LATHUND PROJECT 2000 SV/EN RXK Läromedel AB, Riddarplatsen 36 Plan 7 177 30 Järfälla Tel: 08-580 886 00, Fax: 08-580 259 40 www.rxk.se, e-post: info@rxk.se
Detta material är författat av RXK Läromedel. Mångfaldigande av någon del av eller hela innehållet i denna Lathund är enligt lagen om upphovsrätt av 1960-12-30 förbjudet utan skriftligt medgivande från RXK Läromedel. Förbudet gäller alla former av mångfaldigande såsom kopiering, tryckning, överföring till datamedia, bandinspelning etc. ISBN 91-7287-088-5, Artikeknummer qrxk3046 Copyright RXK Läromedel 2000-10-10 Detta material är tryckt på miljövänligt papper.
Hitta enkelt i Lathunden SÖKRUBRIKER Sökrubriker är de rubriker Du söker på när Du använder den alfabetiskt ordnade innehållsförteckningen. TIPS Tipsen beskriver ett snabbt sätt att lösa problem på och är tänkt för vana användare. INSTRUKTIONER Gör så här instruktionerna visar hur Du snabbt löser problem steg för steg. Lathund Project 2002 Centrera text LEDBOKSTÄVER Ledbokstäver visar sökrubrikens första bokstav. Gör så här 1 Markera texten 2 Klicka på Centrera Tips! Kortkommandot för att centrera är + e Datum Automatiskt i dokumentet C-D Varje gång filen skrivs ut uppdateras datumet automatiskt. Gör så här 1 Välj Infoga-menyn 2 Välj Datum och tid... BILDER Bilderna visar det Du ser på din skärm. Detta gör att instrukrtionerna blir lättare att följa Markera den typ och språk som önskas 3 Klicka på OK RXK Läromedel 2002
Innehållsförteckning Datum...4 Centrera text...4 Aktivitetsinmatning... 11 Skapa ett nytt Projekt och infoga aktiviteter... 11 Aktivitetsinformation... 13 Återkommande aktiviteter... 13 Länka aktiviteter... 14 Länktyper... 15 Ändra länktyp... 16 Ledtid och fördröjning... 17 Villkor... 17 Ändra villkor... 18 Ta bort aktiviteter... 19 Sortera aktiviteterna... 19 Tilldela kostnader till aktivitet... 19 Tilldela en fast resurskostnad till en aktivitet... 20 Tilldela en kostnad till en resurs... 20 Styra hur kostnader påförs... 20 Visa kostnad per aktivitet... 21 Granska aktivitetsvillkor... 22 Allmänt...22 Dialogrutan Välkommen till Microsoft Project... 22 Inaktivera Välkommen... 23 Återaktivera Välkommen... 23 Anteckningar...23 Anteckningar om resurs, aktivitet eller uppgift... 24 Avsluta Project...24 Bilder...25 Infoga länkat bildobjekt från fil... 25 Infoga bildojekt från fil... 25 Datumformat...26 Deadline...27 Sätta deadline för aktivitet... 27 Dela aktiviteter...27 Disposition...28 Disposition i flera nivåer... 28 Milstolpe... 28 5
Sänka och höja aktiviter en nivå... 29 Sänka en nivå... 29 Höja en nivå... 29 Dölja/visa nivåer i dispositioner... 30 Dölja undernivåer... 30 Visa undernivåer... 30 Egenskaper...30 Infoga uppgifter som standard i Egenskaper... 30 Enheter...31 Exportera...32 Exportera data för ett Projekt till HTML... 32 Exportera information till Excel/Access... 32 Filter...33 Visa filtrerat... 33 Lägga till ytterligare filter... 34 Ta bort filter... 34 Gantt-schema...35 Visa Gantt-schema... 35 Hjälp...36 Hjälp om Microsoft Project... 36 Innehåll och index... 36 Förklaring... 36 Komma igång... 36 Office på Webben... 36 Om Microsoft Project... 37 Insatsberoende schema...37 Inställningar...38 Anpassa Project... 38 Kalendrar...38 Baskalender... 39 Ändra standard Projekt kalendern... 39 Tilldela kalender till resurser... 39 Resurskalender... 40 Kortkommandon...40 Funktionstangenter... 40 Kommandon efter funktion... 43 Förflyttning i dokument... 45 Förflyttning i markering... 46 Kostnader för aktiviteter och resurser...46 Tilldela en kostnad till en resurs... 47 6
Tilldela en fast resurskostnad till en aktivitet... 47 Styra hur kostnader påförs... 47 Visa kostnad per aktivitet... 48 Kritiska linjen...48 Visa den kritiska linjen... 49 Sortera kritiska aktiviteter efter varaktighet... 49 Ledtid och fördröjning...50 Länkar...51 Skapa en länk... 51 Ta bort en länk... 52 Makron...52 Spela in makro... 52 Spela upp makro... 53 Stoppa makro under uppspelning... 53 Mallar...54 Skapa mallar... 54 Använda mallar... 54 Milstolpar...54 Nyheter...55 Dela aktiviteter... 55 Nya vyer: resurs- och aktivitetsanvändning... 55 Resursanvändning... 55 Aktivitetsanvändning... 55 Symboler i schemat... 56 Insatsberoende schemaläggning... 56 Utökad kapacitet... 56 Resurser... 56 PERT-analys... 56 Kritiska linjer... 56 Nytt Projekt...57 Om Projektstyrning...58 Allmänt om Projektstyrning... 58 Ordlista...58 Öppna ordlista... 58 Originalplan...58 PERT-diagram...59 Visa PERT-diagram... 60 Rita noder... 60 Länka noder... 60 7
Ändra format i PERT-diagram... 60 Ändra typsnitt och teckenstorlek... 60 Färg och storlek på noder... 61 Ändra hur länkarna visas... 61 Arrangera noderna enligt aktivitetssamband... 61 Planeringsguiden...62 Aktivera Planeringsguiden... 62 Inaktivera Planeringsguiden... 62 Projektstatistik...63 Öppna Projektstatistik... 63 Rapporter...64 Välja rapport eller vy till utskrift... 64 Skriva ut vyer... 65 Ändra sidlayout för utskrift... 66 Ange sidhuvud, sidfot och förklaring... 68 Lägg till fältkoder... 70 Resurser...70 Resursinmatning... 70 Resursvyer... 72 Resurstilldelning... 72 Lägga till information om resurser... 73 Ta bort/ersätta tilldelade resurser... 74 Ange när en resurs ska börja arbeta med aktiviteten... 74 Tilldela kalender till resurs... 75 Resurskonflikter...76 Överbeläggning... 76 Utjämning av överbelägningar... 76 Resurspool...78 Dela resurspool... 78 Inaktivera Dela resurspool... 79 Samband...79 Länka aktiviteter... 79 Ta bort länkar mellan aktiviter... 80 Kontrollera eller ändra samband för aktivitet... 80 Ange ledtid eller fördröjning för aktiviteter... 81 Ändra en villkorstyp... 81 Sidbrytning...82 Infoga manuell sidbrytning... 82 Ta bort manuell sidbrytning... 82 Ta bort alla manuell sidbrytningar... 82 8
Kring gå manuell sidbrytning vid utskrift... 82 Justera sidbrytning för nätverksdiagram... 83 Sidhuvud/Sidfot...83 Infoga sidhuvud/sidfot... 83 Skriva ut...84 Skriva ut vyer... 84 Ändra sidlayout för utskrift... 85 Skriva ut rapport... 86 Skriva ut en tidsperiod... 87 Slack...87 Söka efter ledig tid (slack)... 87 Sortera...88 Sortera aktiviteterna... 88 Allmänt om Projektstyrning... 89 Aktivitetsinmatning... 90 Skapa ett nytt Projekt och lägg in aktiviteter... 90 Stavningskontroll...91 Sök och ersätt...91 Söka text... 92 Ersätta text... 92 Tabeller...92 Infoga kolumn i tabell... 92 Tid...93 Ändra tidsskalan... 93 Tilldela kostnader...94 Tilldela kostnader till aktivitet... 94 Tilldela en fast resurskostnad till en aktivitet... 95 Tilldela kostnad till en resurs... 95 Styra hur kostnader påförs... 96 Visa kostnad per aktivitet... 96 Visa den totala kostnaden för en resurs... 97 Tillväxtmetoder...97 Ändra tillväxtmetod för fasta kostnader... 97 Ändra tillvästmetod för kommande fasta kostnader... 97 Ändra resurskostnaders tillväxt... 98 Total tid...99 UnderProjekt...99 Skapa ett underprojekt... 99 Ta bort länk från underprojekt till originalfil... 100 9
Uppföljning...100 Verktygsfältet Uppföljning... 101 Visa Uppföljningsverktygsfältet... 102 Uppföljningsmetod... 102 Uppdatera Projekt... 103 Ange verkliga start- och slutdatum för aktivitet... 104 Ange verklig varaktighet för aktivitet... 104 Ange än aktivitets status i procent... 104 Ange verkliga kostnader manuellt... 105 Visa kombinationsvyer... 106 Varaktighet...106 Ange varaktighet... 107 Total varaktighet... 107 Verktygsfält...107 Aktivera verktygsfält... 107 Inaktivera verktygsfält... 108 Utöka verktygsfältet med flera knappar... 108 Verktygsfälten i Project 2000... 108 Villkor... 113 Ändra villkor... 114 Ta bort aktiviteter... 115 Vyer... 115 Aktivitetsvyer... 115 Resursvyer... 118 Visa vy... 118 Vyfältet... 119 Återuppbyggnad... 119 Ta bort alla tilldelningar i Projektet... 119 Rensa kalendern... 120 Ta bort alla beroenden i Projektet... 121 Ta bort alla tidsbegränsningar i Projektet... 121 Övertid...121 10
A Microsoft Project 2000 Aktivitetsinmatning Ett Projekt byggs upp av dess aktiviteter. En aktivitet ska vara väl avgränsad och ha en början och ett slut. Ett av de viktigaste områdena i Projekt planering utgörs av inmatning och länkning av de aktiviteter som tillsammans utgör Projektet. Project tillåter dig att ha obegränsat antal aktiviteter i ett och samma Projekt. Dessutom kan du koppla ihop Projekt med varandra och på så sätt utöka antalet aktiviteter. Det finns olika sätt att mata in aktiviteter och du kan använda dig av olika vyer. Skapa ett nytt Projekt och infoga aktiviteter Gör så här Om du har inte har något Projekt på skärmen 1 Klicka på Nytt (New) 2 Fyll i nödvändiga uppgifter 3 Klicka på OK Om du har ett tomt Projekt på skärmen 1 Välj Egenskaper (Properties) i Arkiv-menyn (File-menu) 11
A Lathund Project 2000 3 Välj fliken Sammanfattning (Summary) och fyll i följande: Projekt ets namn vid Titel: (Title:) Ditt eget namn vid Författare: (Author:) Företagsnamn vid Företag: (Company) Projekt ledarens namn vid Chef: (Manager) 4 Klicka på OK när du fyllt i informationen 5 Välj Gantt-schema (Gantt-chart) i Vyfältet 6 Klicka i det första aktivitetsfältet: När du klickar i aktivitetsfältet aktiveras skrivfältet. Till vänster visas ett kryss och en bock. Genom att klicka på krysset ångrar du inmatningen redan innan den är bekräftad. Du kan även Använda på tangentbordet. 12
A 8 Fyll i en aktivitet 9 Klicka på bocken för att bekräfta din inmatning Alternativt: Tryck på «Om du vill ångra en bekräftad inmatning klickar du på Ångra (Undo). Om du inte fyller i någon varaktighet får aktiviteten automatiskt en dags varaktighet. 10 Tryck «för att flytta markören till nästa rad 11 Upprepa punkt 8-10 för samtliga aktiviteter 12 Klicka på Spara (Save) 13 Fyll i ett filnamn och välj katalog där filen ska sparas 14 Klicka på OK Aktivitetsinformation Gör så här 1 Välj Gantt-schema (Gantt-chart) i Vyfältet 2 Klicka på Aktivitetsinformation (Taskinformation) 3 Välj den flik du vill titta närmare på 4 Klicka på OK Återkommande aktiviteter Vissa typer av aktiviteter återkommer varje vecka eller varje månad, som t.ex. månadsmöten och utbetalningar. I Project finns en funktion för att föra in sådana aktiviteter. Gör så här 1 Klicka i ett tomt aktivitetsfält 2 Välj Återkommande aktivitet... (Recurring Task... i Infoga-menyn (Insert-menu) 13
A Lathund Project 2000 Start-till-start (SS) 3 Fyll i önskade alternativ och klicka på OK Länka aktiviteter Det snabbaste vore ju om alla aktiviteter i ett Projekt kunde börja samtidigt. Men oftast finns inte resurser till det, och dessutom kan en aktivitet ofta inte påbörjas innan en annan är klar. Det finns med andra ord ett beroende mellan dessa två aktiviteter. Detta beroende kommer att påverka schemaläggningen av den efterföljande aktiviteten. Att tilldela dessa beroenden mellan aktiviteter kallas för att länka samman dem. Det går även att åstadkomma länkningar mellan aktiviteter som inte ligger i följd. Länka aktiviteter Gör så här 1 Markera de aktiviteter som ska länkas 2 Klicka på Länka aktiviteter (Link Tasks) Alternativt: 1 Klicka på den föregående aktiviteten och dra uppåt eller nedåt till den efterföljande aktiviteten den ska länkas till 2 Släpp musknappen när muspekaren vilar på aktiviteten den föregående ska länkas till När du släpper musknappen har du skapat en länk. Tips! Markera aktiviteterna i den ordning som de ska kopplas, d.v.s. den riktning som länkarna ska gå. De länkas då med länktypen Avslut-till-Start (Finish-to-Start) 14