Stadsarkivet Informationsförsörjning Handläggare: Harald Löfgren Christina Moberg DNR 5.1.2.-4891/2016 Sida 1 (36) 2016-05-16 2016:13 Promemoria BEVARANDE OCH GALLRING AV RÄKENSKAPSINFORMATION I STOCKHOLMS STAD ÄRENDET Den 14 mars 2016 inkom en framställan om bevarande och gallring av räkenskapsinformation i Stockholms stad. Framställan utgör underlag till ett generellt gallringsbeslut som ska gälla för Stockholms stads myndigheter för vilka Stockholms stads arkivregler (Kfs 2015:27) gäller. Framställan menar att ett gemensamt beslut för stadens myndigheter bidrar till en enhetlig och tydlig hantering av stadens räkenskapsinformation. Utredningen har i sitt arbete utgått från processer i den ekonomiska redovisningen och har arbetat för att ta fram ett förslag helt oberoende av system eller format (se bilaga 1). Beslutet föreslås gälla retroaktivt från år 2006. Utredningen har genomförts i samverkan mellan Stockholms stadsarkiv och stadsledningskontorets finansavdelning. I dagsläget regleras räkenskapsinformationen inom staden av nedanstående gallringsbeslut. Stockholms stadsarkiv Informationsförsörjning Kungsklippan 6 Box 22063 10422 Stockholm Telefon 0850828300 Fax 0850828301 stadsarkivet@stockholm.se www.stockholm.se/stadsarkivet Generella gallringsbeslut SSA 1997:07- Gemensamt gallringsbeslut redovisningssystemet EDIT/EMIL SSA 2006:34 och SSA 2006:35 Gemensamt gallringsbeslut för verksamhetssystemet Agresso (med ändring) SSA 2011:15 Gemensamt gallringsbeslut för bolagens och stiftelsernas ekonomiinformation
Sida 2 (36) Myndighetsbeslut SSA 2005:10 - Kulturförvaltningen och kulturskolan SSA 2006:38 - Fastighets- och saluhallskontoret SSA 2007:32 - Exploateringskontoret SSA 2007:33 - Fastighetskontoret SSA 2009:25 - Idrottsförvaltningen SSA 2010:10 - AB Stokab SSA 2011:17 - Serviceförvaltningen SSA 2013:23 - Kyrkogårdsförvaltningen SSA 2015:19 - Mässfastigheter i Stockholm AB SSA 2015:20 - Äldreförvaltningen Bevarande och gallring av räkenskapsinformation Den räkenskapsinformation som föreslås bevaras eller gallras struktureras efter nedan händelser: pengar in pengar ut skatteredovisning löpande redovisning systemförvaltning ekonomistyrning anläggningar och fastigheter Stadens förvaltningars räkenskaper regleras av lag (1997:614) om kommunal redovisning (KRL). Bolag och stiftelser styrs av bokföringslag (1999:1078) (BFL). Ovan lagars bestämmelser syftar till att reglera hur bokföringsskyldiga verksamheter ska genomföra sin bokföring. Detta gäller bland annat hur bokföring skall läggas upp, hur den ska kunna presenteras, hur den avslutas samt hur arkivering ska ske. Utredningen utgår från ovan lagstiftning med fokus på att beskriva processerna utifrån ett helhetsperspektiv, med undantag av att beskriva verksamheternas pratiska hantering. Då annan lagstiftning kan påverka en verksamhets behov av en viss information tas annan relevant lagstiftning in i utredningens genomlysning av stadens räkenskapsinformation (se bilaga 1). Utredningen har valt att särskilt lyfta fram gallring av fakturaunderlag vid debitering av kund, gallring av leverantörsfakturor inkomna på papper samt gallring av inkassoärenden.
Sida 3 (36) Gallring av fakturaunderlag vid debitering av kund Gallring av fakturaunderlag vid debitering av kund föreslås av utredningen justeras till tre år. Detta med hänsyn till att reklamationstiden har justerats från två år till tre år i konsumentköplagen (1990:932). Denna justering av gallringsfristen resulterar i att fristen blir kortare än vad lagen egentligen anger. Utredningen bedömer detta som godtagbart då fristen för reklamation har beaktats. Gallring av leverantörsfakturor inkomna på papper Sedan 1 januari 2011 möjliggör BFL gallring av leverantörsfakturor inkomna på papper fyra år efter utgången av det räkenskapsår då handlingen inkom. Förutsättning för gallring är att handlingen har skannats samt att den elektroniska handlingen är tillgänglig och sökbar den resterande tiden av den lagstadgade arkiveringstiden. För förvaltningar gäller bestämmelserna i KRL. Enligt KRL kan en förvaltning ansöka hos Skatteverket och därifrån få tillstånd att gallra inkomna leverantörsfakturor i papper i förtid. Stockholm stad ansökte hos Skatteverket under 2015 och medgavs tillstånd samma år (Skatteverkets beslut 2015-08-24). Stockholm stad har i och med detta tillstånd från Skatteverket att gallra leverantörsfakturor inkomna på papper efter skanning med utgångspunkt från år 2006. Förändringen medför att leverantörsfakturor inkomna på papper kan gallras redan efter fyra år, under förutsättning att de har digitaliserats (skannats). Efter det att leverantörsfakturorna har skannats ska fakturauppgifterna vara tillgängliga i elektronisk form under den lagstadgade arkiveringstiden på tio år respektive 17 år. Den längre fristen gäller för handlingar som kan bli föremål för granskning enligt mervärdesskattelagen och skattebetalningslagen (se särskilt stycke nästa sida om gallring av handlingar efter 17 år). Gallring av handlingar i inkassoärenden Utredningen föreslår att handlingar i inkassoärenden kan gallras sex månader efter avslutat ärende. Inkassoverksamheten regleras bland annat av inkassolagen (1974:182). Datainspektionen har gett ut allmänna råd kring tillämpningen av inkassolagen och rekommenderar att samtliga handlingar i inkassoärendet bevaras till och med 6 månader efter avslutat ärende. Utredningen föreslår i enlighet med datainspektionen rekommendation att stadens verksamheter kan gallra handlingar i inkassoärende sex månader efter avslutat ärende.
Sida 4 (36) Gallring av handlingar efter 17 år För de av stadens myndigheter som hanterar uthyrning och överlåtelser av fastigheter som omfattas av frivillig skattskyldighet gäller särskilda arkiveringsregler för handlingar som kan bli föremål för granskning enligt mervärdesskattelagen och skattebetalningslagen. Av skattemässiga skäl ska alltså vissa ekonomiska underlag finnas kvar i 17 år istället för den vanliga fristen på 10 år. Fristen på 17 år finns i föregående beslut, men utredningen har valt att lyfta fram detta särskilt. Detta för att förtydliga när denna frist gäller. Gallring efter kategori: frist A och frist B Stadens verksamheters räkenskapsinformation regleras i första hand av BFL (bolag/stiftelse) och KRL (förvaltning). Lagstiftningen skiljer sig åt vad gäller arkiveringstid för räkenskapsinformation: BFL 7 kap. 2 fastställer att räkenskapsinformation ska vara varaktig och lätt åtkomlig. Den ska bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. KRL 2 kap. 2 fastställer att räkenskapsinformation ska vara varaktig och lätt åtkomlig. Den ska minst bevaras fram till och med det tionde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Sedan den 1 januari 2011 gäller enklare regler för löpande bokföring, räkenskapsår, årsbokslut, årsredovisning, koncernredovisning och arkivering för verksamheterna som tillämpar BFL (Enklare redovisning, prop. 2009/10:235). Övergången till enklare regler medförde att arkiveringstiden justerades från tio år till sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Med ovan i beaktande föreslår utredningen en uppdelning av de föreslagna gallringsfristerna i två kategorier, frist A och frist B (se bilaga 1): Frist A gäller för bolag och stiftelser som följer BFL Frist B gäller för förvaltningar som följer KRL samt bolag och stiftelser som tillämpar BFL, men där informationen behövs för tillämpning av preskriptionslagen (1981:30). Bolag och stiftelser kan vara i behov av räkenskapsinformation även efter reglerad frist i BFL, det vill säga efter de sju år som
Sida 5 (36) gäller för bolag och stiftelser. Detta kan till exempel gälla för när bolag och stiftelser tillämpar preskriptionslag (1981:130). Ovan två gallringsfrister ger stadens bolag och stiftelser en öppning till att själva avgöra i fall de ska tillämpa bestämmelserna i BFL eller bestämmelserna i KRL. Informationsvärdering Informationsvärderingen utgår från arkivlag (1990:782), offentlighetslagstiftning samt gällande lagstiftning som reglerar räkenskapsinformation. Informationsvärderingen struktureras utefter 3 arkivlagen, vilken säger att allmänna handlingar ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser: 1. rätten att ta del av allmänna handlingar 2. behovet av information för rättsskipningen och förvaltningen, och 3. forskningens behov. Utredningen belyser olika aspekter av ovan 3 tre punkter med en genomlysning av materialet utifrån offentlighetslagstiftning, lagstiftning som reglerar räkenskaper samt utifrån eventuella forskningsaspekter av materialet. Räkenskapsinformation i sin helhet säger mycket om arkivbildarna och har ett forskningsvärde. Trots detta föreslås merparten till att gallras efter en förhållandevis kort frist. Anledningarna till ovan är att den information som bevaras anses tillräcklig för att uppfylla arkivlagens krav på bevarande. Ett utökat bevarande skulle innebära utökade kostnader för verksamheterna inom staden, vilket kan ses som mindre motiverat med utgångspunkt i vad som bevaras och de föreslagna gallringsfristernas längd. Sammantaget uppfyller den föreslagna gallringen arkivlagens krav på bevarande. REMISSINSTANSERNAS SYNPUNKTER Juridiska avdelningen vid Stadsledningskontoret har getts tillfälle att yttra sig kring utredningen och har inkommit med ett flertal förslag på justeringar utifrån juridiska aspekter (se bilaga 5). Generellt anser de att merparten av gallringsfristerna i framställan är att likställa med gallringsbeslut SSA 2011:15 och att de utifrån detta inte har några särskilda synpunkter vad gäller fristerna i sig. Juridiska avdelningen har däremot en erinran mot framställans förslag att beslutet ska gälla retroaktivt utan angiven tidsgräns. De menar att Skatteverkets beslut från 2015-08-24 om tillstånd att i
Sida 6 (36) förtid förstöra leverantörsfakturor gäller handlingar med utgångspunkt från år 2006. Juridiska avdelningen hänvisar till remissvar från Södermalms stadsdelsförvaltning där instansen påpekar att avsaknad av tidsgräns för den retroaktiva tillämpningen är otydlig. Utifrån detta menar juridiska avdelningen att hela beslutet av rättssäkerhetsskäl bör gälla retroaktivt från år 2006. Utredningen har beaktat de synpunkter som juridiska avdelningen har lämnat och justerat bilagorna i enlighet med dem (se bilaga 3 och 5). Revisionskontoret har getts tillfälle att yttra sig kring utredningen, men har ingen erinran på det förslag till bevarande och gallring som utredningen tagit fram (se bilaga 6). Framställan har remitterats till stadens övriga myndigheter och flertalet frågor och förslag till justeringar har inkommit (se bilaga 2). Utredningen har beaktat de synpunkter som lämnats av stadens myndigheter och utvidgat utredningsarbetet till följd av detta. Bilagorna har därefter justerats, för att kunna tillmötesgå inkomna synpunkter utifrån tillåtande förutsättningar (se bilaga 4). STADSARKIVETS SYNPUNKTER Utredningen är strukturerad på så sätt att den går igenom stadens myndigheters räkenskapsinformation med fokus på den mest förekommande informationen. Varje del belyses utifrån rättsläget med en närmare genomgång av relevant lagstiftning. Målet har varit att redovisa och beskriva stadens ekonomiinformation utifrån ett helhetsperspektiv. Stadsarkivet ser positivt på den gedigna genomgång av rättsläget som gjorts i utredningen. Remissinstanser har också ställt sig positiva till utredningens beaktande av det rättsliga läget men också till att utredningen tar hänsyn till verksamhetens faktiska behov av informationen. Utredningen har i samarbete med Stadsledningskontoret ansökt och beviljats tillstånd från Skatteverket att gallra leverantörsfakturor inkomna på papper efter skanning med utgångspunkt från år 2006. Detta tillstånd medför att även verksamheter som följer KRL får gallra leverantörsfakturor inkomna på papper efter fyra år, jämfört med den tidigare fastställda tioårsfristen. Efter det att leverantörsfakturorna har skannats är fakturauppgifterna tillgängliga i elektronisk form under den lagstadgade arkiveringstiden på tio år. Stadsarkivet ser positivt på denna utveckling av stadens
Sida 7 (36) dokumenthantering, vilken inte bara förenklar utan också effektiviserar och minskar kostnader för stadens verksamheter. Stadsarkivets uppfattning är att det i utredningens framställan inte tydligt framgår huruvida Skatteverkets beslut att få gallra pappersfakturor efter skanning även omfattar leverantörsfakturor som har en gallringsfrist på 17 år. Stadsarkivet har därför haft kontakt med både Skatteverket och med juridiska avdelningen vid Stadsledningskontoret för att kontrollera detta. Båda instanser meddelar att leverantörsfakturor som har en frist på 17 år inkluderas i tillståndet att få gallra pappersfakturor efter skanning, enligt Skatteverkets beslut. Juridiska avdelningens handläggare betonar att digitaliseringen ska ske i princip omgående från det att handlingen inkommer. Stadsarkivet ser positivt på att utredningen har tagit fram två olika kategorier av gallringsfrister, frist A och frist B. Eftersom stadens myndigheter tillämpar olika lagstiftningar vad gäller räkenskapsinformation bidrar de två kategorierna till en enklare och tydligare tillämpning av beslutet. Vidare ser Stadsarkivet positivt på att utredningen har valt att öppna upp för stadens bolag och stiftelser att själva avgöra ifall de ska tillämpa bestämmelserna i BFL eller i KRL vad gäller gallring. Detta då bolag och stiftelser kan vara i behov av räkenskapsinformation även efter reglerad arkiveringstid i BFL, det vill säga efter de sju år lagen fastställer. Utredningen har undvikit att ta med skrivelser kring myndigheternas praktiska hantering av räkenskapsinformation. Detta då myndigheterna kan ha olika system och därmed ha olika praktiska tillvägagångssätt. Stadsarkivet uppmanar myndigheterna att ta fram rutiner för hur den beslutade gallringen ska verkställas. Detta är särskilt viktigt vad gäller material som ska gallras efter 17 år. Flertalet remissinstanser har lyft fram denna gallring som besvärlig att verkställa rent praktiskt (se bilaga 2). Stockholm stads myndigheter ska dokumentera den beslutade gallringen i myndigheternas respektive hanteringsanvisningar. Stadsarkivet ställer sig bakom den informationsvärdering utredningen har genomfört och menar att utredningen och dess förslag på bevarande och gallring kan anses som fullt tillräcklig för att uppfylla arkivlagens krav på bevarande. Ett utökat bevarande skulle innebära utökade kostnader för verksamheterna inom staden, vilket kan ses som mindre motiverat med utgångspunkt för vad som föreslås bevaras och de föreslagna gallringsfristernas längd.
Sida 8 (36) Sammantaget menar Stadsarkivet att den föreslagna gallringen uppfyller arkivlagens krav på bevarande. Avslutande kommentarer Enligt arkivlagen bildas myndighetens arkiv av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet. Myndigheternas arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen samt forskningens behov. Stadsarkivets uppfattning är att gallring kan medges i enlighet med förslaget i gallringsframställan (se bilaga 1). FÖRSLAG TILL BESLUT Gallring medges enligt gallringsfrister i bilagan till Stadsarkivets beslut. Beslutet gäller retroaktivt från och med år 2006. Gallringsbeslut SSA 1997:07, SSA 2006:34, SSA 2006:35 och SSA 2011:15 upphör att gälla i och med detta beslut. Tillämpliga delar i gallringsbeslut SSA 2005:10, SSA 2006:38, SSA 2007:32, SSA 2007:33, SSA 2009:25, SSA 2010:10, SSA 2011:17, SSA 2013:23, SSA 2015:19 och SSA 2015:20 upphävs i och med detta beslut. Harald Löfgren Arkivarie Christina Moberg Arkivarie
Sida 9 (36) Bilaga 1. Räkenskapsinformation som föreslås bevaras eller gallras i Stockholms stad Pengar in Med Pengar in menas de flöden som genererar inkomster till förvaltningar, bolag och stiftelser. Kundsystem och annan kundinformation, utöver de uppgifter som hanteras i bokföringsprocessen, ingår inte i denna framställan. Kundregister och kundreskontra som finns i ekonomisystem omfattas av denna utredning och föreslås till bevarande. Myndigheter som tillämpar bestämmelser i bokföringslagen, men där informationen behövs för tillämpning av preskriptionslagen, föreslås tillämpa frist B. * Avser år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutas Handlingstyp Avstämningslistor/ Underlag Frist B Lagen om kommunal redovisning Vid inaktualitet Faktureringsunderlag, manuell fakturering Fellistor Exempel på handlingar/ uppgifter Sammanställningar som upprättas i samband med fakturering och inbetalningar Beställningar och annat som innehåller uppgifter som behövs för att sammanställa kundfakturor Avser bokföringsverifikationer Inbetalningsjournal Sammanställning av fakturor som inbetalats av kund Inbetalningskort, plus- eller bankgiro Inkassojournal Sammanställning av pågående inkassoärenden, antingen egenupprättad eller inkommen från inkassobolag Inkassoärenden Uppgifter och handlingar i inkassoärenden, t.ex. avbetalningsplaner Filöverföring/ integrering mellan ekonomi- och inkassosystem Information som förs över för att möjliggöra uppföljning av bristande betalningar Frist A Bokförings lagen Vid inaktualitet Kommentar 3 år* 3 år* Under förutsättning av att uppgifterna överensstämmer med fakturan. 3 år* 10 år* 6 månader efter avslutat ärende 6 månader efter avslutat ärende 6 månader efter avslutat ärende 6 månader efter avslutat ärende
Sida 10 (36) Filöverföring/ integrering mellan försystem/ verksamhetssystem Information som förs över för att möjliggöra fakturering eller kontroll/avstämning av fakturering och inbetalning Korrespondens rörande kundfakturor Kundfakturajournal Sammanställning av fakturor som skickats till kund Kundregister Information om organisations- eller personnummer, kundnummer och kundnamn samt annat av relevans Kundnummer Kundnamn Kundreskontra Kundregister med uppgifter om utsända fakturor och betalningsstatus Kundnamn Kundnummer Reskontratyp Reskontraserie Fakturanummer Fakturadatum Förfallodatum Verifikationsnummer Verifikationsserie Bokföringsdatum Belopp Kundreskontra Kvittens på skapad fil till betalinstitut Utbetalningsbekräftelser Återrapporteringar av utförda utbetalningar Bokföring av utförda utbetalningar Justeringar (krediteringar, makuleringar, omföringar, anstånd) Manuella fakturor och kassakvitton Vid inaktualitet Vid inaktualitet Tas fram vid behov.
Sida 11 (36) Medgivandeblankett autogiro Utskriftsfil för fakturor Kopior av utgående fakturor När autogirot upphör att gälla, dvs. när avanmälan görs av kund eller kunden avlider Vid inaktualitet När autogirot upphör att gälla, dvs. när avanmälan görs av kund eller kunden avlider Vid inaktualitet Under förutsättning att originalinformationen sparas i kund- eller ekonomisystem Pengar ut Med Pengar ut menas de flöden som genererar kostnader för myndigheter i staden. Uppgifter som hanteras i personal- och lönesystem ingår inte i denna framställan, utan omfattas av det generella gallringsbeslutet SSA 2011:09. För handlingar som rör anläggningar och fastigheter, se separat process/avsnitt. Myndigheter som tillämpar bestämmelser i bokföringslagen, men där informationen behövs för tillämpning av preskriptionslagen, föreslås tillämpa frist B. * Avser år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutas ** Avser år efter utgången av det räkenskapsår under vilken de har mottagits Handlingstyp Avstämningslistor/ underlag Frist B Lagen om kommunal redovisning Vid inaktualitet Fakturahanteringssystem Fellistor Exempel på handlingar/ uppgifter Sammanställningar som upprättas i samband med bokföring och utbetalningar Uppgifter om hantering av skannade filer, kontering och attestering Avser bokföringsverifikationer Frist A Bokförings lagen Vid inaktualitet Kommentar Integrering mellan fakturahanteringsoch ekonomisystem Information om överföring och mottagning 1 år 1 år
Sida 12 (36) Korrespondens rörande leverantörsfakturor Leverantörsfakturor, elektroniska och digitaliserade Leverantörsfakturor, inkomna på papper Leverantörsregister Organisationsnummer Företagskod Kundnummer Kundnamn Leverantörsreskontra Underlag för utbetalningar Leverantörsnamn Kundnummer Reskontratyp Reskontraserie Fakturanummer Fakturadatum Förfallodatum Verifikationsnummer Verifikationsserie Bokföringsdatum Belopp Kvittens på skapad fil till betalinstitut Utbetalningsbekräftelser Återrapporteringar av utförda betalningar Bokföring av utförda betalningar Justeringar (krediteringar, makuleringar, omföringar, anstånd) Attesterade lönefiler Körjournaler Kundrabatter Återbetalningar Överföringsuppdrag Vid inaktualitet Vid inaktualitet 4 år* Enligt 7 kap. 6 BFL 4 år** Efter beslut från Skatteverket enligt KRL 2 kap. 13 Under förutsättning att de digitaliseras och lagras digitalt.
Sida 13 (36) Utbetalningsjournaler Sammanställning av genomförda utbetalningar Skatteredovisning Med Skatteredovisning menas de flöden som hanterar redovisning samt ansökningar till Skatteverket, exempelvis ansökan om frivillig skattskyldighet. Genom lagändring i mervärdesskattelagen gäller från den 1 januari 2014 beslut från Skatteverket om frivillig skattskyldighet enbart vid uppförandeskedet, dvs. innan uthyrningen påbörjats. Stadsdelningskontoret sköter förvaltningarnas skatteredovisning, med undantag av fastighetsdeklarationer som sköts av Fastighetskontoret och Exploateringskontoret. Bolagen och stiftelserna sköter sin egen skatteredovisning. För de av stadens myndigheter som hanterar uthyrning och överlåtelser av fastigheter behövs arkiveringsregler för sådana handlingar som kan bli föremål för granskning enligt mervärdesskattelagen och skatteförfarandelagen. Med hänvisning till gällande lagstiftning föreslår denna utredning att ansökningshandlingar till Skatteverket samt beslut gällande frivillig skattskyldighet arkiveras i minst 17 år. Även handlingar som påvisar när ett hyresförhållande inletts som omfattas av frivillig skattskyldighet föreslås gallras efter 17 år. Detta, tillsammans med den räkenskapsinformation som föreslås till bevarande för forskningens behov, torde vara tillräckligt för att kunna styrka/bevisa att en kostnad förelegat. Uppgifter om ekonomisk ställning och tillgångar redovisas i bokslut och årsberättelser och därför föreslås inget särskilt bevarande ske av information från skatteredovisningen. Bevarande och gallring av fastighetsjuridiska dokument, exempelvis uppdragsspecifikationer till byggbolag som utfört arbetet, ritningar och fastighetsbevis regleras i Stadsarkivets generella gallringsbeslut, SSA 2015:10. Myndigheter som tillämpar bestämmelser i bokföringslagen, men där informationen behövs för tillämpning av preskriptionslagen, föreslås tillämpa frist B. * Avser år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades Handlingstyp Ansökningar och beslut om frivillig skattskyldighet Exempel på handlingar/ uppgifter Inklusive underlag som styrker att kostnad förelegat Frist A Bokförings lagen 17 år, se kommentar Frist B Lagen om kommunal redovisning 17 år, se kommentar Kommentar Gäller i uppförandeskedet efter lagändring från 2014. Gallringsfristen räknas efter beslut från Skatteverket.
Sida 14 (36) Handlingar som utvisar när man påbörjar uthyrning av lokal som omfattas av frivillig skattskyldighet Ansökningar och beslut om jämkning av moms Ansökningar och beslut, omprövning av arbetsgivaravgifter Fastighetsdeklarationer Handling som styrker avdragsrätt avseende ingående moms vid fastighetsköp och försäljning Kontoutdrag Skatteverket T.ex. Hyreskontrakt Faktura (hyresavi eller motsvarande) som utfärdats senast sex månader från den första dagen som hyresperioden i fakturan avser Kopior (analoga eller digitala) av inlämnade deklarationer 17 år, se kommentar 17 år, se kommentar med avtalet Vid inaktualitet med avtalet Vid inaktualitet Gäller när det inte finns beslut från Skatteverket, lagändering från 2014. Gallringsfristen räknas från första hyresdebiteringen. Kopior. Original hos Skatteverket. Momsrapporter/ momsdeklarationer 17 år 17 år Skattedeklarationer, moms och arbetsgivaravgift Skattedeklarationer, slutlig skatt Ansökan och beslut om skattekompensation Kopior (analoga eller digitala) av inlämnade deklarationer Kopior (analoga eller digitala) av inlämnade deklarationer
Sida 15 (36) Löpande redovisning Med Löpande redovisning menas de informationsmängder som uppkommer hos förvaltningar, bolag och stiftelser i samband med avstämning, kontroll och rapportering. Stadsledningskontoret har arkiveringsansvar för förvaltningarnas och bolagens/stiftelsernas uppgifter i nuvarande systemverktyget Cognos, se Stadsarkivets beslut 2010:04. Av den anledningen föreslås inget bevarande av koncernrapporteringen hos förvaltningar och bolag/stiftelser. Myndigheterna föreslås dock bevara sådana uppgifter ur grund- och huvudbok som behövs för att tillgodose de långsiktiga informationsbehoven. Myndigheter som tillämpar bestämmelser i bokföringslagen, men där informationen behövs för tillämpning av preskriptionslagen, föreslås tillämpa frist B. * Avser år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades Handlingstyp Avstämningslistor/ underlag Grundboksposter Huvudboksposter Exempel på handlingar/ uppgifter Månadsvisa rutinkontroller vid genomgång av redovisningen Organisationsnummer Företagskod Verifikationsdatum Verifikationsnummer Verifikationsrad Verifikationstyp Kontonummer Verifikationstext Belopp Kund- /Leverantörsnummer Bokföringsdatum Verifikationsserie Verifikationsnummer Belopp Fri text Ansvar Fastighet Verksamhet Projekt År Årets ingående balanser Årets utgående balanser Årets utfall Frist A Bokförings lagen Vid inaktualitet Frist B Lagen om kommunal redovisning Vid inaktualitet Kommentar
Sida 16 (36) Koncernredovisning Med bilagor Årlig version ingår i bokslutet. Gällande Ingår i bokslutet. ekonomimodell (kontoplan och konteringsdimensioner) Beskrivningar av automatkonteringar Låneförteckningar, äldre lån Lånereskontra, äldre lån Plus- och bankgirolistor Räntefakturor Projektregisterinformation Verifikationsrapporter, löpande redovisning 7 år 10 år För bolagen är detta handlingar som fasas ut. Sedan 2006 sköts lånehanteringen av staden. 7 år 10 år För bolagen är detta handlingar som fasas ut. Sedan 2006 sköts lånehanteringen av staden. Kontoutdrag från bank 10 år* 10 år* Sparas i 10 år för att kunna visa transaktioner i händelse av inkassokrav från leverantör. Uppgifter om avslutade projekt Fakturor där myndigheten fakturerar kunden dröjsmålsränta på en försenad betalning. Avräkningslistor vid inläsning från interna och externa försystem, t.ex. Rättad avräkningslista Ej korrigerade verifikat Bokföringsorder Skapas vid huvudboksrelaterade händelser (i ekonomisystem). Verifikationsrapporter vid periodavslut/årsavslut Verifikationsspecifikationer, t.ex. Bokföringsorder Reverseringar i leverantörs - eller kundreskontran Periodisk automatkontering Överföring av ingående balans
Sida 17 (36) Systemförvaltning Med Systemförvaltning menas de informationsmängder som uppkommer i hanteringen av de system som används för bokföringsprocessen. Arkivering sker dels med hänvisning till 2 kap 7 KRL och 5 kap. 11 BFL, dels med hänvisning till arkivlagens krav på bevarande av uppgifter som behövs för att förstå andra handlingar, till exempel grund- och huvudboksuppgifter. Myndigheter som tillämpar bestämmelser i bokföringslagen, men där informationen behövs för tillämpning av preskriptionslagen, föreslås tillämpa frist B. * Avser år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades Handlingstyp Behandlingshistorik och systemdokumentation Exempel på handlingar/ uppgifter Nödvändig dokumentation för att förstå de enskilda posternas behandling och överblicka bokföringskedjan/system Beskrivningar Samlingsplan Redovisningsplan Frist A Bokförings lagen Frist B Lagen om kommunal redovisning Kommentar/ Avstämning mot Agresso beslutet Behörighetsuppgifter Systemloggar Systemloggar Beställningar och annan hantering av behörigheter till system Förändringar i systemet såsom: Förändrad kontoplan, andra begrepp och relationer Kund- och leverantörsuppgifter Användar- och behörighetsuppgifter Projektuppgifter Anläggningsregister In- och utloggningshistorik 7 år*, se kommentar 10 år*, se kommentar 1 år 1 år Gallringsfristen gäller efter att behörigheten upphört gälla.
Sida 18 (36) Ekonomistyrning Med ekonomistyrning menas de flöden och informationsmängder som uppkommer vid förvaltningens/bolagets/stiftelsens strategiska planering och uppföljning av ekonomin. Merparten föreslås till bevarande. Myndigheter som tillämpar bestämmelser i bokföringslagen, men där informationen behövs för tillämpning av preskriptionslagen, föreslås tillämpa frist B. * Avser år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades Handlingstyp Attest- och utanordningsbehörigheter Bokslut Balansräkning och resultaträkning Exempel på handlingar/ uppgifter Frist A Bokförings lagen Avser beslut om attest Helårsbokslut med bilagor Tertialbokslut med bilagor, enligt lagkrav Tertialbokslut med bilagor, ej enligt lagkrav Frist B Lagen om kommunal redovisning 7 år 10 år Som ingår i bokslutet Månadsvisa sammanställningar 1 år 1 år Resultatrapporter Som ingår i bokslutet Kommentar Budget Helårsbudget med bilagor Treårsplan Med bilagor Underlag till treårsplan, budget och delårsrapporter Internkontrollplan med uppföljning Underlag från avdelningar/enheter som ligger till grund för samlad rapport 3 år 3 år Årsredovisningar Tryckt eller digital version om tryckt version inte upprättas.
Sida 19 (36) Anläggningar och fastigheter För de av stadens myndigheter som hanterar uthyrning och överlåtelser av fastigheter behövs arkiveringsregler för sådana handlingar som kan bli föremål för granskning enligt mervärdesskattelagen och skattebetalningslagen. Bestämmelser i skattebetalningsförordningen (2011:1261) 9 kap. 1 andra stycket innebär att handlingar behöver bevaras under sju år efter utgången av det kalenderår då korrigeringstiden löpte ut. Detta för att staden ska kunna fullgöra sina skyldigheter att jämka enligt 8 a kap. mervärdesskattelagen (1994:200). Se även process Skatteredovisning. * Avser år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades ** Avser år efter utgången av det räkenskapsår under vilken de har mottagits Handlingstyp Anläggningsregister Exempel på handlingar/ uppgifter Frist A Bokförings lagen, se kommentar Frist B Lagen om kommunal redovisning, se kommentar Kommentar Avser anläggningsregister av ekonomisk art. Anläggningsspecifikation Värdejustering av anläggningar (bekräftelse) Avskrivningar, avskrivningsbekräftelse Leverantörsfakturor, elektroniska och digitaliserade Skapas vid aktivering av anläggning Inträffar vid t.ex. försäljning, utrangering, värdeöverföring, nedskrivning och uppskrivning Vid avskrivning av fastigheter Uppdateras kontinuerligt. Årlig version ingår i bokslutet. Ingår i bokslutet. 17 år*, se kommentar 17 år*, se kommentar 10 år* 10 år* 17 år* 17 år* Efter att objektet upphört att vara aktuellt för staden (t.ex. har sålts eller utrangerats). Leverantörsfakturor, inkomna på papper 4 år* Enligt 7 kap. 6 BFL 4 år** Efter beslut från Skatteverket enligt KRL 2 kap. 13 Under förutsättning att de digitaliseras och lagras digitalt.
Sida 20 (36) Verifikationsrapporter, avräkningslistor vid inläsning från interna och externa försystem Inventarieförteckningar Fellistor Rättade avräkningslistor Ej korrigerade verifikat Bokföringsordrar Aktivering och värdejustering av anläggningar Avskrivningar av anläggningar 10 år* 10 år*, se kommentar, se kommentar Uppdateras kontinuerligt. Årlig version ingår i bokslutet
Sida 21 (36) Bilaga 2 Sammanställning av remissvar myndigheter Bolag/stiftelser Mässfastigheter i Stockholm AB Stockholms Stadshus AB (vidarebefordrar även till vissa dotterbolag inom koncernen) Remissvar Se Stockholms Stadshus AB. Sammanfattning Den presenterade utredningen synes vara en gedigen genomgång av rättsläget och förutsättningarna för en god och ändamålsenlig hantering av räkenskapsinformation. Koncernledningen finner att flera av de föreslagna ändringarna skulle underlätta dokument- och arkivhanteringen för bolagen, exempelvis att gallringsfristen för inkassoärenden sänks från tre år till sex månader efter skuldens slutreglering. Ärendet Stadsarkivet har remitterat Utredning om bevarande och gallring av räkenskapsinformation i Stockholms stad till bland annat Stockholms Stadshus AB, som i sin tur remitterat vidare till dotterbolagen AB Familjebostäder, Stockholm Vatten Holding AB, Stockholms Hamn AB, Stockholm Stads Parkerings AB, S:t Erik Markutveckling AB och intressebolaget Mässfastigheter i Stockholm AB. Endast S:t Erik Markutveckling AB och AB Familjebostäder har svarat på remissen. Nedan följer en redovisning av bolagens remissvar i huvudsak. Remissvaren i sin helhet återfinns i bilagorna. Underremiss AB Familjebostäders remissvar har i huvudsak följande lydelse: Familjebostäder har inte några synpunkter utöver att bolaget välkomnar ett gemensamt system- och medieoberoende bevarandeoch gallringsbeslut för stadens förvaltningar, bolag och stiftelser och ser det som positivt att detta nya beslut även kommer att omfatta ekonomiinformation rörande anläggningar och fastigheter (bilaga 1).
Sida 22 (36) S:t Erik Markutveckling AB:s remissvar har i huvudsak följande lydelse: Bolaget anser den utredning som genomförts tydliggör gallringsfrister mm för bolagets räkenskapsinformation. Följande punkter önskar bolaget dock förtydliga/påtala med anledning av bolagets specifika verksamhet. Vad avser åldersgräns på 17 år för gallring av fakturor som avser anläggningar och fastigheter kommer bolaget (med dotterbolag), inte kunna göra någon praktisk uppdelning av sådana fakturor och andra leverantörsfakturor. Detta är inte heller önskvärt ur andra legala aspekter, bl.a. utifrån att räkenskapsinformationen ska ordnas systematiskt. Vad avser gallring av dokumentation för kostnader för ny-, till- och ombyggnad föreslås att gallring får ske 17 år efter att fastigheten sålts/utrangerats. Denna tidsfrist gäller bl.a. med anledning av skatteskäl. I praktiken innebär detta, för många fastigheter (bolag), att ingen gallring kommer ske för räkenskapsinformation för de anläggningar och fastigheter som kommer att bevaras. Rimligen borde gallring kunna ske 17 år efter att kostnaden för ny-, till och ombyggnad uppstod. Vad gäller viss information, exempelvis momsredovisning mm, lämnas sådan i ökad utsträckning elektroniskt hos mottagande myndighet, exempelvis Skatteverket, där informationen också med enkelhet kan sökas fram. Med anledning därav kommer sannolikt dokumentation i form av papperskopior minska allt mer (bilaga 2). Koncernledningens synpunkter Den presenterade utredningen synes vara en gedigen genomgång av rättsläget och förutsättningarna för en god och ändamålsenlig hantering av räkenskapsinformation. Stockholms Stadshus AB har granskat remissen utifrån ett bolagsspecifikt perspektiv.
Sida 23 (36) Stockholms stad avser att vara i framkant vad gäller digitalisering och bolagen har genom åren genomfört ett omfattande förändringsarbete för att digitalisera sina ekonomiprocesser. Av remissen framgår att Stadsarkivet avser att kräva en viss återgång till pappershantering för information som idag hanteras digitalt. Här måste ändamålsenligheten prövas grundligt eftersom det går i motsatt riktning vad avser stadens och samhällets i övrigt digitaliseringssträvan. Den framförda gallringsregeln kommer sannolikt även innebära att man inte kommer kunna gallra några fakturor eftersom alla leverantörsfakturor förvaras systematiskt i verifikationsnummerordning. När det gäller hantering av fakturor som avser ny-, om- och tillbyggnad framgår lagstiftningens krav på arkivering i remissens stycke Lagstiftning som rör fastigheter (sid 5). Det är för koncernledningen oklart varför Stadsarkivet förslår att gallringsfristen 17 år ska utgå från när ett objekt säljs eller utrangeras, och inte från korrigeringstidens utgång. I praktiken innebär detta, för många fastigheter (bolag), att ingen gallring kommer ske för räkenskapsinformation för de anläggningar och fastigheter som kvarstår i stadens ägo. Vad avser ansökan och beslut om frivillig skattskyldighet krävs det efter en ändring i mervärdesskattelagen sedan den 1 januari 2014 inte längre något formellt beslut från Skatteverket om frivillig skattskyldighet i andra fall än under ett uppförandeskede. Med anledning av detta berör den föreslagna gallringsfristen i praktiken enbart vissa objekt. I de flesta fallen uppstår istället den frivilliga skattskyldigheten om hyresvärd och hyresgäst är överens (i exempelvis ett lokalkontrakt), och en faktura (hyresavi eller motsvarande) har utfärdats senast sex månader från den första dagen som hyresperioden i fakturan avser. Med anledning av detta synes inte gallringsfrist om 17 år vara relevant, alternativt att förtydligande/komplettering behöver göras. Stockholms Stadshus AB ser fram emot ett
Sida 24 (36) Stiftelsen Hotellhem i Stockholm (SHIS) Fackförvaltningar Exploateringskontoret Fastighetskontoret reviderat förslag som inte i onödan försvårar och byråkratiserar de fastighetsägande bolagens ekonomi- och arkivadministration. Inget svar. Remissvar Exploateringskontoret har inga kommentarer om utredningen rörande gallring av räkenskapsinformation. Se även Trafikkontoret. Fastighetskontoret finner förslaget väl genomarbetat och instämmer i de föreslagna fristerna för gallring och bevarande. Förutom fristen för beställningar om dessa är att likställa med avtal, se punkt två nedan. Strukturen i utredningen är mycket bra och tydlig. Vi finner det tilltalande att man börjar med en mer övergripande handlingstyp och därefter ger exempel på handlingar/uppgifter på samma sätt som man har gjort i beslut om bevarande och gallring av information i bygg- och anläggningsprojekt. Det är även värdefullt att det är ett gemensamt beslut för förvaltningar, bolag och stiftelser, som eftersträvar att vara systemoberoende. Frågor och synpunkter på utredningen I bilaga 1 saknar vi arkivmyndighetens beslut 2006:38 som innehåller en del räkenskapsinformation. Under rubriken Pengar in finns handlingstypen faktureringsunderlag, ex beställningar. Denna handlingstyp saknas under rubriken Pengar ut. På fastighetskontoret har vi en handlingstyp som heter Beställning vid köp av varor eller tjänster. Detta är en beställning och ett beslut som skrivs under enligt kontorets delegationsordning och som sedan utgör ett underlag till faktura. När båda parter skriver under en beställning, exempelvis vid en direktupphandling, är beställningen att betrakta som ett avtal och ska därmed behandlas enligt de regler som gäller för avtal. Fastighetskontoret anser att denna handlingstyp bör finnas med under rubriken Pengar ut och att gallringsfristen då bör vara en annan än den som har getts som förslag för
Sida 25 (36) handlingstypen Faktureringsunderlag, manuell fakturering. Enligt arkivmyndighetens beslut 2006:38 ska justering av reskontra (i samband med hyresgästrelationer, uthyrning, förvaltning och underhåll): kreditering/makulering, omföring eller anstånd gallras tio år efter räkenskapsårets utgång. Är det en handlingstyp som ersätts av det nya bevarande- och gallringsbeslutet? Om inte bör i så fall ett tillägg för den handlingstypen göras i det nya beslutet under rubriken Pengar in för handlingstypen Kundreskontra. För handlingstypen Leverantörsfakturor, inkomna på papper bör det förtydligas att om de lagras digitalt ska det vara en lagring som uppfyller de krav som ställs på bevarande av digital information och i kommentaren om digitalisering och digital lagring bör det vara en hänvisning till stadens generella gallringsbeslut 2007:12, gallring av handlingar av tillfällig och ringa betydelse och det avsnitt som handlar om villkor för tillämpning för ersättningsskanning. Under rubriken Skatteredovisning finns handlingstypen Ansökningar och beslut om frivillig skatteskyldighet. Vi anser att den handlingstypen bör förtydligas. Vad avser det för typ av ansökningar och för skattskyldighet? Är det moms för lokaler (frivillig skattskyldighet för moms vid uthyrning av lokaler)? I arkivmyndighetens beslut 2006:38 finns handlingstypen Ansökan och beslut om skattekompensation för fjärrvärme och el med gallringsfristen tio år efter räkenskapsårets utgång. Det är en ärendetyp som finns med i fastighetskontorets delegationsordning. Är det en handlingstyp som täcks in av det nya gallringsbeslutet? Om inte bör en mer övergripande handlingstyp finnas med i bevarande och gallringsbeslutet för den handlingstyp som rör ansökan och beslut om skattekompensation. Fastighetskontoret önskar ett förtydligande kring handlingstypen
Sida 26 (36) Idrottsförvaltningen Handling som styrker avdragsrätt avseende ingående moms vid fastighetsköp och försäljning samt att det i kommentarrutan även står något om tillämpningen (som är något oklar för oss) och stadsledningskontorets redovisnings-ansvar. Fastighetskontoret önskar även några konkreta exempel på avdragsrätt, som t.ex. avdragsrätt vid reavinst och avdragsrätt vid om- och tillbyggnation. Fastighetskontoret tycker att det är bra att utredningens uppställning i stora drag stämmer överens med Stockholms stads gemensamma klassificeringsstruktur. Ett förslag är att man utökar den gemensamma klassificeringsstrukturen och lägger till områdena Hantera systemförvaltning, Ekonomistyrning och Anläggningar & fastigheter samt att man i utredningen ser till att rubrikerna i ändå högre grad stämmer överens med den gemensamma klassificeringsstrukturen. Angående gallring av leverantörsfakturor inkomna på papper saknas förtydligande om hur det ska gå till när pappersfakturan skannas av förvaltningen till skanningsleverantören för vidare hantering i ekonomisystemet. Vilka gallringsregler gäller för denna hantering? Gallring avseende verksamhetssystem med ekonomidata saknas. Ett förtydligande om förvaltningen ska lägga till gallringstider avseende de olika handlingarna för verksamhetssystemen bör läggas till. Det bör även framgå att handlingar av ekonomisk karaktär som rekvisitioner och fakturaunderlag kan röra verksamhetssystemen och att gallringstiden ska gälla. Detta är särskilt viktigt när försäljningsinformation saknas i ekonomisystemet, vilket är fallet när endast aggregerande dagssaldon förs över till ekonomisystemet. Kyrkogårdsförvaltningen Därutöver har förvaltningen inga synpunkter. Inget svar.
Sida 27 (36) Serviceförvaltningen Stadsarkivet Stadsledningskontoret Serviceförvaltningen stödjer förslaget om en enhetlig och tydlig hantering av stadens räkenskapsinformation. Serviceförvaltningen hanterar ekonomiunderlag och löneunderlag för stadens stadsdelsförvaltningar och fackförvaltningar och får i det sammanhanget många frågor om gallring och arkivering av detta material. Här erfars att det finns viss oklarhet inom staden gällande hur dessa frågor ska hanteras. Mot bakgrund av detta är det givetvis positivt att stadsgemensamma riktlinjer nu har tagits fram för att säkerställa enhetlig och korrekt hantering på området inom hela organisationen. Förvaltningen stödjer förslaget till nytt bevarande- och gallringsbeslut av räkenskapsinformation för staden. Förvaltningens uppfattning är att det nya beslutet leder till en effektivare och enklare hantering av räkenskapshandlingar då det blir ett systemoberoende och gemensamt beslut för alla stadens förvaltningar, bolag och stiftelser. Det är också positivt att det nya beslutet är anpassat efter de nya lagar och regler som tillkommit sedan de tidigare besluten. Bland annat kan Skatteverkets nya beslut om kortare gallringsfrist för förvaltningarnas skannade pappersfakturor leda till ekonomiska besparingar för staden. Utredningen ger i övrigt en samlad och tydlig bild över hur stadens olika handlingstyper av räkenskapsinformation ska hanteras. Stadsledningskontoret anser att initiativet är lovvärt och har endast en sak att anföra: eftersom beslutet föreslås gälla retroaktivt vore det önskvärt om man kunde förtydliga frågan om historiskt räkenskapsmaterial. Idag finns många kopior (t.ex. i form av pappersutskrifter) på stadens förvaltningar av handlingar och information som helt eller delvis har levererats in från centralt håll till stadsarkivet (digitalt eller på mikrofiche). Mängderna av detta material (t.ex. packade fördelningsböcker ) kan ibland vara ganska betydande och varje gång man som arkivarie förbereder ett arkivbestånd för leverans till stadsarkivet ställs man inför frågan om handlingarna behöver bevaras/levereras eller inte. En upplysning om vad som redan har levererats till Stadsarkivet, och vad detta konkret innebär för stadens verksamheter i form av krav på bevarande och gallring av
Sida 28 (36) deras egna ekonomihandlingar, bör kommuniceras ut till stadens verksamheter och det kan med fördel göras i detta gallringsbeslut. Frågan har gjort sig påmind vid många tillfällen tidigare och det känns angeläget att den tas omhand. En parallell finns med löne- och personalrelaterad information. På detta sätt skulle man verka för en större kostnadseffektivitet i stadens arkivhantering, genom att dubbelarkiveringen minimeras, med den skillnaden att det här inte rör sig om identisk information på två ställen, utan på många. Genom att inkludera även detta perspektiv i utredningen skulle man från Stadsarkivets sida i ännu högre grad uppnå en enhetlig och tydlig hantering av stadens räkenskapsinformation.
Sida 29 (36) Trafikkontoret Utbildningsförvaltningen Annelie och jag undrar om utredningen avser förvaltningarna. Som vi tolkar det avses stiftelser och bolag. Från avsnittet De föreslagna gallringsfristerna på sid 9 nämns bara bokföringslagen, BFL. I tabellerna har BFL och Lagen om kommunal redovisning (KRL) varsin kolumn. Det beror på, som det står på sid 2, att bolag och stiftelser själv får välja om de vill tillämpa BFL eller KRL. Vi har inga synpunkter med undantag för att det bör tydligare framgå vilken organisationsform som avses. Jag själv har bara en kommentar som rör handlingstyp Anläggningsregister. På trafikkontoret har vi flera register som kallas just anläggningsregister men det är endast det som finns i Agresso som är ett ekonomiskt anläggningsregister, dvs. som hanterar avskrivningar etc. Vissa anläggningsregister är istället tekniska register som beskriver hur anläggningen ser ut och vilka komponenter som ingår i anläggningen. Tycker att det ska förtydligas i gallringsförslaget att det är anläggningsregister av ekonomisk art som avses. Ärendet I utredningen föreslås en likartad hantering av räkenskapsinformation för både bolagen och förvaltningarna. Detta måste anses som positivt. Det förslaget torde ge bättre förutsättningar att arbeta utifrån ett helhetsperspektiv. Informationsvärdering Tillämpningsbeslut och rutinbeskrivningar för den egna verksamheten avhandlas inte i utredningen. Det måste konkretiseras av den egna förvaltningen. Slutsats Gallringsfristerna för de kommunala förvaltningarna följer lagen om kommunal redovisning, I utredningen beskrivet som Frist B (lagen om kommunal redovisning) Merparten av utredningen och förslagen i denna baseras på nuvarande lagstiftning (lagen om kommunal redovisning). Utredningen reglerar inte den förvaltningens lokala rutiner och tillämpningar av lagstiftningen. ---------------------------------------------------------
Sida 30 (36) Äldreförvaltningen Stadsdelsförvaltningar Vi har även en synpunkt som rör sidan 13; På sidan 10 undrar vi lite över "attesterade lönefiler", det här förslaget skulle ju inte ta upp uppgifter från personal- och lönesystem. Vi gallrar attesterade lönelistor efter 2 år enligt gallringsbeslut 2011:9, men det menas kanske något annat här? Äldreförvaltningen är positiv till förslaget om ett nytt gallringsbeslut som ska vara gemensamt för alla förvaltningar, bolag och stiftelser. Detta bör leda till en enhetlig och mer effektiv hantering av dessa handlingar. Förslaget jämte införandet av E-arkiv Stockholm gör att mängden handlingar som ska bevaras, kan hanteras på längre sikt och mer hållbart över tid, sett ur ett ekonomiskt perspektiv. Om utredningens förslag träder i kraft, bör stadsövergripande informations- och utbildningsinsatser genomföras för berörda medarbetare i stadens förvaltningar, bolag och stiftelser. Remissvar Hägersten/Liljeholmen Utredningen sid 2, Utredningen eftersträvar att beslutet ska vara systemoberoende och handlingar kan finnas på olika medier. Vi undrar över digitala underlag i Paraplysystemet som skickas till Agresso för utskick av fakturor till exempel. Gallring av leverantörsfakturor inkomna på papper, sid 8 Vi föreslår ett förtydligande på sidan 8, tredje stycket, att även skriva inkomna på papper efter skanning, på båda ställena, så att det inte går att misstolka. det vill säga att sista meningen blir Skatteverket har i augusti 2015 beviljat förvaltningar inom Stockholms stad tillstånd att gallra leverantörsfakturor inkomna på papper efter skanning från och med ( ). Medgivandeblankett autogiro, sid 11 Vi ser positivt på att förslaget omfattar fler handlingstyper och förtydligande för handlingar inom området för räkenskapsinformation. Vi vill se fler exempel såsom inkassoärenden med flera. Ekonomistyrning På sidan 19 behövs ett förtydligande över vad som är lagkrav och inte. Som det står nu är det inte helt enkelt att förstå vilka handlingar som
Sida 31 (36) ingår enligt lagkrav eller ej enligt lagkrav, se nedanstående bild. Vi vill att utredningen specificerar vilka bilagor som avses. Rinkeby/Kista Södermalm Beslutet föreslås gälla retroaktivt Beslutet föreslås gälla retroaktivt. Vi vill att den uppgiften förtydligas. Ska det gälla alla handlingar oberoende av medier sedan stadsdelsreformen 1997 eller är det tänkte en annan tidsgräns? I så fall behöver det framkomma i förslaget. Begreppet retroaktivt behöver specificeras, till exempel att det tidigast gäller Edit/Emil gallringsbeslut 1997:7 och dess handlingar. Är det samma retroaktiva tidsgränser för räkenskapsinformation på papper som för digitalt. Inget svar. Södermalms stadsdelsförvaltning har granskat förslaget till ett gemensamt beslut för bevarande och gallring av räkenskapshandlingar i Stockholms stad. Förvaltningen har inga invändningar mot det förslag som redovisas i det remitterade materialet. Några synpunkter redovisas nedan. Förvaltningen anser att det är positivt med ett samlat beslut för bevarande och gallring av räkenskapshandlingar. Likaså att beslutet utgår från verksamhetens processer och att det är systemoberoende. Några synpunkter: På sidan 2 står att beslutet ska gälla retroaktivt, vanligen brukar, i vart fall Riksarkivet, ange ett datum för hur långt tillbaka ett gallringsbeslut får tillämpas. Som det föreslås nu finns ingen tidsgräns för hur lång tillbaka i tiden det kan tillämpas. På några ställen i förslaget anges att det kan finnas behov av lokala tillämpningsbeslut och separata rutinbeskrivningar; för att inte skapa osäkerhet eller utrymme för gallring utan att tillämpningsbeslut finns kan det vara bra att konkretisera mer tydligt när sådana beslut och/eller rutiner kan vara aktuella. Förslaget avser att vara systemneutralt men på ett par ställen nämns systemet Cognos. Det kanske är nödvändigt men gör att beslutet kommer att behöva uppdateras när staden eventuellt byter system.