Högskolan på Åland, nedan kallad HÅ, begär härmed in anbud på varumärkesplattform samt grafiskt profilprogram.

Transkript

1 Diarienr: 518 Datum: Anbudsbegäran Högskolan på Åland, nedan kallad HÅ, begär härmed in anbud på varumärkesplattform samt grafiskt profilprogram. Högskolan på Åland erbjuder examensinriktad högskoleutbildning, öppna högskolekurser och fortbildning. Till högskolans uppgifter hör även forskning och utveckling i anslutning till utbildningsverksamheten i samverkan med arbetslivet och det omgivande samhället. Den 1 januari 2003 inledde Högskolan på Åland sin verksamhet då Ålands yrkeshögskola och Ålands högskola sammanfördes i en gemensam organisation. Ålands tekniska läroverk och Ålands sjöfartsläroverk upphörde samtidigt att vara egna institutioner. Landskapet Åland är huvudman för verksamheten som bedrivs med stöd av landskapslagen om Högskolan på Åland (2002:81) och landskapsförordningen om Högskolan på Åland (2002:87) med tillhörande utbildningsavtal ( De examina som utfärdas vid Högskolan på Åland är jämställda med motsvarande yrkeshögskoleexamina i Finland enligt överenskommelseförordning (2005:65) samt FFS 248/2005. Den examensinriktade utbildningen som leder till yrkeshögskoleexamen (kandidat) genomförs inom utbildningsprogrammen för elektroteknik, företagsekonomi, Hospitality Management, informationsteknik, maskinteknik, sjöfart och vård. Syftet med upphandlingen är att HÅ erhåller en varumärkesplattform samt ett grafiskt profilprogram som möjliggör effektiv, funktionell och väl fungerande kommunikation av HÅ:s värdegrund i olika kanaler, dels internt dels jämtemot samhälle och presumtiva studerande. För att nå syftet är leverantörens kunskap och kompetens samt tjänsternas omfattning, kvalitet och totalkostnad viktiga. 1.1 Anbudsbegärans innehåll Detta dokument är indelat i sju avsnitt: 1. Anbudsbegärans innehåll 2. Upphandlingens omfattning och förutsättningar 3. Krav på anbudsgivare 4. Kravspecifikation 5. Anbudets innehåll 6. Förslag till kontrakt 1.2 Upphandlingens omfattning och förutsättningar Upphandlingen omfattas dels av en varumärkesplattform som beskriver vad varumärket står för och hur det ska kommuniceras dels av ett grafiskt profilprogram. Varumärkesplattformen är en skriftlig programförklaring som beskriver vad varumärket står för, exempelvis: vision, mission, positionering, budskap, löften, uttryck samt vilka kärnvärden varumärket ska associeras till. Plattformen styr hur HÅ ska agera och kommunicera för att skapa ett starkt och känt varumärke. Varumärkesplattformen visar vad som särskiljer HÅ från högskolor med liknande verksamhet och tydliggör egenskaper och värden som HÅ förknippas med. Varumärkesplattformen ska tas fram i nära samarbete med HÅ:s ledning och personal. 1

2 Det grafiska profilprogrammet ska stå i samklang med varumärkesplattformen och omfattar visuell identitet inklusive logotyp för HÅ och underlogon med anvisningar för webbplats, trycksaker, utställningar, skyltar, kläder m.m. Produktionen av informationsbärarna ingår inte i den här upphandlingen. Arbetet förväntas vara slutfört inom år För upphandlingen har HÅ reserverat Kontaktuppgifter Frågor om upphandlingen under anbudstiden besvaras av: Högskolan på Åland Sven Schauman PB 1010, AX Mariehamn Telefon +358 (0) E-post: sven.schauman@ha.ax Lämnande av anbud Anbud ska sändas i slutet kuvert till Högskolan på Åland, PB 1010, AX Mariehamn eller lämnas in till något av kanslierna vid Högskolan på Åland, Navigationsskolegränd 2 eller Neptunigatan 17 i Mariehamn. Kuvertet bör märkas med texten Anbud varumärkesplattform samt grafiskt profilprogram. Anbud inlämnade per fax eller e-post accepteras inte. Sista inlämningsdag och klockslag är torsdag 6 april 2014 kl Anbud som lämnats in för sent beaktas inte, oavsett orsak. Anbudet ska vara giltigt i minst två månader från anbudstidens utgång. Anbudet skall vara skriftligt i minst ett exemplar, undertecknat av behörig firmatecknare. Anbudet och därtill hörande bilagor ska vara på svenska Upphandlingsform Denna upphandling omfattar tjänster och genomförs som en öppen upphandling enligt Ålands landskapsregerings beslut (ÅFS 2006:41) gällande vissa upphandlingar. Upphandlingsformen medger inte förhandling, varför det är av stor vikt att alla krav och villkor enligt denna anbudsförfrågan följs och att bästa villkor/pris lämnas i anbudet Annonsering Annonsunderlaget för denna upphandling har sänts till Ålandstidningen och Nya Åland samt publiceras på Högskolan på Ålands hemsida: Frågor under anbudstiden Frågor under anbudstiden lämnas så snart de uppmärksammas skriftligt via e-post till kontaktpersonen för upphandlingen, senast 7 (sju) dagar innan anbudstidens utgång. Samtliga frågor och svar på dessa kommer att publiceras, senast 5 (fem) dagar innan anbudstidens utgång på HÅ:s hemsida: Endast skriftliga svar är bindande för HÅ. Anbudsgivarna bör därför kontrollera uppgifterna på hemsidan regelbundet under anbudstiden. 2

3 1.2.6 Offentlig handling Anbudsbegäran Alla inlämnade anbud behandlas i enlighet med bestämmelserna i landskapslag (ÅFS 1977:72) om allmänna handlingars offentlighet. Inkomna anbud är inte offentliga förrän upphandlingsavtalet ingåtts eller om upphandlingen avbryts. När upphandlingskontrakt har slutits blir som huvudregel alla anbud offentliga handlingar. Om anbudsgivare anser att uppgift(er) i anbud bör beläggas med sekretess ska utförlig motivering ges i anbudet. I annat fall förutsätts att anledning till sekretess saknas. Sekretessprövning kan inte göras i förväg och garantier kan därför inte lämnas. Generellt sett är möjligheterna att sekretessbelägga anbud starkt begränsade sedan upphandlingen avslutats. Detta gäller särskilt uppgifter i anbud som rör utvärderingskriterierna och därför är prisuppgifter i huvudsak inte möjligt att sekretessbelägga Anbudsprövning Anbudsprövning sker i två steg. Först prövas om anbudsgivaren motsvarar de krav som ställs och därefter utvärderas anbudet enligt givna kriterier. a) Utvärdering av anbudsgivare Anbudsgivare/huvudansvarig ska: ha för uppdraget erforderlig utbildning och kompetens ha erfarenhet av att driva liknande uppdrag, genomförda under de 5 senaste åren (varumärkesplattformsbyggande samt grafisk layout) uppge referenser, beställaren kontaktar referenserna för en samlad bedömning av anbudsgivarens kvalitet på producerat material, leveranssäkerhet, tillgänglighet, drivkraft och samarbetsförmåga. ha för uppdraget erforderliga personella resurser, dvs. huvudansvarig och minst en ersättare behärska svenska språket vara tillgänglig under ordinarie arbetstid b) Utvärdering av anbud Enligt det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, med hänsyn till nedan i angelägenhetsgrad angivna omständigheter samt eventuell efterföljande intervju, kommer att antas. Nedanstående viktpoäng anger det värde beställaren lägger på respektive värderingsgrund. Observera att kraven på anbudsgivaren enligt denna anbudsinbjudan ska uppfyllas för att anbud ska kunna utvärderas. Beställaren kan enbart ta hänsyn till det material/ underlag som bifogas i anbudet. Kriterium Totalpris Förmåga att a) utveckla en varumärkesplattform i nära samarbete med uppdragsgivaren b) producera ett estetisk tilltalande grafiskt profilprogram Total Viktpoäng 20 poäng 40 poäng 60 poäng 3

4 Utvärdering av varumärkesplattform samt grafiskt profilprogram Enligt av anbudsgivaren inlämnat informations-, arbetsmaterial och uppdragsreferenser. Hela skalan 0-40 poäng används. 40 poäng: Uppgivna referenser, prestationer och arbetsmaterial ger stor möjlighet till en samlad bedömning av anbudsgivarens kvalitet på producerat material, leveranssäkerhet, tillgänglighet och samarbetsförmåga. Den samlade bedömning är att arbetsinsatserna varit mycket väl genomförda och innehåller flera exempel på framgångsfaktorer som mycket troligt skulle leda till en lyckad helhetslösning för Högskolan på Ålands nya varumärkesplattform och grafiska profil 30 poäng: Uppgivna referenser, prestationer och arbetsmaterial ger stor möjlighet till en samlad bedömning av anbudsgivarens kvalitet på producerat material, leveranssäkerhet, tillgänglighet och samarbetsförmåga. Den samlade bedömning är att arbetsinsatserna varit väl genomförda och innehåller exempel på framgångsfaktorer som mycket troligt skulle leda till en lyckad helhetslösning för Högskolan på Ålands nya varumärkesplattform och grafiska profil 20 poäng: Uppgivna referenser, prestationer och arbetsmaterial ger stor möjlighet till en samlad bedömning av anbudsgivarens kvalitet på producerat material, leveranssäkerhet, tillgänglighet och samarbetsförmåga. Den samlade bedömning är att arbetsinsatserna varit nöjaktigt genomförda och innehåller få exempel på framgångsfaktorer som skulle kunna leda till en lyckad helhetslösning för Högskolan på Ålands nya varumärkesplattform och grafiska profil 10 poäng: Uppgivna referenser, prestationer och arbetsmaterial ger möjlighet till en samlad bedömning av anbudsgivarens kvalitet på producerat material, leveranssäkerhet, tillgänglighet och samarbetsförmåga. Den samlade bedömning är att arbetsinsatserna varit bristfälligt genomförda och innehåller inga eller få exempel på framgångsfaktorer, som skulle kunna leda till en lyckad helhetslösning för Högskolan på Ålands nya varumärkesplattform och grafiska profil 0 poäng: Uppgivna referenser, prestationer och arbetsmaterial är mycket bristfälligt eller ej möjligt att utvärdera. Alternativt är den samlade bedömningen att arbetsinsatserna ej varit tillfredsställande och inte innehåller exempel på de framgångsfaktorer som skulle kunna leda till en lyckad helhetslösning för Högskolan på Ålands nya varumärkesplattform och grafiska profil Intervju De två anbudsgivare som fått högst viktpoäng enligt utvärderingskriterierna ovan kan vid behov kallas till intervju. Efter intervjun omvärderas poängsättningen. Även dialog, samarbetsförmåga samt kunskaper i svenska kommer att påverka den slutliga poängsättningen. Avtal tecknas med den anbudsgivare som erhåller den högsta totalpoängen och därmed räknas som den mest ekonomiskt fördelaktiga. Utvärdering av pris Lägsta totalpris får maximalt 20 poäng, för övriga anbud räknas poängen enligt följande: Lägsta pris/anbudets pris x 20 poäng. 4

5 Exempel: Om det lägsta anbudet ligger på och det näst lägsta är på erhåller det lägsta anbudet 20 poäng medan det näst lägsta erhåller (10 000/ x maxpoängen) = 18,18 poäng* *)vid bedömningen används två decimaler med avrundning upp om den tredje decimalen är 5 eller högre. Sammanräkning och resultat: Anbudsgivarens slutpoäng för respektive kriterium summeras vilket utgör anbudsgivarens totalpoäng. Det anbud som erhåller flest totalpoäng antas. För det fall två eller flera anbud efter utvärderingen betraktas som likvärdiga (det vill säga erhållit samma totalpoäng) kommer anbuden rangordnas efter pris Tilldelningsbesked (delgivning av beslut) Samtliga anbudsgivare kommer att erhålla meddelande om beslut. En besvärsanvisning bifogas delgivningen Avslutad upphandling och tecknande av avtal Ett bindande avtal förutsätter att ett skriftligt avtal har upprättats vilket är undertecknat av behöriga företrädare för såväl leverantören som HÅ. HÅ förbehåller sig rätten att anta anbudet i sin helhet eller delar av det. 1.3 Krav på anbudsgivare Yrkesmässiga kvalifikationer a) Projektorganisation Anbudsgivaren ska ange namn, kontaktuppgifter och utbildnings- och yrkesmässiga kvalifikationer för person som kommer att vara huvudansvarig för projektet samt övriga medarbetare (betygskopior behöver ej bifogas, men kan begäras in vid senare skede). b) Kompetens och erfarenhet Anbudsgivaren skall i uppdraget använda sig av relevant kompetens för arbetet med varumärkesplattformsbyggande. Ange namn, kontaktuppgifter och utbildnings- och yrkesmässiga kvalifikationer för den som ska ansvara för projektets varumärkesstrategiska del (betygskopior behöver ej bifogas, men kan begäras in vid senare skede). Anbudsgivaren ska i uppdraget använda sig av relevant formgivnings-/designkompetens. Ange namn, kontaktuppgifter och utbildnings- och yrkesmässiga kvalifikationer för den som ska ansvara för projektets formgivning och designmässiga del (betygskopior behöver ej bifogas, men kan begäras in vid senare skede). c) Uppdragsresferens Anbudsgivaren ska lämna in en uppdragsreferens i form av en kort sammanfattande projektbeskrivning, inkluderande processbeskrivning för varumärkesbyggande samt visuellt material såsom skisser eller liknande, till ett (1) relevant uppdrag som påvisar anbudsgivarens erfarenhet av liknande projekt under de 5

6 senaste fem (5) åren. För nystartade företag som saknar möjlighet att lämna referenser, ska referenser istället lämnas för den person som kommer ansvara för uppdragets genomförande. d) Referenser som styrker kompetens, erfarenhet och samarbetsförmåga Anbudsgivaren ska ange två referenser (utöver uppdragsreferensen) senast fem år bakåt i tiden, som kan intyga anbudsgivarens kompetens för uppdraget relevant område, erfarenhet och samarbetsförmåga. Bifoga referentens namn, organisation, telefonnummer samt e-post. e) Företagspresentation Anbudsgivaren ska avge en kort skriftlig företagspresentation som bifogas anbudet. Av presentationen ska framgå vilken relevant kompetens som finns representerad inom företaget samt vilken kompetens som vid behov kan knytas till företaget. Fokus ska ligga på kompetens inom varumärkesbyggande samt grafisk layout. Arbete med internationell marknadsföring samt med non-profit organisationer är meriterande Ekonomisk och finansiell ställning Anbudsgivaren ska ha en sådan ekonomisk och finansiell situation att denne klarar av att fullgöra uppdraget. Anbudsgivaren ska även ha betalat skatter och lagstadgade socialskyddsavgifter. Årsomsättning ska vara minst (maximalt 3 gånger så stort som värdet på denna upphandling). Anbudsgivarens kreditomdöme skall innebära riskklass 4 (på en 5-gradig skala) / alt. AA (där AAA är det bästa) eller motsvarande omdöme hos kreditinstitut. Kreditomdömet skall vara högst tre (3) månader gammalt räknat från sista anbudsdag. I det fall lägre riskklassificering redovisas eller att anbudsgivaren ej omfattas av ratingsystemet kan anbudsgivaren ändå anses uppfylla dessa krav om anbudsgivarens revisor lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar ekonomisk stabilitet. Då det gäller nybildade företag som ej har möjlighet att avge årsredovisningar eller som inte omfattas av ratingsystemet, eller företag under bildande, skall anbudsgivare lämna intyg t ex genom bank- eller koncerngaranti som visar att anbudsgivaren kan fullgöra sina åtaganden Uppvisande av bevis Anbudsgivaren bekräftar ovan ställda krav genom att till anbudet förutom dokumenten redovisade i punkt ( a-e) bifoga: - Anbudsgivarens kontaktuppgifter och FO-/organisationsnummer. - Kopia av kreditintyg eller i förekommande fall kopia av revisorsintyg som styrker motsvarande ekonomisk stabilitet. Den anbudsgivare som väljs skall senast vid avtalstecknandet lämna in följande intyg: - Intyg över anbudsgivarens registrering i närings- eller yrkesregistret. - Intyg från skattemyndighet över att anbudsgivaren inte har försummat att betala skatter, förskottsinnehållningar eller lagstadgade socialskyddsavgifter. -att man behärskar svenska språket i tal och skrift För utländska företag samt nystartade företag och företag under bildande ska motsvarande uppgifter bevisas. Om någon av uppgifterna är onödig eller omöjlig att få ska detta motiveras. 6

7 1.4 Kravspecifikation Anbudsgivaren ska tillhandahålla följande: S 1 S 2 En varumärkesplattform framtagen i nära samarbete med HÅ:s ledning och personal. Minst tre heldags workshops där anbudsgivaren har en central roll ska ingå i arbetet. Produkten av arbetet presenteras i ett dokument i pdf-format. Sammanhållet grafiskt profilprogram för Högskolan på Åland med: 1. Logotyp 2. Typsnitt Olika varianter (liggande, stående etc) Underavdelning; Öppna högskolan, Internationell; på engelska Färgalternativ; färg, svartvit, negativ För tryck/vektor, webb och Office Tryck; rubrik, ingress, brödtext, bildtext Webb; rubrik, ingress, brödtext Alternativa typsnitt/internt Textfärger 3. Färgpalett Primärfärger Komplementfärger Färgtoningar Färgkoder; PMS, CMYK, RGB 4. Grafiska element 5. Bildspråk 6. Mallar Fotografier Illustrationer Grindmallar Kontorsmaterial Annonser Skyltar 7. Grafisk manual Riktlinjer för logotypen, inkl. frizon, minsta storlek, placering, placering med andra logotyper - som huvudpart och jämnbördig part, felaktig användning, Riktlinjer för typografi, inkl. skärning, ev. kerning, storlek, färger etc, Riktlinjer för färganvändning, Riktlinjer för användningen av grafiska element, inkl. exempel, 7

8 Riktlinjer för användningen av bilder, inkl. exempel på fotografier/illustrationer, Riktlinjer för språk som högskolans tonläge i extern kommunikation och benämningar; vad ska vi använda för namn på våra program, byggnaderna, avdelningarna etc, Riktlinjer för trycksaksproduktion, som val av papper, färganvändning, bildbehandling, format, etc. Exempel på: Kontorsmaterial; dokumentmallar (A4) med sidfot/huvud, brevpapper, kuvert (A4/A5), visitkort, PowerPoint-mall Omslag; examensarbeten, foldrar, broschyrer, publikationer Webb; webbplats, banners, e-post signatur Profilprodukter Annonser; platsannons, evenemang/utbud, profil Utställningar; mässmaterial, mässmonter Affischer, Rollups Skyltar; fasad, entré, områdesskylt, hänvisningsskyltar, namn/rumskyltar S 3 Anbudsgivaren ska acceptera avtalsvillkoren 1.5 Anbudets innehåll Anbudet ska förutom ovan nämnda dokument som säkerställer anbudsgivarens yrkesmässiga kvalifikationer samt ekonomiska- och finansiella ställning innehålla: - Anbudets giltighetstid - Upphandlingsanbudets totalpris inklusive resekostnader i euro exkl. moms. 8

9 1.6 Förslag till kontrakt Parter Högskolan på Åland Kontaktperson: Sven Schauman Adress: PB 1010, AX Mariehamn Tel.nr: +358 (0) E-post: Leverantören: Kontaktperson: Adress: Tel.nr: E-post: Betalningsvillkor Leverantören XXX fakturerar Högskolan på Åland halva summan i samband med godkänt anbud, resterande summan faktureras då hela arbetet är slutfört. Betalning erläggs inom 30 dagar räknat från fakturans ankomstdag. En förutsättning för att fakturan ska kunna betalas är att fakturan är korrekt. Inga fakturerings- eller expeditionskostnader får förekomma. Dröjsmålsränta erläggs enligt vad som stadgas i räntelagen (FFS 340/2002) Avtalshandlingar Förekommer i handlingarna mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter, gäller de inbördes i nedan angiven ordning, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat: 1. Ändringar i eller tillägg till detta avtal som skriftligen godkänts av avtalets parter 2. Detta avtal 3. Anbudsförfrågan 4. Allmänna avtalsvillkor för offentlig upphandling av tjänster: JYSE 2009 Tjänster 1 5. Anbudet Alla tillägg och/eller ändringar till avtalet, kräver parternas samtycke och ska ske skriftligen Priser I priset ingår inte mervärdesskatt. Leverantören debiterar mervärdesskatt enligt gällande lag. Priset inkluderar den kontraktsenliga tjänsten/produkten och framkommer i anbudet Säkerhet och sekretess Leverantören förbinder sig att inte till någon enskild eller juridisk person röja uppgifter som leverantören tar del av i samband med uppdraget, vare sig det sker muntligen, genom att en handling lämnas ut eller på annat sätt. Leverantören förbinder sig även att inte nyttja sådan uppgift utan särskilt, skriftligt, tillstånd från HÅ. Leverantören ansvarar för att personalen har erforderlig information gällande sekretessregler. Sekretessen gäller även efter det att uppdraget har upphört Vite och skadeståndsanspråk Krav på vite eller skadestånd ska skriftligen framställas senast tre månader efter det att felet, förseningen eller skadan upptäckts. Endera parten äger ej rätt att begära skadestånd vid eventuell ogiltigförklaring av avtalet i det fall parten kände till ogiltighetsgrunden vid avtalets tecknande. 1 aen/jyse_2009_tjaenster.pdf 9

10 Vite kan utkrävas om leverantören inte utan dröjsmål eller inom tid som angivits i varning inte hörsammar en begäran från HÅ om rättelse av fel eller brist. HÅ har i sådant fall rätt att, istället för att häva avtalet, utkräva avtalsvite enligt detta avtal Hävning HÅ har rätt att häva avtalet och få ersättning för skada om leverantören: väsentligt misskött uppdraget misskött uppdraget och inte utan dröjsmål efter skriftlig anmodan (varning) vidtagit rättelse i väsentligt hänseende brutit mot avtalet och inte utan dröjsmål efter skriftlig anmodan vidtagit rättelse. kommer på obestånd och inte ofördröjligen efter begäran ställer betryggande säkerhet för sitt åtagande inte fullgör eller på annat sätt missköter redovisning och betalning av skatter och avgifter utan medgivande från HÅ överlåter avtalet på annan utan medgivande från HÅ genomför ägarskifte av väsentlig betydelse för HÅ saknar föreskriven försäkring lämnat oriktiga uppgifter i anbudet och dessa uppgifter har varit av väsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelning av avtal Om påtagliga brister förekommer med regelbundenhet oavsett om de var för sig åtgärdas inom rimlig tid kan en sådan regelbundenhet utgöra grund för såväl skadestånd som hävning av avtal. Om leverantören missköter uppdraget har HÅ rätt att låta avhjälpa felet eller bristen på leverantörens risk och bekostnad eller begära sådant prisavdrag som motsvarar felet eller bristen. Hävning ska ske skriftligen och kostnadsfritt för HÅ. HÅ äger därutöver rätt att erhålla ersättning för uppkomna kostnader i samband med hävning. Leverantören har rätt att häva avtalet och få ersättning för skada om HÅ väsentligt misskött uppdraget. Leverantören är i dessa fall berättigad till ersättning för utförd del av uppdraget, skälig kostnad för avveckling samt utebliven skälig vinst på den del av uppdraget som inte blivit utförd. Hävning ska ske skriftligen Tvistelösning Tvist med anledning av ingånget avtal ska i första hand lösas av parterna gemensamt. Kan inte parterna enas ska tvist istället avgöras i Ålands tingsrätt enligt åländsk rätt. Leverantören får inte avbryta eller uppskjuta fullgörandet av de prestationer som avtalats under åberopande av att tvisteförfarande inletts eller pågår Underskrift Detta avtal har uppgjorts i två likalydande exemplar, ett för vardera parten Datum HÅ Leverantören 10