24SevenOffice Systemdokumentation Uppdaterad 2012-03-28
Systemdokumentation Redovisningsplan Baskontoplanen med anvisningar används, standardversion följs. Kunden kan anpassa kontoplanen efter önskemål och behov. Övriga konteringsdimensioner som finns i systemet är avdelningar och projekt. Samlingsplan 24SevenOffice är ett komplett affärssystem där alla moduler talat med varandra, d.v.s. de är fullt integrerade, man kan inte säga att en modul är ett försystem till ett annan utan alla moduler hänger ihop. Nedan är en bild som illustrerar de moduler som har koppling till ekonomi, full integration innebär att en faktura kan upprättas direkt från Projekt-, CRM-, eller Ekonomimodulen. Översikt av 24SevenOffice uppbyggnad: CRM PROJEKT TIMMAR EKONOMI 24SevenOffice Systemdokumentation - 2
Översikt av 24SevenOffice uppbyggnad av ekonomidelarna: Order/Fakturering Lager/Beställning Kundreskontra Leverantörsreskontra Redovisning Huvudbok 24SevenOffice Systemdokumentation - 3
Förklaring angående de olika moduler, samt vilken information som finns som berör redovisningen. CRM-modul Under fliken Företagsinformation finns information om en kund eller leverantör, adress, telefonnummer, kontaktpersoner etc. 24SevenOffice Systemdokumentation - 4
Under Fliken Reskontra finns reskontran för en kund eller leverantör och information angående Öppna och Stängda poster samt Alla poster. Under fliken Inställningar finns information angående betalningstid, kontonummer etc. information som är väsentliga för bokföringen. 24SevenOffice Systemdokumentation - 5
Projektmodul Under modulen Projekt finns all information om ett projekt; allt från ekonomisk information, e-posthantering, styrningsverktyg, rapporter, uppgiftshantering, faktureringsmöjlighet, multifakturering etc. Direkt från projektmodulen kan man registrera timmar, godkänna timmar och fakturera. De moduler som blir berörda uppdateras automatiskt då dessa har full integration. 24SevenOffice Systemdokumentation - 6
Timregistreringsmodul Från timregistreringsmodulen kan man registrera tid på ett projekt och godkänna tiden för fakturering. Den enda kopplingen som timregistreringsmodulen har med redovisningen är när man har fakturerat timmar som har registrerats i ett företag. 24SevenOffice Systemdokumentation - 7
Ekonomimodul Ekonomimodulen består av: Bokföring Redovisningsmodulen består av en scanningsdel och en konteringsdel. Under modulen Prekontering anger man stämpelnr på de underlag som man har scannat in. Varje underlag har ett stämpelnummer och man sparar underlaget utifrån stämpelnummret så att man lätt kan ta fram orginalfakturan. 24SevenOffice Systemdokumentation - 8
Nästa steg är Kontering och här anges bokföringsinformationen, här kan man även skicka fakturor för attest. Inscannade leverantörsfakturor som har attesterat i 24SevenOffice har en aktivitetshistorik som visar när fakturan attesterades och av vem. 24SevenOffice Systemdokumentation - 9
Sista steget är Ny verifikation och när man trycker på Bokför uppdateras huvudboken, saldobalans, leverantörsreskontran och övriga rapporter. Order/Faktura Under denna modul kan man fakturera, men faktureringen kan även ske via andra moduler såsom Projekt- och CRM-modulen. Här kan man söka på fakturor, kontrollera orderstatus osv. Under Produkter artikelregister, lägger man upp det olika produkter som ska användas vid fakturering, här kopplar man även varje produkt med ett kontonummer. När man har gjort en order och ändrat status till fakturerad så kommer det automatisk att genereras en verifikation med konteringen utifrån vad som står på produkten. Bank 24SevenOffice har en integration med Bankgirot (f.d. BGC) vilket betyder att inbetalningar och utbetalningar sker från 24SevenOffices bankmodul. Denna modul är behörighetsstyrd och det är företagen som beslutar vem som ska ha tillgång till betalningsfunktionen. När leverantörsfakturorna har konterats, attesterats och bokförd hamnar de för betalning under bankmodulen. Här skickas de för betalning och Bankgirot går in och betalar dessa vid förfallodatum, när betalningen skett hamnar dessa under fliken betalda och kan då bokföras i systemet. På samma sätt fungerar inbetalningarna, när en kund har betalat en kundfaktura, hamnar de på inbetalningsmodulen under fliken bokför. 24SevenOffice Systemdokumentation - 10
Verifieringskedjan Verifikationsnummer skapas automatiskt när verifikationen sparas. Flera olika verifikationsnummerserier (VS) används för att särskilja olika typer av verifikationer och är baserade endast på tal. Följande nummerserier per verifikationsmall (VM) är standarinställningar: 1. Diverse, start på nummerserien är 1 2. Kundfaktura, start på nummerserien är 100001 kontinuerlig nummer serie 3. Leverantörsfaktura, start på nummerserien är 50001 4. Bank, start på nummerserien är 20001 1. Nummerserie Diverse är kopplad till verifikationsmallen 1 Manuell bokföring 2. Nummerserien Kundfaktura ör kopplad till verifikationsmallen 3 Kundfaktura 3. Nummerserien Leverantörsfaktura är kopplad till verifikationsmallen 2 Leverantörsfaktura 4. Nummerserien Bank är kopplad till verifikationsmallen 4 Bank Kunden kan sedan själv ta bort och lägga till verifikationsserien och anpassa dessa enligt önskemål. Information om kontoplan och räkenskapsår Under modulen Administration Inställningar - Ekonomi finns information angående räkenskapsår. Företagets skapandedatum Förändringar som rör räkenskapsåret, om det förlängs eller förkortas När nytt år har skapat. Byte av kontoplan från Bas96 till en EUbas kontoplan. Övriga ändringar i kontoplanen eller andra register måste noteras manuellt t ex i fliken anteckningar. Återställda säkerhetskopior, import av SIE-filer, automatisk företagsanteckning samt automatisk personanteckning. 24SevenOffice Systemdokumentation - 11
Dokumentspårning Under modulen Administration-Historik Ekonomi finns information om alla inläsa Sie-filer, scannande leverantörsfaktura och skapade betalningsfiler. Söka verifikation Under modulen Ekonomi - Bokföring - Sök verifikation, kan man söka upp verifikationer. Man kan också söka på verifikationsnummer, stämpelnummer, kommentar, kontonummer etc. Rapporter Under Ekonomimodulen - Rapporter, finns alla ekonomiska rapporter. Registreringsdatum och vem som skapat en verifikation kan man ta fram på en verifikationslista och bunt journal. Där har man möjligheten att förutom bokföringsdatum även se registreringsdatum samt användare. När en verifikations sparas blir det automatisk den inloggade användares namn/signatur som loggförs. 24SevenOffice Systemdokumentation - 12
Datorbearbetningar För varje elektronisk transaktion sparas registreringsdatum och användare. Genom att verifikationsnummer sätts automatiskt skapas numren i registreringsordning. Behandlingshistoriken kan då följas genom verifikationsnummer och/eller registreringsdatum. Verifikationsdatum kan sättas valfritt i en upplagd period. 24SevenOffice Systemdokumentation - 13