I l,l?,2 /,/ Marie Lenti-Nilsson

Sa m ma nträdesp rotokol I 2072-O5-29 t (23) Plats och tid Beslutande Arkivrummet, Kulturförvaltningen, Torggatan rr, Vallentuna, H r4.oo - 15.2o Lars-Bertil Ohlsson (KD), ordförande Jane Schultzberg (M), vice ordförande Marie Iænti-Nilsson (S) Övriga närvarande Pernilla Järveroth, kulturchef Anders Dahlgren, enhetschef, SS 6o, 65-7o Siobhán Górny, nämndsekreterare Utses att justera Marie Lenti-Nilsson Justeringens tid och plats Kommunstyrelsens kansli, Vallentuna, 2o12-o5-3r H r5.oo Underskrifter Sekreterare Siobhán Górny 99 s7-77 Ordförande Lars-Bertil Ohlsson Justerande./z.,"' I l,l?,2 /,/ Marie Lenti-Nilsson./'^;./ t 7-,/ /r/pa4z."-- BEVIS Justeringen har anmälts till nämnden. Vallentuna kommun

Sa m ma nträdesp roto ko I I 2012-o5-29 2 (23) FOREDRAGNINGSLISTA $ 58 Fastställande av dagordning 4 $ 59 Information om kommunikationsplan, genomförandeplan 20t2......s $ 60 Information om utredning om bidrag till studieförbund 6 $ 61 Verksamhetsuppföljning 2012 (KN 2012,010) 7 $ 62 Bibliotekens öppettider t o m 2OI2-[2-31(KN 2011.054)...8 g 63 Avrop Kontorsmöbler Vallentuna Kulturhus och Bibliotek (KN 2011.070)...9 g 64 Avrop Möbler till kulturrum och vigselrum Vallentuna Kulturhus och Bibliotek (KN $ 65 Upphandling av ljusutrustning (KN 2012.025)......11 $ 66 Upphandling av AV-teknik (KN 2O12.O27). $ 67 Upphandling av scenteknik (KN 2012.026) $ 68 Information om parken vid Hövdingavägen (KN 2012.008)... $ 69 Information om utredningen om Tellusområdet.....1S $ 70 Information om utredning av digital bio... t6 g 71 Remiss: förslag till handlingsplan för kulturella och kreativa näringar i Stockholmsregionen (KN 2012.014)......17 $ 72 Delegationsordning för kulturnämnden (KN 2012,018) r8 $ 73 Dokumenthanteringsplan för kulturnämnden, reviderad (KN 2012.021) 19 $ 74 Arkivorganisation för kulturnämnden (KN 2012.020)......20 $ 75 Val av Pul-ombud för kulturnämnden (KN 2O72.O28)...2r $ 76 Ändring av kulturnämndens reglemente (KN 2012,029)......22 $ 77 Information om Vallentuna kulturhus och bibliotek 23 L2 13 r4 lusterandes s Utdragsbestyrka nde

Kultu rnä m ndens arbetsutskott Sa m ma nträdesprotokol I 2012-o5-29 3 (23) 9s7 Val av justerare Beslut Marie Lenti-Nilsson (S) utses att justera protokollet. azn Utdragsbestyrkande

Sa m ma nträdesp roto kol I 2012-05-29 4 (23) 5sB Fastställande av dagordning Beslut Dagordningen fastställs med ändringen att ärende 3, Information om kulturpedagogisk plan, utgår Numreringen justeras därefter. 4/z-^a/ Utd ragsbestyrkande

Sa m ma nträdesprotokol I 20t2-o5-29 s (23) gse Information om kommunikationsplan, genomförandeplan 2Ot2 Arbetsutskottet tacka r för informationen. ärendet i korthet Kulturchefen kommer att informera nämnden om förvaltningens kommunikationsplan på junisammanträdet. Utdragsbestyrka nde

Sa m ma nträd esp rotokol I 2072-O5-29 6 (23) 960 Information om utredning om bidrag till studieförbund Arbetsutskottet tacka r för informationen. Enhetschef informerar om utredningen om bidrag till studieförbund. Förvaltningen har tagit fram ett antal förslag till hur bidragen kan fördelas annorlunda. Ø, /h.ø/v Utdragsbestyrkande

Sa m ma nträd esp rotokol I 2072-05-29 7 (23) 561 Verksamhetsuppföljning 2OI2 (KN 2012.010) Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar godkänna kulturförvaltningens förslag till verksamhetsuppföljning tertial r, zotzlör kulturnämnden och överlämna den till kommunstyrelsen. Kulturförvaltningen redovisar en VaSaRu-rapport tertial!,2or2 (Vallentunas sammansatta resultatuppföljning) som innehåller måluppsillelse och ekonomisk analys och utgör förslaget till verksamhetsuppföljning tertial \ 2ot2 för kulturnämnden. Ärendets tidigare behand ling 1. Verksamhetsuppföljning tertial t, 2ot2 2. KN VaSaRu Tertial r Akt lusterandes sign /4r/,/t/ Utdragsbestyrka nde

Kultu rnämndens arbetsutskott Sa m ma nträdesprotokol I 20t2-05-29 I (23) 962 Bibliotekens öppettider t o m 20I2-t2-31(KN 20IL.054) Förslag till beslut Kulturnämnden fastställer bibliotekens öppettider t o m 2ot2-r2-Bt. Ärendet tar bara upp öppethållandet t o m zorz-rz-3r. Huvudbiblioteket har stängt under perioden 2ot2-ro-;.4 -- 2or2-rt-l för fl t till nya Vallentuna Kulturhus Bibliotek. Under ovan nämnda period kommer foajén ha öppet i begränsad omfattning för tidningsläsning. I och med infl tningen i nya huset utökas öppethållandet med söndagsöppet. Ärendets tidigare behandling KNAU zorr-tr-zz$74 KN zorr-rz-o6 $ 9z 1. Bibliotekens öppettiderto m 2012-12-31 Akt Ø* Utdragsbestyrkande

Kultu rnämndens arbetsutskott Sa m ma nträdesprotokol I 20L2-05-29 e (23) 963 Avrop Kontorsmöbler Vallentuna Kulturhus och Bibliotek (KN 2011.070) Beslut Arbetsutskottet beslutar godkänna anbud nr r i awopet kontorsmöbler och beslutar om awop/beställning. Kulturnämndens arbetsutskott har tidigare godkänt underlaget för awopet av kontorsmöbler och har fätt resultatet av anbudsutvärderingen. För inköp av verksamhetens inredning och utrustning finns en investeringsram på zt,7 mkr. i kulturnämndens investeringsbudget. Beloppet och fördelningen bygger på systemhandlingen zooso9-o5. En beslutsordning för upphandlingarna/awopen har antagits i styrgruppen för Vallentuna Kulturhus och Bibliotek zorr-o9-16. Enligt denna ska kulturnämndens arbetsutskott godkänna vinnande anbud efter avstämning mot budgetramar och besluta om upphandling/avrop, samt besluta om upphandling/avrop. Enligt denna ska kulturnämndens arbetsutskott: - Godkänna varje förfrågningsunderlag/awopsunderlag - Besluta om utskick - Godkänna bedömningsgruppens sammansättning - Godkänna vinnande anbud efter avstämning mot budgetramar och besluta om upphandling/avrop 1. Tilldelningsbeslut Kontorsmöbler till Vallentuna Kulturhus och Bibliotek 2. Utvärderingspris Kontorsmöbler Akr Kommunst)trelsen 4z n,'' o r,. z.z,z\il_. Utdragsbestyrka nde

Ku ltu rnämndens arbetsutskott Sa m ma nträdesp rotokol I 2012-05-29 10 (23) 564 Avrop Möbler till kulturrum och vigselrum Vallentuna Kulturhus och Bibliotek (KN 2012.009) Beslut Arbetsutskottet beslutar godkänna anbud nr z i awopet möbler till kulturrum och mötes-/vigselrum och beslutar om avrop/beställning. Kulturnämndens arbetsutskott har tidigare godkänt underlaget för avropet av möbler för kommunfullmäktiges sammanträden samt möbler till kombinerat mötes- ochvigselrum, och harfått resultatet av anbudsutvärderingen. För inköp av verksamhetens inredning och utrustning finns en investeringsram på zt,7 mþt. i kulturnämndens investeringsbudget. Beloppet och fördelningen bygger på systemhandlingen zooso9-o5. En beslutsordning för upphandlingarna/avropen har antagits i styrgruppen för Vallentuna Kulturhus och Bibliotek zorr-o9-16. Enligt denna ska kulturnämndens arbetsutskott godkänna vinnande anbud efter avstämning mot budgetramar och besluta om upphandling/awop, samt besluta om upphandling/awop. Enligt denna ska kulturnämndens arbetsutskott: - Godkänna varje förfrågningsunderlag/avropsunderlag - Besluta om utskick - Godkänna bedömningsgruppens sammansättning - Godkänna vinnande anbud efter avstämning mot budgetramar och besluta om upphandling/awop 1. Tilldelningsbeslut möbler till kulturrum, Vallentuna Kulturhus och Bibliotek 2. Utvärderingspris Kulturrum/vigselrum Akt Kommunstyrelsen Utdragsbestyrka nde

Kultu rnämndens a rbetsutskott Sa m ma nträdesp rotokol I 20L2-05-29 11 (23) g6s Upphandling av ljusutrustning (KN 20t2.025) Beslut Kulturnämndens arbetsutskott beslutar att godkänna upphandling av ljusutrustning till Vallentuna Kulturhus och Bibliotek samt beslutar om utskick och godkänner bedömningsgruppens sammansättning. Vallentuna Kulturhus och Bibliotek kommer att utrustas med ny ljusutrustning som kommer användas i det s.k Kulturrummet till offentliga arrangemang, möten etc. Ljusutrustningen består av ljusbord, strålkastare och kablar. Kulturnämndens arbetsutskott beslutar att utvärderingsgruppen från kulturenheten, som består av Anders Dahlgren och Andreas Westman, utvärderar anbuden som gäller kulturförvaltningens upphandling av ljusutrustning. Upphandlingen genomförs enligt LOU och utvärdering görs med betygsättning vad gäller produkternas funktionalitet sammantaget med prisbilden. Utskick föreslås göras ijuni. För inköp av verksamhetens inredning och utrustning till Vallentuna Kulturhus och Bibliotek finns en investeringsram på zr,7 mkr i kulturnämndens investeringsbudget. Beloppet och fördelningen bygger på systemhandlingen zoos-o9-o5. En beslutsordning för upphandlingarna/awopen har antagits i styrgruppen för Vallentuna Kulturhus och Bibliotek zorr-o9-16. Enligt denna ska kulturnämndens arbetsutskott: -godkänna va4'e förfrågningsunderlag/avropsunderlag -besluta om utskick -godkänna bedömningsgruppens sammansättning -godkänna vinnande anbud efter avstämning mot budgetramar och besluta om upphandling/avrop. 1 Upphandling, ljusutrustning Akt 'fu,:/'ry' Utd ragsbestyrka nde

Kultu rnämndens arbetsutskott Sa m ma nträdesp rotokol I 2012-05-29 L2 (23) 566 Upphandling av AV-teknik (KN 20t2.027) Beslut Kulturnämndens arbetsutskott beslutar att godkänna upphandling av AV-teknik till Vallentuna Kulturhus och Bibliotek samt beslutar om utskick och godkänner bedömningsgruppens sammansättning Vallentuna Kulturhus och Bibliotek kommer att utrustas med ny AV-teknik som kommer användas i det s.k Kulturrummet till offentliga arrangemang, möten etc. AV-tekniken består av projektor, DVDspelare och signalkablage. Kulturnämndens arbetsutskott beslutar att utvärderingsgruppen från kulturenheten, som består av Anders Dahlgren och Andreas Westman, utvärderar anbuden som gäller kulturförvaltningens upphandling av ljusutrustning. Upphandlingen genomförs enligt LOU och utvärdering görs med betygsättning vad gäller produkternas funktionalitet sammantaget med prisbilden. Utskick föreslås göras ijuni. För inköp av verksamhetens inredning och utrustning till Vallentuna Kulturhus och Bibliotek finns en investeringsram på zt,7 mkr i kulturnämndens investeringsbudget. Beloppet och fördelningen bygger på systemhandlingen zoo8-o9-o5. En beslutsordning för upphandlingarna/awopen har antagits i styrgruppen för Vallentuna Kulturhus och Bibliotek zorr-o9-16. Enligt denna ska kulturnämndens arbetsutskott: -godkänna varj e förfrågningsunderlag/avropsunderlag -besluta om utskick -godkänna bedömningsgruppens sammansättning -godkänna vinnande anbud efter avstämning mot budgetramar och besluta om upphandling/avrop. 1. Upphandling,AV-teknik Akt 'fu+v' Utd ragsbestyrka nde

Kulturnämndens arbetsutskott Sa m ma nträdesprotokol I 20r2-o5-29 13 (23) 967 Upphandling av scentekn k (KN 2012.026) Beslut Kulturnämndens arbetsutskott godkänner upphandling av scenteknik till Vallentuna Kulturhus och Bibliotek samt beslutar om utskick och godkänner bedömningsgruppens sammansättning Vallentuna Kulturhus och Bibliotek kommer att utrustas med ny scenteknik som kommer användas i det s.k Kulturrummet till offentliga arrangemang, möten etc. Scentekniken består av scenpodier, dansmatta och stativ med tross. Kulturnämndens arbetsutskott beslutar att utvärderingsgruppen från kulturenheten, som består av Anders Dahlgren och Andreas Westman, utvärderar anbuden som gäller kulturförvaltningens upphandling av ljusutrustning. Upphandlingen genomförs enligt LOU och utvärdering görs med betygsättning vad gäller produkternas funktionalitet sammantaget med prisbilden. Utskick föreslås göras ijuni. För inköp av verksamhetens inredning och utrustning till Vallentuna Kulturhus och Bibliotek finns en investeringsram på zr,7 mkr i kulturnämndens investeringsbudget. Beloppet och fördelningen bygger på systemhandlingen zoos-o9-o5. En beslutsordning för upphandlingarna/awopen har antagits i styrgruppen för Vallentuna Kulturhus och Bibliotek zorr-o9-16. Enligt denna ska kulturnämndens arbetsutskott: -godkänna varje förfrågningsunderlag/avropsunderlag -besluta om utskick -godkänna bedömningsgruppens sammansättning -godkänna vinnande anbud efter avstämning mot budgetramar och besluta om upphandling/avrop. 1. Tjänsteskrivelse, Upphandling avscenteknik Akt Justerandes s gn 'í2-;2o Utdragsbestyrkande

Sa m ma nträdesprotokol I 2072-05-29 t4 (23) 568 Information om parken vid Hövdingavägen (KN 2012.008) Arbetsutskottet tackar för informationen. Enhetschef informerar om parken vid Hövdingavägen. Kulturförvaltningen och samhällsbyggnadsförvaltningen har arbetat fram förslag till upprustning av parken, och samhällsbyggnadsförvaltningen har äskat pengar fdr detta från kommunstyrelsens näringslivs- och planutskott. Ärendets tidigare behandling KN zorz-oz-ztâ zz øa,224, Utdragsbestyrkande

Sa m ma nträdesprotokol I 2012-05-29 1s (23) 56e Information om utredningen om Tellusområdet Arbetsutskottet tacka r för informationen. llrendet i korthet Enhetschef informerar om utredningen om användandet av Tellusområdet, som bl a innefattar ett förslag om att fl ta ungdomsverksamheten Nova till g rmnasiets lokaler..û.t/rrl/ Utdragsbestyrkande

Sa m ma nträdesp rotoko I I 20t2-o5-29 16 (23) s70 Information om utredning av digital bio Arbetsutskottet tacka r för informationen. Arendet i korthet Enhetschef kommer att informera nämnden om förvaltningens utredning om digital bio på junisammanträdet. Utdragsbestyrkande

Kulturnä mndens arbetsutskott Sa m ma nträdesprotokol I 2012-05-29 77 (23) 9 7r Remiss: förslag till handlingsplan för kulturella och kreativa näringar i Stockholmsregionen (KN 20 12.0t4) Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar att anta kulturförvaltningens förslag som sitt remissvar Under 2oog-2ott har Botkyrka kommun varit projektägare för regionalfondsprojektet Creative Stockholm. En av huvudinsatserna för projektet har varit att medverka till att ta fram en "Handlingsplan för kulturella och kreativa näringar" som ska ingå som ett handlingsprogram under RUFS zoro. Handlingsplanen är nu utsänd på remiss för att samla in synpunkter från kommuner och landsting, högskolor och universitet, statliga myndigheter, företag, branschorganisationer och öwiga. Vallentuna kulturnämnd har under de senaste åren av kommunfullmäktige tilldelats ett bredare uppdrag för kulturfrågor, till nämndens uppdrag sorterar nu förutom de tidigare kultur- och biblioteksuppdragen både Kulturskolan, besöksprojektet Runriket och huvudmannaskapet for Vallentuna Teater. Vallentuna kulturnämnd ser i dagsläget inte möjlighet att utifrån befintliga politiska uppdrag och resurser bidra till ett regionalt resu scentrum/fond för utveckling av innovativa kulturprojekt, ingå i samarbeten kring grundforskning, ge ekonomiskt stöd till nyetablerade företag, bygga affärsnätverk, arbeta exportfrämjande eller aktivt arbeta för att attrahera internationella etableringar. De bredare kulturuppdragen och uppdragen för Vallentuna Kulturhus och Bibliotek ligger emellertid väl i linje med den handlingsplan för Kreativa Stockholm som remissen föreslår. Vallentuna är en del i regionen Stockholm och bidrar till regionens utveckling. Vallentuna ställer sig därför bakom och välkomnar ett samarbete och nätverksbyggande där vi gärna bidrar med befintliga resurser kring de huvudrubriker som handlingsplanen förslår - att synliggöra kulturutbudet, forskning och innovation, synergieffekter mellan lokala uwecklingsmiljöer, stöd till nyetablerade innovativa företag, länka investeringar och affärsuwecklingsmodeller, marknadsföring av besöksnäring och exportfrämjande, attrahera internationella etableringar, samordning och vidareuweckling samt utvärdering och kommunikation. 1. Förslag till handlingsplan för kulturella och kreativa näringar i Stockholmsregionen, remissvar 2. Remissvar Kreativa Stockholm Akr Utd ragsbestyrka nde

Sa m ma nträ d esp rotokol I 2072-05-29 18 (23) s72 Delegationsordning för kulturnämnden (KN 2012.018) Förslag till beslut Kulturnämnden antar den föreslagna delegationsordningen. Delegationsordningarna för de olika nämnderna har haft olika utformning både till form och till innehåll. Detta har medfört att det varit svårt att jämfrira delegationsordningar och vad för delegation som delegerats till olika ledamöter och dänstemän. På grund av detta har kommunledningskontoret arbetat fram förslag till nya delegationsordningar som är mer lika till form och innehåll. Kulturförvaltningen har bidragit med synpunkter i detta arbete. 1. Delegationsordningförkulturnämnden 2. Kulturnämndens gällande delegationsordning 3. KN förslag till ny delegationsordning Akt Utd ragsbestyrka nde

Ku ltu rnäm ndens arbetsutskott Sa m ma nträdesp rotokol I 2072-05-29 1e (23) 973 Dokumenthanteringsplan för kulturnämnden, reviderad (KN 2012.02t) Arbetsutskottet tacka r för informationen. Förvaltningen har i samarbete med den tidigare nämndsekreteraren tagit fram en reviderad dokumenthanteringsplan, som kommer att medfolja nämndens utskick. Akt & /Øã/. Utdragsbestyrkande

Ku ltu rnäm ndens a rbetsutskott Sa m ma nträdesprotokol I 2012-05-29 20 (23) 974 Arkivorganisation för kulturnämnden (KN 2012.020) Förslag till beslut Kulturnämnden godkänner kulturförvaltningens förslag till arkivorganisation för kulturnämnden enligt nedan: Arkivansvarig: Kulturchef Arkivhandläggare : Nämndsekreterare Arkivredogörare: (uppdelat på verksamhetsområde) Ekonomi/personal: Förvaltningsadministratör Kultur: Kultursekreterare, kommunantikvarie, bildarkivarie, utställningsproducent, konsthandläggare Bibliotek: Biblioteksintendent, biblioteksassistent katalogavdelning Kulturskolan: Administrativ samordnare Kulturnämndens arkivorganisation är uppdelad på arkivansvarig, arkivhandläggare samt arkiwedogörare. I nu gällande arkivorganisation utgörs arkivredogörarna av enhetscheferna på varje enhet. Detta skapar otydlighet kring vem som har till uppgift att arbetet med den löpande arkiwården utförs. Nämndens arkivorganisation bör därför revideras så att arkivredogörarna istället utgörs av de tjänstemän som regelbundet hanterar nämndens arkivhandlingar. 1. Arkivorganisation för kulturnämnden Akt '/4,lil Utd ragsbestyrka nde

Sa mma nträdesprotokol I 2072-05-29 2L (23) 57s Val av Pul-ombud för kulturnämnden (KN 20t2.028) Förslag till beslut Kulturnämnden utser Siobhán Górny till Pul-ombud från och med rz juni zorz. Kulturnämnden som är personuppgiftsansvarig utser personuppgiftsombud enligt personuppgiftslagens bestämmelser om anmälningssþldighet, 36-37 S. Då nuvarande personuppgiftsombud Maria Liljeholm slutat sin tjänst i kommunen 2ol2-o5-11 måste nämnden besluta om nytt ombud. Siobhán Górny är ny nämndsekreterare för fritidsnämnden och rekommenderas därför till uppdraget som nytt ombud fr.o.m zotz-o6-tz. 1. 'l -änsteskrivelse, Val av Pul-ombud för kulturnämnden Akt lusterandes sign,/hâr' Utdragsbestyrkande

Sa m ma nträd esp rotokol I 20t2-o5-29 22 (23',) 976 Ändring av kulturnämndens reglemente (KN 2012.029) Förslag till beslut Kulturnämnden föreslår kommunfullmäktige att anta den föreslagna förändringen i reglementet. Förändringen innebär att under rubrik r "övergripande uppgifter" tillföra meningen (ska) "vara huvudman för Vallentuna Teater". Detta tilläggs efter den första meningen (ska) "stödja och främja kulturlivet i kommunen" Kulturnämnden har från och med zorr-o4-or fätt ta över huvudmannaskapet för Vallentuna Teater Uppdatering av gällande reglemente behövs för att korrekt beskriva nämndens uppdrag 1 Tjänsteskrivelse, Ändring av kulturnämndens reglemente Akt z7n^ //trfrtv Utdragsbestyrkande

Sa mma nträdesprotokol I 20t2-o5-29 23 (23',) 977 Information om Vallentuna kulturhus och bibliotek Arbetsutskottet tacka r för informationen Kulturchefen kommer att informera nämnden om bygget av Vallentuna kulturhus och bibliotek. /Ur/ Utd ragsbestyrka nde