70 Protokoll: Se även Gymnasieförvaltningen Protokoll / minnesanteckningar från Papper IT* O Exp. Kron.ordn. sammankomster rörande undervisning IT eller elevvård: Personalkonfe- rens, samarbetsnämnd, studie- och yrkesorienteringskonferenser Protokoll / minnesanteckningar inom ramen för apt, verksamhetsmöten,, kurskonferenser m. fl. Systematiskt arbetsmiljöarbete, (skyddsronder e.d.) protokoll Papper IT* O Exp. Kron.ordn. IT Papper IT* O Exp. Kron.ordn. IT Översänds till förvaltningen Protokollskopior från andra förvaltningar och nämnder Papper IT* K Olika Syst.ordn IT ar: Inkomna / utgående upprättade handlingar av betydelse Papper IT* O / K Exp. Dnr Bevaras Till nämndförvaltning för att ingå i diariet, övriga kopior gallras vid Inkomna / utgående upprättade handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Papper IT* O / K Olika Syst.ordn. IT Brev / handling av betydelse och som ej ingår i en akt. Papper IT* O / K Olika, Exp. Kron.ordn. IT Till nämndförvaltning för att ingå i diariet. Arkiveras i samlingsakt årsvis
71 E-post, Sms, bloggar e.d. IT O Handläggare Syst.ordn Ingår i ovanstående rader, alternativt diarieförs, se förvaltning Röstbrevlåda e. d. Ljudfil e.d. O Handläggare Syst. ordn. Väsentlig information dokumenteras Cockiefiler IT O Server / Syst.ordn hårddisk Skrifter, info, utredningar, cirkulär mm från andra förvaltningar, myndigheter, företag, föreningar och förbund Papper IT* K Handläggares Syst.ordn, Bok mm Personal: Personalhandlingar Ansökningshandlingar där vederbörande fått och antagit tjänsten, samt för den som överklagat, och sammanställning / register över alla sökande Ansökningshandlingar till utlysta befattningar / tjänster där vederbörande ej fått tjänsten Ansökningshandlingar för ej ledigförklarad tjänst Papper IT* O / K Exp. Närarkiv Syst.ordn.. Papper IT* O / K Närarkiv Papper IT* O / K Närarkiv 3 år Papper IT* O / K Chef Syst.ordn. Samlas på Kommunstyrelsens lönekontor, och Gymnasieförvaltningen Till gymnasieförvaltningen, där ärendet handläggs Till gymnasieförvaltningen, där ärendet handläggs Begärd handling återsänds Begärd handling återsänds
72 Tjänstgöringsbetyg / -intyg Papper IT* K Exp. Personnr.ordn Samlas för alla på förvaltningen Närarkiv Personalregister hela förvaltningen med personnummer och befattning Papper IT* K Exp. Årsvis Årligen Gemensam utskrift för alla förvaltningar från Ks Personalkontoret Tjänstefördelning Papper IT* O Exp. Alfa.ordn. 5 år Se Ks Löneavdelning, dit uppgifter Medarbetarsamtal protokoll / anteckningar Papper IT* O Chef Syst.ordn. Sekretess Lönesamtal Papper IT* O Chef Syst.ordn. 2 år överförts 2 år Osl. kap 39 Rehabiliteringsutredning och en samlad dokumentation Ekonomihandlingar Se även Gymnasieförvaltningen Papper IT* O / K Syst.ordn. Sekretess 10 år efter entledigande Till gymnasieförvaltningen, där ärendet handläggs Osl. kap 39 Ekonomihandlingar Papper IT* K Exp. Syst.ordn. Rekvisitioner, kvittenser Papper IT* K Handläggares Objektsvis Block, IT en till Ekonomikontoret Underlag, externfaktura PapperIT* O Handläggare Kron.ordn, IT Incident- och skadeanmälan, med bilagor PapperIT* O / K Handläggare Syst.ordn. Se anm 10 år Förvaras hos resp. handläggare under gallringsfristen. et översänds till KS, säkerhetssamordnare
73 Undervisning Papper IT* K Exp. Syst.ordn. insänds till förvaltningen Kurskatalog, kursprogram, 1 ex av, Dnr varje Schema lärare och timmar/klass Papper IT* K Exp. Syst.ordn. Elevlistor med personuppgifter Papper IT* K Exp. Syst.ordn. Betygskataloger, prövningsliggare PapperIT* O / K Exp. Alfa.ordn. Läsårsvis Betygskoder, förkortningar och PapperIT* O Exp. Alfa.ordn. förklaringar Läsårsvis Ett typschema / termin / lärare / grupp, Underlag gallras vid. Ett typlista / termin / grupp / feb/sept. Betyg / intyg i stället för betyg Utbildningsbevis Papper IT* K Exp. Personnr.ordn ar angående särskild prövning, med liggare Papper IT* O Exp. Syst.ordn. Begäran om samlat betyg Papper IT* O Exp. Syst.ordn. Lokalt utarbetade betygskriterier Papper IT* O / K Exp. Syst.ordn. Lokala arbetsplaner, kurs- eller timplaner Ingår i diarieförda handlingar,se förvaltning Åtgärdsprogram Papper IT* O Exp. Kron.ordn. 5 år ar för elever födda 5, 15 eller 25 i varje månad bevaras. Övriga gallras efter 5 år.
74 Ansökningshandlingar, elev Ingår som baksida på individuella studieplaner, se nedan Individuella studieplaner, med bilagor Här även Ansökningshandlingar, bilaga, elev Papper IT* O Exp. Års-/klassvis, / Personnr.ordn leverans till arkivet i personnummerordning Kvalitetsredovisning Papper IT* O Handläggares Årsvis IT Samlas på förvaltningen, där sammanställning görs Samtliga nationella prov samt sammanställning av resultaten Papper IT* O Exp. Syst.ordn. Övriga svar på elevens skriftliga prov och förhör Papper IT* O Lärares Syst.ordn., IT e.d. avslutad kurs Ev. återlämnas till elev Övriga förekommande handlingar av rutinkaraktär rörande elever och undervisning Papper IT* O Handläggares Syst.ordn.. D.v.s. som endast utgör underlag för planering, redovisning och kontroll av verksamheten mässiga dokument / material i dagliga undervisningen Skolinfo av betydelse till elev, och personal, t.ex. Nykommet PapperIT* O / K Handläggares Syst ordn Papper IT* O Exp. Kron. ordn.. Kan återlämnas till elev Bevaras läsårets slut Ett ex till Komvuxexp. Omedelbart för arkivering Egenproducerat informationsmaterial, broschyrer, foldrar e.d. kataloger Papper IT* O / K Handläggares Årsvis e.d. läsårets slut Ett ex till Komvuxexp. för arkivering. OBS Årtalsmärks
75 Förteckningar över läromedel Papper IT* O / K Exp. Årsvis (i huvudsak kurslitteratur) IT Egenproducerade läromedel, studiehandledningar, i den mån det produceras på skolan och för att användas allmänt i undervisning Papper IT* O / K Handläggares Ämnesvis, e d 5 år Ett ex. till Komvuxexp. för arkivering. OBS Årtalsmärks Personalens projekt och specialarbeten av betydelse Elevers närvaro / frånvaro och ledighetsansökan, sfi Särskild intagningsnämnd: Protokoll med beslut om särskild intagning Register över samtliga sökande med födelsedata, med kurs och studieväg Papper IT* O Exp. Syst.ordn. PapperIT* O Exp. Grupp.ordn. Alfa.ordn Papper IT* O Närarkiv Kron. ordn. 5 år Samlas Komvuxexp. Se även förvaltningen OBS Årtalsmärks Översänds till Soc.fv månadsvis Ansökningshandlingar, ej antagna Papper IT* O Närarkiv Syst.ordn., IT Intagningslistor, se elevlistor ovan 1 år 1 år efter avslutat reservintagning Sorterings- kontroll- och återsökningslistor Papper IT* O Närarkiv Syst.ordn., IT 1 år 1 år efter avslutad kurs
76 Foto från miljöer och aktiviteter, i urval Inventarieförteckning över specialmaterial för verksamheterna Fastigheter: Ritningar och handlingar angående byggnader Papper IT* Film O / K Webb-master Närarkivet Handläggares Objektvis, IT album etc. Papper IT* O Kron. ordn., IT Papper IT* K Handläggares, Fastighetsskötsel, uthyrning m.m. Papper IT* K Handläggares Dokumenthanteringsplan Papper IT* K Arkivredogörare Objektsvis, Ritningsskåp Objektsvis, IT Arkivpärm Bevaras, korrespondens Papper IT* O / K Närarkiv Syst.ordn. 1 år 1 år efter avslut, IT Svarsbesked Papper IT* O / K Närarkiv Syst.ordn. 1 år, IT Övrigt IT O Handläggares IT Arkiveras på Kungliga Biblioteket. Webb-sidor. Se Kommunstyrelsen: Utvecklingskontorets dokumenthanteringsplan 5 år Dokumenteras 1:a förteckningen och sedan vart 10:e jämnt (2010) år bevaras. Samlas på förvaltningen... en finns på Fastighetsenheten en finns på Fastighetsenheten Revideras årligen tillsammans med kommunarkivarie