Anbudsbegäran På Ålands hälso- och sjukvårds vägnar anhålles härmed om anbud på leverans av kontorsmöbler för dels den egna verksamheten och dels även för Ålands landskapsregerings följande avdelningar samt myndighet; kansliavdelningen, social- och miljöavdelningen, utbildnings och kulturavdelningen, näringslivsavdelningen och lagberedningen, samt Ålands miljö och hälsoskyddsmyndighet (ÅMHM) del under perioden 1 januari, 2013 31 december, 2015, med eventuell option för tiden 1 januari 2016-31 december 2016. Ålands hälso- och sjukvård förbehåller sig rätten att besluta om ev. förlängning. Ett brett utbud inom efterfrågade produktområden ger leverantören en fördel: Produktgrupper: Skrivbord Bord Skrivbordsstolar Stolar Förvaring (skåp, bokhyllor med eller utan jalusi, hurtsar, m.m.) Den totala omsättningen under avtalsperioden beräknas vara ca 1.040.000. Ålands Landskapsregerings, inkl. ÅMHM:s andel av den totala omsättningen utgör ca 60.000 euro * 4 år = 240.000 euro och Ålands hälso- och sjukvårds andel av den total omsättningen utgör 200.000 * 4 år = 800.000 euro. Ovanstående angivna kvantiteter bygger på de senaste årens verksamhetsutfall och utgör endast en vägledning. Det framtida behovet kan komma att överstiga eller understiga angivna kvantiteter. Ålands hälso- och sjukvård och Ålands landskapsregering + ÅMHM garanterar sålunda ingen specifik volym, utan anbudsgivaren åtar sig att leverera mot det faktiska behov som uppstår. För leveranserna kommer en leverantör att utses till huvudleverantör för inredning av nya rum, men eftersom det finns många olika typer av kontorsmöbler hos både Ålands hälso- och sjukvård och Ålands Landskapsregering + ÅMHM idag, skall leverantörerna även ge en offert för kompletteringar av befintliga kontorsmöbler. Avtal kommer att tecknas med en huvudleverantör för inredning av nya rum, men avtal om kompletteringar av befintliga kontorsmöbler kommer eventuellt även att tecknas med andra leverantörer. Det räknas som en fördel om huvudleverantören även kan ge bra rabattprocent för kompletteringar. I priset anges normalpris och rabatt% för kompletteringar. Som jämförelsematerial görs en beräkning för kompletteringarna utgående från modellrummen. Ålands Hälso- och sjukvård har idag varierande märken, dock mest möbler från Martela och Isku i utförande bok och laminat. För eventuell visning av nuvarande sortiment kontakta upphandlingsassistent Anna Alm, tel. nr 018-535651. Ålands landskapsregering har idag varierande märken, dock mest möbler från Martela, EFG och Kinnarps i utförandet björk och bok, men även en liten del i ek. För visning av nuvarande sortiment på LR, kontakta Carina Blomqvist, tel. 018-25 177, på ÅMHM, kontakta Ann-Louise Gripenberg, tel. 018-528620, på Ålands museibyrå kontakta Ansti Dahlén, tel. nr 018-25411.
Annonsering Upphandlingen sker via öppet upphandlingsförfarande och annonseras som en upphandling över EU:s tröskelvärde och annonseras den 25.01.2013 via annonsorganet HILMA. Upphandlingsformen medger inte förhandling, varför det är av stor vikt, att alla krav och villkor enligt denna upphandling följs och att bästa villkor/pris lämnas i anbudet. Upphandlingsenheten Upphandlingsenhet är Ålands hälso- och sjukvård. Upphandlingsavdelningen PB 1055 AX-22 111 Mariehamn Kontaktperson: Upphandlingschef Christina Nukala-Pengel Tel. +358 18 535156 E:postadress: upphandling@ahs.ax Inlämnande av anbud Anbud skall 1) för att kunna beaktas vara skrivet på svenska. Bilagor till anbudet och broschyrer borde vara svenskspråkiga men kan också vara engelsk- eller finskspråkiga. Anbud skall 2 ) vara upphandlingsavdelningen tillhanda senast den 8 mars 2013 kl. 15.00. Anbud skall 3) sändas via post i slutet kuvert märkt offert kontorsmöbler till upphandlingsenheten adress som ovan. Anbud inlämnade per fax eller e-post accepteras ej. Anbudet skall vara skriftligt i minst ett exemplar undertecknat av behörig firmatecknare. Frågor under tiden för inlämnande av anbud sänds elektroniskt till upphandlingsavdelningen; e-post adress: upphandling@ahs.ax, senast 7 dagar före anbudstidens utgång och besvaras på Ålands hälso- och sjukvårds hemsida: www.ahs.ax, senast 5 dagar före anbudstiden utgång. Endast skriftliga svar är bindande för Ålands hälso- och sjukvård. Anbudsgivarna bör därför kontrollera uppgifterna på hemsidan. I anbudet skall 4) det framgå, att anbudsgivaren uppfyller de nationella kraven om producentansvar för förpackningar: För anbudsgivare i Sverige - Förordningen 2006:1273 För anbudsgivare i Finland Finlands statsråds beslut om förpackningar och förpackningsavfall 962:1997 För anbudsgivare på Åland Landskapsförordning 1998:93 om förpackningar och förpackningsavfall
Anbudets giltighetstid Anbud skall 5) vara giltigt under minst fyra månader efter anbudstidens utgång. Om en besvärsprocess inleds förlängs anbudens giltighetstid automatiskt till och med 30 kalenderdagar efter att domstolsbeslut meddelats. Utvärdering Efter anbudstidens utgång öppnas samtliga anbud och först kontrolleras att kraven på anbudsgivare är uppfyllda. Endast de anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven går vidare till en kontroll av att alla skallkrav är uppfyllda. Om de inte är uppfyllda beaktas inte anbudet vidare. Sedan görs en värdering av börkrav, enligt utvärderingsmetod beskrivet nedan och i kravspecifikation. Skall- och börkrav De 59 skall-formuleringarna (i anbudsförfrågan och bilagorna 1-2) beskriver krav som måste uppfyllas. Skallkraven gäller delvis anbudsgivaren och dels de erbjudna produkterna. Anbudsgivare ombeds besvara alla frågor som avser skallkrav. Anbudsgivare som inte uppfyller något skallkrav eller lämnar fråga om något skallkrav obesvarad lämnas utanför upphandlingen. De 18 bör-formuleringarna (i anbudsförfrågan och bilaga 1), beskriver ett önskemål och kommer att utvärderas vid val av leverantör. För varje erbjuden produkt bedöms uppfyllande av i anbudsförfrågan framställda skall- och börkrav. Skallkrav Anbudsgivaren skall 6) ha kompetens, personal, maskiner, utrustning och kapacitet att driva verksamheten. En samlad bedömning kommer att ske av anbudsgivarens beskrivning av verksamheten samt av referenser. Referenstagningen syftar till att få information om anbudsgivarens yrkeskunnande, effektivitet, erfarenheter och tillförlitlighet. Anbudsgivare skall 7) lämna minst 3 (tre) referenser utförda under de 3 (tre) senaste verksamhetsåren. Referenserna skall 8a) avse liknande uppgifter som upphandlingen avser. För nystartade företag som saknar referenser, skall 8b) referensen istället lämnas för den person som kommer att ansvara för uppdragets genomförande. Anbudsgivaren skall ha en sådan ekonomisk och finansiell situation, att denne klarar av att fullgöra uppdraget och etablera ett långvarigt leverantörsförhållande med Ålands hälso- och sjukvård. Den ekonomiska och finansiella situationen bevisas genom inlämnande av följande intyg för skallkraven 9-14: Anbudsgivarens kreditomdöme skall 9) innebära riskklass 4 (på en 5-gradig skala)/alternativt AA (där AAA är det bästa) eller motsvarande omdöme hos kreditinstitut. Kreditomdömet skall 10) vara högst 3 (tre) månader gammalt räknat från sista anbudsdag.
I det fall lägre riskklassificering redovisas eller att anbudsgivaren inte omfattats av ratingsystemet, kan anbudsgivaren ändå anses uppfylla dessa krav om sökandens revisor lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att sökanden innehar ekonomisk stabilitet. Då det gäller nybildade företag som ej har möjlighet att avge årsredovisningar eller som inte omfattas av ratingsystemet, eller företag under bildande, skall 11) sökanden lämna intyg t.ex. genom bank- eller koncerngaranti, som visar att sökanden kan fullgöra sina uppgifter. Uppgifter om anbudsgivaren 12) Kontaktuppgifter Företagets namn Postadress E:postadress, för delgivning av tilldelningsbeslut. Organisations/FO-nummer Hemsida Kontaktperson - E:postadress - Telefon /Mobiltelefon - En kortfattad beskrivning av företaget, t.ex. företagsform, år i branschen, verksamhet, erfarenhet av liknande uppdrag, omsättning, bemanning, utrustning, etc. En kortfattad beskrivning av referensuppdrag, samt namn på kontaktperson och dennes telefonnummer och e-post adress. Juridisk ställning Anbudsgivaren skall 13) visa intyg över registrering i yrkes- handels- eller näringsregister. Ekonomisk situation Anbudsgivare skall 14) presentera: - intyg över att anbudsgivaren inte har försummat att betala skatter, förskottsinnehållningar eller lagstadgade socialskyddsavgifter Skallkrav för produkterna: Skallkraven redovisas i kravspecifikationen i bilaga. Kravspecifikationen skall 15) fyllas i, för att offerten skall kunna accepteras. Uppgifter om erbjudna produkter Det står leverantörerna fritt att ge anbud på produkter med likvärdig funktion.
Kompletterande uppgifter ges på skild bilaga till anbud. Offererade produkter bör 3) finnas med i anbudslämnarens ordinarie produktkatalog som bifogas anbudet. Om någon enstaka produkt inte finns med i katalogen skall 16) separata produktblad bifogas anbudet. För anbudsgivarens övriga produkter som inte finns angivna i bilaga 1, ombeds anbudsgivare erbjuda priser med rabattsatser och förekommande produktkataloger inom respektive områden. Produkternas tillgänglighet under avtalstid. Produkterna skall 17) av leverantören hållas fortlöpande tillgängliga på marknaden för inköp under avtalstiden. Byte till likvärdig produkt under avtalsperioden kan ske om Ålands hälsooch sjukvård godkänner detta på förhand. Elektronisk fakturering Vi värdesätter uppgift om huruvida anbudsgivaren använder sig av elektronisk fakturering men detta har inte betydelse för val av leverantörer. All fakturering skall 18) ske på svenska. Kriterier för val av leverantörer Kriterier Max poäng Pris 50 Kvalitet utifrån lämplighet för användning och verksamhetsmiljön 40 Bredden på det erbjudna produkturvalet 10 Val av leverantör görs bland de anbudsgivare som uppfyller skallkraven. Priset Lägsta pris får maximala 50 poäng. För de övriga anbuden räknas poängen ut enligt följande: Lägsta pris/anbudets pris X 50. Kvalitet utifrån lämplighet för användning och verksamhetsmiljön Ges poäng i skalan 0 40. Kvalitetsbedömning sker på basen av bl.a. produktegenskaper enligt leverantörers produktkataloger och produktdemonstrationer samt på basen av våra egna erfarenheter, kunskaper och tester av produkterna. Utvärdering av kriterierna kvalitet och lämplighet för användning och verksamhetsmiljön utförs av beställaren.
Övrigt De handlingar som legat till grund för val av leverantör är tillgängliga för allmänheten efter tecknande av köpeavtal. De som lämnat in anbud har rätt att ta del av handlingarna då beslut om val av leverantör delgivits. Affärs- och yrkeshemligheter får dock inte i något skede lämnas ut. Anbudsgivare ombeds att tydligt märka ut och samla på särskild bilaga de handlingar som hon/han betraktar som affärs- och yrkeshemligheter. Om det i anbudsförfrågan förekommer produktuppgifter som direkt eller indirekt pekar ut enskilda märken är detta något som på intet sätt är avsett att styra anbudsgivarna utan anbudsgivaren erbjuder fritt de produkter som han/hon bedömer ha den funktion som efterfrågas. Avtal Efter att leverantörerna utsetts sluts avtal mellan beställarna och de valda leverantörerna om leverans av ifrågavarande produkter. För beställarnas del undertecknas avtalet av Ålands hälso- och sjukvård. Avtalsvillkoren presenteras i bilaga 2. Anbudsgivare skall 19) i sitt anbud ange huruvida anbudsgivaren accepterar presenterade Avtalsvillkor (bilaga 2). Anbud som inte innehåller godkännande av avtalsvillkoren förkastas. Mariehamn den 23.01.2013 Christina Nukala-Pengel Upphandlingschef Bilagor: Bilaga 1a Kravspecifikation Bilaga 1b Modellrum + skisser Bilaga 2 Obligatoriska miljökrav för kontorsmöbler Bilaga 3 Avtal