Socialförvaltningens administration 18 20 januari 2010 Kartlagd process: Intern information
Nulägeskarta
Orsaksanalys Protokollshantering Nr 1 Identifierat slöseri/spill Kopierar original Orsak Använder inte digital distribution Förbättring, idé/lösning Nyttjar befintliga IT-system för distribution Transport Väntan Rörelse Använder inte digital distribution Nyttjar befintliga IT-system för distribution Lämnar personligen papperskopior till Offset Överproduktion Använder inte digital distribution Nyttjar befintliga IT-system för distribution Skickar ut kopior pappersvis via lista E-post till chefer om att protokollet är utlagt. Skriva ut 2 kopior/protokoll + innehållsförteckning på vanligt & arkiv-värdigtpapper För att informera cheferna, fungerar som en väckarklocka om att titta på protokollet. En hög servicegrad som måste ske regelbundet. Arkivering av papperskopior Om vi vill ha det så = säkerställa genom rutin att det alltid sker Endast kopiepärm för arbete, orginalet blir digitalt
Minnesanteckningar Nr 4 Identifierat slöseri/spill Väntan Genomlläsning Jane Prioritering Orsak Förbättring, idé/lösning E-post till cheferna om att minnesanteckningarna finns ute Kundönskemål Kolla av med kunderna om behovet har ändrats
Dokument mapp 1 & 2 Nr 2 Identifierat slöseri/spill Väntan E-postar dokument till Linda för vidare hantering Väntan E-postar Linda Word dok, ej gjort PDF direkt när det läggs ut i Share Ej enhetliga dokument, ibland förstasidan separat Väntan Reviderade dokument byts ut i shared Orsak Kunskapsbrist, ingen gemensam struktur Kunskapsbrist, ingen gemensam struktur Läggs ut snabbt Kunskapsbrist, avsaknad av gemensamma mallar Flera personer Förbättring, idé/lösning Gemensam struktur, utbildning Gemensam struktur, utbildning Gör PDF direkt Utbildning, framarbetande av gemensamma mallar Gemensam struktur
Framtidskarta
Mätetal Egenskap/mätetal Resultat i nuvarande tillstånd Mål för framtida tillstånd Verkligt resultat Antal steg Protokoll Antal steg MAS-dokument Antal steg Övriga dokument Antal steg Minnesanteckning ar Övriga mätetal 26 20 26 6 6 6 9 6 6 4 4 4
Förbättringsplan Slutsatser av kartläggningen Med en tydligare struktur för informationsplacering kommer samtliga användare snabbare och säkrare hitta den information som söks En kunskapsökning ger snabbare tillgång till nya dokument Ökat användande av tekniken ger en snabbare hantering Förbättringsområden Protokollshantering Ökat nyttjande av IT-systemet. Skapa lathund Dokument 1 & 2 Utbildning. Arbeta med enstycksflöde. Mallar Gemensamma mallar användas Hemsida, intranät, shared Översyn av samtliga områden, rätt information på rätt ställe, information enbart på ett ställe. Skapa tydliga, enkel, användarvänlig informationsstruktur digitalt
Lärdomar Det blir så tydligt att vi behöver en bra struktur Kul att se hur många olika steg det är i vissa delar, t.e protokollsarbetet. Det är ett stort arbete framför oss
Återblick förbättringsplan "Intern information" 2010-06-02 Socialförvaltningens administration Har tydlig förbättring skett? Slutsatser av kartläggningen Ja Nej Med en tydligare struktur kommer samtliga användare snabbare hitta den information som söks En kunskapsökning ger snabbare tillgång till informationen Förbättringsområden/ Identifierat Har slöseriet minskat? genomförda aktiviteter slöseri Ja Nej Informationsstruktur Det finns en tydlighet över vilka dokument som ska ligga vart Rörelse, Det finns en gemensam struktur för hur dokument döps Rörelse, Rörelse,, Information finns enbart på ett ställe Framtida förb. område Information på etern hemsida Rörelse, Endast aktuell information finns på hemsidan, Information som brukare har intresse av finns på hemsidan Intranätet Rätt information finns på intranätet Shared Det finns en tydlig struktur för var dokument läggs Endast aktuell information finns tillgänglig, Rörelse, Rörelse, Rörelse Protokoll Protokoll mailas till offset för kopiering Ingen pärm med kopior på protokoll finns En tydlig lathund finns för protokollshanteringsflödet Lager Rörelse, Dokument 1 & 2 Alla kan göra en pdf-fil Den som skriver dokumentet lägger också ut det på rätt ställe, enstycksflöde används Väntan, Väntan,, Mallar Gemensamma mallar används
Lärdomar efter Dag 90 Detta tänket går att använda var som helst Det har krävt en hel del arbete för att nå fram