Revisionsrapport* Kartläggning och analys av kommunens köp av konsulttjänster Eskilstuna kommun Mars 2008 Pär Lindberg *connectedthinking
Innehållsförteckning 1 Inledning...1 1.1 Bakgrund och revisionsfråga...1 1.2 Metod...1 1.3 Avgränsning...1 2 Kartläggning och analys...2 2.1 Ramavtal...2 2.2 Kommunen...4 2.3 Kommunstyrelsen...7 2.4 Kommunstyrelsen Fastigheter...7 2.5 Kommunstyrelsen Exploatering...8 2.6 Arbetsmarknads och familjeförvaltningen...8 2.7 Barn- och utbildningsförvaltningen...9 2.8 Kultur och fritidsförvaltningen...9 2.9 Miljö- och räddningsförvaltningen...10 2.10 Stadsbyggnadsförvaltningen...10 2.11 Torshälla stads förvaltning...11 2.12 Vuxenförvaltningen...11 3 Sammanfattande kommentarer...12
1 Inledning 1.1 Bakgrund och revisionsfråga Eskilstuna kommuns revisorer har gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers uppdraget att genomföra en kartläggning och övergripande analys för att bedöma omfattningen av anlitande av externa konsulter under åren 2005 och 2007 fördelat på verksamhetsområden (förvaltningar och nämnder). 1.2 Metod Intervjuer med personal från upphandlingsenheten, Genomgång av dokumentation vid upphandling, avtalsskrivning, och policydokument, verifikationsanalyser. Via registeranalys har kontot 470 Konsulttjänster med underkonton översiktligt analyserats genom stickprov av konsulter som anlitats för belopp över 7 prisbasbelopp. 1.3 Avgränsning I en första rapport redovisas kartläggning och en övergripande analys av omfattningen av anlitade externa konsulttjänster. Kartläggningen omfattar åren 2005-2007. Analysen har inriktats på år 2007. Kommentarer rör därför 2007 om inte annat anges. 1
2 Kartläggning och analys En kartläggning och analys gjorts för att kunna bedöma omfattningen av anlitade externa konsulter. För att göra det har en registeranalys gjorts på data från kommunens ekonomisystem. Kontogrupp 470 Konsulttjänster 1 har analyserats. Vid analysen fann vi att en stor del av kostnaderna för konsulter konterats på det allmänna kontot 470 - Konsulttjänster, därför har vi ytterligare analyserat kontot för att se inom vilka områden konsulter anlitats. Konsulter anlitades år 2007 för en kostnad av 58,3 mnkr inklusive investeringar vilket är 1,5 % av kostnaderna. Under 2006 anlitades konsulter till en kostnad av 53,8 mnkr vilket utgör 1,2 % av kommunens totala kostnader. Under 2005 var kostnaden 52,8 mnkr och andelen av de totala kostnaderna var 1,2 %. Konsulter anlitas antingen genom att formell upphandling genomförs alternativt kan ett direktköp göras. Kommunfullmäktige antog under 2006 riktlinjer för upphandling vilka reglerar upphandlingsverksamheten i kommunen. Kommunstyrelsen har kompletterat med anvisningar. Av riktlinjerna följer olika beloppsgränser för upphandling för olika typer av inköp. För att köpa konsulttjänster gäller följande, är det beräknade värdet av tjänsten under 7 prisbasbelopp kan direktupphandling genomföras. I annat fall ska en formell upphandling genomföras. Vidare uttrycker kommunfullmäktige att det är angeläget att direktoch objektupphandlingarna minskar i antal och omfattning för varje år till förmån för ramavtal. 2.1 Ramavtal Kommunen har i dagsläget cirka 200 ramavtal varav cirka 60 är avtal med företag inom konsultområdet. Upphandlingar gällande ramavtal genomförs antingen av upphandlingsenheten eller av Eskilstuna kommunfastigheter AB. Kommunen har tecknat ramavtal för konsulttjänster inom dessa områden: Arkitekter Besiktningsmän Broutredningar Byggadministration Byggnadskonstruktion El-konsult 1 I bilaga 1 finns en förteckning över samtliga analyserade konton. 2
Gatudriftsutredning Gatuprojektering Geoteknik Konsulttjänster, personalområdet Mark & trädgård konsult Markmiljöutredning Planarkitekt Revisionstjänster Trafikutredningar VVS konsulter Inom vissa områden, exempelvis arkitekttjänster, har kommunen ramavtal med flera leverantörer. Det finns dock ingen speciell rangordning eller fördelning mellan dessa leverantörer för vem som ska anlitas. Det framgår av riktlinjerna för upphandling att all inköpande personal i kommunen är skyldig att känna till Riktlinjer för upphandling i Eskilstuna kommun och att alltid utnyttja kommunens upprättade ramavtal. I kommunen finns för närvarande ett projekt som syftar till att förbättra och effektivisera upphandlingsverksamheten i kommunen. 3
2.2 Kommunen Totalt för hela kommunen har konsulter anlitats för drygt 58 mnkr under 2007. Nedan följer en sammanställning över konsultköp per förvaltning. De förvaltningar som anlitat konsulter i störst utsträckning är kommunstyrelsen och stadsbyggnadsförvaltningen. Tabell Kommuns anlitande av konsulter 2005-2007 Köp av tjänster Förvaltning/Nämnd 2007 2006 2005 Totalt Kommunstyrelsen 25 670 970 29 276 210 31 140 740 86 087 920 Stadsbyggnad 20 242 218 13 849 940 10 975 120 45 067 278 Arbetsmarknad 3 735 227 3 624 615 3 202 013 10 561 855 Vuxennämnd 2 727 368 3 470 775 2 872 300 9 070 443 Barn- och utbildning 3 188 958 2 812 418 3 911 670 9 913 046 Torshälla stad 2 404 661 364 645 463 138 3 232 444 Miljö o räddning 73 867 403 513 271 662 749 042 Kultur & fritid 276 806 9 465 7 688 293 959 Totalt 58 320 075 53 811 581 52 844 331 164 975 987 I tabellen ovan ingår kommunens köp av tjänster från de kommunägda bolagen med totalt 4,9 mnkr 2005, 3,5 mnkr 2006 och 12,2 mnkr 2007. Det är främst inom Stadsbyggnadsförvaltningen och Kommunstyrelsen(fastighet) de egna bolagen anlitats(konterats) som konsulter. Huruvida den stora ökningen beror på utökat anlitande av de egna bolagen eller om konteringen gjorts annorlunda under 2007 har inte undersökts. 4
Tabellen nedan visar hur förvaltningarna konterat kostnaderna för de anlitade konsulterna. Det övergripande kontot konsulttjänster är det som används i störst utsträckning. Statistiken innefattar både det som konterats som drift och det som konterats som investering. Tabell: Köp av konsulttjänster, uppdelning per område Totalt för kommunen Summa av Belopp KONSULTTJÄNSTER 39 732 387 28 909 763 32 228 214 100 870 364 ARKITEKTER OCH KONST- NÄRER 6 785 650 9 577 405 10 568 356 26 931 411 GK-KONSULTER 3 561 147 9 883 718 4 036 690 17 481 555 DATAKONSULTER 2 348 394 1 724 398 2 276 019 6 348 811 MILJÖKONSULTER 1 403 120 695 284 1 306 878 3 405 282 LÄKARE KONSULTTJÄNSTER 617 873 701 007 1 135 748 2 454 628 UTBILDNINGSKONSULT 679 197 772 563 495 318 1 947 078 INKASSOVERKSAMHET 1 433 735 - - 1 433 735 PLANKONSULTER 575 405 752 739-1 328 144 ELKONSULTER 618 967 263 490 317 428 1 199 885 VVS- KONSULTER 287 224 188 097 265 248 740 569 SJUKGYMNASTKONSULTER 106 400 101 500 126 100 334 000 BYGGNADSKONSTRUKTÖRER 148 215 56 189 15 639 220 043 JURIDISKA KONSULTER 19 750 74 416 38 753 132 919 ARKEOLOGKONSULT - 74 726 15 515 90 241 EKONOMIKONSULT - 30 436-30 436 ÖVR KONSULTER - - 18 425 18 425 MÄTNINGSKONSULT - 5 850-5 850 PSYKOLOGKONSULT 2 610 - - 2 610 Totalt 58 320 073 53 811 581 52 844 331 164 975 987 Det största konsultområdet är arkitekttjänster där tjänster köpts till ett värde av 6,8 mnkr under 2007. Inom området har kommunen också flera ramavtal. Andra stora områden är geoteknik konsulter, datakonsulter och miljökonsulter. Av tabellen framgår att över hälften av kostnaden för 2007 konterats på konto konsulttjänster, vilket innebär att någon närmare beskrivning av arbetsområde ej kan erhållas via konteringen i redovisningen. Vid en genomgång av de företag som anlitats kan följande konsultområden urskiljas. Genomgången gjordes via sökning i bolagsregistret för att ta reda på företagens huvudsakliga verksamhetsområden. Indelning har därefter skett på huvudgrupper. Tabellen på nästa sida är en uppskattning över fördelning på konsultområden. 5
Tabell: Analys av konto konsulttjänster 2007 belopp över 280 tkr Konsulttjänster Belopp Eget bolag 12 238 505 Organisationsutveckling 2 639 097 Entreprenadmaskiner 1 913 727 Infrastruktur/transport 1 092 231 Riksantikvarieämbetet 1 072 801 Inhyrd personal 1 071 420 Marknadsföring 1 062 784 Sjukvård 889 480 Byggkonsult 780 736 Teknikkonsult 663 983 IT-konsult 650 024 Utbildning 605 000 Revisionsbyrå 457 978 Miljöledning 432 000 Psykoterapi 383 179 Managementkonsult 371 350 Arkitekt 294 004 Mäklare 282 570 Transport 280 000 En stor del av kostnaden(12,2 mnkr) härleds till de egna bolagen Eskilstuna energi och miljö AB samt Eskilstuna kommunfastigheter AB. En viss reservation bör göras med avseende på fördelningen per område, då uppdelningen är endast är gjord per respektive företags huvudsakliga arbetsområde. I kommande delar redovisas respektive förvaltnings köp av konsulttjänster. 6
2.3 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen KONSULTTJÄNSTER 10 625 579 7 738 684 9 662 530 28 026 793 DATAKONSULTER 2 310 428 1 631 103 2 130 158 6 071 689 LÄKARE KONSULTTJÄNSTER 617 873 701 007 1 135 748 2 454 628 INKASSOVERKSAMHET 189 371 0 0 189 371 SJUKGYMNASTKONSULTER 106 400 101 500 126 100 334 000 MILJÖKONSULT 0 21 561 497 246 518 807 EKONOMIKONSULT 0 30 436 0 30 436 GEOTEKNISKKONSULT 0 148 500 199 096 347 596 JURIDISKA KONSULTER 6 300 0 6 948 13 248 KEM - BAKT.ANALYS TEKNIKSI- DAN 0 331 0 331 PSYKOLOGKONSULT 2 610 0 0 2 610 Totalt 13 858 561 10 373 121 13 757 826 37 989 508 Konto konsulttjänster Av tabellen framgår att en stor del av kommunstyrelsens konsultkostnader är konterat på det allmänna kontot 470-konsulttjänster, vid en noggrannare genomgång av dessa kostnader framgår att konsulter anlitats inom följande områden: marknadsföring(ca 1 mnkr), IT(840 tkr) organisationsutveckling och ledarskapsutbildning(ca 1,2 mnkr). Kostnad för inhyrd personal är 743 tkr. En revisionsbyrå har anlitats till en kostnad av 440 tkr. Antal anlitade företag uppgår till 143 st. 123 av företagen har anlitats till lägre kostnad än 100 tkr per företag. 2.4 Kommunstyrelsen Fastigheter KS Fastighet ARKITEKTER O KONSTNÄRER 6 631 009 5 119 016 7 300 142 19 050 167 BYGGNADSKONSTRUKTÖRER 148 215 9 545 585 9 737 964 19 431 764 ELKONSULTER 276 939 56 189 15 639 348 767 KONSULTTJÄNSTER 3 810 899 54 768 63 920 3 929 587 VVS- KONSULTER 287 224 188 097 265 248 740 569 Totalt 11 154 286 14 963 655 17 382 913 43 500 854 En betydande del av kostnaden för fastighetsförvaltningens anlitade konsulter är inom arkitekter och konstnärer. Inom det området har kommunen tecknat ramavtal vilka också har utnyttjats. 7
Konto konsulttjänster På det allmänna kontot för konsulttjänster finns främst kostnader för anlitandet av Eskilstuna Kommunfastigheter AB(3,3 mnkr) samt kostnader för arkitekter, byggkonsulter och miljökonsulter. 39 företag har konterats på kontot. 30 av dessa har anlitats för kostnader under 100 tkr per företag. 2.5 Kommunstyrelsen Exploatering KS Exploatering KONSULTTJÄNSTER 341 177 3 046 076 4 087 541 MILJÖKONSULT 263 946 423 657 1 765 364 ARKEOLOGKONSULT 74 726 74 726 GEOTEKNISKKONSULT 53 000 389 125 389 125 MÄTNINGSKONSULT 5 850 5 850 Totalt 658 124 3 939 434 6 322 606 Områden som konsulter anlitats inom är teknikkonsulter, arkitekt och lantmäteri. 2.6 Arbetsmarknads och familjeförvaltningen Arbetsmarknad KONSULTTJÄNSTER 3 735 227 3 624 615 3 202 013 10 561 855 Totalt 3 735 227 3 624 615 3 202 013 10 561 855 Konto konsulttjänster På arbetsmarknadsförvaltningen används endast kontot konsulttjänster vilket medför en ytterligare granskning för att kunna särskilja inom vilka områden konsulter anlitats. Totalt har 69 företag anlitats. 56 av dessa var anlitade till kostnader under 100 tkr per företag. Den övervägande delen av anlitade konsuler är inom områdena organisations- och personalutveckling. Konsulter har också anlitats inom områden såsom mångfald och jämställdhetsarbete och vissa typer av utbildningskonsulter. Bland de anlitade företagen märks även psykoterapeuter, psykologer och arbetslivskonsulter Vi har noterat att en konsult inom miljölednings- och systematiskt arbetsmiljöarbete anlitats till en kostnad av cirka 432 tkr för året. Någon upphandling är inte genomförd trots att 8
detta borde ha gjorts då tjänsternas värde överstiger 7 prisbasbelopp 2, som är den av kommunfullmäktige fastslagna gränsen för när upphandling måste genomföras. 2.7 Barn- och utbildningsförvaltningen Barn- och utbildning KONSULTTJÄNSTER 2 558 547 1 950 920 3 288 812 7 798 279 DATAKONSULT 11 000 93 295 137 600 241 895 UTBILDNINGSKONSULT 619 410 768 203 485 257 1 872 870 Totalt 3 188 958 2 812 418 3 911 670 9 913 046 Liksom för övriga förvaltningar är kontot Konsulttjänster det mest använda. Konto Konsulttjänster Vid en genomgång av kontot fann vi att konsulter till största del anlitats inom följande områden: utbildningskonsulter, psykologer/psykoterapeuter samt arkitektur. Totalt har 112 konsulter anlitats samtliga till en kostnad under 100 tkr per konsult. 2.8 Kultur och fritidsförvaltningen Kultur och fritid KONSULTTJÄNSTER 276 806 9 465 7 688 293 959 Totalt 276 806 9 465 7 688 293 959 Konsulter har anlitats inom exempelvis dykning, städ och flytt. Även arbetsmarknadsverket har anlitats till en kostnad av ca 80 tkr. 2 1 prisbasbelopp = 40 300 kr, 7 prisbasbelopp = 282 100 kr 9
2.9 Miljö- och räddningsförvaltningen Miljö och räddning KONSULTTJÄNSTER 73 867 277 624 211 026 562 517 ARKITEKTER OCH KONSTNÄRER 31 280 31 280 JURIDISKA KONSULTATIONER 74 416 31 805 106 221 MILJÖFARLIGT AVFALL 20 193 10 406 30 599 ÖVR KONSULTER 18 425 18 425 Totalt 73 867 403 513 271 662 749 042 Under 2007 har en landsbygdskonsult anlitats även en verksamhetsutvecklare 2.10 Stadsbyggnadsförvaltningen Stadsbyggnad KONSULTTJÄNSTER 14 482 407 3 292 320 5 250 609 23 025 336 ARKEOLOGISKA UNDERSÖKN 15 515 15 515 ARKITEKTER OCH KONSTNÄRER 154 641 800 000 954 641 DATAKONSULT 26 966 8 261 35 227 EL-KONSULTER 342 028 208 722 253 508 804 258 GEOTEKNISKA KONSULTER 91 017 207 548 18 189 316 754 GK-KONSULTER 3 417 130 9 138 545 3 819 405 16 375 080 JURIDISKA KONSULTATIONER 13 450 13 450 MILJÖKONSULTER 1 139 174 250 066 809 632 2 198 872 PLANKONSULTER 575 405 752 739 1 328 144 Totalt 20 242 218 13 849 940 10 975 119 45 067 277 Konto Konsulttjänster Kontot innehåller kostnader, cirka 8,1 mnkr, för anlitandet av det egna bolaget Eskilstuna Energi och miljö AB. Även Eskilstuna Kommunfastigheter har anlitats till en kostnad av cirka 400 tkr. Av övriga anlitade konsulter märks områdena Entreprenadmaskintjänster och lastbilstransporter och trafiksystem. 10
2.11 Torshälla stads förvaltning Torshälla stad KONSULTTJÄNSTER 1 103 856 360 285 453 077 1 917 218 KÖP AV MÅLTIDER 1 241 019 1 241 019 UTBILDNINGSKONSULTER 59 787 4 360 10 061 74 208 Totalt 2 404 661 364 645 463 138 3 232 444 För Torshällas stads förvaltnings del har anlitandet av konsulter ökat i omfattning. Förvaltningen har under året anlitat konsulter till en kostnad av närmare 2,4 mnkr främst inom områdena teknikkonsulter och personaluthyrning. Konto konsulttjänster Totalt har 17 konsultföretag anlitats och konterats på kontot. Bland de större posterna märks inhyrd personal till en kostnad av 328 tkr. Ett teknikkonsultföretag har anlitats till en kostnad av 463 tkr. Resterande företag, 15 stycken, har tjänsterna som köpts betingat ett lägre värde än 100 tkr per företag. 2.12 Vuxenförvaltningen Vuxen KONSULTTJÄNSTER 2 727 368 3 470 775 2 872 300 9 070 443 Totalt 2 727 368 3 470 775 2 872 300 9 070 443 Konto Konsulttjänster Av de cirka 2,7 mnkr som konterats som konsulttjänster utgörs bland annat av organisationsutveckling (0,5 mnkr), psykoterapi (0,4 mnkr), en högskola(0,3 mnkr) och managementkonsult (0,4 mnkr) Vid genomgång uppmärksammades att 2 av företagen anlitats till värden över 7 prisbasbelopp utan att formell upphandling var genomförd. Resterande del ca 1,1 mnkr utgörs av 36 olika företag samtliga anlitade till en kostnad lägre än 100 tkr per företag. 11
3 Sammanfattande kommentarer Kostnaden för anlitandet av konsulter endast utgör en liten del, drygt en procent av kommunens totala kostnader vilket motsvarar cirka 58 mnkr. De nämnder/förvaltningarna som anlitar mest konsulter är Kommunstyrelsen och Stadsbyggnadsförvaltningen. Totalt står de för 45,8 mnkr av den totala kostnaden för konsulter under 2007. Det motsvarar 79 % av det totala beloppet. Miljö- och räddningsförvaltningen samt Kultur- och fritidsförvaltningen är de som antalsoch kostnadsmässigt sett minst anlitar konsulter. Arkitekter och geotekniska konsulter är de konsulter som mest anlitas. Av 2007 års kostnader för konsulttjänster utgör ovanstående två områden cirka 20 %. Inom områdena har kommunen också flera ramavtal. En stor del av kostnaden för anlitade konsulter är konterat på konto 470 - konsulttjänster. Det medför svårigheter att närmare kunna följa upp inom vilka områden konsulter anlitats. Under 2007 har mer än hälften av kommunens totala kostnader för konsulter konterats på det kontot. Då underkonton finns för exempelvis konsulttjänster av arkitekter och konstnärer bör dessa konton användas för att säkerställa en tillförlitlig redovisning. Utifrån de stickprov vi har noterat att det i tre fall förekommer att konsulter, till ett värde över 7 prisbasbelopp, anlitats utan att upphandling först genomförts. Granskningen visar på en god följsamhet i förhållande till fastställd upphandlingspolicy samt utnyttjande av konsulter som är upphandlade på ramavtal. 12
Bilaga granskade konton vid registeranalys, 3 Konto Konto (T) 470 KONSULTTJÄNSTER 4700 ARKITEKTER O KONSTNÄRER 4701 LÄKARE KONSULTTJÄNSTER ARKITEKTER OCH KONSTNÄRER BYGGNADSKONSTRUKTÖRER UTBILDNINGSKONSULTER 4702 SJUKGYMNASTKONSULTER VVS- KONSULTER 4703 DATAKONSULTER ELKONSULTER 4704 EL-KONSULTER KEM - BAKT.ANALYS TEKNIKSIDAN 4705 MILJÖFARLIGT AVFALL PLANKONSULTER PSYKOLOGKONSULT 4707 GK-KONSULTER ÖVR KONSULTER 4709 JURIDISKA KONSULTATIONER JURIDISKA KONSULTER 4712 BEMANINGSJOUR SSK 4714 GEOTEKNISKKONSULT 4715 MILJÖKONSULT 4716 MÄTNINGSKONSULT 4717 ARKEOLOGKONSULT 4718 EKONOMIKONSULT 47001 UTBILDNINGSKONSULT 47002 DATAKONSULT 47011 DATAKONSULT 47014 GEOTEKNISKA KONSULTER 47015 MILJÖKONSULTER 47017 ARKEOLOGISKA UNDERSÖKN 3 Förvaltningarnas kontoplaner skiljer sig till viss del åt vilket gör att samma kontotext kan ha olika kontonummer, ex elkonsulter på konto 4703 och konto 4704. 13