Rektr BESLUT 2015-03-17 Dnr HS Riktlinjer för externfinansierade frskningsprjekt vid Högsklan i Skövde Eknmiavdelningen vid Högsklan i Skövde har riktlinjer för externfinansierade frskningsprjekt. Dkumentet beskriver rutiner för eknmer ch prjektledare från ansökningsfas till prjektavslut. Detta är en uppdatering ch anpassning av tidigare dkument Dnr HS 2012/570-111. Beslut i detta ärende har fattats av rektr efter föredragande av eknmichef Stefan Axelssn. Kpia till Rektrsfunktinen Rektrs kansli Institutinerna (5) Förvaltningsavdelningarna (7) Fakultetsnämnden Studentkåren Arbetstagarrganisatinerna (OFR-S ch SACO-S)
» 1977^ HÖGSKOLA Rektr RIKTLINJER 2015-03-17 Dnr HS 2012/570-111 Prcesser för externfinansierade frskningsprjekt vid Högsklan i Skövde 1 Allmänt En förutsättning för att högsklan ska kunna bedriva frskning är att viss del av denna frskning är finansierad av externa medel. Det är dck viktigt att påpeka att frskning ch annan verksamhet måste fungera tillsammans, varför samrdning måste ske. 2 Prjektinitiering Ett prjekt kan initieras på många lika sätt, t.ex. genm att högsklan kntaktas av extern part, att individuell frskare kntaktar externa parter eller att ett samarbete initierat på grundutbildningsnivå utvecklas till ett prjekt med frskningsdjup. Oavsett initieringssätt finns ett antal viktiga punkter att beakta: 2.1 Infrmera prefekt i ett tidigt stadium Prefekt gdkänner slutligen m prjekt får genmföras inm institutinens verksamhetsmråde ch av institutinens persnal. Prjektledare ska därför infrmera prefekt ch avdelningschef redan i idé fasen. Detta är viktigt eftersm prjektet kan kmma att kräva resurser (persnella eller andra) av en eller flera institutiner, vilket i så fall måste samrdnas med övrig verksamhet. 2.2 Skriftlig ansökan Följ finansiärens aktuella instruktiner ch mallar för att skicka in ansökan. Om mallar saknas bör prjektledare kntakta eknmiavdelningen. Vid budgetering är det viktigt att prjektledare kntaktar eknm för att inte missa några viktiga punkter i beräkningen. Gällande aktuella prcentsatser för Overheadkstnad (OH) beskrivs i Dnr HS 2014/370.1 de fall finansiären inte täcker hela OH-kstanden, ses mellanskillnaden sm frskargruppens/institutinens samfinansiering. 2.3 Diarium för ansökan För att skapa en översiktlig bild av Högsklans frskning behövs infrmatin, inte bara m erhållna externfinansierade prjekt utan även sökta prjekt. Vid ansökan m externfinansiering för frskning, för sökta belpp överstigande 5 000 kr, ska prjektledare skriva en krtfattad beskrivning av det sökta prjektet ch lämna den till registratr. Mer infrmatin m beskrivningen finns i beslut med Dnr HS 2010/330-61.
am HÖGSKOLAN När ansökan skickas iväg till finansiär betraktas den i sin helhet sm en ffentlig handling. Offentliga handlingar ska lämnas till registratr för diarieföring. Kntakta registratr m ansökan innehåller känslig infrmatin. 3 Gdkänt prjekt Prjektledare ser till att ett avtal har upprättats mellan högsklan ch extern part. Detta avtal skrivs under enligt sklans beslut ch delegatiner Dnr HS 2013/416-110. 3.1 Avtalet måste innehålla uppgifter m: «prjektets namn vem från högsklan sm är prjektledare finansiär starttid - sluttid, samt tidsintervall för rekvisitin eller transferering av medel beviljat belpp OH (verhead enligt gällande prcentsatser) Dnr HS 2014/370 vem sm har rätten till ev. anläggningstillgång inköpt i prjektet IPR/ Rättigheter immateriella tillgångar Till avtalet bifgas den budget sm ligger till grund för beviljat belpp (från både extern ch intern finansiering). I budgeten ska det även framgå vilka persnella resurser sm kmmer att krävas i prjektet. 3.2 Startblankett När prjektet är gdkänt ch avtalet är påskrivet ska prjektledaren fylla i blanketten för uppstart. Blanketten är en sammanställning av de viktigaste uppgifterna m prjektet såsm: prjektnamn, prjektledare, start- ch slutdatum, rapprteringsplan, mttagningsattestant, finansiär, samfinansiering, OH, beviljat belpp samt ev. villkr för betalning ch övriga kmmentarer. Om beviljat belpp är i annan valuta än SEK bör den valutakurs anges sm användes vid beräkning av prjektbudget. Blanketten ska signeras av prjektledare, avdelningschef samt prefekt. Detta underlag är ett krav för att ett prjekt skall läggas in i redvisningssystemet (Agress). Prjektledare ska lämna en kpia på det undertecknade avtalet, budget ch startblankett till eknm. Prjektledaren lämnar därefter avtalsriginalet till högsklans registratr.
3.3 Kstnadsbärare för prjekt När avtal, budget ch startblankett lämnats till eknm kmmer en kstnadsbärare att läggas upp. Därefter kmmer eknm att infrmera prjektledare, prefekt, avdelningschef samt löneadministratör m detta. 3.4 Rekvirera pengar I vissa fall betalar extern finansiär ut medel enligt en förutbestämd utbetalningsplan. Men i ett flertal prjekt måste en rekvisitin skickas till finansiären. För underlag till rekvisitin ansvarar prjektledare i Agress finns en mdul Intell Agent sm skickar påminnelse till prjektledare 30 dagar innan angivet datum för rekvisitin. Om finansiären inte tillhandahåller en särskild rekvisitinsblankett kan högsklans mall för rekvisitin användas. Kpia på ifylld blankett lämnas till eknm. Då eknm mbesörjer rekvisitinen ska underlag lämnas i gd tid. I prjekt där rekvisitin sker mt upparbetade kstnader är det viktigt att prjektledaren verkligen följer upp dessa ch rekvirerar medel mtsvarande dessa vid de datum sm anges i avtalet. Omfattningen av de upparbetade kstnaderna lämnas av eknmen. Om mallar saknas kntakta Eknmiavdelningen. När pengarna har kmmit in till högsklan fördelar eknm dessa till prjektets kstnadsbärare. 3.5 Kstnader mt prjektet För kstnadsbärare ansvarar prjektledaren. Det betyder xatt prjektledare har attesträtt för kstnadsbäraren ch därmed kan fördela kstnader till prjektet upp till belpp enligt delegatinsrdningen Dnr HS 2013/416-110. Vid samfinansiering ska parallell bkföring ske dvs. kstnaderna fördelas enligt budget på intern ch extern finansiering. Avdelningschef har ansvaret för att lönekstnader förs löpande mt prjektet. Detta kan skötas autmatiskt genm att meddela eknm hur mycket av lönen/lönerna för deltagarna i prjektet sm ska belasta detsamma. Eknmiavdelningen ansvarar för bkföring av indirekta kstnader (OH) på respektive prjekt sm sker månadsvis. 3.6 Uppföljning Samtliga prjekt ska följas upp regelbundet. Det finns lika typer av uppföljningar, dels Högsklans uppföljning dels Finansiärens uppföljning. Uppföljning syftar till att identifiera eventuella avvikelser i prjektet, i jämförelse med budget. Prjektledare ansvarar för kntrll av att medel finns fördelade till kstnadsbäraren (gäller de fall då rekvisitin sker innan medlen förbrukats) inm tre månader efter det att rekvisitinen skickats till finansiär. Högsklans uppföljning består i eknmiska kvartalsrapprter för varje enskilt prjekt. Rapprten skickas till prjektledare samt görs tillgänglig för prefekter ch avdelningschefer. Eftersm prjekt ingår i högsklans ttala redvisning är det speciellt viktigt att de stäms av med en årsavstämning vid bkslut. I samband med kvartalsrapprt fyra skickar eknm blanketten Årsavstämning till prjektledare. Prjektledare signerar denna ch lämnar tillbaka till eknm.
Finansiärens uppföljning görs i enlighet med finansiärens aktuella instruktiner. 3.7 Byte av prjektledare Byte av prjektledare ska infrmeras eknm samt finansiär. För byte används en blankett sm skall skrivas under av tidigare prjektledare, ny prjektledare samt prefekt för den institutin där prjektet kmmer att tillhöra rganisatriskt. Blanketten ska lämnas till eknm. 3.8 Förlängning av prjekt Vid eventuell förlängning ska ett beslut m detta lämnas från prjektledare till eknm. 3.9 Prjektavslut Prjektavslut ska ske i enlighet med vad sm sägs i avtalet m inget annat senare angivits. Det är i detta sammanhang viktigt att påpeka att kstnader nrmalt inte får föras mt prjekt där slutdatum passerats. Det är dck tillåtet att invänta sena inbetalningar ch bka dessa på prjektet. Prjektledaren ansvarar för prjektavslut. Beslut på gdkänd slutrapprt från finansiär ska meddelas eknm, därefter stänger eknm prjektet i Agress. Eventuellt över- eller undersktt kmmer tillfalla frskningsgrupp/institutin. 3.10 Övrigt Det är naturligtvis viktigt att resultaten av prjekten dkumenteras ch sprids på där för avsedd plats.