Anbudsförfrågan på upphandling av verksamhetssystem för miljö, bygg och plan inbjuder er att lämna anbud på rubricerade upphandling i enlighet med detta dokument och bilagor. Förfrågningsunderlaget består av: Inledning, bakgrund till upphandlingen i detta dokument Administrativa föreskrifter i detta dokument Kommersiella villkor/kontrakt bilagt kontraktsdokument Detaljerad funktionskravspecifikation miljö bilagt Excel dokument Detaljerad funktionskravspecifikation bygg bilagt Excel dokument Anbudsformulär bilagt Word dokument Prisformulär bilagt Excel dokument Beskrivning av konvertering bilagt dokument Anbudspresentation systemvisning bilagt dokument Enligt uppdrag Maria Fredriksson Upphandlare Bilagor: 1. Kommersiella villkor/kontrakt 2. Detaljerad funktionskravspecifikation miljö 3. Detaljerad funktionskravspecifikation bygg 4. Anbudsformulär 5. Prisformulär 6. Anbudspresentation Systemvisning 7. Import/konvertering
INLEDNING BAKGRUND Samverkan mellan kommunerna Kommunerna Sotenäs, Lysekil och Munkedal har från och med 1 januari 2013 bildat en gemensam miljönämnd Miljönämnden i mellersta Bohuslän. Kommunerna har idag flera olika typer av samarbete/samverkan inom olika verksamhetsområden. Under en längre tid har kommunerna utrett och arbetat för att bli en miljöenhet en nämnd. I det arbetet har man nu sett att man behöver ett gemensamt system. Sotenäs, Lysekil och Munkedal har även en gemensam ITorganisation. Nuläge Miljö- och byggförvaltningen har tillsammans arbetat fram förfrågningsunderlaget genom arbetsgrupper både inom och över kommungränserna. Arbetsgrupperna har utgått från ett processorienterat arbetssätt i framtagandet av kravspecifikationen. Systemöversikt Nedan finns en systemöversikt över de system som finns i respektive kommun. System Lysekil Munkedal Sotenäs Miljö Miljöreda Miljöreda ECOS Bygg/plan ECOS Ekonomisystem Löne- och personalsystem Xpand Heroma Framöver gemensam drift I den nya miljönämnden arbetar nu kommunerna tillsammans med de ärenden som finns i kommunerna. Byggärenden kommer att hanteras så som tidigare. Det man ser framför sig under denna kontraktsperiod för systemet är att det finns en gemensam plattform där man sätter gemensamma administrativa regler. Samtidigt som det finns kommunspecifika data som hanteras på kommunnivå. Gemensam support där det finns en gemensam databas hos leverantören över de frågor och svar som kommunerna har ställt/ställer.
Införande Tänkt grov tidplan ser ut enligt följande: Uppstart, förstudie med arbetsfördelning gemensam för alla kommunerna Installation av system, uppsättning av grunddata Integrationer driftsatta Driftsättning av hela systemet hösten 2013 Detaljerad tidsplan med aktiviteter presenteras av leverantören vid uppstartsmöte för godkännanden av kommunen. ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER Sista anbudsdag Anbudet skall vara tillhanda senast 2013-04-24. Anbud per telefax eller e-post accepteras inte på grund av att anbudssekretessen inte kan garanteras. Anbudets giltighet Anbud skall vara bindande till och med 2013-09-30. Anbud är giltigt tills avtal slutits med vald anbudsgivare trots meddelande om tilldelningsbeslut samt vid eventuell prövning i förvaltningsdomstol. Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som ett öppet förfarande enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). Observera att förhandling inte får ske vid öppen upphandling och att förhandlingar heller inte kommer att genomföras. Det är således av avgörande betydelse att inlämnade anbud är slutgiltiga och att anbudsgivaren i sitt anbud lämnar sitt bästa pris och sina fördelaktigaste villkor. Ersättning i samband med anbudsräkning lämnas inte. Helt eller delat anbud Avtal kommer att tecknas med en anbudsgivare för varorna/tjänsterna enligt denna förfrågan. Alternativa anbud Alternativa anbud accepteras inte. Anbud utformas helt i enlighet med villkoren i detta förfrågningsunderlag. Reservationer i anbud accepteras inte.
Anbudets form och innehåll Anbudet skall vara skrivet på svenska och begärda bilagor skall vara besvarade och bifogade. Anbud som inte innehåller begärd dokumentation eller i övrigt inte följer anbudsunderlaget riskerar att förkastas. Kompletterande uppgifter av förfrågningsunderlaget Skriftliga frågor på svenska språket med anledning av detta förfrågningsunderlag ställas till köparens kontaktperson; maria.fredriksson@sotenas.se Anbudsgivaren kan endast åberopa de frågor som begärts skriftligt av köparens kontaktperson och endast skriftliga svar är bindande. Om förfrågningsunderlaget behöver kompletteras, med anledning av frågor till köparen eller av någon annan anledning, kommer information med frågor och svar att tillsändas samtliga som begärt förfrågningsunderlaget snarast. I normalfallet besvaras endast frågor inkomna före 2013-04-12. Anbudets märkning Anbudet skall lämnas elektroniskt via kommunernas upphandlingsportal Avantra/Amesto: https://atc01.avantra.se/avantra/customer/ehav/modules/purchas e/published/: Anbudsgivaren kan lägga till och ta bort information/filer i ett redan lagt anbud eller radera hela anbudet förutsatt att sista anbudsdag inte är passerat. En upphandlare kan öppna anbudsgivarens anbud förutsatt att sista anbudsdag har passerat. Anbudsöppning Anbudsöppning kommer tidigast att ske den 2013-04-26 i kommunhuset,. Anbudsöppningen är inte offentlig. Om anbudsgivare så begär, kan en representant utsedd av handelskammare, på anbudsgivarens bekostnad, närvara vid öppningssammanträdet. Efter anbudsöppning sker granskning och prövning av de anbud som kommit in i rätt tid. En upphandlande myndighet får tillåta att en anbudssökande eller anbudsgivare rättare en uppenbar felskrivning eller felräkning eller något annat uppenbart fel i anbudsansökan eller anbudet.
Myndigheten får begära att en ansökan eller ett anbud förtydligas eller kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Myndigheten får också begära att en leverantör förtydligar eller kompletterar handlingar som getts in och som avses i 10 och 11 kap. Krav på anbudsgivare för kvalificering Anbudsgivare prövas enligt Lag (2007:1091) om offentlig upphandling kapitel 10. Prövningen innebär att anbudsgivare kommer att uteslutas från att delta i upphandling om anbudsgivare omfattas av vad som framgår av 10 kap 2. Upphandlande myndighet kommer i samband med upphandlingen att begära ut upplysningar via skatteverket. Upplysningarna som begärs ut är om anbudsgivaren innehar F-skattesedel, är registrerad och redovisar skatter och avgifter till skattekonto. Detta kommer även att ske under kontraktsperioden. För att bedöma den tekniska förmågan och genomförande av stort helhetssystem där många olika typer av användare kommer i fråga skall leverantören redovisa referensinstallationer i samma omfattning som upphandlingen avser. Denna lista skall bestå av minst tre kommunala referensinstallationer i drift de senaste tre åren med myndighetens namn, system, antal användare och kontaktperson. Anbudsgivaren skall ha en ekonomisk stabilitet och finansiell styrka för att genomföra uppdraget under hela avtalstiden. Detta innebär att anbudsgivaren skall ha minst kreditvärdighet 3 enligt UC eller motsvarande betyg enligt annat kreditvärderingsinstitut. Bevis om kreditvärdighet skall kunna visas vid anmodan inför tilldelningsbeslut eller kontraktsskrivning inom 3 dagar. En anbudsgivare får vid behov och när det gäller ett visst kontrakt åberopa andra företags ekonomiska, tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Att anbudsgivaren förfogar över resurserna skall skriftligen intygas innan kontrakt tecknas. Nystartat företag Anbudsgivare som har nystartat företag, det vill säga innan första bokslutet är gjort, skall visa att företaget har en stabil ekonomisk bas genom att bland annat redovisa aktiekapital, kundunderlag, ansvarsförsäkring och redovisa referens till bank/finansiär. Kravet på referensobjekt kvarstår.
Underleverantörer Om inte anbudsgivaren har alla tjänster/varor så accepterar kommunerna underleverantörer. Kontrakt tecknas endast med en anbudsgivare. Underleverantör skall presenteras i anbud. Anbudsgivare skall se till att underleverantörer i alla led uppfyller de krav på anbudsgivare som står i anbudsförfrågan. Anbudsutvärdering Upphandlingen sker med utgångspunkt att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med beaktande av pris/kostnad (inkluderas såväl pris, införande som driftkostnad för 14 år) samt kvalité/funktion som viktas i kr i prisavdrag. Kvalité/funktion kan max uppgå till 402 500kr i prisavdrag. Pris/kostnad: Totalsumma enligt prisbilaga 4. Anbudsgivarens prisformulär kommer inte att presenteras för arbetsgruppen/styrgruppen förrän efter anbudspresentationerna där skall och bör-krav stämts av. Kvalité/funktion: Prisavdrag på totalpriset utifrån nedan tabell för miljö och bygg. Miljö Område Poäng Kr/poäng Totalt Handläggare 59 1 000 kr 59 000 kr Administratör 9 1 000 kr 9 000 kr Systemadministratör 46 1 000 kr 46 000 kr Ekonomi 0 - kr - kr Politiker 5 500 kr 2 500 kr Verksamhetsutövare 10 500 kr 5 000 kr Externa intressenter 9 500 kr 4 500 kr Chefer 0 - kr - kr IT 259 250 kr 64 750 kr Integration konvertering 10 1 000 kr 10 000 kr Totalt 407 200 750 kr Bygg och Plan Område Poäng Kr/poäng Totalt Handläggare Plan 10 1 000 kr 10 000 kr Handläggare Bygg 50 1 000 kr 50 000 kr Administratör 9 1 000 kr 9 000 kr Systemadministratör 46 1 000 kr 46 000 kr Ekonomi 0 - kr - kr Politiker 5 500 kr 2 500 kr
Verksamhetsutövare 10 500 kr 5 000 kr Externa intressenter 9 500 kr 4 500 kr Chefer 0 - kr - kr IT 259 250 kr 64 750 kr Integration konvertering 10 1 000 kr 10 000 kr Totalt 408 201 750 kr Anbudspresentation De anbudsgivare som kommit in med anbud och klarat kvalificeringskraven kommer att kallas till en anbudsgenomgång av själva anbudet. Detta för att stämma av och minska eventuella missförstånd av främst kvalité/funktionskraven. Presentation/genomgång ska i största mån ta hänsyn till de efterfrågade behov och krav som presenterats i förfrågningsunderlaget. Vi ber er redan nu preliminärboka 22, 23, 24 maj som alternativa dagar för en sådan aktivitet. Senast den 13 maj kommer vi att kontakta er för definitiv bokning. För att få en bild av att skall och bör-kraven är uppfyllda kommer presentationen från er att styras upp med följande arbetsprocesser/flöden. Visningsdagen börjar 8.30 12.00 däremellan lunch innan nästa pass börjar 13.00-16.30 Tillgång till lokalen innan visning enligt överenskommelse. Presentation av företaget 10 min sedan börjar visning enligt flödena nedan. FLÖDEN för visning finns som bilaga 6. Tilldelningsbesked Efter avslutad anbudsutvärdering fattas beslut om vilken/vilka anbudsgivare som lämnat det anbud som är mest ekonomiskt fördelaktigt enligt utvärderingskriterierna enligt ovan. Meddelande om detta, tilldelningsbesked, skickas till samtliga anbudsgivare via den e-post adress som är angiven i Avantra/Amesto. Överklagan Förfrågningsunderlag och det beslut om antagande av anbudsgivare som den upphandlande enheten gör kan överklagas till: Förvaltningsrätten i Göteborg Box 53197 400 15 Göteborg
Avtal/kontrakt Bindande avtal/kontrakt mellan parterna uppstår först sedan Köparen och Anbudsgivare undertecknad särskilt upprättat avtal/kontrakt.