1 (13) Plats och tid för sammanträdet ande Övriga deltagare Ånge kommunkontor, personal- och ekonomienheten, tisdag den 24 februari 2009, kl 09.00-12.00 Stiven Wiklund, ordförande, s Åke Nyhlén, s, ersätter Jan-Eric Berglund v Björn Magnusson, c Erik Grundberg, personalchef Ann-Catrin Nyberg, personalsekreterare Göran Fjellström, kommunchef 9, 16 Orvar Ottesen, kulturchef 9 Fredrik Westin, socialchef 10-11, 18 Jonas Tagesson, barn- och utbildningschef 12, 17 Anita Svensson, lönekamrer 12 Ann-Christine Meiding, Kommunal Mitt, 13 Justeringens plats och tid Paragrafer 9-19 Ånge kommunkontor fredag 27 februari 2009 Underskrifter Sekreterare Ordförande Ann-Catrin Nyberg Stiven Wiklund Justerande Åke Nyhlén Björn Magnusson ÅNGE KOMMUN ANSLAG/BEVIS Organ Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag 24 februari 2009 Datum för anslags uppsättande 2009-03-02 Sista dag för överklagande 2009-03-24 Förvaringsplats för protokollet Underskrift/anslaget av Ånge kommunkontor Datum för anslags nedtagande 2009-03-25 Utdragsbestyrkande
2 Innehållsförteckning: Sid. 9 Personalenkät 2008 3 10 Sysselsättningsgrader inom äldreomsorgen 4 11 Utbyte av rast mot måltidsuppehåll 5 12 Utredningsuppdrag - Kostnader/regler Avgångserbjudande 6 13 Förfrågan från Kommunal Mitt 7 14 Delegeringsbeslut 8 15 Delgivningar 9 16 Utvärdering av rutinerna vid den årliga gratifikationsutdelningen 10 17 Anmälan av nya anställningar 11 18 Förutsättningar för individuell lönesättning 12 19 Ledarens ansvar 13
3 9 Personalenkät 2008 Dnr KS 08/274 Tacka för informationen. Göran Fjellström, kommunchef och Orvar Ottesen, kulturchef redogör för hanteringen av personalenkätsresultaten inom sina respektive ansvarsområden. Bägge förvaltningscheferna anser att personalenkäten är ett bra redskap och att det är positivt att den genomförs med regelbundenhet. Det kan ibland finnas behov av att ställa flera frågor inom vissa områden. Ett sätt kan vara att i personalenkäten titta närmare på vissa utvalda fokusområden. Resultatet av personalenkäten 2008 har redovisats för såväl personal- och som kommunstyrelsen. Förvaltningscheferna ansvarar för att resultatet förs ut i verksamheterna samt att ett förbättringsarbete påbörjas inom de områden där det erfordras. Förvaltningscheferna ska bjudas in till utskottet för att rapportera kring arbetet med anledning av personalenkäten inom sin verksamhet.
4 10 Sysselsättningsgrader inom vård- och omsorg Dnr KS 09/61 Föreslå kommunstyrelsen uppdra till socialnämnden att skapa en organisation som möjliggör att anställda inom vård- och omsorg senast 2009-12-31 erbjuds valfri sysselsättningsgrad. Arbetet ska bedrivas i projektform. Fredrik Westin, socialchef informerar från besök i Nynäshamns kommun där bl a personal inom vården får välja sin sysselsättningsgrad och själv styra sitt schema. En central enhet hanterar bemanningsfrågor och poolen. Erfarenheterna är mycket goda, såväl sjukfrånvaron som kommunens kostnader minskar. Konstateras att ovanstående hör ihop med pågående ärende i utskottet angående principer för anställning i personalpool mm. Vid sammanträde 2008-11-25 deltog socialchefen och framförde att det är angeläget att gå vidare i påbörjad process med målsättning att inrätta en central enhet som hanterar bemanningsfrågor och poolen. Vidare har frågan även samband med ärende angående förutsättningar för individuell lönesättning. Efter information till samtliga partier enas ledamöterna om att lyfta ärendet till kommunstyrelsen med förslag om att Ånge kommun skapar en valfrihet avseende sysselsättningsgrad i första hand för personal inom vård- och omsorg. Frågan om sysselsättningsgrader inom vården har aktualiserats i utskottet av ordföranden. en är att det har framkommit synpunkter på att de tillsvidareanställningar som utannonserats den senaste tiden inom äldreomsorgen varit deltidsanställningar. sunderlag - Protokoll 2009-01-26 7
5 11 Utbyte av rast mot måltidsuppehåll Dnr KS 08/516 Uppdra till Erik Grundberg, personalchef och Fredrik Westin, socialchef att uppta förhandlingar med den fackliga organisationen. Fredrik Westin, socialchef, lämnar en redogörelse i ärendet. Vid personal- och s sammanträde 2008-12-17 uppdrogs till Fredrik Westin att utreda frågeställningarna kring utbyte av rast mot måltidsuppehåll.
6 12 Utredningsuppdrag - Kostnader/regler Avgångserbjudande Dnr KS 09/99 Uppdra till Erik Grundberg, personalchef att revidera/komplettera dokumentet Personalavvecklingsplan för Ånge kommun med kommunövergripande riktlinjer avseende avgångserbjudanden vid arbetsbristsituationer. Jonas Tagesson, barn- och utbildningschef och Anita Svensson, lönekamrer deltar vid dagens överläggning. Tagesson redogör för läget inför höstterminen 2009 utifrån det underlag som finns just nu. Erik Grundberg informerar om att ett arbete pågår med att se över kostnader/regler för avgångserbjudanden/pensionslösningar. Föreligger skrivelse från Sten-Ove Danielsson, ordförande i kommunstyrelsen och Erik Lövgren, ordförande i humanistiska nämnden till personal- och s ordförande Stiven Wiklund och personalavdelningen med utredningsuppdrag. Detta gäller kostnader för och vilka regler som skulle kunna gälla om lärare skulle erbjudas att gå hem tidigare. Frågan har även lyfts till personal- och av av Jonas Tagesson. sunderlag - Skrivelse från Sten-Ove Danielsson och Erik Lövgren
7 13 Förfrågan från Kommunal Mitt Dnr KS 08/101 1. är positivt till genomförande av Framtidsresan. Ett genomförande förutsätter att arbetsplatserna själva anmäler sitt intresse för insatsen. 2. Återrapport ska ske till utskottet. Vid dagens överläggning deltar Ann-Christine Meiding, Kommunal Mitt. Meiding informerar om Framtidsresan som ses om en arbetsmiljöinventering på arbetsplatsen. Erik Grundberg, personalchef föreslår att Kommunal på kommande chefsträff informerar om Framtidsresan. Förankringsarbetet är viktigt och cheferna är en nyckelgrupp i sammanhanget. Representanter från Kommunal Mitt har tidigare framfört en förfrågan till personaloch om intresse finns för att genomföra den s k Framtidsresan. Framtidsresan är en utvecklingsinsats som bygger på FAS- avtalet (Förnyelse, Arbetsmiljö- och Samverkan). Insatsen fokuserar på dialog och tydliggör vilka frågor man behöver jobba med på arbetsplatsen. I det s k FAS Arbetsliv finns ett annat verktyg som även det syftar till att stärka dialog och reflektion på arbetsplatsen. Ärendet behandlades vid centrala samverkansgruppens möte 2009-01-28 där det konstaterades att bägge ovan nämnda verktyg kan vara användbara och man kan välja att jobb med verktygen var för sig eller som ett komplement till varandra. Centrala samverkansgruppen uttalade att man är positiv till genomförande av insatser för ökad dialog och samverkan. Det beslutades att Kommunal ska tillskriva personal- och med förslag om genomförande av Framtidsresan med tillhörande kostnadskalkyl. sunderlag - Skrivelse Ärende: Framtidsresan Ann-Christine Meiding och Camilla Junno Forsberg, Kommunal 2009-02-17 - Protokoll - Centrala samverkansgruppen - 2009-01-28 p 2
8 14 Delegeringsbeslut Dnr KS 09/23 Delges och läggs till handlingarna. Efter anmälan lägger personal- och nedanstående delegeringsbeslut till handlingarna: om anställning (KS 09/29) Enskilt personalärende Sekretessbelagt (KS 09/112)
9 15 Delgivningar Dnr KS 09/25 Delges och läggs till handlingarna. Statistik Sjuklöner för frånvaro dag 1-14 till och med januari 2009 (KS 09/26)
10 16 Utvärdering av rutinerna vid den årliga gratifikationsutdelningen Dnr KS 08/137 Notera informationen. Göran Fjellström, kommunchef informerar om att ärendet behandlats i centrala samverkansgruppen 2009-01-28. Företrädare från de fackliga organisationerna framförde att de rutiner som gäller för närvarande är bra och uppskattade av de anställda. uppdrog 2008-03-25 till Erik Grundberg, personalchef, att göra en översyn av gällande regelverk kring gratifikationer och uppvaktningar. Vid utskottets behandling av ärendet 2009-01-26 deltog Alf Hallén, ordförande i kommunfullmäktige. fattades att efterhöra synpunkter på nuvarande rutiner för gratifikationer och uppvaktningar med de fackliga organisationerna i centrala samverkansgruppen. sunderlag - Protokoll - 2008-03-25 29, 2009-01-26 8 - Protokoll - Centrala samverkansgruppen 2009-01-28 p 7
11 17 Anmälan av nya anställningar Dnr KS 09/108 Godkänna inrättandet av nya anställningar enligt anmälan. Jonas Tagesson, barn- och utbildningschef informerar om humanistiska nämndens beslut att avveckla dagbarnvårdarverksamheten vid Munken, Munkbysjön, för att istället starta en förskoleavdelning till i Torpshammar. Kommunstyrelsen beslutade 3 maj 2007 på förslag från personal- och att införa anmälningsplikt för styrelser/nämnder, inkl bolagen av nya anställningar. Anmälan ska ske till personal- och, som på delegation av kommunstyrelsen tar beslut. Föreligger anmälan om inrättande av två befattningar som förskollärare och en befattning som barnskötare i Torpshammar.
12 18 Förutsättningar för individuell lönesättning Dnr KS 09/496 Notera informationen. Fredrik Westin, socialchef rapporterar från socialnämndens behandling av ärendet. Socialnämnden anser att det är personal- och s ansvar att ta fram riktlinjer i ärendet. Socialnämnden uppdrog till Fredrik Westin att ta med ärendet till personal- och för ytterligare utredning. Vid dagens överläggning konstateras att frågan har ett nära samband med pågående ärende om sysselsättningsgrad. Samråd i frågan kommer att ske med ordföranden i socialnämnden. Fredrik Westin anmälde vid personal- och s sammanträde 2008-11-25 oro för att bristande organisatoriska förutsättningar inom socialförvaltningen skulle leda till svårigheter att med god kvalité hantera den individuella lönesättningen. fattades att rekommendera socialnämnden att ta fram riktlinjer för hur många medarbetare en områdesansvarig inom vård- och omsorg maximalt ska ha ansvar för. sunderlag - Protokoll 2008-11-25 100 - Protokoll Socialnämnden 2009-02-10 29
13 19 Ledarens ansvar Dnr KS 09/110 Uppdra till Erik Grundberg, personalchef att ta fram förslag i syfte att ge ledarna information och förutsättningar att klara sitt uppdrag enligt nedan. Erik Grundberg bekräftar hur viktig dokumentationen är. Ett annat exempel där dokumentationen måste vara korrekt och fullständig är anställnings-situationen med anställningsavtalet som huvuddokument. Diskuteras ledarnas ansvar i vid bemärkelse och vilken information dessa behöver för att ha förutsättningar att fullgöra sitt ansvar som personalledare. I sammanhanget diskuteras även den decentraliserade handläggning av vissa personalärenden som gäller idag. Ordföranden väcker fråga angående vikten av dokumentation när arbetstagare åsidosätter vad som åligger honom/henne i anställningen. Det är ledarens ansvar att alltid dokumentera sådana händelser samt även incidenter/tillbud.