Förfrågningsunderlag 2012-03-13 Upphandlingsansvarig Österåkers kommun Upphandling LOV Familjerådgivning Eva Öberg 2011-91 Sista anbudsdag: ansökansdag: Anbud kan lämnas löpande Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Inbjudan 1.1. Allmän information 1.1.1. Inbjudan Härmed inbjuds anbudsgivare att inkomma med ansökan gällande utförande av tjänsten familjerådgivning till socialförvaltningen i Österåkers kommun på uppdrag av Socialnämnden. Enligt socialtjänstlagen (2001:453) 5 kap. 3 ska Österåkers kommun erbjuda familjerådgivning till gifta par, sammanboende, särboende och separerade par. Med familjerådgivning menas här samtal för att bearbeta samlevnadskonflikter i parförhållanden och i familjer med syfte att förbättra parternas relation. 1.1.2. Omfattning Österåkers kommun arbetar aktivt med att öka valfriheten för sina kommuninvånare inom de områden som kommunen ansvarar för. Som ett led i detta har Socialnämnden i Österåkers kommun beslutat att valfrihet ska gälla inom familjerådgivning och avtal tecknas med anbudsgivare enligt Lag (2008:962) om valfrihetssystem, LOV. Under år 2011 genomfördes 121 familjerådgivningar genom Österåkers kommun. Ett familjerådgivningstillfälle omfattar 120 minuter, varav 90 minuters kundsamtal och 30 minuters administrativt för/efterarbete. Antalet rådgivningstillfällen för varje kund/par kan uppgå till fem (5). Kunden väljer själv rådgivare, från upphandlade familjerådgivare. Kunden tar kontakt med Socialförvaltningens receptionen i Alceahuset, Hackstavägen 22 plan 4, Åkersberga för att erhålla information om hur de går vidare. Kund äger rätt att utan redovisad orsak och när som helst avsluta eller byta utförare. 1.1.3. Upphandlingsform Utskrivet: 2012-03-13 13:36 Sida 1 av 20
Upphandlingen genomförs i enlighet med: Lag (2008:962) om valfrihetssystem. Ansökningar kan löpande lämnas via www.tendsign.com till Österåkers kommun. Någon ersättning för kostnader i samband med anbudsansökan kommer ej att utgå. 1.1.4. Antagande av ansökan Alla anbudsgivare som uppfyller kraven i detta förfrågningsunderlag får teckna avtal med kommunen. 1.1.5. Avtalstid Avtalstid tre (3) år med möjlighet till ett (1) års förlängning. 1.1.6. Upphandlande myndighet Österåkers kommun Alceahuset Hackstavägen 22 184 86 Åkersberga 1.1.7. Ansvarig upphandlare Kontaktperson för denna upphandling: Upphandlingsenheten, Österåkers kommun Eva Öberg Tel: 08-540 810 81 E-post: eva.oberg@osteraker.se Utskrivet: 2012-03-13 13:36 Sida 2 av 20
2. Administrativa bestämmelser för ansökan 2.1. Ansökans form 2.1.1. Språk Ansökan ska vara skriven på svenska språket. 2.1.2. Kontaktperson Anbudsgivaren ska ange kontaktperson för frågor rörande ansökan, namn, telefonnummer och e-post. Ange kontaktperson för frågor rörande ansökan, namn, telefonnummer och e-post. (Fritextsvar) 2.1.3. Elektronisk ansökan Ansökan ska lämnas elektroniskt via www.tendsign.com. Att lämna ansökan är kostnadsfritt för leverantören och kräver enbart en registrering på www.tendsign.com. Vid svårigheter att orientera sig i systemet finns support: tendsignsupport@opic.com alternativt telefon 013-4747570. För att underlätta utvärderingsprocessen gäller följande vid besvarande av förfrågan: Anbudsgivaren ska besvara fritextsvar direkt i förfrågningsunderlaget, hänvisning till bilagor där så ej särskilt efterfrågas godtages ej och medför att ansökan förkastas. Till förfrågan bifogade bilagor ska användas av anbudsgivaren, omskrivna bilagor godtages ej och medför att ansökan förkastas. Sidoansökan eller alternativa utföranden kommer inte att tas upp till prövning. 2.1.4. Ickevalsalternativ Kund som ej efterfrågar kundval hänvisas familjerådgivning enligt upprättad turordninglista som finns hos kommunen. Turordningslistan upprättas efter den ordning som ansökningarna har godkänts och vid ickeval kommer kund att hänvisas till den anbudsgivare som står näst i turordning. Egenregialternativet kommer att hanteras på samma sätt som övriga antagna anbudsgivare. 2.1.5. Sekretess under upphandlingen Under tiden för upphandlingen råder full sekretess. När upphandlingen är slutförd blir samtliga handlingar offentliga om det inte finns anledning att sekretessbelägga delar av ansökningarna enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009: 400). Sekretessprövning kan inte göras i förväg och garantier om sekretess kan därför inte lämnas. Alla uppgifter som anbudsgivare vill sekretessbelägga ska lämnas i form av separata bilagor, med utförlig motivering inkluderat hänvisning till paragraf/er i ovan nämnda lag, som enkelt kan avskiljas från övriga uppgifter i ansökan. Observera att uppgifter som rör utvärderingskriterierna eller uppgifter som kommer att ingå i avtalstexten endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas. Det är kommunen som beslutar och avgör om uppgifterna kan sekretessbeläggas. Kommunen kommer att ta ställning i sekretessfrågan först vid en eventuell begäran om utlämnande av allmän handling. Något förhandsbesked om uppgifterna kommer att sekretessbeläggas lämnas inte. Beslut om sekretess kan komma att upphävas av domstol. 2.1.6. Anbudsgivares avtal med underleverantörer Utskrivet: 2012-03-13 13:36 Sida 3 av 20
Underleverantörer får ej anlitas för uppdraget. 2.2. Tidsgränser 2.2.1. Tid för ansökan Ansökan kan lämnas in löpande till upphandlingsenheten i Österåkers kommun och ansökningstiden pågår så länge förfrågningsunderlaget är annonserat på den nationella databasen. 2.2.2. Ansökans giltighet Anbudsgivarens ansökan ska vara giltig i fyra (4) månader från och med datum för inkommen ansökan. 2.3. Information och frågor 2.3.1. Frågor och information under ansökningstiden Frågor om oklarheter i förfrågningsunderlaget under ansökningstiden ska ställas via www.tendsign.com. Endast frågor ställda via www.tendsign.com kommer att besvaras av upphandlande myndighet. Kommunen kan under hela ansökningstiden komma att publicera information, kompletterande uppgifter eller förtydliganden till förfrågningsunderlaget via www.tendsign.com. 2.4. Övrigt 2.4.1. Förändring av krav För den händelse att lagar, författningar, förordningar, eller motsvarande kan komma att förändras under den tid som upphandlingen varar, förbehåller sig kommunen rätten att förändra kraven. 2.4.2. Öppnande av ansökan Öppnande av ansökningar sker i Österåkers kommun, upphandlingsenheten, Åkersberga, löpande efter att anbudsansökan inkommit till kommunen. Öppnande av inkomna ansökningar är inte offentlig. 2.4.3. Handläggning Kommunen handlägger ansökan löpande. Fullständig/komplett ansökan handläggs normalt inom två (2) månader. Undantag gäller på sommarmånaderna juni, juli och augusti då handläggningstiden kan bli längre. 2.4.4. Godkännande av ansökan För att bli godkänd som anbudsgivare i Österåkers kommun måste samtliga villkor som anges i förfrågningsunderlaget vara uppfyllda. Efter godkännande tecknas avtal. Ett godkännande innebär inte att anbudsgivaren är garanterad kunder. 2.4.5. Ej godkännande av ansökan En anbudsgivare får ansöka om rättelse enligt 10 kap. LOV, om anbudsgivaren inte godkänns som anbudsgivare av familjerådgivningen. Kommunen kommer sktiftligen meddela anbudsgivaren beslut avseende icke godkännande av ansökan och skälen därtill. Utskrivet: 2012-03-13 13:36 Sida 4 av 20
2.4.6. Tilldelningsbesked När beslut om anbudsgivare och ansökan har fattats publiceras tilldelningsbeslut, och upphandlingsrapport på www.tendsign.com Anbudsgivaren är bunden av sin ansökan trots upplysning om tilldelningsbesked t.o.m. ansökans sista giltighetsdag. 2.4.7. Avslutad upphandling Bindande avtal förutsätter att skriftligt upphandlingskontrakt upprättas och undertecknas av samtliga parter. Utskrivet: 2012-03-13 13:36 Sida 5 av 20
3. Kvalificering av anbudsgivare 3.1. Kvalificeringskrav 3.1.1. Uteslutningsgrunder Anbudsgivaren kommer att uteslutas om kommunen får kännedom om att någon av förutsättningarna enligt 7 kap 1 LOV föreligger. 3.1.2. Allmänna krav Anbudsgivaren ska: -vara registrerad i bolagsregistret. Stiftelser ska bifoga kopia på registreringsbevis utfärdat av Länsstyrelsen. -betala föreskrivna skatter och sociala avgifter. Blankett SKV 4820 "Begäran- Upplysning vid offentlig upphandling" behöver inte bifogas. Den upphandlande myndigheten genomför egen kontroll. -inneha F-skattsedel. -Anbudsgivaren ska ange firmatecknare, revisionsbyrå, namn på revisor med telefonnummer och e-post till dessa. Krav på revisor ställs ej: -på enskild näringsverksamhet -företaget har en omsättning på under 3 miljoner -företaget har inte fler anställda än tre inklusive dig som ägare -företaget har en balansomslutning (värdet av de totala tillgångarna utan avdrag för skulder) på under 1,5 miljoner Anbudsgivaren ska ange firmatecknare, telefonnummer och e-postadress till denne. (Fritextsvar) Anbudsgivaren ska ange revisionsbyrå, namn på revisor med telefonnummer och e-postadress till denne. (Fritextsvar) 3.1.3. Prövning av anbudsgivarens ekonomiska förutsättningar Kopia på kreditvärdering behöver inte bifogas ansökan. Den upphandlande myndigheten genomför egen kontroll via Creditsafe. I de fall anbudsgivaren uppfyller nivå kreditvärdig eller bättre, anses kravet på ekonomisk stabilitet vara uppfyllt. Det åligger anbudsgivaren att kontrollera att uppgifterna hos Creditsafe är korrekta samt aktuella. För det fall anbudsgivaren anser att uppgifterna hos Creditsafe inte är aktuella ska anbudgivare inkomma med skriftlig förklaring (bifogas anbudssvaret i separat bilaga) varför uppgifter hos Creditsafe inte befinns aktuella samt som separat bilaga till anbudet inkomma med egen bevisning avseende ekonomisk kapacitet motsvarande det kreditvärdighetskrav som ställs i denna upphandling. Anbudsgivares egna bevisning ska vara aktuell, med aktuell avses intyg ej äldre än (3) månader räknat från datum för anbudets ingivande. Ratingskala enligt Creditsafes företagsupplysning Mycket god kreditvärdighet 80-100 poäng God kreditvärdighet 60-79 poäng Kreditvärdig 40-59 poäng Kredit mot säkerhet 15-39 poäng Kredit avrådes 0-14 poäng -------------------------------------------------------------------------------------------------- --- Nystartade företag bevisar sin ekonomiska ställning genom: -för att räknas som nystartat får företaget maximalt vara 18 månader räknat från datum Utskrivet: 2012-03-13 13:36 Sida 6 av 20
för ingivande av anbud. -nystartade företaget där företagets ägare tidigare haft annat bolag kan inkomma med organisationsnummer på tidigare bolag och kreditvärderas utifrån det. -nystartade företag där företagets ägare inte tidigare haft annat bolag kan uppge personnummer och kreditvärderas utifrån det. -nystartade företag kan inkomma med bankgaranti som bevisar att anbudsgivande företag kommer att klara av att uppfylla kontraktsvillkoren -nystartade företag kan inkomma med moderbolagsgaranti 3.1.4. Samarbete med Skatteverket I denna upphandling och under avtalstiden tillämpas ett samarbete mellan Österåkers kommun och Skatteverket. Samarbetet berör alla leverantörer liksom eventuella underleverantörer. Österåkers kommun har ett starkt intresse av att det är seriösa företag, i alla led och under hela avtalstiden som anlitas i kommunens verksamhet. Det förebyggande samarbetet, innebär att det inför upphandling och kvartalsvis under avtalstiden lämnas information från Skatteverket till kommunen om leverantörers skattesituation. Skatteverket hjälper snabbt till med all information som behövs. Förfrågan om underleverantörer kan numera göras via e-post. Blankett 4820 för att göra förfrågan om underleverantör hämtas från Skatteverkets hemsida (www.skatteverket.se). Även skatteinformation som gäller tex traktamentsfrågor, utländsk arbetskraft eller moms lämnas. 3.1.5. Uppfyllande av obligatoriska krav Anbudsgivare ska uppfylla samtliga obligatoriska krav ställda i förfrågningsunderlaget för att ansökan ska gå vidare till utvärdering. 3.1.6. Företagspresentation Anbudsgivaren ska lämna en kortfattad företagspresentation. I de fall anbudsgivaren utgör en del av en större organisation ska beskrivningen dels omfatta en kort information om hela organisationen, dessutom en komplett och utförlig redogörelse av den del av organisationen som avser att vara juridiskt ansvarig mot Österåkers kommun. Av beskrivningen ska för upphandlande myndighet tydligt framgå att anbudsgivaren har den kapacitet som uppdraget i denna förfrågan kräver. Anbudsgivaren ska lämna en kortfattad företagspresentation. (Fritextsvar) 3.1.7. Kompetens Anbudsgivaren ska ha god kännedom om familjerådgivningsverksamhet och minst en (1) familjerådgivare med tre (3) års erfarenhet av arbete som familjerådgivare. Anbudsgivarens familjerådgivare ska ha minst en (1) av nedanstående tre (3) profiler (per individ): Profil 1. erfarenhet -minst fyra års psykosocialt arbete med par- och/eller familjer. grundutbildning -examinerad socionom, psykolog eller beteendevetare. Utskrivet: 2012-03-13 13:36 Sida 7 av 20
påbyggnad -en eller flera av följande; familjeterapiutbildning, stegutbildning (1,2) i psykoterapi, utbildning i parterapi/sexologi är meriterande. alternativt. Profil 2. erfarenhet -minst 8 års erfarenhet av psykosocialt arbete med par- och/eller familjer. grundutbildning -från hälso- och sjukvård, psykiatri och/eller psykosocialt arbete (ex. sjuksköterska, mentalskötare, socialpedagog). påbyggnad -en eller flera av följande; familjeterapiutbildning, stegutbildning (1,2) i psykoterapi, utbildning i parterapi/sexologi är meriterande. Profil 3. auktoriserad av kfr (föreningen Sveriges kommunala familjerådgivare). För samtliga gäller att inom yrkesutövningen som familjerådgivare ha kontinuerlig handledning av extern handledare samt kollegialt utbyte rörande familjerådgivning. Nyanställd familjerådgivare utan erfarenhet av familjerådgivning ska ha introduktionshandledning av erfaren kollega om minst 60 timmar (redovisas i verksamhetsberättelsen). Anbudsgivaren ska bifoga meritförteckning för aktuell familjerådgivare i en separat bilaga till ansökan. Anbudsgivaren ska redovisa sin tillgång till familjerådgivare enligt beställarens ovanställda krav. Anbudsgivaren ska bifoga meritförteckning för aktuell familjerådgivare i en separat bilaga. (/ svar) Anbudsgivaren ska redovisa sin tillgång till familjerådgivare enligt beställarens krav. (Fritextsvar) 3.1.8. Verksamhetsberättelse Anbudsgivaren ska till ansökan i en separat bilaga bifoga aktuell verksamhetsberättelse. Verksamhetsberättelsen ska minst innehålla uppgift om: -Beskrivning av verksamheten. -Ägarstruktur och ledning. -Personalresurser, hur många heltidstjänster. -Kompetensutveckling -Handledarutbildning (antal timmar per familjerådgivare) -Antal genomförda familjerådgivningar fördelat på nybesök och återbesök. -Ange väntetid för besök hos familjerådgivare. -Hur många besök i genomsnitt per kund. -Utvärdering av egen verksamhet. -Har det in kommit klagomål, hur många i så fall? -Beskriv tillvägagångssätt när kund vill byta familjerådgivare. Aktuell verksamhetsberättelse är bifogad anbudet i en separat bilaga. (/ svar) Utskrivet: 2012-03-13 13:36 Sida 8 av 20
3.1.9. Referenser Anbudsgivaren ska beskriva sin erfarenhet av liknande uppdrag som denna förfrågan gäller. Beskrivningen ska ha en tydlig koppling till aktuell upphandling Anbudsgivaren ska redovisa kontaktuppgifter (e-postadress) till nuvarande eller tidigare uppdragsgivare, exempelvis kommun och får inte vara utfört längre tillbaka i tiden än fem (5) år räknat från datum för inlämnande av ansökan. Handläggande upphandlare kommer att kontakta två (2) referenser per e-post. Anbudsgivaren ansvarar för att lämnad e-postadress är korrekt, i de fall e-postadressen är fel kommer referensen ej att utvärderas och ansökan att förkastas. Det är viktigt att anbudsgivaren försäkrar sig om att referenten både vill och kan delta. Vidare är det viktigt att referenten har sådan kännedom om referensuppdraget att referenten kan bedöma detta. Referenserna ska avse externa uppdrag. Interna uppdrag hos anbudsgivande företag eller underleverantör till anbudsgivande företag samt uppdrag mellan parterna får ej lämnas som referens. Kommunen kommer även att inhämta egna referenser för de företag som har eller haft avtal med Österåkers kommun, sedan 2010. Föra att anbudsgivaren ska kvalificera sig ska: -referenten ska vara anställd i den organisation där uppdraget utförts. -referensuppdraget avse liknande uppdrag som denna förfrågan gäller. -referenspersonen ska vara nöjd med hur anbudsgivaren utfört uppdraget. --------------------------------------------------------------------------------- Nystartade företag lämnar referenser genom: -för att räknas som nystartat får företaget maximalt vara 18 månader räknat från datum för ingivande av anbud. -Referenser ska lämnas på den person som i anbudet är angiven som uppdragsansvarig. Anbudsgivaren ska beskriva sin erfarenhet av liknande uppdrag som denna förfrågan gäller. (Fritextsvar) Referensuppdrag 1, ange företagsnamn, kontaktperson och e-postadress. (Fritextsvar) Referensuppdrag 2, ange företagsnamn, kontaktperson och e-postadress (Fritextsvar) 3.1.10. Jäv Vid köp av tjänster ska säkerställas att jäv inte föreligger enligt Kommunallagen SFS 1991:900. Den som känner till en omständighet som kan antas utgöra jäv mot honom, ska självmant ge det tillkänna. Anbudsgivaren ska intyga att jävsförhållande enligt ovan inte föreligger. (/ svar) 3.1.11. Uppdragsansvarig En person ska namnges som uppdragsansvarig och ansvara för uppdraget i sin helhet. Utskrivet: 2012-03-13 13:36 Sida 9 av 20
Anbudsgivaren ska redovisa en uppdragsansvarig inkluderat kontaktuppgifter till denne (telefon och e-postadress) som ska ha sådan kännedom om uppdraget att denne lätt kan hjälpa beställaren vid eventuella förändringar, klagomål etc. Kommunen ska kunna nå uppdragsansvarig vardagar, kontorstid. Namnge kontaktperson inkluderat kontaktuppgifter till denne (telefon och e-postadress) (Fritextsvar) 3.1.12. Kvalitetsarbete Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2006:11) om ledningssystem för kvalitet i verksamhet enligt SoL ska tillämpas. Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2006:11) om ledningssystem för kvalitet i verksamhet enligt SoL ska tillämpas. (/ svar) 3.1.13. Lex Sarah Bestämmelserna om Lex Sarah omfattar familjerådgivning och ska tillämpas vid handläggning av ärenden och vid genomförande av insatser. Det gäller individinriktade insatser, allmänt inriktade insatser och strukturinriktade insatser. I förekommande fall ska anbudsgivaren löpande lämna in Lex Sarah rapportering till kommunens sakkunnige/individ och familjeomsorg. Kopia på anmälan ska skyndsamt skickas till kommunens sakkunnige. Anbudsgivaren ska även anmäla till kommunens sakkunnige när utredningen är avslutad och skicka utredningen till kommunens sakkunnige. I förekommande fall ska anbudsgivaren löpande lämna in Lex Sarah rapportering till kommunens sakkunnige/ifo. (/ svar) Utskrivet: 2012-03-13 13:36 Sida 10 av 20
4. Kravspecifikation 4.1. Obligatoriska krav 4.1.1. Uppdragsbeskrivning Uppdraget innebär familjerådgivning till de kunder som väljer anbudsgivaren inom det valfrihetssystem som kommunen har enligt lagen om valfrihetssystem, LOV. Familjerådgivning erbjuds par, familjer och ensamstående som befinner sig i samlevnadssvårigheter och vill ha en förändring. Familjerådgivarna arbetar med sträng sekretess och för inga journaler och den som vill kan vara anonym, tidsbeställning sker via telefon eller e-post. Anbudsgivaren ska i alla kontakter där barn är involverade beakta intentionerna i barnkonventionen. Maximalt antal samtalstillfällen är fem (5), men kan efter godkännande från kommunens handläggare utökas. 4.1.2. Tillgänglighet Rådgivning ska erbjudas under vardagar, dagtid, kl. 08.00-17.00 samt minst en (1) dag i veckan under kvällstid, tidigast t.o.m. kl. 19.00. Anbudsgivarens väntetid ska inte överstiga tre (3) veckor med undantag för juni, juli och augustimånad då väntetiden inte får överstiga fyra (4) veckor. Akuta behov ska särskilt beaktas. Anbudsgivaren bör ta emot alla sökande som väljer utföraren. Anbudsgivaren ansvarar för att tolk anlitas vid behov, tolk avropas kostnadsfritt genom kommunens handläggare. Familjerådgivningen ska vara tillgänglig 46 veckor per år. Österåkers kommun erbjuder familjerådgivning förutsatt att ena parten är skriven i Österåkers kommun. Anbudsgivaren ska fråga om så är fallet. Den som är berättigad vänder sig till socialförvaltningen i kommunen och får informationsmaterial som anvisar hur man går till väga för att erhålla familjerådgivning. Rådgivning erbjuds under vardagar, dagtid, kl. 08.00-17-00 samt minst en dag i veckan under kvällstid, tidigast t.o.m. kl. 19.00. (/ svar) Anbudsgivarens väntetid ska inte överstiga tre (3) veckor med undantag för juni, juli och augustimånad då väntetiden inte får överstiga fyra (4) veckor. (/ svar) Akuta behov ska särskilt beaktas. (/ svar) Anbudsgivaren ansvarar för att tolk anlitas vid behov. (/ svar) Familjerådgivningen ska är tillgänglig 46 veckor per år. (/ svar) Utskrivet: 2012-03-13 13:36 Sida 11 av 20
Österåkes kommun erbjuder familjerådgivning förutsatt att ena parten är skriven i Österåkers kommun. Anbudsgivaren ska fråga om så är fallet. (/ svar) 4.1.3. Lokal Anbudsgivaren ska tillhandahålla ändamålsenlig lokal som bl.a. är handikappanpassade och samtalsrum som upprätthåller sekretessen. Lokalen ska vara belägen inom ett avstånd som under dagtid nås med kollektivtrafik inom 60 minuter från Åkersberga centrum. Regelbundna stickprovskontroller kommer att genomföras av kommunens beställare för att säkerställa lokalens beskaffenhet. Anbudsgivaren ska tillhandahålla ändamålsenlig lokal inom ett avstånd som under dagtid nås med kollektivtrafik inom 60 minuter från Åkersberga centrum (/ svar) 4.1.4. Personligt besök Kvalificerade företag kommer besökas av upphandlande myndighet och kommunens sakkunnige inom individ och familjeomsorg. Det personliga besöket syftar till att ge anbudsgivare möjlighet att bekräfta sin förmåga att för kommunens räkning utföra uppdraget som skriftligen beskrivits i ansökan. Om det vid besöket och vid presentationen av ansökan framkommer att kriterier för kvalificering eller att ställda krav inte uppfylls av anbudsgivaren kommer ansökan att förkastas. Anbudsgivaren kommer att bedömas med godkänd eller icke godkänd. Under det personliga besöket vill kommunen: -träffa för uppdraget utsedd familjerådgivare, ges beställaren inte möjlighet att träffa denne kommer ansökan att förkastas. -granska lokalernas lämplighet för verksamheten. Vid det personliga besöket deltar: Eva Öberg, upphandlare Maria Thomelius, sakkunnig inom individ och familjeomsorg 4.2. Ersättning 4.2.1. Ersättning Anbudsgivarens totala ersättning uppgår till 1300 SEK för varje rådgivningstillfälle om 120 minuter. Ett rådgivningstillfälle inkluderar 90 minuter rådgivning samt för- och efterarbete 30 minuter. Ersättning från kommunen utgår med 1000 SEK. Till detta kommer kundens egenavgift som kommunen fastställt till 300 SEK för 2011. Anbudsgivaren debiterar kunden 300 SEK som delersättning och kommunen debiteras därtill 1000 SEK. Utskrivet: 2012-03-13 13:36 Sida 12 av 20
5. Utvärdering 5.1. Tilldelningskriterier 5.1.1. Tilldelnigskriterier Under förutsättning att i ansökan angivna krav uppfylls samt att anbudsgivaren accepterar avtalsvillkoren godkänns anbudsansökan. Utskrivet: 2012-03-13 13:36 Sida 13 av 20
6. Kommersiella villkor 6.1. Avtalsvillkor 6.1.1. Omfattning Avtal kommer att upprättas och utformas med antagen leverantör med ledning av förfrågningsunderlaget och leverantörens ansökan. Volymer Eventuellt angivna volymer är uppskattade. Kommunen lämnar ingen garanti om vissa volymer eller av vissa värden. Skulle kommunens behov enligt detta avtal understiga respektive överstiga uppskattad kvantitet ska detta inte betraktas som avtalsbrott från kommunens sida utan leverantören är skyldig att leverera det verkliga behovet. 6.1.2. Viljeinriktning Parterna är medvetna om att avtalet inte kan reglera samtliga frågeställningar och händelser som kan tänkas uppkomma till följd av ständig utveckling och förändrade förhållanden. Parterna ska sträva efter att anpassa sig till de nya förhållanden som kan uppstå under avtalstiden för att på så sätt tillgodose varandras ändrade förutsättningar och behov. Avtalet bygger på ömsesidigt förtroende mellan parterna. 6.1.3. Lagar och förordningar Utförandet av tjänster som omfattas av detta avtal ska ske i enlighet med samtliga gällande lagar och förordningar som är aktuella för uppdraget inkluderat kommunens mål och policydokument. Leverantören ska åta sig att följa utvecklingen på området och anpassa verksamheten till eventuella nya lagar och förordningar liksom till övergripande inriktningsbeslut som kan komma att tas inom kommunen. 6.1.4. Kommunens information om leverantören till kommuninvånaren På kommunens hemsida finns en presentation av kommunens leverantörer inom familjerådgivningen. Kommunen utarbetar även skriftligt informationsmaterial till de kommuninvånare som efterfrågar tjänsten familjerådgivning. 6.1.5. Meddelarskyldighet Finner leverantören att någon av nedan angivna händelser kommer att inträffa eller framstår såsom sannolik att inträffa skall denne omgående utan dröjsmål skriftligen informera kommunen därom: -Ägarbyte eller ändrad bolagsform. -Konkurs, betalningsinställelse. -Omständigheter som kan försvåra samarbetet mellan parterna 6.1.6. Avtalshandlingars inbördes ordning I händelse av motstridiga uppgifter i förekommande handlingar gäller följande tolkningsordning: 1. Avtalstillägg i datumordning. 2. Detta avtal. 3. Förfrågningsunderlag. 4. Ansökan. Utskrivet: 2012-03-13 13:36 Sida 14 av 20
6.1.7. Underleverantör Underleverantörer får ej anlitas för uppdraget. 6.1.8. Uppdragets genomförande Leverantören ska utföra tjänster enligt detta avtal med största omsorg samt på ett i övrigt fackmannamässigt sätt med iakttagande av god sedvänja inom branschen och med tillvaratagande av kommunens intressen. Om uppdraget inte är tillräckligt preciserat åligger det leverantören att i samråd med kommunen föra ytterligare preciseringar. Leverantören ska under arbetets gång hålla kommunen underrättad om hur uppdraget fortskrider. Utfört arbete ska fortlöpande dokumenteras med återkoppling till kommunens kontaktperson. Leverantören ska på begäran tillställa denne en skriftlig rapport. Leverantören ska utan dröjsmål till kommunen anmäla behov av nya eller ändrade direktiv för utförande av uppdraget. Leverantören får inte av annan än kommunen motta eller inhämta direktiv för uppdragets genomförande i vidare sträckning än vad kommunen bestämmer. Om kommunen så fordrar är leverantören skyldig att utan ersättning rätta felaktigheter som påvisats av kommunen inom en tidsrymd av sex (6) månader efter uppdragets slutförande. Kontakter med leverantören och anlitad personal ska ske på svenska. Leverantören och dess personal förutsätts arbeta självständigt och i enlighet med de anvisningar och riktlinjer som kommunen har reglerat i avtal. Leverantören ska vid genomförande av uppdrag samarbeta med kommunens ansvariga liksom övrig personal. 6.1.9. Marknadsföring Allmänheten informeras om kontrakterade anbudsgivare via kommunens hemsida och i trycksak. Informationsmaterial i form av A-4 blad innehållande kontaktuppgifter såsom företagsnamn, besöksadress, telefonnummer, e-postadress, öppettider och en kortfattad beskrivning av verksamheten ska kostnadsfritt tillhandahållas av anbudsgivaren. Anbudsgivaren ansvarar för att löpande lämna uppdaterad kontaktinformation till upphandlande myndighet, upphandlingsenheten. 6.1.10. Skyldigheter Leverantören får under avtalstiden inte åta sig uppdrag eller i övrigt verka i sådana sammanhang som kan rubba förtroendet för beställarens verksamhet. 6.1.11. Försäkringar och skadeståndsanspråk Leverantören ska för hela uppdragsperioden teckna och vidmakthålla ett fullgott försäkringsskydd, inkluderat ansvarsförsäkring som täcker skador på egendom och person som orsakats av leverantören, så att inga ersättningsanspråk kan riktas mot kommunen. Bevis om tecknad försäkring ska överlämnas till kommunen senast i samband med avtalsstart och därefter årligen. Om bevis om tecknad försäkring utifrån ovanstående villkor ej överlämnas äger kommunen rätt att häva avtalet. Utskrivet: 2012-03-13 13:36 Sida 15 av 20
Skadeståndsanspråk riktade mot kommunen som beror på att leverantören inte uppfyllt avtalade villkor, ska ersättas av leverantören. 6.1.12. Sekretess och säkerhet Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) reglerar frågor om sekretess och tystnadsplikt. För leverantören och dennes personal gäller samma sekretess som för kommunens anställda. Leverantören förbinder sig att inte röja eller utnyttja kommunens uppgifter, vad det än må vara (person-, ekonomiska, kommersiella uppgifter etc.) som kan komma leverantören tillkänna. Leverantören innefattar alla personer som leverantören på något sätt involverar för att fullgöra sina åtaganden mot kommunen och andra personer som på något sätt kan komma i kontakt med uppgifterna. 6.1.13. Överlåtelse av avtal Avtalet får inte av leverantören överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan kommunens i förväg skriftliga medgivande. Detta gäller även vid väsentlig förändring av leverantörens ägarstruktur motsvarande minst 50% av det totala ägandet, exempelvis fusion. Leverantör får inte heller överlåta, upplåta eller pantsätta rättigheter enligt detta avtal. Brister leverantören i enlighet med ovanstående äger kommunen rätt att häva avtalet. Vid hävning utgår endast betalning för uppdraget t.o.m. det datum då avtalet hävdes. 6.1.14. Omförhandling Part får begära omförhandling av bestämmelser i upprättat avtal om ändrade förhållanden som gör att bestämmelsen väsentligt motverkar avtalets syfte. Begäran om omförhandling ska ske så snart det åberopade förhållandet blivit känt för den part som åberopar omförhandlingsrätten men befriar inte part från skyldigheten att fullgöra berörd avtalsförbindelse. 6.1.15. Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till detta avtal kan endast ske skriftligen, genom ett av upphandlingsenheten upprättat skriftligt tilläggsavtal samt en av båda parter undertecknad handling. 6.1.16. Felaktigt utförande I de fall leverantören utför avtalad tjänst på ett felaktigt sätt eller om tjänsten skulle bli väsentligt försenad eller utebli, har kommunen rätt att fullgöra den eftersatta tjänsten i egen regi alternativt med annan leverantör. Leverantören ska därvid ersätta kommunen för uppkomna merkostnader. 6.1.17. Hävande Brister leverantören eller av denne anlitad underleverantör i fullgörandet av sitt åtagande eller upprepande åsidosätter ingånget avtal äger kommunen rätt att häva avtalet. Exempel på brist kan vara att leverantören anlitar personal som utför uppdrag för kommunen utan att erlägga skatt och sociala avgifter (så kallad svart arbetskraft) mm. Vid tvist avseende Utskrivet: 2012-03-13 13:36 Sida 16 av 20
fullgörande av leverantörens åtagande har kommunen tolkningsföreträde. Hävningsgrund föreligger dessutom ifall leverantören till någon del under avtalstiden inte uppfyller krav enligt 10 kap 1-2 Lagen om offentlig upphandling (2007:1091) eller att det under kontraktstiden framkommer att: -leverantören inte är registrerad för mervärdesskatt, undantaget momsfria verksamheter som sjukvård, tandvård och social omsorg, viss utbildning, lotterier, bostadsuthyrning, gravöppning m.m. Mer information om momsfri verksamhet finns på www.skatteverket.se -leverantören inte är arbetsgivarregistrerad och har personal anställd alternativt använvänder underleverantörer alternativt hyr in personal utan skriftligt godkännande från upphandlande myndighet. -leverantören har restförda skatteskulder hos kronofogdemyndigheten enligt Skatteverkets register -leverantören inte uppfyller kreditvärdighetskrav -upprepad felfakturering Den upphandlande myndigheten kommer vid fel/brist* som påtalas från verksamhetens/beställare, att tillsända leverantören en skriftlig varning. Leverantören ges i varningsbrevet en tidsfrist inom vilket felet/bristen ska vara åtgärdat. Rättas inte felet/bristen inom nämnd tidsfrist kommer avtalet hävas skriftligen, hävningen gäller med omedelbar verkan. Om påtalade brister förekommer med regelbundenhet oavsett om de var för sig åtgärdas inom rimlig tid kan en sådan regelbundenhet utgöra grund för hävning. Om tre skriftliga varningar tillsänts leverantören inom en period av sex (6) månader oaktat att bristen/felet rättats inom uppsatta tidsfrister kommer avtalet att hävas skriftligen, hävningen gäller med omedelbar verkan. Vid hävning utgår endast betalning för uppdraget t.o.m. det datum då avtalet hävdes. * med fel/ brist avses även om förutsättningarna ändrats för ett förtroendefullt samarbete som rubbas i något avseende. 6.1.18. Befrielsegrunder (force majeure) Force majeure utom parternas kontroll såsom krig, omfattande arbetskonflikt, blockad, eldsvåda, miljökatastrof och som förhindrar part att fullgöra sina avtalsenliga skyldigheter befriar denne part från fullgörelse av berörd förpliktelse. Motparten ska omedelbart underrättas om det föreligger omständighet som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse. 6.1.19. Tvist Tvist angående tolkning eller tillämpning av detta avtal samt övriga avtalshandlingar och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska, om inte överenskommelse kan uppnås i direkt förhandling mellan parterna, avgöras av Attunda tingsrätt. 6.1.20. Kontaktpersoner Avtalsfrågor Eva Öberg Tel: 08-540 810 81 E-post: eva.oberg@osteraker.se Utskrivet: 2012-03-13 13:36 Sida 17 av 20
För socialförvaltningen Maria Thomelius Tel: 08-540 812 63 E-post: maria.thomelius@osteraker.se För leverantören NN Tel: E-post: Anbudsgivaren ska ange kontaktperson, telefonnummer och e-postadress för avtalet. Anbudsgivaren ska ange kontaktperson, telefonnummer och e-postadress för avtalet. (Fritextsvar) 6.2. Avtalstid 6.2.1. Avtalstid Avtalstid tre (3) år med möjlighet till ett (1) års förlängning. 6.2.2. Uppsägningstid Ömsesidig uppsägningstid på sex (6) månader, i annat fall upphör avtalet vid avtalstidens utgång utan föregående uppsägning. Förtida uppsägning ska vara skriftlig, särskilda skäl för uppsägning behöver inte uppges, undantaget villkor avseende ersättningsförändring. 6.3. Avtalsuppföljning 6.3.1. Uppföljning av avtalet Anbudsgivaren ska på begäran skriftligt biträda socialförvaltningen vid uppföljningar/utvärderingar och vid uppgiftslämnande till socialnämnd, SCB, SKl etc. Anbudsgivaren ska på förfrågan från kommunen ge den insyn som medges i LOV för att underlätta kommunens utvärdering och kontroll av verksamheten, det kan t.ex. vara utlämnande av enkät till kunden för bedömning av utförd familjerådgivning. Avtalsuppföljning genomförs av ansvarig upphandlare samt beställarens kontaktperson, såväl under avtalstiden som i samband med avtalsslut. Uppföljningen syftar till att säkerställa att avtalet följs och att köpt tjänst håller utlovad kvalitet, till rätt pris och levereras på det sätt som överenskommits. Leverantören ska medverka vid uppföljningsmöten minst en gång per kalenderår, kostnadsersättning härför utgår ej. Uppföljningsmånad fastställs i kontraktet. 6.3.2. Allmänhetens insyn Anbudsgivaren ska efter framställan och utan skäligt dröjsmål tillhandahålla kommunen sådan information som avses i Kommunallagen 3:19. Skriftlig information ska lämnas på begäran. 6.3.3. Statistik Statistik med uppgifter över antalet genomförda familjerådgivningstillfällen ska på begäran kostnadsfritt översändas till handläggande upphandlare, per e-post. 6.4. Ersättning Utskrivet: 2012-03-13 13:36 Sida 18 av 20
6.4.1. Ersättningens omfattning Leverantörens totala ersättning uppgår till 1300 SEK för varje rådgivningstillfälle om 120 minuter. Ett rådgivningstillfälle inkluderar 90 minuter rådgivning samt för- och efterarbete 30 minuter. Ersättning ifrån kommunen utgår med 1000 SEK. Till detta kommer kundens egenavgift som kommunen fastställt till 300 SEK för 2011. Leverantören debiterar kunden 300 SEK som delersättning och kommunen debiteras därtill 1000 SEK. 6.4.2. Uteblivet besök, sen avbokning Ersättning för uteblivet/sent avbokat besök utgår inte. 6.4.3. Förändring av ersättning Socialnämnden beslutar årligen om ersättningen till leverantören. Kommunfullmäktige beslutar om den enskildes egenavgift. Om avtalad ersättning sänks och leverantören inte kan acceptera den nya ersättningen upphör detta avtal tre (3) månader efter det att kommunen mottagit leverantörens skrifliga uppsägning av avtalet. 6.5. Fakturering 6.5.1. Kommunens betalningsvillkor Krav på förskottsbetalning accepteras ej. Betalning sker mot faktura. Faktureringsavgifter, expeditionsavgifter eller dylikt får inte faktureras. Fakturor ska betalas inom 30 dagar efter av kommunen ankomststämplad faktura. Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta enligt lag samt eventuell påminnelseavgift. Dröjsmålsränta understigande 300 kronor exkl. mervärdesskatt debiteras ej. Saknas referens, eller annan efterfrågad information, på fakturan kommer kommunen att returnera fakturan till Er och begära en ny korrekt faktura. Den nya fakturan kommer som vanligt att betalas 30 dagar efter ankomstdatum, om inte annat skriftligt avtalats. Österåkers kommun kommer ej att acceptera dröjsmålsräntor på fakturor som returneras p g a att uppgifter saknas. Rekvistion ska bifogas fakturan. På fakturan anges -Utställarens namn, adress samt organisationsnummer -Avtalsnamn och avtalsnummer -Belopp, skattebelopp och skattesats -Att företaget innehar F-skattsedel Fakturan ska skickas till Österåkers kommun Box 103 184 22 Åkersberga Betalning av faktura innebär inte att kommunen avstått från rätten att påtala fel eller brister Utskrivet: 2012-03-13 13:36 Sida 19 av 20
avseende tjänstens utförande. För det fall kommunen helt eller till delar inte anser sig betalningsskyldig för fakturan äger kommunen rätt att innehålla omtvistat belopp. För det fall parterna är oense om endast del av faktura ska otvistligt belopp erläggas senast på förfallodagen. 6.5.2. Rätt att hålla inne betalning och hantering av återbetalningsskyldighet Har kommunen ekonomiska krav på grund av leverantörens dröjsmål eller på grund av att tjänsten är felaktig äger kommunen rätt att hålla inne betalning motsvarande kommunens krav. Är leverantören skyldig att återbära (kreditera) hela eller del av betalning ska ränta utgå på beloppet från kommunens betalning i enlighet med räntelagen (SFS 1975:635) med gällande referensränta plus två (2) procent. 6.5.3. Betalningsmottagare/ Factoringbolag Faktura får inte överlåtas på annan betalningsmottagare/ factoringbolag, annat än i avtalet angivet organisationsnummer, utan skriftligt medgivande från upphandlingsenheten. 6.6. Personal 6.6.1. Personal Endast av leverantören anställd personal får anlitas. Personalen ska i alla former kunna kommunicera på svenska. Leverantören förbinder sig att vid genomförandet av uppdraget använda i avtalet angiven familjerådgivare och kontaktperson. Detta är ett renodlat uppdragsavtal och någon form av anställningsförhållande föreligger inte. Leverantören har fullt arbetsgivaransvar för sig och sin personal. Leverantören förbinder sig att genomföra uppdrag på ett för kommunen kostnadseffektivt sätt. Leverantören ansvarar för och åtar sig att tillse att leverantörens personal som utför uppdraget alltid har erforderlig kunskap och erfarenhet. Kommunen äger rätt att få utbytt personal hos leverantören, som arbetar med uppdraget om kommunen bedömer att viss personal ej fungerar tillfredställande. Vid sådant utbyte av personal ska leverantören ställa annan personal med motsvarande kompetens till förfogande. Utbyte av personal enligt denna punkt ska ske utan merkostnad för kommunen och utgör inte grund för förändringar av avtalade villkor. De arbetsrättsliga konsekvenserna av att en personal avstängs från uppdraget är ett arbetsgivareansvar. 6.7. Accept 6.7.1. Accept av angivna avtalsvillkor Anbudsgivaren ska ge accept på de i förfrågningsunderlaget angivna avtalsvillkoren och kommersiella förutsättningar. Anbudsgivaren ska accepta de i förfrågningsunderlaget angivna avtalsvillkoren och kommersiella förutsättningar. (/ svar) Utskrivet: 2012-03-13 13:36 Sida 20 av 20