Förändring och projekt Sida 1
Om förändring och projekt Att arbeta i projekt innebär förändringar för inblandade parter. Det krävs grundläggande förståelse för förändringens möjligheter och svårigheter. Som projektledare kommer du att behöva hantera människor i förändring i samband med att villkor och förutsättningar ändras inom projektet. Till exempel påverkas människor av nya medlemmar, ny organisation, nytt arbetssätt, ändrade åtaganden. Det är relativt enkelt att ändra för andra. Men när man själv påverkas inser man plötsligt att det kan vara svårt att acceptera. Med rätt stöd till individerna skapar vi förutsättningar för lyckade förändringar. I ett projekt råkar vi ibland ut för konsekvenser när medarbetarnas chefer ändrar villkor för medarbetarna, som i sin tur påverkar projektet. Medarbetarna påverkas på olika sätt, de kan behöva stöd och linjechefen kan behöva engageras. Ofta är projektet en del i en större förändring i beställarens verksamhet. Beställaren har yttersta ansvaret för den nytta/effekt som ska uppnås. Projektet bidrar till den förändringen av verksamheten. Förändringen kan vara önskad eller oönskad, klar eller oklar i och utanför projektet. Kommunikation är en framgångsfaktor. Projektets referensgrupper är en viktig förankringskanal. I organisationer finns olika grader av förändringsvillighet och förändringsvana. Vissa organisationer har alltid sett ut på ett visst sätt och andra ändras väldigt ofta. Förändring kan ibland kräva mycket arbete av projektledaren. Sida 2
Förändring och projekt, syfte Skapa förståelse för vilka typer av förändringar som sker i och runt ett projekt att ändringar i projekt skapar förändring för individerna i projektet projektledarens uppgift i samband med förändring Kommunikation är en framgångsfaktor Sida 3
Förändring i verksamheten Samhällsutveckling Teknologiutveckling Effektmålet innebär en förändring ny organisation, ändrade arbetsuppgifter nytt arbetssätt, nya rutiner rationalisering, hotade jobb Övriga verksamhetsförändringar påverkar annan organisation, ändrade arbetsuppgifter personalneddragningar Sida 4
Förändring och projekt, vad Olika typer av förändring ändringar i projektets arbete, t.ex. organisation och roller ändringar i projektets resultat, t.ex. nya eller ändrade krav verksamhetsförändringar som konsekvens av projektets resultat verksamhetsförändringar som påverkar individer i projektet Som projektledare ska jag genomföra förändring inom projektet agera på hur deltagarna påverkas av förändringar utanför projektet Sida 5
Roller och förändring Projektorganisation referensgrupper projektmedarbetare Basorganisation medarbetare som berörs av effektmålet Ledning Enhet Enhet Enhet Håll isär projektets förändringar från beställarens ansvar i verksamheten Sida 6
Människan i förändring Genomförande Människor påverkas av ändringar i projektmålet - tidsplanen - kalkylen - resultatet projektgruppens sammansättning - nya/ändrade roller - ändrad projekt organisation Undvik oplanerade, frekventa ändringar i t.ex. krav, omarbete, uppgifter Din förmåga att göra nya överenskommelser kan vara avgörande Sida 7
Känsloläget Förändringskurvan för känslor Start Förnekelse Optimism Nytt läge Lämna något bakom sig Osäkerhet Pessimism Tillit Framsynthet Tvivel Ilska Acceptera Överlevnad Energi - Hantera kaos och förvirring Olika förändringsvanor finns hos individerna som ska igenom förändringen Sida 8
Ledarskapet vid förändring Förändring genomförs inte av sig själv se den större bilden och få andra att följa med - i projektet - kring projektet t.ex. referensgruppen se till att det finns goda förutsättningar ha tid avsatt för förändringsarbetet, arbeta konsekvent, kommunicera, var tillgänglig och synlig översätt visionen till individens vardag, var konkret var beredd att situationsanpassa ledarskapet till vad individen behöver Frekventa och/eller misslyckade förändringar - kan orsaka stress och utbrändhet - testar människans anpassningsförmåga - skapar otrygg organisation och kräver trygga individer Sida 9
Ledarskapet och befogenheter Projektledarens utmaning Leda förändring ska projektledaren kunna leda förändringar inom projektet, krävs befogenhet gällande individer i projektet att leda förändring kräver befogenhet att välja/välja bort individer projektledaren har inte befogenheter gällande verksamhetsförändringar Om individen inte ger acceptans på förändringen måste frågan lyftas Sida 10
Förändring tar kraft från arbetet Normalisering Förståelse Färdighet Acceptans Energi - Kunskap Förändring tar energi och kraft från dig som projektledare Var medveten om det känslomässiga läget i gruppen och hos individerna Sida 11