ANVÄNDBAR HANDBOK FÖR REKRYTERARE

PI nr 5 denna 04-10-18 15.47 Sida 44 recensioner Läsvärt om ledarskap ANVÄNDBAR HANDBOK FÖR REKRYTERARE Författare: Malin Lindelöw Danielsson Titel: Kompetensbaserad rekrytering, intervjuteknik och testning Förlag: Natur och Kultur Utgivningsår: 2003 ISBN: 91-27-09443-X Äntligen har det kommit ut en riktigt bra bok om rekrytering. Det här är boken som jag har saknat i flera år! Författaren, Malin Lindelöw Danielsson, har en gedigen bakgrund. Hon är fil dr i psykologi och har bland annat varit verksam som forskare vid Institute of Psychiatry och University Collage of London samt Karolinska Institutet i Stockholm. Boken vänder sig till alla som arbetar med rekrytering och urval i någon form. Även den som inte har erfarenhet av rekrytering men står i begrepp att rekrytera, kanske för första gången, kommer att ha stor glädje av boken. I boken uppskattar författaren kostnaden för en felrekrytering till någonstans mellan en kvarts och en miljon kronor men säger samtidigt att man lätt hamnar på ännu högre belopp. Det finns alltså all anledning till att öka kompetensen inom rekryteringsområdet. Min uppfattning är att det är en del begreppsförvirring inom rekryteringsområdet. I boken har man emellertid en tydlig definition av kompetensbaserad intervju: En kompetensbaserad intervju är en särskild sorts strukturerad intervju, där intervjuaren strävar efter att på ett konkret sätt utvärdera en kandidats förmåga i relation till ett antal specifika kompetenser som är relevanta för ett visst jobb. I boken finns en tabell med validitetssiffror för olika typer av rekryterings- och urvalsmetoder. (Validitet är ett mått på att man mäter det som man tänkt sig mäta). Där kan man till exempel läsa att typiska anställningsintervjuer bara har en validitet på 0,15 medan kompetensbaserade intervjuer ligger på 0,55. Den enda metoden med högre validitet är Assessment Center (en teknik som kombinerar test, simuleringsövningar och intervjuer) som ligger på 0,65. Boken tar upp rekryteringens alla steg och avslutas med en översikt över olika typer av tester och vad som är viktigt att tänka på när man använder tester. Det sista kapitlet handlar om etik och värderingar i arbetet med människor. Boken har dessutom ett antal användbara bilagor och jag tycker speciellt om den som heter Kompetensbaserad intervjuguide. Där har författaren definierat ett tjugotal kompetenser och föreslår sedan lämpliga frågor för att försöka fånga dessa kompetenser. Den är mycket användbar och jag tittar ofta i denna bilaga när jag gör mina intervjuguider. Det jag saknar i boken är ett sakregister och en bättre litteraturlista. Men det är detaljer och överskuggar inte den sammantagna bilden av boken såsom en mycket läsvärd och intressant bok. Dessutom är det en bok som man använder när man arbetar med rekrytering, det vill säga inte bara en bok man läser och ställer in i bokhyllan. Alltså läs den och inte minst använd den! Betyg (1 5 där 1 är lägst) Inspirerande: 4 Användbar i arbetet: 5 Lättläst: 4 VANDRINGSBERÄTTELSER SOM FÅR EN ATT TÄNKA TILL Titel: Varför växer gräset? Och 57 andra inspirerande berättelser att tänka till Författare: Klas Hallberg och Magnus Kull Förlag: Brain Books Utgivningsår: 1997 ISBN:91-88410-83-8 Det här är en inspirerande bok som vill få läsaren att se tillvaron från olika perspektiv. Berättarkonsten är gammal och har genom århundradena använts på olika sätt. Författarna har valt ett antal vandringsberättelser och citat men även egna och andras berättelser och erfarenheter finns med. Magnus Kull är utbildare och konsult och har en bakgrund som 44 pharma industry nr 5 04

PI nr 5 denna 04-10-18 15.47 Sida 45 forskare i pedagogik. Klas Hallberg arbetar som konsult med lärande och inre motivation. De använder båda berättelser som ett verktyg i sina respektive arbeten. Att få perspektiv på tillvaron har vi nytta av alla oavsett om vi är chefer eller medarbetare. Jag minns en chef i läkemedelsindustrin som sade något i stil med: You should put yourself on the moon and look at this company. Det var en klok chef! Att ta ett steg tillbaka och få perspektiv på situationen är alltid bra och det är vad den här typen av berättelser kan bidra till att vi gör. En av berättelserna handlar om pojken Tom vars föräldrar fick rådet från pojkens lärare att ta honom ur skolan för att han var för dum för att lära sig något. Samma pojke lär betydligt senare i livet ha sagt: Jag misslyckades inte 1 000 gånger, glödlampan utvecklades i 1 001 steg. Den pojken hette Edison i efternamn. En annan berättelse handlar om företagsledaren med stor framgång i affärslivet som fick frågan från en yngre chef hur han blivit så skicklig på att ta rätt beslut. Det är enkelt, svarade han, jag fattar bra beslut för att jag har mycket erfarenhet och erfarenhet har jag fått genom att fatta dåliga beslut. Alltså pröva, pröva och åter pröva och var inte rädd för att misslyckas! Det är några av de härliga metaforerna i boken. Jag blir lika glad av att läsa den här boken som jag blir varje gång jag ser filmen Il Postino. Den handlar om poeten Pablo Neruda som undervisar brevbäraren Mario i skrivandets och metaforernas konst. Magnus Kull och Klas Hallberg har kommit ut med ytterligare en bok på samma tema. Den heter: Varför växer gräset? Andra sådden. Även den innehåller berättelser att få perspektiv till. För alla oss som älskar metaforer, citat och berättelser är detta en underbar liten bok som pryder sin plats i bokhyllan men som också kan användas om och om igen. Eller varför inte ge bort den i present till någon som förtjänar lite uppmuntran! Betyg (1 5 där 1 är lägst) Inspirerande: 4 Användbar i arbetet: 2 Lättläst: 5 Gunilla Andersson Konsult gunilla.andersson@almitra.se pharma industry nr 5 04 45

PI nr 5 denna 04-10-18 15.47 Sida 65 Den goda förberedelsen för det svåra samtalet Den som står i begrepp att genomföra ett svårt samtal på arbetsplatsen har allt att vinna på att vara väl förberedd. Gunilla Andersson, konsult inom human resources, ger några tips. På arbetsplatser genomför man en mängd olika typer av samtal. Det kan vara utvecklingssamtal, lönesamtal eller samtal med en mentor eller coach. Det kan också vara svårare samtal om till exempel uppsägningar, konflikter, missbruk, bedrägeri, sjukdomar eller självmord. Listan kan göras lång. Om ett samtal är svårt eller inte avgörs av de inblandade och parterna kan dessutom ha olika uppfattningar i den frågan. Den som står i begrepp att genomföra ett svårt samtal på arbetsplatsen har allt att vinna på att vara väl förberedd. Fem ledord för den som lämnar besked Tydlighet, empati, respekt, omsorg och att involvera är fem ledord när man lämnar svåra besked. Ett sätt att vara tydlig är att använda sig av jag-budskapet, det vill säga att utgå från det man själv har sett, hört och känt. Börja med att ta upp det beteende som du observerat. Förmedla den känsla som beteendet väcker hos dig. Berätta om den konsekvens som är resultatet av dina känslor och vad du önskar skulle hända i stället. Ord som man och vi är förbjudna för den som använder sig av ett jag-budskapet. Jag-budskapet kan illustreras på följande sätt: Beteende När du kommit för sent till våra tre senaste projektmöten Känsla känner jag mig irriterad och stressad. Konsekvens Och resultatet är att jag blir osäker på om vår grupp ska hinna leverera i tid. Och jag vill att du respekterar våra tider. pharma industry nr 5 04 65

PI nr 5 denna 04-10-18 15.47 Sida 66 ledarskap Talesättet sanningen bor i betraktarens ögon passar bra in i det här sammanhanget. Det vill säga upplevelsen är din och den kan ingen ta ifrån dig. Det är viktigt att poängtera att parterna i ett samtal mycket väl kan ha olika upplevelser av en och samma situation. (Tänk bara på två personer som sitter på var sin sida om ett bord där det ligger en siffra. Den ene vet med bestämdhet att siffran är sex och den andre är lika säker på sin sak när han hävdar att siffran faktiskt är en nia.) För att vara säker på att motparten har förstått budskapet be honom/henne upprepa ditt budskap med sina egna ord. Fråga gärna: Kan du beskriva hur du uppfattar det jag just sagt? Empati innebär att man visar att man kan leva sig in i personens situation. Psykologen och psykoterapeuten Annika Lantz skriver i sin bok Intervjumetodik: I yrkesmässigt arbete är empatin instrumentet för att förstå den andre, att förstå den andre ur dennes perspektiv och från dennes utgångspunkt. Att i samtalssituationen visa respekt och omsorg handlar om att visa tilltro till den personens förmåga och att visa att du bryr dig om honom/henne. Den som involverar lyssnar och försöker förstå motparten. Kanske kan ni komma fram till en gemensam problemlösning. När man framför svåra besked, till exempel uppsägningar, bör man mentalt förbereda sig för möjliga reaktioner och känslor som kan komma från motparten. Det kan handla om gråt, aggressivitet, tystnad eller resignation. Det kan också hända att personen bara reser sig och går. Fundera på hur du kan tänkas reagera om något av detta händer. Reaktionens fem f Ibland kan ett budskap vara ännu svårare att ta emot än att ge. Konstigt nog kan det gälla både positiva och negativa besked, även om det oftast är lättare att ta emot ett positivt budskap. Många gånger kan den så kallade Jantelagen göra sig påmind och berömmet viftas bort. Ta i stället till dig berömmet, förstärk dina positiva sidor ytterligare och tillåt dig att känna stolthet för det du åstadkommit. Feedbacktrappan eller feedbackens fem f beskriver hur man steg för steg tar sig upp till en högre nivå som leder till en förändring. De fem stegen på trappan är förkasta, försvara, förklara, förstå och förändra. De flesta av oss kan dra sig till minnes situationer när svaren på kritik har liknat något av svaren på de olika trappstegen. Som så mycket här i livet är det ett medvetet eller omedvetet val vi gör när vi reagerar på det här sättet. Försök att nästa gång du får kritik göra ett medvetet val på vilket trappsteg du bemöter kritiken. Att tänka på för båda parter Båda parter i ett svårt samtal vinner på att aktivt lyssna på motparten. Det innebär att inte bara lyssna på orden utan även försöka förstå innebörden. Detta gör man bland annat genom uppmärksamhet, fokus och eftertänksamhet. Försök att inte värdera utan förstå det som sägs. Ställ förtydligande och klargörande frågor. Inför ett svårt samtal kan det också vara bra att ägna en tanke åt symbolisk kommunikation, det vill säga hur man klär sig eller hur man väljer att placera sig i rummet. Väljer man till exempel att sitta utan ett skrivbord mellan sig och den andra parten skapas en mer öppen atmosfär. Kroppsspråket och hur man använder rösten är också viktigt. Det kan handla om betoning, gester, om man söker ögonkontakt eller inte. Även hållning, rörelser och beröring har betydelse. Stämmer inte det vi säger med ord med de signaler vi ger med kroppen skickar vi ut dubbla budskap som bara förvirrar mottagaren. Det finns en tumregel om hur ett budskap tolkas vid en första kontakt med en person. Om hela tolkningen är 100 procent hänförs 7 procent till orden, 38 procent till rösten och 55 procent till kroppsspråket. Om detta är sant eller inte kan man givetvis diskutera men alldeles oavsett det är nog de flesta överens om att kroppsspråket har stor betydelse i kommunikation mellan människor. Förändra - Eget medvetet val Förstå - Du menar alltså... Förklara - Jo, men... Försvara - Nej, du har missuppfattat... Förkasta - Äsch, jag bryr mig inte... Glöm inte att dokumentera processen. Gör gärna minnesanteckningar som båda skriver under. Anteckna också när olika händelser sker. Det svåra samtalet är aldrig lätt men är man förberedd, har tänkt igenom budskapet och processen så blir det förhoppningsvis åtminstone lite mindre svårt. Till sist: Låt inte den som beskedet gäller vara den som sist får reda dess innehåll! 66 pharma industry nr 5 04

PI nr 5 denna 04-10-18 15.47 Sida 67 ; CHECKLISTA Förbered samtalet Tänk igenom vad som är ditt budskap och vad du vill uppnå. Se till att träffas på en ostörd och neutral plats. Agera i nära anslutning till det inträffade. Ge inga svåra besked före en helg eller lång ledighet. Avsätt tillräckligt med tid för samtalet. Tänk på att finnas till hands under processen. Vilka riktlinjer och arbetsrättsliga regler gäller. Vad finns det för information om motpartens privata situation? Vad har gjorts tidigare? Hur kan motparten tänkas att reagera? Hur kan du komma att reagera? Hur långt sträcker sig ditt ansvar? När går ansvaret över till mottagaren? Genomför samtalet Gå rakt på sak och var konkret. Använd jag-budskapet. Be motparten att med egna ord upprepa budskapet. Lyssna aktivt. Föreslå och diskutera åtgärder. Kom överens om vilka som ska vara involverade i processen och vilken sekretess som ska råda. Gör en gemensam sammanfattning. Bestäm vad som ska göras fram till nästa möte. Boka tid för nästa möte. Följ upp Gör en handlingsplan där det tydligt framgår: Vad som ska göras. Vem som ska göra vad. När det ska vara genomfört. Hur det ska följas upp. Litteraturtips Modet att göra ingenting en bok om det svåra mötet av Lars Björklund en liten pärla, en bok som vill ge mod och uppmuntran till dem som i sitt arbete eller privat försöker att göra något för en medmänniska som har det svårt. (Libris, Örebro, 2003, ISBN 91-7195-643-3.) Arbetsplatsens svåra samtal av Kjell Ekstam en praktisk och konkret bok. (Liber ekonomi, Malmö, 2001, ISBN 91-47-06241-X.) Om konsten att samtala av Anders Engqvist en mer teoretisk bok för den som vill fördjupa sig. (Rabén Prisma, Stockholm, tredje upplagan 1996, ISBN 91-518-2805-7.) Webbtips www.arbetsplatskonflikt.av.gu.se Webbplatsen har byggts av Thomas Jordan, forskare och lärare vid Institutionen för arbetsvetenskap vid Göteborgs universitet. Här finns bland mycket annat en akutmottagning för den som är inblandad i en konflikt på arbetsplatsen. Gunilla Andersson Konsult gunilla.andersson@al pharma industry nr 5 04 67