BILAGA 3 AVTAL OM UPPHANDLING AV KONTORSMÖBLER

Transkript

1 BILAGA 3 AVTAL OM UPPHANDLING AV KONTORSMÖBLER Avtalsparter Beställare 1. Ålands Hälso- och Sjukvård 2. Entreprenör Ålands Hälso- och Sjukvård Centrallagret PB Ålands Landskapsregering Serviceenheten PB 1060 Utförare Entreprenör... Föremål för avtalet Avtalsparterna har kommit överens om leverans på kontorsmöbler för beställarnas egen verksamhet. Produktområden - Skrivbord - Bord - Skrivbordsstolar - Stolar - Förvaring (skåp, bokhyllor med eller utan jalusi, hurtsar, m.m.) Avtalets giltighetstid Avtalstiden löper från och med den till och med den , med en eventuell option för tiden Avtalet upphör att gälla utan föregående uppsägning vid avtalstiden utgång, om inte beställaren en månad före avtalstidens utgång meddelat att man önskar använda sig av optionen. Eventuell uppsägning under pågående avtalstid skall vara skriftlig och uppsägningstiden är sex månader. Uppsägningstiden börjar löpa från och med ingången av den månad som följer efter uppsägningen. Båda parter har rätt att utan ersättningsskyldighet säga upp avtalet. Leverantören förbinder sig att vid avtalets upphörande lämna samtliga uppgifter som har betydelse för Ålands hälso- och sjukvård, så att Ålands hälso- och sjukvård vid kommande

2 upphandlingstillfälle kan ge anbudsgivare likvärdiga förutsättningar att beräkna anbud eller för att ta över uppdraget. Avtalshandlingar Förekommer i handlingarna mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter, gäller de inbördes i nedan angiven ordning, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat: 1. Ändringar i eller tillägg till detta avtal som skriftligen godkänts av avtalets parter 2. Detta avtal 3. Anbudsförfrågan 4. Allmänna avtalsvillkor för offentlig upphandling av tjänster JYSE 2009 Produkter 5. Anbudet Alla tillägg och/eller ändringar till avtalet kräver parternas samtycke och skall ske skriftligen. Pris Pris framkommer av bilaga och anges i euro exkl.moms. Avtalade priser är fasta under det första året av avtalsperioden. Eventuella prisförhöjningar under avtalsperioden skall aviseras senast 60 dagar innan de träder i kraft och godkännas skriftligt av upphandlingsenheten vid Ålands Hälso- och Sjukvård. Retroaktiva prishöjningar godkänns inte. Prisjustering kan endast godkännas en gång per år under avtalsperioden. Prisförändringar skall vara väl dokumenterade från tidigare led i form av branschindex eller liknande och lätt kunna kontrolleras av upphandlingsenheten vid Ålands Hälso- och Sjukvård. Kan överenskommelse om nytt pris inte träffas äger båda parter rätt att skriftligt säga upp avtalet med en (1) månads uppsägningstid. Under uppsägningstiden gäller den senaste träffade prisöverenskommelsen. Betalningsvillkor Beställarna Ålands Hälso- och Sjukvård och Ålands Landskapsregering faktureras utan moms skilt för respektive beställning. Fakturan förfaller till betalning 30 dagar efter att godtagbar faktura inkommit. Om fakturan inkommer innan varan har levererats är betalningstiden 30 dagar räknat från den dag varan emottagits av kunden. Fakturorna bör vara utskrivna på svenska. För betalnings dröjsmål erläggs förseningsränta enligt av Finlands Bank utfärdat meddelande. Förseningsräntan har av Finlands Bank fastställts till 8 % för tiden Dröjsmålsränta understigande 10 euro exkl. moms får inte debiteras. Inga faktureringsavgifter eller andra typer av administrativa avgifter får debiteras. Faktura utställs på och sänds till följande; enligt beställningar: 1. Ålands Hälso- och Sjukvård Ekonomiavdelningen PB 1091

3 2. Ålands landskapsregering Alla fakturor, oberoende om de sänds som e-faktura, pdf-faktura eller pappersfaktura, ska vara försedda med adressen: Ålands landskapsregering Finansavdelningen PB 2050 AX MARIEHAMN Fakturan ska märkas med referensen: Finans kontorsmaterial Museibyrån/administrationen ÅMHM För beställningar av: Ålands landskapsregering. Museibyrån ÅMHM I första hand ska e-faktura användas. E-faktura (enbart i Finvoice-standard): E-faktura adress: FI Operatör: Nordea Förmedlarens kod: NDEAFIHH PDF-fakturor: adress: faktura@regeringen.ax Samtliga fakturor skall vara märkta med beställarens namn eller enligt instruktioner av beställaren. Omärkta fakturor returneras till beställaren. Provanvändning under avtalsperioden Köparen har under avtalsperioden rätt att i begränsad omfattning prova alternativa produkter från annan leverantör. Leverans Leverans till beställarna, enligt adressuppgifter nedan, skall verkställas inom 5 veckor räknat från elektronisk beställning. Om leverantören inte kan leverera inom utsatt tid är leverantören skyldig att meddela detta och meddela ny leveranstidpunkt snarast möjligt, dock senast inom 7 dagar räknat från beställningen. Om leverantören inte har möjlighet att leverera beställd och avtalad produkt inom avtalad tid har köparen rätt att anskaffa motsvarande produkt från annan leverantör och leverantören är då skyldig att ersätta köparen för de merkostnader i form av prisskillnader och annat som köparen åsamkats. Att observera! All handel mellan Åland och EU (förutom Finland) följer särskilda anvisningar. Det självstyrda landskapet Åland är full medlem av Europeiska unionen, och tillhör EU:s tullunion, men står utanför skatteunionen. Det innebär att Åland omges av en så kallad skattegräns, även gentemot övriga Finland, och räknas som tredje land vid handel med övriga EU. Därför tillämpas samma regler som vid handel mellan EU och länder inom EESområdet.

4 Leveransadresser: Ålands Hälso- och Sjukvård Upphandlingsavdelningen PB 1055 AX Mariehamn FO- nr Tullkundnr Kontaktperson: Upphandlingsassistent Anna Alm Tel.nr e-post: Ålands Landskapsregering Självstyrelsegården/varumottagning (östra långsidan av Självstyrelsegården) PB 1060 FO-nr Tullkundnr Kontaktperson: vik. övervaktmästare Carina Blomqvist Tel. nr e-post: Ålands miljö- och hälsoskyddsmyndighet Norragatan 17 AX Mariehamn FO-nr Tullkundnr Kontaktperson: Tf. Byråsekreterare, Ann-Louise Gripenberg Tel. nr: e-post: Ålands landskapsregering, museibyrån Storagatan 1 AX Mariehamn FO-nr Tullkundnr Kontaktperson: Enhetschef Ansti Dahlén Tel. nr: e-post: ansti.dahlen@regeringen.ax Leveransvillkor Finnterms 2001 TOP gäller. Fri leverans till och avlastning vid köparens lager. I leveransen skall ingå försäkring av produkterna tills de når köparens lager. Vid inleverans gäller följande förfaringssätt :

5 Gemensamt för beställarna: - En enhet/avdelning tar kontakt med leverantören för att diskutera en produkt. Leverantören besöker platsen, gör ritningar (utan extra kostnad) för kontorsutrymmet. Leverans till Ålands hälso- och sjukvård: - Avdelningen/enheten meddelar upphandlingsavdelningen vilken produkt/produkter man önskar beställa på basen av de uppgifter man fått från leverantören. Upphandlingsavdelningen beställer. - Leverantören bekräftar beställningen och meddelar leveranstid. - När varan skickas till beställaren märks produkten med beställarens namn och levereras till vaktmästeriet. - Upphandlingsavdelningen informeras om att produkten anlänt och kontrollerar att produkten levererats, vilket meddelas avdelningen/enheten. Leverans till Ålands landskapsregering (Ej museibyrån eller ÅMHM): - Avdelningen/enheten meddelar vaktmästeriet vilken produkt/produkter man önskar beställa på basen av de uppgifter man fått från leverantören. - Vaktmästeriet beställer - Leverantören bekräftar beställningen och meddelar leveranstid till vaktmästeriet (helst via mail: vaktmasteri@regeringen.ax) - När varan skickas till beställaren märks produkten med beställarens namn och levereras till: Varuintaget - östra långsidan på självstyrelsegården. Ring via växeln (tel: ) och meddela ankomst till vaktmästeriet. Vaktmästeriet visar plats, dvs. där varan ska ihopmonteras eller förvaras. Användarundervisning Leverantör skall under avtalstiden ha beredskap att på begäran ge kompletterande undervisning i användning av produkterna. Undervisningen skall ges på svenska. Det skall även finnas möjlighet att ställa frågor om produkterna på svenska, samt möjlighet till demonstration på plats på svenska. Vite och skadeståndsanspråk Om leverans försenas i förhållande till överenskommen leveranstid och detta inte beror på köparen och inte kan anses utgöra force majeure har köparen rätt till vite. Vite utgår efter varje full vecka förseningen varar med 1 % av värdet av den försenade leveransen. Vitet skall i sin helhet dock inte överskrida 3 % av leveransens värde. Efter upprepade förseningar i leveranser i jämförelse med avtalad leveranstid eller efter en enstaka försening om minst 3 veckor kan köparen ensidigt upphäva avtalet. Endera parten äger ej rätt att begära skadestånd vid eventuell ogiltigförklaring av avtalet i det fall parten kände till ogiltighetsgrunden vid avtalets tecknande. Försäkringar Leverantören skall teckna och under ansvarstiden ha en ansvarsförsäkring med ett försäkringsbelopp som motsvarar avtalat skadeståndsansvar.

6 Leverantören skall på begäran till Ålands hälso- och sjukvård lämna bevis om att en sådan ansvarsförsäkring finns. Saknas föreskriven försäkring är detta att betrakta som ett väsentligt avtalsbrott och utgör skäl för hävning. Produkternas kvalitet Kvaliteten på produkterna skall vara god och motsvara den kvalitet som offererats och godkänts. För avvikelser i kvaliteten på levererade produkter gör upphandlingsenheten skriftlig reklamation. Om tre reklamationer görs för samma produktgrupp, kan köparen säga upp köpeavtalet med omedelbar verkan. Om leverantören företar ändringar i produkt, kvalitet, utförande, fabrikat, förpackning beslutar köparen om huruvida produkten kan godkännas i användning för det ändamål den ursprungligen godkänts. Säkerhet och sekretess Leverantören förbinder sig att inte till någon enskild eller juridisk person röja uppgifter som leverantören tar del av i samband med uppdraget, vare sig det sker muntligen, genom att en handling lämnas ut eller på annat sätt. Leverantören förbinder sig även att inte nyttja sådan uppgift utan särskilt, skriftligt, tillstånd från Ålands Hälso- och Sjukvård. Leverantören ansvarar för att personalen har erforderlig information gällande sekretessregler. Sekretessen gäller även efter det att uppdraget har upphört. Överlåtelse av avtal och ägarskifte Leverantören får inte utan Ålands Hälso- och Sjukvårds skriftliga godkännande överlåta, upplåta eller pantsätta rättigheter enligt detta avtal, varken helt eller delvis till tredje part. Det informeras härmed om att Ålands Hälso- och Sjukvårds möjlighet att godkänna överlåtelse av avtal är starkt begränsad enligt upphandlingslagstiftningen. Likaså ska skriftligt godkännande från Ålands Hälso- och Sjukvård inhämtas i förväg vid väsentliga förändringar av ägarförhållanden hos leverantören. Ålands Hälso- och Sjukvård har rätt att föra över kontraktet till en sådan tredje part som helt eller delvis tar över Ålands Hälso- och Sjukvårds uppgifter. Hävning Ålands Hälso- och Sjukvård har rätt att häva avtalet och få ersättning för skada om leverantören: väsentligt misskött uppdraget misskött uppdraget och inte utan dröjsmål efter skriftlig anmodan (varning) vidtagit rättelse i väsentligt hänseende brutit mot avtalet och inte utan dröjsmål efter skriftlig anmodan vidtagit rättelse. kommer på obestånd och inte ofördröjligen efter begäran ställer betryggande säkerhet för sitt åtagande inte fullgör eller på annat sätt missköter redovisning och betalning av skatter och avgifter utan medgivande från Ålands Hälso- och Sjukvård överlåter avtalet på annan part utan medgivande från Ålands Hälso- och Sjukvård genomför ägarskifte av väsentlig betydelse för Ålands Hälso- och Sjukvård saknar föreskriven försäkring lämnat oriktiga uppgifter i anbudet och dessa uppgifter har varit av väsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelning av avtal

7 Om påtagliga brister förekommer med regelbundenhet oavsett om de var för sig åtgärdas inom rimlig tid kan en sådan regelbundenhet utgöra grund för såväl skadestånd som hävning av avtal. Om leverantören missköter uppdraget har Ålands Hälso- och Sjukvård rätt att låta avhjälpa felet eller bristen på leverantörens risk och bekostnad eller begära sådant prisavdrag som motsvarar felet eller bristen. Hävning ska ske skriftligen och kostnadsfritt för Ålands Hälso- och Sjukvård. Ålands Hälsooch Sjukvård äger därutöver rätt att erhålla ersättning för uppkomna kostnader i samband med hävning. Leverantören har rätt att häva avtalet och få ersättning för skada om Ålands Hälso- och Sjukvård väsentligt misskött uppdraget. Leverantören är i dessa fall berättigad till ersättning för utförd del av uppdraget, skälig kostnad för avveckling samt utebliven skälig vinst på den del av uppdraget som inte blivit utförd. Hävning ska ske skriftligen. Tvistelösning Tvist med anledning av ingånget avtal ska i första hand lösas av parterna gemensamt. Kan inte parterna enas ska tvist istället avgöras i Ålands tingsrätt enligt åländsk rätt. Leverantören får inte avbryta eller uppskjuta fullgörandet av de prestationer som avtalats under åberopande av att tvisteförfarande inletts eller pågår. Underskrift Detta avtal har uppgjorts i två likalydande exemplar, ett för vardera parten Mariehamn den Ålands Hälso- och Sjukvård Leverantör