Inbjudan anbud försäkring & Allmänna förutsättningar

Inbjudan anbud försäkring & Allmänna förutsättningar Fastighets AB Polaris Försäkringsförmedlare: K-G Johansson Fläktgatan 10, 941 47 PITEÅ Tel 0911 141 70 Fastighets AB Polaris -14 1

Inbjudan anbud försäkring & Allmänna förutsättningar Fastighets AB Polaris FLIK INNEHÅLL 1 INBJUDAN 2 UPPHANDLINGENS FÖRESKRIFTER 3 KRAV PÅ ANBUDET 4 KRAV PÅ LEVERANTÖREN 5 AVTALSVILLKOR Mäklare: K-G Johansson Söderberg & Partners Fläktgatan 10, 94147 PITEÅ Tfn: 0911-14170 Fax: 0911-18180 Fastighets AB Polaris -14 2

1 INBJUDAN 1.1 FASTIGHETS AB POLARIS * BOX 805 * 931 28 SKELLEFTEÅ * VÄSTERBOTTEN * TEL 0910-73 56 20 * 556086-8217 * WWW.FASTIGHETS AB POLARIS.SE * ROBERT LINDBERG 1.2 UPPHANDLINGEN Fastighets AB Polaris inbjuder till anbudsgivning gällande Fastighetsförsäkring med tillägg, saneringsavtal, tjänstereseförsäkring och Vd- & styrelseansvarsförsäkring, enligt nedanstående instruktioner och bilagor Om Ni mot förmodan inte har för avsikt lämna anbud för hela eller delar av efterfrågade försäkringar, vänligen meddela vår förmedlare skriftligen ert beslut inom 5 arbetsdagar, samt skäl till varför ni avstår. Vänligen meddela vår förmedlare om vem hos er som blir ansvarig handläggare, mailadress och telefonnummer för respektive försäkring. 1.3 FÖRSÄKRINGSFÖRMEDLARE Fastighets AB Polaris anlitar Försäkringsförmedlare, enligt avtal och fullmakt. Vid frågor och svar hänvisar vi er till : Söderberg & Partners Förmedlare K-G Johansson tel 0911-14170 k-g.johansson@soderbergpartners.se Assistent Linda Westman tel 0911-14173 linda.westman@soderbergpartners.se Hemsida www.soderbergpartners.se Med vänlig hälsning Söderberg & Partners K-G Johansson Hos finansinspektionen reg. Försäkringsmäklare Fastighets AB Polaris -14 3

2 UPPHANDLINGENS FÖRESKRIFTER 2.1 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Öppen upphandling, upphandlingen genomförs i enlighet med bestämmelserna i lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. 2.2 OMFATTNING Framgår av specifikation respektive försäkring, enligt omfattningsbilaga.. 2.3 HELT ELLER DELAT ANBUD Anbud kan lämnas på hela eller delar av efterfrågade försäkringar.. 2.4 TILLHANDAHÅLLANDE AV BILAGOR Upphandlingen vänder sig till försäkringsbolag med koncession som leverantör av efterfrågade försäkringar. Anbudsgivare beställer relevanta bilagor för sitt anbud från vår försäkringsförmedlare. Assistent Linda Westman tel 0911-141 73 linda.westman@soderbergpartners.se 2.5 FRÅGOR OCH SVAR UNDER ANBUDSTIDEN Frågor rörande denna upphandling ska i första hand ställas elektroniskt. Du ställer din fråga på samma sida på www.e-avrop.com där du hämtade detta underlag. Frågor måste ställas senast 2014-04-28 för att bli besvarade. Frågor som inkommer efter detta datum kommer inte att besvaras. Alla besvarade frågor skickar med e-post till frågeställaren samt till alla som redan hämtat ut underlaget från www.e-avrop.com Förutom att frågor & svar besvaras via din e-post publiceras alla frågor & svar i upphandlingens annons. Innan anbud lämnas uppmanas därför presumtiva anbudsgivare att kontrollera om nya uppgifter har tillkommit. De företag som hämtat förfrågningsunderlaget på annat sätt än via e-avrop.com måste själva kontrollera om några svar på inkomna frågor, förtydliganden eller kompletteringar har distribuerats. För att kunna ställa frågor och ta del av uppdateringar i upphandlingen måste du registrera dig på e-avrop om du inte redan gjort det. Vi rekommenderar att du registrera konto i god tid innan anbudstiden löper ut. Klicka på länken nedan för mer information om Frågor & Svar: https://www.e-avrop.com/information/levqa.htm Klicka på länken nedan för att registrera ett konto på e-avrop: https://www.e-avrop.com Fastighets AB Polaris -14 4

2.6 ANBUDETS LÄMNANDE Vi föredrar att anbudet lämnas elektroniskt via www.e-avrop.com: http://www.e-avrop.com/ Anbud via e-post eller fax accepteras inte. Klicka på länken nedan för mer information om hur du lämnar elektroniskt anbud: https://www.e-avrop.com/information/leveanbud.htm När du lämnat anbud elektroniskt via e-avrop När du klickat på knappen Skicka i anbudsinlämningen genereras ett inlämningsbevis som sammanställer det du just skickade. På detta inlämningsbevis finns instruktioner för hur du ska hantera inlämningsbeviset under rubriken Underskrift. Läs instruktionen noga och säkerställ att du följer den. Anbudsinlämning Leverantören kan lägga till och ta bort information/filer i ett redan lagt anbud och generera kopior av inlämningsbeviset eller radera hela anbudet förutsatt att: Sista anbudsdag ej passerat Leverantören loggar in med samma inloggningsuppgifter som när anbudet lämnades Fastighets AB Polaris -14 5

3 KRAV PÅ ANBUDET 3.1 ANBUDETS FORM OCH INNEHÅLL Förfrågningsunderlaget innehåller ett antal skall-krav. Samtliga skall-krav måste vara uppfyllda för att ett anbud ska kunna ingå i utvärderingen. Förfrågningsunderlaget innehåller ett antal bör-krav. Dessa har redovisad poäng samt en tom kolumn som ni skall besvara med ett Ja eller Nej som besked på om ert anbud omfattar efterfrågad omfattning/tillägg. Samtliga dessa kolumner skall vara ifyllda med Ja eller Nej för att ert anbud ska kunna ingå i utvärderingen. De svar som anbudsgivaren lämnar i sitt anbud på de i förfrågningsunderlaget ställda kraven är underlag för den prövning och utvärdering av inkomna anbud som genomförs. Anbudet skall lämnas av behörig person. 3.1.2 ALTERNATIVA ANBUD OCH RESERVATIONER Alternativa anbud eller reservationer accepteras inte. 3.1.3 SPRÅK Anbudet och samtliga villkor skall vara skrivet på svenska. 3.2 FÖRSÄKRINGSVILLKOR Gällande allmänna villkor samt tilläggs- och specialvillkor skall anges i anbudet. Samtliga villkor bör bifogas anbudet i valfri form. Om hänvisning till internet skall tydlig hänvisning finnas. 3.3 PREMIE Premien skall gälla fast under 1 år från avtalsstart. Betalningstermin helår och betalning sker inom 38 dagar från fakturadatum. Redovisad premie bör vara med nettopremie, om premie inkluderar förmedlarens arvode skall arvodets storlek redovisas. 3.3.1 FASTPRISAVTAL Det skall framgå av anbud om premien gäller fast under avtalstiden exkl. optionsåret. Eventuella pålagor som anbudsgivare inte kan påverka i form av lag, skatt och oskälig ökning av återförsäkringskostnad kan exkluderas fastprisavtal. Leverantören skall lämna in eventuella förslag till premieändring skriftligt till omförhandling, senast 6 månader innan försäkringsperiodens slut. Premien gäller därefter fast i 1 år. 3.3.2 BONUS Om resultatdelning p.g.a. bra skaderesultat kan erbjudas skall beräkning framgå av anbudet. Förmedlarens arvode skall inte påverkas av en sådan resultatdelning. Fastighets AB Polaris -14 6

3.3.3 ARVODE Leverantören skall administrera förmedlarens arvode enligt avtal i premieavi för aktuell försäkring. Arvodet skall vara Söderberg & Partners tillhanda senast 30 dagar efter det att premien kommit försäkringsbolaget tillhanda. 3.4 AVTALSTID Avtalstid 3 år, 20140701 20170630 med rätt för köparen till 1 + 1 optionsår. 3.5 ANBUDETS UTFORMNING Anbudet skall vara uppställt i enlighet med förfrågningsunderlaget och det skall klart framgå hur ställda skall-krav och bör-krav är uppfylla. Om anbudet saknar klar och tydlig redovisning av efterfrågade uppgifter, eller det innehållsmässigt inte överensstämmer med anbudsförfrågan kan anbudet komma att förkastas. Bifogad premiespecifikation skall ifyllas och medsändas anbudet. Redovisad premie bör vara med nettopremie, om premie inkluderar förmedlarens arvode skall arvodets storlek redovisas. 3.6 ANBUDSTIDENS UTGÅNG Anbud skall vara upphandlande myndighet tillhanda senast 2014-05-15 3.7 ANBUDETS GILTIGHETSTID Anbudet skall vara giltigt 6 månader efter anbudstidens utgång. Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning förlängs anbudets giltighetstid fram till dess att upphandlingskontrakt kan tecknas. 3.8 ANBUDSÖPPNING Om anbudsgivare så begär, kan en representant utsedd av handelskammare på anbudsgivares bekostnad, närvara vid öppningssammanträdet. 3.9 AVBRYTANDE AV UPPHANDLING Fastighets AB Polaris, 556086-8217 äger rätt avbryta upphandlingen eller övergå till förhandling om lämnade anbud, som uppfyller kraven i kravspecifikationen, har ett pris som överstiger budgeterade medel, eller om upphandlingen av annan affärsmässigt grundad anledning inte kan fullföljas. Fastighets AB Polaris, 556086-8217 äger även rätt att avbryta upphandlingen eller övergå till förhandling om inga lämpliga anbud inkommit. 3.10 TILLDELNINGSBESKED/BESLUT Tilldelningsbeslut kommer att skickas ut per e-post till samtliga anbudsgivare så fort upphandlingen är klar. Tilldelningsbeskedet innebär inte ett civilrättsligt bindande avtal. 3.11 ANBUDETS GILTIGHET Förutsättningen för ett civilrättsligt bindande avtal är att skriftligt avtal upprättas och undertecknas av behöriga företrädare för båda parter. Avtal kan tecknas tidigast 10 dagar efter tilldelningsbesked förutsatt att ingen överprövar beslutet. Fastighets AB Polaris -14 7

4 KRAV PÅ LEVERANTÖR 4.1 KRAV Anbudsgivare skall kunna bevisa att ställda krav uppfylls och vid respektive krav framgår vilken typ av bevisning/verifiering som krävs. 4.2 UTESLUTNINGSGRUNDER Anbudsgivare kan uteslutas från deltagande i upphandlingen om någon av de situationer som anges i 10 kap LOU föreligger. Kravet gäller även underleverantörer om sådan anlitas. Fastighets AB Polaris, 556086-8217 kommer att göra erforderliga kontroller att grund för uteslutning inte föreligger. 4.3 F-SKATT Leverantören skall vara registrerad för F-skatt. Utländska anbudsgivare ska på anmodan skicka intyg på att de är registrerade i bolagsverket eller liknande, samt att skatter och avgifter är betalda i det land de verkar. 4.4 STATISTIK Leverantören skall vid anmodan redovisa skadestatistik antal skador, utbetalt samt reservsatt belopp. 4.5 ANBUDSBEDÖMNING Vid prövning av anbud kontrolleras att samtliga ställda krav i enlighet med förfrågningsunderlaget är uppfyllda. Vi kommer att anta det anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt. I det fall flera anbud har samma jämförelsetal kommer vinnaren att lottas fram. Utvärderingen av anbud sker i enlighet med utvärderingsmodell Utvärderingskriterier Procent Pris 40% Omfattning 35% Kvalitet, Service och support 25% Totalsumma: 100% Pris = Omfattning, bör-krav = Kvalitet, Service och Support, bör-krav = lägsta pris ert pris er poäng maxipoäng er poäng maxipoäng = x 5 poäng x viktning = x 5 poäng x viktning = x 5 poäng x viktning Fastighets AB Polaris -14 8

5 AVTALSVILLKOR 5.1 UPPDRAGETS OMFATTNING Leverantören skall utföra leverans av aktuell försäkring till kunden Fastighets AB Polaris, enligt förfrågningsunderlaget samt leverantörens anbud. Avtalet bör inkludera följande rubriker: 5.2 PARTER Mellan nedanstående parter har följande avtal träffats 5.2.1 KUNDEN Adressuppgifter och ev. ytterligare kompletterande uppgifter SAKFRÅGOR Söderberg & Partners, K-G Johansson, Linda Westman E-post : förnam.efternamn@soderbergpartners.se 5.2.2 LEVERANTÖREN Adressuppgifter och kompletterande uppgifter 5.3 AVTALSTID Avtalet gäller från 2014-07-01 till 2017-06-30 Om inte annat meddelas senast 6 månader innan avtalstidens slut, sker förlängning av avtalet enligt nedan med oförändrade villkor. Förlängning 1 : Första förlängningsoptionen löper till och med 2018-06-30. När alla förlängningsoptioner nyttjats upphör avtalet automatiskt att gälla. 5.4 LEVERANSADRESS Söderberg & Partners Fläktgatan 10 941 43 Piteå 5.5 BETALNINGSVILLKOR Kunden betalar 38 dagar efter fakturadatum. Leverantören får inte lägga till någon avgift på fakturabeloppet. 5.6 FÖRÄNDRINGAR I AVTALET Parterna äger rätt att föreslå ändringar och tillägg i avtalet. Förändringar kan endast göras om parterna kommer överens om det. Överenskommelsen ska vara skriftlig. 5.7 TVIST Tvist på grund av detta avtal ska i första hand lösas av parterna och i andra hand ska tvist avgöras av allmän domstol i enlighet med svensk lag. Fastighets AB Polaris -14 9