Ledningsgruppsmöte, Skolan för Kemivetenskap Minnesanteckningar från möte med ledningsgruppen den 20 november 2007 Närvarande: Christofer Leygraf (ordförande), Göran Lindbergh, Eva Malmström, Per Claesson, Åke Rasmuson Sophie von Kraemer, Ulla Schött, Marie Larson, Sigbritt Karlsson, Martin Grysell. Från UF Urban Sjöström och Carin Kjellersten Christofer hälsar alla välkomna. 1) Dagordning godkänns med tilläget av följande övriga frågor: 1) Bredband 2) kompetensutveckling 3) information från PA området Fg minnesanteckningar godkänns. 2) Elektronisk fakturahantering Urban Sjöström och Carin Kjellersten Urban informerar om systemet med elektronisk fakturahantering och vad det kommer att innebära på skolan. Pappershanteringen av fakturan kommer helt att försvinna och ersättas av fakturor på web. Flödet av fakturan på skolan kan kort beskrivas: Sakattest kontrollerar leverans och pris och sätter projekt. Faktura vidare till ekonom som sätter baskonto och lägger upp anläggningstillgångar mm. Sedan styr organisation och delegationsordning på skolan fakturans vidare väg till ekonomisk attesterare. Felaktiga fakturor och andra problem som uppkommer hanteras av skolans sk SLIPSAR Ann Ekqvist och Birgitta Ekblad. Viktigt är att samtliga anställda aktiverar sitt kth.se-konto eftersom det är det konto som kommer att adressera fakturan till rätt person och skola. Bifogat finns en kort lathund för hantering av faktura på web samt en beskrivning av fakturaflödet på webben. Mer info om fakturahantering finns på websidan: http://www.kth.se/internt/projekt/efh/ Den 28 nov kl 13-14 i V2 hålls ett infomöte på kemiskolan för samtliga anställda. Maria A redogör kort för arbetet som gjorts på skolan för att ta fram enhetliga listor på sakattesterare samt delegationsordning för ekonomisk attesterare. Stor vikt har lagts på att ta fram en enhetlig struktur, liknade takbelopp mm, mellan skolans enheter. Prefekterna uppmanas att skyndsamt kontrollera att sak- och ekonomi attesterare är korrekta (bilaga lathund + illustration fakturaflöde på web) 3) Info Christofer L En ny grupp har bildats på skolan som primärt skall ta fram ett förslag på ett nytt tilldelningssystem, för fakultetsanslaget, att gälla inom skolan för kemivetenskap. Gruppen består av: Ann-Christine Albertsson (sammankallande), Mikael Lindström, Åke Rasmuson, Lars Pettersson, Christina Moberg och Istvan Furo. Gruppen skall vara klar med sitt uppdrag till de 1 maj 2008 och som referensgrupp skall avdelningschefgruppen på CHE fungera. Finansiering av ombyggnaden av XV:e? Christofer och Ulla Jacobsson träffar den 20/11 Anders Lundgren och Ben Elfman från UF för att fortsatt diskutera ärendet.
Skolkollegium den 29/11, bl a kommer vicerektor Ramon Wyss och informerar om EUsatsningar. Marie L Rektorskontrakten beräknas vara klara kring Lucia. Budget dead-line är ca 20 januari, underlag kommer att samlas från verksamhetsansvariga före jul, sen görs uppehåll för bokslutsarbetet och sedan påbörjas arbetet igen 20 januari Skolchefen har utsett Per Alvfors till ny proprefekt på institutionen för Kemiteknik from 2007-12-01 dock längst tom 2008-12-31. Skolans gemensamma glögg kommer att äga rum utanför K1 den 11 december kl 15. Separat inbjudan kommer att skickas ut. 4) Differentierad examensersättning för dr-examina Christofer Leygraf, Åke Rasmuson Förslag: senareläggning av verkställande av beslut Beslutet om Differentierad examensersättning för dr-examina skall som tidigare sagts träda i kraft med examina utfärdade from 2008-01-01. Nu har det visat sig att det av redovisningstekniska skäl vore önskvärt att starta med examina utfärdade from 2008-07-01 så att det istället överensstämmer med läsåret. Frågan diskuteras och lg beslutar att i enlighet med förslaget senarelägga verkställandet av beslutet till att gälla utfärdade dr-examina from 080701. 5) Remissen Översyn/överarbetning av utbildning på forskarnivå Åke Rasmuson Kemiskolan har att besvara en remiss från forskarutbildningsutskottet som rör dels forskarutbildningens strukturella frågor och dels dess regelverk. Åke R har med hjälp av fofu-rådet och Fofu-gruppen på skolan tagit fram ett förslag på svar som delas ut på mötet. Ev synpktr på texten skall vara Åke R tillhanda senast 071130. 6) Gemensam seminarieserie Sophie von Kraemer Doktorandgruppen har diskuterat olika alternativ och enats om att det är svårt att hålla en seminarieserie som skall räknas som en kurs för doktoranden. Bl a för att det är så många doktorander att alla inte skulle hinna detta under sin utbildningstid. Det är också svårt att lägga seminarier på en nivå så att det kan göras tillgängligt för de utanför ämnet. Istället bör de forskarstuderande uppmanas att bevista skolans/avdelningens disputationer! Lg diskuterar och kommer fram till att det viktigaste syftet med seminarierna egentligen är att synliggöra skolans olika verksamheter för de forskarstuderande men också för de övriga anställda inom skolan. Slutsatsen blir därför att samordna en skoldag med presentation av verksamheter i kombination med en skolfest. Datum spikades till den 16 juni 2008! 7) Dekanens pott 2007, info Christofer Leygraf Till dekanens förfogande ställdes för 2007 5 % av skolans fakultetsanslag. Av dessa har c:a 1,5 Mkr förbrukats. Under innevarande år kommer medlen främst att användas för kompensationer av uppenbara orättvisor i samband med övergång till nytt tilldelningssystem samt särskilda satsningar. 8) Ekonomi Maria Andersz Maria A redogör för följande: skolans utfall vid 3:e kvartalet på gru och fofu. Sk överskotten härrör sig från GA-potten och skolchefspotten som ännu ej är forbrukade. Det finns också en buffert inom gru eftersom
man var medveten om att skola är medveten om en nedgång i prestation bilaga. Finns även en reserv inom fofu för framtida nedgång i dr-examen. (bilaga grumedel 3:e kvartalet + fofumedel 3:e kvartalet) Bemanningsplan för skolans administrativa personal vid 3:e kvartalet. (bilaga bemanningsplan akademisk ledning+central adm + utbildningsenheten) Fördelning av HSG och OH vid 3:e kvartalet. (bilaga av gemesamma kostnader 3:e kvartalet) En fördel är att hela skolan nu har en gemensam modell för fördelning av HSG som underlättar för uppföljningar. Maria kommer även att återkomma med analyser kring hur det nya tilldelningssystemet slagit på fd avdelningsnivå för 2007 jämfört med 2006. 9) Prefekternas frågor Kompetensutveckling Göran L tar upp frågan och anser att det är viktigt att skolan bygger upp en rutin för hur detta skall hanteras på skolan. Inventering av behov och möjligheter till andra arbetsuppgifter inom skolan måste göras. Christofer L och Marie L utreder detta snarast. Frågan om bredband utgår pga tidsbrist Frågan måste aktualiseras igen. 9) Övriga frågor Info från PA-området - ingen förändring av LKP till nästa år - anställning av nära anhörig skall gå igenom den centrala personalavdelningen - skolorna är skyldiga att anslå namn på skyddsombud i korridoren mm. Oklart vilka som idag är skyddsombud på skolan. - En uppföljning av arbetsmiljöplanen skall göras. Ulla ansvarar för att ta fram faktaunderlag mm men det är prefekterna som ansvarar för uppföljningen på respektive institution. Nästa möte är den 11 december kl 9-12 på Tkr 42. Christofer avslutar mötet och tackar för alla för deras medverkan! Vid pennan Marie Larson
SAKATTESTANT kontrollerar leverans och pris Sätter Proj. Om ej ändrar proj, så kommer fakturan åter till sakattestant. EKONOM sätter baskonto, lägger upp anläggningstillgångar mm. EKONOMISK ATTESTANT kontrollerar faktura och att rätt kostnadsställe belastas. KTH.se anv.namn SAKATTEST Ange Proj (ger Org) Org Ej bytt dummy-proj EKONOM Ange Konto Org Ej bytt konto el. E/I-fel EKONOMISK ATTEST Definitivbokföring Flöde fram och parkera Avancerat läge extra val SAKATTESTERA / KONTERA / EKONOMISK ATTEST - Godkännande beroende på steg i processen. Fakturan flödar vidare till nästa steg. VIDAREBEFORDRA - Lägg till person som får faktura inom steget. Ex när sakattestant vidarebefordrar till annan blir den då ny sakattestant. (Det går ej som sakattestant att skicka till ekonom, dvs ett annat steg i processen.) ESKALERA Om ekonomisk attestant själv medverkat vid ex representation. Faktura flödar då till definierad arbetsledare. SLIPS SLIPS (Skolans fakturaövervakare) Se knapp Felaktig faktura. Felhantering (Flöde bakåt) ÅTER EKONOM / ÅTER SAKATTESTANT - Åter till tidigare steg beroende på om satt fel proj/konto, ej bifogat information osv. Kommentar måste skrivas in. AVANCERAT LÄGE - Används för att komma åt extra funktionen Dela upp raden och tillhörande knappar. För ekonomisk attestant saknar denna knapp betydelse. Nedanstående knappar finns endast i Avancerat läge: DELA UPP RADEN Delar upp rad i ytterligare rad om faktura skall delas på flera Proj el. Konto. Belopp måste därefter ändras. TA BORT - Används endast till att ta bort rader som skapats med hjälp av Dela upp raden. Ångra Återställer/blankar åtgärd så att annan åtgärd kan väljas innan man sparar. PARKERA - Sätter faktura i vänte-läge. Används om något måste utredas eller om väntar på kreditfaktura. Åtgärder tillgängliga för SAKATTESTANT Normalläge. Avancerat läge ger möjlighet att dela rader. Se ruta Avancerat läge extra val. FELAKTIG FAKTURA Faktura tillhör ej Skolan, Belopp eller annan info felaktigt tolkat vid skanning. Faktura går då till skolans fakturaövervakare (SLIPS) som tar bort fakturan eller startar om flödet från början genom att skicka den till sakattestant. Kommentar måste skrivas in. Åtgärder tillgängliga för EKONOM i Normalläge. Avancerat läge ger möjlighet att dela rader. Se ruta Avancerat läge extra val. SPARA I avancerat läge måste alla rader bockas i och därefter väljs spara för att åtgärder ska utföras. Åtgärder tillgängliga för EKONOMISK ATTESTANT i Normalläge (Avancerat läge ger ej extra funktionalitet.)