Jt. ÅKLAGARMYNDIGHETEN Sida 1 (7) Ekonomienheten Datum Dnr Upptiandlingsfunktionen 2015-03-17 ÅM-A 2015/0048 Ert datum Er beteckning Tilldelningsbeslut Tilldelningsbeslut och upphandlingsprotokoll avseende upphandling av Ramavtal för rekryteringstjänster inom IT Postadress Box 5553 Gatuadress östermalmsgatan 87c Telefon 010-5625113 E-post Ann-Christine. Kalen@aklagare.se Telefax 010-5625299 Webbadress www.aklagare.se
Ekonomienheten Upphandlingsfunktionen Datum 2015-03-17 Sida 2 (7) Dnr AM-A 2014/1494 Innehåll I TILLDELNINGSBESLUT... 3 2 UPPHANDLANDE MYNDIGHET... 4 2.1 UPPHANDLINGENS OMFATTNING......... 4 2.2 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE... 4 2.3 ANNONSERING... 4 2.4 FÖRFRÅGNINGS UNDERLAGET.......... 4 2.5 INKOMNA ANBUD............... 4 2.6 PRÖVNING OCH UTVÄRDERING...... 5 3 PRÖVNING AV KRAV PÅ LEVERANTÖREN... 5 3.1 DELTAGANDE I UPPHANDLING... 5 3.2 TILLVÄGAGÅNGSSÄTT - PRÖVNING AV KRAV PÅ LEVERANTÖREN............ 6 3.3 PRÖVNING AV INKOMNA ANBUD.................. 6 4 PRÖVNING AV KRAV PÅ TJÄNSTEN... 6 4.1 TILLVÄGAGÅNGSSÄTT - PRÖVNING AV KRAV PÅ TJÄNSTEN... 6 5 ANBUDSUTV ÄRDERING... 7 5.1 TILLDELNINGSGRUND OCH UTVÄRDERINGSMODELL............. 7 5.2 RESULTAT AV ANBUDSUTVÄRDERINGEN...... 7
Ekonomienheten Upphandlingsfunktionen Datum 2015-03-17 Sida 3 (7) Dnr ÅM-A 2014/1494 1 Tilldelningsbeslut Med hänvisning till redovisning och anbudssammanställning i anbudsprotokollet nedan så beslutar Åklagarmyndigheten att anta anbudet från: Harvey Nash AB i denna upphandling. Avtalet kommer inte att tecknas före det att perioden enligt 16 kap 1 LOU löpt ut den 27 mars, vilket innebär att avtal kommer att tecknas tidigast 2015-03-30, dvs Åklagarmyndigheten tillämpar en avtalsspärr om 10 dagar i denna upphandling. Ort: Stockholm D~ Ulf Ållebrand Ekonomidirektör
Ekonomienheten Upphandlingsfunktionen Datum 2015-03-17 Sida 4 (7) Dnr ÅM-A 2014/1494 2 Upphandlande myndighet Åklagarmyndigheten, org.nr: 202100-0084, har genomfört en upphandling avseende Rekryteringstjänster för IT personal på Åklagarmyndigheten. Denna upphandlingsrapport som beskriver genomförandet av upphandlingen har sammanställts i enlighet med de krav på dokumentation av upphandlingsärende som anges i 9 kap. lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). 2.1 Upphandlingens omfattning Upphandlingen avser ett ramavtal som omfattar rekryteringstjänster för IT personal på Åklagarmyndigheten. Närmare beskrivning av rekryteringstjänsten som efterfrågats framgår av förfrågningsunderlaget, daterat 2015-01-23. Avtalet ska gälla från och med 2015-04-01 och två år framåt, t o m 2017-03-31. Åklagarmyndigheten har ensidig rätt att avgöra om avtalet ska förlängas under ytterligare två (2) år. Maximal avtalstid är fyra ( 4) år, d.v.s. som längst tom 2019-03- ll 2.2 Upphandlingsförfarande Upphandlingen har genomförts genom förenklat förfarande enligt LOU i syfte att teckna avtal med en ( 1) leverantör. 2.3 Annonsering Upphandlingen har offentliggjorts genom en annons som utarbetats och skickats elektroniskt till TendSign (www.opic.com/tendsign) 2015-01-23. 2.4 Förfrågningsunderlaget Det fullständiga förfrågningsunderlaget gjordes tillgängligt via TendSign (www.opic.com/tendsign) i samband med att annonsen publicerades. Anbudsgivarna uppmanades i förfrågningsunderlaget att skriftligen kontakta Åklagarmyndigheten via TendSign om något i förfrågningsunderlaget uppfattades som oklart, och frågor och svar publicerades också via TendSign (www.opic.com/tendsign). 2.5 Inkomna anbud Vid anbudstiden utgång 2015-02-27 hade tre (3) anbud inkommit. Anbud lämnades elektroniskt via TendSign (www.opic.com/tendsign) och anbudsöppning skedde 2015-02-01, varvid anbuden förtecknades i ett öppningsprotokoll, bilaga 3.
Ekonomienheten Upphandlingsfunktionen Datum 2015-03-17 Sida 5 (7) Dnr ÅM-A 2014/1494 Vid anbudstidens utgång hade 3 anbud inkommit: Anbudsgivare: Organisationsnummer: 1. P4IT Search & Recruitment 556961-5791 2. IT Talangerna (X-Press IT Talents 556691-5236 I Scandinavia AB) 3. Harvey Nash AB 556595-5894 2.6 Prövning och utvärdering I förfrågningsunderlaget har Åklagarmyndigheten ställt ett antal obligatoriska krav (sk. ska-krav). De obligatoriska kraven har omfattat krav på leverantören, krav på tjänsten, krav på kommersiella villkor, krav på hur priser ska lämnas samt krav på redovisningar som anbudsgivaren ska lämna i anbudet. Handläggningen av inkomna anbud har i enlighet med vad som anges i förfrågningsunderlaget genomförts i följande tre moment: Prövning av att anbudet uppfyller samtliga ställda krav på leverantören. Prövning av att samtliga obligatoriska krav på tjänsten är uppfyllda och att villkoren i avtalet accepterats. Aklagarmyndigheten har utvärderat vilket anbud som har lägst pris utifrån den i förfrågningsunderlaget beskrivna utvärderingsmodellen (lägst pris). 3 Prövning av krav på leverantören 3.1 Deltagande i upphandling I LOU anges under vilka omständigheter en anbudsgivare kan uteslutas från deltagande i upphandling. Detta kan bland annat vara aktuellt om anbudsgivaren är föremål för konkurs, dömd för brott avseende yrkesutövningen eller har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. Det kan även vara aktuellt om leverantören inte fullgjort sina skyldigheter avseende skatter och avgifter. I förfrågningsunderlaget anges att leverantören ska bekräfta att denne inte är föremål för någon av dessa omständigheter. Åklagarmyndighetens kontroll avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i Sverige visade att leverantörerna hade fullgjort sina åtaganden i dessa avseenden. Den inledande genomgången av anbuden visade att inte heller någon annan omständighet förelåg som skulle kunna utgöra ett hinder för deltagande i upphandlingen.
Ekonomienheten Upphandlingsfunktionen Datum 2015-03-17 Sida 6 (7) Dnr ÅM-A 2014/1494 3.2 Tillvägagångssätt - prövning av krav på leverantören Prövning av kraven på leverantören i inkomna anbud syftar till att klarlägga om leverantören uppfyller ställda krav på registreringsskyldigheter, erfarenhet, referensuppdrag, miljö- och kvalitetsledningssystem och kompetenskrav på personal. Prövningen av leverantören mot de ställda kraven kan beskrivas som en tröskel som leverantören måste ta sig över. I förfrågningsunderlaget angavs de krav som ställs på den leverantör och den personal som skulle utföra tjänsten. 3.3 Prövning av inkomna anbud Den genomförda prövningen av redovisningen i samtliga anbud med undantag av ett ( 1) anbud visade att samtliga ställda leverantörskrav var uppfyllda. Anbudet från leverantören IT talangerna uppfyllde dock inte kravet enligt punkt 4.4, Ekonomisk ställning samt 4.5, Miljö, där bifogat bevis om riskklass lägst 3 samt Miljöpolicy saknades. De två återstående anbuden från Harvey Nash AB samt P4IT Search & Recruitment gick därmed vidare för prövning av kraven i kravspecifikationen. 4 Prövning av krav på tjänsten Prövningen av kraven på tjänsten ska omfatta anbud som ovan visat sig uppfylla leverantörskraven. Prövningen i denna fas omfattar därmed två (2) st anbud. 4.1 Tillvägagångssätt - prövning av krav på tjänsten Den genomförda prövningen av redovisningen i två (2) anbud visade att samtliga ställda krav avseende tjänsten var uppfyllda. Anbuden gick därmed vidare till slutlig utvärdering.
Ekonomienheten Upphandlingsfunktionen Datum 2015-03-17 Sida 7 (7) Dnr ÅM-A 2014/1494 5 Anbudsutvärdering Anbudsutvärderingen ska omfatta anbud som ovan visat sig uppfylla leverantörskraven och samtliga ställda krav på tjänsten samt de angivna avtalsvillkoren. Utvärderingen omfattar därmed anbuden lämnade av P4IT Search & Recruitment samt Harvey Nash AB. 5.1 Tilldelningsgrund och utvärderingsmodell Anbuden har utvärderats efter tilldelningsgrunden lägst pris som fanns beskriven under punkt 3.6. 5.2 Resultat av anbudsutvärderingen Åklagarmyndigheten antar anbudet från Harvey Nash AB som leverantör i denna upphandling. Observera att avtal kan tecknas tidigast efter att 10 dagar förflutit från det att tilldelningsbeslutet skickats till anbudsgivaren. 3. Harvey Nash AB Tjänst 1. Tekniska systemförvaltare 2. Senior drifttekniker 3. Teknisk projektledare 4. Tillkommande prisuppgift per test/personlighetsanalys Utvärderingssumma (Totalpris) Resultat I placering Antal 4 4 3 1 I I 274 000 274 000 205 500 9 000 762 500 1 För en detaljerad utvärdering se vidare bilaga 2. Bilagor; Bilaga 1 Frågor & Svar Bilaga 2 Utvärdering Bilaga 3 Anbudsöppningsprotokoll
Frågor och svar ÅK LAGARMYNDIGHETEN Köpare Upphandling Köpare: Åklagarmyndigheten Namn: Rekryteringstjänster för IT personal Handläggare: Referensnr: ÅM-A 2015/0048 Telefon: +46 10 562 51 13 Beskrivning: Syftet med upphandlingen är att få ett kvalificerat stöd vid rekryteringen till tjänster E-post: an n-christi ne. ka len@a klaga re. se 4 Publik fråga Från: Åklagarmyndigheten Datum: 2015-02-05 13:47 Till: Alla Fråga gällande 5.2 krav på konsulterna. Ang de offererade konsulternas utbildning. Om en konsult har dokumenterat 15 års erfarhet av arbete med rekrytering inom IT området, kan det då ersätta kraven på utbildning? Publikt svar Datum: 2015-02-06 16:07 Från: Åklagarmyndigheten Till: Alla Åklagarmyndigheten står fast vid kravet, dvs 15 års erfarenhet av arbete ersätter ej utbildning. 3 Publik fråga Datum: 2015-02-05 13:03 Från: Åklagarmyndigheten Till: Alla Ifall anbudsgivaren uppfyller alla skall-krav, kommer ni då bara att utvärdera anbuden efter pris? Publikt svar Datum: 2015-02-05 15:37 Från: Åklagarmyndigheten Till: Alla Ja, Åklagarmyndigheten kommer att anta det anbud som har lägst pris enligt punkt 3.6 i förfrågningsunderlaget. 2 Publik fråga Datum: 2015-01-27 14:41 Från: Åklagarmyndigheten Till: Alla Fråga gällande punkt 5. Krav på tjänsten. Förtydliga punkten gällande att konsulterna ska ha genomför rekryteringar till minst 20 tjänster inom IT området under de senaste två åren, vilket ska framgå av CV. Vid fem eller fler tillfällen ska rekryteringen ha avsett rekrytering av fler än en tjänst. Menar ÅM att minst fem av de 20 tjänsterna skall ha varit rekryteringsuppdrag där samma kravprofil genererat 5 tillsättningar vid ett och samma tillfälle? Publikt svar Datum: 2015-01-27 15:23 Från: Åklagarmyndigheten Till: Alla Vi vill att konsulten har ett uppdrag när det handlar om rekrytering av flera tjänster. T ex att man haft flera rekryteringar parallellt. 1 Publik fråga Datum: 2015-01-26 17:19 Från: Åklagarmyndigheten Till: Alla I avtalsvillkoren, punkt 16 Ansvar, står att leverantören ska vidmakthålla ansvarsförsäkring samt andra erforderliga försäkringar som håller ÅM skadelös vid skada. Enligt praxis i branschen avser ansvaret direkt skada, varför vi ber ÅM att revidera avtalsvillkoren så att Utskrivet: 2015-03-16 17: 38 Sida 1 av 2
lydnaden av texten ändras till följande; "Leverantören ska teckna och under avtalstiden vidmakthålla ansvarsförsäkring samt andra erforderliga försäkring'~r som håller ÅM skadelös vid direkt skada."., Vänligen förtydliga det sista styckets innebörd. Redogör för när ett sådant eventuellt tillfälle kan göras gällande i denna upphandling. Publikt svar Datum: 2015-01-27 11:16 Från: Åklagarmyndigheten Till: Alla Åklagarmyndigheten ändrar till följande vad gäller direkt skada i avtalsvillkoren punkt 16, "Leverantören ska teckna och under avtalstiden vidmakthålla ansvarsförsäkring samt andra erforderliga försäkringar som håller ÅM skadelös vid direkt skada." Skrivningen (sista stycket) är en standardformulering som Åklagarmyndigheten använder och vi vill inte begränsa den genom att räkna upp exempel. Utskrivet: 2015-03- 16 17: 38 Sida 2 av 2
Utvärdering Rekryteringstjänst IT ÅM-A 2015/0048 Bilaga 2 IAnbudsgivare (Kontaktuppgifter, se öppningsprotokoll) Krav 1. P4 it Search & Recruitment AB 2. IT Talangerna AB 3. Harvey Nash AB 3.2 Anbud skriftligen på svenska J J J 3.2Undertecknat av behöriga företrädare J J J 3.4 Inkommet i tid J J J 3.4 Giltihetstid 180 dagar J J J 4.2 Sanningsförsäkran J J J 4.3 (SKV 4820) J J J 4.4 Bevis om lägst riskklass 3 bifogas J N J 4.5 Miljöpolicy J N J 4.6 Ev. underleverantörer EJ EJ 5.4 Ifyllt pris J J 5.5 Accept av kommersiella villkor J J I Uppfyller samtliga krav J N J
Går ej vidare (ej bifogat miljöpolicy och bevis om riskklass 3}
Utvärdering Rekryteringstjänst IT ÅM-A 2015/0048 Bilaga 2 Anbudsgivare Ska Krav 4.1.1 Erfarenheter och resurser Beskrivning av företaget 1. P4 it Search & Recruitment AB 2. IT Talangerna 3. Harvey Nash AB 4.1.2 Referenser 3 ref.uppdrag, anbudsgivaren 4.1.3 Resurser och kapacitet -accept 5.1 Krav på genomförande- accept samt namn på anvsvarig konsult 5.2. Krav på konsulter Cv för offererade konsulter De föreslagna konsulterna ska ha minst fem (5) års erfarenhet av arbete med rekrytering inom ITområdet En av konsulterna ska ha minst tre (3) års erfarenhet av chefsrekrytering inom IT området. Konsulterna ska var och en ha genomfört rekryteringar till minst 20 tjänster inom IT området under de senaste två åren. Vid fem (5) eller fler tillfällen ska rekryteringen ha avsett rekrytering till fler än en (1) tjänst. Det ska framgå av CV vilka roller/titlar rekryteringen avsåg. Uppdragen ska vara genomförda med godkänt resultat. Åklagarmyndigheten lägger särskild vikt vid konsulternas erfarenhet av rekrytering till tjänsten Senior Drift tekniker. Konsulterna ska beskriva två (2) uppdrag som inneburit rekrytering till tjänster som ställt krav på denna kompetens. Uppdragen ska vara genomförda de senaste två åren. Beskrivningen av uppdragen ska följa nedanstående punkter; Uppdragets omfattning och karaktär Tidsperiod för uppdragen
Beställare samt kontaktperson för uppdragen Märk uppdragen med företagsnamn och nummer. Varje uppdrag ska beskrivas på max I A4-sida vardera. Se mall för uppdragen bilaga 4. Konsulterna ska ha högskoleutbildning inom beteendeområdet (till exempel personalutbildning, beteendevetenskap, psykologi, annan vidareutbildning inom området) eller likvärdig utbildning. Konsulterna ska ha erfarenhet av rekrytering genom annonsering och sökprocess. En av konsulterna ska vara kundansvarig mot Åklagamyndigheten för det här uppdraget. Var god ange namn på den konsult som ska vara ansvarig. De föreslagna konsulterna ska påbörja uppdraget senast tio (I 0) arbetsdagar efter avtalstecknande - accept 5.3 Kommunikation på svenska 5.4 Accept av prisvillkor enl 5.4 Bilaga 5, Uppdragsbeskrivning Uppdragsbeskrivning rekryteringstjänster, krav 1-13 Uppfyller samtliga krav
Utvärdering Rekryteringstjänst IT ÅM-A 2015/0048 Bilaga 2 Utvärdering Pris Tjänst Antal Anbudsgivare 1. P4 it Search & Recruitment AB 2. IT Talangerna 3. Harvey Nash AB 1. Tekniska systemförvaltare 2. Senior drifttekniker 3. Teknisk projektledare 4. Tillkommande prisuppgift per test/personlighetsanalys Utvärderingssumma (Totalpris) g 4 276 000 4 276 000 3 207 000 1 5 000 764000 Lägst platssiffra = bäst anbud Gråmarkerad =Deltar ej i utvärderingen, uppgifter med endast som information 140 000 274 000 140 000 274 000 220 000 205 500 10000 9 000 510000 762 500 Ingår ej i utvärdering, endast för information Aklagarmyndigheten antar anbudet frän Harvey Nash AB, som leverantör i denna upphandling som har lägst pris. Avtal kan tecknas tidigast efter att 10 dagar förflutit från det att tilldelningsbeslut skickats till anbudsgivarna.
Anbudsöppningsprotokoll Upphandling Upphandling: Rekryterlngstjänster för IT personal Organisation: Åklagarmyndigheten Avdelning: Ekonomiavdelningen Hand läg gare, telefon:, +46 10 562 51 13 Referensnr: ÅM-A 2015/0048 Start annonsering: 2015-01-23 Slut annonsering: 2015-02-27 23:59 Sista anbudsdag: 2015-02-27 23 :59 Anbudsöppning Anbudsöppnlngsdatum: 2015-03-02 08:00 Anbudsöppningsplats: ö stermalmsgatan 87 C, Stockholm Anta l Inkomna anbud: 3 Anbudsöppnare: Niklas Johansson Faktiskt anbudsöppnlngsdatum: 2015-03-02 Antal elektroniskt inkomna anbud : 3 Anbudslämnare Organisation: Kontaktperson: Kommentar: Harvey Nash Recruitment 5565955894 Försäljning Anna-Carin Ekman 0730957101 anna-carin.ekman@harveynash.se Datum: 2015-02-27 20:52 it-talangerna 5566915236 Försäljning Rosa Ghamsary 0766576666 rosa.ghamsary@it-talangerna.se Datum: 2015-02-27 22:38 p4it Search and Recruitment AB 5569615791 Rekrytering Jen Scheffel +46 (0)733 118798 info@p4it.se Datum: 2015-02-21 12:16 /f'"," fc (V) Juh I( n j s C/Yl_ Utskrivet: 2015-03-02 10:10 Sida (1) av (2) Referensnr: ÅM -A 2015/0048