Semesteravtal 12, Teknikavtalet Metall, beräkning på medeltimlön (tim- och ackordsavlönade) Semesterårsskifte 1. Definitiv avräkning av aprils löner med mars avvikelser När avvikelserna för mars är definitivt avräknade är det dags för semesterberäkning. Detta innebär att om du alltid lönebereder avvikelserna månaden efter, ska du göra semesterberäkning när aprils lön är klar. Du kan vänta med att skriva och skicka ut lönespecifikationerna till efter semesterberäkningen. 2. Viktiga inställningar inför semesterberäkningen Det är viktigt att du är konsekvent hur du anger datum vid semesterberäkning. Ta fram underlagen från förra årets semesterberäkning och kontrollera vilka datum som användes då. Behöver du hjälp med datumangivelserna kan du läsa vårt dokument om detta genom att klicka här» Det finns en hel del inställningar i programmet som påverkar semesterberäkningen. Vi har samlat alla inställningarna i separata dokument. Läs mer om inställningar på nedan länkar. Läs om inställningar under menyn Arkiv Inställningar fliken Semester genom att klicka här» Läs om allmänna inställningar i semesterberäkningen genom att klicka här» 3. Semesterskuldlista för 2015-04-01-2016-03-31 Skriv ut en semesterskuldlista per 31 mars 2016 med datum för Intjänandeperiod 2015-04-01-2016- 03-31 och datum för Läs transaktioner 2015-01-01 2015-12-31, eftersom underlaget ska beräknas på transaktionerna för närmast föregående kalenderår. Läs om Semesterskulden genom att klicka här» 4. Säkerhetskopia före semesterberäkning En säkerhetskopia ska tas före semesterberäkningen. Om någonting skulle gå fel vid semesterberäkningen är återläsning av säkerhetskopia det enda sättet att återställa programmet. Säkerhetskopian kan vara antingen automatiskt eller manuellt tagen. Läs om inställningar för automatiska säkerhetskopior genom att klicka här» Läs om manuella säkerhetskopior genom att klicka här» 5. Semesterberäkning Semesteravtal 12, Teknikavtalet Metall, beräkning på medeltimlön för 2015-04-01-2016-03-31 Gå in under menyn Verktyg - Semesterrutiner - Semesterberäkning och välj Semesteravtal 12, Teknikavtalet Metall, beräkning på medeltimlön. Fyll i datum för Intjänandeperiod 2015-04-01 2016-03-31 och Läs transaktioner 2015-01-01 2015-12-31. Observera att underlag för beräkning av semesterlön är arbetstagarens medeltimförtjänst under det närmast föregående kalenderåret. Beräkningsperiod för Läs transaktioner ska därför vara 2015-01-01 2015-12-31. 1
Medeltimförtjänsten beräknas genom att summan av tidlön och ackord, inklusive skiftformstillägg, ersättning för gångtid och färdtid, tillägg för arbete på obekväm tid, övertidstillägg, ersättning för arbetsberedskap samt övriga semesterlönegrundande tillägg, divideras med antalet arbetade timmar. Den framräknade medeltimförtjänsten ska ökas med 4,2 % som motsvarar helglön. Är medeltimförtjänsten inte representativ med hänsyn till grunderna för beräkningen av semesterlön enligt detta avtal kan medeltimförtjänsten anpassas. För arbetstagare med rätt till semesterlön, för vilken medeltimförtjänsten enligt ovan inte kan beräknas, uppskattas medeltimförtjänsten med hänsyn till den lön som arbetstagaren sannolikt skulle ha tjänat under kalenderåret närmast före semesteråret om han då utfört arbete för arbetsgivarens räkning. För varje betald semesterdag multipliceras den beräknade medeltimförtjänsten med 8. Semesterlönen per dag erhålls genom att multiplicera det framräknade beloppet med 1,22. Egna anteckningar specifikt för din semesterberäkning: Observera att om du använder dig av brutna perioder, som inte överensstämmer med intjänandeåret, måste du justera intjänandeperiodens datum så att de överensstämmer med löneperioderna eftersom semesterlönegrundande frånvarotimmar kontrolleras mot intjänandeperiod trots att de handlar om transaktioner. Exempel Företaget har löneperioden 2015-03-13 2015-04-12 och vill ta med de avvikelser som löneberetts under den perioden. Intjänandeperioden är 2015-04-01 2016-03-31. För att få med frånvarotransaktionerna räcker det inte med att ange att transaktionerna ska läsas från 2015-03-13-2016-03-12. Du måste även ändra intjänandeperioden till samma datum för att semesterlönegrundande frånvarotransaktioner ska tas med. Semesterlön Fyll i procentsatsen för Total semesterlön och Uppräkning motsv helglön. 2
Utbetalning av semesterlön Du kan välja om semesterlönen ska betalas ut som semesterlön per dag eller om beloppet utbetalas vid ett tillfälle. Längst ner till höger i bilden ovan väljer du det P-fält som den framräknade semesterlönen ska skrivas till. Den framräknade semesterlönen sparas i det angivna P-fältet i anställdaregistret. Om det redan finns ett belopp i det fält du väljer, skrivs detta över eftersom P-fältet inte töms med automatik i anställdaregistret genom att du betalar ut semesterlön/dag. För att beloppet i P-fältet ska tas bort och för att semesterskuldslistan ska bli korrekt, efter att du betalat ut semesterlön/dag, måste du ta bort beloppet i P-fältet i anställdaregistret genom att gå in under menyn Register - Registervård och klicka på knappen Rensa under Personliga löneuppgifter. Tar du inte bort beloppet får du istället ta bort det valda P-fältet i beställningsbilden för semesterskuldslistan, alltså i rutan längst ner till höger i bilden ovan. På så sätt kommer det inte med på semesterskulden längre. Lägsta semesterlön/dag Semesterlönen per dag ska, för arbetstagare med minst två års obruten anställningstid (730 dagar), utgå med lägsta semesterlön per dag enligt avtal. Vid lägre sysselsättningsgrad proportioneras beloppet med hänsyn till den kortare arbetstiden. Den lägsta semesterlönen anger du i rutan Ev lägsta semlön/dag. Lägsta semesterlön per dag om arbetstagaren har minst två års sammanhängande anställningstid är 1299 kr och under 18 års ålder 956 kr. Uppfyller den anställde inte anställningstiden utgår ingen lägsta semesterlön/dag. Ej intjänad semester sparas som förskottsdagar för nyanställda Om ej intjänad semester ska sparas som förskottsdagar för de anställda som anställts under intjänande året, markerar du rutan Ej intjänad semester sparas som förskottsdagar för nyanställda. Exempelvis om en anställd hunnit tjäna in 17 betalda dagar, har en semesterrätt på 25 dagar och du vill att dagarna upp till 25, alltså 8 dagar, ska sparas som förskottsdagar. Ej uttagen betald semester ligger kvar i betalda dagar upp till semesterrätten Om en anställd inte tagit ut alla sina betalda semesterdagar kan du markera denna ruta om du vill att dessa ska ligga kvar i rutan Betalda dagar i anställdaregistret upp till semesterrätten. Läs transaktioner i första hand på from/tom datum Om du markerar denna ruta kommer programmet i första hand använda sig av inmatat Datum på transaktionerna (löneraderna) i löneberedningen. Har du inte löneberett med Datum och då inte heller markerar ovanstående bockruta så delar programmet istället in dessa efter vilken löneperiod de tillhör. Löneperiod anges i samband med avräkning. Räkna om sem-lön för sparade sem-dagar För sparad semesterdag beräknas semesterlönen på samma sätt som för övrig semester, som utgår det semesterår den sparade semestern förläggs. Hänsyn tas dock till sysselsättningsgraden under det intjänandeår under vilken lönen för semesterdagen tjänats in. 3
Övrigt Vid tidsbegränsade anställningar om högst 3 månader kan arbetsgivaren komma överens med arbetstagaren om att istället utge semesterersättning med 13 %. Enbart lista Börja med att välja Enbart lista och stämma av uppgifterna innan du går vidare och låter programmet beräkna nya dagar. Semesterberäkningsurval Här har du möjlighet att göra vissa val, exempelvis hur semesterdagar ska avrundas, flytta kvarvarande betalda dagar till sparade etc. Egna anteckningar specifikt för din semesterberäkning: 4
Exempel på hur semesterberäkningslistan kan se ut. Om du tycker att någonting inte stämmer på den presenterade listan kan du, efter att du skrivit ut den klicka på Visa logg och undersöka vad som kan vara fel. Beräkning av antalet semesterdagar När semesterdagarna beräknas utgår programmet från: Den anställdes anställningsdatum i förhållande till det intjänandeår man beräknar. Ej semesterlönegrundande frånvaro som beretts med datum. Infaller datumet inom intjänandeperioden reduceras antalet intjänande dagar. Den anställdes semesterrätt. Exempel: En anställd har varit föräldraledig från första februari till 15 juni. Programmet känner av att 135 dagar tagits ut och att de 120 dagar som är semestergrundande har passerats samt att det är 15 dagar som inte är semesterlönegrundande. I stället för 25 semesterdagar får den anställde 24 dagar med 25 dagars semesterrätt; 350/365*25 =23,97=24 semesterdagar. Arbetad tid För att semesterberäkningen ska kunna komma fram till en snittlön behövs uppgift om arbetad tid. Det är i normalfallet arbetade timmar, men kan också vara arbetade dagar. Det är viktigt att man genomgående håller sig till samma enhet på lönearten. Programmet läser transaktioner som har datum inom perioden Läs transaktioner som angetts. Saknas datum på transaktionerna går programmet på de transaktioner som infallit inom angiven löneperiod. Observera att om det inte finns schema för de anställda krävs det en passiv löneart på vilken du lönebereder in semesterlönegrundande frånvarodagarna. I Övningsföretaget finns löneart 031 Periodens arbetstimmar som har följande inställning i semesterfliken: 5
Semesterlönegrundande frånvarotimmar/dagar Har du arbetsschema på dina anställda, behöver du inte lönebereda in arbetade timmar och semesterlönegrundande frånvarotimmar utan dessa hämtas från kalendariet. Markera då i semesterberäkningsbilden, under Visa underlag, att arbetad tid och semesterlönegrundande frånvarotid hämtas från kalendarium om schema finns på person. För att få en korrekt framräkning av semesterlönegrundande belopp behövs uppgift om antalet semesterlönegrundande frånvarotimmar. Dessa hämtas från lönearter med inställning Typ av enhet Semestergrundande frånvarotimmar/-dagar. I semesterlöneskuldsbilden finns motsvarande funktion. För att ha kontroll på när du ska sluta lönebereda semesterlönegrundande frånvarotimmar använder du dig av inställningen Kontrollera semestergrundande frånvaro under Inställningar i löneberedningen. Varningen visas i löneberedningen när antalet semesterlönegrundande frånvarodagar har överskridits. Kontrollera och godkänn varje person När du har kontrollerat listan och godkänt den är det dags för semesterberäkningen. Det är vid semesterberäkningen anställdaregistret uppdateras med nya semesterdagar. Väljer du alternativet Kontrollera och godkänn varje person kan du göra fortfarande göra ändringar på varje person innan du godkänner genom att klicka på OK & Nästa. 6
Observera att du ska trycka Enter när du kommer in på den första anställde för att programmet ska börja sin beräkning. Programmet talar om för dig hur många betalda dagar personen har kvar och hur många som kan sparas. Detta grundar sig på vad du har fyllt i för gränser under menyn Arkiv - Inställningar - fliken Semester. Där anges hur många dagar per år som får sparas, hur många år dagarna får sparas, samt hur många dagar som får sparas totalt. Nästa kontroll som programmet gör är att se hur många semesterdagar som kan sparas per år. Du får ett meddelande om det finns dagar som sparats i fler år än du har ställt in och du får frågan hur du vill göra med dessa. Om den anställde har betalda dagar kvar, får du frågan om de ska föras över till sparade. Programmet talar om hur många dagar som kan sparas, resterande betalas ut om du har lönearter för utbetalning av överskriden semester under Arkiv - Inställningar - fliken Semester. När du godkänt förslagen kan du se totalt antal sparade dagar fördelade per semesterår. Kvarvarande obetalda semesterdagar tas bort. Till sist får du upp semesterberäkningsbilden per person där du fortfarande kan göra manuella ändringar. Alla fält kan korrigeras om det skulle behövas. När du är nöjd med beräkningen klickar du OK & Nästa för att godkänna personen. Det är då uppdatering av den anställdes semesteruppgifter sker i anställdaregistret. 7
Semesterberäkningen presenteras i rapportformat. Spara rapporten. Uppdatera utan kontroll Har du många anställda tar det lång tid att välja alternativet Kontrollera och godkänn varje person. Då kan du istället välja alternativet Uppdatera utan kontroll. Det är viktigt att du har tagit ut Enbart lista först och kontrollerat noga att allting stämmer. Nu har anställdaregistrets semesterflik uppdaterats med nya betalda dagar samt kvarvarande dagar har flyttats till sparade dagar. Semesterlönen per dag har skrivits i angivet P-fält. Har den anställde under intjänandeåret helt eller delvis haft kortare arbetstid än 40 timmar i genomsnitt per vecka, ändras talet 8 respektive lägsta semesterlön/dag med hänsyn till detta, det vill säga om sysselsättningsgraden varit lägre än 100 %. Om ordinarie heltid är kortare än 40 timmar så måste du ändra manuellt. Exempel: 38 timmars vecka ersätts manuellt med 7,6 (38/5) 36 timmars vecka ersätts manuellt med 7,2 (36/5) Programmet känner av aktuell sysselsättningsgrad och räknar själv hur många timmar uppräkningen av helglönen som ska gälla. Observera att programmet inte känner av med hur många timmar uppräkningen ska ske utan utgår alltid ifrån 8 timmar (men rätt sysselsättningsgrad). Det är när du exempelvis har 38 timmars vecka som ordinarie heltid som programmet inte kan ändra med automatik. I ovan bild kan du korrigera alla rutor om det skulle behövas. När du är nöjd med beräkningen klickar du OK & Nästa för att godkänna personen. Det är då uppdatering av den anställdes semesteruppgifter sker i anställdaregistret. 8
6. Skriv ut och skicka lönespecifikationer Nu kan du skriva ut och skicka dina lönespecifikationer för aprils lön. Eftersom anställdaregistret har uppdaterats med de nya semesterdagarna kommer nu dessa ut på lönespecifikationen till de anställda. 7. Semesterskuldlista för 2016-04-01-2016-04-30 innevarande år När du är klar med semesterberäkningen och avvikelserna för april är definitivt avräknade kan du skriva ut semesterskuldlistan per 30 april. Du anger då datum 2016-04-01 till 2016-04-30 för Intjänandeperiod och 2016-01-01 2016-04-30 för Läs transaktioner. Egna anteckningar specifikt för din semesterskuld: Observera att du inte kan återskapa semesterskulden efteråt, det är alltså för sent att ta ut semesterskuldslistan per 2016-04-30 efter att du registrerat avvikelser som uttagen semester i maj eller senare. 9
Till sist får du ut semesterskuldslistan. Plats för egna anteckningar: 10