Revisionsrapport KPMG AB 20 januari 2012 Antal sidor: 6
Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 2 3. Syfte 2 4. Avgränsning/underlag 2 5. Metod 3 6. Projektorganisation 3 7. Utbetalningar via PA-system 3 7.1 Granskat med anmärkningar 3 7.2 Granskat utan anmärkningar 4 8. Utbetalningar från leverantörsfunktionen 5 8.1 Granskat med anmärkningar 5 8.2 Granskat utan anmärkningar 6 9. Politiska sekreterare 6
1. Sammanfattning Vi har på uppdrag av revisorerna vid landstinget Dalarna genomfört en granskning av förtroendekänsliga poster. Det övergripande syftet med granskningen är att bedöma om landstingets interna styrning och kontroll av förtroendekänsliga poster är tillräcklig. Från granskningen vill särskilt framhålla följande: Utifrån granskat stickprov konstaterar vi sammantaget att landstinget har aktuella regler, riktlinjer, avtal etc. som styr hantering och beslut av löneposter, att dessa efterlevs och att det finns fungerande kontrollinstrument i verksamheten för dessa löneposter. Vår granskning avseende biljettkostnader, representation och boende i Sverige och i utlandet, visar att det vid ett flertal tillfällen förekommit att Landstinget har deltagit i, eller planerat att delta i, mässor och konferenser där fakturor på mässavgifter, resor och boende skickats från leverantörer som levererar varor och tjänster till Landstinget. Granskade fakturor saknar specifikation av vilka kostnader som ingår i fakturabeloppen. Inte heller bifogas underlag som visar vilka kostnader fakturorna avser. När underlag som förklarar fakturerade kostnader från Landstingets leverantörer inte finns specificerade på fakturan och styrks i bilaga till fakturan finns risken att misstanke uppstår om att Landstinget inte står för samtliga sina kostnader. För att minimera eventuella misstankar bör fortsättningsvis samtliga kostnader i samband med konferenser, mässor, utbildningar m.m. betalas direkt av Landstinget. Vår granskning visar också att det ofta saknas uppgifter om deltagare eller deltagarförteckningar och syfte med representationen samt för resor, orsak till resorna. Dessa uppgifter ska finnas i anslutning till verifikationerna eftersom det utgör räkenskapsmaterial och skall arkiveras i 10 år. Vid arkivering hos respektive handläggare kan troligtvis inte arkiveringstiden garanteras och inte heller åtkomsten till materialet eftersom det inte framgår av verifikationen var och hur materialet har sparats. Rekommendationer För att förbättra den interna kontrollen bör landstingets ledning förtydliga de interna styrdokumenten avseende konferenser etc. i syfte att säkerställa att landstinget står för samtliga kostnader i samband med konferenser, mässor, utbildningar m.m. Landstinget bör säkerställa att dokumentationskraven efterlevs vid bl.a. konferenser, representation och resor, vad gäller deltagarförteckning och angivande av syfte 1
2. Bakgrund 3. Syfte Vi har på uppdrag av revisorerna vid landstinget Dalarna genomfört en granskning av förtroendekänsliga poster. Inom landstinget hanteras årligen mycket stora ekonomiska belopp. Att användningen av medlen sker på ett ändamålsenligt sätt och att den interna kontrollen är tillräcklig är fundamental då medelsanvändningen avser skattemedel. I vissa sammanhang kan dock medelsanvändningen anses vara mer förtroendekänslig än i andra sammanhang. Exempel på sådana förtroendekänsliga kostnadsslag är anställda och förtroendevaldas resor och representation liksom arvoden till förtroendevalda. Utbetalningarna måste i sådana fall grundas på tydliga regelverk. Det är i dessa sammanhang också av stor vikt att det finns fastställda attestordningar och att dessa liksom andra interna och externa regelverk efterlevs. Kontrollen av efterlevnaden d.v.s. den interna kontrollen, måste också vara ändamålsenlig och effektiv. Det övergripande syftet med granskningen är att bedöma om landstingets interna styrning och kontroll av förtroendekänsliga poster är tillräcklig. I granskningen har följande frågor särskilt belysts: Identifiering av de poster som kan anses som förtroendekänsliga. Finns tydliga och aktuella regler/riktlinjer/avtal etc. som styr hantering och beslut av dessa poster? Efterlevs gällande regler/riktlinjer/avtal? Finns fungerande kontrollinstrument i verksamheten med avseende på dessa poster? Uppfyller räkenskapsmaterialet kraven enligt Kommunala Redovisningslagen (KRL), utfärdade rekommendationer från Rådet för Kommunal Redovisning (RKR) samt landstingets egna anvisningar. 4. Avgränsning/underlag Underlaget för identifierande analys har varit person- och anställningsdata samt löneposter för alla anställda och förtroendevalda för räkenskapsåret 2011 per mitten av september. Leverantörsdata (reskontrauppgifter med konteringsdata) för samma tidsrymd avseende alla utbetalningar till enskilda personer samt alla landstingets utbetalningar konterade på sex konton preciserade nedan. Vi har även använt utdrag ur epolo (det system som används för att registrera förtroendevalda) som underlag. Den 17 oktober 2011 godkände revisorerna vid en föredragning av analysresultatet våra förslag till fördjupningsgranskning baserad på analysen med följande egna tillägg: 2
5. Metod Sex konton redovisande biljettkostnader, representation och boende i Sverige och i utlandet. Är utbetalade löner/ersättningar till politiska sekreterare enligt avtal. Identifieringen av förtroendekänsliga poster har gjorts genom att analysera utbetalningar från PA-systemet och leverantörsfunktionen. Som underlag för analyserna har data redovisat enligt avsnittet ovan använts. Analysen har inriktats mot två områden: Utbetalningar per lönearter sett ur perspektiven föreskriven användning, individ, organisatorisk tillhörighet samt uppdrags-/anställningsform och omfattning. För vad och i vilken omfattning har uppdragstagare och anställda ersatts via landstingets leverantörsfunktion. Perspektiven desamma som i föregående punkt. Analysen har beaktat införda systembaserade kontroller tillämpliga för områdena samt de policys med tillhörande tillämpningsföreskrifter som styr och vägleder förrättare och attestanter. De iakttagelser som omfattas av fördjupningen har stämts av mot aktuella interna och externa (KRL och RKR) regler och rekommendationer, avtal etc. som styr hantering och beslut samt hur dessa har efterlevts. 6. Projektorganisation Projektet har letts av Magnus Larsson, certifierad kommunal revisor. Delprojektledare har varit Lars Anteskog, specialist dataanalys. I övrigt har granskningen genomförts av Monica Rådestad, certifierad kommunal revisor med stöd av Margareta Sandberg, godkänd revisor. 7. Utbetalningar via PA-system 7.1 Granskat med anmärkningar Vår granskning av underlag till stickprovet samt vad som framgår av styrande dokument och intervjuer visar avseende: Arvoden och ersättningar, ett av stickproven rörande ersättning logikostnad bedöms vara skattepliktig, vilket kommer att korrigeras. 3
7.2 Granskat utan anmärkningar Vår granskning av underlag till stickprovet samt vad som framgår av styrande dokument och intervjuer visar avseende: Pensionsavgifter, att de är korrekt beräknade och utbetalade samt belastar redovisningsmässigt rätt kostnadsställe. Hantering av löneposter enligt urval styrs bl.a. av landstingsfullmäktiges beslut 2009-09-21 101 om ändrade regler om ersättning för förlorad tjänstepensionsförmån till förtroendevalda med sysselsättningsgrad understigande 40 % av heltid. Arvode/grundlön förtroendevald, att motstridiga datum vad gäller utbetalning och redovisning av kostnaderna har sin förklaring ombokningar mellan kostnadsställen på grund av felregistrering. Övriga arvoden och ersättningar (lönearter för bl.a. ersättning enligt räkning, arvoden, förlorad arbetsinkomst, moms enligt kvitto, ersättning logikostnad, arvode resa traktamente, sjukarvode 80 %), att det finns underlag vars specifikationer överensstämmer med ändamålet med lönearterna samt att kostnaderna är attesterade enligt ordning och belastar rätt kostnadsbärare. Hantering av poster enligt urval styrs bl.a. av Arvode m.m. till förtroendevalda inom, fastsällt av landstingsfullmäktige 2010-11-23, reviderat 2011-06-14. Övertidsersättning, att felaktig markering om rätt till övertidsersättning har sin förklaring, att ersättningen är berättigad enligt avtal, godkänd, attesterad enligt ordning, avser rätt anställning och att systembaserade kontroller finns för att säkerställa att inga orimliga belopp betalas ut avseende övertid. Kilometerersättning, att det finns fullständiga underlag, reseräkningar etc. för kilometerersättning. OB-ersättning, att ersättningen är berättigad enligt avtal för arbetstidsmodell, att samtidigt erhålla OB-arvode och OB-tillägg har sin förklaring genom ändrad anställning och enligt avtal. Förtroendevalda utanför epolo 1, att förklaring finns till varför dessa personer inte finns förtecknade i epolo, att det finns korrekta underlag för utbetalningar till dessa personer. 1 epolo ska innehålla uppgifter om förtroendevalda. 4
Kommentar Utifrån granskat stickprov konstateras sammantaget att landstinget har aktuella regler, riktlinjer, avtal etc. som styr hantering och beslut av löneposter, att dessa efterlevs och att det finns fungerande kontrollinstrument i verksamheten för dessa löneposter. 8. Utbetalningar från leverantörsfunktionen 8.1 Granskat med anmärkningar Vår granskning av underlag till stickprovet samt vad som framgår av styrande dokument och intervjuer visar avseende konton redovisande biljettkostnader, representation och boende i Sverige och i utlandet: Att det vid ett flertal tillfällen förekommit att Landstinget har deltagit i, eller planerat att delta i, mässor och konferenser där fakturor på mässavgifter, resor och boende skickats från leverantörer som levererar varor och tjänster till Landstinget. Granskade fakturor saknar specifikation av vilka kostnader som ingår i fakturabeloppen. Inte heller bifogas underlag som visar vilka kostnader fakturorna avser. Att det ofta saknas uppgifter om deltagare eller deltagarförteckningar och syfte med representationen samt för resor, orsak till resorna. Kommentar När underlag som förklarar fakturerade kostnader från Landstingets leverantörer inte finns specificerade på fakturan och styrks i bilaga till fakturan finns risken att misstanke uppstår om att Landstinget inte står för samtliga sina kostnader. Inom Landstinget bör fortsättningsvis samtliga kostnader i samband med konferenser, mässor, utbildningar m.m. betalas direkt av Landstinget för att minimera misstankar om att Landstinget inte står för samtliga sina kostnader. Detta förfaringssätt bör framgå av Landstingets interna styrdokument. Landstingets dokumentationskrav i samband med bl.a. konferenser och representation finns dokumenterade på Navet (intranät): På restaurangnotan eller fakturan ska det framgå vilka personer som deltagit, sambandet med verksamheten och syftet med representationen. Dessa uppgifter ska finnas i anslutning till verifikationerna eftersom det utgör räkenskapsmaterial och skall arkiveras i 10 år. Vid arkivering hos respektive handläggare kan troligtvis inte arkiveringstiden garanteras och inte heller åtkomsten till materialet eftersom det inte framgår av verifikationen var och hur materialet har sparats. 5
Rekommendationer För att förbättra den interna kontrollen bör landstingets ledning förtydliga de interna styrdokumenten avseende konferenser etc. i syfte att säkerställa att landstinget står för samtliga kostnader i samband med konferenser, mässor, utbildningar m.m. Landstinget bör säkerställa att dokumentationskraven efterlevs vid bl.a. konferenser, representation och resor, vad gäller deltagarförteckning och angivande av syfte. 8.2 Granskat utan anmärkningar Vår granskning av underlag till stickprovet samt vad som framgår av styrande dokument och intervjuer visar avseende: Konton redovisande biljettkostnader, representation och boende i Sverige och i utlandet, att verifikationerna/fakturor som registrerats som kostnad i stort följer lagens krav på hur fakturor ska vara utformade. I ett fall saknades organisationsnummer på fakturan. I två fall angavs inte rätt fakturamottagare på fakturan men de angivna namnen på fakturorna gjorde det ändå möjligt att härleda kostnaderna till. Data från leverantörsregister och leverantörsreskontran, att det finns kontroller enligt framtagen checklista för upplägg av leverantörer, att det sedan hösten 2011 görs kontroller om personen är anställd, att löneutbetalningar via leverantörsfunktionen har sin förklaring i bl.a. problem med bank eller förskottsbetalningar. 9. Politiska sekreterare Granskningen omfattar tio personer från den politiska majoriteten och oppositionen, motsvarande sex heltidstjänster. Anställningsuppgifter, erhållen grundlön samt stickprovsvisa urval förtroendearvoden, avseende perioden januari-augusti 2011 har granskats mot landstingsfullmäktiges arbetsordning, anställningsavtal och övriga underlag, utan anmärkning. KPMG, dag som ovan Magnus Larsson Projektledare/kundansvarig Lars Anteskog Projektansvarig 6