1 Föreskrifter 1.1 Information om enheten Den upphandlande enheten: Box 224 90105 Umeå Energi är ett modernt energiföretag som på ett personligt och omtänksamt sätt vill möta kundens behov av säkra och klimatanpassade produkter och tjänster. Vi är verksamma inom fem affärsområden; Värme, Elnät, Elhandel, Umenet och Sol, Vind och Vatten. Vi erbjuder fjärrvärme och fjärrkyla för ett gott inomhusklimat, samt el, bredband och kabel-tv. Vi producerar el med vindkraft och i två kraftvärmeverk och levererar energi till cirka 58 000 privat- och företagskunder i hela landet. Koncernen har ca 280 medarbetare och omsätter 1,8 miljarder kronor. Umeå Energi är både miljö- och arbetsmiljöcertifierat (ISO 14001, OHSAS 18001) Inköpsavdelningen är koncernens centrala funktion för upphandling och inköp. 1.2 Upphandlingen inbjuder till anbudsgivning gällande - -, enligt nedanstående instruktioner och bifogade handlingar med diarienummer Förfrågningsunderlaget är den upphandlande enhetens underlag för anbudsinfordran. Det avser att ge en saklig och allsidig information om förutsättningarna för upphandlingen och uppdraget. 1.2.1 Omfattning med dotterbolag avser upphandla ramavtal av elmätare och fjärrvärmemätare med tillbehör enligt bifogade kravspecifikationer. Upphandlingen är uppdelad på fyra delgrupper som var och en kan ses som en upphandling. Avtal kommer att tecknas med en eller flera leverantörer. 1.3 Upphandlingens form Öppet förfarande 1.4 Avtals typ Varor med en leverantör där samtliga villkor är fastlagda. 1.5 Avtals form Upphandlingen består av flera prisgrupper. Varje prisgrupp kan ses som en egen upphandling där avtal kommer att tecknas enligt specificerad avtalsform med de företag som vinner gruppen, så kallat delat anbud. För varje grupp där du avser att delta i anbudstävlan måste ditt anbud nå 100% i kravuppfyllnad för att ditt bud ska accepteras. När du besvarar en grupp, kan du inte referera till svaret i en annan. Varje grupp måste besvaras för sig. Anbudet ska vara bindande till och med 2014-01-12 2 Denna förfrågan 1
2.1 Tillhandahållande av förfrågningsunderlag e-avrop är vår allmänt tillgängliga databas för upphandlingar. Här kan du som leverantör kostnadsfritt bevaka nuvarande och kommande upphandlingar från och andra organisationer i regionen. Förfrågningsunderlaget hämtas av presumtiv anbudsgivare på www.e-avrop.com Det åligger anbudsgivare att före anbudets lämnande själv kontrollera att fullständigt förfrågningsunderlag erhållits. Klicka på länken nedan för att komma till våra aktuella upphandlingar: https://www.e-avrop.com/umeaenergi/e-upphandling/default.aspx 2.2 Registrering för utlämning av underlag För att kunna hämta underlaget måste du registrera dig på e-avrop om du inte redan gjort det. Vi rekommenderar att du registrerar ett konto i god tid innan anbudstiden löper ut. Klicka på länken nedan för att registrera ett konto på e-avrop: https://www-eavrop.com Om du vill veta mer om hur registreringen går till klickar du på nedanstående länk: https://www.e-avrop.com/pr/vendor.htm 3 Sekretess För hos den upphandlande enheten förvarade handlingar gäller enligt 31 kap. 16 offentlighetsoch sekretesslagen (2009:400) ett visst skydd för uppgifter om enskildas affärs- och driftförhållanden. När upphandlingen har slutförts är den upphandlande myndigheten skyldig att pröva en begäran om att få ut handlingar med beaktande av den ovan redovisade bestämmelsen. Leverantörer som önskar att viss uppgift i anbudet sekretessbeläggs bör ange det i anbudet, med information om vilken skada leverantören lider om den uppgiften blir känd. Observera att offentlighetsprincipen är grundlagsskyddad och är överordnad sekretesslagen. 3.1 Frågor och svar under anbudstiden Alla frågor rörande denna upphandling ska ställas elektroniskt. Du ställer din fråga via upphandlingens annons på e-avrop. Frågor måste ställas senast den 2013-09-27 för att bli besvarade. Frågor som inkommer efter detta datum kommer inte att besvaras. Alla besvarade frågor skickas med e-post till frågeställaren samt till alla som redan hämtat ut underlaget från www.e-avrop.com Frågor som besvarats publiceras i upphandlingens annons. I och med att du har en bevakning av upphandlingen får du även samtliga besvarade frågor via e-post. Klicka på länken nedan för mer information om Frågor & Svar: https://www.e-avrop.com/information/levqa.htm 3.2 Anbudets lämnande Anbudsansökan ska lämnas elektroniskt av inloggad användare via e-avrops annons. Du kan men bör inte lämna anbud för tidigt. Sista dag för frågor är 2013-09-27. Det kan således inkomma en fråga till och med detta datum som innebär att vi måste ändra eller omformulera våra skallkrav eller vår utvärdering för att förtydliga vårt underlag. 2
Anbud som inkommit måste då kompleteras/göras om för att vara giltiga. Du bör av den anledningen vänta med att lämna anbud till en eller ett par dagar före sista anbudsdag som är den 2013-10-04. Om du trots allt lämnat anbud i ett tidigt skede och underlaget förändras så mycket att du måste kompletera ditt anbud eller inkoma med ett nytt anbud meddelas du per e-post. Du kan alltid kontrollera ditt anbud genom att logga in på e-avrop.com klicka på Mina anbud och där ifrån gå vidare till det aktuella anbudet och kontrollera det. Status framgår av inlämningssidan. Klicka på länken nedan för mer information om hur du lämnar elektronsikt anbud: https://www.e-avrop.com/information/leveanbud.htm 3.2.1 När du lämnat anbud elektroniskt via e-avrop När du klickat på knappen Skicka i anbudsinlämningen genereras ett inlämningsbevis som sammanställer de du just skickade. På detta inlämningsbevis finns instruktioner för hur du ska hantera inlämningsbeviset under rubriken Underskrift. Läs instruktionen noga och säkerställ att du följer den. 3.3 Om anbudsinlämning och hur anbud skyddas 3.3.1 Anbudsinlämning En leverantör kan lämna elektroniskt anbud förutsatt att: Sista anbudsdag ej passerat Leverantören är registrerad och inloggad på e-avrop Leverantören är prenumerant på förfrågningsunderlaget Leverantören kan lägga till och ta bort information/filer i ett redan lagt anbud och generera kopior av inlämningsbeviset eller radera hela anbudet förutsatt att: Sista anbudsdag ej passerat Leverantören loggar in med samma inloggningsuppgifter som när anbudet lämnades 3.3.2 Anbudsöppning En upphandlare kan öppna leverantörens anbud förutsatt att: Sista anbudsdag har passerat Upphandlaren är registrerad och inloggad på e-avrop Upphandlaren är registrerad som upphandlare på den myndighet som publicerat förfrågningsunderlaget 3.4 Anbudets form och innehåll Anbudet skall vara skriftligt och avfattat på svenska 3.5 Anbudstidens utgång Anbudet skall vara upphandlande myndighet tillhanda senast den 2013-10-04 För sent inkomna anbud kommer inte att prövas. 3.6 Anbudets giltighetstid Anbud skall vara giltigt till och med 2014-01-12 3
3.7 Anbudsöppning Anbudsöppning är planerad till den 2013-10-07 Varje leverantör som lämnat e-anbud meddelas i samma ögonblick som anbudet öppnas. Anbudsöppningen är inte offentlig. Om anbudsgivare så begär, kan en representant utsedd av Handelskammare på anbudsgivarens bekostnad, närvara vid öppningssammanträdet. 3.8 Avbrytande av upphandling äger rätt att avbryta upphandlingen om lämnade anbud, som uppfyller kraven i kravspecifikationen, har ett pris som överstiger anslag eller budgeterade medel, eller om upphandlingen av annan affärsmässigt grundad anledning inte kan fullföljas. 3.9 Tilldelningsbeslut/besked Tilldelningsbeslut kommer att skickas ut per e-post så fort upphandlingen är klar. Tilldelningsbeskedet går automatiskt till den person som lämnat anbudet och är planerad till den 2013-10-17. Observera att tilldelningsbeskedet inte innebär ett civilrättsligt bindande avtal. 3.10 Förutsättning för bindande avtal Förutsättning för civilrättsligt bindande avtal är att skriftligt avtal (upphandlingskontrakt) upprättats och undertecknats av behöriga företrädare för båda parter. 3.11 Avtalsspärr När en upphandlande myndighet har meddelat tilldelningsbeslut inträder en avtalsspärr, som är ett förbud mot att ingå avtal under en viss tid. När tilldelningsbeslutet skickats elektronisk (t.ex. via e-post), vilket Umeå Energi gör, gäller avtalsspärren i 10 dagar. Avtalsspärren räknas från och med dagen efter att meddelandet om tilldelningsbesked skickats. Avtalsspärren innebär både ett förbud mot att ingå avtal och en bortre tidsgräns för när en leverantör senast kan ansöka om överprövning av upphandlingen. 4 Krav på leverantör Anbudsgivare skall kunna bevisa att ställda krav uppfylls och vid respektive krav framgår vilken typ av bevisning/verifiering som krävs 4.1 Uteslutningsgrunder Anbudsgivare kan uteslutas från deltagande i upphandlingen om någon av de situationer som anges i 10 kap 1 LUF föreligger. Kravet gäller även underleverantör om sådan anlitas. Om den upphandlande myndigheten får kännedom om att anbudsgivaren gjort sig skyldig till något av de i paragrafen angivna brotten ska anbudsgivaren uteslutas om inte särskilda skäl finns. Anbudsgivare kan uteslutas från deltagande i upphandlingen om någon av de situationer som anges i 10 kap 2 LOU föreligger. Kravet gäller även underleverantör om sådan anlitas. kommer att göra erforderliga kontroller att grund för uteslutning inte föreligger. 4.2 Registrering av leverantör Leverantören ska vara registrerad i bolagsregister eller motsvarande för den typ av verksamhet upphandlingen avser. 4.3 F-skatt 4
Leverantören ska vara registrerad för F-skatt. 5 Anbudsbedömning Om anbudsgivare inte utesluts på ovanstående grunder så bedöms inkomna anbud i två steg, en kvalificeringsfas och en utvärderingsfas. 5.1 Kvalificeringsfas I kvalificeringsfasen bedöms både anbudsgivaren och anbudet utifrån angivna krav i Svarsbilaga Kvalificering. Där har samtliga kvalificeringskrav som gäller denna upphandling samlats. 5.2 Prövning av anbud Av de kvalificerade anbudsgivarna kommer anbudet med de mest ekonomiskt fördelaktiga priset att antas som vinnare. 5