Arbetsgången för Husarbete i Small Office Fakturering Avdraget för husarbeten gäller för både reparations- och ombyggnadsarbete samt hushållsarbete. För mer detaljerad beskrivning besök skatteverkets hemsida på www.skatteverket.se I Small Office Fakturering kan du på ett enkelt sätt börja arbeta med avdrag för husarbeten i programmet, följ nedan steg. Fakturablankett för Husarbeten Vi har skapat ett nytt blankettset som du ska använda för husarbeten. Importera filen Husfaktura.txt som ett nytt blankettset. Filen hittar du i katalogen Har du installerat version 2012.1 eller tidigare av Faktureringsprogrammet finns filen på sökvägen C:\Program\Hogia\Hogia Small Office\Fakturering. Har du installerat version 2012.2 eller senare av Faktureringsprogrammet finns filen på sökvägen C:\ProgramData\Hogia\Hogia Small Office\Fakturering Importera filen under menyn Arkiv Blankettdesign och klicka där på Import. Instruktion om hur du importerar blankettset Husfaktura Obs! Mer detaljerad instruktion om hur du importerar blankettset finns på Kundtorget. Så här skapar du faktura för husarbeten 1. Gå in under menyn Arkiv - Företagsinställningar och fliken Redovisning. Sätt en bock i valet för Husarbeten. Automatiskt blir fältet Konto för Husarbeten aktivt, vi föreslår standardkontot 1513 som nytt kundfordringskonto. Kontot rekommenderas av BAS-kontogruppen www.bas.se 1
2. Gå vidare till fliken Extratexter i Företagsinställningarna och skriv in texten du vill ska stå på fakturan. Vi rekommenderar att du skriver in de texter som Skatteverket i sin tur rekommenderar och som gäller som en friskrivningsklausul till fakturan samt ett meddelande vid eventuell påminnelse/meddelande då du inte fått begärd skattereduktion av Skatteverket. Extra 4: Gäller vid meddelande/påminnelse då du inte fått begärd skattereduktion. Skatteverket har avvisat er begäran om husavdrag helt eller delvis. Enligt tidigare fakturainformation åberopar vi betalning av resterande belopp på anvisad faktura. Extra 5: Gäller friskrivningsklausul som skrivs på fakturan Om Skatteverket efter begäran inte medger hel eller delvis utbetalning av husavdraget äger vi rätt att begära återstående del av fakturabeloppet. När du skrivit in texten i fälten godkänner du ändringarna med OK. OBS! Dessa texter är endast förslag. 2
3. Välj menyn Register Kunder ta fram en befintlig kund genom att klicka på Öppna eller klicka på Ny för att lägga upp en ny kund. På de kunder som skall faktureras med avdrag för skattereduktion för husarbeten behöver du på kundkortet bocka för Husarbeten. På fliken Husarbeten registrerar du namn, personnummer samt uppgifter om fastighetsbeteckning eller bostadsrättsförening om det gäller ROT och adress om det gäller hushållsnära tjänster. Du kan ha delad skattereduktion för två personer. Detta är uppgifter som automatiskt kommer att skrivas på fakturan. Skatteverket rekommenderar att de uppgifterna finns på fakturan för eventuell granskning. På fliken Referenser väljer du blankettset Husfaktura. Välj Nej på frågan att ändra blanketten till samtliga kunder. När du har fyllt i de här uppgifterna klickar du på Spara. 3
4. Gå in under menyn Bearbeta - Faktura och hämta önskad kund. En kund som är markerad med husarbete på kundkortet kommer också att automatiskt vara markerad med husarbete här och ger dig tillgång till funktion Husarbete nertill, du kommer även att få rätt blankett, Husfaktura. Skapa fakturan med önskade fakturarader, belopp skrivs in inkl. moms. OBS! Den arbetskostnad som skall gälla som husarbete skall registreras på en egen rad som arbetskostnad. 4
När du registrerat dina fakturarader klickar du på Husarbete och nedan fönster öppnas. I version 2015.2 finns denna förändring av rutan. Här skall du ange om fakturan avser ROT eller hushållstjänster. Personuppgifterna hämtas automatiskt från kundkortet. I samband med registrering av Husarbetsfakturan finns nya fält för Typ av arbete där Antal timmar och Materialkostnad skall redovisas samt ett fält för Övriga kostnader. Typ av arbete ändras beroende på om det är ROT eller RUT-tjänster det gäller. Uppge antal timmar som arbetet har utförts, materialkostnaden och ev. övriga kostnader. Skriv in beloppet för den arbetskostnad för vilken skattereduktion för husarbetet skall gälla och tryck Enter. Beloppet kommer att fördelas på de personer som angivits på kundkortet. Om det är två personer kommer beloppet att fördelas 50/50. Önskar du annan fördelning anger du detta i procent eller kronor. Nertill i bilden visas det textförslag som kommer att skrivas på fakturan, det är den texten som du fyllde i inne i företagsuppgifterna. Önskar du ändra texten klickar du på Ändra. Klicka på Spara när du är klar. OBS! Dessa uppgifter går att ändra fram till att fakturan godkänns. Vill du ändra uppgifterna måste du först ta bort raderna med fördelat belopp och sedan skapa på nytt i fönstret för husarbete. När du är nöjd med din faktura skriver du ut den och godkänner. 5
Så här kan exempelvis en faktura se ut med de föreslagna texterna. 5. Fakturajournal skriver du ut under menyn Utskrift - Rapporter med rapporten Journal & bokf.order. Du kan också välja att utskrift skall ske automatiskt, detta väljer du i dina Företagsinställningarna på fliken Fakturering. På fakturajournalen konteras skattereduktionen på kundfordringskonto 1513 som lagts upp i företagsinställningarna. Det är det beloppet som du sedan kommer att begära få utbetalt från Skatteverket. 6
Så här skapar du en kreditfaktura för husarbeten Kreditering av en husarbetsfaktura fungerar som vid registrering av en vanlig kreditfaktura. Du kan välja att hämta fakturarader från debetfakturan genom att ange debetfakturans nummer eller att manuellt skriva in fakturaraderna. Vid delkreditering rekommenderar vi att hela arbetskostnaden krediteras och att ny faktura skapas med rätt belopp. Vid registering av kreditfakturan är bilden för Husarbete nedsläckt. 6. Välj menyn Bearbeta Faktura - Ny faktura. Välj Kreditfaktura som fakturatyp. Då visas ett extrafält där du anger fakturanr för den debetfaktura du vill hämta och använda som underlag. Kreditfakturan hämtar alltid det totala fakturabelopp som finns från debetfakturan. Obs! Kreditfakturan är inte kopplad mot debetfaktura vilket innebär att debetfakturan måste betalas fiktivt samt att även kreditfakturan måste få en fiktiv betalning. Detta för att din reskontra skall bli riktigt. Så här kan en kreditfaktura se ut. 11
Kundinbetalning Observera att inbetalning av arbetskostnaden från kund måste ske innan du får skicka begäran om utbetalning till Skatteverket. 7. Registrering av kundbetalning görs under menyn Bearbeta - Inbetalningar. Skriv inbetalningens belopp i rutan Totalt inbetalt belopp och/eller hämta fakturan under knappen för Husarbete. OBS! Alla fakturor som registrerats som husarbetsfakturor finns under knappen Husarbete. Välj önskad faktura och tryck OK. Nu hämtas fakturan med hela fakturabeloppet för betalning som kunden ska betala in. Tänk på att du måste ändra till rätt inbetalt belopp i rutan Inbetalt. När differensen är noll blir Spara knappen aktiv och du kan Spara. 11
Skriv ut inbetalningsjournal under Rapporter, rapporten Journal & bokf. order. Det kan du också välja att få automatiskt utskrivet under Företagsinställningar, fliken Fakturering. Nu kan du skapa underlaget till Skatteverket, Begäran om utbetalning. Dessa blanketter kan du öppna direkt härifrån genom att välja ROT-blankett eller RUT-blankett under menyn Bearbeta - Inbetalningar. Det är Skatteverkets egen blankett och du fyller i nödvändiga uppgifter och skriver ut. Det går inte att spara detta dokument så vi rekommendera att du skriver ut ett extra exemplar att spara som avstämningsunderlag. Inbetalning av skattereduktion från Skatteverket När du fått utbetalningen av skattereduktionen från Skatteverket registreras den nästan på samma sätt som kundbetalningen men med skillnad att du nu skall bocka för den person som utbetalningen avser. 8. Välj menyn Bearbeta Inbetalning. Klicka på Husarbete. Sök fram fakturan, när du markerar den blir fältet Från skatteverket aktivt och personnumren på kunden kommer upp, markera hur du vill att utbetalningen ska dras, på Båda eller på bara en person. Klicka på OK. 11
Resterande fakturabelopp som normalt är detsamma som beloppet för skattereduktion visas i rutan Inbetalningar. Avsluta betalningen som vanligt. Lista över Husarbeten 9. Under menyn Utskrift Visa Husfakturor kan du se status för dina husfakturor. Här kan du söka på faktura eller datumintervall. Om du inte vill visa färdigbetalda fakturor kryssa i Visa EJ nollfakturor. Här kan du se fakturans betalflöde som kan vara en hjälp för dig vid avstämning mot bokföringen som komplement till kundreskontrajournalen. 11
I version 2015.2 finns denna förändring av underlag. 11
Betalningspåminnelse/Meddelande Behöver du skicka en påminnelse på fakturan görs det som vanlig påminnelse 10. Välj menyn Bearbeta Påminnelse/Meddelande kryssa i om du endast önskar se husfakturor samt ange datum och klicka på OK. Markera önskad faktura och skriv ut. Avslag från Skatteverket Om du får ett avslag från Skatteverket och behöver begära betalning av resterande fakturabelopp av din kund gör du urval och markerar önskad faktura MEN byter blankettdesign till Husfaktura. Då kommer du att få ett meddelande som hänvisar till friskrivningsklausulen på fakturan för begäran om resterande betalning. Önskar du ändra texten gör du det i Företagsinställningar, fliken Extratexter. Om du behöver mer information om Fakturering så hittar du snabbt svar via Frågor & Svar i Support Center Online och på Kundtorget. Tips! Bokföring Skapa ett unikt fodringskonto i din kontoplan i din redovisning, t.ex 1513 som är det konto som BAS-kontogruppen rekommenderar. Det för att du sedan lättare ska kunna följa upp och göra avstämningar gentemot husarbetsfakturorna. Tänk på att göra avstämning i bokföring mot reskontran redan från första fakturan så du ser att fakturaflödet fungerar. Detta är ett förslag och vi rekommenderar att du rådgör med din revisor. 11