Sida 1 (5) Administrativa villkor Datum 2010-01-20 Referenser Beskrivning Upphandlingsform Alingsås kommun upphandlar kostförsörjningen för grundskolan, gymnasiet, äldreomsorgens egna boenden samt barn- och skolbarnomsorgen. I upphandlingen åberopas verksamhetsövergång enligt LAS 6b. Förenklad upphandling (LOU 2007:1091), B-tjänst. Avtal 2010-05-14 (beräknad start) t.o.m. 2014-06-30 med möjlighet till förlängning med ytterligare 2 år. I händelse av försenad avtalsstart skall tjänsten påbörjas senast 6 veckor efter avtalets tecknande. Sista anbudsdag 2010-03-08 Basprisdag 15 januari 2010 Alla priser och prisberäkningar är exkl. lagstadgad mervärdesskatt. Anbudets form och adressering Beställarens kontakt under upphandlingen Besök på plats Alingsås kommun, Anbudet märks KOST ALINGSÅS Upphandling, 441 81 Alingsås (Anbud kan även lämnas in till receptionen Rådhuset, Stora torget 1, under öppethållandetider måndag-torsdag, kl 0730 1700, fredag, kl 0730-1630) Ann Linde Koolman (upphandlingschef) 0322 61 69 06 ann.linde-koolman@alingsas.se Frågor bör, för att kunna beaktas, ställas senast tio dagar innan anbudstidens slut. Leverantör som önskar besöka beställaren anmäler sitt intresse till kontaktpersonen enligt ovan senast 2010-02-04. Frågor kommer inte att kunna besvaras vid detta besök. (Se även punkt 7 Besök på plats under annonseringstiden)
Sida 2 (5) 1 Egenregianbud Alingsås kommun kommer inte att lägga egenregianbud i denna upphandling. 2 Jämförelse anbud -- egenproduktionskostnad För att kunna avgöra vilken driftsform som är mest fördelaktig kommer Alingsås kommun att jämföra anbuden med en beräknad egenproduktionskostnad (se även missiv sidan 4 Preliminära bokslutet 2009 ). Om resultatet av upphandlingen visar att inkomna anbud inte väsentligt understiger kommunens beräknade egenproduktionskostnad för helår, år 2010, förbehåller Alingsås kommun sig rätten att avbryta upphandlingen. 3 Anbudets innehåll Alingsås kommuns antagande om volymfördelning bygger på hur kostverksamheten har sett ut historiskt, dvs. förhållandet mellan antal planerade barn/elever/äldre och verkligt antal beställda måltider. Anbudsgivaren skall i bilaga 6a, Anbudspriser ange anbudspriser för grundservice på årsbasis för respektive verksamhetsområde. För grundservice skall således inte styckpriser per portion anges som anbudspris. Det är det totala priset per år som är avgörande för utvärderingen av anbuden. Anbudspriset (det totala priset per år) gäller för hela avtalsperioden, och kommer endast att justeras enligt de förutsättningar som anges i bilaga 6 Prisförutsättningar. Förändringspriset som genereras i bilaga 6a, Anbudspriser, utgör dygnspris för grundservice som skall ligga till underlag vid eventuella förhandlingar enligt de förutsättningar som anges i bilaga 6 Prisförutsättningar, 6a Anbudspriser och bilaga 7 Preliminärt avtal. Ett särskilt förhållande gäller för äldreomsorgen där det finns ett politiskt beslut att konkurrensutsätta ett antal vårdplatser under 2010. Detta utvecklas ytterligare i bilaga 3 Verksamhetsbeskrivning och kravspecifikation och bilaga 6 Prisförutsättningar. Enligt bilaga 6a, Anbudspriser, skall pris för personalportion och närståendeportion inom respektive verksamhet anges. Dessa priser skall avse komplett måltid enligt ordinarie matsedel (jmfr dagens rätt ). Det angivna priset gäller för hela avtalsperioden och kommer endast att prisjusteras enligt index som anges i avtalet. 4 Avtal och period Avtalet gäller under perioden 2010-05-14 (planerad start) t.o.m. 2014-06-30 med möjlighet till förlängning med ytterligare 2 år. Avtalet upphör dock helt att gälla per 2016-06-30. Avtal kommer att tecknas enligt de kommersiella villkor som redovisas i bifogat Preliminärt avtal (bilaga 7). Av anbudet skall framgå att leverantören har tagit del av och accepterar de kommersiella villkoren. (Se även bilaga 3 Verksamhetsbeskrivning och kravspecifikation, punkterna 2.5 och 3.3 Kända förändringar)
5 Inlämnande av anbud Bilaga 1 Sida 3 (5) Ert anbud skall lämnas skriftligt, i tillslutet neutralt omslag och skall vara författat på det svenska språket. Anbud får ej lämnas per e-post eller fax. Kuvert och anbud märks enligt sidan 1. Ert anbud skall innehålla efterfrågade uppgifter som finns summerade i Leverantörens checklista bilaga 2b. 6 Tider a) Anbud skall vara Alingsås kommun tillhanda senast 2010-03-08. b) Anbudets giltighetstid skall vara sex månader t.o.m. 2010-08-31. c) Sekretess råder fram till dess att anbuden har utvärderats och utvärderingsresultatet skriftligen har skickats till samtliga anbudsgivare. d) Upphandlingen avslutas genom att avtal undertecknas, vilket sker tidigast 12 dagar efter det att samtliga anbudsgivare meddelats om utvärderingsresultatet. Denna upphandling beräknas vara utvärderad under mars månad 2010. 7 Besök på plats under annonseringstiden Besök vid respektive anläggning planeras kunna genomföras under veckorna 06 och 07. Önskemål att delta vid sådant besök måste anmälas senast 4 februari, 2010 till beställarens kontakt. Frågor besvaras inte vid besöken. Frågor som uppkommer vid besöken eller i övrigt uppmanas anbudsgivare att lämna in skriftligen i efterhand varefter svaren utskickas skriftligt till samtliga leverantörer. Leverantören har att beakta att enheterna (respektive förskola, skola, gymnasium och äldreboende) är geografiskt utspridda. En leverantör som önskar se alla enheter får räkna med att det tar 2-3 dagar i anspråk. Alingsås kommun kommer att försöka tillmötesgå alla önskemål men förbehåller sig rätten att fördela besökstiderna så att tiderna optimeras. Varje leverantör får delta med fyra personer per plats. Leverantör svarar för sina egna kostnader och transporter. Om leverantör väljer att inte besöka anläggning enligt ovan avsäger sig leverantören möjligheten att ställa krav (ekonomiska eller andra) på Alingsås kommun, hyresvärd eller berörd fastighetsägare. 8 Diverse formalia 8.1 Begäran om förtydligande Alingsås kommun får begära att en ansökan förtydligas eller kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning (LOU kap 9 8). 8.2 Krav på fullgjorda lagstadgade skyldigheter Gällande de krav som kan ställas på en blivande leverantör hänvisas till LOU kap 10. Leverantör skall ha fullgjort sina lagstadgade skyldigheter avseende registreringar och betalningar för sociala avgifter och skatter. SKV 4820 skickas till Skattemyndigheten och bifogas anbudet. Blanketten får
Sida 4 (5) ej vara äldre än 3 månader. Används underentreprenörer skall även SKV-blankett ifyllas för dessa (se även bilaga 2 Leverantörskrav). 8.3 Rättande av uppenbar felskrivning Alingsås kommun får medge att en leverantör rättar en uppenbar felskrivning eller felräkning eller något annat uppenbart fel i anbudet (LOU kap 9 8). 8.4 Orimligt lågt anbud Anbud som anses vara orimligt lågt kan komma att förkastas om leverantör inte kan lämna en rimlig förklaring till detta (LOU kap 9 12). 9 Avbrytande av upphandling Alingsås kommun förbehåller sig rätten att avbryta denna upphandling: om förutsättningarna enligt punkt 2 Jämförelse anbud -- egenproduktionskostnad gör att det även i fortsättningen skulle vara mest fördelaktigt att driva verksamheten i egen regi, om politiskt beslut fattas eller om organisatoriska förändringar sker, som påverkar eller förändrar förutsättningarna för denna upphandlings fullföljande. 10 Registerkontroll Delar av uppdraget omfattas av regler för registerkontroll vilket framgår i bilaga 7 Preliminärt avtal. Utförande av arbetet är villkorat av att leverantören och/eller leverantörens personal blir godkänd vid kontrollen. 11 Sekretess Sekretess som gäller inom respektive verksamhetsområde, skall följas av leverantören och dennes personal. Information och rutiner som gäller för beställaren gäller även leverantörens personal. Beställaren tillhandahåller gällande rutiner och blanketter, till leverantören efter avtalstecknandet. Leverantören åtar sig att fullfölja gällande sekretesshantering och rutiner. I vissa situationer måste personuppgifter med tillhörande information om exempelvis kosttyper och allergier dokumenteras. Skriftlig information skall förvaras inlåst och ej vara åtkomlig för obehöriga. Då avtalet upphör skall informationen destrueras enligt kommunens rutiner. I den händelse att leverantören tar del av sekretessklassad information åtar sig leverantören att leverantörens personal ingår sekretessförbindelser enligt ovan. Om fullgörande av detta uppdrag innebär att leverantören kan komma att behandla personuppgifter skall parterna ingå ett särskilt skriftligt personuppgiftsbiträdesavtal enligt de villkor som beställaren vid varje tillfälle tillämpar för sådana avtal (Personuppgiftslagen 1998:204). 12 Personal och verksamhetsövergång I denna upphandling åberopas att verksamhetsövergång enligt LAS 6b gäller. Detta utvecklas ytterligare i bilaga 4 Personal och bilaga 4a Personalsammansättning.
13 Anbudspriser och utvärdering Bilaga 1 Sida 5 (5) Observera att förutsättningen för att ett anbud skall utvärderas är att samtliga krav uppfyllts i ert anbud enligt denna anbudsinbjudan. Den anbudsgivare som uppfyller samtliga ställda krav och som lämnat lägst pris i enlighet med bilaga 6 Prisförutsättningar och bilaga 6a Anbudspriser kommer att erbjudas avtalet avseende kostproduktion och distribution för Alingsås kommun.