 % läggas i dricks. Intern representation 450kr/person och tillfälle exkl moms. Kvitton skall bifogas med angivelse av datum, syfte, namn och titel, företag. Viktigt att följa upphandlingslagen vid inköp (avtalsdatabasen och Lupin) Det finns särskilda regler vid avdragsrätt för moms för t ex representation och billeasing mm
Ekonomisk ansvarsfördelning Prefekten har det operativa ansvaret för institutionens verksamhet. Ansvaret omfattar budgetansvar för institutionens hela verksamhet även den externfinansierade. Det är prefektens ansvar att godkänna och ekonomiskt följa upp verksamheten så att institutionen har ekonomisk balans. Attestant/gruppchef för kostnadsställe ska se till att redovisningen är rättvisande och sker i enlighet med gällande lagar och universitetets anvisningar. Godkänna beställning/anskaffningsbeslut och attestera avseende utgifter på ovanstående k-ställe Projektledaren ansvarar för det egna projektens ekonomiska resultatutveckling. Den kalkyl som gjorts vid ansökan behöver ofta revideras utifrån de ekonomiska förutsättningar som gäller i kontraktet.
Krav och föreskrifter Bokslut 4 gånger om året (kvartal, halvår, helår) En förutsättning för att möjliggöra löpande uppföljning är att: INTÄKTER OCH KOSTNADER MATCHAS SKIT IN SKIT UT
Löpande kostnadsredovisning LÖNER Anställningar hanteras i vanlig ordning, samma regelverk gäller oavsett finansiering Den externa finansieringen kan för en institution ha en betydande omfattning och varaktighet och skall därför på ett långsiktigt sätt vägas in vid inrättandet av tjänster. När en person skall arbeta på projektet meddelar man lönekontoret på personalenheten vilken aktivitet personen ska konteras på Det är en fördel om personer som arbetar med flera olika verksamheter på institutionen/avdelningen gör någon form av förenklad tidsredovisning (tjänsteplanen)
Löpande kostnadsredovisning DRIFTSKOSTNADER Det är endast attestansvarig som kan teckna godkänna en betalning Klargör när projektet startar vem som har rätt att göra beställningar för projektet och vem som skall attestera de fakturor som kommer, så att rätt info finns i Lupin Vid beställning skall man alltid ange referensperson och LU:s fakturaadress När fakturan kommer till institutionen följer den det i förväg bestämda flödet för beställningar i det enskilda projektet. Det är viktigt att beställningar görs i enlighet med Lunds universitets regler om upphandling. (www.upphandling.lu.se )
Bokslutshantering PERIODISERING AV INTÄKT PÅGÅENDE? Är projektet ekonomiskt pågående: dvs om det kvarstår inkomster och utgifter att bokföra på projektet AVSLUTAT? Är projektet ekonomiskt avslutat GRUNDLÄGGANDE REGEL: RESULTATAVRÄKNA GRUNDLÄGGANDE REGEL: PERIODISERA
Bokslutshantering PÅGÅENDE? Är projektet ekonomiskt pågående: dvs om det kvarstår inkomster och utgifter att bokföra på projektet AVSLUTAT? Är projektet ekonomiskt avslutat GRUNDLÄGGANDE REGEL: RESULTATAVRÄKNA GRUNDLÄGGANDE REGEL: PERIODISERA Pengarna överförs till nästa år Myndighetskapital fria medel
Projektprocess Avslut Ekonomisk återrapportering till bidragsgivare Ek avslut av projekt Till bidragsgivare Till forskare I ekonomisystemet Forskaren avslutar projektet och återrapporterar projektinnehåll till bidragsgivare Ev kapital flyttar i samband med avslut Avslut av aktivitet i redovisningssystemet I bokslut eller genom att nollställa aktiviteten
Avslut löpande bokföring Bokför alla inkomster och utgifter som tillhör projektet inkl ev återbetalning Resultatavräkna projekt i nästa bokslut OBS ev investeringar måste vara färdigavskrivna. Överskott/underskott Resultaträkning Intäkt Kostnad Resultat PROJEKT Balansräkning Inventarier Likvid Kapital
Återrapportering EU VR PROJEKT Region Skåne Olika finansiärer har olika krav på hur återrapportering skall se ut och när den skall göras. Forskarna gör dessutom en återrapportering av vad som åstadkommits i projektet i enlighet med krav i bidragskontrakt eller uppdragsavtal. När det gäller den ekonomiska återrapporteringen så finns det ett antal olika standardrapporter som kan tas fram i redovisningssystemet. En del bidragsgivare har egna mallar på återrapportering.
Intäkter HVS 2012 Fd FAS 10 mkr VR 8 Socialstyrelsen 2,7 Övriga stiftelser 1,9 Cancerfonden 1,5
Kostnader HVS 2012 Personal 84 mkr Köpta tjänster 25,7 Universitet 20 Fakultet 16 Lokaler 8
För forskare och projektledare uppföljning LUPP (Lunds universitets projektportal) http://portal.adm.lu.se/
Avslut av projektkod Ev kapitalflyttar i samband med avslut Avslut av aktivitet i redovisningssystemet När ett projekt avslutats kan aktivitetskoden avslutas i redovisningssystemet. Aktiviteter avslutas av ekonomienheten Aktivitetens kodkombinationer måste vara noll dvs det får inte finnas ngt utfall på projektet t ex investeringar. Man kan inte registrera nya verifikationer på en avslutad aktivitet Man kan ta ut ekonomisk information (rapporter från en avslutad aktivitet) Det är vanligt att det finns ett visst myndighetskapital på ett avslutat projekt. Det kan vara ett överskott som inte bidragsgivaren vill få återbetalat eller ett underskott. Det ev myndighetskapital som finns på aktiviteten kan flyttas till en annan aktivitet genom en ombokning i huvudboken.