Semesterskuld Månadslön, Intjänande år = Föregående år I ett företag kan du löpande, i samband med period eller årsbokslut, ta ut listor på företagets ackumulerade semesterskuld. Semesterskuld är företagets skuld till den anställde avseende intjänad och sparad semester. Slutar en person sin anställning är företaget skyldig att betala ut semesterersättning till personen ifråga. Semesterersättningen är all den semesterlön som den anställde tjänat in men ännu inte fått ut i ledighet när anställningen upphör. Semesterersättningen omfattar både tidigare sparad och outtagen intjänad semester. Förutom att beräkna de anställdas semesterersättning för intjänade dagar, kvarvarande betalda och sparade dagar skuldberäknas även rörliga lönedelar för anställda som berörs av detta samt innestående komptid och tid i tidbank (arbetstidsförkortning). Har de anställda utnyttjat förskottssemester redovisas företagets fordran för dessa dagar och beloppet räknas av från semesterskulden. För att kunna göra en semesterskuldsberäkning ska du börja med att ange hur semestern ska beräknas på den anställde. Detta gör du genom att knyta den anställde till en Semesterkategori i registret Anställda under fliken Semester. Klicka därefter på OK. Om den anställde saknar Semesterkategori eller är kopplad till Ingen semesterberäkning utförs ingen semesterskuldsberäkning för personen ifråga. 1
Gå därefter in under menyn Verktyg Semesterskuld fliken Generella inställningar. Urval av anställda Du kan utföra semesterskuldsberäkning för alla anställda, för ett urval av anställda, för en urvalskategori eller för en semesterkategori. Sortering Listan kan tas ut sorterad på anställningsnummer, vilken resultatenhet eller vilken semesterkategori de anställda tillhör. Resultatenhet anger du i anställdaregistret under fliken Allmänt. Princip för intjänandeår Ange också princip för intjänandeår, dvs om intjänandeår är detsamma som föregående år eller om intjänandeår är lika med innevarande år (= pågående år). Om de anställda tjänar in sin semester året innan den tas ut ska du markera Föregående år och därefter fylla i intjänandeårets början (exempelvis 20xx0401) och beräkningsperiodens slut (exempelvis 20xx0630 om du har bokslut per den 30:e juni). Om de anställda tjänar in sin semester samma år som den tas ut ska du markera Innevarande år. Intjänandeåret är normalt samma år som du arbetar med (exempelvis 20xx0101-20xx1231). Intjänandeårets början är då t ex: 20xx0101, dock kan du vilja ta ut listan innan året är slut och då ska du ange t ex 20xx1130 i Beräkningsperiodens slut. Alla datum anges med ÅÅÅÅMMDD. 2
Visa intjänade dagar med 2 decimaler Vill du att de intjänade dagarna ska visas med två decimaler sätter du en bock i rutan. Beräkningsperiod för semesterdagar Intjänandeårets början: Första dagen på semesteråret. Anges med ÅÅÅÅMMDD. Årtalet finns redan inskrivet. Beräkningsperiodens slut: Ange sista dagen för beräkning, t ex bokslutsdag. Anges med ÅÅÅÅMMDD. Även här finns årtalet redan inskrivet. Anställningsdagar Beräknas utifrån intjänandeårets början och beräkningsperiodens slut. Programmet räknar ut antalet dagar. Observera att programmet tar hänsyn till om en anställd börjat eller slutat under året samt om det förekommit någon ej semesterlönegrundande frånvaro, exempelvis tjänstledighet. Beräkningsperiod för semesterskuld Lönetransaktioner med utbetalningsdatum Här anger du vilka löneutbetalningar du vill ska ingå i beräkningsunderlaget. Detta används för anställda som ska ha semesterlön i procent på intjänad lön eller rörliga lönedelar och det kan vara samma datum som intjänandeårets början och beräkningsperiodens slut. Lönebereder du avvikelser med en månads förskjutning, exempelvis avvikelser för mars lönebereds och utbetalas i april, skriver du här ett senare datum, exempelvis 20xx0501-20xx0430. Ackumulator för komptid/tidbank (arbetstidskonto) Du har möjlighet att göra semesterskuldsberäkning på tre valfria ackumulatorer. Anger du någon ackumulator här måste du också ange en divisor för månadsavlönad. Kontrollera i ditt avtal vilken divisor du skall använda för att värdera en komptimme. Övrigt Programmet hämtar uppgifter om månadslön, arbetstid och sysselsättningsgrad med hjälp av de fasta personliga lönefälten i anställdaregistret och uppgifter om Semesterlön/dag och Semesterlön rörlig del hämtas från fliken Semester i registret Anställda. Markera om du vill redovisa intjänade dagar med 2 decimaler, om du inte markerar detta kommer semesterdagarna att avrundas till heltal. När du gjort dina urval väljer du nästa flik, beroende på vilken semesterkategori du har ser bilderna olika ut. 3
Beräkning av semesterskuld baserad på månadslön Årets intjänade dagar Ange procentsats för beräkning av årets intjänade dagar (exempelvis 5,4 %). Kvarvarande betalda dagar Ange procentsats för kvarvarande dagar. 4,6 % används när semestertillägget betalats som en klumpsumma oavsett om semesteruttag skett eller inte. 5,4 % används normalt när semestertillägget utbetalas vid semesteruttaget. Sparade dagar från tidigare år Ange procentsats för sparade dagar. 4,6 % används när semestertillägget betalats ut som en klumpsumma oavsett om semesteruttag skett eller inte. 5,4 % används när semestertillägget utbetalas vid semesteruttaget. Fasta lönetillägg per månad (personliga lönefält) Här kan du hämta upp fasta lönetillägg om ni har angett sådana i något av P-fälten. Det fasta lönetillägget blir underlag vid beräkning av semesterskulden. Fasta avdrag per månad (personliga lönefält) Här kan du hämta upp fasta löneavdrag om ni har angett sådana i något av P-fälten. Avdraget reducerar underlaget för beräkning av semesterskuld. Divisor månadslön (för beräkning av komptid) Vad gäller komptiden så är siffran 141 en divisor som används för uträkning av vad varje komptimme är värd. Om komptiden är inarbetad timma för timma brukar man använda formeln: Månadslön heltid/(4,3 * Arbetstid/vecka heltid), dvs: Månadslön heltid/172 4
Om komptiden istället är inarbetad som enkel övertid brukar man använda formeln: Månadslön heltid/(1,5*94), dvs: Månadslön heltid/141 Kontrollera vilka regler som gäller i ert kollektivavtal. Lönearter som påverkar antal intjänade semesterdagar Ej semesterlönegrundande frånvarodagar Här anger du lönearter för ej semesterlönegrundande frånvaro. Exempelvis tjänstledighet (620-621). Dessa lönearter måste vara löneberedda med datum. Detta datum jämförs sedan med angiven Beräkningsperiod för semesterdagar. Hur många dagar som frånvaron pågått hämtas utifrån registrerat Antal på dessa lönearter. Tack vare att vi läser datum på dessa frånvarolönearter kan vi hantera tjänstledighet som tas ut precis i slutet av ett intjänandeår för semester och som avräknas i månaden efter. Tjänstledigheten måste inte längre avräknas i samma månad som ledigheten sker för att man ska få rätt antal intjänade semesterdagar på personen ifråga. Saknas datum tolkas detta som 0 dagar i ej semesterlönegrundande frånvaro. Korrigera detta genom att lönebereda dessa transaktioner på nytt med datum. Använd gärna den Tillfälliga löneberedningen för denna typ av korrigeringar. Använd Utökad historik under menyn Visa och gör urval på lönearter för Ej semesterlönegrundande frånvarodagar så ser du enkelt vilka anställda som berörs och vilka transaktioner som saknar datum. I löneberedningen måste antal avse kalenderdagar, har en anställd exempelvis varit tjänstledig hela maj månad så anges 31 i antal och inte personens schemalagda arbetsdagar. Ej semesterlönegrundande frånvaro används för att räkna ner den så kallade semestergrundande anställningstiden vilken i sin tur påverkar den anställdes intjänade betalda semesterdagar. Ange inte löneart 622 Tjänstledighet hel månad eftersom antal i det fallet motsvarar en (1) månad. Tips, koppla lönearten till en passiv löneart, exempelvis 561, som sparar ner antal ej semesterlönegrundande frånvarodagar. Observera, glöm inte att lönebereda datum på lönearter för ej semesterlönegrundande frånvaro. Visa underlag Klickar du på knappen Visa underlag när du befinner dig i en flik för semesterkategori får du ett underlag som visar hur intjänad semesterlön har beräknats. Detta underlag samt underlaget under fliken Generella inställningar kan du använda som komplement till själva semesterskuldslistan för att tydligt se hur intjänade dagar och semesterlönen har beräknats. När du fyllt i semesterskuldsbilden klickar du på OK. Du får en bildskärmsutskrift på semesterskulden som du kan skriva ut. Semesterskuldsberäkningen uppdaterar inte några register utan du kan göra om semesterskuldsberäkningen obegränsat antal gånger. 5
6