Revisionsrapport Granskning av TESplaneringssystem

Sida 1(1) Datum 2015-02-18 Revisionen Till: BAS-nämnden För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium Kommunstyrelsen Revisionsrapport Granskning av TESplaneringssystem KPMG har av s revisorer fått i uppdrag att granska personalförsörjning och resursplanering inom äldreomsorgen. Syftet med granskningen är att bedöma om det it-baserade planeringssystemet TES fungerar effektivt. Revisionen önskar att BAS-nämnden lämnar synpunkter på de slutsatser som finns redovisade i rapporten senast den 15 maj 2015. Av svaret bör det framgå vilka eventuella åtgärder som ska vidtas och när de beräknas vara genomförda. Med vänliga hälsningar Bertil Wiklund Ordförande Postadress Revisionen 872 80 Kramfors E-post kramfors.kommun@kramfors.se Besöksadress Torggatan 2 Telefon 0612-800 00 Fax 0612-157 57 Hemsida www.kramfors.se Organisationsnr 212000-2429

Granskning av Revisionsrapport Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor: 11

Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 2 3. Syfte 3 4. Avgränsning 3 5. Revisionskriterier 3 6. Ansvarig 3 7. Metod 3 8. Projektorganisation 4 9. Resultat av granskningen 4 9.1 Organisation 4 9.2 Beslut om och tillvägagångsätt vid införande av planeringssystem 5 9.3 Planeringssystemet idag 6 9.4 Uppföljning av verksamheten 7 9.5 Kontinuitet 7 9.6 Delade turer 8 9.7 Personalens upplevelser 9 9.7.1 Arbetsledning 9 9.7.2 Bemannings- och planeringsenheten 9 9.7.3 Personal 10

1. Sammanfattning Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska personalförsörjning och resursfördelning inom äldreomsorgen. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2014. Syftet med granskningen har varit att bedöma om TES fungerar effektivt. Granskningen omfattar även en bedömning om TES säkerställer att personal med rätt kompetens arbetar med de olika brukargrupperna. Vi har också utvärderat om den kritik som fanns vid införandet kvarstår. TES infördes 2006 i syfte att effektivisera planeringen av personaltid och att säkerställa att brukarna fick de insatser som beslutats vid biståndsbedömning. Alltså en form av kvalitetssäkring. 2009 bildades en gemensam bemannings- och planeringsenhet och denna enhet ansvarar idag för bemanning utifrån fastställda behov. Enheten ansvarar också för rekrytering av vikarier samt semesterplanering. Vi gör i denna granskning ingen bedömning av bemannings- och planeringsenhetens organisation och effektivitet. Bemanningsenheten och dess organisation och arbete är dock av största vikt för en fungerande planering av arbetet i TES därför har vi till del fokuserat på arbetet på enheten. Det fanns ett missnöje vid införandet av TES bland personalen. Idag är de flesta enligt vår bedömning positiva till systemet och ser att det skulle vara svårt att sköta planeringen av arbetet utan datastöd. Detta gäller framför allt för hemtjänsten. Det är fortfarande visst missnöje och vår bedömning är att införandet tagit väldigt lång tid och att det fortfarande inte är fullt ut etablerat och accepterat. Detta är negativt för verksamheten och förvaltningsledningen bör arbeta för att tydligt uttala att det är detta system som gäller. Vår bedömning är att det är absolut nödvändigt att ha någon form av IT-stöd i planeringen, verksamheten är alldeles för komplex och föränderlig för att inte ha IT-stöd. Det finns ingen utvärdering av TES, om det blev som det var tänkt. Vi bedömer att någon form av avstämning/utvärdering bör göras trots att systemet funnits i 9 år. Vi bedömer också att det är av stor vikt att kontinuerligt följa upp och kvalitetssäkra systemet och användningen. Vår bedömning är att förvaltningen idag inte tar ut den statistik som det finns möjlighet till och som man kan ha användning av för att kunna följa verksamheten. Vi bedömer att detta är ett utvecklingsområde. Syftet med denna granskning är ej att bedöma uppföljning av verksamheten mer än i stora drag men vi bedömer som sagt att uppföljningen kan utvecklas. Delade turer är ej önskvärt men svårt att undvika i en verksamhet av äldreomsorgens art. Personalen lägger sina egna scheman och det har framkommit vid intervjuer att många tycker att det inte är några problem med delade turer medan andra tycker att det är stora problem. Delade turer är starkt kopplat till traditionella scheman. Man har gått från verksamhetsstyrning till behovsstyrning och vår uppfattning är att det blir nya vanor hos brukare, vissa vill stiga upp tidigare och andra gå till sängs senare vilket kan innebära att personalens kvällscheman kan sträcka sig längre. Vi menar att det kan finnas utrymme för ett nytt tänkande kring arbetstider. 1

Det är önskvärt att så få som möjligt kommer hem till den enskilde men en rad olika faktorer gör att det är svårt ur planeringssynpunkt. Socialstyrelsen anser att personalkontinuitet är ett av de viktigaste kvalitetsmåtten inom äldreomsorgen. Vi gör den bedömningen att förvaltningen och planerarna strävar efter att i möjligaste mån ha en god kontinuitet. Dock anser vi att man kan utveckla rutinerna och riktlinjerna ytterligare i syfte att förbättra kontinuiteten och få en bättre kvalitet. Det är stora underskott i framför allt hemtjänsten. Vi gör i denna granskning endast ett konstaterande att uppföljning och kontroll av verksamheten är av största vikt för att veta var man har möjlighet att effektivisera och ett bemanningssystem är en viktig del i detta. Sammanfattningsvis efter genomförd granskning gör vi den bedömningen att TES som IT-system fungerar tillfredställande idag. Förvaltningen har ej gjort en utvärdering vilken skulle kunnat utgöra stöd i vår bedömning. Att använda IT-verktyg kräver kompetens och ständig utveckling, inte minst tekniskt. Det finns många IT-system för detta ändamål på marknaden och vår bedömning är att situationen vore densamma om man hade ett annat system. Vi lämnar följande rekommendationer: Vi rekommenderar förvaltningen att utvärdera om en gemensam bemanningsenhet har uppnått de samordningsvinster som förväntades med en enhet. I och med detta även utvärdera om användandet av TES blev som det var tänkt. Utveckla uppföljningen av verksamheten i och med de möjligheter till uppföljning som finns i systemet. Utveckla rutinerna och styrningen ytterligare i syfte att förbättra kontinuiteten och få en bättre kvalitet. Utveckla/utred arbetstider och scheman i syfte att minska delade turer. Förvaltningsledningen bör arbeta för att tydligt uttala att det är detta system som gäller. Vi bedömer att det finns behov av utveckling i syfte att få vårdpersonalen att känna större delaktighet. 2. Bakgrund Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska personalförsörjning och resursplanering inom äldreomsorgen. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2014. TES används inom äldreomsorgen för att styra bl.a. personalens arbetstid. TES var vid införandet omdiskuterat, både från personal och brukare. Revisorerna bedömer att det finns en risk för att TES inte fungerar ändamålsenligt och att det påverkar personalen negativt (stress, långa arbetspass med delade turer etc.). Risken är också att brukaren inte får tillräcklig service. 2

3. Syfte Syftet med granskningen har varit att bedöma om TES fungerar effektivt. Granskningen omfattar även en bedömning om TES säkerställer att personal med rätt kompetens arbetar med de olika brukargrupperna. Vi har också utvärderat om den kritik som fanns vid införandet kvarstår. Granskningen har gett svar på följande frågeställningar: Har socialnämnden följt upp att implementeringen av TES motsvarar de krav som ställdes inför införandet? Har anställda och brukare tillfrågats? Är TES ett ändamålsenligt stöd för att bemanna organisationen med rätt kompetens? Används TES för att säkerställa att endast ett begränsat antal medarbetare möter brukaren? I vilken omfattning förekommer delade turer? Hur upplevs TES av personal? 4. Avgränsning Granskningen har omfattat verksamheten inom äldreomsorgen, d.v.s. hemtjänst och särskilda boenden. Vi har inte särskilt granskat rutinerna utifrån socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd för ledningssystem för kvalitets i verksamhet. 5. Revisionskriterier Vi har bedömt om rutinerna uppfyller Interna regelverk och policys. 6. Ansvarig 7. Metod Granskningen har avsett BAS-nämnden 1. Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument. Intervjuer med berörda tjänstemän. Intervjuer och kommunikation med personal inom flera geografiska områden. 1 Bistånds- Arbetsmarknads och Sociala servicenämnden 3

8. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Lena Forssell, certifierad kommunal yrkesrevisor och Kristoffer Bodin, revisorsassistent, under ledning av Lena Medin, kundansvarig i. 9. Resultat av granskningen 9.1 Organisation Äldreomsorgen finns under BAS-nämndens ansvarsområde. Bistånds- Arbetsmarknads- och Sociala serviceförvaltningen leds av förvaltningschef som är ansvarig för tre verksamheter, Individ och familjeomsorg (IFO), Stöd, vård och omsorg (SVO) samt Vuxenutbildning, Integration och arbetsmarknad (VIA). Verksamhet Stöd, vård och omsorg (SVO), som denna granskning avser, leds av verksamhetschef. Verksamheten består av fem avdelningar/enheter; Förebyggande och utredning, Hemtjänst, Hälsooch sjukvård, Särskilt boende och korttidsboende samt Bemanning och planering. Bemannings- och planeringsenheten planerar bemanning till äldreomsorgens verksamheter inom hemtjänst, särskilt boende och korttidsboende. Enheten planerar också för omsorgen om funktionsnedsatta, LSS 2. Fr.o.m. januari 2015 ansvarar bemannings- och planeringsenheten för all vikarietillsättning d.v.s. kort- och långtidsvikariat inklusive semesterplanering. Detta innebär även rekrytering av vikarier. Bemannings- och planeringsenheten består av enhetschef och 10 planerare. I samband med införandet av TES utsågs planerare inom varje arbetsgrupp som på del av tjänst ansvarade för insatsplaneringen. År 2009 flyttades planerarna till gemensam lokal och Bemannings- och planeringsenheten bildades. Idag sitter planerarna i en gemensam lokal, i ett rum, och sköter bemanningsplaneringen för hela äldreomsorgen. Enheten har öppet även kvällar och helger. Anledningen till att en gemensam enhet bildades var samordningsvinster. Dels behövdes färre antal planerare totalt och dels bedömdes planeringen bli mindre sårbar och kvaliteten bli högre. En annan anledning var att planerarna när de satt i de egna grupperna aldrig fick sitta ifred. De var mitt i arbetsgruppen och många hade åsikter om hur deras arbetspass skulle läggas upp. Planerarna har egna ansvarsområden, som de känner till, men kan också vid behov gå in och planera i andra områden. Innan det databaserade planeringssystemet infördes såg planeringen ut på olika sätt i olika grupper. Planeringen sköttes med papper och penna och på whiteboardtavlor etc. i personalrummen. 2 LSS = Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade. 4

Våra kommentarer: Vi gör i denna granskning ingen bedömning av bemannings- och planeringsenhetens organisation och effektivitet. Bemanningsenheten och dess organisation och arbete är dock av största vikt för en fungerande planering av arbetet i TES därför har vi till del fokuserat på arbetet på enheten. Däremot rekommenderar vi förvaltningen att utvärdera om en gemensam bemanningsenhet har uppnått de samordningsvinster som förväntades med en enhet. 9.2 Beslut om och tillvägagångsätt vid införande av planeringssystem TES är ett databaserat planeringssystem vars syfte är att skapa förutsättningar för ett effektivt utnyttjande av ekonomiska och personella resurser. Syftet är att planeringstiderna ska minskas och arbetet effektiviseras. TES är ett av flera avancerade bemanningssystem som finns på marknaden idag och vid den upphandling som gjordes befanns att TES var det system som bäst passade de behov som fanns i Kramfors. Planeringssystemet upphandlades och har varit i drift sen 2006. Det område som först använde sig av systemet var hemtjänsten. Inom särskilt boende började man använda systemet 2009. Ett antal pilotgrupper inom hemtjänsten var först ut innan man beslutade att alla skulle använda sig av systemet. Idag används även TES inom omsorgen om funktionsnedsatta. Det grundläggande syftet med införandet av systemet var att säkerställa att brukarna fick de insatser som beslutats vid biståndsbedömning. Alltså en form av kvalitetssäkring. Ett annat syfte var att arbeta effektivt med personalplaneringen. Det fanns också, enligt många, en orättvisa vid fördelningen av arbetsturer. Vissa fick alltid ta de tyngsta mest oattraktiva uppdragen medan andra kunde styra tiden till egen fördel. Inom varje arbetsgrupp utsågs, som nämnts ovan, särskilda planerare. Omfattningen var beroende av storleken på arbetsgrupperna. Vid intervjuer framkommer att antalet vårdpersonal blev oförändrat i och med att det infördes planerare, dock uppges att man totalt sett klarade utökningen inom den ram man då hade. Det fanns redan från början ett stort motstånd från personal då man upplevde att det blev mer tung jobbat och att det var en alltför detaljerad kontroll av arbetet. Man upplevde att man blev styrda av systemet. Man upplevde också att systemet tog mycket tid i anspråk av arbetstiden, d.v.s. tiden hos brukarna. Detta missnöje finns till viss del kvar idag men i mindre omfattning. Vid intervjuer framkommer också att många är väldigt nöjda. Vissa teknikproblem har funnits under införandet och finns än idag. Vid intervjuer framkommer att man försöker lösa det efterhand. Ingen utvärdering har gjorts efter införandet, dock har det gjorts och görs kontinuerlig utveckling av systemet utifrån verksamhetens behov och önskemål. 5

Våra kommentarer: Det finns ingen utvärdering av TES, om det blev som det var tänkt. Vi bedömer att någon form av avstämning/utvärdering bör göras trots att systemet funnits i 9 år. Vi bedömer också att det är av stor vikt att kontinuerligt följa upp och kvalitetssäkra systemet och användningen. 9.3 Planeringssystemet idag Planeringssystemet integreras med flera datasystem såsom schemasystem och verksamhetssystem. Att kunna integrera olika datasystem är avgörande för effektiviteten i arbetet och systemen. Det behov som finns, d.v.s. de beslut som biståndshandläggarna tagit styr i grunden arbetstidens förläggning. Utifrån detta tar enhetscheferna beslut om när personalen ska arbeta, under vilka tider. Detta läggs upp i en behovsgraf som finns tillgängligt i schemaläggningssystemet. Personalen lägger själva sina scheman med vissa förutbestämda tidsintervaller, t.ex. 5-veckors scheman, utifrån den behovsgraf som finns. Personalen har alltså s.k. önskeschema vilket kort innebär att man inom en viss tidsperiod kan önska när man vill jobba, vilka tider och när inom de yttre ramar som gäller. Arbetsgrupperna jämkar själva ihop schemat så att det stämmer med de behov som finns. Vad avser arbete på helger så säger avtalet att man ska jobba ett visst antal helgpass enligt en s.k. helgkvot. Alla som arbetar inom vården har rätt till heltidsarbete sen år 2009. Detta innebär att schemaarbetet blir mer komplicerat än innan beroende på att heltider inte alltid går att få till i den egna arbetsgruppen utan arbetstagaren kan bli tvungen att arbeta på fler platser. Schemaläggningssystemet och planeringssystemet blir här av mycket stor vikt för verksamheten. Ett syfte med heltider är också att man ska klara viss frånvaro och ej bli tvungen att ta in vikarier i samma omfattning som tidigare. Varje dag görs en dagsplanering i TES. Den planering erhåller den enskilde arbetstagaren i mobiltelefon och innebär ett arbetsschema med vilka brukare som ska besökas samt vilka tider. Vid besöket hos brukaren registreras i mobilen tiden man anländer och tiden man lämnar. Detta innebär att man vet exakt vilka tider man varit hos den enskilde brukaren och denna tidsregistrering ligger också till grund för avgiftsuttag. Kompetensen hos personalen inom vården handlar om utbildning hos vårdpersonal. I grunden finns uttalat att undersköterskekompetens är önskvärt men i realiteten finns ej utbildad personal i tillräcklig omfattning. Detta gäller i synnerhet under senaste året då behoven ökat kraftigt. TES kan som system bidra till att rätt kompetens kommer till den enskilde brukaren, problemet är att det inte finns tillräckligt med personal med utbildning. Vid speciella behov, som t.ex. om viss kompetens behövs kring en brukare kan rätt personal sättas in. I planeringssystemet finns personalens kompetens inlagt. Våra kommentarer: Vi bedömer att TES som IT-system fungerar tillfredställande idag. Förvaltningen har ej gjort en utvärdering vilken skulle kunnat utgöra stöd i vår bedömning. Att använda IT-verktyg kräver kompetens och ständig utveckling, inte minst tekniskt. Det finns många IT-system för detta 6

ändamål på marknaden och vår bedömning är att situationen vore densamma om man hade ett annat system. 9.4 Uppföljning av verksamheten I de databaserade system som förvaltningen idag använder finns stora möjligheter att följa upp verksamheten. Enhetschef för Bemannings- och planeringsenheten har verksamhetschefens uppdrag att ta fram viss statistik som nämnden efterfrågar. Den redovisning som nämnden efterfrågar idag är antal planerade timmar. Planerade timmar redovisar det behov som finns. Förvaltningen diskuterar att börja redovisa antalet utförda timmar. Vid intervjuer framkommer att enhetscheferna i begränsad omfattning tar ut statistik. Man mäter insatstider d.v.s. den tid som man planerar vara hos brukaren och här kan man se att insatstiderna skiljer mycket över tid och mellan områden. En genomlysning gjordes av hemtjänsten 2009 och det var i samband med och mot bakgrund av denna utredning som den gemensamma bemannings- och planeringsenheten bildades. Hemtjänsten hade då och har även idag stora ekonomiska problem som till stor del beror på ett ökat behov, fler äldre och mer omfattande insatser. Man konstaterade då att utifrån att behoven svänger starkt inom hemtjänstgrupperna behövdes en samordnad planering för att kunna vara flexibel med personalresurserna. Äldreomsorgen och då främst hemtjänsten har stora underskott. Bemanningsplanering är en viktig del för styrning och kontroll av kostnaderna. Våra kommentarer: Vår bedömning är att förvaltningen idag inte tar ut den statistik som det finns möjlighet till och som man kan ha användning av för att kunna följa verksamheten. Vi bedömer att detta är ett utvecklingsområde. Syftet med denna granskning är ej att bedöma uppföljning av verksamheten mer än i stora drag men vi bedömer som sagt att uppföljningen kan utvecklas. Det är stora underskott i framför allt hemtjänsten. Vi gör i denna granskning endast ett konstaterande att uppföljning och kontroll av verksamheten är av största vikt för att veta var man har möjlighet att effektivisera och ett bemanningssystem är en viktig del i detta. 9.5 Kontinuitet Med kontinuitet avses i detta sammanhang hur många olika personer som finns kring den enskilde brukaren. Socialstyrelsen gör årliga mätningar hur kontinuiteten ser ut i kommunerna. För Kramfors har kontinuiteten försämrats vid senaste mätningen som visar att inom hemtjänsten var det 19 7

personal/brukare under en tvåveckorsperiod. Detta är ett dåligt resultat enligt Socialstyrelsens Öppna jämförelser Det är svårare att få till en bra kontinuitet inom hemtjänsten än inom särskilt boende. Vid insatsplaneringen försöker planerarna i största möjliga utsträckning ta hänsyn till att så få personal som möjligt ska hem till den enskilde brukaren. Det finns en rad olika orsaker som styr vem som kommer till den enskilde och den huvudsakligaste orsaken är personalens arbetstider. Andra orsaker kan vara den enskildes önskan om att t.ex. bara ha kvinnlig personal. Delegationsrätt mm spelar också roll. Det absolut viktigaste vid planeringen, framkommer vid intervjuer, är behovet hos den enskilde. En annan orsak till att försämringen är att det skett en kraftig ökning av behovet av hemtjänst vilket också inneburit ökat antal personal och vikarier. Flera brukare som vårdas hemma har större behov med många besök per dag och det innebär också många gånger behov av dubbelbemanning. Om det uppstår särskilda behov så kan en personalgrupp kring en brukare minimeras till så få personer som möjligt. Vid intervjuer framkommer att planeringssystemet i sig inte påverkar kontinuiteten, dock blir det betydligt enklare att planera och ha kontroll på kontinuiteten. Bemannings- och planeringsenheten tar regelbundet fram statistik om kontinuiteten på uppdrag av verksamhetschef. I den brukarenkät som socialstyrelsen gör årligen så har den s.k. nöjdheten med hemtjänsten utvecklats positivt. Våra kommentarer: Det är önskvärt att så få som möjligt kommer hem till den enskilde men en rad olika faktorer gör att det är svårt ur planeringssynpunkt. Socialstyrelsen anser att personalkontinuitet är ett av de viktigaste kvalitetsmåtten inom äldreomsorgen. Vi gör den bedömningen att förvaltningen och planerarna strävar efter att i möjligaste mån ha en god kontinuitet. Dock anser vi att man kan utveckla rutinerna och styrningen ytterligare i syfte att förbättra kontinuiteten och få en bättre kvalitet. 9.6 Delade turer Delade turer är en aktuell och ständigt diskuterat fråga i de flesta kommuner inom vård och omsorg idag. Behovet av personal är störst morgon och kväll vilket gör att scheman läggs med högst andel personal dessa tider. I Kramfors finns delade turer, mest på helger men även på vardagar. Det ser olika ut mellan olika enheter men det finns överallt. Bemanningsenheten tar regelbundet fram statistik angående delade turer som kontinuerligt redovisas till verksamhetschef. Av den mätning vi tagit del av så är det under mätt period på 7 veckor 6,7 % delade turer. Av den totala personalen har 77,6 % delade turer under motsvarande period. I snitt hade dagpersonalen under perioden 2 delade turer. 8

I grunden lägger personalen sina egna scheman utifrån det behov som finns. Det finns personal som tycker att delade turer är bra och väljer därför själva sådana turer ibland. I synnerhet på helger väljer många detta och det innebär att man istället kan arbeta färre helger. Våra kommentarer: Delade turer är ej önskvärt men svårt att undvika i en verksamhet av äldreomsorgens art. Personalen lägger sina egna scheman och det har framkommit vid intervjuer att många tycker att det inte är några problem med delade turer medan andra tycker att det är stora problem. Delade turer är starkt kopplat till traditionella scheman. Man har gått från verksamhetsstyrning till behovsstyrning och vår uppfattning är att det blir nya vanor hos brukare, vissa vill stiga upp tidigare och andra gå till sängs senare vilket kan innebära att personalens kvällscheman kan sträcka sig längre. Vi menar att det kan finnas utrymme för ett nytt tänkande kring arbetstider. 9.7 Personalens upplevelser 9.7.1 Arbetsledning Vid intervjuer med arbetsledning, verksamhetschef och enhetschefer, så framkommer att alla är nöjda med planeringssystemet som sådant. Man anser att planering med datastöd är absolut nödvändigt och det finns många system på marknaden men i Kramfors har man valt TES och då är det det som gäller. Man har, enligt förvaltningsledningen, gått från en verksamhetsstyrd verksamhet till en behovsstyrd verksamhet de senaste åren vilket innebär att det är behoven som styr, via biståndshandläggning, och att man bättre anpassar personalstyrkan utifrån detta. Man anser vidare att idag vet man, man har kontroll på, att brukarna får den vård och det stöd man har rätt till. Det visste man inte tidigare. Enhetscheferna anser att systemet är ovärderligt. Som enhetschef öppnar man systemet varje morgon och kan exakt se planeringen för gruppen. Man kan som chef lägga in planerade arbetsplatsträffar och lägga in medarbetarsamtal. Man anser att systemet är bra ur arbetsmiljösynpunkt och att det blir rättvist gentemot personalen. 9.7.2 Bemannings- och planeringsenheten Vid intervjuer med de som arbetar på enheten framkommer att man tycker att man idag har betydligt större kontroll på planeringen än tidigare. Bemanningsenheten får uppdrag från biståndshandläggarna via enhetscheferna och planerar in personalen som ska arbeta. Underlaget för vilken personal som arbetar finns i schemasystemet. I och med denna planering anser man att man har en god kontroll över all personal och tar in vikarier vid behov och att man idag behöver färre vikarier än man skulle ha behövt utan ett system. De 9

personer som arbetar heltid och som inte kan förlägga sin tid på sitt ordinarie arbetsställe får gå på vikariat på andra enheter. Planerarna har ansvar för olika enheter/grupper och har nära kontakt med sina arbetsgrupper. Man besöker grupperna ca 1 gång per vecka. Det är förhållandevis många av vårdpersonalen som vill ändra turer och detta innebär ett merarbete för Bemannings- och planeringsenheten. Man försöker så långt det är möjligt uppfylla de önskningar som finns. Insatserna har ökat mycket under senaste året vilket innebär merarbete på enheten. Vid intervjuer framkommer att de som arbetar på bemannings- och planeringsenheten är positiva till systemet. Systemet har också utvecklats mycket sen det infördes. Framförallt anser man att man har stenkoll men man lyfter också att de som har behov av insatser verkligen får de insatser de är beviljade. 9.7.3 Personal Vi har i denna granskning intervjuat personal ur tre hemtjänstgrupper. Utöver dessa har flera grupper via mail berättat om sina upplevelser av systemet. De synpunkter som kommit in är likartade och övervägande positiva men det finns också en viss kritik till systemet och dess användning. I stort verkar man vara överens om att man inte vill gå tillbaks till det gamla systemet. Några utrycker dock att det var bättre förr och att det är väldigt stressigt idag både för personal och för brukare. I grunden upplever personalgrupperna att TES är ett bra system som ger mycket och som har tillgänglig information. Förhållandevis stor del av tiden går numera åt till administration. När man är ny är systemet mycket bra, då vet man lättare vad man ska göra. Detsamma gäller för vikarier. Man anser att för lite hänsyn tas till geografin i planeringen. Det upplevs som hackigt och att mycket tid går åt till att gå eller åka mellan brukare. Man tycker dock att detta blir bättre och bättre men att det beror mycket på vilken planerare man har. Ett annat problem är att tiden för larm inte finns med i planeringen. Man tycker vidare att det finns för mycket av tekniskt strul med gamla mobiltelefoner med dålig kapacitet. De s.k. rullistorna är ett irritationsmoment fortfarande, d.v.s. vissa grupper får ut onödigt mycket papperslistor. De som jobbar natt har problem med den s.k. brytpunkten i planeringen. Några önskar mer lokal delaktighet i planeringen, d.v.s. man vill från den egna enheten i större utsträckning kunna påverka rutterna, vilka man ska besöka mm. Alla grupper är överens om att kontaktmannaskapet kan bli bättre samt att hänsyn till detta tas i planeringen. 10

Vad avser delade turer så är uppfattningarna olika. Man är överens om att det är vanligt med delade turer men det finns olika meningar om det är negativt eller om det finns vissa fördelar. I samband med införandet av TES så anser man att man inte hade speciellt hög delaktighet. Flera anser att man nu har mindre koll på sina brukare. Förr kunde man mer om de enskildas mediciner exempelvis och tog mer egna initiativ. Nu gör man det som står i telefonen och inget mer. Arbetstiden nyttjas maximalt och personalen får hoppa runt mycket vilket kan bli hackigt och ryckigt för personalen. Några anser att man kunde arbeta mer personcentrerat och ta större hänsyn till individuella behov. Våra kommentarer: Planeringssystemet infördes 2006 och har därmed funnits i Kramfors i ca 9 år. Det är fortfarande visst missnöje och vår bedömning är att införandet tagit väldigt lång tid och att det fortfarande inte är fullt ut etablerat och accepterat. Detta är negativt för verksamheten och förvaltningsledningen bör arbeta för att tydligt uttala att det är detta system som gäller. Vår bedömning är att det är absolut nödvändigt att ha någon form av datastöd i planeringen, verksamheten är alldeles för komplex och föränderlig för att inte ha datastöd. Vi bedömer således att systemet är av godo för Kramfors kommun. Det finns en medvetenhet hos ledningen om vissa tekniska brister och vår uppfattning är att ledningen lyssnar och försöker åtgärda de brister som finns. Åtgärder som i många fall är kopplade till kostnader som inte finns i budget. Ett system som fungerar tekniskt dåligt är effektivitetshämmande. Vi bedömer vidare att det finns behov av utveckling i syfte att få vårdpersonalen att känna större delaktighet i planeringen av arbetet och insatsen hos den enskilde brukaren. KPMG, dag som ovan Lena Forssell Certifierad kommunal yrkesrevisor Kristoffer Bodin Revisorsassistent 11