Lathund/Checklista för budgetering i UUplus

1(9) Datum 2016-08-15 Ekonomiavdelningen Uppsala universitet Lathund/Checklista för budgetering i UUplus Innehåll Lathund/Checklista för budgetering i UUplus 1 Applikation Administration Institution - Resursregister 1 Applikation Statsanslag 2 Applikation Budgetering 3 Applikation Administration Institution 6 Budgetgranskning 7 Förändringar i budgeten 8 Statsanslag 8 Resursregistret 8 Kostnader/intäkter 8 Checklista 9 Applikation Administration Institution - Resursregister 1. Registrera institutionens indirekta procentsats i fliken Fördelnproc Indirekta kostnader. Använd procentsatsen som ligger inlagd i Raindance för innevarande räkenskapsår för grundutbildning, uppdragsutbildning och forskning. 2. Budgetera hela institutionens lönekostnader i fliken Resursregister. Tänk på att ange: lönekonto i lönekonto valt för fiktiva personer och uppdragtillägg uppskattad omfattning och antal månader för fiktiva personer samt om dessa parametrar har ändrats för några ordinarie personer. månadslön för fiktiva personer eventuella löneökningar för alla personer

2(9) gå igenom alla lager; anställningar, uppdragstillägg och utbildningsbidrag. Tips: ange projektgrupp eller annan identifikation i kolumnen Sortering. Tips: Det går även att lägga in cellkommentar som följer med till Budgetering med länkningen. Tips: Det går att kopiera värden för exempelvis löneökning och klistra in i valda rutor. 3. Gör en rimlighetsbedömning av den totala kostnaden mot t.ex. förra årets lönekostnad. När budgeteringen av lönekostnader bedöms vara klar görs en avstämning mot raden Lönekostnader och Utbildningsbidrag i fliken Sum personal i applikation Budgetering. Den totala kostnaden i Resursregistret erhålls genom att markera kolumnen Årskostnad genom att klicka på rubriken. Då visas en summering av kolumnen längst ner till vänster. Detta görs för varje lager för sig eller för alla lager tillsammas genom att flytta dimension 3. Ersättning från Kontext till Rader med hjälp av dragand-drop. Applikation Statsanslag Tips: statsanslagsapplikationen är tillgänglig under hela budgetperioden. Däremot kommer statsanslagen från VP-modulen inte att vara inlästa förrän i mitten av november, datum för inläsning meddelas för respektive budgetperiod. Man kan registrera preliminära statsanslag på projekten för att sedan efter inläsningen stämma av så att alla statsanslag har blivit fördelade i applikationen. 4. Fördela erhållet statsanslag för grundutbildning och forskning till projekt i respektive flik. Observera att fördelning även ska göras till medfinansieringsprojektet vid behov. Fördela endast inom det konto (kolumn) där medlen har tilldelats. Inkomna medel återfinns på raden Fördelat statsanslag/omfördelat kapital.

3(9) Använd rapport Statsanslag fr VP-modulen för att se varifrån statsanslagen är tilldelade. Om det finns kommentarer till beloppen som är registrerade i VP-modulen går de att se genom att klicka på beloppen i rapporten. 5. Fördela eventuell medfinansiering på projekt i fliken Statsanslag medfinansiering på respektive grundutbildning och bidragsforskning. Totalbeloppet för medfinansieringen registreras på medfinansieringsprojektet i respektive flik. 6. Fördela eventuellt tilldelat omfördelat kapital till projekt per prestation i fliken Omfördelat kapital. 7. Tänk på att fördela ut alla tilldelade medel till projekt så att differensen är noll högst upp på alla flikar. Om det finns differenser kommer en varningsruta upp när man sparar. Det går att spara utan att ha fördelat ut differensen.. Tips: undertryck nollor i kolumner under arbetets gång och rader när arbetet är klart för att få en mer överskådlig bild av budgeterade värden. Applikation Budgetering Detta är länkarna i Budgetering: Länk Beskrivning (från applikation) B1 B2 B3 B4 Kärn Stöd Nattlig Manuell Uppdaterar fliken löner med informationen i Resursregistret (AI). x x x x Uppdaterar organisationsenhetens indirekta procentsats till fliken Indirekta kostnader rad Budgetera påslag (AI). x x x Uppdaterar hur mycket en person är bemannad med beaktande av budgetering inom hela organisationsenheten (BU). x x x x Uppdaterar fliken Statsanslag med budgeterad fördelning i statsanslagen (SA). x x x B6 Uppdaterar gemensamma kostnader för stödverksamheten till fliken SV Indirekta kostnader i projektgrupp ORG000UUU Övrigt (AI). x x x

4(9) Nu ska du budgetera för både kärn- och stödverksamheten. Tips: om man har behörigheten Godkänn kan man använda sig av funktionen (Alla)-noder. Funktionen innebär att man kan öppna samtliga noder i kärn- resp. stödverksamheten på en gång. Systemlänkar går att köra för alla projektgrupper samtidigt om man inte har alltför många projektgrupper inom institutionen och man kan budgetera i samma flik på olika projektgrupper genom att bläddra mellan de olika projektgrupperna i kontexten. 8. Om du påbörjar arbetet i Budgetering på morgonen efter att du har budgeterat i Administration Institution och Statsanslag har alla länkarna körts under natten, allt är uppdaterat. Om du har gjort budgetförändringar i Resursregistret måste du börja med att köra systemlänk B1 för att få den senaste informationen inläst i Budgetering. Om du har gjort förändring av Statsanlag uppdateras Budgetering under kommande natt. I det här fallet finns ingen systemlänk att köra. Har du gjort förändring av den indirekta procentsatsen måste du börja med att köra länkarna B2 i kärnverksamheten (procentsatsen länkas till fliken Indirekta kostnader) och B6 i stödverksamheten (stödverksamhetens intäkter till fliken SV indirekta kostnader). 9. Budgetera löner i fliken Löner per projektgrupp och prestation. 10. Stäm av den totala lönekostnaden i fliken Sum Personal med lönekostnaden i Resursregistret. 11. Kontrollera att alla personer är fördelande till 100 % genom att köra länken B3. Tänk på att spara alla budgetförändringar innan B3 körs, annars kommer inte all information med. 12. Ta ut rapporten Ofullständigt budgeterad personal för att se om det finns någon person som behöver åtgärdas. Rapporten är ett komplement till systemlänken B3. För att rapporten ska fungera måste man köra länken B3 i alla förändrade budgeteringsnoder och därefter spara. Rapporterna uppdateras var 30:e minut. Är alla personer riktigt budgeterade får man ett meddelande att det inte finns någon person som inte är helt budgeterad. 13. Budgetera arvoden. Det går att göra i klump eller per person/arvode. 14. Budgetera stipendier. Observera att kolumnerna prestation, belopp och antal måste fyllas i för att en kostnad ska beräknas.

5(9) 15. Ta ut rapporten Anställningar, uppdragstillägg, utbildningsbidrag, stipendier för att se hur personalen är budgeterad på de olika projektgrupperna och per prestation. 16. Budgetera övriga kostnader (övriga personalkostnader, driftskostnader, finansiella kostnader) och transfereringar. Tänk på att alla transfereringar ska vara finansierade. Finansieringen av transfereringarna budgeteras i flikarna Statsanslag, Bidrag eller Avgifter i kolumnen Till transferering. Tips: dra in tidigare års utfall från kontext till kolumner för att kunna jämföra mellan åren. 17. Budgetera lokalkostnader. Lokaltjänstkostnader fördelas enligt de principer som finns angivna för universitetets redovisningsmodell. Lokaltjänstekostnaderna läses inte in i UUplus, de återfinns i GLIS. Vid budgetering av lokalkostnader utöver lokaltjänstkostnader kan man få budgeteringsstöd genom att jämföra med tidigare års utfall. Dra in tidigare års utfall från kontext till kolumner för att kunna jämföra med utfallet tidigare år. 18. Budgetera avskrivningskostnader. Beräknade avskrivningar för budgetåret finns inlästa i fliken Avskrivningar och inläsningen görs i slutet av augusti. Lägg till eventuella nyinvesteringar på fliken Nya anläggningar per prestation. Tänk på att lägga till nya investeringar gjorda efter inläsningsdatumet som nyinvesteringar för budgetåret. Tänk också på att lägga in anskaffningsvärde, ekonomisk livslängd och anskaffningsmånad för att budgetårets avskrivningar ska beräknas. 19. Budgetera eventuella justeringar eller transfereringar i fliken Statsanslag. Justeringarna kan t.ex. avse en minskning av GU-anslaget om institutionen gör bedömningen att uppdraget inte kommer att uppnås eller att institutionen har fått tilldelning av statsanslag utöver den som är gjord i verksamhetsplaneringen. 20. Budgetera avgifter och bidrag. Budgeteringen av avgifts- och bidragsintäkter bygger på kunskap om hur mycket resurser som kommer att förbrukas i institutionens projekt under budgetåret. Intäkterna kan budgeteras per projekt och/eller i klump. Flikarna ger information om vad som är kvar att disponera av kontraktet dvs. kontraktsbelopp med avdrag för bokförda intäkter och transfereringar tidigare år och framtida förbrukning i form av oavskrivna anläggningstillgångar. 21. Budgetera gemensamma och finansiella intäkter. 22. Fliken Indirekta kostnader i kärnverksamheten blir automatiskt ifylld med aktuell procentsats om länk B2 är körd samt att fördelningsbasen.

6(9) uppdaterats (med entertryckning). Om man ska justera fördelningsbasen gör man det i den här fliken. Institutionens totala justeringar länkas över till applikation Administration Institution. 23. Fliken SV indirekta kostnader finns bara i stödverksamhetens projektgrupp ORG000UUU Övrigt. Fliken visar de gemensamma kostnaderna nivå 1 och nivå 2 som är inlästa från VP-modulen. Dessutom visas alla utdebiterade indirekta kostnader i kärnverksamheten som intäkt i stödverksamheten beloppet länkas till fliken med systemlänk B6. Raden SUMMA motsvaras av kvarvarande intäkt i stödverksamheten som ska täcka den egna institutionens i stödkostnader. Applikation Administration Institution Detta är länkarna i Administration Institution: Länk Beskrivning (från applikation) Nattlig Manuell A1 Uppdaterar fliken Fördelnprocent Indirekta kostnader med institutionsgemensamma kostnader (Budgetering/Stödverksamhet) x x A3 Uppdaterar fliken Fördelnprocent Indirekta kostnader med fördelningsbasen (Budgetering/Kärnverksamhet) x x A4 A5 A6 1-5 A8 Uppdaterar fliken Kontroll fördelad lokalkost med SV:s lokaltjänstkostnader (Budgetering/Stödverksamhet) x x Uppdaterar fliken Kontroll fördelad lokalkost med KV:s lokaltjänstkostnader (Budgetering/Kärnverksamhet) x x Uppdaterat stödverksamhetens funktioners budgeterade resultat på respektive rad (Budgetering/Stödverksamhet). x x Hämtar kärnverksamhetens Justering från Indirekta kostnader i budgeteringsapplikationen x x 24. Om man påbörjar detta moment utan att göra några förändringar samma dag är allt på fliken Fördelnproc Indirekta kostnader och Kontroll fördelad lokal(tjänst)kost uppdaterat i och med de nattliga körningarna. Om man har gjort förändringar i Budgetering måste man köra manuella länkar för att uppdatera till den senaste informationen. 25. För att stämma av att lokaltjänstkostnaderna är fullständigt budgeterade (fördelade), så ska man mata in de värden som är den totala budgeten för organisationsenheten fördelat på kärn- och stödverksamhet. Kör därefter systemlänkarna A4 och A5 och kontrollera att differenskolumnen är noll. När allt är budgeterat på kärn- och stödverksamheterna ska man kontrollera att procentsatsen ligger i paritet med den som användes förra året.

7(9) 26. Om man har gjort förändringar under dagen måste man köra länkarna A1, A3 och A8 för att procentsatsen ska beräknas korrekt. Länkarna A6 1-6 ingår inte någon beräkning men ger värdefull information, så för att få en heltäckande bild bör även dessa länkar köras. 27. Kontrollera beräknad procentsats på raden Beräknat procentpåslag och jämför med procentsatsen föregående år. 28. Institutionens procentsatser anges på raden Procentpåslag i Raindance och budget. Budgetgranskning Vill man se hur en förändring av procentsatserna påverkar verksamhetsutfallet i kärnverksamheten samma dag måste man köra länkarna B2 och B6 i Budgetering. 29. Nu är budgeten klar för att granska. Man kan göra sin avstämning på fliken Sammanställning för att se resultatet och göra en avstämning mot föregående år (dra in utfallet från kontexten till kolumner). Är man granskare kan man gå in på en (Alla)-nod och bläddra mellan olika parameter efter önskemål: budgeteringsnod, prestation för att kontrollera budgeten, men även söka förklaringar till olika budgeterade värden genom att gå in i en budgeterings- eller summeringsnod. Man kan även använda rapporterna Sammanställning per budgeteringsnod eller Sammanställning per prestation för att för att få en överblick. 30-32. Man låser budgeten genom att klicka på knappen Skicka i varje budgeteringsnod. Även summeringsnoderna ORGKV och ORGSV ska skickas samt ORG i alla applikationerna. Tips: om man har behörigheten Godkänn kan man använda sig av funktionen (Alla). Man går in i ORGKV (Alla) respektive ORGSV (Alla) och klickar på Skicka. Tryck på knappen Markera alla och därefter knappen OK. Nu är alla budgeteringsnoder skickade. Klicka på Skicka en gång till och därefter Markera alla och sedan OK nu är även summeringsnoden skickad. Gå sedan in i ORG och skicka även den summeringsnoden.

8(9) Förändringar i budgeten Statsanslag Om man gör förändringar i applikationen Fördelning statsanslag måste man vänta över natten innan man kan se det slutliga resultatet av budgeteringen. Då har även alla andra länkar körts så man har ett fullständigt resultat på morgonen. Resursregistret Om man gör förändringar i Resursregistret och vill se resultatet av budgeteringen samma dag måste man: - gå in i Budgetering och budgetera den nya kostnaden i aktuella noder genom att först köra B1 i dem och därefter fördela kostnaden på prestation. - Kontrollera att de anställda är fullständigt fördelade med B3. - Gå in i Administration Institution och kör länkarna A1 och ev. även A6 1-5 för att uppdatera stödverksamhetens kostnader. Kör länken A3 för att uppdatera fördelningsbasen (delar av kärnverksamhetens kostnader) och A8 för att uppdatera gjorda justeringar av fördelningsbasen. - Kontrollera procentsatsen och gör eventuell justering. - Gå in i Budgetering och kör B2 i kärnverksamhetens alla noder och B6 i stödverksamhetens nod ORG000UUU Övrigt. - Stäm av budgeten. Kostnader/intäkter Om man gör förändringar av kostnaderna/intäkterna i Budgetering och vill se resultatet av budgeteringen samma dag måste man: - Gå in i Administration Institution och kör länkarna A1 och eventuellt även A6 1-5 för att uppdatera stödverksamhetens kostnader. Kör länken A3 för att uppdatera fördelningsbasen (delar av kärnverksamhetens kostnader). - Kontrollera procentsatsen och gör eventuell justering. - Gå in i Budgetering och kör B2 i kärnverksamhetens alla noder och B6 i stödverksamhetens nod ORG000UUU Övrigt. - Stäm av budgeten.

9(9) Checklista APPL MOMENT KLART KV 1 AI Lägg in % - satsen 2 AI Budgetera Resursregistret, 3 lager 3 AI Rimlighetsbedöm och stäm av totala löner i Resursregistret 4 SA Fördela statsanslaget på projekt 5 SA Fördela medfinansiering på projekt 6 SA Fördela omfördelat kapital på projekt 7 SA Kontrollera att differens är noll 8 BU Kör länk B1 i alla noder 9 BU Budgetera löner per projektgrupp/prestation 10 BU Stäm av lönekostnad mot Resursregistret 11 BU Kontrollera att alla är fördelade 100 %, kör länken B3 12 Rapp Rapport Ofullständigt budgeterad personal 13 BU Budgetera arvoden 14 BU Budgetera stipendier 15 Rapp Rapport Anställningar mm 16 BU Budgetera övriga kostnader och transfereringar 17 BU Budgetera lokalkostnader 18 BU Budgetera avskrivningar och nya anläggningar 19 BU Budgetera ev. justeringar och transfereringar i statsanslag 20 BU Budgetera avgifter och bidrag 21 BU Budgetera gemensamma och finansiella intäkter 22 BU Lägg in eventuell justering av fördelningsbasen 23 BU SV indirekta kostnader. Kör länk B6 24 AI Länkar A1, A3, A4, A5 och A6 1-6 (nivåspecifik) 25 AI Kontrollera lokaltjänstkostnaderna. Länkarna A4 o A5 26 AI Fördelnproc indir. Länkarna A1, A3, A6 1-6 (nivåspecifik) och A8 27 AI Överväg procentsatsen 28 BU Om ändrad procentsats kör länkar B2 och B6 i alla noder 29 BU/Rapp Granska och kontrollera budgeten 30 AI Skicka budgeten i applikationen Administration institution 31 SA Skicka budgeten i applikationen Fördelning statsanslag 32 BU Skicka budgeten i applikationen Budgetering, börja med de lägsta budgetnoderna och därefter summeringsnoderna och sist institutionsbudgeten. KLART SV